Règles d Ethique Professionnelle. Intégrité. Chacun de nous. Loyauté. Réputation. Notre entreprise. Octobre M 1632v8

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1 Règles d Ethique Professionnelle Intégrité Loyauté Réputation Chacun de nous Notre entreprise Octobre 2011

2 Table des matières Notre engagement concernant le respect de la loi et de l Ethique Professionnelle...1 Comment utiliser ces Règles...2 Ce que ces Règles impliquent Vis-à-vis des collaborateurs de 3M Vis-à-vis des autres personnes agissant au nom de 3M A l égard de la direction de 3M...5 Comment sont administrées ces Règles...6 Si vous avez un problème ou une question relative à l Ethique Professionnelle...7 Où vous adresser pour poser vos questions...7 Comment signaler un possible manquement à ces Règles...7 Que faire si vous souhaitez rester anonyme...9 Comment 3M répondra à un rapport...9 Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle...11 Respecter les lois et les Règles d Ethique Professionnelle dans les activités commerciales...11 Règle de Conformité...12 Directives en matière d Ethique Professionnelle...14 Protection de la réputation et du patrimoine de 3M...16 Règle relative aux cadeaux d affaires...17 Règle relative aux conflits d intérêts...20 Règle relative à l utilisation des outils informatiques et électroniques...23 Règle relative à la sécurité et à la confidentialité de l information...25 Règle relative aux contrôles internes, à la comptabilité, à la conservation des documents et aux systèmes d audit...29 Règle relative aux transactions boursières et au délit d initiés...33 Règle en matière de développement durable...35 Règle relative à la publicité et à la présentation des produits...36 Règles relatives à sécurité, la santé et à l environnement...38 Règle relative au harcèlement...41 Règle relative au respect de la vie privée...46 Règles relatives au caractère multinational de nos activités...49 Règle relative anticorruption...50 Règle relative au droit de la concurrence...55 Règle relative aux imports/exports...57 Règle relative aux relations avec les gouvernements...62 Règle relative aux relations d affaires avec les administrations et adjudicataires de l Etat...63 Règle relative à l embauche d employés et ou consultants actuellement ou anciennement au service de l Etat...66 Règle relative au lobbying et aux groupes de pression...69 Règle relative aux activités politiques...71

3 Notre engagement concernant le respect de la loi et de l Ethique Professionnelle Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

4 Comment utiliser ces Règles Les Règles relatives à l Ethique Professionnelle de 3M s'appliquent aux collaborateurs de 3M ainsi qu aux personnes agissant au nom de 3M dans le monde entier. Ces règles contiennent les informations dont vous avez besoin afin de comprendre vos responsabilités en matière d éthique professionnelle. Naturellement, des règles complémentaires s'appliquent à de nombreuses activités commerciales de 3M, et vous devez connaître et respecter ces autres règles qui s appliquent également à votre travail au sein de 3M. Cette édition des règles d Ethique Professionnelle de 3M est plus courte, plus facile à lire et à comprendre que celle qui l a précédée. La plupart des règles sont présentées dans un format comportant (1) des instructions générales, (2) une explication de ce que signifie la règle, et (3) des exemples de situations à éviter afin de respecter cette règle. Ce guide inclut également des détails pour savoir où vous adresser pour poser des questions et comment signaler un problème concernant l application d une Règle d Ethique Professionnelle. REMARQUE: En établissant et en communiquant ces Règles relatives à l Ethique Professionnelle, 3M n a pas l intention de créer des obligations contractuelles au profit de toute personne ou entité. Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

