Règlements de l exposition

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1 Règlements de l exposition Ces règlements font partie intégrante du Manuel de l exposant.

2 Table des matières Accréditations 4 Admission au Salon 4 Gratuités 4 Macarons d identification pour le personnel des exposants 4 Macarons d identification pour vos invités 4 Paiement 4 Services compris dans vos frais de location d espace 4 Animation 4 Électricité 5 Entreposage des caisses vides 5 Fonctions alimentaires 5 Guide du Salon 5 Manutention des marchandises 5 Nettoyage 5 Sécurité 6 Services non fournis par la Direction du Salon et fournisseurs de ces services 6 Affichage 6 Audiovisuel 6 Douanes 6 Électricité additionnelle 7 Internet 7 Location de matériel informatique 7 Service de traiteur 7 Stands, affichage, plantes, meubles et matériel d étalage 7 Règlements Stands 7 Animation dans les stands 7 Charges portantes du plancher 8 2

3 Identification du stand 8 Location d espace 8 Normes des stands 8 Planchers et murs (préservation de l espace loué) 9 Sous-location 9 Stands d exposition 9 Stands du style «parapluie» ou «demi-lune» 9 Stands préfabriqués 10 Tapis 10 Interdictions 10 Animaux 10 Autocollants 10 Banderoles 10 Boissons alcoolisées jeux substances prohibées 10 Escaliers roulants 11 Mesures de sécurité et prévention des incendies 11 Lois, normes et règlements 11 Promotions- Concours publicitaires 11 Concours publicitaires 11 Démonstration et distribution 12 Distribution d'échantillons, de souvenirs et la sollicitation 12 Son Transmission de son 12 Assurances 12 Règlement du contrat de location preuve d'assurance 13 3

4 Accréditations Admission au Salon Le LOCATEUR se réserve le droit de refuser la participation de tout organisme ou société, à sa discrétion, soit parce que sa présence vient à l encontre des objectifs de l événement, soit parce qu une élimination est nécessaire pour assurer une meilleure représentation des différents secteurs. Gratuités La location d un espace comprend deux macarons d'identification pour le personnel préposé au stand de l exposant (accès à la conférence d ouverture et à la conférence de clôture seulement), une inscription corporative complète au colloque ainsi que dix invitations au Salon pour distribution exclusivement aux clients. Macarons d identification pour le personnel des exposants Les macarons d identification seront remis individuellement au poste «Service aux exposants» sur place. Ceux de vos clients seront au poste d inscription principal. Les macarons devront être portés continuellement sur les lieux de l exposition pendant les deux journées. Macarons d identification pour vos invités Dix invitations gratuites vous seront transmises à l intention de vos clients exclusivement. Ceuxci devront remplir le formulaire qui vous sera fourni en hyperlien de façon à ce qu ils récupèrent leurs macarons au poste d inscription principal pour les participants et les visiteurs. Paiement La Direction du Salon se réserve le droit de refuser l entrée, à quelque exposant que ce soit, qui n aura pas payé au complet sa réservation d espace. Services compris dans vos frais de location d espace Animation Afin de favoriser l achalandage à tous les stands, des activités se dérouleront auprès de participants dans le salon et l AQESSS procédera à des tirages de prix de participation pour les visiteurs. 4

5 Électricité Une prise de courant double de 15 ampères par stand est fournie par la Direction du Salon. Afin de minimiser les risques d incendie, l exposant est responsable de la mise hors-circuit de tous les appareils en fonction, chaque jour, au moment de la fermeture. Entreposage des caisses vides Aucune boîte ne devra être glissée à l arrière des stands du style «demi-lune» ou «parapluie». L entreposage des équipements ou matériaux est inclus au Palais des congrès de Montréal, pendant l exposition. Vous pouvez envoyer vos caisses à notre fournisseur officiel pour un entreposage avant et après l événement. Fonctions alimentaires Les buffets des deux jours pour les deux employés de votre stand seront servis sur le site de l exposition sur présentation de coupons inclus dans la pochette plastique de votre macaron d identification. Café jus et viennoiseries sont aussi compris à tous les matins. Le cocktail vous est offert gratuitement. Guide du Salon Pour les exposants qui auront transmis leur texte et leur logo à la date prévue à l échéancier, le nom de la compagnie exposante, le numéro de stand ainsi qu'une brève description des produits et services présentés au cours de l'exposition seront mentionnés dans le guide officiel du Salon. Manutention des marchandises La manutention des caisses entre le débarcadère et votre stand est incluse lors du montage et du démontage. Nettoyage Durant la journée, un entretien des allées publiques est maintenu. La Direction du Salon fournit gratuitement l entretien ménager du stand pour les deux jours de l'exposition (plancher, tapis et corbeilles à papier). Vous devez cependant déposer vos rebuts dans les allées, le soir, à la fermeture du Salon. 5

