***** LA PAYE ***** Ajoutez les ANNEXES 9, 19, 21, 22 et 23

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1 ***** LA PAYE ***** Ajoutez les ANNEXES 9, 19, 21, 22 et 23

2 Guide d utilisation LA PAYE

3 INTRODUCTION Admettons-le, la préparation de la paye des employés n est plus une tâche simple. Comment être sûre de l exactitude de toutes ces déductions? La mobilité de la main-d oeuvre et la sophistication des politiques de rémunération ne sont que quelques-uns des facteurs contribuant à sa complexité. La Paye devient donc un outil de travail indispensable. Dans ce manuel, nous distinguons l implantation de l utilisation courante. Dès que les paramètres de base nécessaires au fonctionnement adéquat du logiciel sont inscrits, découvrez ses possibilités d utilisation. N.B. Dans ce manuel, le masculin désigne autant les femmes que les hommes.

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5 PRÉSENTATION TABLE DES MATIÈRES Lettre... i Table des matières... iii Liste des annexes...vii Structure de La Paye... ix IMPLANTATION Touches de fonctions...1 Procédures d implantation... 3 Guide d implantation...13 Rapports à imprimer...19 Section A UTILITAIRES Menu principal...23 A-1 MISE À JOUR DES PÉRIODES DE PAYE...23 A-11 Création...24 A-12 Consultation/modification...25 A-2 TABLEAU DES ÉQUIVALENCES...27 A-21 Des institutions financières...27 A-22 Des succursales...28 A-23 Des départements...30 A-3 TABLEAU DES DÉDUCTIONS...30 A-31 Création/modification...30 A-32 Consultation...33 A-4 CHANGEMENT DE LA DERNIÈRE PÉRIODE...33 A-5 AJUSTEMENT DES REVENUS D EMPLOI...35 A-6 AUGMENTATION DE SALAIRE...36

6 iv A-61 Générale pour tous...37 A-62 Générale par département...38 A-63 Individuelle...39 A-7 CHANGEMENT DES EXEMPTIONS DE BASE...40 A-8 MISE À JOUR DES TABLES D IMPÔT...40 A-9 PROCÉDURES DE FIN D ANNÉE...41 A-91 Mise à zéro des ajustements de revenus...42 A-92 Mise à zéro des cumulatifs annuels...42 A-93 Réactivation du R.R.Q A-94 Fermeture d année...43 Section B FICHIER DES EMPLOYÉS Menu principal...47 B-1 SPÉCIFICATIONS DU FICHIER...47 B-2 CRÉATION D UNE FICHE...48 B-3 MODIFICATION D UNE FICHE...52 B-4 CONSULTATION D UNE FICHE...56 B-5 RETRAIT D UNE FICHE...56 Section C ENREGISTREMENT MANUEL DE LA PAYE Menu principal...59 C-1 SPÉCIFICATIONS DE LA PAYE...59 C-11 Spécifications générales...59 C-12 Spécification des taux...61 C-13 Spécification des numéros de GLG...63 C-14 Spécification de la construction...65 C-2 INSCRIPTION...65

7 v C-3 MODIFICATION...71 C-4 CONSULTATION...72 C-5 DÉTAILS SUR LE CALCUL D UNE PAYE...72 C-51 Calcul de payes antérieures...73 C-52 Calcul de la paye de base...73 C-53 Simulation de paye...74 Section D ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE DE LA PAYE...77 Section E LISTES ET RAPPORTS Menu principal...81 E-1 SOMMAIRES Registre/employé Sommaire des T Sommaire des remises E-2 RAPPORTS COURANTS Bordereau de la paye Talon Chèque Bordereau bancaire Déductions individuelles...85 E-3 RAPPORTS MENSUELS Remises (D.A.S.) Remises de vacances Construction (C.C.Q.) Remises syndicales E-4 RAPPORTS DE FIN DE SESSION Relevé d emploi... 90

8 vi - Cessation d emploi Bordereau annuel T4 Combiné Relevé T4Fédéral E-5 LISTES DÉTAILLÉES Déductions générales Déductions par employé Institutions financières Succursales Départements Fiche de l employé... 92

