CONCEPTION & FABRICATION DE STANDS PROFESSIONNELS

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1 Dssier suivi par Bernard ROSE Vendredi 25 mars 2016 CONCEPTION & FABRICATION DE STANDS PROFESSIONNELS CAHIER DES CHARGES Avril curs du Champ de Mars - BP NANTES CEDEX 1 N:\Arbrescence 2015\ACTIVITE NMD\PROMOTION\SALONS\NSD_APPEL_OFFRE_standiste_2016.dc.dcx

2 Dssier suivi par Bernard ROSE Vendredi 25 mars 2016 SOMMAIRE I) PRESENTATION 1. Présentatin du dcument 2. Présentatin de Nantes Métrple Dévelppement 3. Présentatin du prjet II) PRESTATION ATTENDUE 1. Cnceptin technique 2. Fabricatin 3. Relatin avec l rganisateur et les prestataires 4. Lgistique et gestin des stcks 5. Mntage et démntage 6. Facturatin III) PLANNING ANNUEL DES SALONS IV) CONDITIONS DE REMISE DE L OFFRE 1. Offre de prix 2. Durée de la prestatin 3. Vlume du marché 4. Cnfidentialité 5. Cntacts 6. Dépôt 7. Obligatins réciprques 2 curs du Champ de Mars - BP NANTES CEDEX 1 N:\Arbrescence 2015\ACTIVITE NMD\PROMOTION\SALONS\NSD_APPEL_OFFRE_standiste_2016.dc.dcx

3 Dssier suivi par Bernard ROSE Vendredi 25 mars 2016 I) PRESENTATION 1. Présentatin du dcument Le présent dcument a pur bjectif de présenter au prestataire ptentiel les éléments utiles et nécessaires à l élabratin d une ffre de services, pur la réalisatin d une prpsitin. 2. Présentatin de NANTES SAINT-NAZAIRE DÉVELOPPEMENT Assciatin li 1901, Nantes Saint-Nazaire Dévelppement est un util pératinnel au service des entreprises, créé et financé par la cmmunauté urbaine de Nantes. L agence asscie également à sn fnctinnement l agglmératin nazairienne, la CCI de Nantes et la Chambre de Métiers de Lire- Atlantique. Elle est membre du CNER (Cnseil Natinal des Ecnmies Réginales). L agence est certifiée ISO 9001 depuis fin L agence de dévelppement écnmique a pur missins principales la prspectin, l accueil et l accmpagnement des entreprises sur l agglmératin nantaise, l animatin écnmique par la mise en relatin des acteurs lcaux, la prmtin de la Métrple Nantes Saint-Nazaire à l échelle natinale et internatinale. 3. Cntexte de la prestatin Dans le cadre de sa missin de prmtin, Nantes Saint-Nazaire Dévelppement prend en charge u cpilte un certain nmbre de salns prfessinnels. Ceux-ci peuvent être dédiés à la prmtin d une filière prfessinnelle (ex. : les activités de la filière numérique) u d une thématique (ex. : immbilier d entreprise). Dispsant des ressurces humaines internes et cllabrant avec une agence de cmmunicatin pur la créatin graphique des stands, la prestatin décrite dans ce cahier des charges prte sur la cnceptin technique, la fabricatin, la mise en œuvre et l entretien des stands. L agence dispse également en prpre de matériels (mbilier, éclairage, structures ) entrepsés dans un lcal lui appartenant (Nantes) que le prestataire devra utiliser et gérer en fnctin du planning annuel des salns et cmpléter par du matériel de lcatin dans certains cas. II) PRESTATION ATTENDUE 1. Cnceptin technique Sur la base des plans furnis par les rganisateurs de salns et en cllabratin avec l équipe dédiée à chaque pératin (Nantes Saint-Nazaire Dévelppement et sn agence ), le prestataire devra cncevir l agencement du stand sur la base des principes graphiques et d aménagements retenus. Ce faisant, il prpsera les slutins techniques permettant de réaliser chaque pératin dans le budget impsé. A cet effet, il devra réaliser un plan cté de chaque stand qui servira de base à sa fabricatin et furnir une vue 3D du prjet. 2 curs du Champ de Mars - BP NANTES CEDEX 1 N:\Arbrescence 2015\ACTIVITE NMD\PROMOTION\SALONS\NSD_APPEL_OFFRE_standiste_2016.dc.dcx

