RANGER, MESURER, COMPTER, ÉVALUER, ORGANISER LES FONDS D'ARCHIVES. Stage technique international d'archives 19 avril 2011

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1 RANGER, MESURER, COMPTER, ÉVALUER, ORGANISER LES FONDS D'ARCHIVES R É C O L E M E N T E T G E S T I O N D E L ' E S P A C E Stage technique international d'archives 19 avril 2011

2 Un peu de vocabulaire... - magasin : local où sont rangées des archives - rayonnage : terme générique qui désigne les meubles de rangement des archives - épi, travée, tablette : Épi (double face) travée tablette - rayonnage fixe / rayonnage mobile : les épis des rayonnages mobiles se déplacent sur rails pour optimiser l'espace mais attention à la résistance au sol - meuble à plans : pour rangement à plat des docs grands formats - format ou rangement à la française / à l'italienne : à la française = petit côté de la boîte sur la tablette (ex : pour les registres) à l'italienne = grand côté de la boîte sur la tablette (permet d'optimiser le rangement si profondeur de tablette est suffisante) - refoulement : décalage, resserrement des unités de conservation sur les tablettes des rayonnages afin d'améliorer le rangement et de réorganiser les espaces vides.

3 Quelques recommandations => numérotation des magasins et des rayonnages pour permettre de donner une adresse topographique à chaque unité matérielle (boîte, registre, etc) - numérotation des épis en continu / magasin - numérotation des travées en continu / magasin - numérotation des tablettes en continu / travée (car nbre de tablettes peut varier en cas de retablettage) => surface maxi d'un magasin : 200 m² travée : 2,20 m de hauteur (6 niveaux de tablettes) tablette : 1 m à 1,20 m de large ; 0,30 à 0,40 m de profondeur ; 100 à 120 kg de résistance allées de circulation : 1 à 1,20 m allées de desserte : 0,70 à 0,80 m => résistance au sol des magasins : avec rayonnages fixes : 900 kg / m² avec rayonnages mobiles : 1300 kg / m² => la cote est une identification unique : ne pas attribuer la même cote à deux unités matérielles différentes, éviter au maximum de recoter (sauf cas de cotes provisoires), ne pas réattribuer les cotes (même si elles sont «vacantes», car liens avec les instruments de recherche)

4 Quelques principes de rangement => proximité de la salle de lecture pour les documents le plus souvent communiqués et pour les grands formats => utiliser des «fantômes», fiches de déplacement et de renvoi pour expliquer l'absence de certains documents => utiliser des étiquettes spécifiques pour garantir une bonne manipulation des boîtes et signaler un mode de rangement spécifique (ex : documents avec sceaux ou plaques de verre à ranger à plat) => plusieurs types de rangement des archives : - dans l'ordre des cotes autant que possible. Sur une grande échelle, ça n'est possible que pour les fonds clos sinon nécessité de refoulements récurrents si la place laissée est insuffisante - rangement éclaté ou en continu dans l'ordre d'arrivée des fonds, selon espaces vides disponibles - rangement par DUA selon les rythmes d'élimination - rangement par formats, par supports (ex : cartes et plans, audivisuel) => un récolement permanent est indispensable pour s'y retrouver!

5 RÉCOLEMENT Du bienfait du récolement...! Dans la vie d'un archiviste, le récolement est essentiel et incontournable. Point de départ de toute activité archivistique, c'est une étape cruciale qu'il ne faut pas négliger. Un récolement bien conçu permet de gagner du temps par la suite. 5

6 Définitions Pour faire court => recensement des archives dans l'ordre où on les trouve «Vérification systématique, lors de la prise en charge d'un service ou à date fixe, de ses fonds et collections, consistant à dresser dans l'ordre des magasins et des rayonnages la liste des articles qui y sont conservés ou qui manquent par rapport aux instruments de recherche existants» (Abrégé d'archivistique) «Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d'archives ou un fonds. Désigne aussi l'opération destinée à vérifier l'intégralité des fonds et collections d'un service d'archives périodiquement ou lors du changement de responsable d'un service d'archives» (site internet PIAF) Des notions et des temporalités différentes, chaque récolement est unique car il correspond aux besoins propres de chaque service ou de chaque opération. Mais il existe des principes communs à tout récolement... 6

