Directives de pratique. concernant. l adjudication des frais

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1 Ontario Energy Board Commission de l énergie de l Ontario Directives de pratique concernant l adjudication des frais Février 2003

2 DIRECTIVES DE PRATIQUE CONCERNANT L ADJUDICATION DES FRAIS 1. DÉFINITIONS 1.01 Dans les présentes directives, les termes utilisés ont le même sens que celui donné dans les Règles de pratique et de procédure de la Commission de l énergie de l Ontario, à moins qu ils ne soient définis autrement dans la présente section. «agent d évaluation des frais» Personne ou employé de la Commission désigné comme étant l agent d évaluation des frais. «agent de commercialisation» Personne qui fait la commercialisation du gaz naturel. «détaillant» Personne qui vend de l électricité au détail. «distributeur» Propriétaire ou exploitant d un réseau de distribution. «grossiste» Personne qui achète de l électricité ou des services accessoires au sein des marchés administrés par la Société indépendante de gestion du marché de l électricité (SIGMÉ) ou directement auprès d un producteur ou qui vend de l électricité ou des services accessoires par l entremise de ces marchés ou directement à une personne autre qu un consommateur. «instance» S entend d une question introduite devant la Commission, qu elle ait été introduite au moyen d une requête, d un renvoi, par voie de décret du lieutenant-gouverneur en conseil ou encore par la Commission, de sa propre initiative. «Loi» La Loi de 1998 sur la Commission de l énergie de l Ontario, L.O. 1998, chap. 15 (annexe B). «producteur» Propriétaire ou exploitant d une installation de production. «requérant» En ce qui concerne les instances introduites par dépôt d une requête, s entend de la personne qui présente la requête, et en ce qui concerne les instances introduites au moyen d un renvoi, par voie de décret du lieutenant-gouverneur en conseil ou encore par la Commission, de sa propre initiative, s entend de la personne désignée par la Commission comme étant le requérant. «requête» Introduction par une partie d une instance devant la Commission. «secrétaire» Secrétaire de la Commission et toute personne qui est son adjointe. «transporteur» Propriétaire ou exploitant d un réseau de transport. -1-

3 2. POUVOIRS RELATIFS AUX FRAIS 2.01 La Commission peut ordonner une partie ou la totalité de ce qui suit : a) par qui et à qui les frais doivent être payés; b) l adjudication des frais à une partie qui : (i) (ii) (iii) de l avis de la Commission, est admissible à cette adjudication; participe de façon responsable à l instance; aide la Commission à comprendre les questions à l étude; c) le paiement des frais par une partie qui, de l avis de la Commission, a fait une intervention frivole ou vexatoire; d) le paiement des frais de la Commission par une ou plusieurs parties. 3. ADMISSIBILITÉ À L ADJUDICATION DES FRAIS 3.01 La Commission peut décider si une partie est admissible ou non à l adjudication des frais Le fardeau d établir l admissibilité à l adjudication des frais incombe à la partie qui demande cette adjudication Une partie à une instance de la Commission peut demander l adjudication des frais dans l un ou l autre des cas suivants : a) elle représente principalement les intérêts directs des consommateurs (p. ex., les contribuables) relativement aux services réglementés; b) elle représente principalement un intérêt public s inscrivant dans le cadre du mandat de la Commission; c) elle a un intérêt sur un bien-fonds touché par l instance Pour décider si une partie est admissible ou non à l adjudication des frais, la Commission peut également tenir compte de tout autre facteur qui, à son avis, touche l intérêt public Les parties non admissibles à l adjudication des frais comprennent les suivantes : a) les personnes ayant présenté une requête à la Commission; -2-