9 LISTE DES ANNEXES Annexe 1 : Liste des genres de déductions Annexe 2 : Liste des codes de paye Annexe 3 : Liste des codes de régions de travail Annexe 4 : Liste des codes de types de chantiers Annexe 5 : Liste des codes de métiers ou codes d occupation Annexe 6 : Tableau des codes de départ Annexe 7 : Bordereau de la paye Annexe 8 : Talon Annexe 9 : Chèque Annexe 10 : Bordereau de transfert bancaire Annexe 11 : Détails des déductions individuelles Annexe 12 : Remises mensuelles (D.A.S.) Annexe 13 : Détails des autres déductions Annexe 14 : Fiche de l employé Annexe 15 : Remises de vacances Annexe 16 : Rapport mensuel de la C.C.Q. Annexe 17 : Remises syndicales Annexe 18 : Cessation d emploi Annexe 19 : Relevé d emploi Annexe 20 : Bordereau annuel Annexe 21 : T4 Combiné

10 viii Annexe 22 : Relevé 1 provincial Annexe 23 : T4 fédéral Annexe 24 : Registre des payes Annexe 25 : Sommaire des remises Annexe 26 : Sommaire des T4 Annexe 27 : Tableau pour la répartition des charges salariales

11 STRUCTURE DE «LA PAYE» Mise à jour des périodes de paye Création Consultation/modification Des institutions financières Tableau des équivalences Des succursales Des départements Tableau des déductions Création/modification Consultation Changement de la dernière période UTILITAIRES Ajustement des revenus d emploi Générale pour tous Augmentation de salaire Générale par département Individuelle Changement des exemptions de base Mise à jour des tables d impôt Mise à zéro des ajustements de revenus Procédures de fin d année Mise à zéro des cumulatifs annuels Réactivation du RRQ Fermeture d année Spécifications du fichier Création d une fiche FICHIER DES EMPLOYÉS Modification d une fiche Consultation d une fiche Retrait d une fiche Spécifications générales Spécifications de la paye Spécification des taux Spécification des numéros de GLG Spécification de la construction ENREGISTREMENT MANUEL DE LA PAYE Inscription Modification Consultation Calcul de payes antérieures Détails sur le calcul d une paye Calcul de la paye de base Simulation de paye ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE DE LA PAYE

12 Registre des employés Sommaires Sommaire des T4 Sommaire des remises Bordereau de la paye Talon Rapports courants Chèque Bordereau bancaire Déductions individuelles Remises (D.A.S.) Rapports mensuels Remises de vacances Construction (C.C.Q.) LISTES ET RAPPORTS Remises syndicales Relevé d emploi Cessation d emploi Rapports de fin de session Bordereau annuel T4 Combiné Relevé 1 T4 Fédéral Déductions générales Déductions par employé Listes détaillées Institutions financières Succursales Départements Fiche de l employé

13 L Implantation 1 TOUCHES DE FONCTIONS F1 ou Monte Déplace le bloc de sélection ou le curseur vers le haut, ou bien recule d un champ. F2 Efface Efface un champ, une ligne ou une paye. F3 ou Descend ou Étape suivante Déplace le bloc de sélection ou le curseur vers le bas, ou bien avance d un champ. F5 Affiche Affiche la page ou la paye suivante. F6 Enregistre Enregistre une paye ou la fiche de l employé. F8 Affiche Affiche la page ou la paye précédente. Esc ALT F1 et F10 Écran d aide Permet de faire marche arrière en tout temps ou de quitter un tableau particulier. Valide l option désirée etdétermine la fin d une entrée. Affiche un tableau de référence. N.B. Tout texte en caractère italique a pour but de résumer, d expliquer ou de souligner une particularité du logiciel.

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15 L Implantation 3 Si vous utilisez actuellement La Comptabilité AGI, passez à la page 10, n 27. ÉTAPES 1 Du menu principal de La Comptabilité AGI, appuyez sur F1 pour déplacer le bloc de sélection jusqu à UTILITAIRES et faites. *** LA COMPTABILITÉ AGI *** TOUCHES FONCTIONS TOUCHES FONCTIONS UTILITAIRES F1 Monter FICHIERS F6 Enregistrer F2 Effacer LISTES F7 Créer F3 Descendre JOURNAUX F8 Consulter F4 Imprimer ANNEXES F9 Dater F5 Afficher CONCILIATION F10 Modifier Esc Reculer COMPTES Valider RAPPORTS Mercredi Heure 31/01/AA ANALYSE 14:05:30 Logiciel AGI v. 7.1 ADMINI-GESTION INC. Tous droits réservés Téléphone: (418) Télécopieur: (418) Du menu UTILITAIRES, rendez-vous avec F1 au sous-menu Implantation du système et faites.