5 Ce que ces Règles impliquent Explication sur ce qui est prévu de n'importe qui qui représente 3M dans différents rôles. Ces Règles relatives à l Ethique Professionnelle ont pour objet d aider les collaborateurs ainsi que les personnes agissant au nom de 3M à adopter une approche internationale cohérente face aux principaux problèmes de respect des règles d éthique. Les collaborateurs de 3M, les cadres, les chefs de services et les autres dirigeants se doivent de comprendre l environnement juridique dans lequel ils opèrent dans le cadre de leurs fonctions et les règles relatives à l éthique professionnelle applicables, et de signaler tout possible manquement à la loi ou à ces règles. Les Règles relatives à l Ethique Professionnelle de 3M s'appliquent à tous les employés de la société mère et à tous les employés de ses filiales dans le monde entier. Elles s'appliquent également aux employés des entreprises conjointes («joint venture») et aux employés des autres entités affiliées dans lesquelles 3M possède une participation majoritaire. Ces règles internationales s'appliquent partout et dans toutes les situations où 3M a des activités commerciales.... Vis-à-vis des collaborateurs de 3M Chaque collaborateur de 3M se doit de: Lire les sections d'introduction de ce manuel, ainsi vous savez ce qui est prévu de toi et notre programme de conformité fonctionne. Etre au courant des questions couvertes par chaque Règle relative à l Ethique Professionnelle. Comprendre, en détail, les Règles relatives à l Ethique Professionnelle qui concernent ses domaines de compétences dans son travail. Des détails complémentaires sur ce que les collaborateurs doivent connaître sur ces règles peuvent être trouvés sur le site Web relatif à l Ethique Professionnelle pour les Salariés (intranet.mmm.com/businessconduct). Vous n'avez pas à apprendre par cœur chaque détail, mais vous devez connaître les règles qui s'appliquent à votre travail de façon suffisante pour savoir quand revenir à ces règles pour en connaître les détails, et quand chercher de l'aide parmi les ressources énumérées dans la section Où s adresser pour trouver des réponses à vos questions de ce manuel. Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

6 Utiliser le moteur de recherche sur le site Web relatif à l Ethique Professionnelle pour les Salariés, à chaque fois que vous devez localiser rapidement des dispositions et des détails de règle dont vous avez besoin dans l exercice de votre travail. Utiliser les ressources mises à disposition par l entreprise, en ce compris votre hiérarchie et le Département Juridique, dès que vous avez besoin d'aide pour déterminer si une Règle d Ethique Professionnelle ou une loi s'applique ou pour comprendre ce que la loi ou la Règle exige. Comprendre les diverses manières dont vous pouvez signaler un possible manquement à une règle d éthique professionnelle en lisant la section Comment signaler un possible manquement à ces Règles de ce manuel. Savoir que vous avez plusieurs manières de signaler de façon anonyme un possible manquement aux règles d éthiques professionnelles, comme cela est indiqué à la section Que faire si vous souhaitez rester anonyme de ce manuel. Savoir que l entreprise interdit toutes représailles contre toute personne signalant un possible manquement aux règles d éthique professionnelle ou coopérant à une enquête menée par l entreprise. Sachez que 3M attend de tous ses salariés qu ils rapportent toutes violations à une loi ou aux règles d éthique professionnelle. Coopérez dans la mise en place de ce programme et fournissez à l entreprise toute assistance lorsque 3M mène une enquête sur une possible violation de la loi ou des règles d Ethique Profesionnelle. Signer, sur demande, une déclaration reconnaissant qu il a lu les Règles relatives à l Ethique Professionnelle de 3M et qu il se conformera à la loi ainsi qu à ces Règles. Regarder régulièrement les Règles relatives à l Ethique Professionnelle de 3M pour rafraîchir ses souvenirs et pour s assurer qu il est au courant des dernières révisions de ces Règles.... Vis-à-vis des autres personnes agissant au nom de 3M Chacune des unités opérationnelles de 3M doit exiger de tout tiers agissant au nom de 3M, tel qu un consultant, un mandataire ou une entreprise extérieure, accepte de suivre les règles 3M applicables. Les cadres, les dirigeants et les collaborateurs de 3M doivent : Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

7 Exiger du tiers qu il se conforme aux règles 3M applicables et lui fournir une formation appropriée afin qu il comprenne ce que ces règles impliquent. Surveiller le travail du tiers, et prendre toute mesure nécessaire, qui peut aller jusqu à la résiliation par 3M de toute relation avec celui-ci dans le cas où il ne respecterait pas son engagement de se conformer aux règles 3M.... A l égard de la direction de 3M Les cadres, les chefs de services, directeurs et les autres dirigeants et responsables de 3M ont des responsabilités accrues par rapport aux collaborateurs et aux autres personnes agissant au nom de 3M. Les responsables de 3M, en ce compris le Président Directeur Général, le Directeur Financier et les autres cadres supérieurs, doivent: S'assurer que chaque personne appartenant à son secteur de responsabilités comprend et se conforme aux lois et règles relatives à l éthique professionnelle de 3M concernant les activités commerciales de 3M. Créer un environnement de travail dans lequel les collaborateurs et toute personne agissant au nom de 3M comprennent que la Direction de 3M adhère et promeut les valeurs de 3M, et les applique. Prendre les mesures pour empêcher des manquements à la loi et aux règles 3M, en prenant l'initiative de parler des domaines à risque et de fournir une formation nécessaire à toutes les organisations. Détecter et signaler les manquements à la loi et aux règles 3M. Prendre immédiatement toute mesure appropriée pour gérer les manquements, et corriger les processus défaillants qui ont permis la survenance d un manquement. S'assurer que toute personne qui signale un possible manquement ou qui coopère à une enquête menée par l entreprise est protégée contre toutes représailles. Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