7 Quelques principes un récolement se fait sur la base de l'organisation des espaces de conservation des archives donc selon un principe topographique l'unité d'un récolement est généralement la cote ou l'intervalle de cote (attention aux cas particuliers des cotes groupées et des cotes fractionnées => réalité qui contrecarre la théorie une unité intellectuelle = une unité matérielle) le choix des champs à renseigner et des termes utilisés est très important. Un vocabulaire contrôlé pour permettre une exploitation statistique (maximum de menus déroulants avec listes fermées) 7

8 Dans quels cas faire un récolement? - pour trouver plus facilement et plus rapidement les archives (surtout en cas de classement et rangement continus) - pour connaître le volume exact des archives conservé (mètres linéaires) - pour connaître la répartition des fonds par séries, sous-séries, versements... - pour évaluer l'état de conservation des archives et de leur conditionnement (et permettre ensuite d'organiser les opérations de(re)conditionnement, restauration, microfilmage, numérisation... et/ou d'améliorer la conservation préventive) - pour organiser des opérations de tris et d'éliminations en cas d'archives intermédiaires (ex : champ «sort» avec élimination, tri, conservation) - pour évaluer l'état de classement des fonds d'archives (et permettre ensuite d'organiser les travaux de classement) 8

9 - pour lister les déficits et lancer les recherches autour de ces disparitions (confrontation avec les instruments de recherche existants) - pour retrouver des archives égarées en raison de leur mauvaise réintégration ou de leur mauvais rangement (puisque l'on passe partout) - pour organiser déménagements, réaménagement de locaux, mouvements et transferts d'archives - pour calculer et gérer l'espace encore disponible dans les magasins, pour optimiser et rationaliser l'espace, pour gérer l'équipement en rayonnages - etc. Bref, des utilisations très variées, deux notions complémentaires = une opération ponctuelle (dans la saisie des données) + la notion de récolement permanent (maintien à jour des données collectées) 9

10 Le récolement est une opération réglementaire : - pour les services d'archives des collectivités territoriales, le récolement est une obligation prescrite par le décret n du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l'état sur les archives des collectivités territoriales (cf circulaire DAF AD 97-4 du 1 er sept 1997) - pour les services d'archives communales (cf arrêté interministériel du 31 décembre 1926 et instruction DAF/DPACI/RES/2008/004 du 14 mars 2008) Quand? Dans l'année qui suit la prise de fonction du responsable des archives (AD : le directeur, AM : le maire, AR : le Pt du Conseil régional) ou qui suit le déménagement =>Le procès verbal de récolement tient lieu de prise en charge des archives d'un point de vue légal Le récolement n'est en revanche pas obligatoire pour les services d'archives nationaux 10

11 Le récolement d'arriéré Lorsque les archives ne sont pas gérées et qu'aucun état n'existe, le récolement d'arriéré est la première étape de prise en main. Objectif principal : décrire sommairement le contenu de chaque unité documentaire (dossier, boîte, liasse...) dans l'ordre où on les trouve afin d'identifier les durées d'utilité administrative (DUA) des documents et d'organiser les tris et les éliminations. Ce récolement sert ainsi de base à l'élaboration d'un tableau de gestion/de conservation (complété par un dialogue étroit avec les services producteurs de ces archives) ainsi qu'au classement des archives définitives. 11

12 Un cas pratique : LE RÉCOLEMENT R DES FONDS AUX ARCHIVES NATIONALES (site de Paris) 12

13 Contexte de l'opération Le récolement a été lancé en 2005 dans le but de préparer et d'organiser : Le déménagement d'une partie des fonds vers le futur centre des Archives nationales de Pierrefitte-sur-Seine (archives postérieures à la Révolution) => à partir d'avril 2012 Le redéploiement des fonds restant à Paris (archives de l'ancien régime, Minutier central des notaires de Paris) => dès que les premiers fonds seront transférés à Pierrefitte L'alimentation du futur système informatique des AN (SIA) => fin

