PHAROS S.A.R.L. Le 26/11/2012 GENIE AUTOMATIQUE. NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 1

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1 NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 1

2 SOMMAIRE 1. Définition 2. Avantages 1. Document 2. Utilisateur 3. Projet 4. Entreprise 3. Maîtrise du circuit de validation documentaire Intégration de la GED dans la loi MOP 2. Fonctionnalités 3. Personnalisation 5. Restitution des données à la MOA NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 2

3 Définition Procédé informatique permettant de: stocker référencer partager sécuriser c est la réponse aux problèmes de: Du point de vue de l entreprise: informations & documents de tous types capitalisation organisation diffusion confidentialité de l information mise en œuvre d une méthodologie automatisée de travail collaboratif information à jour en temps réel, exhaustive, accessible et protégée NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 3

4 Avantages 1) Document Traçabilité Intégrité & pérennité Classement dynamique Catégorisation, spécialisation & particularisation Association de tous types de fichier dans un unique document NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 4

5 Avantages Application client/serveur basée sur une interface WEB =>Adaptée aux plates-formes & réseaux hétérogènes Ce qui garantit une intégration : -quel que soit le système d exploitation -quel que soit le navigateur Application basée sur du code ouvert (Open Source) => Librement utilisable & modifiable Ce qui garantit pour le système : - Sécurité - Inter-opérabilité - Robustesse - Pérennité - Flexibilité NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 5

6 Avantages 2) Utilisateur Réactivité Ergonomie utilisation plus rapide consultation & modification des documents en ligne Notification par Mail lisibilité accrue prise en main facilitée Simplicité automatisation des tâches référentiel documentaire unique moins de rangement & transport NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 6

7 Avantages 3) Projet Confidentialité Cadencement accès sélectif & contrôlé respect du périmètre par chaque intervenant répartition des taches optimisation du travail des intervenants respect des flux de travaux documentaires suivi de l activité documents applicables rafraichis en temps réel NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 7

8 Avantages 4) Entreprise Sur le plan organisationnel stockage continuellement à jour structuration des flux de travaux information disponible & à qualité garantie gestion des profils d accès (par utilisateur) intégration facilitant & renforçant les modes de fonctionnement NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 8

9 Avantages Sur le plan du profit rangement (-50%) recherche (-50% à -70%) diffusion (-80% à -90%) stockage archivage efficience commerciale (+10%) efficacité du travail (+10% à +20%) (chiffres: oopartners.com) NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 9

10 Maitrise du circuit de validation Création Gestion Diffusion Conservation production enregistrement indexation classement mise à disposition (pull) distribution (push) sécurité droits variation évolution maintient sauvegarde archivage destruction NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 10

11 1) Intégration de la GED dans la loi MOP Restitution des documents à la MOA Fiches Documentaires MOE Fiches Documentaires Fournisseurs Livrables Fournisseurs Consultation des documents. Possibilité de réactivation des droits sur la GED pour une utilisation en exploitation. NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 11

12 2) Fonctionnalités Accessibilité Tableau de Bord Carnet d'adresses, Recherche Générale, Recherche Full-Text GED Multi-langue (Français Anglais) Profils utilisateur Rédacteur Vérificateur Approbateur Responsable de Projet Directeur de Projet Chef de Chantier NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 12

13 Accessibilité : Une GED disponible par Internet où que vous soyez NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 13

14 Accessibilité : Accès sécurisé, géré par un administrateur fonctionnel NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 14

15 Accessibilité : Accès convivial et prise en main rapide NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 15

16 Tableau de bord: Celui-ci permet à l utilisateur d avoir accès à l ensemble des documents le concernant renforcé par une forte visibilité pour ceux à traiter. NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 16

17 Carnet d adresses, Recherche Générale, Recherche Full-Text : Ces trois fonctions permettent la recherche de contacts ou de documents. La recherche Full-Text permet de rechercher à l intérieur des fichiers informatiques déposés. (Pdf, Word, Excel, Open Office, txt ). NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 17

18 La GED : Elle permet aux utilisateurs en fonction de leurs droits de créer, voir, vérifier ou approuver des documents. D obtenir rapidement la liste des documents applicables, BPE et TQC au dernier indice. NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 18

19 Profils utilisateur : Au sein de la GED différents rôles sont possibles : Rédacteur Vérificateur Approbateur Responsable Projet Directeur de Projet Chef de Chantier Les rôles sont cumulables et peuvent varier en fonction des lots. La visibilité des familles et des documents dépend des rôles définis. Rédacteur Vérificateur Approbateur Responsable de Projet Directeur de Projet NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 19

