Analyse d un parcours patient par la méthode du «patient traceur» Dr M.C. Moll Coordonnateur GDR, délégué qualité

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1 Analyse d un parcours patient par la méthode du «patient traceur» Dr M.C. Moll Coordonnateur GDR, délégué qualité 1

2 Contexte : Certification V2014 Objectifs de la 4 ème itération de la certification V2014 : Evaluation de la réalité des prises en charge; Prise en compte de l expérience du patient et de ses proches; 2 nouvelles méthodes de visite de certification V2014 : L audit de processus; La méthode du patient-traceur. 2

3 Qu est-ce que la méthode du patient-traceur? Définition HAS : «méthode d évaluation et d amélioration des pratiques qui consiste à partir d un séjour d un patient hospitalisé à évaluer les processus de soins, les organisations et les systèmes qui s y rattachent» Approche processus : Étapes de la prise en charge du patient; Etude prioritaire des interfaces : entre services, entre professionnels Méthode centrée «patient» : Rencontre du patient; Dossier patient = fil conducteur Démarche non culpabilisante et non sanctionnante pour les professionnels : Analyse des pratiques médicales et paramédicales 3

4 Qu est-ce que la méthode du patient-traceur? La méthode du patient-traceur N est pas un audit de pratique; N est pas une évaluation de la pertinence de la stratégie diagnostique et thérapeutique du patient; N est pas un suivi en direct du patient tout au long de son parcours. Une étude a posteriori de : La prise en charge du patient (continuité et coordination des soins) Des documents de traçabilité associés; Des acteurs impliqués. 4

5 La mise en œuvre de la méthode du patient-traceur 4 Etapes 1. Choix du patient-traceur 2. Rencontre du patient et/ou de ses proches 3. Rencontre des professionnels qui ont pris en charge le patient Coordonnée par l animateur du patient-traceur : Un professionnel de santé expérimenté Extérieur à l équipe de soins du patient voire à l extérieur de l établissement 4. Définition et mise en œuvre des actions d amélioration 5

6 Critères de choix du patient-traceur Plusieurs critères croisés Composantes : Critères prioritaires : Population de patients -populations vulnérables : ex :enfants, personnes âgées -patients poly-pathologiques Secteur d activité Pathologie(s) -activités à risques -activités innovantes ou débutantes -activités majeures en nombre d actes effectués -priorités nationales Ex: AVC Mode d hospitalisation Complexité du parcours -urgences -hospitalisation conventionnelle -ambulatoire -Hôpital de jour Profil patienttraceur Autres critères à prendre en compte : Patient proche de la sortie; Séjour du patient long et complexe; Choix validé par le médecin référent du patient; Consentement oral et écrit du patient. Choix effectué la veille de la réalisation du patient-traceur, validé par : l animateur du patient-traceur; Le médecin référent du patient dans le service où il est actuellement 6 hospitalisé.

7 2. Rencontre du patient et/ou de ses proches Entretien mené en binôme par : Un professionnel extérieur au service dans lequel le patienttraceur est pris en charge; ET un professionnel de santé membre de l équipe de prise en charge du patient. Le patient a été informé et a donné son accord Support : grille d entretien avec le patient Pas de questions factuelles sur la maladie du patient Durée : environ 30 minutes Lieu : dans l unité d hospitalisation du patient Quand: avant la rencontre de l équipe 7 Dr M.C.Moll. Nantes émes journées d'étude sur la stérilisation

8 Rencontre des professionnels qui ont pris en charge le patient Rencontre animée par l animateur du patient-traceur; Participants : les professionnels des différents services où le patient a séjourné et qui ont participé et qui participent à la prise en charge du patient-traceur A minima : 1 binôme de professionnels [médical/paramédical] en charge du patient dans chaque service dont le médecin référent du patient au moment de la réalisation du patient-traceur Durée : environ 2h 8

9 Rencontre des professionnels : déroulement (1) Introduction : résumé de l hospitalisation du patient par le médecin référent du patient Demander à chaque équipe de décrire la prise en charge du patient Question posées sur les interfaces, la communication entre professionnels, la continuité et la coordination des soins et la traçabilité A réaliser en binôme: un interviewer et un «scribe» prise de note et vérification que rien ne sera oublié 9

