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1 PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES https://www.sciencesconf.org/formation/presentation.pdf

2 Sommaire Introduction Présentation du portail Les modules de la plateforme Site web Gestion scientifique Inscription Les différents accès Déposant Relecteur Coordinateur Participant Gestionnaire Transfert vers HAL Evolutions de la plateforme 2

3 INTRODUCTION 3

4 Historique Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l Enseignement Supérieur et de la Recherche. Débuté dans le cadre de l appel à projet du TGE-Adonis Projet porté par le CCSD Septembre Début dela réalisation Décembre Ouverture de la version 1.0 de la plateforme Mars Poursuite de l évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7 Septembre Début dela réalisation d unenouvelle version 4

5 Principe Ü Aucune infrastructure informatique locale Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le «cloud CCSD» offrant : Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL de la forme [conf].sciencesconf.org Exemple : Des adresses mails spécifiques Exemple : Possibilité de collections pérennes (à venir) Exemple : collection.sciencesconf.orgregroupera les conférences de 2011, 2012, etc. Demande d hébergement simple via un site dédié 5

6 Organisation de la plateforme P O R TA I L CRÉATION de l espace conférence dans le cloud ccsd ANNUAIRE des conférences CALENDRIER des évènements E S PA C E C O N F É R E N C E POUR LES PARTICIPANTS - Inscription - Soumission POUR LES ORGANISATEURS - Hébergement et personnalisation du site web Statistique de consultation Suivi des inscriptions Outils de sélection des contributions Mise en place du programme Envoi de mail Edition électronique Transfert vers l archive ouverte HAL 6

7 Sciencesconf.org en mai conférences Sciences de l'home et Société (817) sciences de l'environnement (282) Physique (274) Sciences de l'ingénieur (251) Informatique (207) Sciences du vivant (133) Mathématiques (132) Chimie (119) Planète et Univers (105) Sciences cognitives (73) Aucune (38) Economie et finance quantitative (30) Statistiques (19) Sciences non linéaire (3) 7

8 Sciencesconf.org en janvier utilisent uniquement la gestion de site web utilisent le module de gestion éditoriale résumés, communications abstracts pour la conférence rst2014-pau 945 textes complets pour la conférence cfm textes exportés vers HAL utilisent le module d inscription inscrits inscrits pour a conférence rst2014-pau 426utilisent le module de paiement (277 en ligne dont 93 via Paybox) 8

9 LE PORTAIL 9

10 Le portail Demande d hébergement de la conférence Informations sur les conférences en cours 10

11 Création d une nouvelle conférence Demande de création en 4 étapes : Définition de la conférence Informations complémentaires Personnalisation du site internet Récapitulatif Validation de l hébergement sur la plateforme par le CCSD Vérification d éligibilité Délai moyen 48 heures Ü Espace Conférence disponible 11

12 Consultation des conférences Liste Chronologique Par lieux RSS 12

13 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 1. Accès compte Identifiant : adminx Mot de passe : adminx 2. Créer une conférence sur Sciencesconf.org Allez sur le portail https://demo-www.sciencesconf.org/ et cliquez sur Créer une nouvelle conférence. Une fois identifié, complétez les 4 étapes. Votre conférence sera validée par notre équipe dans les 48h suivant votre demande. 13

14 ESPACE CONFERENCE 14

15 [mac onf].sc ienc esc onf.org 15

16 Accès Participant Point d entrée pour le participant sur la plateforme Accès : Inscription Dépôt des résumés et communications Programme, annonces Consultation des informations de la conférence 16

17 Accès Organisateur Site Web Hébergement Personnalisation : Gabarit, apparences, contenu, Statistiques de consultation Inscription Construction du questionnaire Suivi des inscriptions Gestion scientifique Outils de sélection des contributions Mise en place du programme Envoi de mail : Appel à soumission, relance, Edition électronique Transfert des communications sur l archive ouverte HAL Administration Configuration des listes : Thématiques, types de dépôt, Paramétrage de la conférence : Période de soumission, de relecture, d inscription, 17

18 Rôles utilisateurs Webmaster Gestion du site web de la conférence : apparence, contenu, statistiques Coordinateur Organisation du travail de relecture : Définition des relecteurs, répartition des soumissions Sélection des soumissions Relecteur Evaluation des soumissions Rédacteur Accès aux évaluations des relecteurs Gestionnaire Accès au suivi des inscriptions Administrateur Configuration de la conférence Ouverture du site au public + rôle webmaster + rôle gestionnaire + rôle coordinateur 18

