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1 Informations : Alpha Visa Congrès Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) pascale@alphavisa.com /

2 Le comité d organisation est heureux de vous accueillir et se tient à votre écoute. Ce guide doit vous permettre d organiser votre participation à l exposition dans les meilleures conditions. Sa lecture est facile et il contient de nombreuses informations dont vous aurez besoin. Vous devez impérativement renvoyer à Alpha Visa Congrès / AFSTAL 2012, dans les meilleurs délais et avant le vendredi 4 mai 2012 : l attestation règlement et sécurité une copie de votre attestation d assurance le formulaire pour les badges exposants la fiche d inscription à la liste des exposants le bon de commande pour l enseigne (stands équipés) le bon de commande prestations complémentaires (option) la fiche package exposition commerciale (option) le formulaire pour inscription, réservation hôtelière et/ou de repas (s il y a lieu) Réglez vos prestations de stands avant le début du colloque par chèque à l ordre de Alpha Visa Congrès / AFSTAL 2012 ou par virement : Virements en France : Banque : Guichet : Compte : Clé : 32 Domiciliation : Crédit Agricole du Languedoc - MPL Celleneuve Virements internationaux : IBAN : FR BIC : AGRIFRPP835 Titulaire du compte : SARL Alpha Visa Congrès - 624, rue des Grèzes Montpellier - France Alpha Visa Congrès / AFSTAL , rue des Grèzes Montpellier - France Tél : +33 (0) Fax : +33 (0) pascale@alphavisa.com Dossier technique de l exposant 2

3 Sommaire INFORMATIONS GÉNÉRALES 04 Vos interlocuteurs 05 Calendrier (montage, démontage), lieu de l exposition 06 Livraison, réception et enlèvement des colis 07 Plan d accès au Parc Chanot 08 Accès livraisons et parkings 09 Inscriptions, hébergement et restauration / Informations pratiques 10 INSTALLATION DES STANDS 11 Règles de décoration, descriptif des stands 12 Aménagement des stands : location de matériel, prestations complémentaires et stockage 13 Plan prévisionnel de l exposition 14 COMMUNICATION 15 Inscription à la liste des exposants 16 Invitations à l exposition 16 RÈGLEMENT GÉNÉRAL 17 Conditions générales de sécurité 18 État des lieux, gardiennage 22 Application des règlements / Attestation règlement et sécurité 23 Assurances 24 FORMULAIRES À RENVOYER 25 Les formulaires suivants sont à renvoyer à Alpha Visa Congrès / AFSTAL 2012 : Attestation règlement et sécurité 26 Badges exposants 27 Inscription à la liste des exposants 28 Enseigne (uniquement pour stands équipés) 29 Prestations complémentaires (option) 30 Package exposition commerciale (option) 31 Inscription, réservation hôtelière et/ou repas (voir lien internet page 10) Les commandes suivantes sont à renvoyer directement aux prestataires concernés : Commande de mobilier (+ lien internet vers le catalogue pages 5 et 13) 32 Commande de plantes (voir coordonnées pages 5 et 13) Dossier technique de l exposant 3

4 Informations générales Dossier technique de l exposant 4

5 Informations générales Liste de vos interlocuteurs Organisation générale du colloque Alpha Visa Congrès / AFSTAL Pascale FISCHER 624, rue des Grèzes Montpellier Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) pascale@alphavisa.com Location de mobilier GL events Services Bâtiment Acropolis - 1, esplanade Kennedy Nice cedex 4 Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) info.nice@gl-events.com Décoration végétale Les Jardin de Gally Route de Trets - La barque Fuveau Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) gallysudest@gally.com Dossier technique de l exposant 5

6 Informations générales Calendrier et lieu de l exposition Calendrier Montage Ouverture Démontage Mardi 05/06/12 10h00-18h00 Mercredi 06/06/12 8h00-9h00 9h00-18h30 Jeudi 07/06/12 8h30-18h45 Vendredi 08/06/12 9h00-14h00 À partir de 14h00 Jusqu à l enlèvement complet des stands, il est obligatoire pour chaque exposant de prévoir un responsable sur son stand afin d éviter pertes et vols. Lieu de l exposition Parc Chanot - Palais des Évènements Rond-point du Prado Marseille Hauteur sous plafond : 8,30 m Charge au sol maximum : 1000 kg/m 2 Dossier technique de l exposant 6

