Comment télédéclarer la TVA? Salvia États Réglementaires v14.0

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1 Pour les professionnels de l habitat social Comment télédéclarer la TVA? Salvia États Réglementaires v14.0 Salvia Développement Tél. +33 (0) rue de la Gare Paris

2 Sommaire 1 Préambule Principe général Les outils Les étapes Les fonctionnalités Le paramétrage Menu «Dossier» Menu «Redevable» Menu «Partenaire EDI» Menu «Cabinet expert-comptable» Menu «Autres tiers déclarant» Menu «Formulaires» Menu «télédéclaration» Saisie du formulaire dans Sage Direct Envoi de la déclaration Le contrôle et le suivi avec Sage Direct Accès à Sage Direct Menu Déclarations Le journal des évènements Affichage des informations Autres fonctionnalités Salvia Développement /20

3 Salvia États Réglementaires v Préambule Les organismes de l Habitat Social sont soumis à la déclaration de TVA. Les organismes dont le chiffre d affaires est supérieur à 15 M sont, de plus, soumis à l obligation de télédéclarer sur le portail de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP). La télédéclaration assure la Télétransmission des données de la TVA par transfert électronique selon un protocole normé (TéléTVA) qui poursuit deux objectifs : une dématérialisation totale des déclarations de TVA ; un télérèglement des droits dus. Les opérations techniques de dématérialisation de la déclaration fiscale et de transmission sont effectuées exclusivement par des opérateurs habilités par la Direction Générale des Impôts : les partenaires EDI (Echange de Données Informatisées). Salvia propose à ses clients un service complet de télédéclaration, intégré au progiciel Salvia États Réglementaires. Attention : Si vous optez pour la TELETVA, vous devez envoyer au centre des impôts dont vous dépendez le dossier de souscription EDI, ainsi que l autorisation de prélèvement. Cette note détaille chacune des étapes et des fonctionnalités du progiciel Salvia États Réglementaires nécessaires pour activer la télédéclaration de la TVA. ATTENTION : Vous devez impérativement avoir vérifié les 7 pré-requis à respecter avant de télédéclarer la TVA (document 7_pre-requis_TVA.pdf disponible sur l espace de téléchargement Salvia États Réglementaires version 14.0 de votre Espace Client). Vous devez avoir suivi la procédure spécifique d installation du progiciel Salvia États Réglementaires (note d installation sur l espace de téléchargement). 2 Principe général 2.1 Les outils Salvia États Réglementaires v 14.0 Dernière version du progiciel permettant la connexion à Sage Direct pour la saisie des éléments nécessaires à la déclaration de la TVA et son télépaiement. Salvia Développement /20

4 Sage Direct Application téléchargée également avec le progiciel Salvia États Réglementaires (à installer avec le progiciel, voir note d installation) : il assure la génération du formulaire, sa saisie, son suivi et le lien avec le service Sage EDI. Sage EDI Service intégré assurant la connexion et les échanges avec le portail déclaratif de la DGFiP. TéléTVA Système de télédéclaration (TD) et de télérèglement (TLR) de la TVA 2.2 Les étapes Salvia États Réglementaires intègre l application Sage Direct et assure la télédéclaration sur le portail de la DGFiP au travers du service Sage EDI. La télédéclaration de la TVA se décompose en 4 étapes. Installation de Salvia États Réglementaires v14.0 et de Sage Direct (voir guide d installation et note d installation) Paramétrage de la télédéclaration de TVA (voir paragraphe 3) Télédéclaration (voir paragraphe 4) Suivi et contrôle du processus de télédéclaration (voir paragraphe 5) 2.3 Les fonctionnalités La souscription de l abonnement à la télédéclaration de la TVA active le menu «Génération EDI-TVA» dans la section «Télédéclaration» de l arbre de navigation du progiciel Sage États Réglementaires. La saisie du formulaire de déclaration de la TVA, après saisie du paramétrage, sera réalisée depuis le progiciel Sage Direct. Salvia Développement /20

