APPROCHE ADAPTÉE À LA PERSONNE ÂGÉE EN MILIEU HOSPITALIER MODULES DE FORMATION PROCÉDURES

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1 APPROCHE ADAPTÉE À LA PERSONNE ÂGÉE EN MILIEU HOSPITALIER MODULES DE FORMATION PROCÉDURES

2 INFORMATIONS POUR LE RESPONSABLE D'ÉTABLISSEMENT Le responsable d établissement/hôpital est chargé de créer un compte pour chaque personne qui suivra la formation. Pour ce faire, voici la procédure à suivre en trois étapes : Première étape : Créer un Registre des utilisateurs de votre établissement 1. Utilisez le fichier annexé (M-02.xls) pour composer les codes (ID des utilisateurs) nécessaires pour créer les comptes des utilisateurs. 2. Pour chaque utilisateur, créer une nouvelle ligne en y indiquant son ID, son nom, son prénom et le code de son établissement d'affiliation. Pour créer l'id de chaque utilisateur, vous devez suivre la procédure suivante : Créer un ID de l'utilisateur : Vous pouvez utiliser le CIP des utilisateurs de votre établissement ou suivre la procédure suivante : Écrire la première lettre de son prénom suivi de son nom de famille. Ex. : pour Frédéric Leblanc vous entrez fleblanc. Si plus d une personne a le même identifiant dans votre établissement, veuillez ajouter un numéro à la fin (ex. : fleblanc1). N'utilisez pas d'accents, de traits d'union ni d'espace. Deuxième étape : Créer un compte sur le site de formation pour chaque utilisateur 3. Allez à l'adresse de la page d accueil publique du site : 4. Dans le menu de gauche, cliquez sur l'option Nouveau compte. 5. Remplissez le formulaire avec minimalement les trois informations obligatoires demandées. Celles-ci sont indiquées par un astérisque (*) : ID de l'utilisateur Nouveau mot de passe Confirmation du mot de passe Créer un nouveau mot de passe : Entrez le mot de passe temporaire : aapa. Notez que vous pouvez utiliser le même mot de passe temporaire pour tous les comptes à créer. Lors de sa première connexion, le nouvel utilisateur devra modifier son mot de passe. Confirmez le nouveau mot de passe : Entrez à nouveau le mot de passe temporaire : aapa. 2

3 6. Cliquez sur le bouton Créer compte. Le nouveau compte utilisateur sera ainsi créé et vous serez dirigé à la page d accueil privée de cet utilisateur. 7. Cliquez sur le bouton Déconnexion situé dans le coin supérieur droit de la page. Vous serez redirigé vers la page d accueil publique (voir étape 3) Vous devez répéter les étapes 4 à 7 pour chaque nouveau compte à créer. Troisième étape : Transmettez le Registre des utilisateurs de votre établissement au pilote de projet national 8. Encryptez les données et envoyez le fichier Excel (M-02.xls) complété par courriel à l'adresse : 9. Attendez la confirmation par courriel du pilote de projet national vous indiquant que les comptes ont été validés et qu'ils ont maintenant accès au premier module de formation. 10. Une fois la confirmation reçue, n'oubliez pas de transmettre à chaque nouvel utilisateur que vous avez ajouté : l'adresse du site : son ID de l'utilisateur son mot de passe temporaire la procédure pour changer son mot de passe temporaire (voir annexe) la procédure pour accéder au Module 1 (voir annexe) PRÉREQUIS 1. Mettre à la disposition des utilisateurs des postes de travail avec connexion Internet. 2. Chaque poste de travail doit posséder les applications suivantes : Adobe Flash Player version 8 ou supérieure Adobe Reader version 8 ou supérieure Ci-joint les liens Internet pour l installation gratuite des deux logiciels : 3