19 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 3. Accès à l espace conférence 4. Modification des données du compte Administrateur 19

20 SITE WEB 20

21 Administration Site Web Langues de l interface Définition des langues disponibles pour le site web de la conférence (Français, Anglais, Espagnol) Charte graphique En-tête Personnalisation du bandeau du site Disposition Mise en page du site Apparence Définition du thème graphique Menu Gestion du contenu du site public Statistiques de consultation 21

22 En-tête du site 3 méthodes de personnalisation : Formulaire rapide En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées 22

23 En-tête du site En-tête image En-tête HTML 23

24 Disposition Définition de la structure du site web: Menu Vertical Menu Horizontal 24

25 Apparence 3 méthodes de personnalisation du style : Styles prédéfinis 25

26 Apparence Formulaire rapide Style créé automatiquement avec les informations renseignées Style avancé Accès aux feuilles de styles CSS 26

27 Contenu du site web Définition des pages constituant le site web de la conférence Pages prédéfinies Planning, consultation, recherche, Liste des participants, Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, Ü Possibilité de définir des droits d accès aux différentes pages du site en fonction des rôles utilisateurs 27

28 Pages prédéfinies Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence 28

29 Pages personnalisables Page d accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) Galerie photo Diaporama des photos déposées Liens extérieurs Lecteur flux syndication extérieurs (RSS) Fichiers déposés Dates importantes 29

30 Statistiques Outil externe d analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence Ü Ü 30

31 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 5. Configuration de votre conférence A. Personnalisation du site web de la conférence Configuration générale Disposition En-tête du site Apparence Pages Ressources Statistiques 31

32 GESTION SCIENTIFIQUE 32

33 Fonctionnement avec dépôt de résumés Déposants, auteurs 1- Dépôt Résumés déposés 2- Relecture 3- Sélection Résumés relus Résumés acceptés Mise en place du programme Répartition Relecteurs Coordinateur Edition du recueil des résumés Publipostage 33

34 Fonctionnement avec dépôt de résumés puis textes complets Déposants, auteurs 1- Dépôt Résumés déposés 2- Relecture 3- Sélection Résumés relus Résumés acceptés 4- envoi des notifications aux déposants 5- Dépôt des textes complets Relecteurs Répartition Coordinateur Mise en place du programme 6- Relecture 7- Sélection Edition du recueil des résumés et des actes Textes complets déposés Textes complets relus Textes complets acceptés Publipostage 34

35 Configuration du dépôt Définition des types de dépôts (oral, poster, ), des thématiques Définition des règles de dépôt: Type de dépôt Format du résumé Période de dépôt Alerte mail Choix des métadonnées demandées lors du dépôt mots-clés, des auteurs, 35

36 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 5. Configuration de votre conférence B. Configuration du dépôt scientifique Types de dépôts Thématiques Règles de dépôt Droits d accès aux documents en consultation 36

37 Configuration de la relecture Définition des relecteurs Ventilation des papiers par thématique Puis éventuellement par soumission Définition des options de relecture Relecture (anonymisation possible) Périodes par type de dépôt Création d une grille de notation pour l évaluation des dépôts par les relecteurs Ajout de critères de notation Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, Ü 1 note par critère pondérant la note finale Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts: Accès aux avis des relecteurs Sélection des dépôts 37

38 Création de la grille de relecture Ajout de critères d évaluation Grille d évaluation 38

39 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 5. Configuration de votre conférence C. Configuration de la relecture Règles de relecture Grille d évaluation Affectation des thématiques aux relecteurs 39

40 INSCRIPTION 40

41 Configuration de l inscription Configuration en 3 étapes Configuration générale Construction du formulaire d inscription Configuration du paiement (optionnel) Configuration générale Période d inscription Validation par l administrateur des inscrits Limite du nombre d inscrits Alerte mail aux administrateurs 41

42 Structure du formulaire Champs non modifiables Informations liées à la création d un compte dans Sciencesconf.org Adresse mail, login, mot de passe, nom, prénom Champs prédéfinis Informations complémentaires Titre, url site perso Informations sur le laboratoire du participant Laboratoire, adresse, pays Champs personnalisables Informations spécifiques à la conférence Catégories, diner de gala,. 42