5 Salvia États Réglementaires via Sage Direct, assure le suivi et le contrôle de la bonne réception des données par la DGFiP ainsi que l archivage des accusés de réception. Les organismes déclarants gérant plusieurs entités redevables (un numéro de SIRET par redevable) doivent réaliser une télédéclaration pour chaque entité redevable. La gestion de plusieurs redevables pour un même déclarant est assurée par le service Sage EDI. Attention : vous devez impérativement avoir souscrit auprès de Sage un abonnement à la télédéclaration (numéro d abonnement identique pour télédéclarer la liasse fiscale et la TVA) pour chaque entité redevable (un numéro de SIRET par redevable) et avoir complété les formulaires officiels de souscription EDI pour chaque redevable. Salvia Développement /20

6 3 Le paramétrage Il convient de paramétrer la télédéclaration depuis le menu [Télédéclarations] [Télédéclarations discales] [Génération EDI-TVA]. Le paramétrage s effectue à partir de la fenêtre «Génération EDI-TVA». En double-cliquant sur [Génération EDI-TVA], vous accédez aux 6 menus permettant le paramétrage et au menu «Télédéclaration» qui permet de lancement de Sage Direct. Salvia Développement /20

7 3.1 Menu «Dossier» Le menu «Dossier» permet de préciser les caractéristiques générales de votre déclaration. FRP : zone obligatoire. Le numéro FRP (Fichier des Redevables Permanents) est présent sur vos documents émanant de la DGFIP. Numéro de TVA intracommunautaire : le n de TVA intracommunautaire est constitué du code FR, d'une clé informatique à 2 chiffres et du numéro SIREN de l'entreprise (à 9 chiffres). Il est présent sur les documents émanant de la DGFIP. Période : Période de déclaration de la TVA. Typologie de l entreprise : les 4 choix suivants sont possibles : Appartient au périmètre de la DGE CA supérieur à 15M CA entre et 15M CA inférieur à En fonction de la taille de votre organisme, vous devez choisir une des typologies renseignées. Cependant, ce choix implique des modes de gestion différents pour la télédéclaration et/ou le télépaiement qui peuvent se révéler obligatoires. Cession ou cessation d activité : cas particulier qui ne concerne pas les organismes de l Habitat Social. Cette zone est à renseigner dans le cas où serait intervenue une cession ou une cessation d activité durant l exercice. Pour tout complément d information, contactez votre centre des impôts. Salvia Développement /20

8 3.2 Menu «Redevable» Le menu redevable précise les coordonnées de l organisme qui seront reprises dans le formulaire de déclaration de TVA. Nom Société : le nom de l organisme déclarant Numéro SIRET : saisir le numéro SIRET de 14 caractères alphanumériques. Attention : le numéro SIRET saisi ici doit être celui que vous avez communiqué à Sage lors de votre abonnement à la télédéclaration auquel correspond un identifiant et un mot de passe Adresse postale : saisir l'adresse détaillée de votre organisme dans les zones : Numéro, Entrée, Voie ou lieu-dit et Complément : saisissez l adresse. Entrée : choisissez l une des trois abréviations de la liste numéro bis (critère B), ter (critère T) ou quater (critère Q). si votre adresse comporte un Code Postal : saisissez le code postal. Ville : saisissez le nom de la ville. Pays : choisissez FR pour France. Si vous disposez des options de télédéclaration de la TVA et de la TDFC, ces informations sont automatiquement synchronisées. NB : Dans le cadre de l EDI, les adresses sont normalisées, il est important de veiller à les renseigner scrupuleusement. Ainsi, si une voie est renseignée, le numéro est obligatoire. Si un numéro est en bis, ter ou quater, l utilisation du champ «Entrée» est obligatoire Salvia Développement /20

