Cahier des Charges de Prestations dans le cadre du Plan Défi Biotech Santé Axe 2 : Ressources humaines et management des PME

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1 Cahier des Charges de Prestations dans le cadre du Plan Défi Biotech Santé Axe 2 : Ressources humaines et management des PME Fiche Action 5 : Management des ressources humaines (RH) 1

2 SOMMAIRE I. PLAN DEFI BIOTECH SANTE II. RESSOURCES HUMAINES ET MANAGEMENT DES PME : MANAGEMENT DES RH 1. Contexte 2. Objectifs de l action 3. Périmètre du projet 4. Descriptif de l action 5. Missions du prestataire:. Suivi et évaluation de l action III. CONDITIONS GENERALES D EXECUTION 1. Pilotage de l action 2. Organisation 3. Rapports à produire 4. Durée et calendrier 5. Secret professionnel et confidentialité. Délais de réponse à l appel d offre ANNEXE

3 I. PLAN DEFI BIOTECH SANTE Le plan filière «Défi Biotech-Santé» cible 330 PME de la filière santé en Ile de France. Ce projet s inscrit dans le contrat de performance Medicen et a pour objectif le développement de l écosystème «Biotech-Santé» en proposant aux PME une gamme de services répartis en 9 actions. D une durée de trois ans et co-financé par l Etat (DIRECCTE), le Conseil Régional, l OPCA DEFI et des financements privés, le plan «DEFI Biotech-Santé» est porté par le pôle de compétitivité Medicen, tête de réseau, et mis en œuvre en coordination avec différents partenaires ou porteurs d action (OPCA DEFI, CCIV, CCIP, Ubifrance, Polinvest, AFNOR, LEEM, ADIT ). Le plan filière doit permettre d identifier et de qualifier les besoins des PME de la filière, de les accompagner vers les organismes spécialisés en financement de projet, en développement des ressources humaines et de maitrise des risques. Le plan filière prévoit également la mise à disposition et l acquisition d outils stratégiques de veille et d intelligence économique ainsi que des actions dédiées au développement international ou à la mise en œuvre d outils de positionnement concurrentiel. Ces actions collectives et individuelles de soutien à l activité économique des PME et de l ensemble de l écosystème dans la filière santé s organisent autour de 3 leviers d actions : le développement des PME, les ressources humaines et management des PME et la stratégie de soutien à l innovation. II. RESSOURCES HUMAINES ET MANAGEMENT DES PME : MANAGEMENT DES RH 1. CONTEXTE Le développement des 330 PME de la filière «Santé» en Île de France requiert constamment l ajustement anticipé des compétences de leurs personnels, que ceux-ci soient des acteurs scientifiques ou de gestion. Ces besoins en compétences recueillis auprès des entreprises sont donc particulièrement importants et impliquent à la fois la formation initiale pour les recrutements et la formation continue pour l évolution des personnels en place. Il est nécessaire d aider les dirigeants de PME et leurs responsables RH, en veillant à adapter les analyses et les moyens en fonction des modèles économiques des PME, de leur taille, de leur maturité et des Chaînes de Valeurs (CDV) auxquelles elles appartiennent. Quatre études 1 aujourd hui terminées ont été menées par MEDICEN, le LEEM et Génopôle. Elles ont permis de définir et d identifier les besoins majeurs des PME de l écosystème en matière de ressources humaines en fonction des chaînes de valeurs, des différents niveaux de maturité des PME et des évolutions attendues du secteur, en terme de nouvelles approches en R&D, d essor des différentes technologies et de stratégies thérapeutiques innovantes notamment. Les PME de la filière ont un fort besoin d élargissement des champs de compétences des personnes employées ou à recruter pour favoriser leur développement. A ce titre, l aspect formation revêt une importance particulière : formation initiale, par une meilleure adéquation entre les besoins des PME et - 1 Etude MEDICEN/Leem/Genopole (confiée à AEC partners) définissant les axes prioritaires d actions formation pour soutenir l évolution des compétences Biotech au cours des 5 prochaines années en Ile de France (Plan compétences Biotech 2015) - Enquête MEDICEN sur le recensement des offres de formation en IdF nécessaires pour les entreprises de Biotech Santé - Enquête MEDICEN sur le recensement des besoins en formation auprès des PME du Pôle - Enquête MEDICEN sur la cartographie des PME du domaine Biotech-Santé en Île de France et leur classement en 9 chaînes de valeurs. 3