8 Comment sont administrées ces Règles Le Comité d Ethique Professionnelle de 3M, composé de plusieurs cadres supérieurs et présidé par le Vice-Président de 3M en charge des Affaires Juridiques a la responsabilité de superviser le programme de 3M de conformité aux lois et aux règles d éthique. Le Comité d Ethique Professionnelle transmet un rapport au Comité d Audit du Conseil d'administration de 3M, qui assiste celui-ci dans la surveillance du programme de conformité aux lois et règlements. Pour administrer le programme de conformité de 3M dans le monde, le Comité d Ethique Professionnelle a créé la fonction de Directeur de l Ethique Professionnelle et de la Conformité. Le Directeur de l Ethique Professionnelle et de la Conformité travaille à temps complet pour le Comité d Ethique Professionnelle sur les aspects stratégiques, procéduraux et opérationnels de la conception et de la mise en place du programme de conformité de 3M. Le Directeur de l Ethique Professionnelle et de la Conformité se concentre sur la mise en place des initiatives du Comité d Ethique Professionnelle, dans des secteurs tels que la rédaction des règles d éthique, l'analyse de risque en cas de nonconformité, la formation, la stratégie de communication et la connaissance des programmes, la coordination des enquêtes et l'amélioration continue des procédures. Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

9 Si vous avez un problème ou une question relative à l Ethique Professionnelle Promouvoir les Règles relatives à l Ethique Professionnelle de 3M et ses valeurs relève de la responsabilité de toute personne agissant au nom de 3M. Il est également de la responsabilité de chacun de signaler rapidement tout problème de manquement possible à la loi ou aux règles d éthique professionnelle de 3M. Il est essentiel de gérer les problèmes rapidement car ils sont alors limités et plus faciles à résoudre. Si on laisse se développer des problèmes mineurs pour devenir des problèmes majeurs, d importants dommages-intérêts, amendes, pénalités ainsi qu une perte de confiance en 3M peuvent en résulter. Où vous adresser pour poser vos questions Aucune règle écrite ne peut prévoir toutes les situations et circonstances dans lesquelles la règle pourrait s'appliquer. Si vous avez des questions sur les règles relatives à l éthique professionnelle, sur la façon dont elles s'appliquent à votre travail ou à une situation spécifique, vous pouvez vous adresser aux instances énumérées dans la section Comment signaler un possible manquement à ces Règles. Comment signaler un possible manquement à ces Règles Le plus souvent, il n est pas très difficile de trouver des articles de journaux mentionnant des entreprises faisant face à des enquêtes et à des procès à propos de comportements illégaux ou contraires à l éthique. Aucune entreprise quelle que soit la qualité de son programme de conformité et sa culture d entreprise ne devrait être assez naïve pour croire qu'elle ne sera jamais confrontée à une question de conformité juridique ou éthique. Le critère d appréciation d'une bonne entreprise, et d un bon programme de conformité, dépend de sa capacité à déceler les problèmes rapidement et à les résoudre alors qu ils sont encore mineurs. La meilleure manière pour 3M de déceler rapidement de possibles manquements à la loi ou à l éthique est d avoir des collaborateurs et des personnes qui, agissant au nom de 3M, soutiennent le programme de conformité en en devenant les gardiens. Des études démontrent qu un grand nombre de personnes sont peu disposées à signaler un possible manquement impliquant un collègue. Pour faire face à cette appréhension naturelle, 3M maintient une règle stricte interdisant les mesures de rétorsion contre toute personne qui signale un problème d éthique professionnelle ou qui coopère à une enquête de l entreprise. Nous souhaitons que nos collaborateurs et que les personnes agissant au nom de 3M comprennent que signaler un possible manquement est la bonne chose à faire, Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