6 Sécurité La Direction du Salon fournira un service de personnel de surveillance pour la période du montage et lors des heures de fermeture du Salon. La sécurité périphérique du hall d'exposition est assurée vingt-quatre heures par jour et des caméras de surveillance sont en fonction. Cependant, il est de la responsabilité de l exposant de protéger et d assurer son propre matériel d étalage ainsi que sa marchandise et son équipement. La Direction du Salon n accepte aucune responsabilité pour perte, vol, dommage ou blessure. Services non fournis par la Direction du Salon et fournisseurs de ces services Affichage Les enseignes ne doivent pas dépasser la hauteur du stand, soit 2,43 mètres (8 pieds). Elles doivent être de facture professionnelle. Pour les enseignes suspendues, consulter la section «Règlement Stands, Banderoles» pour les règles de suspension. Les enseignes placées dans les espaces de grande envergure ou îlots excédant 2,43 mètres (8 pieds) de hauteur sont sujettes à l'approbation de la Direction du Salon. Audiovisuel Les services de location d équipement audiovisuel devront être commandés auprès de notre fournisseur officiel. Voir le tableau d adresses utiles au début du manuel. Douanes Notre fournisseur a été mandaté en qualité de courtier en douanes officiel du Salon et toute question afférente aux douanes devrait leur être adressée directement. Consulter le tableau d adresses utiles au début du manuel pour nom et coordonnées. Instructions concernant l entrepôt d attente : Suite à des changements au niveau des douanes, veuillez lire attentivement ces nouvelles instructions pour les expéditions en provenance des États-Unis. Notez que si vous utilisez un transporteur routier autre que l officiel, les expéditions en provenance des États-Unis vers l entrepôt devront être dédouanées au point d entrée. Pour plus de détails sur l entreposage, veuillez consulter la section «Services fournis par la Direction du Salon Entreposage». 6

7 Électricité additionnelle Une prise de courant (120 volts/1500 watts) sera fournie gracieusement par la Direction du Salon pour chacun des stands. Pour commander des services plus spécifiques ou de calibre supérieur à la normale et pour maintenir un voltage exact pour le bon fonctionnement de certains équipements, veuillez compléter le formulaire en ligne sur le site Internet de l AQESSS au dans l Espace exposants. Internet Les services Internet devront être commandés auprès de notre fournisseur officiel. Voir le tableau d adresses utiles au début de ce manuel. Location de matériel informatique Les exposants qui désirent louer de l équipement informatique pour la durée du Salon doivent remplir le formulaire en ligne et le retourner au fournisseur officiel. Service de traiteur Le sous-traitant officiel possède l'exclusivité de la vente et distribution de la nourriture et des boissons au Salon. Les exposants qui désirent organiser des réceptions spéciales ou privées devront communiquer avec ses représentants en se référant aux coordonnées disponibles dans le tableau des adresses utiles au début de ce manuel. Stands, affichage, plantes, meubles et matériel d étalage Veuillez communiquer avec les représentants de notre fournisseur officiel DEE en vous référant aux coordonnées disponibles dans le tableau des adresses utiles au début du manuel. Règlements Stands Animation dans les stands Toute animation prévue dans un stand doit avoir été préalablement approuvée par la Direction du Salon. 7

8 Charges portantes du plancher L'exposant ne doit pas placer d'objets de plus de kilogrammes au mètre carré (300 livres au pied carré) à l'étage des expositions. Tout dégât causé par une surcharge ou l'aménagement, l'utilisation, l'exposition ou le déménagement d'un objet quelconque dépassant ces normes sera réparé aux frais de l'exposant. Identification du stand Aucune affiche indiquant un nom de compagnie ou groupement autre que le nom de l exposant, signataire du contrat, ne sera tolérée dans les stands à moins qu il ne s agisse d un associé, d un fournisseur, d un distributeur ou du manufacturier de l exposant. Location d espace Veuillez prendre note que le prix de location de votre espace n inclut pas les services d exposition. La location du stand d exposition, des enseignes, des meubles, des tables et des chaises, des surplus de l électricité sont aux frais de l exposant, lequel doit requérir les services de différents fournisseurs listés dans le tableau d adresses utiles au début du manuel. Normes des stands Tous les stands d exposition doivent être fabriqués en murs rigides et respecter les règlements concernant les incendies (voir Règlements sur le site du Palais des congrès de Montréal). Les rideaux sont interdits. Hauteur approximative : 8 pieds Profondeur approximative : 10 pieds Largeur approximatives : 10 pieds Murs mitoyens : 8 pieds de hauteur sur 36 3/4" de profondeur Dimensions des panneaux: 36 3/4" x 89 1/2" de visuel; ajouter 1/2" pour le panneau Pour les espaces qui comportent un coin, aucun droit de vue n est obligatoire. Pour les espaces en rangée, les murs mitoyens ou latéraux peuvent avoir 8 pieds/2,43 mètres de hauteur sur 5 pieds/1,52 mètres de profondeur et, jusqu à l allée, un maximum de 39 pouces/1 mètre de hauteur est permis. Tout stand de plus de 100 pieds carrés devra soumettre la maquette de sa structure à danielle.viger@aqesss.qc.ca de la Direction du Salon pour approbation. Les stands de 400 pieds carrés situés à l avant du Salon sont soumis à des normes spécifiques afin de ne pas obstruer la vue globale du salon. La responsable du Salon communiquera avec les représentants de ces entreprises. 8