4 b) les transporteurs, les grossistes, les producteurs, les distributeurs et les détaillants d électricité, seuls ou en groupe; c) les transporteurs, les distributeurs et les agents de commercialisation de gaz naturel ainsi que les entreprises de stockage de gaz, seuls ou en groupe; d) la Société indépendante de gestion du marché de l électricité (SIGMÉ) Malgré l article 3.05, la Commission peut décider, dans des circonstances particulières, qu une partie visée par une des catégories énumérées à cet article est admissible à l adjudication des frais lors d une instance donnée La Commission peut, dans des circonstances appropriées, accorder une allocation en reconnaissance des efforts individuels déployés pour préparer et faire une intervention ou des observations. Le montant de l allocation sera déterminé par le comité de la Commission qui préside l instance. 4. PROCESSUS DE DEMANDE D ADJUDICATION DES FRAIS 4.01 Toute partie qui entend demander l adjudication des frais doit préciser, lorsqu elle dépose son avis d intervention, les raisons pour lesquelles elle s estime admissible à l adjudication et indiquer en quoi elle satisfait aux critères d admissibilité définis par la Commission (voir la section 3). On trouvera plus de renseignements sur le dépôt et la signification d un avis d intervention dans les Règles de pratique et de procédure de la Commission Toute personne qui demande de participer à une instance dispose d un délai de 14 jours civils à partir du dépôt de l avis d intervention et de la demande d adjudication des frais pour présenter ses oppositions à la Commission, après quoi cette dernière prendra une décision concernant l intervention et l adjudication des frais La Commission peut, en tout temps, demander des renseignements supplémentaires ou des précisions à une partie ayant demandé l adjudication des frais et peut lui fournir des directives concernant toute question dont la Commission peut tenir compte pour déterminer le montant des frais adjugés. La Commission peut également regrouper des interventions pour éviter le chevauchement des preuves On peut tenir compte de la directive mentionnée à l article 4.03 pour déterminer le montant des frais adjugés en vertu de l article PRINCIPES D ADJUDICATION DES FRAIS 5.01 Pour déterminer le montant des frais adjugés à une partie, la Commission peut tenir compte notamment des points suivants, à savoir si la partie : -3-

5 a) a soit posé des questions qui reprenaient indûment des questions posées par d autres parties lors du contre-interrogatoire; b) a soit déployé des efforts raisonnables pour s assurer que ses preuves n étaient pas indûment semblables à celles d autres parties; c) a soit déployé des efforts raisonnables pour collaborer avec d autres parties afin d éviter le chevauchement des preuves et des questions lors du contre-interrogatoire; d) a soit déployé des efforts raisonnables afin de combiner son intervention avec celle de parties ayant des intérêts semblables; e) a soit aidé la Commission à comprendre une ou plusieurs des questions dont elle a saisi cette dernière; f) a soit respecté les directives de la Commission, notamment en ce qui concerne le dépôt préalable des preuves écrites; g) a soit discuté de questions, dans ses preuves écrites ou orales, lors du contre-interrogatoire ou dans sa plaidoirie, qui n avaient pas de liens avec les questions déterminées par la Commission aux fins de l instance; h) s est soit comportée de façon telle qu elle a prolongé inutilement la durée de l instance; i) s est soit comportée d une façon que la Commission a jugé inappropriée ou irresponsable. 6. REMBOURSEMENT DES FRAIS DEMANDÉS 6.01 Les frais approuvés sont énoncés dans le barème de la Commission (annexe A) Les demandes d adjudication des frais doivent être présentées à l aide des formules approuvées par la Commission (annexe B) Le fardeau d établir que les frais dont une partie demande l adjudication étaient directement liés et nécessaires à sa participation à l instance incombe à la partie qui demande cette adjudication Une partie ayant subi une perte de salaire parce qu elle a participé à une audience peut demander le remboursement total ou partiel de cette perte. Une décision sera prise à ce sujet après l examen effectué par l agent d évaluation des frais. -4-