9 Saisir les coordonnées de la personne qui représente le service effectuant la télédéclaration Téléphone et télécopie: saisissez les numéros du standard de l organisme. Adresse enregistrez l adresse électronique qui recevra les accusés de réception de la DGFIP signalant la validité de télédéclaration. Attention : cette adresse doit correspondre à celle que vous nous avez déjà communiquée lors de la souscription à l abonnement et déjà saisie lors de la configuration de l outil Sage Direct. Elle est non modifiable. Assurez-vous que cette boite pourra être consultée par un ou plusieurs collaborateurs durant les jours suivant l envoi de la télédéclaration. 3.3 Menu «Partenaire EDI» Le service Sage EDI assure les échanges avec le portail de la DGFiP. Il est intégré à Salvia États Réglementaires complété de Sage Direct. Sage est partenaire EDI à compter de la campagne fiscale Les coordonnées du partenaire EDI (SAGE) sont automatiquement renseignées dans cette fenêtre. Elles sont identiques à celles déjà pré-remplies dans les formulaires de souscription fourni par Sage que vous avez complétés et envoyés à la DGFiP. Salvia Développement /20

10 3.4 Menu «Cabinet expert-comptable» Cette fonctionnalité est réservée aux organismes qui souhaitent que leur télédéclaration soit validée par leur expert-comptable. Les organismes qui assurent directement la télédéclaration n ont pas à renseigner cette fenêtre et peuvent passer directement au menu «Formulaires». Salvia États Réglementaires permet aux organismes de faire valider leur télédéclaration par leur cabinet d expertise comptable. L émetteur de la déclaration est dans ce cas le cabinet d expertise comptable dont vous devez renseigner les coordonnées détaillées. Nom Société : le nom du cabinet d expertise comptable émettant la télédéclaration. Complément : zone facultative, complément d information sur le nom du cabinet d expertise comptable. Numéro SIRET : enregistrez le numéro SIRET de votre cabinet d expertise comptable sur 14 caractères alphanumériques. Référence interne : enregistrez le numéro de référence propre à votre cabinet d expertise comptable. Adresse postale : saisir l'adresse détaillée de votre organisme dans les zones : Numéro, Entrée, Voie ou lieu-dit et Complément : saisissez l adresse. Entrée : choisissez l une des trois abréviations de la liste numéro bis (critère B), ter (critère T) ou quater (critère Q). Code Postal : saisissez le code postal. Ville : saisissez le nom de la ville. Pays : choisissez FR pour France. si votre adresse comporte un Salvia Développement /20

11 NB : Dans le cadre de l EDI, les adresses sont normalisées, il est important de veiller à les renseigner scrupuleusement. Ainsi, si une voie est renseignée, le numéro est obligatoire. Si un numéro est en bis, ter ou quater, l utilisation du champ «Entrée» est obligatoire. Contact : renseignez les coordonnées du contact Adresse enregistrez l adresse électronique du cabinet qui recevra les accusés de réception de la DGFIP signalant la validité de la télédéclaration. 3.5 Menu «Autres tiers déclarant» Cette fonctionnalité est réservée aux organismes qui souhaitent que leur télédéclaration soit validée par un tiers déclarant (exemples des Organismes de Gestion Agréés ou Centres de Gestion Agréés) autre que leur expert-comptable. Les organismes qui assurent directement la télédéclaration n ont pas à renseigner cette fenêtre et peuvent passer directement au menu «Formulaires». Salvia États Réglementaires permet aux organismes d effectuer leur télédéclaration via un tiers déclarant autre que leur expert-comptable. L émetteur de la déclaration est un tiers dont vous devez renseigner les coordonnées détaillées. Salvia Développement /20

