Gérer vos contacts et listes d invités

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1 Gérer vos contacts et listes d invités Dans ce tutoriel, nous vous accompagnons pas à pas dans la création de votre carnet d adresses et de votre liste d invités. Grâce à cet outil, vous allez pouvoir créer un mini-site dédié à votre événement sur lequel tous vos invités vont pouvoir échanger. De plus, vous gagnerez un temps précieux, en utilisant cette plateforme où seront désormais centralisées toutes les informations concernant vos contacts pour tous vos événements. ETAPE 1: LE CARNET D ADRESSES Cette étape est sans doute la plus importante pour utiliser au mieux les outils de MissOrganisator. C est pourquoi, nous vous conseillons de prendre le temps de bien importer tous les contacts* de vos listes Excel, comptes Facebook et Gmail. Une fois cette étape réalisée, vous pourrez aisément créer de nombreuses listes d invités pour tous vos événements en très peu de temps. * Pensez à créer votre propre fiche contact pour pouvoir vous ajouter à vos listes d invités. Pour commencer, connectez-vous puis créez un nouvel événement (voir la fiche conseil Bien commencer sur MissO) ou entrez dans un événement déjà créé en cliquant sur le petit crayon à droite de son nom. Cliquez sur le petit crayon de la vignette «Gérer mes contacts et invités». 1/5

2 Sur la fenêtre qui apparaît, cliquez sur «Gérez vos contacts». La fenêtre suivante vous permet alors de procéder de plusieurs façons : 1 - Renseignez manuellement tous vos contacts en choisissant l ajout rapide Renseignez simplement les nom, prénom et adresse * de votre contact puis cliquez sur Ajouter. * Si vous n avez pas encore l adresse d un contact, vous pouvez quand même l ajouter à votre carnet d adresses en indiquant seulement ses nom et prénom et y revenir plus tard. 2 - Importez vos contacts depuis un fichier Excel (.csv) Téléchargez notre modèle Excel en cliquant ici. Remplissez les informations dont vous disposez et enregistrez votre document sous Excel au format.csv. De retour dans la fenêtre de gestion des contacts, cliquez sur «Excel», puis sur «Choisissez un fichier». Sélectionnez votre fichier.csv. et cliquez sur «Ajouter». Dans la liste qui s affiche, sélectionnez les contacts que vous souhaitez importer puis cliquez sur «Ajouter» en bas de votre liste. 2/5

3 3 - Importez vos contacts depuis votre compte Gmail Cliquez sur «Gmail» puis autorisez MissOrganisator à accéder à vos contacts*. Dans la liste qui s affiche, sélectionnez les contacts à importer et terminez en cliquant sur «Ajouter» en bas de votre liste. * NB : MissOrganisator ne conserve aucune copie de vos données. 4 - Importez vos contacts depuis un compte Facebook Cliquez sur «Facebook» puis autorisez l application MissOrganisator a accéder à vos amis*. Dans la liste qui s affiche, sélectionnez les contacts à importer puis cliquez sur «Ajouter» en bas de votre liste**. * NB : MissOrganisator ne conserve aucune donnée personnelle liée à votre compte Facebook. ** Attention : les paramètres de sécurité de Facebook ne permettent pas d importer les adresses de vos contacts. Néanmoins, vous pouvez importer la liste des noms de tous vos amis et renseigner par la suite leur adresse . Vous pouvez ensuite, si vous le souhaitez, compléter la fiche détaillée de chaque contact, en cliquant sur le petit crayon situé à gauche de son nom (cf. image précédente). Renseignez ici les toutes les informations sur vos contacts : civilité, adresse postale, numéro de téléphone, catégories* (vous pouvez attribuer plusieurs catégories à un même contact), informations sur le conjoint et/ou enfants de votre contact. * N hésitez pas à classer vos contacts en catégories afin de pouvoir les sélectionner plus facilement par la suite. N OUBLIEZ PAS DE CLIQUER SUR «VALIDER» EN BAS À DROITE POUR BIEN ENREGISTRER TOUTES VOS MODIFICATIONS. 3/5

4 ETAPE 2: LA LISTE D INVITÉS Vous avez créé votre carnet d adresses. Vous allez maintenant pouvoir créer vos listes d invités. Cliquez sur l onglet «Liste d invités». 1 - Créer une liste d invités à partir de vos contacts Pour ajouter un contact à votre liste d invités, cliquez simplement sur son nom dans les contacts qui s affichent sur la partie gauche de la fenêtre. Vous pouvez de la même façon inviter tous les contacts d une même catégorie en cliquant simplement sur celle-ci. Vos invités apparaissent alors dans la colonne «Ma liste d invités» et vous obtenez le nombre de personnes invitées, présentes, absentes et en attente de réponse. NB : par défaut, l outil invite votre contact et tous les membres de sa famille. Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de signaler que vous souhaitez inviter ce contact seul ou accompagné de son conjoint et/ou enfants. Pour cela, cliquez sur la flèche à droite de son nom, et cochez les membres de la famille que vous souhaitez inviter. Astuce : Vous pouvez gérer manuellement les réponses de vos invités ou, mieux encore, laisser MissOrganisator s en charger en envoyant vos invitations personnalisées directement depuis la plateforme. Inscrivez-vous à notre newsletter en cliquant ici pour être informé de la sortie des prochains tutoriels et fiches conseils. 4/5

5 2/ Créer une liste d invités à partir d une liste déjà utilisée pour un autre événement Pour reprendre une liste d invités déjà conviés à un autre événement, cliquez sur «Afficher les contacts de l événement». Dans le menu déroulant, choisissez l événement dont vous souhaitez voir la liste d invités. Leurs noms s affichent alors dans la colonne de gauche. Cliquez alors simplement sur les noms que vous souhaitez ajouter à la liste d invités de votre nouvel événement. Cliquez alors simplement sur les noms que vous souhaitez ajouter à la liste d invités de votre nouvel événement. La liste d invités de votre événement est prête! Il ne vous reste plus qu à personnaliser et envoyer l invitation à tous vos invités. Pour être guidé, consultez notre tutoriel Créez et envoyez une invitation et le mini-site de votre événement. Inscrivez-vous à notre newsletter en cliquant ici pour être informé de la sortie des prochains tutoriels et fiches conseils. 5/5

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