6 6.05 Aucune indemnité ne sera versée à une partie pour le temps consacré par ses employés ou ses dirigeants afin de se préparer à une instance de la Commission ou d y assister Les honoraires d avocats seront acceptés conformément au barème de la Commission Les frais parajuridiques seront acceptés conformément au barème de la Commission. Pour être admissibles, les services parajuridiques doivent être des services qui sont fournis normalement par un avocat de sorte que ce dernier consacre moins de temps aux affaires de ses clients Lorsque cela est approprié, les taux horaires des stagiaires en droit peuvent être acceptés conformément au barème de la Commission On ne remboursera pas le coût des services fournis par les avocats et les employés de soutien de la partie qui demande l adjudication des frais, y compris ses agents parajuridiques et ses stagiaires en droit Les honoraires des consultants et les frais de gestion des cas seront acceptés conformément au barème de la Commission. Il faut joindre au relevé des frais un exemplaire du curriculum vitae des consultants On ne fera pas de distinction entre les tarifs de préparation et les tarifs de participation. Le temps consacré au travail pendant un déplacement doit être considéré comme du temps de préparation. Il faut alors fournir des documents à l appui. Aucune indemnité ne sera versée pour le reste du temps de déplacement. Toutefois, on acceptera les frais raisonnables de déplacement conformément au barème de la Commission La Commission peut adjuger des frais à une partie selon un montant fixe pour chaque jour de participation aux conférences techniques, aux conférences visant à délimiter les points en litige, aux conférences de règlement et aux conférences préparatoires à l audience. 7. DÉPENSES 7.01 Les dépenses raisonnables telles que les frais d affranchissement, de photocopie, de transcription, de déplacement et d hébergement liés directement à la participation de la partie à l instance seront acceptées conformément au barème de la Commission On peut rembourser à une partie les dépenses raisonnables d un de ses employés ou dirigeants qui sont directement liées et nécessaires à sa participation à une instance de la Commission. -5-

7 7.03 Lorsque cela est approprié, les reçus doivent être joints à la demande d adjudication des frais. 8. INTERVENTIONS EN GROUPE 8.01 Lorsque plusieurs parties admissibles se sont réunies pour faire une intervention en groupe, la Commission autorisera généralement les dépenses raisonnables nécessaires à l organisation et au déroulement de cette intervention En règle générale, les coûts raisonnables de location d une salle de réunion et les coûts connexes de formation et de coordination du groupe qui sont liés à l intervention sont admis. Toutefois, les frais de déplacement et les dépenses personnelles des membres du groupe qui assistent aux réunions ne sont généralement pas admissibles Le nombre de participants à l audience doit être limité au nombre de représentants requis pour surveiller de façon efficace le déroulement de l instance et y participer. Si un groupe n est pas représenté par un avocat ou des experts, on accepte généralement les menues dépenses raisonnables engagées directement par au plus quatre membres du groupe pour assister à l audience. Si un groupe est représenté par un avocat ou des experts, on accepte généralement les menues dépenses engagées par au plus deux membres du groupe, considérés comme des conseillers, pour assister à l audience. 9. TAXE SUR LES PRODUITS ET SERVICES (TPS) 9.01 Les parties seront indemnisées pour la TPS qu elles paient sur les produits et services qui, de l avis de l agent d évaluation des frais, peuvent faire l objet d une adjudication des frais. On soustraira du montant de la TPS la valeur des remises et des crédits de taxe pertinents sur les intrants La Commission ne tiendra pas compte de la TPS perceptible pour déterminer le montant des frais adjugés Pour être indemnisée, une partie doit fournir les renseignements suivants concernant la TPS lorsqu elle remplit les formules de relevé des frais (annexe B) : a) son statut fiscal : p. ex., personne inscrite, personne non inscrite, organisme sans but lucratif admissible, personne détaxée en vertu de la TPS, personne exemptée de la TPS, etc.; b) son numéro d inscription aux fins de la TPS, le cas échéant; c) des précisions sur les coûts engagés indiquant le montant de la TPS pour chaque coût; -6-