9 Les supports et les étagères de stands d exposition ne devront pas dépasser la hauteur limite de 8 pieds. Planchers et murs (préservation de l espace loué) L exposant doit veiller à la préservation de l espace loué pour son stand. Il ne doit pas se servir ou le permettre de clous, vis, crochets ou autres dispositifs analogues pour fixer quelque objet que ce soit. Il est interdit de peindre le plancher ou d y déposer des matériaux sans une protection adéquate et approuvée par la Direction du Salon. Aucun écriteau ne sera placé sur les murs du Salon par les exposants, sans une permission écrite de ses représentants. Les exposants devront payer les frais de réparation ou de nettoyage si ces règlements ne sont pas respectés et engendrent des dommages. De plus, l exposant sera entièrement responsable des dommages qu il causera au matériel loué ou prêté et devra en assumer seul les frais de réparation ou de remplacement. Sous-location La sous-location des stands (emplacements) est strictement interdite. Stands d exposition Les exposants peuvent ériger leur stand en utilisant leur propre personnel. Tout le matériel d exposition ainsi que les stands préfabriqués doivent être ajustés au préalable et prêts pour l assemblage avant l expédition. Les exposants qui auraient besoin d assistance pour l installation de leur stand devraient utiliser les services de professionnels en exposition comme le fournisseur officiel du Salon. Les stands et les produits qui sont exposés ne doivent en aucun cas déborder de l unité d exposition qui est attribuée à l exposant, ni empiéter sur les allées réservées à la circulation. Chaque stand doit être disposé de façon à ne pas nuire à l apparence générale de l événement, ni obstruer la vue des stands environnants. Chaque exposant doit respecter le droit de vue exigé à l item «Normes des stands». Stands du style «parapluie» ou «demi-lune» Afin de préserver l'esthétique du Salon, la Direction du Salon fournit pour chacun des espaces des murs rigides. Les compagnies qui utilisent un stand portatif du style «parapluie» ou «demi-lune» doivent s installer de façon à ne pas obstruer complètement l'arrière du stand (fils électriques, murs avoisinants, etc.). 9

10 ATTENTION : Avant de quitter le local du Salon, après l installation de votre stand, vous devez obtenir l approbation de la Direction du Salon indiquant que tout est conforme aux règlements. À défaut de respecter cette procédure, la Direction du Salon se réserve le droit de procéder à des modifications de votre stand, si nécessaire. Stands préfabriqués Les exposants ayant besoin d un stand préfabriqué pour l exposition peuvent profiter de la location d un stand «clés en main» auprès de notre fournisseur officiel. Vous pouvez retrouver les coordonnées dans le tableau d adresses utiles au début du manuel. Tapis La Direction du Salon fournit un tapis pour tous les espaces. Les exposants qui désirent poser leur propre tapis doivent le poser sur celui déjà en place. Interdictions Animaux À l exception de chiens-guides pour les non voyants, aucun animal ne sera admis à l intérieur du Centre des congrès, à moins de permission spéciale donnée par le directeur des Services à la clientèle. Autocollants Les autocollants, quels qu ils soient, sont strictement interdits par la Direction du salon car ils occasionnent d ennuyeux problèmes de décollage et de nettoyage. Tout contrevenant à ce règlement risque de se faire confisquer son matériel. De plus, celui-ci sera facturé pour les coûts de nettoyage et de réparation. Banderoles L installation des banderoles au dessus des stands est interdite à moins d avoir obtenu une permission spéciale de la Direction du Salon. Boissons alcoolisées jeux substances prohibées Les restrictions suivantes s appliquent aux exposants et à la main-d œuvre utilisée pendant le montage et le démontage du Salon : Aucune consommation de boissons alcoolisées; Aucun jeu ou autre activité susceptible d entraîner des accidents; 10