10 parce que chaque manquement à la loi ou à une règle de 3M crée un risque pour les collaborateurs, l entreprise, les clients et les milieux dans lesquels 3M évolue. Vous avez un certain nombre d'options pour signaler ce qui peut être un manquement à la loi ou à une Règle relative à l Ethique Professionnelle de 3M. Vous pouvez signaler un problème oralement ou par écrit à Votre hiérarchie. Vous pouvez vous adresser à votre supérieur hiérarchique direct ou à un niveau plus élevé de votre direction, si vous préférez. Puisque votre hiérarchie est la plus proche du problème, ce peut être le meilleur interlocuteur pour le résoudre rapidement. Le Département Juridique. 3M-ethics.com. Ce site est géré par un fournisseur externe, EthicsPoint. Il s agit d un prestataire de services professionnel indépendant engagé par 3M pour aider à traiter les questions ou les inquiétudes relatives à l'éthique professionnelle. Sur ce site, vous pouvez faire part de vos préoccupations relatives aux Règles sur les contrôles internes et la comptabilité en remplissant un formulaire en ligne ou en appelant gratuitement leur service d assistance. EthicsPoint vous propose un service confidentiel et anonyme 24 heures sur 24, et peut même vous accueillir dans plusieurs langues. Compliance and Business Conduct W-09, 3M Center 3M Company Saint Paul, MN Téléphone : , (3M Triminet) Si vous signalez un problème relatif à la Règle relative au harcèlement, vous pouvez également vous adresser à votre responsable des Ressources Humaines ou à une personne de niveau plus élevé dans l'organisation des Ressources Humaines de 3M. Si vous signalez un problème concernant la comptabilité, les documents financiers ou les contrôles internes ou relatif à la vérification des comptes, vous pouvez également vous adresser à : Audit Interne : General Auditor 3M Corporate Auditing Department N-11, 3M Center Saint Paul, MN Téléphone : , (3M Triminet) Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

11 Que faire si vous souhaitez rester anonyme Demandez-vous d abord si vous êtes à l aise pour signaler un problème directement au sein de 3M, comme par exemple à votre supérieur hiérarchique ou à quelqu un d autre dans votre service. 3M a observé que les préoccupations internes peuvent être généralement résolues de façon plus rapide et plus satisfaisante lorsqu elles sont signalées auprès de services internes comme celui de la direction ou des ressources humaines. Si cela vous gène, si vous ne connaissez pas la personne à qui vous adresser ou si vous estimez que votre préoccupation n'a pas reçu toute l'attention méritée, vous pouvez la soumettre de façon anonyme (sauf si la loi de votre pays ne vous y autorise pas) au moyen d une des options suivantes : Vous pouvez aller sur 3M-ethics.com pour toute interrogation relative aux Règles de contrôles internes et de comptabilité. EthicsPoint ne recherche pas l origine des appels ni n utilise l affichage du numéro. En outre, EthicsPoint ne génère ni ne conserve des journaux de connexions internes contenant les adresses IP (Internet Protocol). Ainsi aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint n est disponible. Les rapports de votre ordinateur passe par un portail Internet sécurisé, qui ne recherche ni n affiche le nom des utilisateurs saisi à l écran. Enfin, EthicsPoint supprime les adresses Internet pour garantir l'anonymat à l'intérieur de son système. EthicsPoint n utilise pas les informations reçues à d autres fins que de les transmettre à 3M pour une prise en charge appropriée. À la fin de votre appel téléphonique ou de l'envoi de votre formulaire, EthicsPoint vous fournit un code de rapport et vous demande de créer un mot de passe. Il vous sera ensuite demandé de contacter par téléphone le service d'assistance de l'éthique professionnelle 3M, géré par EthicsPoint, ou de visiter le site web d'ethicspoint deux ou trois jours ouvrés après votre rapport initial. Vous pourrez alors surveillez l évolution de votre rapport et savoir si des informations supplémentaires sont requises pour le bon traitement de votre dossier. Vous pouvez adresser une lettre par courrier électronique au Directeur de l Éthique Professionnelle et de la Conformité, à l adresse ci-dessus. Si vous choisissez de vous identifier lorsque vous signalez un problème, 3M s'efforcera de préserver la confidentialité de votre identité pendant l'enquête. Comment 3M répondra à un rapport Si nécessaire, 3M ouvrira une enquête appropriée avec des ressources internes ou externes expertes dans la conduite d enquêtes. Les informations de votre rapport sont partagées entre les membres appropriés participant à l enquête rapide et discrète dont fait l'objet le problème. A l issue de l enquête, les conclusions vous en sont communiquées. Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