4 l offre d enseignement supérieur, et formation continue, par la création d offres spécifiques pour les PME et par une meilleure utilisation des dispositions du DIF et du CIF ou encore par la constitution de plans de formation spécifiques. Les enquêtes de terrain réalisées par MEDICEN montrent que cette adéquation comme ces dispositifs restent à développer et qu une sensibilisation et un accompagnement sont nécessaires, aussi bien auprès des PME (information/sensibilisation et accompagnement individuel) que des Grandes Entreprises (information/sensibilisation). 2. OBJECTIFS DE L ACTION Les recommandations des études citées ci-dessus et les analyses complémentaires de Médicen ont amené à proposer un ensemble d actions destinées dans une première phase à sensibiliser les dirigeants des PME et leur personnes en charge du management des RH aux enjeux liés à l évolution des métiers, et donc des compétences nécessaires, puis dans une deuxième phase à apporter aux PME une aide pratique sous une forme collective, complétée par des accompagnements individuels. L action poursuit 4 objectifs majeurs complémentaires : Consolider la connaissance des besoins en compétences des PME et des offres de formation initiales et continues selon les métiers et les facteurs d évolution liés aux innovations incrémentales et/ou de rupture des PME de la filière «Santé» en Ile-de- France, en fonction des chaînes de valeurs, des niveaux de maturité des PME et des évolutions attendues du secteur ; Diffuser cette connaissance auprès des PME pour les sensibiliser, d une part, aux enjeux du management des RH pour leur développement économique dans un contexte fortement évolutif et, d autre part, à l offre de formation initiale et continue existante ; Favoriser l adéquation entre les besoins en compétences des PME de la filière santé et l offre de formation, d une part, en diffusant auprès des organismes d enseignement les besoins exprimés par les PME et les évolutions attendues des métiers de la filière, d autre part, en rapprochant les PME et les organismes de formation au travers de réunions communes ; Accompagner les dirigeants d entreprises et leurs responsables RH en organisant un accompagnement collectif et individualisé des PME au management de leurs ressources humaines adapté à leur chaîne de valeur, à leur niveau de maturité et à leur projet de développement. Le présent appel d'offre porte sur ce dernier objectif. L action est ainsi construite en 4 phases : Une première phase d information et de sensibilisation collective aux enjeux d un management des ressources humaines adapté à la chaîne de valeur, au stade de maturité et au projet de développement des PME; Une seconde phase collective spécifique à la problématique de l adéquation entre besoin en compétences et offre de formation, associant PME et établissement d enseignement; Une troisième phase constituée par un accompagnement approfondi, avec des étapes collectives et des étapes individualisées, pour 10 PME volontaires en Une quatrième phase de capitalisation des bonnes pratiques et retours d expérience des PME pour adapter l action en fin d année au plus près des besoins des PME. Le présent cahier des charges vise la réalisation de la 3 ème phase de l'action : accompagnement collectif et individuel des entreprises. 3. PERIMETRE DU PROJET Le périmètre de l action a été défini de la manière suivante : 4

