VÉRIFICATION INTERNE DES MESURES D ADAPTATION DES COLLECTIVITÉS DE PÊCHES DU QUÉBEC. Préparé par : CONSEILS ET VÉRIFICATION CANADA

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1 DES MESURES D ADAPTATION DES COLLECTIVITÉS DE PÊCHES DU QUÉBEC Préparé par : CONSEILS ET VÉRIFICATION CANADA Pour le compte de la : Direction générale Qualité, information et technologies DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE CANADA (POUR LES RÉGIONS DU QUÉBEC) Partie 1 - Mai 2004 Partie 2 - Juin 2005

2 TABLE DES MATIÈRES Page PARTIE 1 DÉCLARATION D ASSURANCE 4 SOMMAIRE EXÉCUTIF (PARTIE 1) INTRODUCTION Le contexte Étendue de la vérification Critères de vérification DÉMARCHE DE VÉRIFICATION Les objectifs poursuivis La méthodologie RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION COLLABORATION REQUISE DE CERTAINS MINISTÈRES FÉDÉRAUX Développement des ressources humaines Canada (DRHC) Pêches et Océans Canada (MPO) LANGUES OFFICIELLES Plan de communication Gabarits ADMISSIBILITÉ DES TRAVAILLEURS Formulaire du participant Preuves d emploi Nombre d heures requis MODALITÉS ADMINISTRATIVES 28 PAGE 2

3 3.4.1 Paiement des contributions Salaires et bénéfices marginaux Fiches de présence Autres considérations PAIEMENTS FINAUX DES CONTRIBUTIONS CONCLUSION 34 PARTIE 2 DÉCLARATION D ASSURANCE INTRODUCTION DÉMARCHE DE VÉRIFICATION Les objectifs poursuivis La méthodologie Étendue de la vérification Critères de vérification RÉSULTATS DES TESTS SUR LES PAIEMENTS Admissibilité des travailleurs Salaires Avantages sociaux Politique sur les paiements de transfert Guide de traitement des réclamations Autre considération CONCLUSION PLAN D ACTION 46 PAGE 3

4 Notre référence/our file Le 22 janvier 2004 Développement économique Canada pour les régions du Québec Direction générale, Qualité, information et technologies Montréal (Québec) SUJET: VÉRIFICATION INTERNE DES MESURES D ADAPTATION DES COLLECTIVITÉS DE PÊCHES DU QUÉBEC DÉCLARATION D ASSURANCE Nous avons terminé la vérification interne des Mesures d adaptation des collectivités de pêches du Québec (MACPQ), concernant la gestion des projets MACPQ exercée par Développement économique Canada pour les régions du Québec (ci-après appelé «DEC» ou «l agence»). Cette mission visait à fournir l assurance que l agence a mis en oeuvre les systèmes, procédures, ressources et mesures appropriées pour la réalisation des objectifs liés aux accords de contribution conclus dans les bureaux d'affaires responsables de la gestion des MACPQ. Également, la vérification visait à s assurer du respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la conformité à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. La vérification interne a été effectuée conformément à la politique de vérification interne du Conseil du Trésor et aux normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l Institut des vérificateurs internes. La vérification a eu lieu entre le 3 septembre et le 12 décembre 2003 et a porté sur les quarante-quatre accords de contribution conclus par DEC, apparaissant aux listes des projets MACPQ approuvés en date du 3 décembre La vérification incluait un examen des pratiques de gestion exercées par le siège social de l agence et les deux bureaux d affaires de DEC, responsables des MACPQ. PAGE 4

5 Des critères particuliers de vérification ont été développés par l équipe de vérification et ont été validés par la Direction générale, Qualité, information et technologies. Nous avons effectué les tests jugés nécessaires dans les circonstances pour pouvoir exprimer notre opinion. Selon notre jugement, les procédés de vérification suivis et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur un examen des situations recensées à la lumière des critères établis et ne s appliquent qu aux MACPQ. Les éléments de preuve assemblés répondent aux normes de vérification professionnelle et sont suffisants pour assurer la haute gestion du bien-fondé des conclusions tirées de cette vérification interne. À notre avis, les systèmes, procédures, ressources et mesures mis en oeuvre par l agence, pour la période vérifiée, sont appropriés pour la réalisation des objectifs liés aux accords de contribution conclus dans les deux bureaux d'affaires responsables de la gestion des MACPQ. L agence s est acquittée de ses obligations en ce qui a trait au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la conformité à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, à tous égards importants. PAGE 5