20 3) Personnalisation : Lors de la création de votre GED, il vous faut définir: Le paramétrage des familles administratives La nomenclature des documents L activation ou non de certains cycles de vie Livrable, Fiche documentaire pour chaque fournisseur Les sociétés participant au projet Attribuer les rôles aux différents utilisateurs La liste des métiers La liste des spécialités La liste des différentes phases du projet La liste des zones géographiques Les lots Quels utilisateurs travaillent sur quels lots avec leurs rôles sur chaque lot NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 20

21 GED Ingénierie et circuit de validation La GED Ingénierie est la plateforme de travail collaboratif regroupant l ensemble des familles documentaires suivantes : Les fiches documentaires Les fiches d observations Les fiches de dépôt Les bordereaux de diffusion Les fiches internes Les fiches livrables Chaque famille documentaire présente son propre circuit de validation. Les familles documentaires et les circuits de validation ont été spécialement étudiés pour couvrir les besoins d un projet maîtrise d œuvre. NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 21

22 Si pas d indice supérieur La Fiche Documentaire : Annulation Rédaction Processus de validation intra-société permettant la progression d un document relatif au projet de sa création jusqu à son Application. Vérification Incrémentation version Partage entre les utilisateurs d un lot d une même société. On ne fait pas l approbation Approbation Création nouvel indice Possibilité d activer ou non ces fiches documentaires pour les fournisseurs voulant se doter d un outil de validation interne. Création automatique d un bordereau de diffusion Applicable Création et Fiche documentaire en cours Historique Historisé quand nouvel indice arrive applicable Fiches documentaires Applicables Fiches documentaires Historiques (ancien indice) NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 22

23 La Fiche de dépôt : Permet de partager des documents entre plusieurs utilisateurs de la GED. Se substitue au FTP ou à l envoi de mail volumineux Les documents peuvent être adressés aux acteurs de différents lots mais aussi aux responsables projet MOE, MOA, fournisseurs, Rédaction Envoi de mail aux destinataires Création automatique d un bordereau d envoi Diffusion NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 23

24 Création et livrable en cours Création nouvel indice Si remarques non levées conservation des remarques sur nouvel indice Rédaction Création nouvel indice Livrable BPE Livrable Historique (ancien indice) Visa en cours Création nouvel indice Un VSO AR de la MOE et pas de VAO VAO Passage Automatique Tous VSO ou NC Passage Automatique Passage Automatique La Fiche livrable : Elle permet aux fournisseurs de déposer des documents pour demande de Visa à la MOE, MOA et Bureau de contrôle Visa Avec Remarques Création automatique d un bordereau de diffusion BPE avec remarques VAO Passage Automatique Passage Automatique Que des VSO ou NC Et toutes les remarques levées Création automatique d un bordereau de diffusion Visa Attribué Création automatique d un bordereau de diffusion BPE Visa Refusé VAO Passage Automatique Historisé automatiquement quand nouvel indice arrive BPE ou BPE avec remarques BPE suspendu Historique Pour les vérificateurs, livrable à viser ou déjà viser NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 24

25 La Fiche interne : Elle permet avec l accord des responsables de projet de partager des documents à des personnes d un ou plusieurs lots de la même société. Exemple : Partage de modèle de documents, de procédures qualités Rédaction Motif de retour en rédaction Création nouvel indice Vérification Motif de refus Création automatique d un bordereau de diffusion Refusé Diffusion Automatique quand nouvel indice passe en diffusion Historique NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 25

26 La fiche d observation : Il s agit d un document complémentaire annexe que l on joint lors d un dépôt de Visa Avec Observation sur les fiches documentaires ou les livrables Le bordereau de diffusion : Ils sont générés automatiquement lors de de chaque changement d état ou lors de la diffusion final du document. Ce document nous permet de connaître à qui et quand le document a été envoyé pour Information, Vérification, Approbation, Demande de Visa. NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 26

27 RESTITUTION DES DONNÉES À LA MOA Solution N 1 : Remise de l ensemble des fichiers dans un répertoire Solution N 2 : Remise d un disque dur avec les fichiers et un fichier Excel contenant les métadonnées des documents et le lien vers les fichiers. Solution N 3 : Machine virtuelle à installer chez vous avec une GED en consultation Solution N 4 : Remise d un disque dur contenant une base de données, les fichiers et un moteur de recherche Solution N 5 : GED en consultation hébergé chez nous Assurance de sauvegarde, maintenance du serveur Possibilité de réactivation de la GED pour une utilisation en exploitation NC-PHA-FRA-007 B GED Ingénierie présentation Générale 27

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