5 a) Le zonage géographique : Celui-ci s étend à toute l Ile de France b) Les 330 PME de la filière «Biotechnologie-Santé» 4. DESCRIPTIF DE L ACTION Voir en annexe le détail de ces actions et l'enchaînement de l'action Cette action s'inscrit dans la phase 3 de l'action globale et propose un accompagnement collectif et individuel permettant au dirigeant/rrh d enrichir ses pratiques de management des ressources humaines. Elle est destinée aux personnes chargées des aspects RH : dirigeants de petites structures, Directeurs Administratifs et Financiers (DAF), Directeurs des Ressources Humaines (DRH), Responsables des Ressources Humaines (RRH), etc. Après une prise de connaissance du projet de développement de la PME (au regard de sa chaîne de valeur, de sa taille, de son modèle économique et de son niveau de maturité) et à l'état des lieux des pratiques RH de l'entreprise, ce double accompagnement favorisera la mise en œuvre d'actions et d'outils de management des ressources humaines dans les PME afin de soutenir leur développement. Cette action vise la professionnalisation du référent RH de chaque PME dans les problématiques de management des compétences relatives à sa chaîne de valeur et à son niveau de maturité. Il sera ainsi capable d adapter sa politique RH au contexte présent, s'assurant de respecter la réglementation ; prévoir ses besoins RH en lien avec la croissance de sa PME ; mettre en œuvre un plan d actions adapté au regard de ses problématiques RH et/ou les projets de développement de son entreprise (anticipation des besoins en RH à chacune des phases de maturité de l entreprise). Le déroulement est le suivant Etape 1 : Formation collective d 1 journée pour les 10 PME qui portera sur les enjeux et fondamentaux de la GRH, le recrutement et la fidélisation, le management et la motivation, la formation des salariés, la politique salariale et les relations sociales. Cette journée est animée par la Délégation Formation & compétences de la CCIP A l'issue de cette journée, les participants complèteront de manière autonome ou accompagnée un questionnaire d'autoévaluation de leurs pratiques RH. Les autoévaluations sont analysées par les spécialistes RH de la CCIP (période d 1 mois). Etape 2 : Restitution individuelle de l analyse de l autoévaluation RH auprès de chaque PME Préconisations et plan d actions en fonction de la chaîne de valeurs de la PME. Durée= ½ journée, au sein de la PME, par les conseillers RH de la CCIP. Etape 3 : 4 ateliers collectifs de ½ journée chacun. On cite parmi les thématiques attendues : évolution des compétences pour la médecine translationnelle et la médecine personnalisée, réglementations spécifiques à l apprentissage et mise en œuvre dans la filière santé, Etape 4 : Accompagnement individualisé des 10 PME sous forme de 2 x ½ journée Appui à la mise en œuvre de plans d'action identifiés en étape 2 et renforcement des points abordés dans les ateliers collectifs. L'action globale porte sur 3 années, à raison de 10 entreprises en 2012 et 15 en 2013 et Le présent cahier des charges porte sur les étapes 3 et 4. Il porte sur l'année Le renouvellement du contrat se fera au regard des évaluations et après signature d un avenant à la convention. Il n y aura pas de tacite reconduction. 5

6 5. MISSIONS DU PRESTATAIRE: Chaque année, le prestataire s'engage à : - concevoir, en concertation avec l équipe projet, le programme des ateliers collectifs d'une demi-journée. Les sujets définitifs de ces ateliers seront définis au regard des attentes exprimées dans l'étape 1 (formation collective) et de l'analyse des autoévaluations des pratiques RH ; - réaliser les supports d animation des ateliers techniques en accord et entière coordination avec l équipe projet - animer les 4 ateliers techniques qui se dérouleront à Paris ou en petite Couronne, à raison d'une demi-journée par semaine sur 4 semaines, avant l'été - fournir aux entreprises participant aux ateliers les supports pédagogiques correspondant aux éléments traités lors de la formation et, notamment, remettre un ensemble de fiches outils RH à visée opérationnelle directement transposable en entreprise ; - proposer et mettre en œuvre un accompagnement aux dirigeants, à titre individuel, au sein de leur entreprise, à hauteur d une journée, à répartir sur 2 demi-journées - participer à une réunion de restitution au comité de pilotage afin de faire bénéficier les partenaires des résultats de l action. SUIVI ET ÉVALUATION DE L ACTION Chaque session de formation fera l objet d une évaluation. A l issue du programme d action, un questionnaire de satisfaction sera adressé à chaque entreprise. En outre, des indicateurs de performance (et de suivi) seront définis et validés avec chaque dirigeant pour être en capacité de mesurer, lors du suivi «post-action», les progrès réalisés. Un suivi régulier «post-action» sera réalisé. Il permettra de faire un bilan, de mesurer les progrès et de définir les actions correctrices. III. CONDITIONS GENERALES D EXECUTION 1. PILOTAGE DE L ACTION Medicen Paris Region est porteur de cette action et donneur d ordre. La phase d accompagnement individuel et collectif des PME et le suivi du présent contrat est réalisé par la CCIP pour Medicen.