16 4 *** UTILITAIRES *** Implantation du système Formatage des disquettes Sauvegarde des données Restauration des données Épuration des transactions F1:monter F3:descendre 3 Utilisez F1 et sélectionnez Coordonnées de l entreprise. *** IMPLANTATION DU SYSTEME *** Coordonnées de l entreprise Paramètres d impression Mots de passe Spécifications du système Programmes personnalisés Sélection de la couleur F1:monter F3:descendre L Implantation du système est essentielle afin d établir les principaux paramètres de base pour le bon fonctionnement du logiciel. Pour faciliter la compréhension, nous avons numéroté les champs des tableaux et leurs descriptions respectives. Pour certains secteurs, nous avons inclus les spécifications de base les plus courantes.

17 L implantation 5 *** COORDONNÉES DE L ENTREPRISE *** 4 Nom de l entreprise.. RENTABLE INC. 5 Nom du responsable.. M. Donald Després 6 C.P. et adresse , C. Lislois 7 Ville et province... Montmagny (Québec) 8 Code postal G5V 1A8 9 Téléphone Numéro personnel N de série AGI Inscrivez le nom de l entreprise et faites. 5 Indiquez le nom du responsable ou du propriétaire et faites. 6 Inscrivez l adresse, faites. 7 Inscrivez la ville et la province, faites. 8 Inscrivez le code postal, faites. 9 L indicatif régional suivi du ou des numéros de téléphone, faites. 10 Inscrivez le numéro personnel et faites. Le numéro personnel protège le système et évite que certaines personnes l utilisent à mauvais escient. Aucune modification ne peut être effectuée au nom de l entreprise et au numéro personnel. Un changement à l un ou l autre de ces champs (4 et 10) interdit l accès aux logiciels. Ainsi, si vous devez modifier votre nom d entreprise, vous pouvez communiquer avec nous pour obtenir un nouveau numéro de validation. 11 Ce champ n est pas accessible par l utilisateur. ll nous est réservé pour inscrire le numéro de série de votre ensemble de logiciels.

18 6 12 Le dernier ramène le curseur au sous-menu IMPLANTATION DU SYSTÈME. Paramètres d impression, faites. Avec la touche F1, sélectionnez le bloc *** PARAMÈTRES D IMPRESSION *** N de l imprimante : 1 Identification de l imprimante : IBM Double (activé) Double..... (désactivé) Comprimé..... (activé) Comprimé.... (désactivé) Élite (activé) Élite (désactivé) Foncé (activé) Foncé (désactivé) Qualité lettre.. (activé) Qualité lettre. (désactivé) Souligné..... (activé) Souligné.... (désactivé) Saut de page N du fichier: F4 : Liste des imprimantes disponibles Ce tableau consiste à spécifier les paramètres d impression de vos imprimantes. Nous avons inclus les plus usuels. Si vous devez modifier les paramètres habituellement utilisés, référez-vous au manuel d instructions de votre imprimante. Faites pour déplacer le curseur ou Esc pour sortir du tableau sans effectuer de modification. Faites au champ «N de l imprimante» et la sélection sera automatiquement l imprimante IBM. Pour en créer une nouvelle, inscrivez 2 et faites à ce champ Inscrivez le nom de l imprimante ainsi que les paramètres appropriés en mode décimal (non en hexadécimal) d après votre manuel d imprimante. Sur le champ «N de l imprimante», vous pouvez faire F4 pour consulter la liste des imprimantes configurées.