12 Nom Société : le nom du tiers déclarant émettant la télé déclaration. Complément : zone facultative. Complément d information sur le nom du tiers déclarant. Référence interne : enregistrez le numéro de référence propre au tiers déclarant. Numéro SIRET : enregistrez le numéro SIRET du tiers déclarant sur 14 caractères alphanumériques. Adresse postale : saisissez l'adresse détaillée de votre organisme dans les zones : Numéro, Entrée, Voie ou lieu-dit et Complément : saisissez l adresse. Entrée : choisissez l une des trois abréviations de la liste si votre adresse comporte un numéro bis (critère B), ter (critère T) ou quater (critère Q). Code Postal : saisissez le code postal. Ville : saisissez le nom de la ville. Pays : choisissez FR pour France. NB : Dans le cadre de l EDI, les adresses sont normalisées, il est important de veiller à les renseigner scrupuleusement. Ainsi, si une voie est renseignée, le numéro est obligatoire. Si un numéro est en bis, ter ou quater, l utilisation du champ «Entrée» est obligatoire. Contact : renseignez les coordonnées du contact Adresse enregistrez l adresse électronique du cabinet qui recevra les accusés de réception de la DGFIP signalant la validité de la télédéclaration. 3.6 Menu «Formulaires» Cet écran permet de sélectionner les états que vous souhaitez adresser à la DGFIP. Sage Direct permet la génération des formulaires : 3310-CA3 et de l annexe 3310 A 3517-S CA S CA12E Pour les organismes, l annexe 3310-CA3 et l annexe 3310 A doivent être logiquement sélectionnées. L annexe se génère automatiquement dans Sage Direct. Cependant si cette dernière reste vide, elle ne sera pas télédéclarée. Depuis le mois d octobre 2010, la demande de remboursement du crédit de TVA (formulaire 3519) est télédéclarable directement depuis Salvia États Réglementaires. Le formulaire 3519 se trouve à la suite du PDF du formulaire déclaratif (3310-CA3 ou 3517-S-CA12) qui doit être complété dans Sage Direct. Salvia Développement /20

13 4 Menu «télédéclaration» Le menu «télédéclaration» permet de choisir son mode d envoi, de saisir de 1 à 3 RIB pour le télépaiement et de rentrer dans la phase de télédéclaration. Vous établissez cette déclaration en tant que : Si vous réalisez la télédéclaration sans passer par un cabinet d expertise comptable ou un tiers déclarant, le choix «Entreprise» est cochée par défaut Dans le cas où votre déclaration est assurée par un : Cabinet d expertise comptable : cochez «Cabinet» (voir paragraphe 3.4) Autre tiers déclarant : cochez «Autre tiers déclarant» (voir paragraphe 3.5) Prélèvements : saisissez le ou les RIB à partir desquels le télépaiement aura lieu. Connexion au portail : saisissez l identifiant et le mot de passe transmis par Sage C&I L identifiant et le mot de passe son commun à la TDFC et à la TVA. C est au niveau du portail que les droits d utilisation de l une ou l autre option seront validés. Télédéclaration : en cliquant sur le bouton «Télédéclaration», Salvia Etats Réglementaires valide la qualité des données saisies (taille des codes renseignés, champ obligatoires, etc. ) et appelle Sage Direct. Salvia Développement /20

14 Sage Direct s ouvre alors sur le formulaire que vous avez au préalable sélectionné. Salvia Développement /20

15 4.1 Saisie du formulaire dans Sage Direct La saisie du formulaire est directement à réaliser dans Sage Direct. Pour mettre en avant les zones de saisies, cliquez sur «mettre les champs en surbrillance». Les zones de saisie deviendront bleues comme dans Sage États Réglementaires. Le formulaire 3310-CA3 et son annexe 3310 A sont systématiquement générés ensemble. Toutefois, si l annexe reste vide, cette dernière ne sera pas télédéclarée. Le formulaire 3519 se trouve à la suite des formulaires 3310-CA3 ou 3517-S-CA12. Il est à renseigner dans le cas d une demande de remboursement saisie sur la ligne 26 du cadre «Crédit». L écran «Informations complémentaires CA3» (page 5/10) récapitule les informations essentielles du formulaire et du paramétrage de la TVA. Il permet aussi la saisie d un ou plusieurs RIB pour le télépaiement. La typologie doit être systématiquement modifiée car la saisie réalisée dans le paramétrage n est pas aujourd hui reprise. À la fin de la saisie, cliquez sur le bouton pour recalculer l ensemble des éléments du formulaire de la TVA et activer les contrôles de Sage Direct. 4.2 Envoi de la déclaration Après avoir validé la saisie du formulaire, cliquez sur le bouton. Cette étape active le cheminement de la télédéclaration définitive au portail de la DGFiP. La fenêtre suivante apparaît et signale le bon déroulement de la télédéclaration : NB : Le traitement des données par le service Sage EDI est immédiat et suivi dans Sage Direct. En revanche, l envoi par la DGFiP de l accusé de réception final par (à l adresse saisie lors de l installation de Sage Direct et visible dans la fenêtre «Redevable» du menu [Télédéclaration] [Génération EDI-TVA]) peut prendre plusieurs jours. Salvia Développement /20