7 2. ORGANISATION Le prestataire dans sa proposition devra préciser sa méthode de travail ainsi que les moyens matériels et humains mis en œuvre pour la réalisation de l action concernant notamment : a) La présentation du prestataire et de l équipe concernée par l action. b) Son analyse des objectifs de l action ainsi que des propositions d amélioration éventuelles de la mission. c) Une présentation de la méthode de travail et des outils mobilisés. d) Le coût détaillé HT et TTC (prix/ jour homme) e) Une présentation des compétences et de l expérience de l équipe d intervention (cv) et identification d un chef de projet référent pour toute la durée de l action. f) Un planning de travail sur l année g) Une méthode de présentation des résultats d avancement conforme au présent cahier des charges. h) Des exemples concrets de prestations RH mises en œuvre dans des PME. i) Sa connaissance du secteur des biotechnologies et/ou des industries de santé Les critères de sélection seront les suivants : le prestataire devra a) attester de compétences et références dans le domaine des Sciences du Vivant et des industries biotechnologiques b) attester de compétences et références dans l accompagnement individuel d'entreprises de petites et moyennes tailles, si possibles du domaine des industries de santé c) attester de compétences en matière de conception et d'animation de formation collective dans le domaine des RH d) être capable d intégrer très rapidement les données qui ressortent des actions menées en amont de l étape pour laquelle il est recruté et d en exploiter les contenus au fur et à mesure des différentes étapes de l action. e) se conformer aux exigences du donneur d ordre et apporter les modifications demandées le cas échéant, 3. RAPPORTS À PRODUIRE A la mise en place de chacune des différentes étapes de l action, le prestataire communiquera un rapport de synthèse des actions menées. En outre, il pourra participer au comité de pilotage du Plan Défi Biotech Santé et communiquer sur son état d avancement en précisant les objectifs quantitatifs de participation atteints ainsi que les indicateurs d impact des actions entreprises. Le prestataire fournira à Medicen les indicateurs et informations permettant d assurer le suivi trimestriel et annuel d avancement. 4. DURÉE ET CALENDRIER Le prestataire s engage à mener ses actions sur une durée de 7 mois, en respectant les objectifs quantitatifs de participation. Date de début de l action : à notification de la sélection du prestataire / avril 2012 Date prévisionnelle de fin de l action (susceptible d être modifiée, mais ne pouvant aller au-delà du 31/12/2012): 30 octobre

8 5. SECRET PROFESSIONNEL ET CONFIDENTIALITÉ Le prestataire s oblige à la plus stricte confidentialité quant aux informations qui lui seront communiquées ou dont il aura connaissance à l occasion de sa mission. Il s interdit notamment toute communication écrite ou verbale sur ces sujets et toute remise de documents à des tiers sans l accord préalable de l entité responsable. Par ailleurs il s engage à respecter la charte graphique correspondant au Plan Défi Biotech Santé. Les outils et supports réalisés par le prestataire pour les besoins du présent contrat seront la propriété entière et exclusive de Medicen.. DÉLAIS DE RÉPONSE À L APPEL D OFFRE La réponse à cette consultation devra être parvenue électroniquement le 10 février 2011 au plus tard à Medicen Paris Région (aseve@medicen.org) et sera suivie d une étape d échanges avec les finalistes retenus pendant la semaine 10. 8

9 ANNEXE 9