APR (ACI Payment Request)

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1 COMMISSION EUROPÉENNE DIRECTION GENERALE DE L INTERPRETATION Direction Resources and Administration Unit S3 APR HOW-TO MANUAL V1.07 APR (ACI Payment Request) SCIC S/3 IRM TEAM NOVEMBER 2014

2 Table of Contents INTRODUCTION But Organisation... 3 Responsabilités liées au document... 3 Chapitre 1 Se connecter sur APR Ouvrir le Web Calendar interinstitutionnel Depuis SCIC NET Directement depuis le calendrier Interinstitutionnel sur EUROPA Web-Calendar interinstitutionnel... 6 Chapitre 2 Dans APR La page d'accueil Durée Transport Hébergement Autre HISTORIQUE DE REVISION Table of Contents 2-22

3 INTRODUCTION. But. Ce document est destiné à tout utilisateur régulier ou occasionnel d'apr. Organisation Ce manuel est constitué d'une introduction et de deux chapitres Responsabilités liées au document La direction "Administration et Ressources" de la DG INTERPRETATION (DG SCIC) est en charge de l'écriture de ce Guide Utilisateur (incluant les Notes Techniques) ainsi que de la publication, mise à jour et la transmission aux différents groupes d'utilisateur. INTRODUCTION 3-22

4 Chapitre 1 Se connecter sur APR. 1.1 Ouvrir le Web Calendar interinstitutionnel La première étape consiste en l'ouverture du Web Calendar interinstitutionnel, ceci peut-être fait soit depuis SCICNET ou sur la page web EUROPA Depuis SCIC NET D'abord authentifiez vous dans SCICNET, entrez votre identifiant et votre mot de passe. Ensuite dans le menu gauche de SCICNET ouvrez la section ACI. Sur la page de l'aci, vous pouvez cliquer 'Web Calendar Interinstitutionnel'.

5 1.1.2 Directement depuis le calendrier Interinstitutionnel sur EUROPA Pour ouvrir la page web des ACI sur Europa, vous entrez l'adresse ci dessous. En tant qu'aci, vous pouvez accéder au Web Calendar Interinstitutionnel depuis la page web Europa en cliquant le bouton 'Web Calendar Interinstitutionnel'.

6 1.1.3 Web-Calendar interinstitutionnel Ensuite vous devrez vous authentifier à travers le Système d Authentification de la Commission Européenne (ECAS)

7 Les cellules en vert représentent les jours avec contrat. Cliquez Faite une demande de paiement pour commencer votre demande. Après authentification, vous êtes redirigés sur le nouveau Webcalendar. Si vous cliquez un contrat sur le calendrier et ensuite sur demande de paiement vous êtes redirigé sur la demande de paiement concernant ce contrat dans APR. L autre possibilité consiste à cliquer sur le lien paiements (deuxième onglet de la page, à droite du lien calendrier ) ce qui vous dirigera sur le formulaire de recherche de contrats permettant la recherche de contrats et de signer les demandes de paiement qui y sont reliées. Après avoir cliqué sur Faite une demande de paiement, vous êtes redirigés sur une fenêtre permettant de choisir le contrat pour lequel vous allez réaliser votre demande de paiement. La check box lorsqu elle est cochée, vous permet d ouvrir une version pdf d un contrat dans la liste dans une autre fenêtre. Si elle n est pas cochée, l application fonctionnera de la manière habituelle. NB: Il est possible que votre navigateur aie une fonction anti pop-up active, si c est le cas alors il sera nécessaire que vous la désactiviez si un pdf doit s afficher dans uen nouvelle fenêtre à l écran. Cocher cette check box est nécessaire pour les utilisateurs d Ipad, car un pdf affiché selon la "manière habituelle" (check box non cochée) ne permettra pas de parcourir et vérifier le pdf correctement.

8 Chapitre 2 Dans APR 2.1 La page d'accueil La demande de paiement: Si vous utilisez la version 'Pour impression et l'envoi via courrier ordinaire ' de cette demande de paiement, alors cette dernière est à renvoyer obligatoirement à l'adresse suivante : Commission Européenne, Bureau C 107 1/58, B Bruxelles, dûment remplie et signée, accompagnée des pièces justificatives originales (ou copie des cartes d'embarquement pour les billets émis par l'agence de voyage agréée du Parlement Européen et payés par le Parlement Européen) et des autorisations, dans les 4 mois qui suivent la fin de la prestation. Toute requête ou plainte concernant les paiements doit nous parvenir dans les 4 mois suivant la date de paiement. Les frais et/ou les indemnités non indiqués ne seront pas payés. Si vous utilisez la version électronique, la même limite de temps est d'application. La page d'accueil d'apr contient les éléments suivants: -Les données personnelles de l'aic -Une barre d'onglet contenant 5 éléments (Durée, Transport, Hébergement, Autre, Résumé) Ainsi que les éléments additionnels suivants qui se trouvent à chaque page du formulaire : Icone «dossier» : retourne au formulaire de la liste de contrat. Icone «Contact» : Contacter le SCIC, cette icone a la même fonction que celle se trouvant sur le formulaire de recherche de contrat. Icone «Sortir» : ferme la fenêtre en popup, ou l onglet. Icone «Aide» : Aide. - Une option permettant de choisir entre une version complètement électronique (téléchargement des documents justificatifs inclus) et une version à imprimer et envoyer par courrier ordinaire. La page contient aussi la première partie de la demande de paiement: 'Durée'.