19 L implantation 7 *** LISTE DES IMPRIMANTES SPÉCIFIÉES *** N Identification 1 * IBM DeskJet sans Epson Citizen et DeskJet avec Epson Panasonic Brother Laser HP IIID F1 : Monte F3 : Descend * : désigne la sélection courante Pour activer une imprimante en particulier, indiquez le n au champ «N de l imprimante» et faites jusqu en bas. Cette sélection reste valide jusqu à ce que vous alliez en resélectionner une autre. 14 Avec la touche, sélectionnez Mots de passe.

20 8 *** MOTS DE PASSE *** LOGICIELS ET SECTEURS ANCIEN NOUVEAU Accès aux programmes Fichier des clients et des fournisseurs Fichier du grand livre général..... Listes Journaux Conciliation Comptes Rapports Analyse Le grand livre général La Paye L Inventaire La Facturation La Gestion des dossiers La Gestion du temps Programmes personnalisés F1:monter F2:effacer F3:descendre :valider 15 Liste les logiciels et les principaux secteurs à protéger. Si vous désirez limiter l accès à La Paye, faites pour passer les autres champs et vous rendre vis-à-vis La Paye. Cette mesure de sécurité vous assure que personne ne peut avoir accès au logiciel La Paye, à moins de connaître le mot de passe. 16 Inscrivez le mot de passe utilisé pour la section concernée afin de pouvoir le modifier ou faites s il n existe aucun mot de passe. Pour indiquer l existence d un mot de passe pour un secteur, vous retrouverez des petits points identifiant que ce secteur est protégé par un mot de passe. Il est donc essentiel que les mots de passe soient notés puisqu ils n apparaissent pas à l écran. 17 Inscrivez le nouveau mot de passe désigné pour cette section. Un conserve l ancien.

21 L implantation 9 À l installation, le fichier ne contient aucun mot de passe. L utilisateur responsable décide des logiciels et des secteurs qu il désire protéger. Par contre, s il opère seul, il est préférable d ignorer cette protection afin de circuler librement dans tous les secteurs. Il est primordial qu une liste des mots de passe soit établie et classée en lieu sûr. Pour enregistrer les modifications, faites jusqu au bas de l écran. La touche Esc recule jusqu à l écran précédent afin de sortir rapidement mais ne conserve aucune modification. 18 Du menu IMPLANTATION DU SYSTÈME, pressez F3 et sélectionnez Spécifications du système. Faites. *** SPÉCIFICATIONS DU SYSTÈME *** 19 Chemin des programmes.. C:\logiciel.AGI\ 20 Chemin des fichiers... C:\001.AGI\ 21 Commande pour formater FORMAT A: 22 Commande pour sauvegarder BACKUP C: A: 23 Commande pour restaurer RESTORE A: C: 24 Paramètre du curseur Mot de passe pour protéger le fichier? 26 Nouveau mot de passe? Ces spécifications facilitent l accès aux principales commandes du système d exploitation. (DOS ou autres) Nous avons inclus les spécifications les plus courantes. Toutefois, vous pouvez modifier ces informations. 19 Indique l emplacement des programmes sur le disque rigide. Faites ou inscrivez les nouvelles coordonnées.

22 10 20 Indique l endroit où se situent les fichiers de données. Faites ou inscrivez les nouvelles coordonnées. 21 Identifie la commande de formatage des disquettes. Faites ou inscrivez la nouvelle commande. 22 Identifie la commande de sauvegarde des données. Faites ou inscrivez la nouvelle commande. 23 Identifie la commande de restauration des données. Faites ou inscrivez la nouvelle commande. 24 Contrôle l apparence du curseur selon les particularités de l ordinateur utilisé. Faites ou inscrivez le nouveau paramètre. 25 Si vous avez modifié des champs, inscrivez le mot de passe initial noui (lettres minuscules) pour enregistrer ces informations, sinon elles seront ignorées. 26 On vous demande si vous voulez changer le mot de passe. Inscrivez le nouveau mot de passe ou faites pour conserver l ancien. Si vous modifiez les champs, soyez très attentif car les conséquences pourraient être désastreuses. Nous venons d informer le système de l endroit où les données comptables de l entreprise se situent sur le disque rigide. Pressez Esc pour revenir au menu prinicipal. 27 Du menu principal de La Comptabilité AGI, faites pour sélectionner le bloc ANNEXES. 28 Avec F1, déplacez le bloc jusqu au choix La Paye et appuyez sur.