8 d) le crédit de taxe correspondant sur les intrants, le taux de remise de la TPS, et la TPS perceptible sur tous les coûts payés et tous les frais ayant été adjugés à la partie. 10. DEMANDE D ADJUDICATION DES FRAIS Toutes les demandes d adjudication des frais seront assujetties à l examen de l agent d évaluation des frais, qui s assurera qu elles sont conformes au barème de la Commission Toute partie pouvant présenter une demande d adjudication des frais doit y indiquer pourquoi des frais devraient lui être adjugés. Elle doit fournir les détails de ces frais, dans le format approuvé par la Commission, joindre les reçus, et envoyer la demande dans les 21 jours civils suivant le plaidoyer final ou au moment déterminé par la Commission. Il faut déposer une copie de la demande auprès de la Commission et en signifier une copie à chacune des parties à qui on demande le paiement des frais La demande d adjudication des frais doit comprendre les éléments suivants (annexe B) : a) État sommaire du nombre d heures (formule 1) pour chaque consultant et avocat accompagné des feuilles de temps et des factures à l appui; b) État sommaire des dépenses (formule 2) pour chaque consultant et avocat accompagné des factures et des reçus à l appui; c) Affidavit à l appui de la demande d adjudication des frais (formule 3) attestant que les frais dont on demande l adjudication étaient directement liés et nécessaires à la participation à l instance Lorsqu une partie, qui s est représentée elle-même lors d une instance, demande l adjudication des frais, la Commission peut accepter que la partie lui présente une lettre décrivant les frais directement liés et nécessaires à sa participation à l instance. 11. Évaluation des frais Les parties qui, tel qu il a été décidé par la Commission, doivent payer des frais peuvent s opposer à tout aspect des frais dont on demande l adjudication dans les 14 jours civils suivant la date de présentation de la demande d adjudication des frais. Il faut déposer une copie de l avis d opposition auprès de la Commission et en signifier une copie à la partie ayant présenté la demande d adjudication à laquelle on s oppose. -7-

9 11.02 Dans les 7 jours civils suivant le dépôt de l avis d opposition, la partie qui demande l adjudication des frais peut déposer sa réponse auprès de la Commission et en signifier une copie au(x) payeur(s) La Commission rendra sa décision motivée ou publiera un rapport indiquant les frais devant être payés à chaque partie À l aide de la décision motivée et du barème, l agent d évaluation déterminera le montant des frais adjugés La Commission rendra une ordonnance indiquant qui doit payer les frais et qui recevra ce paiement. 12. Date d entrée en vigueur Les présentes directives de pratique s appliquent à toutes les instances ayant commencé après le 21 février

10 Annexe A BARÈME D ADJUDICATION DES FRAIS NOTA : Tous les frais excluent la TPS. Honoraires d avocats - Taux horaires Fournisseur de services juridiques Nombre d années d exercice accomplies Taux horaire maximum Avocat 11 et plus 210 $ Avocat De 6 à $ Avocat De 0 à $ Stagiaire en droit/agent parajuridique - 80 $ Honoraires d analystes/de consultants - Taux horaires Les consultants sont des experts de divers domaines du secteur des affaires ou des sciences tels que les finances, l économie, la comptabilité et le génie, ou des sciences naturelles telles que la géologie, l écologie, l agronomie, etc. Les personnes qui fournissent des preuves en tant qu experts, donnent des conseils professionnels à la Commission ou témoignent en tant qu experts seront indemnisées selon les taux indiqués dans le tableau ci-dessous s appliquant aux analystes et aux consultants. Il faut joindre une copie du curriculum vitae de l expert à la demande d adjudication des frais. Si une personne fournit des services de gestion des cas, les heures consacrées à ces services doivent être indiquées séparément et seront payées au taux pertinent. Honoraires d analystes/de consultants (y compris la gestion des cas) Fournisseur de services Nombre d années d expérience pertinente Taux horaire maximum Analyste/consultant 11 et plus 210 $ Analyste/consultant De 6 à $ Analyste/consultant De 0 à $ Gestion des cas $ -9-

