LES GRANDS PRIX QUÉBÉCOIS DE LA QUALITÉ

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1 LES GRANDS PRIX QUÉBÉCOIS DE LA QUALITÉ POLITIQUES GÉNÉRALES CODE D ÉTHIQUE Une collaboration :

2 CODE D ÉTHIQUE Le présent code d éthique a pour objet d établir des normes permettant de s assurer de l impartialité et de la confidentialité dans tout le processus de sélection des Grands Prix québécois de la qualité. Le code s applique à toute personne ayant un rôle à jouer à titre de membre du jury, d expert, de chef évaluateur, d évaluateur ou dans toute autre fonction que requiert la bonne conduite du processus associé aux Grands Prix. Tout responsable de l évaluation et de la sélection relatives aux Grands Prix : 1. doit se conduire de façon professionnelle, avec honnêteté, intégrité et impartialité. 2. se doit de préserver la confidentialité de l information fournie par toutes les parties qui prennent part ou ont pris part au processus associé aux Grands Prix québécois de la qualité. Les règles de confidentialité sont présentées à la page suivante. 3. ne doit pas être en conflit d intérêts, c est-à-dire utiliser ses relations ou sa position lors de l évaluation pour servir ses propres intérêts ou promouvoir ses intérêts aux dépens de ceux des Grands Prix. 4. ne doit pas utiliser ou communiquer de l information qu il sait erronée ou fausse. 5. ne peut agir, à titre de membre du jury, d expert, de chef évaluateur ou d évaluateur, si l organisation qui pose sa candidature est son employeur, un concurrent de son employeur ou un client. À noter : Les évaluateurs, les chefs évaluateurs et les experts doivent retourner tous les dossiers ou documents reliés à une organisation candidate à la date mentionnée sur le document «fiche de contrôle des dossiers «évaluateur» et formulaire de déclaration d intérêt» (voir annexe B). Déclaration d intérêts Lors de la remise d un dossier de candidature, les responsables de l évaluation et de la sélection doivent déclarer s ils sont en conflit d intérêts avec l organisation candidate qu ils ont le mandat d évaluer. Le conflit d intérêts, dans le processus d évaluation des Grands Prix québécois de la qualité, peut être défini comme suit : Une situation dans laquelle un responsable de l évaluation (expert, chef évaluateur, évaluateur, membre du jury de sélection, autre) a un intérêt privé ou personnel suffisant pour influer ou sembler influer sur l exercice de ses fonctions au sein du processus des Grands Prix ; ou Une situation d opposition morale entre les intérêts du responsable de l évaluation et les devoirs de sa fonction. Bien entendu, le risque de conflit d intérêts doit se fonder sur des liens logiques et être analysé en fonction des attributions du responsable de l évaluation. Afin de ne pas nuire aux cogestionnaires des Grands Prix, le responsable de l évaluation doit, même s il a la force morale de faire abstraction de ses intérêts personnels, éviter toute situation où, logiquement et objectivement, l on pourrait conclure que ses intérêts personnels risquent d être préférés à l intérêt des Grands Prix ; ce qui pourrait influer sur son honnêteté ou son impartialité. Révisé

3 Ainsi, le responsable de l évaluation (ou un proche parent) siégeant au conseil d administration d une entreprise ou d un organisme susceptible de bénéficier des résultats ou tout simplement, d une information privilégiée, peut se retrouver dans une situation de conflits d intérêts dans la mesure où il est susceptible d influer sur les résultats d évaluation des Grands Prix ou d avoir accès à une information privilégiée pouvant intéresser cette entreprise ou organisme. D autre part, dans l analyse des situations de conflits d intérêts, il faut se rappeler toute l importance que prennent, en pratique, les apparences en cette matière. Une situation qui peut apparaître tout à fait claire et exempte de conflits d intérêts pour le responsable de l évaluation visé peut être perçue tout à fait différemment par un tiers n ayant pas accès à la même information. Il importe donc de prendre les précautions qui s imposent pour préserver la réputation et la crédibilité de la gestion des Grands Prix. Même dans les situations qui n entraînent pas de conflits d intérêts, les cogestionnaires s attendent donc à ce que les responsables de l évaluation, compte tenu de la nature particulière de leur mandat et de leurs liens privilégiés avec les organisations candidates, fassent preuve de beaucoup de prudence. Il faut aussi noter que les exigences relatives aux conflits d intérêts continuent à s appliquer, même après la période d évaluation et cela pour une période de un an. Enfin, le fait de recevoir des cadeaux, des dons ou tout autre avantage (abonnements, voyages, facilités de vacances ou de déplacement, services divers, etc.) pour des activités reliées aux processus d évaluation des Grands Prix peut placer le responsable dans une situation de conflits d intérêts. Il est, en effet, bien évident qu une telle situation peut influer sur l intégrité et le jugement du responsable, ou encore la discrétion dont il doit faire preuve sur ce dont il a connaissance dans l exercice de ses fonctions. Même si tel n était pas le cas, l acceptation de tels cadeaux, dons ou avantages risque de porter atteinte à la crédibilité et à la réputation de la gestion des Grands Prix. Afin d assurer le respect du code d éthique et des règles concernant les conflits d intérêts, nous demandons aux responsables de l évaluation de remplir le Formulaire du code d éthique et de la déclaration d intérêts (annexes A et B) envers l organisation candidate. Il s agit là d une mesure qui vise non seulement à garantir l intégrité des responsables de l évaluation mais aussi à assurer leur protection. Les responsables de l évaluation qui déclareront des intérêts conformément à la présente procédure seront affectés à un autre dossier par les cogestionnaires. Tous les renseignements fournis seront traités de façon confidentielle. Bien entendu, si des changements significatifs se produisent en cours de mandat relativement à un conflit d intérêts avec l organisation candidate évaluée, le responsable doit en aviser immédiatement les cogestionnaires. Révisé