14 Objectifs et besoins Avoir un outil unique pour localiser de façon précise chaque boîte, registre, portefeuille, etc ( = unité de conditionnement (UC), basée sur la cote, localisée à la tablette) Connaître le métrage exact des fonds et leur répartition (grâce aux dimensions de chaque UMC) Retrouver des «disparus», constater les nouveaux «disparus» et lancer les enquêtes Évaluer les besoins de (re)conditionnement, de restauration et préparer les chantiers des fonds Connaître les dimensions de toutes les tablettes et de toutes les UC pour organiser les mouvements et refoulements internes d'ici les déménagements tout en sachant ce qu'il reste comme espace vide (très précieux en cas de locaux saturés, gestion très fine de l'espace) Préparer et mettre en œuvre les déménagements Avoir un outil qui permette une migration des données vers le futur système informatique des Archives nationales (SIA : système d'information archivistique) Récolement des AN de

15 Organisation et moyens Qui? => pilotées par le Département de la conservation, les opérations de récolement ont été réalisées en interne et se sont déroulées sur un an et demi. Tout le personnel scientifique et technique du site a participé au récolement (environ 200 personnes à raison de 12 j./personne, rythme de trois équipes de deux personnes par jour) Quel outil? => une base de données «maison», sous Access 97, fut conçue en interne par le Département informatique et le Département de la conservation. Saisie des données sur ordinateur portable Quel écho? => pour que chacun puisse suivre les avancées de cette opération de mobilisation générale, un petit journal intitulé les Échos du récolement a été créé. Sur un ton décalé et humoristique, le journal s'est progressivement étoffé en abordant les thèmes plus généraux de la conservation (cf rubrique des conseils de Monsieur Conservation) (tous les numéros des Échos du récolement sur Depuis? => les vérifications et les mises à jour des données sont toujours en cours. Quelques sessions ponctuelles sont organisées au gré des versements, des entrées, des (re)conditionnements, des recotations, etc. Un système de fiche de mise à jour permet également aux sections d'informer le DC de tout changement ou nouveauté => récolement permanent 15

16 Résultats : Aujourd'hui, le site parisien des Archives nationales, c'est : -> 86 km linéaires de documents -> UC -> 250 magasins -> tablettes 16

17 Copie d'écran de la base Récolement 17

18 Limites Si l'on considère ce récolement par rapport au récolement réglementaire des services d'archives des collectivités territoriales (cf circulaire AD 97-4 du 1 er sept 1997), on peut noter certaines limites : => les boîtes ne sont pas ouvertes donc : - l'état sanitaire des documents conditionnés n'est pas pris en compte d'où la réalisation d'une évaluation sanitaire par échantillonnage organisée à la suite du récolement - en cas de cotes groupées, on ne peut vérifier la présence de tous les articles - l'état de classement des fonds n'est pas pris en compte (mais en cas de fonds non coté ou de cotes provisoires = utilisation de la zone préfixe de la cote) Cas du récolement des cartes et plans : dimensions difficiles à gérer (toujours un casse-tête, la circulaire de 1997 écarte le sujet) 18

19 La suite : déménagement réel des archives et déménagement virtuel des données... Fin avril 2010 : les données de la Base récolement ont migré vers l'outil autonome de déménagement (OAD). Fin 2012 : les données de l'oad vont migrer vers le SIA (Système d'information Archivistique). Ce système gèrera les trois sites des AN, de la collecte des archives à leur communication en passant par la gestion des espaces de conservation. Dans le SIA, de nouvelles fonctionnalités sont mises en place pour la gestion de l'état de conservation des documents comme par exemple les traitements physiques à prévoir pour chaque article (désinfection, restauration, etc), l'historique de ces traitements... On pourra également qualifier l'état sanitaire des documents ainsi que l'état de conservation de son conditionnement (ce que l'on ne pouvait pas faire jusqu'à présent) 19

20 Merci de votre attention! Contact : Anysia L'Hôtellier Département de la conservation anysia.lhotellier@culture.gouv.fr 20