10 Rencontre des professionnels : déroulement (2) Les différentes thématiques du référentiel HAS sont abordées : Admission (dont identitovigilance) Évaluation initiale Suivi médical et traitement Entretien avec Administration traitement l équipe et sur suivi le mode paramédical conversationnel Sans rien oublier! Mais sans Bloc si besoin Droit des patients Supports : redondance! Grille d entretien avec l équipe : plusieurs modes d entrée: Par thèmes Par interlocuteur (questions médicales, questions paramédicales, questions spécifiques liées à des référentiels de bonnes pratiques sur le profil étudié; Par éléments du dossier patient Dossier patient papier et informatique 10

11 Définition et mise en œuvre des actions d amélioration Synthèse immédiate par l animateur : Points forts de la prise en charge; Ecart entre les pratiques réelles et les pratiques recommandées; Proposition et hiérarchisation d actions d amélioration à mettre en œuvre Si un dysfonctionnement (EI) est mis en évidence: Action corrective voire analyse des causes profondes 11 Suivi : définition et mise en œuvre d un plan d actions par l équipe de professionnels en charge du patient voire audelà si actions institutionnelles

12 Mise en œuvre des parcours patients traceurs

13 Les modalités d organisation Communication aux instances : CME, CPIL QRE, CRUQPC, CSIRMT Préparation pour chaque profil de patient-traceur : Information/accord des chefs de pôle et de service concernés Définition de la composition du groupe de travail Rédaction fiche-projet Analyse du processus : étapes, acteurs, éléments de traçabilité et indicateurs de processus Réalisation patient-traceur : Anticipation 6 semaines avant la réalisation de l entretien avec l équipe Avant l entretien avec l équipe : entretien avec le patient, entre 30 et 45 minutes Entretien avec l équipe durée moyenne 2H15, le patient peut être déjà sorti 13

14 Expérimentation de la méthode du patient-traceur au CHU d Angers Profil patienttraceur Population de patients Secteur d activité - Pathologie(s) Mode d entrée Complexité du parcours Prise en charge ambulatoire d une patient pour une ponction ovocytaire dans le cadre d un protocole de FIV* Prise en charge ambulatoire Protocole de FIV -Hospitalisations programmées itératives; - 2 pôles : Femme-Mère-Enfant et Biologie Prise en charge aux urgences d un patient présentant un AVC non thrombolysable : -Urgence vitale -Patient inconscient AVC, priorité nationale -Entrée par les Urgences - 3 pôles et 5 services : Urgences adultes, Imagerie des urgences, Neurologie soins intensifs, Neurologie, DSSSLD Prise en charge aux Urgences d une personne âgée (>75 ans) pour une fracture du col du fémur Patient âgé Activité fréquente dans l établissement -Entrée par les Urgences -3 pôles et 4 services concernés : Urgences adultes, Imagerie des Urgences, Département de Chirurgie Osseuse, Anesthésie-Réanimation 14 *FIV = Fécondation In Vitro Dr M.C.Moll. Nantes émes journées d'étude sur la stérilisation