4 Dssier suivi par Bernard ROSE Vendredi 25 mars Préparatin et fabricatin Le prestataire devra mettre en œuvre avec ses prpres myens et ceux de Nantes Saint-Nazaire Dévelppement la réalisatin technique du stand (chaque pératin type est décrite en partie III de ce cahier des charges). Il déterminera, en cncertatin avec sn interlcuteur de l agence, les meilleures slutins pur respecter le budget et le planning impsés. Le persnnel emplyé par le prestataire sera mis à dispsitin de Nantes Saint-Nazaire Dévelppement pendant la durée nécessaire à la fabricatin et à la préparatin des stands dans ses lcaux techniques. 3. Relatin avec l rganisateur et les prestataires Pur chaque saln, le prestataire devra s assurer que les principes d aménagement du stand (hauteur sus plafnd, matériaux utilisés ) snt cmpatibles avec les cntraintes impsées par l rganisateur et le lieu d expsitin. Il devra également délivrer à l rganisateur l ensemble des justificatifs techniques qui lui sernt demandés et s assurer de leur prise en cmpte. Le prestataire devra également prendre en charge la relatin avec l ensemble des prfessinnels intervenant dans le cadre d une pératin (furnisseurs de matériaux, imprimeur, transprteur ). Ces prestataires sernt chisis en cncertatin avec Nantes Saint-Nazaire Dévelppement. 4. Lgistique et gestin des stcks Sur chaque pératin, le prestataire devra retenir un transprteur en charge de l acheminement et du retur des éléments destinés au stand. Il en assurera le suivi et veillera au bn dérulement de chaque étape. Il devra également assurer la gestin du matériel appartenant à Nantes Saint-Nazaire Dévelppement, entrepsé dans sn lcal nantais, pendant les pérides de préparatin de stands et de rangement. 5. Mntage et démntage Le prestataire retenu aura la charge du mntage et du démntage des stands. En fnctin des cntraintes de temps impsées par l rganisateur, il «dimensinnera» sn équipe pur garantir le mntage et le démntage du stand dans les délais et dans de bnnes cnditins. 6. Facturatin Le prestataire prendra à sa charge les factures prpres à tus les éléments de cût entrant en ligne de cmpte dans chaque saln, à l exceptin de la réservatin de l espace nu et des branchements divers qui incmbernt à Nantes Saint-Nazaire Dévelppement. En cnséquence, le prestataire retenu définira l envelppe budgétaire afférente à chaque saln en prenant en cmpte les paramètres définis en amnt (clisns, revêtements de sls, signalétique, lcatin de matériel audi-vidé, lgistique ). Tutefis, sur certaines pératins srtant du cadre initial, Nantes Saint-Nazaire Dévelppement purra prendre en charge en direct certaines prestatins, en accrd avec le prestataire. 2 curs du Champ de Mars - BP NANTES CEDEX 1 N:\Arbrescence 2015\ACTIVITE NMD\PROMOTION\SALONS\NSD_APPEL_OFFRE_standiste_2016.dc.dcx