23 L implantation Si vous avez inscrit un mot de passe lors des étapes 14 à 17 de la Section Mots de passe, vous voyez l écran suivant. *** SÉCURITÉ *** 30 Mot de passe: Inscrivez le mot de passe choisi précédemment. Si vous commettez une erreur dans l orthographe du mot, le message suivant apparaît. *** SÉCURITÉ *** MOT DE PASSE INVALIDE Si vous n employez pas de mot de passe, vous accédez directement à l écran de VALIDATION DE LA PÉRIODE DE PAYE. *** LA PAYE *** Validation de la période de paye 31 Dernière période : 1 07/01/AA 32 Période actuelle : 1 07/01/AA 33 Acceptée (o, ) : Chaque semaine, vous validez la période de la paye. Cette validation se fait en fonction des périodes de paye spécifiées à la p. 23 dans la Section A-1 UTILITAIRES Mise à jour des périodes de paye. Vous ne pouvez pas inscrire manuellement une période inférieure à la dernière période, ni augmenter de plus d une période. 31 Le système indique la dernière période traitée.

24 12 32 Un à«période actuelle» indique la même période de paye. Par contre, vous pouvez la modifier. Par exemple : Dernière période = Période actuelle = Inscrivez o pour oui afin d accepter ce choix ou faites pour corriger.

25 GUIDE D IMPLANTATION

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27 L implantation 15 Ce manuel contient 5 sections présentées dans l ordre suivant: A- UTILITAIRES B- FICHIER DES EMPLOYÉS C- ENREGISTREMENT MANUEL DE LA PAYE D- ENREGISTREMENT AUTOMATIQUE DE LA PAYE E- LISTES ET RAPPORTS Des sous-menus complètent ces sections. Ces derniers guident l utilisateur dans l exécution des opérations relatives à La Paye. Suivez les directives du Guide d Implantation à la page suivante. Il vous permettra d exécuter les fonctions préliminaires qui serviront de base au traitement de la paye. La première colonne réfère au sous-menu à sélectionner, à partir du menu principal. La deuxième colonne donne le choix à consulter ainsi que les remarques importantes et la troisième colonne indique le nom de la section à voir. Lorsque l implantation est terminée, vous êtes en mesure d entreprendre votre gestion salariale informatisée.

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29 L implantation 17 ENREGISTREMENT MANUEL DE LA PAYE GUIDE D IMPLANTATION SPÉCIFICATIONS DE LA PAYE Section C-1 UTILITAIRES Mise à jour des périodes de paye Section A-1 UTILITAIRES Tableau des équivalences Section A-2 UTILITAIRES TABLEAU DES DÉDUCTIONS Création / modification Section A-31 UTILITAIRES Mise à jour des tables d impôt Section A-8 FICHIER DES EMPLOYÉS Création d une fiche Section B-2 FICHIER DES EMPLOYÉS Modification d une fiche ALT-C Cumulatifs et constantes Notes : Pour les champs 1 à 9, inscrivez les taux, montants dus ou versés jusqu à présent et le calcul s effectuera pour les périodes suivantes. Le champ n 5 est calculé en fonction du taux inscrit au champ n 3 alors que les champs 6 à 11 sont établis selon les codes de paye utilisés. Section B-3 FICHIER DES EMPLOYÉS FICHIER DES EMPLOYÉS Au champ n 13, inscrivez les heures en banque jusqu à présent et le calcul s effectuera automatiquement selon l information contenue au champ n 12. Modification d une fiche ALT-D Assignation des déductions Spécifications du fichier Note : Conformez-vous à l énoncé de cette section lorsque la création des fiches est terminée. Section B-3 Section B-1

30 18 UTILITAIRES UTILITAIRES ENREGISTREMENT MANUEL DE LA PAYE GUIDE D IMPLANTATION Ajustement des revenus d emploi Note : Si l implantation n est pas effectuée au début de janvier, complétez cette section afin que les Relevés 1 et T4 produits couvrent toutes les périodes de payes. Changement de la dernière période Note : Si l implantation n est pas effectuée au début de janvier, consultez la Section A- 12 Consultation des périodes de paye afin d identifier le numéro correspondant à votre première période de paye courante. Ex.: Date : 18 mars 19AA approx. Période : 11 Inscription Afin de vérifier l implantation, effectuez une paye dans cette section. Cette paye pourra être modifiée facilement ou annulée par la suite par la modification. Section A-5 Section A-4 Section C-2