43 Construction du formulaire Ajout d éléments de description Permettent d habiller le formulaire Titre de section Description Saut de ligne Ajout d éléments de formulaires Attendent une réponse du participant Texte Texte long Liste déroulante Catégorie 43

44 Construction du formulaire Éléments texte et texte long Libellé, description (optionnel) Obligatoire : indique si le participant doit obligatoirement renseigner ce champ Contrôle possible : Vérifie la saisie du participant Contrôles : numérique, date, mail Liste déroulante, élément catégorie Libellé, description Obligatoire : indique si le participant doit obligatoirement renseigner ce champ Type de valeurs: oui/non, Liste des thématiques, liste des jours de la conférence, liste libre, Si valeurs libres, il faut les saisir une par une Le champ catégorie est identique à une liste déroulante Champ unique Si intégration du paiement, permet de définir des montants de frais d inscription différents 44

45 Exemple de formulaire 45

46 Configuration du paiement Sélection des moyens de paiement à proposer aux participants En ligne URL du système distant commentaire Par chèque Ordre Adresse d envoi Par bon de commande Adresse d envoi Par transfert bancaire Coordonnées bancaires Sur place Moyens de paiement acceptés 46

47 Frais d inscription Définition du montant des frais d inscription En fonction des catégories chercheurs, étudiants, membre association, En fonction des dates Possibilité d ajout d options À partir du formulaire d inscription créé auparavant Le système présente tous les éléments du formulaire d inscription de type «Liste déroulante» exemple: participation au repas de gala :

48 Exemple 48

49 Paiement en ligne Via Paybox Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox. Via Système local Lien avec une passerelle via AzurColloque prochainement 49

50 Paiement en ligne via Paybox Participant Saisie questionnaire Envoi données + redirection Retour paiement + redirection Gestionnaire Back office Service de paiement PAYBOX 50

51 Paiement en ligne via système local Participant Saisie questionnaire Envoi données Retour paiement Service comptable Etat comptable Redirection paiement Système local (université, ) Etat paiement Service de paiement (PAYBOX, banque, ) 51

52 Paiement en ligne via AzurColloque Participant Saisie questionnaire Redirection Retour AzurColloque Service comptable Etat comptable Redirection paiement Finalisation questionnaire (choix tarif + options) Etat paiement Service de paiement PAYBOX 52

53 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 5. Configuration de votre conférence D. Configuration de l inscription Configuration du formulaire d inscription Configuration du paiement 53

54 OUVERTURE DU SITE 54

55 Publication du site de la conférence Le site de la conférence peut être publié lorsque les modules suivants ont été configurés: Module de dépôt Module de relecture Module d inscription Il n est pas possible de refermer un site lorsqu il est ouvert au public 55

56 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 6. Ouverture du site de la conférence 56

57 Accès déposant 57

58 Dépôt pour les auteurs 4 étapes : Métadonnées informations sur la soumission (titre, ) Auteurs Liste des intervenants (et auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs Fichier(s) Texte complet ou documents annexes (présentation, vidéo, images, ) Conversion automatique dans le format PDF Récapitulatif 58

59 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 7. Accès déposant Créer un compte dans https://formationx.sciencesconf.org/user/createaccount. Vous allez recevoir un mail de confirmation, cliquer sur le lien. Effectuez plusieurs dépôts de résumés. Vous allez accéder au formulaire de dépôt qui aura été construit par l administrateur. Le dépôt d un résumé s effectue en 3 étapes : Saisie des métadonnées Saisie des auteurs Ajout de fichiers annexes (étape facultative) 59

60 Accès relecteur 60

61 Relecture Module accessible automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur 1 grille par dépôt Possibilité d ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d autres thématiques) 61

62 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 8. Accès relecteur Utilisez les identifiants du compte relecteur. Identifiant : relecteur-demo Mot de passe : sciencesconf Si la période de relecture est ouverte allez dans Relecture>Dépôts à relire. Si les documents ont été déposés dans la thématique associée au relecteur, ils apparaîtront sur son écran. Sélectionnez un document, vous allez accéder au dépôt et à la grille de notation qui vous permettra d évaluer les papiers. Tant que la période de relecture est ouverte, vous pouvez revenir sur l une de vos évaluations pour la compléter sur la page Relecture > Dépôts relus. 62

63 Accès coordinateur 63

64 Sélection des communications Tableau de bord des communications en temps réel - Acceptation - Refus - Demande de modifications au déposant - Modification directe des communications 64