15 Synthèse patient traceur AVC Poster HAS Patient traceur N 2 : Prise en charge en urgence d'un patient présentant un AVC non thrombolysé 1 Pourquoi ce patient? 2 Parcours du patient Priorité de santé publique : prise en charge de l'avc - Prise en charge multi-services - Patiente proche de la sortie - Patiente communicante, entourage présent à l'entretien - Urgences - Imagerie des Urgences : scanner, IRM cours du patient - Soins Intensifs de Neurologie - Neurologie - Département de Soins de Suite et de Réadaptation => Mode de sortie : Retour à domicile Synthèse Points positifs : - Respect des bonnes pratiques : protocole de PEC* des troubles de la déglutition et adaptation des menus, protocole de contention - Délais de PEC* : PEC rapide et conforme aux bonnes pratiques, transport médicalisé rapide - Entourage impliqué dans la construction du projet personnalisé de soins - Accessibilité aux soins : accessibilité continue et régulière aux soins médico-techniques, facilité d'accès au protocole de thrombolyse pour les patients - Projet de sortie étudié dès l'arrivée dans le service de neurologie, 2 modes de sortie envisagés Points à améliorer 1. Impossibilité de consulter le dossier informatisé patient en Neurologie tant que le dossier patient n'a pas été clôturé aux Urgences 2. Pas de concertation formelle planifiée entre les services de Neurologie et de SSR pour discuter du transfert des patients 3. Difficulté d accès à un psychologue clinicien pas de temps dédié aux consultations en service de Neurologie 4. Professionnels de santé du service de soins intensifs de Neurologie non formés à l annonce de mauvaise nouvelle 5. La perte d'objets personnels précieux du patient n'est pas systématiquement déclarée comme évènement indésirable Parcours du patient 5 Personnes rencontrées - Cadre de santé des Urgences; - Médecin radiologue Imagerie des Urgences - Cadre Supérieur de Santé Imagerie - Médecin Neurologue - Cadre de santé de neurologie (PEC* de la patiente) - IDE de Neurologie - Aide-soignante de Neurologie (PEC* de la patiente) - Médecin référent de la patiente en Soins de Suite et de Réadaptation (SSR) - IDE SSR (PEC* de la patiente) - Kinésithérapeute (PEC* de la patiente) - Assistante sociale (PEC* de la patiente) Outils mobilisés : - Grille d'entretien avec les professionnels (issu du manuel de certification V2010, critères classés par thématique) - Liste de questions posées au patient (par thématique de prise en charge) - Fiche de consentement écrit du patient - Fiche de synthèse immédiate de l'entretien avec les professionnels - Questionnaire de satisfaction des professionnels Actions d amélioration 1. Sensibiliser les professionnels de santé du service des Urgences à la clôture rapide du dossier patient lors de son transfert en service de Neurologie 2. Organiser des réunions (physiques ou par visioconférence) type commission d admission ou staff entre les professionnels de santé du service de Neurologie et de SSR (En cours) 3. Définir les modalités de recours à un psychologue dans le service de soins intensifs de Neurologie pour les proches des patients en phase aigue d'avc 4. Etablir un plan de formation des professionnels de santé du service de Neurologie à la consultation d'annonce de mauvaise nouvelle 5. Sensibiliser les professionnels de santé à la déclaration des évènements indésirables (En cours) 15 Lieu actuel d hospitalisation du patient patient

16 Bilan de l expérimentation au CHU Un accueil très favorable de la part des professionnels de santé y compris médicaux: Approche centrée sur le métier et sur le patient Une opportunité de : se «parler» entre services, entre professionnels de renégocier consensuellement les organisations et les interfaces 16 Dr M.C.Moll. Nantes émes journées d'étude sur la stérilisation

17 Bilan de l expérimentation au CHU Prise en compte de l expérience du patient : point de vue du patient confronté à celui des soignants =>patient co-acteur de la sécurité de ses soins Une opportunité «qui décoiffe» de confronter ce que perçoit le patient des soins et de la communication réalisés par les professionnels de santé Des actions d amélioration très pragmatiques Une vision assez rapide des points de vulnérabilité des organisations à travers seulement 3 parcours de patients! 17

18 Bilan de l expérimentation au CHU : Points forts Nouvelles recommandations de la HAS : Guide «mise en œuvre de la méthode du patient-traceur», version finale du 13 janvier 2015 double grille d entretien avec l équipe de professionnels (par étapes de prise en charge, par thématique), animation en binôme de l entretien avec l équipe, (dont au moins un professionnel de santé) courrier de remerciement envoyé au patient après le patient-traceur Réalisation de l entretien avec le patient avant l entretien avec l équip 18

19 Et pour la certification Quelques variantes / guide 7 à 12 profils de patients traceurs Information de l établissement sur les profils choisis : 6 semaines avant la date de visite Négociation sur la définition du des parcours (PEC absente ou différente) Choix du patient la veille de la rencontre au plus tard Réalisation des interviews par les seuls experts visiteurs médecins Rencontre des seuls professionnels prenant en charge le patient actuellement Interview du patient présent après la rencontre de l équipe Difficulté potentielles : obtenir la présence sur 2 à 3 heures de d une équipe de professionnels concernés (dégager du temps de rencontre) 19

20 Merci de votre attention! 20