6 SOMMAIRE EXÉCUTIF DE LA PARTIE 1 Le contexte Les objectifs poursuivis L étendue de la vérification Collaboration de certains ministères fédéraux Les évaluations scientifiques confirment l'épuisement des stocks de morue dans certaines zones de l'atlantique et du golfe du St-Laurent et que cet épuisement se poursuivra malgré les efforts de préservation déployés jusqu'à présent. Sur cette base, le gouvernement fédéral annonçait le 24 avril 2003 une interdiction complète et à long terme de pêcher dans ces secteurs ainsi que la mise sur pied de mesures compensatoires. C est donc dans un laps de temps très court entre l annonce du moratoire et le début de la période estivale que l agence a mis sur pied les MACPQ. Dans le cadre des MACPQ, le principal engagement est d'appuyer des projets permettant la création d'emplois à court terme dans les collectivités touchées par la fermeture de la pêche. La clientèle visée par les MACPQ concerne les travailleurs de l'industrie de la pêche ayant perdu leur emploi ou leur admissibilité aux prestations d'assurance-emploi. Les MACPQ sont pourvues d'un budget total de 14 millions de $ et elles s'étendent sur une période de deux exercices financiers ( et ). L'agence désirait vérifier les processus liés à la gestion des MACPQ dans les bureaux d affaires et l encadrement administratif fourni par le siège social pour le premier exercice du financement. Cette vérification interne visait à fournir l assurance que l agence a mis en oeuvre les systèmes, procédures, ressources et mesures appropriées pour la réalisation des objectifs liés aux accords de contribution conclus dans les bureaux d'affaires responsables de la gestion des MACPQ. La vérification a eu lieu entre le 3 septembre et le 12 décembre 2003 et a porté sur les quarante-quatre accords conclus par DEC, apparaissant aux listes des projets approuvés en date du 3 décembre La vérification a porté sur la gestion des projets MACPQ exercée par l agence. Les deux bureaux d affaires de DEC responsables des MACPQ, soit celui de la Gaspésie et des Îles-de-la-Madeleine et celui de la Côte-Nord, ont donc été visités. Dix projets, répartis dans les deux régions citées, ont également été visités pour confirmer la bonne gestion des dossiers par l agence. Dans les MACPQ, DEC est associé avec d autres ministères et organismes fédéraux, notamment Développement des ressources humaines Canada (DRHC) pour sa complémentarité et son expertise, et Pêches et Océans Canada (MPO) pour son mandat de recherches confié par le gouvernement du Canada, tel que stipulé à l article 16 de ces mesures présentées et approuvées par le Conseil du Trésor. PAGE 6

7 Collaboration de certains ministères fédéraux (suite) Dans le mécanisme de vérification de l admissibilité qu elle a retenu, DEC a choisi de recourir à la collaboration de DRHC pour l obtention des renseignements personnels reliés à l emploi dans l industrie de la pêche. Ainsi, l utilité des listes de renseignements reçues a été limitée en raison du délai encouru pour l obtention de l autorisation ministérielle requise pour les transmettre. DEC devrait tenter, pour 2004, d obtenir les versions électroniques manquantes des listes de DRHC reçues. Dans l élaboration des MACPQ, DEC a utilisé des données émanant du MPO pour évaluer les impacts économiques et leur ampleur sur les régions touchées par l annonce du moratoire et établir le budget requis pour les mener à bien. Le MPO possède aussi des données pouvant faciliter la gestion des MACPQ et DEC s attendait à pouvoir utiliser ces sources d informations. L accès aux données du MPO a été limité, car elles ne furent recueillies que sur une base volontaire, en l absence d autorisation officielle. L annonce tardive du moratoire a donné peu de temps aux travailleurs, organismes et à DEC pour mettre en place des projets. DEC s inquiète que puisse se répéter ce scénario pour d autres espèces, particulièrement les espèces en émergence qui ont remplacées la morue. DEC devrait tenter d établir un canal de communication direct à l usage de ses conseillers facilitant l obtention des données qu auront besoin ses conseillers dans la gestion des projets des MACPQ dont ils sont responsables pour appuyer leurs analyses et décisions. Conformité à la Loi sur les langues officielles Conformité à la Loi sur les langues officielles (suite) Les communiqués, dans les deux langues officielles, ont tardé à être publiés car les conseillers régionaux en communication ont été impliqués tardivement dans ce processus. À court terme, nous suggérons que les bureaux d affaires établissent et fassent parvenir rapidement leurs besoins anticipés de communication pour l année 2004 à la Direction générale des Communications et que cette dernière fournisse en priorité toute l assistance requise. Les gabarits des divers documents nécessaires aux conseillers dans l accomplissement de leurs tâches entourant la gestion des MACPQ ont aussi tardé à être disponibles en langue anglaise. PAGE 7