5 Dssier suivi par Bernard ROSE Vendredi 25 mars 2016 III) PLANNING ANNUEL DES SALONS (NON CONTRACTUEL) SITL Le saln : - Semaine Internatinale du Transprt et de la Lgistique - Lieu : Paris - Péridicité : annuel : mars/avril - Durée : 4 jurs du mardi au vendredi Le stand : - Espace nu d une superficie de 110 m² - Pse d un revêtement de sl et plancher technique - Installatin d un pnt lumière sur structure aut prtante et d éclairages (flu et leds) - Installatin d une réserve technique centrale - Installatin d une bannière haute L aménagement de l espace : - 1 espace accueil : 1 bar réceptif - 12 espaces de travail (brne infrmatique, table haute, visuel) destinés aux c-expsants - 1 réserve équipée cmplète Ces espaces sernt aménagés à partir d éléments et mbiliers qui purrnt être sit prélevés sur le stck appartenant à l agence (après adaptatin u fabricatin) sit lués auprès des furnisseurs habituels seln des critères précis. Le prestataire réalisera les différents visuels du stand Dans tus les cas, la préparatin de l ensemble des éléments de stand (hrs lcatins) s effectuera dans ns lcaux avant chargement. Le transprt inclura les dcumentatins et autres prduits u matériels nécessaires à la vie du stand. Maintenance : - Une maintenance technique permanente (électricité-vidé-sn/infrmatique) devra être assurée pendant tute la durée du saln Organisatin : - Le prestataire en charge du stand assurera la relatin avec l rganisateur de la manifestatin et leur furnira les éléments techniques nécessaires au bn dérulement des pératins : plans de mntage branchements électriques accréditatins du persnnel technique prcès-verbaux de sécurité accès camin et parking Il furnira à Nantes Saint-Nazaire Dévelppement une visualisatin 3D du prjet de stand incluant l agencement et les présentatins visuelles cnfrmes au prjet avant tute mise en œuvre. 2 curs du Champ de Mars - BP NANTES CEDEX 1 N:\Arbrescence 2015\ACTIVITE NMD\PROMOTION\SALONS\NSD_APPEL_OFFRE_standiste_2016.dc.dcx

6 Dssier suivi par Bernard ROSE Vendredi 25 mars 2016 MIPIM Le saln : - Saln internatinal des prfessinnels de l immbilier d entreprise - Lieu : Palais des Festivals de Cannes - Péridicité : annuel 2 ème u 3 ème semaine de mars - Durée : 4 jurs du mardi au vendredi Le stand : - Espace nu d une superficie de 100 m² - Pse d un plancher technique et d un revêtement de sl - Installatin d un pnt lumière cmprenant un velum et divers éclairages (flu et leds) - Habillage de piliers - Cnstructin de clisns techniques recevant visuels et écrans - Tus les matériaux utilisés devrnt respecter les nrmes de sécurité et de préventin en vigueur au palais des cngrès de Cannes L agencement : - Aménagement des espaces : 1 dispsitif audi-visuel (écrans de grande taille intégrés) Brnes vidé infrmatiques (animatins 3D) 1 sn intégrée permanente 1 espace réceptin 1 espace accueil Espaces de travail 1 réserve équipée cmplète Maquettes Clisns rétr-éclairées Ces espaces sernt aménagés à partir d éléments et mbiliers qui purrnt être sit prélevés sur le stck appartenant à l agence (après adaptatin u fabricatin) sit lués auprès des furnisseurs habituels seln des critères précis. Dans tus les cas, la préparatin de l ensemble des éléments de stand (hrs lcatin) s effectuera dans ns lcaux avant chargement. Le transprt inclura les dcumentatins et autres prduits u matériels nécessaires à la vie du stand. De la même manière, le départ du camin affrété à cet effet devra intervenir une semaine avant le jur d uverture du saln (2 jurs de délai de rute et 4 jurs de mntage). Maintenance : - Une maintenance technique permanente (électricité vidé sn/infrmatique) devra être assurée pendant tute la durée du saln (4 jurs) - Le camin et sn chauffeur devrnt également être dispnibles pendant cette durée et jusqu'au déchargement et rangement du matériel dans ns lcaux après retur (astreinte technique). 2 curs du Champ de Mars - BP NANTES CEDEX 1 N:\Arbrescence 2015\ACTIVITE NMD\PROMOTION\SALONS\NSD_APPEL_OFFRE_standiste_2016.dc.dcx

