P r o c è s. V e. r b a l. Assemblée Annuelle Samedi 24 octobre 1998 à 10:00

Transcription

1 P r o c è s Assemblée Annuelle 1998 V e Samedi 24 octobre 1998 à 10:00 L assemblée annuelle, c est tenue au BUFFET LAPIERRE., à 1550, rue Lapierre, Ville Lasalle. Durée : 10:15 à 12:15 approx. r b a l

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3 Présence 3 Ordre du jour 4 1-Présentation du Président de l assemblée annuelle Lecture de l ordre du jour et adoption de l ordre du jour. 5 3-Mot de bienvenue. 5 4-Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle. 5 5-Présentation 5A) des membres du comité de retraite 6 5B) du conseiller financier 6 5C) du représentant du gestionnaire, du Groupe La Mutuelle 6 6-Présentation du rapport financier par le représentant du Groupe La Mutuelle 6A) rapport financier par le Groupe La Mutuelle 7 6B) explication relevé du membre 7 6C) Démonstration des opérations de la ligne en contact 7 6D) Démonstration des opérations du Guichet Entre Nous 7 7-Résultat du sondage par le Secrétaire du comité de retraite. 8 8-Rapport du comité de retraite. 8 à 11 9-Dépenses commanditées Élection Varia Levé de l assemblée annuelle 12 Tirage 13 Rédaction 13 Coordonnées à se rappeler 14 Page 2 de 14

4 Denis Boucher Brian Cauchon Stéphane Daigneault Sandra Louisa Décarie Richard Laferrière Yvan Landry Normand Lavigne William Slawvey Pierre Bélec Claude Jr Clermont Sylvain Dubuc Daniel Gravel Yves Lajeunesse Alain Lavaute Jean-Luc Méthot Alain Warren Réal Caron Denis Daigenais Marc Dubé Robert Jacques Réal Lambert André Lavigne Jean-Guy Rollet Page 3 de 14

5 1-Présentation du Président de l assemblée 2-Lecture de l ordre du jour et adoption de l ordre du jour. 3-Mot de bienvenue. 4-Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle. 5-Présentation : A) des membres du comité de retraite et de la tierce personne, B) du conseiller financier du régime, C) des représentants du gestionnaire, du Groupe La Mutuelle. 6-Présentation par les représentants du Groupe La Mutuelle : A) rapport financier par le Groupe La Mutuelle, B) explication du relevé du membre, C) démonstration des opérations DE LA LIGNE EN CONTACT, D) démonstration des opérations DU GUICHET ENTRE NOUS. 7-Résultat du sondage par le secrétaire du comité de retraite. 8-Rapport du comité de retraite : A) nombre de réunions, B) dépenses commanditées. 9-Rapport sur les conflits d intérêt. 10-Élection : 1 membre du comité - 1 mandat de 3 ans. 11-Varia. 12-Levée de l assemblée. Tirage des prix de présence Page 4 de 14

6 M. Réal Caron Secrétaire a fait la présentation de M. Gilles Leblanc à titre de Président de l assemblée annuelle M. Réal Caron Secrétaire fait la lecture de l ordre du jour aux membres présents à l assemblée annuelle 1998.! " M. Gilles Leblanc a fait le mot de bienvenue à titre de Président de l assemblée annuelle #$ % "% M. Réal Caron Secrétaire et aidé par M. Gilles Leblanc ont fait la lecture du procès verbal de l assemblée annuelle du samedi 25 octobre 1997, et ont procédé par la suite à l adoption du procès-verbal de l assemblée annuelle Le procès verbal a été adopté par les membres présentés à l assemblée avec aucune modification. Page 5 de 14

7 & M. Alain Warren Président a procédé à la présentation du comité de retraite, du conseiller financier et du représentant du gestionnaire du Groupe La Mutuelle. &$' ( M. Alain Warren, Président M. Réal Caron, Secrétaire M. Marc Dubé, Trésorier Mme Sandra Décarie M. Jeffrey Zunenchine (absent) M. Zachary Zunenchine (absent) M. Gilles Leblanc &)' * + ( M. Daniel Meilleur, B.A. &,' + (-! M. Normand Frenette, F.S.A F.I.C.A. Page 6 de 14