31 L implantation 19 RAPPORTS À IMPRIMER Nous vous suggérons d imprimer les rapports suivants: Pour chaque période: 1- Bordereau de la paye (Annexe 7) 2- Talon, une copie pour l employé* 1 et une autre copie pour l employeur (Annexe 8) 3- Chèque avec talon inclus pour ceux utilisant des formulaires en continu (Annexe 9) 4- Bordereau de transfert bancaire, s il y a lieu (Annexe 10) 5- Détails des déductions individuelles pour chacun des employés* (Annexe 11) Mensuellement: 6- Remises mensuelles D.A.S. (Annexe 12) Avec détail des autres déductions, s il y a lieu (Annexe 13) Pour un meilleur contrôle, la remise mensuelle peut être imprimée à chaque période de paye. Les rapports suggérés s avèrent les plus utiles pour fins de contrôle et de vérification. Pour ce faire, consultez les annexes pour vous donner un aperçu des informations contenues dans les rapports recommandés. Pour émettre des rapports ou des listes, utilisez la Section E LISTES ET RAPPORTS du menu principal de La Paye. 1 *: facultatif

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33 Section A UTILITAIRES

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35 La Paye 23 SECTIONS 07/01/AA *** LA PAYE *** A B C D E Utilitaires Fichier des employés Enregistrement manuel de la paye Enregistrement automatique de la paye Listes et rapports F1:monter F3:descendre Section A UTILITAIRES Endroit où l on effectue des opérations utiles au bon fonctionnement du système. 07/01/AA *** UTILITAIRES *** A-1 Mise à jour des périodes de paye A-2 Tableau des équivalences A-3 Tableau des déductions A-4 Changement de la dernière période A-5 Ajustement des revenus d emploi A-6 Augmentation de salaire A-7 Changement des exemptions de base A-8 Mise à jour des tables d impôt A-9 Procédures de fin d année F1:monter F3:descendre Section A-1 Mise à jour des périodes de paye Détermine le début, la fin et la date de comptabilisation de chacune des périodes de paye.

36 24 07/01/AA *** MISE À JOUR DES PÉRIODES DE PAYE *** A-11 Création A-12 Consultation / modification F1:monter F3:descendre Section A-11 Création Afin de créer les périodes de paye. CRÉATION Entrez la date du début 1 Jour : 01 2 Mois : 01 3 Année : AA ATTENTION! La première période de l année courante peut avoir comme date de début une date de l année précédente. Ex.: 28/12/AA 1 Inscrivez le jour de la date du début de la première période de paye. 2 Inscrivez le mois de la date du début de la première période de paye. 3 Inscrivez l année de la date du début de la première période de paye. Afin d adapter les périodes de paye à l entreprise, vous avez la possibilité de choisir la date du début de la période et par conséquent d obtenir la fin de cette même période au jour de semaine désiré. Par exemple, inscrivez la date du lundi pour terminer la semaine le dimanche ou le dimanche pour obtenir une période se terminant le samedi. Pour un traitement sur 52 périodes, le système valide un délai

37 La Paye 25 de 7 jours même si la plupart n en travaillent que 5. Pour 26 périodes, le délai est donc de 14 jours. Si vous utilisez 24 périodes annuelles, vous obtiendrez le tableau suivant : CRÉATION Entrez la date du début 1 Jour : 01 Jour p.2: 16 2 Mois : 01 3 Année : AA Comme vous le constatez, le champ 1 se subdivise pour l utilisation de 24 périodes. C est à dire que le deuxième jour correspond au début de la seconde période du mois. Pour l utilisation de 12 périodes, vous n avez pas accès au champ 1. Vous indiquez donc le mois et l année concernés. Pour 24 et 12 périodes, le délai est variable à quelques jours près (max. 3). Section A-12 Consultation/modification Permet de consulter les périodes de paye calculées par le système. Permet de modifier les dates de comptabilisation.