9 -Dans le coin supérieur droit de la page d'accueil d'apr, vous trouverez une icône courriel pour ouvrir la boite de dialogue ci-dessous et débuter une conversation par courriel avec le SCIC PAYMENT GROUP lié au contrat. Un clic sur l'adresse courriel peut ouvrir votre client de messagerie et remplir les champs 'vers' et 'sujet' de votre message. Si votre client de messagerie ne peut-être lancé directement depuis le navigateur bien que vous souhaitiez utiliser directement l'adresse courriel pour contacter le groupe, il reste possible de copier et coller l'adresse courriel dans le champ 'vers' et le texte de référence dans le champs 'sujet' de votre message. A côté de l'icône, vous voyez l'icône 'log off' qui fermera votre navigateur. L'icône aide vous conduit au présent manuel. Il y a deux façons de remplir la demande de paiement. Comme vous le voyez sur l'image ci-dessous deux options sont disponibles. De façon complètement électronique. Pour l'impression et l'envoi via courrier ordinaire. Si vous choisissez cette option, vous serez notifié par cette boite de message qu'en appliquant ce changement, le traitement de votre demande de remboursement prendra plus de temps que par voie électronique. De plus, n'oubliez pas d'annexer tous les justificatifs à votre demande papier.

10 2.1.1 Durée Lorsque vous avez complété cette section, vous pouvez cliquer sur 'Etape suivante' pour passer à la page suivante. Dans le cas de missions itinérantes, vous devez spécifier l'horaire de voyage par date et lieu pour chaque jour durant la période couverte par ces missions.

11 2.1.2 Transport Ceci est la section 'Transport', c'est ici que l'horaire de voyage et les 'frais du voyage' doivent être entrés. En cas de mission itinérante, il vous sera demandé d'entrer le détail des lieu, jours par jour. Pour ajouter un nouvel élément dans l'horaire de voyage cliquez sur 'Ajouter lieu & date'. Pour ajouter un nouvel élément dans 'Cout du Voyage' cliquez sur 'Ajouter un frais'.

12 Dans le cas où vous sélectionnez 'Bus' il vous sera demandé de préciser si vous avez pris ce transport en tant que navette afin de vous rendre à l'aéroport. Si 'Oui', alors 'Bus' sera remplacé par 'Navette de/vers aéroport'. Dans le cas où vous choisissez 'Avion' il vous sera demandé de préciser si le ticket a été prépayé par l'agence de voyage de l'institution, si 'Oui' alors 'Avion' est remplacé par 'Ticket prépayé'. Dans le cas où vous sélectionnez 'Train' il vous sera demandé de préciser si vous avez pris ce transport en tant que navette afin de vous rendre à l'aéroport. Si 'Oui', alors 'Train' sera remplacé par 'Navette de/vers aéroport'. Si 'Non', il vous sera demandé de préciser si le ticket a été prépayé par l'agence de voyage de l'institution, si 'Oui' alors 'Train' est remplacé par 'Ticket prépayé'.

13 A peu d'exceptions près, les documents justificatifs sont toujours obligatoires. Cliquez sur 'Ajouter le frais' après que vous ayez entré les données, cela téléchargera aussi les documents justificatifs, les documents justificatifs sont pratiquement toujours obligatoires. Effacer un document (appelons le Doc_A) est seulement possible si au moins une autre pièce justificative est encore associé à cette dépense. Dans le cas ou il n'y a qu'un document justificatif, vous devrez d'abord ajouter le nouveau document justificatif (appelons le Doc_B), avant d'être capable d'effacer le document Doc_A. Si vous avez voyagé en voiture et vous demandez le paiement d'une indemnité forfaitaire, veuillez télécharger le(s) document(s) justificatif(s) SVP.

