RESERVATION D UN VOYAGE

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2 RESERVATION D UN VOYAGE Destination : proche (France, Pays-Bas, Angleterre) en Europe hors Europe Demander le programme le plus précis possible (début & fin) Prévoir trajet gare / aéroport lieu de réunion/conférence Hôtel? Prévoir distance hôtel / gare ou aéroport et distance hôtel / lieu de réunion/ conférence 2

3 DESTINATIONS PROCHES Destinations proches : par exemple Paris, Amsterdam, Londres : très pratique en train (Thalys, Eurostar). Facilité de réservation : via internet, billet disponible immédiatement (homeprint) Prévoir arrivée à la gare +/ 1/2h à l avance pour Paris et Amsterdam (Thalys) et 1h pour Londres (Eurostar) Prévoir trajet jusqu à la gare du Midi et trajet de la gare d arrivée au lieu de réunion/ conférence 3

4 DESTINATIONS EN EUROPE En avion : en principe pour les pays de l Union Européenne, pas de formalités particulières, carte d identité valable Prévoir le trajet vers l aéroport (taxi, propre voiture + parking, chauffeur) et le trajet de l aéroport d arrivée à l hôtel ou au lieu de réunion/conférence Demander les possibilités de vols + prix à l agence de voyage agréée par la société Si la réunion ou la conférence débute le matin, prévoir une arrivée la veille en soirée + hôtel Réserver un hôtel si le voyage comprend plusieurs jours (trouver un hôtel dans les environs du lieu de réunion/conférence) 4

5 VOYAGE HORS EUROPE En avion : contrôler auprès de l agence de voyage ou de l ambassade les formalités nécessaires (visa) Prévoir le trajet vers l aéroport (taxi, propre voiture + parking, chauffeur) et le trajet de l aéroport d arrivée à l hôtel ou au lieu de réunion/conférence Demander les possibilités de vols + prix à l agence de voyage agréée par la société Si la réunion ou la conférence débute le matin, prévoir une arrivée la veille en soirée + hôtel Hôtel (dans les environs du lieu de réunion/conférence) Devises : prévoir des devises locales Préparer un programme complet pour le voyageur avec les adresses (+ plan d accès), les numéros de téléphone des personnes à rencontrer (+ les coordonnées de l assistante) et tous les documents 5

6 EXEMPLES DE VOYAGES Visite des sièges de la société à l étranger : à organiser avec vos collègues sur place Participation à une conférence : en général l hôtel et le programme sont déjà définis par l organisateur de la conférence Participation à une mission économique : accompagner la délégation belge 6

7 ORGANISATION D EVENEMENTS Evènement pour les clients Evènement interne : Teambuilding Conférence/formation/séminaire interne 7

8 EVENEMENT POUR LES CLIENTS Passer par le département Relations Publiques ou par une société organisatrice d évènements Ils ont déjà une base de données, des contrats et des contacts avec des professionnels dans chaque domaine d activité. Exemples : Tournoi de golf Opéra Concert Balade en voitures anciennes Visite guidée d une exposition 8

9 Prévoir un budget Le type de clients But recherché : être en contact avec le client L évènement doit être parfaitement organisé, de qualité Prévoir un repas, cocktail de qualité L image de marque de la société est importante 9

10 EVENEMENT INTERNE : TEAMBUILDING Connaître le budget, le nombre de personnes (avec ou sans conjoint), en soirée la semaine, le week-end Permettre aux membres d une équipe, d un département de mieux se connaître, dans une atmosphère détendue But recherché : favoriser le travail en équipe 10

11 Exemples : Compétition de karting en équipes de deux Bowling par équipe Paintball en équipe Balade en vélo avec quiz Fort Genval (style Fort Boyard) Visite d une ville avec arrêt pour apéro, entrée, plat principal et dessert dans différents restaurants typiques Balade en bateau Dégustation de chocolat Wine tasting Cooking event 11

12 Tenir compte du nombre de personnes et des goûts de chacun Prévoir un repas après l évènement (avec remise de prix si compétition) : assis à table (avec plan de table) ou walking dinner Chercher le lieu le plus adéquat Près du bureau Lieu éloigné du bureau mais accès facile, distance raisonnable et possibilité de parking 12

13 CONFERENCE/FORMATION/SEMINAIRE INTERNE Prévoir un budget Connaître le nombre approximatif de participants pour réserver les salles de réunion Trouver un lieu adéquat (près ou loin du bureau) avec facilités pour séminaires (salles de réunion, matériel : micro, projecteur, écran, ) Possibilité de loger sur place si la conférence dure plusieurs jours Salle séparée pour les repas Bien établir le programme avec des pauses-café, déjeuner Inviter les orateurs (les accueillir, les guider, prévoir un cadeau de remerciement, restent-ils loger, faut-il prévoir un taxi,.) Envoyer un programme précis avec tous les détails aux participants Leur demander de confirmer leur participation, les détails de leur arrivée et de leur départ Aller visiter l endroit avant de réserver pour avoir une idée exacte des lieux, arriver avant le début pour tout vérifier, rester sur place et repartir en dernier lieu Demander tous les documents, les présentations à l avance pour pouvoir préparer une farde pour chaque participant Prévoir des badges à remettre à chaque participant Prévoir des blocs-notes, bics, eau (souvent fournis sur place) Demander un CV aux orateurs pour pouvoir les présenter avant leur exposé 13

14 EXPERIENCE PERSONNELLE SIBOS : = salon/foire internationale des paiements, organisateur : SWIFT Choix du stand dans le hall d exposition et gestion du stand Réservation-group booking de l hôtel pour tous les membres de la délégation de la société (wordwide) Inscription de tous les membres de la délégation Gestion des salles de réunions sur le stand à l avance et sur place pendant toute la semaine Engagement d une personne pour le service/catering sur le stand Gestion du catering (boissons, repas, ) sur le stand Gestion du stock de brochures et cadeaux Gestion de l agenda des participants aux activités 14

15 SEMINAIRE RESIDENTIEL Hôtel La Réserve à Knokke : 3 jours/2 nuits Réservation des chambres, des salles, des repas pour un groupe de 60 personnes + orateurs Invitations Brochures Organisation d une activité de teambuilding le dernier soir (karting et bowling) 15

16 DIFFERENTES ACTIVITES DE TEAMBUILDING Soirée karting + dîner Soirée bowling/paintball + dîner Dîner + soirée dansante au musée de la BD et animations clowns Fort Genval (anciennes papeteries de Genval) + soirée karaoké/soirée dansante au Château de Genval Week-end au Touquet (hôtel + activités, en famille) 16