Devis. Refonte du site WEB et création d un gabarit de bulletin aux membres

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1 Devis Refonte du site WEB et création d un gabarit de bulletin aux membres Par la Table nationale des Corporations de développement communautaire (TNCDC) Mars 2016 Table nationale des CDC Janvier 2016

2 Contenu du devis 1. À propos de la Table nationale des Corporations de développement communautaire Les objectifs poursuivis par le site WEB Les incontournables du site Internet Le contenu (les onglets) Le visuel Bulletin aux membres L échéancier À propos de la Table nationale des Corporations de développement communautaire (TNCDC) La TNCDC a pour mission de regrouper les Corporations de développement communautaire (CDC) et de les soutenir dans leur mission tout en faisant la promotion de la place incontournable qu occupe le mouvement communautaire autonome dans le développement local. La TNCDC doit promouvoir et préserver la spécificité du modèle des Corporations de développement communautaire (CDC) selon leur cadre de référence. Elle doit également défendre dans une perspective multisectorielle, les intérêts des CDC et de leurs membres en fonction des enjeux actuels et assurer les représentations nécessaires. Elle doit soutenir les membres et développer la vie associative ainsi que le sentiment d appartenance en favorisant les activités d échange, d entraide et de ressourcement. Notre réseau compte une soixantaine de CDC réparti dans quatorze régions du Québec qui regroupent plus de 2500 organismes communautaires, tant en milieu rural (MRC) qu en milieu urbain (villes). La TNCDC s est dotée d une Politique de communication et d un plan de communication. Notons également de la TNCDC dans l actualisation de son plan de communication peut compter sur un comité communication. Le rôle principal du comité est de collaborer étroitement à la mise en place des moyens de communication, notamment à la construction d un nouveau site WEB et la création d un modèle de bulletin aux membres. Refonte du site WEB et création d un modèle de bulletin aux membres TNCDC Page 2

3 2. Les objectifs poursuivis par le site WEB Voici les objectifs schématisés et résumés sous forme de tableau : Objectifs poursuivis à l interne Développer une vision claire de la TNCDC Renforcer le réseau des CDC Développer et entretenir un réseau d alliances Outiller les CDC dans le maintien et la création d alliances Favoriser le partage de connaissances et d expériences entre les CDC Favoriser les échanges sur différents enjeux et prendre des positions communes Développer un sentiment d appartenance au réseau Objectifs poursuivis à l externe Augmenter la visibilité et la notoriété de la TNCDC Favoriser le maintien et la création d alliances entre la TNCDC et d autres regroupements Favoriser le maintien et la création d alliances entre la TNCDC et différents partenaires, les Élus(es), les bailleurs de fonds. Le site Web s avère un outil incontournable pour réaliser les objectifs externes : augmenter la visibilité et la notoriété de la TNCDC, favoriser le maintien et la création d alliances entre la TNCDC et d autres groupes. Il concourt également à l atteinte des objectifs qui concernent les membres de la TNCDC soient : d outiller les CDC dans le maintien et la création d alliances, de favoriser le partage de connaissances et d expériences entre les CDC, de favoriser les échanges sur des enjeux et prendre position en plus de permettre chez les CDC et chez les employés de la TNCDC l appropriation des orientations du réseau tout en développer un sentiment d appartenance au regroupement qu est la TNCDC. Le site Web est une vitrine pour la TNCDC qui vise d abord à donner des renseignements généraux aux visiteurs et aux visiteuses. En concordance avec les objectifs de communication énoncés, le site Web doit informer les visiteurs et visiteuses à propos de la mission de la TNCDC, les coordonnées pour joindre l équipe et les coordonnées de l ensemble des CDC. Il doit aussi dévoiler les valeurs de la TNCDC et évoquer les axes de communication choisis de façon stratégique parce qu il doit renforcer la crédibilité de la TNCDC aux yeux des publics ciblés (bailleurs de fonds, CDC, médias et collaborateurs, par exemple). Le visuel doit donc être accessible pour atteindre les informations, épuré, dynamique, tout en restant classique, simple dans la présentation globale. Refonte du site WEB et création d un modèle de bulletin aux membres TNCDC Page 3