14 Vous pouvez après coup modifier ou enlever le frais. Il est aussi possible de visualiser la pièce justificative pour un item comme montré ci dessous en cliquant l'icone. Lorsque vous avez complété 'Transport', cliquez sur 'Etape suivante'. Ticket prépayé: Ces tickets sont déjà payés par une des agences de voyages accréditées par les institutions européennes. Navette: Le remboursement est effectué automatiquement sur base du transport public entre l'aéroport et le centre-ville. Dans la zone commentaire, si un tarif spécifique est mentionné, il sera nécessaire d'envoyer une pièce justificative. Voiture: Dans la plupart des cas, le remboursement est automatique. Néanmoins, dans le cas de missions, veuillez indiquer le tarif et envoyer la pièce justificative correspondante. Une pièce justificative est aussi nécessaire pour bénéficier du payement des allocations forfaitaires de voyage. Le remboursement est effectué automatiquement sur base du transport public entre l'aéroport et le centre de la ville. Dans la zone commentaire, si un tarif spécifique est mentionné, il sera nécessaire d'envoyer une pièce justificative. Visa et Vaccins: Les pièces justificatives sont obligatoires. Autre: Prix + Pièces justificatives

15 2.1.3 Hébergement Le sous-formulaire 'Hébergement' est similaire au précédent sous-formulaire. Pour ajouter un 'frais' dabs la liste des frais d'hébergement, cliquez sur 'Ajouter un frais'. Cliquez sur 'Ajouter le frais' après que vous ayez entré les données, cela téléchargera aussi les documents justificatifs, les documents justificatifs sont pratiquement toujours obligatoires. Effacer un document (appelons le Doc_A) est seulement possible si au moins une autre pièce justificative est encore associé à cette dépense. Dans le cas ou il n'y a qu'un document justificatif, vous devrez d'abord ajouter le nouveau document justificatif (appelons le Doc_B), avant d'être capable d'effacer le document Doc_A. Vous pouvez après coup modifier ou enlever le frais. Il est aussi possible de visualiser la pièce justificative pour un item comme montré ci dessous en cliquant l'icone. Lorsque vous avez complété 'Hébergement', cliquez sur 'Etape suivante'.

16 Concernant les contrats avec le Parlement Européen à Luxembourg, Strasbourg et Bruxelles il est possible de spécifier le prix par nuitée (comme montré à la page précédente) ou de spécifier un nombre de jours avec forfait hébergement comme indiqué ci-dessous. Lorsque vous avez complété la partie 'Hébergement' cliquez sur 'Etape suivante'

17 2.1.4 Autre Vous pouvez aussi spécifier si il a des jours non-ouvré acceptés durant cette période et aussi si des indemnités et frais de voyage suivants ont été pris en charge par une autre organisation ou un autre employeur et ajouter les documents justificatifs comme ci-dessus. Dans le cas d' un 'ART.11': Il y a au moins 1 jour non ouvré accordé il est alors obligatoire de télécharger les pièces justificatives ou (si pas de pièces justificatives) d'entrer des commentaires justificatifs dans le champ 'Justificatif'. Quand vous avez complété cette étape, cliquez sur 'Etape suivante'.

18 Vous pouvez entrer plus de détails dans les remarques générales à propos du contrat. Cliquez sur 'Ajouter documents justificatifs' pour télécharger vos justificatifs. Un click supplémentaire vous permet de déplier/replier le cadre contenant la liste des fichiers 'Remarques générales' téléchargés. Lorsque vous avez complété cette étape, cliquez sur 'Etape suivante'.

19 Le dernier sousformulaire intitulé 'Résumé' contient un résumé de votre demande de paiement. Par précaution, vous pouvez revoir et vérifier les étapes précédentes en cliquant sur 'Etape précédente', ce qui devrait éviter au gestionnaire des paiements de vous renvoyer le formulaire pour demander plus de détails

20 Ensuite vous devez signer votre APR au moyen de votre mot de passe ECAS. Dès ce moment, lorsque vous avez envoyé votre demande, il n'est plus possible de modifier le contenu de cette demande de paiement en ligne. En conséquence, si des données doivent être rectifiées, vous devez contacter le gestionnaire des paiements. Il est possible d'imprimer le résumé et/ou de le sauvegarder localement en tant que fichier.pdf

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22 HISTORIQUE DE REVISION Version Date By Description /10/2010 Emmanuël DUBRULLE EN Version 04/11/2010 Maria Glynn Review /02/2011 Emmanuël DUBRULLE Update /03/2011 Maria Glynn Review /03/2011 Emmanuël DUBRULLE /03/2011 Emmanuël DUBRULLE /03/2011 Emmanuël DUBRULLE /10/2011 Emmanuël DUBRULLE /01/2011 Emmanuël DUBRULLE /06/2012 Emmanuël DUBRULLE /02/2014 Emmanuël DUBRULLE /02/2014 Emmanuël DUBRULLE /09/2014 Emmanuël DUBRULLE Corrections Update after review by Suzanne Van Damme FR Translation. Update Update Update Update Update Update 22-22