Notre nouvelle méthode de facturation a soulevé des remarques et questions, que nous souhaitons expliquer et clarifier.

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1 Cher client, Notre nouvelle méthode de facturation a soulevé des remarques et questions, que nous souhaitons expliquer et clarifier. Cette nouvelle structure de facturation constitue la réponse d Acerta à la demande du gouvernement de gérer de manière claire et transparente les flux d argent encaissés par un secrétariat social et de les imputer dans vos écritures comptables par les employeurs, dirigeants d entreprise et gérants. En outre, nous essayons de rendre les choses claires pour vous, en vous proposant tant des factures que des écritures comptables de manière groupée. Nous souhaitons refaire le point avec vous sur les «types» d invitations à payer et les rapports envoyés par Acerta, ainsi que sur la fréquence et le calendrier de ces envois. Nous vous expliquerons ensuite comment inscrire ces montants dans votre comptabilité. Vous prenez 3 types d actions sur la base des documents qu Acerta vous transmet : 1. Payer 2. Alimenter votre comptabilité 3. Attester vos frais et en faire rapport Nous vous expliquerons tous ces points dans les paragraphes suivants. 1. Paiements Désormais, vous effectuez vos paiements sur la base d une facture et d une demande de paiement. Acerta les établit le 1 er et/ou le 6 e jour ouvrable du mois. Pour la perception de l ONSS, du précompte professionnel et des cotisations du fonds, sommes qu Acerta transmet ensuite à l État et au fonds, nous vous envoyons désormais une «demande de paiement». Vous en payez le montant conformément aux dispositions légales du gouvernement. Pour nos frais administratifs (soumis à la TVA), vous recevez une «facture». Ces «frais» vous sont dorénavant imputés au moment où vous recevez la facture, alors que dans l ancienne structure de facturation, ils l étaient directement après le calcul salarial. 2. Écritures Les écritures s effectuent sur la base de factures, de demandes de paiement et des écritures comptables. À la réception d une demande de paiement (sommes reversées à l État), deux options s offrent à vous : A. Vous l imputez en tant que facture d achat Vous l imputez dans le compte «Fournisseur Secrétariat social».

2 Exemple A demande de paiement Précompte professionnel : Fournisseur Secrétariat social 100,00 euros B. Ou vous l imputez dans le journal financier Vous l imputez dans le compte de l Organisme de crédit/institution bancaire. Exemple B demande de paiement Précompte professionnel : Organisme de crédit/institution bancaire 100,00 euros À la réception d une facture (frais administratifs) : Par le paiement de cette facture (voir ci-dessus), vous intégrez cette opération dans votre comptabilité, comme toute autre facture de tout autre fournisseur. Les factures sont également établies le 1 er et/ou le 6 e jour ouvrable du mois. Paiement de la facture Fournisseur Secrétariat social 12,10 euros Organisme de crédit/institution bancaire 12,10 euros À la réception de l écriture comptable : L écriture comptable vous donne un aperçu de toutes les écritures. Aujourd hui, nous émettons les écritures comptables le 1 er et/ou le 6 e jour ouvrable du mois en fonction du moment où s effectuent votre traitement salarial et les éventuelles corrections salariales. Ces postes comprennent : A. Les éléments de rémunération Rémunérations 500,00 euros Cotisations patronales ONSS 100,00 euros Salaires nets à payer 300,00 euros Factures à recevoir/demandes de paiement (*) 300,00 euros