11 Aucune possession ou usage de substances prohibées; Usage des escaliers roulants pour le transport des marchandises. Escaliers roulants Les escaliers roulants et les ascenseurs ne devront, en aucun temps, servir à transporter équipements ou matériaux. Mesures de sécurité et prévention des incendies La prévention des incendies est soumise à des lois, normes et règlements très stricts. Les règles de prévention des incendies mises en application permettent de limiter les risques inhérents aux congrès et expositions de façon à ce qu ils soient contrôlés par les systèmes de protection des incendies. Les règles de prévention doivent être respectées en tout temps. Les boîtes de carton ou tout autre matériel ne sera toléré dans le stand ou à l arrière du stand. Une seule boîte de dépliants pourra être remisée, le reste sera entreposé à un endroit désigné par le Palais. Toute installation doit être approuvée par le chef de la sécurité et de la prévention du Palais des congrès. Lois, normes et règlements Afin de vous conformer à la réglementation municipale en matière de prévention des incendies, assurez vous de communiquer avec le Centre opérationnel de sécurité du Palais des congrès de Montréal au ou à securite@congresmtl.com ou en tout temps avec le service de sécurité incendie de Montréal au numéro Promotions- Concours publicitaires Concours publicitaires Les promotions de vente et les concours organisés par les exposants en relation avec les articles exposés doivent être libres d'obligation de la part des gagnants. Les gagnants ne doivent pas être obligés de placer une commande pour avoir droit au prix offert. Les prix à gagner et les termes du concours doivent être indiqués clairement sur le bon d'inscription. Ces tirages s'effectueront au stand de l'exposant. Un concours publicitaire dont la valeur totale des prix offerts, pendant toute la durée de la promotion, ne dépasse pas 100 $ n'est pas sujet aux règlements de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec. 11

12 La Régie devra être avisée, un minimum de trente jours à l'avance, dans le cas d'un concours dont la valeur totale des prix offerts, pendant toute la durée de la promotion, dépasse $, et un minimum de cinq jours dans les autres cas (entre 100 $ et $). Pour plus d'information : Département des concours publicitaires Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec 1 Notre-Dame Street East, 9th Floor Suite 9.01 Montréal (Québec) H2Y 1B6 Téléphone: Démonstration et distribution Les étalages, démonstrations ou distributions de matériel de publicité ne sont pas permis hors des limites du stand. De plus, aucune affiche indiquant un nom de compagnie ou groupement autre que le nom de l'exposant signataire du contrat, des compagnies et marques de commerce qu'il représente, ne sera tolérée dans les stands sans l'approbation de la Direction du Salon. Distribution d'échantillons, de souvenirs et la sollicitation La distribution d'échantillons, de souvenirs, de matériel publicitaire ainsi que la sollicitation commerciale ne doivent se faire qu'à l'intérieur des limites du stand de l'exposant. Ces activités sont interdites dans les allées, restaurants, hall d'accueil ou dans les autres stands. Son Transmission de son Un maximum de 70 décibels (db) à 1,22 mètre (4 pieds) de la source ne doit pas être dépassé. Tout appareil, groupe musical ou autre qui outrepassera cette norme sera interdit. Le Palais des congrès de Montréal sera le seul juge en la matière. Assurances L'Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux (AQESSS) prendra toutes les précautions possibles pour empêcher les pertes ou dommages aux biens des exposants. Cependant, ni l'association, ni les propriétaires ou administrateurs du site de l'exposition ou leurs mandataires respectifs ne seront responsables des blessures aux individus, des pertes ou dommages causés aux produits, aux stands, aux outillages ou aux décorations, par le feu, l'eau, les accidents, le vol ou toute autre cause. 12

13 Les exposants doivent prendre les dispositions nécessaires pour se protéger de toute réclamation pour dommage ou blessure à un officier, un employé ou un agent de l'exposant, ou à toute autre personne, relativement à la participation de l'exposant au Salon, sous quelque forme que ce soit. Il est donc essentiel que les exposants s'assurent contre de telles réclamations. Votre propre courtier d'assurances fera le nécessaire sur demande. Règlement du contrat de location preuve d'assurance Le locateur se dégage de toute responsabilité à l'égard de tout dommage que pourrait subir l'exposant, ses biens ou les visiteurs. L'exposant est tenu de contracter individuellement des assurances contre le feu, le vol, la perte ou la détérioration de ses biens et pour ses responsabilités civiles d'un montant de 1 million de dollars, eu égard aux dispositions prévues aux articles 7, 11 et 13 du contrat de location et de fournir le nom de sa compagnie d'assurances, le numéro de police ainsi que la date d'échéance. (Voir Convention de location d'espace). La Direction du Salon se réserve le droit d'exiger une preuve écrite d'assurance. 13