16 5 Le contrôle et le suivi avec Sage Direct Une fois la télédéclaration effectuée, Sage Direct permet de suivre le processus de transmission de la télédéclaration afin de vérifier sa bonne réception par le portail de la DGFiP. Le contrôle, le suivi et l archivage sont assurés automatiquement par Sage Direct grâce aux fonctionnalités «Déclaration» et «Supervision». Sage Direct, livré avec Sage États Réglementaires, doit impérativement être installé sur le poste de la personne assurant la télédéclaration (voir note d installation). Une fois la télédéclaration envoyée au portail de la DGFiP, le progiciel Salvia États Réglementaires ouvre automatiquement Sage Direct dans une nouvelle fenêtre indépendante. Sage Direct comporte trois menus [Déclarations] [Transferts bancaires] et [Archives] qui s activent à partir de la barre de navigation à gauche de l écran. 5.1 Accès à Sage Direct Sage Direct est lancé automatiquement par le progiciel Salvia États Réglementaires après la réalisation de la télédéclaration. Si vous souhaitez suivre le processus de télédéclaration après sa réalisation, vous pouvez accéder à Sage Direct à partir de Salvia États Réglementaires depuis : le menu [Télédéclarations] [Télédéclarations fiscales], en double-cliquant sur [Sage Direct]. Patientez quelques instants avant l ouverture de Sage Direct. Salvia Développement /20

17 5.2 Menu Déclarations Ce menu permet le suivi du processus de télédéclaration. Sage Direct est un outil générique à toutes les applications Sage. Dans le cadre du progiciel Sage États Réglementaires, la TDFC et la TVA sont concernées. Les colonnes et [Statut] permettent de suivre le statut de vos déclarations : Description des pictogrammes : : Le portail d authentification a autorisé la déclaration : La déclaration a été reçue par le portail déclaratif et qu elle est en cours de vérification, puis de transmission à l organisme destinataire. : La déclaration a été acceptée par l organisme déclaratif : La déclaration n a pu aboutir. Nous vous invitons à consulter le Journal des événements, et le manuel de Sage Direct chapitre «Annexe 1 : Erreurs de transmissions», qui vous présente les différents messages d erreur existant et vous expose la conduite à tenir en cas de problème. : La déclaration n a pas été envoyée. Ce manuel est accessible à partir du point d interrogation dans la barre de menu de Sage Direct. Salvia Développement /20

18 5.3 Le journal des évènements Le journal des évènements complète le suivi du processus de télédéclaration en historisant l ensemble des envois effectués à partir de Sage Direct. Pour afficher le journal des évènements, cliquez sur l icône dans la barre d outils. Vous pouvez modifier l affichage des évènements (liste, fiches multiples ou fiche unique) à partir du menu [Affichage]. 5.4 Affichage des informations Les informations disponibles dans le Journal des événements sont les suivantes : Colonne La première colonne de la liste des événements intervenus lors de la transmission de vos déclarations affiche sous forme d icône le statut de l événement concerné. De cette manière, vous pouvez identifier d un rapide coup d œil les événements requérant votre attention. Cette icône vous informe sur l état de transmission de votre déclaration. Cette icône vous indique qu une erreur a eu lieu lors de la transmission de votre déclaration. Cette colonne ne peut être ni déplacée ni supprimée. Les différents types d informations disponibles dans le Journal des événements sont détaillés dans les colonnes suivantes. Service La colonne Service indique le type de déclaration concernée Statut Salvia Développement /20