7 Dssier suivi par Bernard ROSE Vendredi 25 mars 2016 Organisatin : - Le prestataire en charge du stand assurera la relatin avec l rganisateur de la manifestatin et leur furnira les éléments techniques nécessaires au bn dérulement des pératins : plans de mntage pse d élingues branchements électriques accréditatins du persnnel technique prcès-verbaux de sécurité accès camin et parking Il furnira à Nantes Saint-Nazaire Dévelppement une visualisatin 3D du prjet de stand incluant l agencement et les présentatins visuelles cnfrmes au prjet avant tute mise en œuvre. MAPIC Le saln : - Marché des Prfessinnels des Implantatins Cmmerciales - Lieu : Palais des Festivals de Cannes - Péridicité : annuel 3 ème semaine de nvembre - Durée : 3 jurs du mercredi au vendredi Le stand : - Espace nu d une superficie de 70 m² - Pse d un plancher technique et d un revêtement de sl - Installatin d un pnt lumière cmprenant un velum et divers éclairages (flu et leds) - Habillage des clisns et des piliers à l aide d éléments visuels - Tus les matériaux utilisés devrnt respecter les nrmes de sécurité et de préventin en vigueur au palais des cngrès de Cannes L agencement : - Aménagement des espaces : 1 aménagement type cmmerce Brnes vidé infrmatiques (animatins 3D) Espace réceptin Espace accueil Espaces de travail 1 réserve équipée cmplète Sn intégrée permanente Ces espaces sernt aménagés à partir d éléments et mbiliers qui purrnt être sit prélevés sur le stck appartenant à l agence (après adaptatin u fabricatin) sit lués auprès des furnisseurs habituels seln des critères précis Dans tus les cas, la préparatin de l ensemble des éléments de stand (hrs lcatin) s effectuera dans ns lcaux avant chargement. Le transprt inclura l ensemble des prduits, furnitures u matériels nécessaires à la vie du stand. De la même manière, le départ du camin affrété à cet effet devra intervenir une semaine avant le jur d uverture du saln (2 jurs de délai de rute et 4 jurs de mntage). 2 curs du Champ de Mars - BP NANTES CEDEX 1 N:\Arbrescence 2015\ACTIVITE NMD\PROMOTION\SALONS\NSD_APPEL_OFFRE_standiste_2016.dc.dcx

8 Dssier suivi par Bernard ROSE Vendredi 25 mars 2016 Maintenance : - Une maintenance technique permanente (électricité-vidé-sn/infrmatique) devra être assurée pendant tute la durée du saln - Le camin et sn chauffeur devrnt également être dispnibles pendant cette durée et jusqu'au déchargement et rangement du matériel dans ns lcaux après retur (astreinte). Organisatin : - Le prestataire en charge du stand assurera la relatin avec l rganisateur de la manifestatin et leur furnira les éléments techniques nécessaires au bn dérulement des pératins : plans de mntage pse d élingues branchements électriques accréditatins du persnnel technique prcès-verbaux de sécurité accès camin et parking Il furnira à Nantes Saint-Nazaire Dévelppement une visualisatin 3D du prjet de stand incluant l agencement et les présentatins visuelles cnfrmes au prjet avant tute mise en œuvre. SIMI Le saln : - Saln de l immbilier d entreprise - Lieu : Palais des Cngrès de Paris - Péridicité : annuel 1 ère semaine de décembre - Durée : 3 jurs du mercredi au vendredi Le stand : - Espace nu d une superficie de 100 m² - Pse d une clisn technique de 25 ML - Pse d un revêtement de sl - Installatin d un pnt lumière sur structure autprtante cmprenant divers éléments d éclairages (flus et leds) de snrisatin, lyres, velum - Habillage cmplet du linéaire d expsitin (25 ml) par des visuels - Sn intégrée permanente - Ecran de grande dimensin intégré L aménagement de l espace : - 1 dispsitif audi-visuel (intégré) - 5 brnes vidé infrmatiques - 1 espace réceptin - 1 espace accueil - 1 réserve équipée cmplète - Espaces de travail et rdv Ces espaces sernt aménagés à partir d éléments et mbiliers qui purrnt être sit prélevés sur le stck appartenant à l agence (après adaptatin u fabricatin) sit lués auprès des furnisseurs habituels seln des critères précis. 2 curs du Champ de Mars - BP NANTES CEDEX 1 N:\Arbrescence 2015\ACTIVITE NMD\PROMOTION\SALONS\NSD_APPEL_OFFRE_standiste_2016.dc.dcx