8 Admissibilité des travailleurs Admissibilité des travailleurs En vertu de leurs accords de contribution, les promoteurs se devaient de faire la preuve que les personnes embauchées étaient touchées par le moratoire du 24 avril En raison des contraintes imposées par l application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LRP), DEC a accompli la majeure partie de la vérification de l admissibilité des travailleurs, mais cela n annulait pas la responsabilité des promoteurs. Ceux-ci devaient donc fournir, sur demande, à DEC les preuves nécessaires à cette validation. Le formulaire du participant (qui incluait une autorisation en vertu de la LRP), les relevés d emploi et les feuillets de salaires T-4 de 2002 permettaient aux promoteurs de s acquitter de cette obligation. Tel que défini, à l article 1.3 de leurs accords de contribution, les promoteurs devaient transmettre à DEC les formulaires dûment complétés dans les plus bref délais. Le formulaire a été mal compris de la part de plusieurs travailleurs et promoteurs comme en font foi les formulaires incomplets ou inexacts que nous avons consultés lors de la revue des dossiers maintenus par DEC. De plus, certains promoteurs ont fourni, en lieu et place de relevés d emploi ou de feuillets T-4 de 2002, des attestations écrites sous forme de lettre, qui à notre avis, ne constituent pas des preuves acceptables et auraient dû être refusées. Nous recommandons que des améliorations soient apportées au formulaire du participant de manière à tous les obtenir et fournir à DEC les informations nécessaires à la gestion des MACPQ et les autorisations requises en vertu de la LRP. DEC devrait exiger des promoteurs de projets que les formulaires transmis soient en tout temps complets, datés et signés par le participant et s assurer que chacun des accords de contribution contienne l article 1.3. DEC devrait également exiger des promoteurs qu ils obtiennent en tout temps le relevé d emploi ou le feuillet T-4 de 2002 comme preuve d emploi et de refuser sans exception toute autre attestation ou déclaration écrite. DEC devrait aussi refuser les coûts réclamés afférents tant et aussi longtemps que les preuves adéquates n ont pas été fournies. PAGE 8

9 Modalités administratives Pour guider ses conseillers responsables de la gestion des MACPQ, DEC a élaboré des modalités administratives, qui tout en respectant les mesures approuvés par le Conseil du Trésor, viennent préciser l application concrète de ces MACPQ. Ces modalités prévoient, en conformité avec la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, une directive pour les accords conclus avec les OSBL et fournissent des indications sur la valeur et la nature des salaires et bénéfices marginaux considérés admissibles en vertu des mesures. Nos sondages ont révélé que des avances ont été accordées en respect de la directive interne de DEC pour les OSBL apparaissant aux modalités administratives, mais en dérogation de l article de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. DEC devrait rappeler aux conseillers responsables des MACPQ, notamment lorsqu elle émet des directives internes de paiement, que celles-ci n éliminent pas l obligation de se conformer à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Nos entrevues et sondages ont aussi révélé que la vérification des salaires et bénéfices marginaux réclamés a été compliqué par le mode de présentation utilisé par quelques promoteurs. En règle générale, le mode de présentation utilisé par les promoteurs est calqué sur l annexe «A» des accords de contribution qui définit les coûts admissibles. Afin de faciliter leur tâche de vérification des coûts réclamés en vertu des accords de contribution conclus, les conseillers de DEC devraient tenter en rédigeant l annexe «A» des accords, d utiliser le mode de présentation qu ils souhaitent obtenir dans les réclamations qui seront présentées par les promoteurs. Par ailleurs, les visites de projets nous ont permis de constater que la rigueur entourant la tenue des fiches de présence n est pas uniforme d un promoteur à l autre. La signature des employés n est pas toujours exigée alors qu elle le devrait. Les promoteurs doivent pouvoir démontrer, preuves à l appui et en tout temps, que les heures payées ont été travaillées. Nous recommandons à DEC d exiger des promoteurs qu ils obtiennent et conservent en tout temps des feuilles de temps signées et approuvées indiquant les heures travaillées. PAGE 9