65 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 9. Accès coordinateur A. Sélection des dépôts 65

66 Alias mails Création automatique d un alias par conférence Ü [ Possibilité de créer d autres alias préfixé par l identifiant de la conférence Ü Ex: [conf] - 66

67 Apparence des mails Personnalisation de la structure des mails envoyés par l application Attention aux images dans les templates 67

68 Modèles de mails Personnalisation du contenu Notifiant l acceptation et/ou refus d un dépôt Confirmation inscription Création de nouveaux modèles Annonce colloque, Appel à communication, 68

69 Listes de destinataires Créations de liste de destinataires prédéfinies Pour préparer les appels à communication Pour informer les participants 69

70 Publipostage Sélection destinataire Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, ) Ajout de nouvelles adresses mails Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails Tags spéciaux remplacés au moment de l envoi %%USER%%, %%CONFERENCE%%, Options supplémentaires Ajout de pièces jointes Possibilité d envoyer une copie aux administrateurs, accusé réception, Historique des mails envoyés 70

71 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 9. Accès coordinateur B. Gestion des mails Apparence Modèles Publipostage (mailing) 71

72 Programme de la conférence Ajout d événements Session, Discours, Pause, Ajout des interventions dans les sessions Récupéré dans les soumissions acceptées 72

73 Vue journée 73

74 Vue journée 74

75 Vue semaine 75

76 Vue semaine 76

77 Vue détaillée 77

78 Vue détaillée 78

79 Vue détaillée 79

80 Edition PDF 80

81 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 9. Accès coordinateur C. Mise en place du programme de la conférence 81

82 Recueil des résumés / actes Choix des données Type : résumé, texte complet Regroupement : programme, thématiques Statut des données (acceptées, ) Données supplémentaires Pages prédéfinies : couverture, table des matières, index des auteurs, Fichiers extérieurs au format PDF Mise en page Tri sur les dépôts Pagination Langue Ü Création d un fichier au format PDF 82

83 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 9. Accès coordinateur D. Edition électronique 83

84 Accès participant 84

85 Inscription pour les participants Lien d inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l administrateur Le participant complète le formulaire d inscription Il reçoit une confirmation de son inscription par mail Ü Si paiement : Le système présente le montant des frais d inscription Choix du mode de paiement (en fonction des modes définis par l administrateur) 85

86 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 10. Accès participant 86

87 Accès gestionnaire 87

88 Tableau de bord des insc rits Accès en temps réel aux inscription pour la conférence Possibilité d être alerté pour chaque nouvelle inscription Export de la liste des participants 88

89 Tutoriel Suivre les étapes suivantes du tutoriel : 11. Accès gestionnaire 89

90 HAL 90

91 Intégration dans l archive ouverte HAL Export vers HAL en 1 clic Accord nécessaire des déposants Enrichissement de l archive ouverte HAL Création automatique d une collection pour la conférence Enrichissement des listes d articles pour les laboratoires Diffusion large à travers l archive ouverte 91

92 EVOLUTIONS 92

93 Evolutions à venir Authentification CAS du CCSD (réalisé en mai 2016) Gestion éditoriale Améliorer l édition du programme Application mobile pour présentation du programme Proposer une répartition aléatoire des soumissions aux différents relecteurs Permettre la création de plusieurs grilles d évaluations (en fonction du type de dépôt : communication ou poster) Simplification du dépôt Inscription Proposer un système complet de paiement des frais d inscription (édition factures, attestation de présence) Intégration d AzurColloque Documentation, support 93

94 Liens avec les autres plateformes Transfert des communications Gestion Scientifique Gestion des inscriptions Module de relecture API Dépôt des communications / posters Outil de sélection Outil de relecture Edition du recueil des résumés, des actes Edition du programme de la conférence Construction du questionnaire d inscription Mise en place du paiement des frais d inscriptions Tableau de bord permettant le suivi des inscriptions en temps réel Système de paiement en ligne API Site web Sciencesconf.org Publipostage Site multilingue Modèles de site prédéfinis ou à personnaliser CMS pour la gestion du contenu du site Outil d analyse des visites du site web de la conférence Personnalisation de mails Création de modèles de mails Création de liste de diffusion Envoi des mails (appels à communication, relances, ) 94

95 Liens utiles Portail principal Support Contact 95

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