12 Si vous estimez que votre préoccupation n'a pas reçu toute l'attention méritée, veuillez la soumettre à une autre des instances énumérées dans la section Comment signaler un possible manquement à ces Règles. 3M interdit les représailles contre toute personne qui signale un problème relatif à l éthique professionnelle ou coopère à une enquête de l entreprise. Les plaintes déposées de bonne foi ne vous exposent à aucune sanction, que les faits sous-jacents soient ou non avérés ou qu ils se traduisent ou non par une action corrective. Si vous estimez avoir fait l'objet de représailles de quelque sorte que ce soit, veuillez le signaler pour que 3M puisse ouvrir une enquête. Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

13 Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Respecter les lois et les Règles d Ethique Professionnelle dans les activités commerciales Le cœur du programme d éthique professionnelle de 3M est le suivant: Toutes nos activités commerciales internationales, dans tous leurs aspects, s effectuent de manière conforme à la loi et à l éthique. Les règles qui suivent décrivent les exigences requises de tous les salariés et des autres personnes qui agissent au nom de 3M pour se conformer, à tout moment, aux lois et règles de 3M. Cette section fournit également quelques directives en vue de prendre des décisions conformes à l éthique, pour les situations dans lesquelles ni la loi ni la règle ne vous indique exactement ce que vous devez faire. Le cadre dans lequel le programme de conformité à la loi et à l éthique de 3M est établi, s appuie sur deux règles: Règle de Conformité Directives en matière d Ethique Professionnelle Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

14 Règle de Conformité Champ d application Introduction Enoncé de la Règle Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés tierces. Cette règle s applique partout où les activités de 3M se déroulent, ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M. (aucun) Sanctions en cas de manquements 3M est mondialement reconnue comme étant une entreprise éthique et respectueuse des lois. Bien que l entreprise opère commercialement dans plus de 60 pays, 3M ne possède qu un seul ensemble de règles relatives à l éthique professionnelle, qui s'appliquent dans le monde entier. Ces règles universelles constituent le cadre de la pratique des activités commerciales faites comme il se doit d un point de vue juridique et éthique partout où 3M fait des affaires. 3M exige que ses collaborateurs et les autres personnes qui agissent au nom de 3M se conforment à toutes les lois et règles relatives à l éthique professionnelle de 3M. En tant qu entreprise multinationale, 3M est assujettie simultanément à un grand nombre de lois et réglementations différentes. En plus de la nécessité de vous conformer aux Règles relatives à l Ethique Professionnelle de 3M concernant les activités commerciales de 3M, vous devez respecter toutes les lois applicables où que vous viviez ou travailliez. Compléments d informations Les salariés qui enfreignent une loi ou un Règle relative à l Ethique Professionnelle de 3M concernant les activités commerciales peuvent être sujets à des sanctions disciplinaires appropriées, qui peuvent aller jusqu au licenciement, dans le cadre des lois qui les réglementent. Peuvent également être sujets à des sanctions disciplinaires les salariés qui: Ne cherchent pas de conseil juridique auprès du Département Juridique. Ne respectent pas l avis du Département Juridique de 3M. Exercent des mesures de rétorsion contre toute personne ayant signalé un possible manquement. La réponse apportée par 3M aux manquements ou actions contraires à ces Règles dépendra des circonstances propres à chaque cas et chaque situation. Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

15 Les salariés et les personnes agissant au nom de 3M qui enfreignent une règle de 3M peuvent également contrevenir à une loi qui pourrait les exposer eux-mêmes, ainsi que 3M, à des sanctions pénales, pouvant aller jusqu à l emprisonnement, et à des dommages-intérêts en vertu des lois applicables. Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