10 Modalités administratives (suite) Paiements finaux Au cours de nos entrevues, les conseillers nous ont fait part de plusieurs pistes d améliorations concernant les modalités administratives. Nous n avons pas pu valider chacune des pistes d améliorations soulevées, en raison de leur nombre et du temps alloué à cet exercice de vérification. Cependant, nous estimons qu il serait opportun que l agence fournisse l occasion à ses conseillers, lors d une rencontre formelle, de présenter les pistes d améliorations auxquelles ils ont réfléchis et qu ils souhaitent voir adoptées, pour l année Au moment de notre dernière visite en décembre 2003, l agence avait conclu quarante-quatre accords de contribution pour une valeur totale de 3.8 millions de $ et avait versé environ 23 milliers de $ en paiement final sur deux de ces accords. En raison du faible montant versé à titre de paiement final par l agence, nous n avons pas effectué de tests sur les paiements finaux. Nous ne formulons donc aucune opinion sur cet aspect de la gestion des accords de contribution. Il ne sera possible qu au cours de l exercice d effectuer des tests pouvant permettre d émettre un jugement sur le travail accompli par DEC en regard des paiements finaux. Conclusion À notre avis, les systèmes, procédures, ressources et mesures mis en oeuvre par l agence, pour la période vérifiée, sont appropriées pour la réalisation des objectifs liés aux accords de contribution conclus dans les deux bureaux d'affaires responsables de la gestion des MACPQ. L agence s est acquittée de ses obligations en ce qui a trait au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la conformité à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, à tous égards importants. PAGE 10

11 1.0 INTRODUCTION 1.1 Le contexte Les évaluations scientifiques confirment l'épuisement des stocks de morue dans certaines zones de l'atlantique et du golfe du St-Laurent et que cet épuisement se poursuivra malgré les efforts de préservation déployés jusqu'à présent. Sur cette base, le gouvernement fédéral annonçait le 24 avril dernier une interdiction complète et à long terme de pêcher dans ces secteurs ainsi que la mise sur pied de mesures compensatoires. Comme la vitalité économique de ces secteurs dépend en grande partie de la pêche à la morue, les personnes touchées par ces mesures d'interdiction perdent l'essentiel de leurs revenus. Par ailleurs, comme les alternatives d'emploi sont très limitées, que 70 % des travailleurs touchent des prestations d'assurance-emploi chaque année et que dans le cas de la Basse- Côte-Nord les collectivités sont souvent dépourvues d'infrastructures communautaires et routières, leurs habitants auront beaucoup de difficulté à s'adapter à ce contexte. Ainsi, pour pallier à la fermeture de la pêche à la morue dans ces zones, il est donc vital que des mesures spéciales d'aide telles que les MACPQ soient mises de l'avant. C est donc dans un contexte d urgence (entre l annonce du moratoire et le début de la période estivale) que l agence a dû mettre en oeuvre les MACPQ. Le défi était non seulement temporel, mais également logistique puisque certaines régions ne sont pas accessibles par route. De plus, l agence n avait que peu d expérience dans la livraison de programme de soutien. Les MACPQ sont pourvues d'un budget total de 14 millions de $ qui vient s'ajouter au financement déjà autorisé pour le programme de Développement économique Canada (ci-après appelé «l'agence» ou «DEC») relatif aux «Initiatives régionales stratégiques». La durée du financement des MACPQ s'étend sur une période de deux exercices financiers ( et ) avec un effort plus important lors du premier exercice. Un budget de contribution de l'ordre de 7,0 millions de $ a été prévu pour l'année et de l'ordre de 5,0 millions de $ pour l'année suivante. Dans le cadre des MACPQ, le principal engagement est d'appuyer des projets permettant la création d'emplois à court terme dans les collectivités touchées par la fermeture de la pêche. La clientèle visée par les MACPQ concerne les travailleurs de l'industrie de la pêche ayant perdu leur emploi ou leur admissibilité aux prestations d'assurance-emploi. Les contributions en vertu des MACPQ sont versées à des organismes sans but lucratif (OSBL) et à des entreprises commerciales. Les contributions ne sont généralement pas remboursables et peuvent atteindre 100 % des coûts autorisés du projet dans le cas des OSBL et des municipalités. Les projets MACPQ sont majoritairement des projets de courte durée (environ 3 mois) réalisés pour la plupart en période estivale. PAGE 11