38 26 07/01/AA CONSULTATION / MODIFICATION N période Date du début Date de la fin Comptabilisation 1 01/01/AA 07/01/AA 07/01/AA 2 08/01/AA 14/01/AA 14/01/AA 3 15/01/AA 21/01/AA 21/01/AA 4 22/01/AA 28/01/AA 28/01/AA 5 29/01/AA 04/02/AA 04/02/AA 6 05/02/AA 11/02/AA 11/02/AA 7 12/02/AA 18/02/AA 18/02/AA 8 19/02/AA 25/02/AA 25/02/AA 9 26/02/AA 04/03/AA 04/03/AA /03/AA 12/03/AA 11/03/AA 18/03/AA 11/03/AA 18/03/AA 12 19/03/AA 25/03/AA 25/03/AA 13 26/03/AA 01/04/AA 31/03/AA 14 02/04/AA 08/04/AA 08/04/AA 15 09/04/AA 15/04/AA 15/04/AA 16 16/04/AA 22/04/AA 22/04/AA F5 : page F8 : page F6 : enregistre 1 Indique la période de paye. 2 Indique la date du début de la période. 3 Indique la date de la fin de la période. 4 Indique la date de comptabilisation de la période et vous pouvez ici la modifier. Par exemple, dans le tableau présenté, nous avons préféré comptabiliser la période 13 au 31/03/AA pour l inclure au mois de mars étant donné la presque totale appartenance à ce mois. Ce tableau d équivalences permet d accéder en tout temps, pendant l année, à une période de paye à l aide d une ou de deux touches. On remplace donc l inscription de 6 chiffres (date) par un numéro correspondant à la période. Pour augmenter de plusieurs périodes, référez-vous à la Section A-4 Changement de la dernière période page 33.

39 La Paye 27 Vérifiez si le tableau convient aux périodes établies pour le traitement salarial de l entreprise. Avec les touches F5 et F8 vous pouvez consulter les pages précédentes ou subséquentes selon le cas. Section A-2 Tableau des équivalences Contient la liste des institutions financières, des succursales et des départements. 07/01/AA *** TABLEAU DES ÉQUIVALENCES *** A-21 Des institutions financières A-22 Des succursales A-23 Des départements F1:monter F3:descendre Section A-21 Des institutions financières Contient une liste numérotée des institutions financières que les employés fréquentent (y compris celle de l employeur) dans le but de faire le virement automatique de la paye.

40 28 TABLEAU DES INSTITUTIONS FINANCIÈRES 1 2 N Nom de l institution financière 1 Banque de Hong Kong 2 Banque Nationale de Paris 3 Caisse Populaire de St-Joseph 4 Banque de Montréal 5 C.I.B.C F1:monte F3:descend F5:page F8:page 1 Numéros des institutions financières. 2 Inscrivez le nom de chaque institution financière fréquentée. Section A-22 Des succursales Contient une liste numérotée des succursales où les employés travaillent.

41 La Paye 29 TABLEAU DES SUCCURSALES 1 2 N Nom de la succursale 1 Montmagny 2 Sainte-Foy 3 Québec 4 Lévis 5 Rimouski 6 Montréal F1:monte F3:descend F5:page F8:page 1 Numéros des succursales. 2 Inscrivez le nom de chaque succursale de l entreprise, s il y a lieu.

42 30 Section A-23 Des départements Contient une liste numérotée des départements de l entreprise. TABLEAU DES DÉPARTEMENTS 1 2 N Nom du département 1 Administration 2 Production 3 Ventes 4 Maintenance F1:monte F3:descend F5:page F8:page 1 Numéros des départements. 2 Inscrivez le nom de chaque département de l entreprise, s il y a lieu. Section A-3 Tableau des déductions Permet de spécifier des déductions particulières à l entreprise. 07/01/AA *** TABLEAU DES DÉDUCTIONS *** A-31 Création / modification A-32 Consultation F1:monter F3:descendre Section A-31 Création / modification Permet de créer ou de modifier les déductions.