4 Règles de confidentialité Les règles de conduites suivantes ont été développées dans le but de maintenir la confidentialité de tous les dossiers des organisations candidates aux Grands Prix québécois de la qualité incluant aussi l identité des organisations candidates. 1. Toutes les informations relatives au dossier de mise en candidature des organisations candidates doivent être traitées de façon confidentielle et les précautions suivantes doivent être prises (ces règles s appliquent aux évaluateurs, chefs évaluateurs, experts et membres du jury de sélection) : a) Les informations contenues dans un dossier de mise en candidature ne doivent être discutées avec aucune personne, incluant les autres évaluateurs, à l exception des membres de l équipe d évaluation désignée, de l expert, des membres du jury et des cogestionnaires des Grands Prix. b) Les noms des organisations candidates ne doivent pas être divulgués pendant et après le processus d évaluation des dossiers de mise en candidature. c) Aucune copie des dossiers de mise en candidature ne doit être faite ou gardée par les responsables de l évaluation. 2. Chaque évaluateur est responsable d attribuer un pointage personnel et indépendant au dossier assigné. 3. En tout temps (pendant et après le processus d évaluation), les responsables de l évaluation ne doivent transmettre aucun commentaire à l organisation candidate. Ceci inclut le pointage, les forces, les éléments à améliorer et la performance globale. 4. Les responsables de l évaluation (experts, chefs évaluateurs, évaluateurs et membres du jury de sélection) pourront s identifier comme responsable de l évaluation selon le modèle fourni par les cogestionnaires (voir politique de reconnaissance). Une telle désignation ne peut être utilisée qu après la remise des prix. 5. Les responsables de l évaluation ne doivent pas accepter d emploi ou établir une relation de consultation avec une organisation candidate qu ils ont évaluée et cela pour une période de douze mois après la remise des Grands Prix. 6. Toute personne qui déroge à ces règles peut être révoquée. Révisé

5 ANNEXE A FORMULAIRE DU CODE D ÉTHIQUE Le présent code d'éthique a pour objet d'établir des normes afin de s'assurer de l'impartialité et de la confidentialité dans tout le processus de sélection des Grands Prix québécois de la qualité. Le code s'applique à toute personne ayant un rôle à jouer à titre de membre du jury, d expert, de chef évaluateur, d'évaluateur ou de toute autre fonction que requiert la bonne conduite du processus associé aux Grands Prix. Tout responsable de l'évaluation et de la sélection relativement aux Grands Prix : 1. Doit se conduire de façon professionnelle, avec honnêteté, intégrité et impartialité; 2. Se doit de préserver la confidentialité de l'information fournie par toutes les parties qui prennent part ou ont pris part au processus associé aux Grands Prix québécois de la qualité; 3. Ne doit pas être en conflit d'intérêts, c'est-à-dire utiliser ses relations ou sa position lors de l'évaluation pour servir ses propres intérêts ou promouvoir ses intérêts aux dépens de ceux des Grands Prix; 4. Ne doit pas utiliser ou communiquer de l'information qu'il sait erronée ou fausse; 5. Ne peut agir, à titre de membre du jury, chef évaluateur ou évaluateur, si l'organisation qui pose sa candidature est son employeur, un concurrent de son employeur ou un client. Le soussigné déclare avoir pris connaissance du code d'éthique et s'engage à le respecter. Nom (en majuscules) Signature Date Révisé

6 ANNEXE B FICHE DE CONTRÔLE DES DOSSIERS «ÉVALUATEURS» ET FORMULAIRE DE DÉCLARATION D INTÉRÊT (Remettre la fiche complétée sur place ou la faire parvenir par courriel) Numéro de dossier : Organisation candidate : Dossier remis à (lettres moulées) : Avez-vous un ou des intérêts directs ou indirects avec le dossier de candidature de l organisation qui vous est remis? Oui non Si oui, mentionnez la nature de l intérêt : Cet intérêt est-il de nature à vous placer en situation de conflit? Oui non Si oui, précisez : Avez-vous participé à la préparation d un dossier de mise en candidature pour l édition 2011 des Grands Prix québécois de la qualité? Oui non Si oui, précisez le nom de l organisation candidate impliquée : J accuse réception des documents ci-haut mentionnés et, par la présente, je m engage à retourner ce dossier au plus tard le 29 juillet Signature : Date : Base de données Partie réservée aux cogestionnaires (ne pas remplir s.v.p.) Retour du dossier (cogestionnaire) : Signature : Date : Base de données Nom (en majuscules) Signature Date Révisé

1.1. La présente politique prend effet le (date établie avec l autorisation du CHD).

1.1. La présente politique prend effet le (date établie avec l autorisation du CHD). 1. DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR 1.1. La présente politique prend effet le (date établie avec l autorisation du CHD). 1.2. La présente politique remplace la Politique du CNRC relative aux conflits d intérêts

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