12 Puisque l agence avait peu d expérience dans le cadre de mesures semblables et que le programme devait être mis en oeuvre de façon accélérée, l'agence s est imposée une vérification rigoureuse dès la première année d application des mesures pour vérifier les processus liés à la gestion des MACPQ dans les bureaux d affaires et l encadrement administratif fourni par le siège social. Ainsi, l agence a prévu qu une vérification interne pourrait se dérouler dans chacune des deux années de l'entente. La présente vérification interne est donc liées aux accords de contribution conclus, en vertu des MACPQ, de cette première année de l entente. 1.2 Étendue de la vérification La vérification a eu lieu entre le 3 septembre et le 12 décembre 2003 et a porté sur les quarante-quatre accords conclus par DEC, apparaissant aux listes des projets approuvés en date du 3 décembre La vérification a porté sur la gestion des projets MACPQ exercée par l agence. Les deux bureaux d affaires de DEC, responsables des MACPQ, ont donc été visités. Les visites ont été effectuées en octobre et en décembre aux bureaux de la Gaspésie - Îles-de-la-Madeleine et de la Côte-Nord. Dix projets, répartis dans les deux régions citées, ont également été visités pour confirmer la bonne gestion des dossiers par l agence. Après s être familiarisé avec les règles du programme et les annonces officielles entourant le déroulement de la mise en application des mesures d aide compensatoire, CVC a mené des entrevues au siège social de DEC et dans les deux bureaux d affaires responsables de la gestion des mesures, avec les directeurs, les conseillers et le personnel de soutien concernés par les MACPQ. Des entrevues ont aussi été menées auprès des promoteurs des dix projets visités. L échantillonnage et l examen des dossiers dans les bureaux d affaires et les visites de projets ont permis de dégager des commentaires et recommandations, qui ont été validés et discutés avec les responsables des MACPQ au siège social et dans les deux bureaux d affaires de DEC. 1.3 Critères de vérification Des critères particuliers de vérification ont été développés par l équipe de vérification et portaient sur l encadrement administratif des mesures, la gestion des accords de contribution conclus, les contrôles relatifs aux paiements en vertu de ces accords, le respect des lois en vigueur et notamment de la Loi sur la protection des renseignements personnels lorsqu'on partage des informations entre différents ministères, la conformité à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et le suivi des contrôles PAGE 12

13 exercés par les promoteurs dans le déroulement de leur projet par un représentant de l agence. Ces critères ont été validés par la Direction générale, Qualité, information et technologies, laquelle était responsable de cet exercice de vérification interne. PAGE 13