43 La Paye 31 Vous aurez la possibilité d inscrire un mot de passe aux sections suivantes : Section A-31 Création / modification Section A-4 Changement de la dernière période Section A-6 Augmentation de salaire Section C-1 Spécifications de la paye : -Spécifications générales -Spécification des taux -Spécification des numéros de G.L.G. -Spécification de la construction Section B-5 Retrait d une fiche L inscription d un mot de passe dans l une de ces sections applique automatiquement ce même mot de passe pour toutes les autres sections. *** SÉCURITÉ *** 1 Mot de passe : 2 Nouveau mot de passe : 3 Confirmation : 1 Inscrivez le mot de passe ou faites s il n y en a pas. 2 Inscrivez le nouveau mot de passe ou faites pour passer ce champ afin de conserver l ancien ou l absence d un mot de passe. 3 Dans le but d éviter des erreurs, réinscrivez le nouveau mot de passe afin d être certain de son orthographe. L écran «Sécurité» est présenté à l entrée des trois premières sections vues précédemment (A-31, A-4, A-6). Dans les autres choix, le mot de passe est validé, comme dans la Comptabilité d AGI, soit à la fin de l écran de saisie. Toutefois, si aucun mot de passe n a été inscrit, il suffit de faire aux deux premiers champs pour accéder à la section.

44 32 07/01/AA CRÉATION / MODIFICATION N Description Employé Employeur Actif(o,n) Genre 1 Loyer O H 2 Équip O G 3 Prélèv O J 4 FTQ 9.17 O C 5 Ass.-salaire (Yvan) O H 6 Ass.-maladie (Yvan) O N 7 Assurance-vie (Yvan) O P 8 Loyer 5 O H F1:monter F3:descendre F5: page F8: page Aucune déduction ne doit être modifiée. En cas de changement, créez une nouvelle déduction et assignez-la correctement dans la fiche de l employé. (v. Section B-3 Modification d une fiche p. 55 champ n 1) 1 Indique le numéro de la déduction. 2 Inscrivez le nom (description) de la déduction. Pour compléter les champs 3 et 4, référez-vous au tableau suivant pour connaître les 3 façons d inscrire une déduction.

45 La Paye 33 Déduction fixe ($) : Déductions par pourcentage (%) : Déduction à l heure ($/h) : 2.00 correspond à une déduction de deux dollars par paye..10 correspond à une déduction de 10% du salaire brut par paye..20 correspond à une déduction de vingt sous/h. N.B. La colonne 6 distingue une déduction fixe, par pourcentage ou horaire. Référez-vous à l Annexe 1 pour connaître les genres disponibles. 3 Inscrivez la partie payée par l employé. 4 Inscrivez la partie payée par l employeur. 5 Inscrivez o pour oui. Ce champ est utilisé lors de la modification d une fiche afin d assigner la déduction à chaque employé. (v. Section B-3 Modification d une fiche p. 55 champ n 1). 6 Inscrivez le genre de la déduction créée. Afin d identifier le genre de la déduction, consultez le tableau des genres de déductions (v. Annexe 1). Il est à noter que le genre G est traité comme un supplément à la paye de C.C.Q. et non comme déduction. Section A-32 Section A-4 Consultation Permet une consultation rapide du tableau des déductions. Changement de la dernière période Donne la flexibilité de modifier la période de paye courante pour l avancer de plus d une période.

46 34 *** SÉCURITÉ *** 1 Mot de passe : 2 Nouveau mot de passe : 3 Confirmation : 1 Inscrivez le mot de passe ou faites s il n y en a pas. 2 Inscrivez le nouveau mot de passe ou faites pour passer ce champ. 3 Dans le but d éviter des erreurs, réinscrivez le nouveau mot de passe afin d être certain de son orthographe. 1 07/01/AA CHANGEMENT DE LA DERNIÈRE PÉRIODE 2 Dernière période effective : 1 3 Entrez la nouvelle dernière période : 4 ATTENTION! 4 Il ne vous sera plus possible de revenir aux périodes inférieures à 4. Confirmez ce choix (, o) : 1 Le système affiche la date de la période sélectionnée en entrant dans La Paye. 2 Indique la dernière période effective tel qu inscrit à «Validation de la période de paye» p Inscrivez la nouvelle dernière période. Elle précède la période que vous voulez obtenir. Ex.: Période à obtenir: 11 Période à inscrire: 10