4 3. Les incontournables du site Internet Partage de documents Afin de réaliser l objectif : favoriser le partage de connaissances et d expériences entre les CDC, la TNCDC doit mettre sur pied une structure informatique accessible à toutes les CDC, permettant de partager toutes sortes de documents. À ce jour, lorsque les coordinations/directions ont besoin d un modèle de document, elles utilisent le courriel de groupe pour le demander aux autres CDC, ce qui cause un achalandage dans les boîtes de messagerie. Ainsi, pour faciliter l accès aux documents des CDC, la TNCDC désire développer un système où il sera possible de déposer et d utiliser des documents partagés dans le réseau sans que la gestion de ce dernier s en trouve alourdie. Attentes de la TNCDC - Intégrer un outil de recherche des documents simple et convivial, mais efficace. - Nomenclature efficace pour classer les documents (étape très importante, à préciser dans l échéancier). Présentement, il y a 11 catégories de documents. Exemples de nouveaux titres de classification : plan d actions, administration, comptabilité, gouvernance, politique de membership, etc. N.B. La TNCDC fournira les catégories à la firme responsable du mandat. La signature de la TNCDC demeure : logo et couleur et voir à intégrer bâtisseurs de solidarité. Conditions de réalisation. Le site WEB doit : ü Comprendre les dossiers thématiques. ü Afficher le fil d actualité Facebook (page public de la TNCDC déjà fonctionnelle). ü Intégrer un bulletin d information : en réaliser le canevas o Le site doit pouvoir générer le contenu et les mises à jour automatiques, notamment pour la création du bulletin et la synchronisation des informations. ü Être facilement modulable. ü Comprendre un Extranet. ü Être adaptable pour appareil mobile. ü Offrir un niveau de sécurité élevé. ü Avoir un système de gestion de contenus nous donnant une grande latitude dans l actualisation des contenus et la gestion du site en général ü Permettre les mises à jour automatiques et l enregistrement des données sur un disque externe. Cela doit être inclus dans les tarifs d hébergement. Refonte du site WEB et création d un modèle de bulletin aux membres TNCDC Page 4

5 4. Le contenu (les onglets) Accueil Qui sommes-nous? Nos membres Vie associative Nous joindre Valeurs Bottin des membres par Conseil d administration Téléphone Télécopieur région Mission Comités Contribution Actions Notre histoire Objets de la charte Équipe Représentations Fil d actualité Nouvelles et communiqués Publications Avis Mémoires Bulletin Rapport annuel Outils Politiques de la TNCDC Extranet : accès aux membres seulement Rencontres nationales : ordre du jour ou programmation et compte-rendu et tout autre contenu + AGA Album photo Partage de documents des CDC : Documentation avec moteur de recherche convivial et efficace Bulletins et dossiers spéciaux Bottin des membres Mentorat partage d expertise À ce stade nous devons mentionner que nous demeurons ouverts à toutes propositions alternatives. 5. Le visuel Il doit comporter sur le site WEB actuel les couleurs orage et bleu. De plus, le «Bâtisseur de solidarités» doit composer notre signature et faire partie de nos spécificités. À noter que nous conservons le logo actuel. Le visuel doit être épuré et doit respirer le professionnalisme. Refonte du site WEB et création d un modèle de bulletin aux membres TNCDC Page 5

6 6. Bulletin aux membres Mandat : Réalisation d un gabarit (template) semblable au design du site Internet Pour que les communications soient plus efficaces, un bulletin généré par Mailchimp devra être créé suivant un template où le texte pourra être divisé en grandes catégories (voir exemple ci-bas) et le contenu très succinct, synthèse et épuré. De plus, avec la création du nouveau site Web, il faudra penser à générer le contenu automatiquement du site via le bulletin aux deux semaines (intranet, infolettre, etc.). On suggère également la création d une base de données (ex. via Gmail) des courriels pour les envois. Suggestions des grandes catégories pour le bulletin Nouvelles politiques o Projets de loi o Consultation o Politique publique o Grands dossiers : lobbyisme, etc. Nouvelles de la TNCDC Nouvelles communautaires o Partenaires nationaux o Mobilisation, manif. Dans les CDC o Communiqués o Bons coups Refonte du site WEB et création d un modèle de bulletin aux membres TNCDC Page 6

7 Date 7. L échéancier Pour la réalisation du Site Internet et du bulletin de la TNCDC Réalisations 31 mars Lancement de l appel d offres 8 avril Date limite pour les demandes de précision 13 avril Date limite pour le dépôt des soumissions 15 avril Embauche de la firme 9 mai Semaine du 9 mai - Première proposition de la structure du site Internet à la TNCDC (maquette filaire) - Première proposition du template du bulletin de la TNCDC Rencontre du comité communication 17 mai Présentation au CA Semaine du 23 mai 1er juin Juin- juillet Juillet-Août Septembre Modifications de la maquette filaire suite aux commentaires de la TNCDC Maquette et template du bulletin doivent être présentés à la rencontre nationale - AGA Création et approbation de la maquette design et du template du bulletin Programmation Saisie de contenu Mise en ligne Tests et vérification du site Internet (CA, comité Communication) Ajustement ou modifications au besoin Octobre-novembre Lancement du site Internet aux CDC et partenaires *Note : Nous demandons que la soumission contienne une ventilation des champs de dépenses. Les soumissions doivent parvenir à la TNCDC au plus tard le 13 avril à 16 h 30 : Table nationale des Corporations de développement communautaire (TNCDC) À l attention de Mme Anne Vadeboncoeur 255, rue Brock, bureau 407, Drummondville (Québec) J2C 1M5 Téléphone : Télécopieur : Site WEB : Courriel : developpement@tncdc.qc.ca La TNCDC se réserve le droit de refuser ou d accepter en tout ou en partie une proposition. Refonte du site WEB et création d un modèle de bulletin aux membres TNCDC Page 7