16 Directives en matière d Ethique Professionnelle Champ d application Introduction Enoncé de la Règle Compléments d informations Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés tierces. Cette règle s applique partout où les activités de 3M se déroulent, ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M. (aucun) Un comportement éthique nécessite le plus souvent davantage qu un simple respect de la loi. D ailleurs, la loi ne régit pas toutes les activités commerciales. Et lorsque des réglementations sont applicables, elles ne font qu imposer un standard minimum souvent bien en deçà des exigences de 3M. Lorsque vous êtes confronté à de telles situations, vous devez prendre une bonne décision, d un point de vue éthique, ce qui donnera une bonne image de vous et de 3M. Cette section contient des conseils qui vous aideront à agir de cette façon. Les standards plus élevés de 3M Les Règles relatives à l Ethique Professionnelles de 3M fournissent des conseils pour un grand nombre de situations, mais ce guide ne peut pas couvrir chaque question à laquelle vous pouvez être confronté à l occasion de l exercice des activités commerciales de 3M. Dans de telles hypothèses, vos actes doivent être guidés par nos valeurs fondamentales d'absolues intégrité et honnêteté. Ces valeurs incluent le respect de la parole donnée, l équité, le respect et la considération d autrui, et la responsabilité personnelle. La prise de décision de manière conforme à l éthique nécessite d évaluer et de prendre en compte des comportements différents par application de ces exigences de l entreprise: Faire preuve d une honnêteté et d une intégrité exemplaires dans toutes vos activités au sein de 3M et vos relations professionnelles. Éviter tous les conflits d'intérêts entre le travail et la vie personnelle. Respecter la dignité et la valeur de toutes les personnes. Encourager l'initiative individuelle et l'innovation dans une atmosphère de flexibilité, de coopération et de confiance. Promouvoir une culture où le respect de la parole donnée, l équité, Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

17 le respect d autrui et la responsabilité personnelle sont considérés, encouragés et reconnus. Créer un lieu de travail sûr. Protéger l'environnement. Prendre des décisions conformes à l éthique Vous devez pouvoir répondre «oui» aux questions suivantes avant de prendre des décisions au nom de 3M. Ma décision est-elle conforme aux valeurs sociales de 3M en matière d'honnêteté et d'intégrité absolues? Mon action peut-elle résister à un examen public minutieux? Mon action protége-t-elle la réputation de 3M en tant qu entreprise éthique? Si vous ne pouvez pas répondre «oui» à ces trois questions, mais croyez toujours que l'action envisagée est conforme à la loi et à l éthique, discutez de votre action avec votre supérieur hiérarchique, la Direction ou avec le Département Juridique afin de vous assurer que la mise en œuvre de cette action sera conforme aux intérêts de 3M et aux vôtres. Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

18 Protection de la réputation et du patrimoine de 3M La réputation de 3M se gagne chaque jour sur tous nos sites et par tous nos employés. Notre réputation est le résultat de produits ayant des caractéristiques conformes à celles que nous annonçons, du respect de nos engagements envers nos clients et du respect des normes les plus élevées en matière d'intégrité financière et commerciale. Le public doit avoir confiance dans l exactitude et dans le caractère exhaustif de la comptabilité de 3M et de ses systèmes comptables et financiers. Dans le même temps, nous devons protéger le patrimoine de 3M (actifs mobiliers et immobiliers, biens d équipement, marques déposées, propriété intellectuelle et industrielle, dossiers électroniques et informations confidentielles. Nous ne pouvons pas permettre que notre gestion scrupuleuse et responsable de notre patrimoine, pour sa préservation, puisse être influencée par des intérêts personnels, familiaux ou par d'autres intérêts extérieurs. Nos règles relatives à la protection de la réputation et du patrimoine de 3M incluent: Cadeaux d affaires Conflit d'intérêts Outils informatiques et électroniques à la sécurité et à la confidentialité de l information Contrôles internes, comptabilité, conservation des documents et systèmes d audit Opérations boursières et délits d initiés Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