7 Informations générales Livraison, réception et enlèvement des colis Mentions obligatoires à écrire très lisiblement sur tout colis sous peine de refus : la société, le nom et le n de portable de l exposant le numéro de stand l adresse de réception des colis : AFSTAL 2012 / 6-8 juin 2012 Parc Chanot - Palais des Évènements Rue Raymond Tesseire - Porte C MARSEILLE Les livraisons ne sont pas autorisées avant le lundi 4 juin, 8h. Horaires de livraisons : 8h - 18h. L accès s effectue par les portes C, A et B (voir consignes et plan d accès pages 8 et 9). Les portes B et C sont équipées d un interphone permettant de communiquer avec les gardiens de la porte A. Chariots, transpalette manuel et élévateur seront mis à disposition pendant les phases de montage et démontage, selon disponibilités et utilisateurs. Il appartient à chaque exposant de prévoir le matériel ainsi que le personnel nécessaires au transport de ses colis et caisses. En période de montage et de démontage, la durée de stationnement des véhicules est limitée au temps nécessaire au chargement, déchargement et manutention des matériels. Nous vous rappelons que le démontage des stands n est pas autorisé avant la fermeture de l exposition, soit le vendredi 8 juin à partir de 14h. Tous les emplacements devront être remis en état aux frais de l exposant et libérés dans les délais prévus. La responsabilité de l exposant reste engagée pour tous les accidents ou réclamations pouvant résulter de la non-exécution ou de l exécution tardive de ces prescriptions. Les reprises de matériel doivent être effectuées le vendredi 8 juin après-midi et au plus tard à 20h. Passé ce délai les marchandises seront jetées. Il convient aux exposants de prendre toutes les mesures nécessaires relative à l enlèvement et à la réexpédition de leur matériel. Toute livraison ou réexpédition faite en l absence de l exposant est effectuée sous son entière responsabilité. En cas de non respect de ces conditions, l organisateur pourra assurer le démontage du stand aux risques et périls de l exposant. Les frais de démontage et d enlèvement seront facturés à l exposant. Passé ce délai, les matériels encore sur place seront réputés abandonnés. Le Parc Chanot se réserve le droit de faire enlever et transporter en décharge tout objet (colis, caisses, moquettes, brochures, ) non réclamés ou éventuellement laissés par les exposants à l issue de la manifestation. ATTENTION : Tout colis ou objet laissé après la manifestation dans l enceinte du Parc Chanot, ne peut être pris en charge par celui-ci. La responsabilité du Parc Chanot ne peut être engagée en aucune manière sur toute disparition ou destruction. Dossier technique de l exposant 7

8 Informations générales Plan d accès au Parc Chanot Accès véhicules Coordonnées GPS Entrée A : N E Entrée B : N E Entrée C : N E Dossier technique de l exposant 8

9 Informations générales Accès livraisons et parkings Parkings Le parking est gratuit (pris en charge par le colloque) pour tout type de véhicule et sur toute la durée du colloque, montage et démontage inclus. Les informations pratiques concernant l accès au parking seront communiquées ultérieurement. Accès porte C pour le stationnement des véhicules destinés à la livraison et au retrait de matériel (gros volumes). Accès portes A ou B pour le stationnement de voitures. Dossier technique de l exposant 9

10 Sommaire Inscriptions, hébergement et restauration Si celles-ci n ont pas encore été effectuées, vos inscriptions, réservations hôtelières et de restauration peuvent être réalisées en ligne à partir de la page web : Informations pratiques SNCF : Air France : w9.traveldoo.com/mice/connect.jsf (Identifiant : AF) Aéroport de Marseille Provence : Transports urbains de Marseille : Plans et itinéraires routiers : maps.goggle.com Parc Chanot : Office de tourisme : Dossier technique de l exposant 10

11 Installation des stands Dossier technique de l exposant 11

12 Installation des stands Règles de décoration Hauteur sous plafond dans le hall d exposition : 8,30 m. Hauteur des panneaux de stands : 2,50 m. Les matériels exposés ne devront causer aucune gêne ou préjudice aux stands voisins. Il est absolument interdit de procéder à : tous travaux touchant aux conduits de fumée, d eau et d air comprimé, aux circuits électriques, téléphoniques, aux canalisations d eau ou de vidange, aux monte-charges, aux ascenseurs, etc, tout percement de trous pour accrochages ou scellements, la dépose de portes, de fixations d antenne, etc. Descriptif des stands Stands non-équipés : Les stands non-équipés sont loués sans cloisonnement, sans aucun équipement, sans alimentation électrique, avec au sol une moquette tapis aiguilleté de couleur verte. Une alimentation électrique peut être installée sur demande (voir bon de commande de prestations complémentaires page 30). Stands équipés : sol : moquette tapis aiguilleté de couleur verte, cloisonnement de 2,50 m de hauteur, panneau de remplissage mélaminé (couleur sycomore), ossature aluminium laqué gris galet, accrochage documents par adhésif double face ou par cimaises, enseigne drapeau double face (40 cm de long sur 40 cm de haut) portant le nom de l exposant (remplir soigneusement la fiche page 29), alimentation électrique de 1,4 kw V monophasé, 1 rampe de 4 spots (100 Watts) pour les stands de 12 m 2 1 rampe de 3 spots (100 Watts) pour les stands de 9 m 2 1 rampe de 2 spots (100 Watts) pour les stands de 6 m 2. Aucun mobilier n est fourni que les stands soient équipés ou non équipés. Dossier technique de l exposant 12