8 . * -! Présentation du rapport financier du régime de retraite par M. Normand Frenette, F.S.A F.I.C.A..$'*-!( Actif : $ Cotisation : $ Participants : 158 Intérêt garanti : $ (0,48 %).)'/ 0 " ( M. Normand Frenette a procédé à l explication du relevé de membre en détail..,' 12$-3223,34$,4( M. Normand Frenette n a pas pu procédé à une démonstration de la ligne en contact par un manque de matériel disponible. (Le manque d accès a une ligne téléphonique.).1' 15-5, M. Normand Frenette a procédé à l explication et démonstration avec son ordinateur des opérations disponible du service du guichet entre nous. Page 7 de 14

9 97 + M. Réal Caron Secrétaire a fait la présentation du résultat du sondage. Voir l annexe à la fin du procès verbal, pour la compilation total du sondage Selon le sondage en général, les membres du régime sont très satisfait du fonctionnement du comité de retraite, du conseiller financier et du gestionnaire. 7 $' Le comité de retraite c est réuni depuis la dernière assemblée annuelle a cinq reprises. Voici le résumé général des réunions du comité de retraite. Procès-verbal 4 - mardi 18 novembre 1997 Nomination D un Président et d un secrétaire au comité de retraite M. Alain Warren, Président M. Réal Caron, Secrétaire Adoptions par le comité de retraite des 5 résolutions RÉSOLUTION #1 : Il est proposé de modifier l article 2.02 «assureur», Crown, compagnie d assurance vie ; par le texte suivant : 2.02 «assureur», le gestionnaire du régime. Page 8 de 14

10 7 ( Procès-verbal 4 - mardi 18 novembre 1997, suite. RÉSOLUTION #2 : Il est proposé de modifier l article Dépenses du régime payées par la caisse Les honoraires et les dépenses de l assureur, conformément aux dispositions du contrat, et toute dépense raisonnable relative au régime et engagée par la caisse ou par le comité sont imputables à la caisse. RÉSOLUTION #3 : Il est proposé d ajouter à l article 13.01, 1) au premier paragraphe, le texte suivant (en caractère gras) : Comité de retraite... les participants actifs peuvent désigner ce troisième membre, et un (1) membre (le tiers) est désigné par le comité de retraite ou à défaut d entente au comité nommé par l assemblée des participants, ce tiers n étant ni participant du régime ni une personne à qui la caisse peut consentir de prêt en vertu de la loi applicable. Tous... RÉSOLUTION #4 : Choix du gestionnaire du Régime de retraite des employés de DATAMARK INC. RÉSOLUTION #5 : Choix du conseiller financier Il est proposé de retenir les services de M. Daniel Meilleur, intermédiaire en assurance personnel et courtier en épargne collective, membres du Groupe Dubeau, afin de conseiller le comité de retraite Datamark Inc. ainsi que tous les participants du Régime de retraite des employés de DATAMARK INC. Production d un cahier de charge pour trouvé un nouveau gestionnaire, la recherche se fait sur 13 gestionnaires. Procès-verbal 5 - mercredi 17 décembre 1997 Officialisé l admissibilité et l adhésion au régime de retraite Réponse de la soumission du cahier de charge M. Daniel Meilleur fait sa conclusion sur l analyse et le comité fait le choix de deux gestionnaires sur 9 gestionnaires qui ont répondus, ils vont les rencontrer le jeudi 22 janvier M. Gilles Leblanc propose la signature de l avis de nomination à titre de membre au comité de retraite. Page 9 de 14