19 Règle relative aux cadeaux d affaires Champ d application Introduction Enoncé de la Règle Tous les salariés de 3M dans le monde ainsi que toute personne agissant pour le compte de 3M, en ce compris les fournisseurs et les autres sociétés tierces. Cette règle s applique partout où les activités de 3M se déroulent, ainsi que lors des évènements sponsorisés par 3M. (aucun) Les termes «cadeaux d affaires» mentionnés dans cette règle comprennent les divertissements d affaires, aussi bien que les cadeaux. Offrir des cadeaux d affaires est une manière habituelle de renforcer les relations entre entreprises et, sous réserve de quelques restrictions, est une pratique commerciale licite. Les salariés de 3M peuvent offrir et recevoir des cadeaux d affaires appropriés, licites dans le cadre de l exercice de leur pratique professionnelle au sein de 3M avec des clients et des tiers ne faisant pas partie de l administration, à condition que la valeur de ces cadeaux soit d un montant raisonnable et sous réserve qu ils ne soient pas donnés ou reçus avec l'intention d'influencer la prise de décision du destinataire. Tous les cadeaux faits aux employés du gouvernement fédéral aux États- Unis sont interdits. Des lois locales partout dans le monde limitent strictement les cadeaux faits à des fonctionnaires. Ceux-ci peuvent constituer des infractions pénales, qu ils soient payés avec des fonds de 3M ou avec des fonds personnels. Alors même que des cadeaux d affaires seraient licites, les salariés ne peuvent pas en offrir ou en recevoir si le faire revenait à enfreindre cette règle. Tous les cadeaux d affaires donnés ou reçus par un collaborateur de 3M doivent être raisonnables dans leur montant, leur quantité et leur fréquence. N acceptez jamais de recevoir ou d offrir des cadeaux sous forme d'argent liquide ou en équivalent, tels que des chèques-cadeaux. N acceptez jamais de recevoir un cadeau qui pourrait être considéré comme un cadeau somptuaire. Compléments d informations Ce que cela signifie Aucun collaborateur de 3M ne peut offrir ou recevoir un cadeau en infraction à la loi, aux règlements, accords et usages du marché. Vous devez vous assurer que tout cadeau d affaires est raisonnable dans son montant, sa quantité et sa fréquence et que le cadeau peut résister à un examen minutieux du public sans nuire à la réputation de 3M. Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

20 Les produits de 3M destinés aux consommateurs sont généralement des cadeaux appropriés, de même que les articles promotionnels clairement marqués 3M. Vous devez enregistrer correctement tout cadeau d affaires dans les comptes de votre unité opérationnelle et vérifier qu'il est conforme à toutes les règles de votre unité opérationnelle. En décidant s il convient ou non de donner ou de recevoir un cadeau d affaires, vous devez prendre en compte les éléments suivants: sa valeur par rapport aux pratiques et usages habituels dans votre secteur d activité et dans votre pays, la somme de cadeaux donnés à ou reçus de ce tiers dans le temps, le caractère approprié du cadeau étant donné votre fonction au sein de 3M, l'impact du cadeau sur le développement positif des relations commerciales avec le destinataire, et la façon dont un tiers pourrait le considérer. Ces directives s'appliquent même lorsque qu aucun remboursement n est réclamé à l entreprise. Si vous avez l intention d offrir ou d accepter un cadeau d affaires d un montant supérieur à une valeur symbolique, vous devez en informer votre hiérarchie. N offrez jamais de cadeaux d affaires aux fonctionnaires du gouvernement des États-Unis. Bien que les fonctionnaires du pouvoir exécutif aux États-Unis puissent légalement accepter quelques cadeaux symboliques, les règles concernant les cadeaux pour les pouvoirs judiciaire et législatif des États-Unis diffèrent de celles pour le pouvoir exécutif et sont parfois plus strictes encore. En raison de ces limitations strictes, les collaborateurs de 3M ne doivent offrir aucun cadeau, quelle qu en soit la nature, à un tout fonctionnaire du gouvernement des États-Unis, y compris le personnel militaire, les employés d'organismes réglementaires, autorités administratives indépendantes ou à des employés du gouvernement des États-Unis se trouvant en dehors des États-Unis. Du café, des beignets et des croissants, des boissons non-alcoolisées et des rafraîchissements similaires, de valeur symbolique, et qui ne font pas partie d'un repas, ne sont pas considérés comme des cadeaux au sens des règles concernant les cadeaux pour les employés du pouvoir exécutif. Par conséquent, ces types de rafraîchissements de faible valeur peuvent être offerts aux employés du pouvoir exécutif. Ne soyez pas choqué s'ils cherchent malgré tout à vous rembourser et, au contraire, acceptez un tel paiement. Règles 3M relatives à l Ethique Professionnelle Octobre

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