9 Dssier suivi par Bernard ROSE Vendredi 25 mars 2016 Dans tus les cas, la préparatin de l ensemble des éléments de stand (hrs lcatins) s effectuera dans ns lcaux avant chargement. Le transprt inclura les différents prduits, furnitures u matériels nécessaires à la vie du stand. Maintenance : Une maintenance technique permanente (électricité-vidé-sn/infrmatique) devra être assurée pendant tute la durée du saln Organisatin : - Le prestataire en charge du stand assurera la relatin avec l rganisateur de la manifestatin et leur furnira les éléments techniques nécessaires au bn dérulement des pératins : plans de mntage branchements électriques accréditatins du persnnel technique prcès-verbaux de sécurité accès camin et parking Il furnira à Nantes Saint-Nazaire Dévelppement une visualisatin 3D du prjet de stand incluant l agencement et les présentatins visuelles cnfrmes au prjet avant tute mise en œuvre. IV) CONDITIONS DE REMISE DE L OFFRE DE SERVICE 1. Offre de prix Sur la base des prestatins détaillées dans la partie III, le candidat devra prpser sa meilleure ffre tarifaire pur chaque saln, en excluant de sa prpsitin de prix les cûts engendrés pur les prestatins dnt il n aurait pas la charge. Vici une liste (nn exhaustive) des prestatins à exclure de l ffre de prix : - Lcatins diverses (mbilier, infrmatique, vidé, sn ) - La lgistique transprt (véhicule, chauffeur) - Signalétique (panneaux u bâches imprimées) - Matériaux et furnitures cmplémentaires pur la mise en œuvre des stands Le candidat se brnera à évaluer le mntant de sa prestatin incluant sa missin d analyse, de cnseil et de mise en œuvre pur chaque pératin décrite. 2. Durée de la prestatin L accrd entre les parties prte sur une durée de 2 ans, sit les salns prgrammés en 2017 et 2018, avec une année supplémentaire en ptin. Chaque année, une évaluatin du prestataire sera effectuée par Nantes Saint-Nazaire Dévelppement dans un prcessus d améliratin cntinue. 2 curs du Champ de Mars - BP NANTES CEDEX 1 N:\Arbrescence 2015\ACTIVITE NMD\PROMOTION\SALONS\NSD_APPEL_OFFRE_standiste_2016.dc.dcx

10 Dssier suivi par Bernard ROSE Vendredi 25 mars Vlume du marché Le planning annuel des salns décrit en partie III n a pas de valeur cntractuelle. Bien que régulier depuis des années, ce planning peut être amené à évluer, avec des pératins supprimées u rajutées au prgramme. 4. Cnfidentialité Le cntenu du présent cahier des charges est divulgué à titre cnfidentiel. Tute sciété u cnsultant qui reçit u détient le présent cahier des charges s engage à n en déviler la teneur et le cntenu que pur les besins de l élabratin éventuelle de l ffre de service. 5. Cntacts Pur l btentin de précisins additinnelles sur le présent cahier des charges, le prestataire peut cntacter : Fabienne Givannli Tél. : Dépôt L ffre de service dit parvenir au plus tard le vendredi 22 avril 2016 à l adresse suivante : NANTES SAINT-NAZAIRE DÉVELOPPEMENT Fabienne Givannli 2 curs du champ de mars Nantes cedex 1 u par mail à : 7. Obligatins réciprques Nantes Saint-Nazaire Dévelppement s engage à se rendre dispnible pur répndre aux interrgatins du prestataire interrgé. Celui-ci devra : Furnir une fiche d identité de sa sciété, faisant ntamment apparaître sa raisn sciale, sn ancienneté Préciser ses principales références clients et les principaux stands réalisés Transmettre une apprche budgétaire pur chacun des salns cncernés Le prestataire dit détailler clairement les mdalités de facturatin, les mdes de paiement, les termes de garanties, la durée de validité de l ffre, les cnditins de cnfidentialité Le prestataire interrgé a également la liberté de furnir tut élément d infrmatin cmplémentaire, qu il jugerait utile pur évaluer crrectement l ffre de service qu il prpse. 8. Prcessus de sélectin du prestataire - Deux étapes cnduirnt au chix du prestataire : 1- Une pré-sélectin sur la base du dssier de candidature (adressé au plus tard le 22 avril) en vue d un jury. 2- Le jury pur le chix final du prestataire qui se tiendra le mercredi 27 avril, à partir de 14h dans les lcaux de Nantes Saint-Nazaire Dévelppement. 2 curs du Champ de Mars - BP NANTES CEDEX 1 N:\Arbrescence 2015\ACTIVITE NMD\PROMOTION\SALONS\NSD_APPEL_OFFRE_standiste_2016.dc.dcx

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