13 Installation des stands Aménagement des stands Location de matériel : mobilier et plantes vertes Vous trouverez en pages le bon de commande de mobilier avec tarifs et conditions de paiement. Le catalogue de mobilier complet est disponible sur la page web : Nous vous invitons à contacter directement le prestataire de décoration végétale en précisant que votre demande concerne AFSTAL Les Jardins de Gally - Agence Sud-Est Tél. : gallysudest@gally.com Votre contact : Gaëlle Prestations complémentaires Si vous n avez pas fait la demande directement sur le bulletin de réservation de stand, vous pouvez nous renvoyer le formulaire Prestations complémentaires (page 30). Ce formulaire permet d effectuer des commandes d électricité, cloisons, nettoyage et connexion internet. Stockage des emballages vides Un espace de stockage est disponible pendant les phases de montage, de démontage et durant tout le colloque. Contacter Alpha Visa Congrès / AFSTAL Les emballages vides devront être évacués sans délai et entreposés par les exposants. Il est interdit d encombrer les stands et les parties communes avec des emballages pouvant constituer un aliment pour le feu en cas d incendie. Dossier technique de l exposant 13

14 Installation des stands Plan prévisionnel de l exposition Vestiaire Uno - Genestil Euro Bioconcept Testo Rettenmaier PAUSE CAFÉ Accueil Salle de conférences Altromin Ternox/ Steam NewLab Ssniff Bio- Services Clear H2O Animalliance LGC Standards Taconic Tecniplast Souralit Tem Sega View Point Matachana Restaurant Elga Veolia Water Diversey Lapro Hygiatec Sarstedt Entrée participants Espace Internet 4m 2 Scil Scionics Plexx DSI NorayBio Edstrom A-tune Janvier Safe Allentown Aldor Dechosal Barré Atelier 50 places PAUSE CAFÉ Serlab MS Labos Harvard Awel Anibed Apparatus International AAALAC Harlan Getinge Minerve JCE Anios Biotechnology Cartonnages d Anet B.S.I. Phymep Charles River Symbiose Environnement Kimo Huckert JRI Maxant Phagogène Veltec Associates AFSTAL OPAL Actemium Biolog-Id Sassaro Dustcontrol 4 Hauteur sous plafond : 8,30 m Prodim C.E.G.A.V Hypharm FLPG Software Noroit Marshall Sigma Aldrich Silabe Centre Lago Dietex Ellegaard Göttingen Minipigs Ceds Bio 2M VWR International SPPS Genobios Bioscape PAUSE CAFÉ 9m 11 2 InnoVive GFORB Isoquimen b 4m 2 4m 2 4m O.A.M. 2 Audergon Maubert Vionnet Animal Recruiting & Perakis Care Systems Anestéo Dossier technique de l exposant 14

15 Communication Dossier technique de l exposant 15

16 Communication Inscription à la liste des exposants Afin de figurer dans la liste des exposants du livre du colloque remis à l ensemble des participants, vous devez nécessairement renvoyer la fiche correspondante ci-jointe (page 28) dûment complétée. Invitations à l exposition Nous avons le plaisir de vous rappeler que les exposants ont la possibilité d inviter leurs clients à l exposition du 38 e colloque de l AFSTAL. Cette invitation inclut : l accès à l exposition commerciale, un déjeuner, l accès à la conférence d honneur du jeudi 7 juin à 16h30. Les badges visiteurs ne donnent pas accès aux autres conférences et aux ateliers. L invitation peut être complétée, à votre convenance, par des commandes de déjeuners ou dîners supplémentaires. Si vous souhaitez inviter des clients ou des prospects à l exposition, nous vous invitons à nous renvoyer la fiche Package exposition commerciale (page 31) dûment complétée. Vous pouvez également nous envoyer les informations suivantes par à pascale@alphavisa.com : nom, prénom, société, jour(s) de présence, déjeuner réservé et autres prestations le cas échéant. Enfin, il vous est possible de transmettre à vos invités un courrier d invitation qu ils devront présenter à l accueil où un badge visiteur leur sera remis. Dossier technique de l exposant 16