3 (*) Auparavant, cette ligne se trouvait dans Fournisseur Secrétariat social B. Les frais administratifs Frais administratifs Secrétariat social 10,00 euros TVA à récupérer 2,10 euros Fournisseur Secrétariat social 12,10 euros Au moyen de la rubrique écriture comptable facultative (mentionnée en surplus sur l écriture comptable), vous pouvez faire correspondre les imputations des éléments de rémunération mentionnées précédemment avec les factures reçues et les demandes de paiement Factures à recevoir / demandes de paiement 300,00 euros ONSS à payer contribution des travailleurs 8O,00 euros ONSS contribution des salariés 100,00 euros ONSS contribution exceptionnelle 20,00 euros Remarque : Si vous effectuez une clôture mensuelle et que vous n avez pas reçu la facture à temps, vous pouvez utiliser l écriture suivante (à titre provisionnel) : Frais administratifs Secrétariat social 10,00 euros Factures à recevoir (secrétariat social) 10,00 euros Dans un objectif de transparence, nous dédoublerons les écritures comptables à partir du 10 avril 2013 : 1. Une écriture comptable contient les éléments de rémunération du calcul. 2. Une autre écriture comptable résume dorénavant les coûts administratifs, comme mentionné sur la facture. En outre, vous trouvez ci-dessous les postes d imputation facultatifs avec les données de la demande de paiement qui correspondent complètement avec les écritures comptables reprenant les éléments de rémunération du calcul. Ces deux documents seront également établis le 1 er et/ou le 6 e jour ouvrable du mois. Dorénavant, vous trouverez dans l en-tête de chaque écriture comptable, les références exactes des documents liés : pour l écriture comptable des éléments de rémunération du calcul sont mentionnés la date, le numéro et la période salariale. Pour les autres écritures sont mentionnés les numéros de facture et de demandes de paiement.

4 Si, à titre exceptionnel, vous souhaitez recevoir l écriture comptable anticipativement, vous pouvez demander une dérogation au calendrier normal (1 er et/ou 6 e jour ouvrable du mois). Cela signifie que vous pouvez recevoir ces écritures comptables avec chaque traitement salarial à partir du traitement salarial du 10 avril. Si vous préconisez cette option, prière de le faire savoir à Acerta au plus vite. 3. Attester les frais et en faire rapport Si des données doivent être attestées et intégrées dans un rapport, elles peuvent être analysées de deux manières : A. Vous vous basez sur la situation des données comptables au moment choisi (indépendamment de la date du calcul salarial) B. Si vous avez besoin de données directement après le calcul salarial afin d attester des frais, vous pouvez utiliser le document «aperçu fiche de salaire», que vous trouverez avec les documents émis lors du calcul salarial. Si le résumé sur l aperçu de la fiche de salaire ne suffit pas, ou s il vous faut un autre rapport analytique, parlez-en à votre personne de contact Acerta. La «multitude» d envois Bien que le terme «groupement de la facturation» donne l impression qu il y aura moins d envois, nous devons constater, comme vous, que ce n est pas (encore) le cas aujourd hui pour certaines catégories de clients. Parallèlement à la décision de gérer de manière plus transparente les divers flux monétaires du secrétariat social, Acerta travaille actuellement à un autre projet, notamment un processus permettant non seulement de regrouper plus clairement les subventions d État et les montants administratifs, mais aussi bientôt de regrouper les envois à nos clients, tant via un trajet papier que digital. Nous espérons pouvoir revenir sur ce point plus concrètement d ici peu. En résumé Grâce à l introduction des appellations «demande de paiement» d une part et «facture» d autre part, vous aurez désormais une idée claire et transparente de la distinction entre les sommes dues à l État et les frais administratifs. Le traitement distinct de ces deux flux d argent permet d éviter toute confusion entre les deux, excluant de facto le risque qu ils se confondent. Les demandes de paiement des sommes dues à l État vous sont envoyées au moment où l État compte sur ces paiements, indépendamment du moment où vous traitez vos salaires. Ce processus

5 permet à l employeur et à Acerta en tant que Secrétariat social de se conformer aux exigences du gouvernement. Les frais administratifs sont portés en compte au moment de la facturation et non plus directement après vos calculs salariaux. Cette organisation nous permet de regrouper les factures au maximum, et donc de limiter très sensiblement leur nombre. Si, après avoir pris connaissance de ces explications, vous avez d autres questions ou un besoin/une requête spécifique, n hésitez pas à prendre contact avec les experts Acerta au 016/ de 9h à 12h et de 13h à 17h. Cette ligne est active du 15 mars au 30 avril.