11 Dépenses On accepte les dépenses raisonnables, telles que les frais d affranchissement, de photocopie, de transcription, de déplacement et d hébergement, qui sont liées directement à la participation de la partie à l instance. Dans la mesure du possible, il faut joindre à la demande d adjudication les reçus attestant de ces dépenses. 1. Les frais de déplacement à l aide d un véhicule personnel seront remboursés selon le taux fixé par le gouvernement de l Ontario. En date du 1 er janvier 2003, ce taux était de 33,75 cents le kilomètre. 2. On accepte les frais de déplacement, y compris les dépenses raisonnables engagées pour les repas et l hébergement, lorsque le lieu d affaires de la partie qui demande l adjudication des frais est situé à 100 km ou plus de l endroit où l instance a eu lieu. 3. Les frais de taxi, de location de voiture et de transport par limousine à partir d un aéroport sont acceptés. 4. Les déplacements en avion et en train doivent être en classe économique. 5. L hébergement en chambre pour une personne est une dépense acceptée. Toutefois, l hébergement ne doit pas être dans un hôtel ou une suite de luxe. 6. Les frais raisonnables de repas sont acceptés. -10-

12 FORMULE 1 Annexe B ÉTAT SOMMAIRE DU NOMBRE D HEURES - CONSULTANTS ET AVOCATS Il faut remplir une formule distincte pour chaque consultant et avocat. Numéro de dossier de la Commission Nom de la partie Nom de l avocat Année d admission au barreau Cabinet d avocats Nom du consultant N bre d années d expérience pertinente (joindre le curriculum vitae) Société d experts-conseils Heures Taux horaire Total partiel TPS Total Préparation Participation - conférence technique Participation - conférence de règlement Participation - audience orale Plaidoyer Gestion de cas TOTAUX Nota : Tous les frais demandés doivent être en dollars canadiens. Le cas échéant, indiquer le taux de change et la devise initiale. -11-

13 Annexe B FORMULE 2 ÉTAT SOMMAIRE DES DÉPENSES Numéro de dossier de la Commission Nom de la partie Partie ou groupe ayant effectué les dépenses Photocopies Impression Télécopies Messagers Téléphone Affranchissement Transcriptions Déplacements : Avion Déplacements : Automobile Déplacements : Train Déplacements : Autres ( ) Taxi ou limousine à partir d un aéroport Hébergement Repas Coût net TPS Autres ( ) Total Total partiel Nota : 1. Dans la mesure du possible, il faut joindre les reçus pour toutes les dépenses. 2. Tous les frais demandés doivent être en dollars canadiens. Le cas échéant, indiquer le taux de change et la devise initiale. -12-

14 FORMULE 3 Annexe B AFFIDAVIT À L APPUI DE LA DEMANDE D ADJUDICATION DES FRAIS Numéro de dossier de la Commission Nom de la partie Frais dont on demande l adjudication, en excluant la TPS Honoraires d avocats/de consultants + Dépenses = Total partiel net $ $ $ Taxe sur les produits et services... Personne inscrite... Personne non inscrite (TPS de 7 %)... Autre TPS de %... Organisme sans but lucratif admissible (TPS de 3,5 %)... Personne exemptée de la TPS Total des frais dont on demande l adjudication Total partiel net + Total de la TPS demandée = Total des frais demandés $ $ $ Je soussigné(e), (nom), de (ville, village, etc.) dans le/la (comté, municipalité régionale, etc.) de, déclare sous serment que : je représente la partie susmentionnée (la «partie») et que je suis au courant des questions faisant l objet du présent affidavit; j ai revu les frais ci-dessus dont on demande l adjudication et tous les documents à l appui; les frais indiqués ci-dessus ne sont que des frais liés directement et nécessaires à l intervention de la partie dans le cadre de l instance de la Commission de l énergie de l Ontario dont le numéro de dossier apparaît ci-dessus. DÉCLARATION SOUS SERMENT FAITE EN MA PRÉSENCE dans (la ville, le village, etc.) de, (comté, municipalité régionale, etc.) de, le (date). COMMISSAIRE aux affidavits Signature du déposant (12 février 2003) -13-