4 SOUTIEN (ASSISTANCE) Essentiellement, l utilisateur peut rencontrer trois types de problèmes associés à l utilisation de l application pour la formation en ligne et pouvant tous être solutionnés par le soutien local de première ligne : 1. Problèmes techniques touchant : les postes de travail les liens réseau les liens avec l imprimante les composantes de l équipement de l établissement 2. Problèmes applicatifs associés : à l utilisation et au fonctionnement de l application à la compréhension des guides de l utilisateur à la création d un compte utilisateur 3. Problèmes causés par : un mot de passe oublié un compte verrouillé RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU SOUTIEN LOCAL DE 1 re LIGNE 1. Le soutien de première ligne est assuré par les ressources locales situées dans l organisation et facilement disponibles. 2. Chaque établissement a la tâche de structurer son service de soutien local et d identifier, par exemple, qui sera responsable des problèmes techniques ou des problèmes applicatifs, quelle personne l utilisateur doit contacter s il a oublié son mot de passe, etc. 3. La procédure locale de soutien doit être claire et connue de tous. Aussi, elle doit prévoir une relève advenant la non-disponibilité de l une ou l autre des ressources identifiées. 4. Les ressources locales assurent donc un soutien direct aux utilisateurs (qui utilisent les postes de travail de l établissement ou leur équipement personnel) sur tous les types de problèmes présentés ci-dessus en répondant au mieux de leurs connaissances aux demandes qui leur sont formulées. 5. Si les ressources locales de première ligne ne sont pas en mesure d aider l utilisateur, la personne responsable peut contacter 4

5 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU SOUTIEN DE 2 e LIGNE 1. Le CESS est responsable du développement et de la mise en ligne des modules de formation. 2. Il doit transmettre aux personnes responsables des établissements le lien Internet des modules de formation. 3. Il doit faire parvenir un avis aux technocentres des agences de la santé et des services sociaux afin de leur préciser quelle sera l adresse IP de la formation en ligne, et ce, pour éviter que les pare-feu bloquent cette adresse. 4. Il doit soutenir les établissements des régions lors de problèmes avec l application et l environnement de production. La réponse aux demandes des établissements sera traitée du lundi au vendredi (à l exception des jours fériés) et selon la plage horaire suivante : entre 8 h 30 et 16 h La production des rapports sur le nombre de personnes formées sera dans un premier temps transmise au ministère de la Santé et des Services sociaux par le CESS, et ce, jusqu à ce qu une procédure soit mise en place pour rendre autonomes les établissements dans la production des rapports. 5

6 ANNEXE 1 INFORMATIONS POUR LES UTILISATEURS Les trois étapes suivantes vous permettront de compléter votre profil d'utilisateur et d'accéder au premier module de formation : Première étape : Accéder au site de formation 1. Allez à l'adresse : 2. Dans l'en-tête de la page, entrez votre ID de l'utilisateur et votre Mot de passe temporaire. 3. Cliquez sur le bouton Ouvrir une session. Vous êtes maintenant rendu à la page d'accueil des membres du site : la Zone de Travail! Deuxième étape : Changer son mot de passe Lorsque vous accédez au site de formation pour la première fois, vous devez absolument remplacer le mot de passe temporaire fourni par un mot de passe personnalisé. 4. Dans le menu de gauche, cliquez sur l'option Compte. 5. Cliquez sur le bouton Modifier les détails. 6. Dans le champ Créer un nouveau mot de passe, entrez votre nouveau mot de passe. 7. Dans le champ Confirmer le nouveau mot de passe, entrez à nouveau le mot de passe choisi. 8. Cliquez sur le bouton Mettre à jour les détails. Votre mot de passe est maintenant modifié! Troisième étape : Accéder au module 1 9. Accédez au site de formation (voir procédure ci-haut). 10. Cliquez sur l'onglet Module 1. Si vous ne le voyez pas, allez dans le menu de gauche et cliquez sur l'option Adhésion. 11. Cliquez sur le lien Sites permettant l'abonnement. 12. Dans la liste des sites, cliquez sur le lien Abonnement correspondant au Module 1. Vous êtes maintenant rendu à la page d'accueil du Module 1! 6

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