19 La colonne Statut regroupe l ensemble des actions possibles dans Sage Direct pour la transmission de vos déclarations et la gestion de vos droits : Demande d autorisation : ce code retrace vos demandes d autorisation au portail d authentification pour effectuer vos déclarations. La signature obtenue en retour sera ensuite transmise au portail déclaratif en même temps que la transmission de la déclaration elle-même. Envoi déclaration : ce code est relatif à un événement consécutif à l envoi d une déclaration. Erreur : ce code indique que la transmission de la déclaration a échoué. Exception : ce code indique qu une erreur survenue lors de la transmission de votre déclaration, n a pas permis l acheminement de votre envoi. Mise à jour du statut : ce code signale un événement par lequel une mise à jour des statuts des déclarations et des droits a été demandée. Description La colonne Description détaille les circonstances de l événement identifié précédemment par le code. La liste suivante fournit des exemples de descriptions générées par Sage Direct. Description La connexion sous-jacente a été fermée : le nom distant n a pas pu être résolu Déclaration postée au portail déclaratif Déclaration reçue par le portail déclaratif La déclaration a été transformée au format EDI Déclaration autorisée par le Portail Sage Droits de déclarer transmis par le Portail Sage Demande d autorisation au Portail Sage effectuée Commentaire Problème de connexion réseau lors de la transmission de la déclaration Indique que la déclaration a bien été transmise au portail déclaratif Indique que la déclaration a bien été reçue par le portail déclaratif Indique que la déclaration a été transformée dans le format recevable pour l organisme destinataire Votre demande de déclaration a été acceptée par le portail Sage Le portail Sage indique quels sont vos droits pour les déclarations Sage Direct a demandé au Portail Sage de vous délivrer une autorisation à télédéclarer Une mise à jour du statut des déclarations en cours est effectuée auprès du portail déclaratif Salvia Développement /20

20 Colonne Création La colonne Création vous indique à quelle date et à quelle heure l événement consulté est survenu. Colonnes supplémentaires Vous avez également la possibilité d afficher les colonnes suivantes en le spécifiant de manière ponctuelle par le Sélecteur de champs, ou permanente dans l onglet «Colonnes» de la fonction Personnaliser. Type La colonne Type affiche le type d événement consécutif à l envoi de vos déclarations : Information : cette mention signale qu une phase du processus de transmission s est déroulée correctement. Erreur : cette mention est très rare. Elle signale qu un incident bloquant est survenu lors d une phase du processus de transmission. Une nouvelle tentative de transmission est nécessaire après avoir éventuellement effectué une action réparatrice. Identifiant La colonne Identifiant affiche l identifiant unique de votre déclaration. Les 35 caractères alphanumériques le constituant sont utilisés par l ensemble des intervenants (portail partenaire EDI, organisme déclaratif, service d assistance au client...) pour identifier sans doute possible une déclaration transmise par Sage Direct. Vous pouvez récupérer le contenu de la colonne Identifiant, en mettant en surbrillance l identifiant puis en utilisant le menu contextuel (qui s active avec le clic droit de la souris), pour le copier/coller. 5.5 Autres fonctionnalités L outil Sage Direct est un outil générique pour l ensemble des progiciels Sage. Il comporte donc de nombreuses autres fonctionnalités qui ne sont pas utilisées dans le cadre de la TDFC ou de la TVA. Pour tout complément d information lié à l utilisation de Sage Direct, vous pouvez vous référer au manuel utilisateur. NB : Pour accéder au manuel utilisateur, cliquez sur le point d interrogation dans la barre de menu de Sage Direct. Salvia Développement /20

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