11 7 ( Procès verbal 6 - jeudi 22 janvier 1998 Avoir un budget commandité par Le conseiller financier M. Daniel Meilleur. Nomination d un trésorier, M. Marc Dubé devient le Trésorier du comité de retraite. Le comité de retraite rencontre un par un, les deux gestionnaires Canada-Vie et Groupe La Mutuelle. Le choix du comité de retraite : Groupe La mutuelle pour la qualité de la présentation, qualité supérieur des produits et accès de l information par l informatique (Internet). M. Gilles Leblanc a produit l avis de nomination pour le comité de retraite et chaque membre a accepté la responsabilité dû à leur poste en signant l avis. Procès-verbal 7 - jeudi 5 mars 1998 Le comité de retraite a adopté de donner la liberté aux membres du régime sur le choix de l assurance dépôt de $ ,00 ou $ ,00. Explication de M Normand Frenette et M. Daniel Meilleur sur l étude choix des options de placement pour les membres du régime (14 fonds & 2 fonds garantis). 16 mars reçu lettre de la Crown-Vie pour pénalité pour le départ de $ 1 500,00. Après négociation avec le gestionnaire, nous avons une diminution de la pénalité, de $ 750, Avril Confirmation du transfert de l actif $ ,45" par Mme Anne Desrosiers du Groupe La Mutuelle. Page 10 de 14

12 7 ( Procès-verbal 8 - jeudi 7 mai 1998 Adoption par le comité de retraite d un logo pour le Régime de retraite. Établissement d un formulaire pour les changements d adresses pour les cinq services de l employeur (Pour la compagnie, Régime de retraite, Fonds FTQ, Syndicat et Assurance collectif). Établissement d un formulaire pour les changements des cotisations pour le Régime de retraite. Établissement de deux personnes contactes à Laval pour le Régime de retraite. (Mme Thérèse Ostiguy et M. Victor Hill). Renouvellement du mandat de la tierce personne pour 1 an (M. Gilles Leblanc). 28 juillet Une assurance responsabilité pour les membres du comité de retraite. Procès-verbal 9 - jeudi 10 septembre 1998 Signature du texte de régime. )' M. Daniel Meilleur, B.A., conseiller financier a fait un exposé sommaire des dépensés commandités. 7 * : M. Gilles Leblanc a demandé aux membres du comité de retraite présents, s ils avaient des conflits d intérêt au sein du comité de retraite, les membres du comité de retraites présents ont répondu qu ils n avaient pas de conflit enregistrer dans le registre. Page 11 de 14

13 ; < Élection d un membre du comité de retraite pour un mandat de 3 ans expiration du mandat de M. Réal Caron Nomination : 1- M. Jean-Luc Méthot propose M. Réal Caron 2- M. Stéphane Daigneault propose M. Normand Lavigne 3- M. Denis Boucher propose M. André Lavigne 4- M. André Lavigne propose M. Jean-Luc Méthot 1- M. Jean-Luc Méthot refuse 2 - M. André Lavigne refuse 3 - M. Normand Lavigne refuse 4 - M. Réal Caron accepte Élue M. Réal Caron = M. Daniel Meilleur, B.A., conseiller financier a fait un exposé sur les tendances du marché boursier global. " Proposé par : M. Jean-Luc Méthot Secondé par : M. Denis Boucher Page 12 de 14

14 4+ Les gagnants des billets d hockey M. Jean-Luc Méthot M. Alain Lavaute 7 % " Le procès verbal a été rédigé par le Secrétaire M. Réal Caron, M. Alain Warren et M. Marc Dubé. La mise en page du procès verbal et les dessins ont été réalisé par M. Alain Warren. C:\Travail\Texte\Texte pour comité de retraite et RL\Assemblée Annuelle\Assemblée annuelle 1998 (1).wpd Page 13 de 14

15 , > Comité de retraite Par téléphone : (514) ext. 310 avec boîte vocal Par télécopieur : (514) Par courrier électronique : rred@videotron.ca ou president.rred@moncourrier.com Par courrier postal : 909, rue Upton, Lasalle, Québec, H8R 2V1 Conseiller financier Par téléphone : (450) Par télécopieur : (450) Par courrier électronique : d.meilleur@videotron.ca Par courrier postal : 313, rue Des Sables, Otterburn Park, Québec, J3H 5P1 Groupe La Mutuelle Référence du régime : GA Par Téléphone : Français ou Anglais Site Web : Par courrier postal : C.P. 1601, 227, rue King sud, Waterloo, Ontario N2J 4C5 Régie des rentes complémentaires Numéro de dossier : Par téléphone : (418) Par télécopieur : (418) Site Web : Par courrier postal : C.P. 5200, Québec, Québec, G1K 7S9 Page 14 de 14