14 2.0 DÉMARCHE DE VÉRIFICATION 2.1 Objectifs poursuivis L'agence désirait vérifier les processus liés à la gestion des MACPQ en vue d'aider à améliorer l'efficience, l'économie et l'efficacité du fonctionnement des pratiques de gestion, des systèmes de contrôle et d'information, liés à la gestion des projets MACPQ dans les bureaux d affaires. La vérification comportait deux phases. Une première phase se concentrait sur la gestion des projets MACPQ exercée par l'agence. Cet exercice de vérification interne visait à examiner l'encadrement administratif de l'initiative de même que l'élaboration des règles du programme, s'assurer du respect des lois en vigueur et notamment de la Loi sur la protection des renseignements personnels lorsqu'on partage des informations entre différents ministères, s'assurer de la conformité à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, de vérifier la mise en place du programme à l'agence, de la manière dont il a été communiqué à la population et plus particulièrement à la clientèle-cible, s'assurer de la qualité de la surveillance et de l'existence d'un suivi approprié du promoteur par un représentant de l'agence, que la qualité du travail dans le dossier de l'agence est suffisante pour donner une assurance raisonnable que le promoteur respecte ses engagements, que le promoteur se conforme aux termes et conditions de l'accord dans le déroulement des activités. Une deuxième phase consistait à mener des vérifications, lors de visites, auprès des organismes qui ont reçu une contribution de l'agence de façon à s'assurer que le promoteur rend les services pour lesquels il a reçu une contribution, que les réclamations du promoteur sont des dépenses admissibles en vertu de l'accord, que les formalités administratives sont accomplies adéquatement par le promoteur et que les données reliées aux résultats de ces interventions soient colligées. Les visites des promoteurs avaient avant tout comme but de confirmer la bonne gestion des dossiers par l agence. Ce rapport de vérification interne est conçu pour communiquer les conclusions à la direction en vue de fournir l'assurance que l'on a mis en oeuvre les systèmes, procédures, ressources et mesures appropriées pour la réalisation des objectifs liés aux accords de contribution conclus dans les bureaux d'affaires responsables de la gestion des MACPQ, soit les bureaux de Sept-îles et de Gaspé. Les recommandations visent à formuler des pistes d'action pour améliorer les processus de gestion, l'identification des secteurs où l'agence est le plus exposé aux risques ainsi que des mesures correctrices qui seraient appropriées dans les circonstances. PAGE 14

15 2.2 Méthodologie Le présent projet a été effectué en appliquant les normes généralement reconnues au gouvernement fédéral en matière de vérification interne. La démarche se devait d'être associative et, dans ce contexte, l'établissement des faits a été validé avec toutes les parties concernées à l'agence. Le projet a été exécuté sous l'autorité de la Direction générale, Qualité, information et technologies de DEC. La collaboration de la Direction générale des Opérations régionales et des bureaux d'affaires concernés par ce présent exercice a assuré l'achèvement fructueux de ce projet et la réalisation du mandat conformément au cadre de référence fourni. Notre vérification a débuté au siège social de DEC où nous avons rencontré un représentant de la Direction générale, Qualité, information et technologies et le gestionnaire de la Direction générale des Opérations régionales responsables de la gestion des MACPQ. Ces derniers nous ont fait part du déroulement de la mise en oeuvre des mesures, des particularités propres aux deux régions touchées par le moratoire, nous ont fourni les listes des projets approuvés ainsi que la documentation entourant les MACPQ et nous ont communiqué leurs questions et préoccupations pour le présent exercice de vérification. Dans chacune des deux régions touchées, nous avons débuté notre vérification par une visite au bureau d affaires de DEC où nous avons rencontré les directeurs, les conseillers et le personnel de soutien responsables de la gestion des accords de contribution conclus en vertu des MACPQ et consulté les dossiers maintenus par l agence pour quatorze accords sélectionnés. Une première visite a eu lieu en octobre et une seconde en décembre Nous avons ensuite visité dix projets, sélectionnés et répartis dans les deux régions, accompagné chaque fois d un conseiller de DEC en octobre Au cours de chacune de ces visites, nous avons été en mesure de constater l accomplissement ou l avancement des travaux, de rencontrer et de discuter avec des représentants des promoteurs du déroulement de leur projet, notamment des contrôles exercés sur l embauche et la présence des travailleurs et, lorsque possible, de consulter des documents. Nous avons posé des questions, validé nos constats et compilé les éléments étayant nos constatations et recommandations. Des compte-rendus verbaux ont été présentés aux directeurs des bureaux d affaires de DEC à la fin de nos visites. PAGE 15

16 3.0 RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION 3.1 COLLABORATION REQUISE DE CERTAINS MINISTÈRES FÉDÉRAUX Dans les Mesures d adaptation des collectivités de pêche du Québec (MACPQ), DEC est associé avec d autres ministères et organismes fédéraux, notamment DRHC pour sa complémentarité et son expertise, et le MPO pour son mandat de recherches confié par le gouvernement du Canada, tel que stipulé à l article 16 de ces mesures présentées et approuvées par le Conseil du Trésor. Pour guider ses conseillers responsables de la gestion du MACPQ, DEC a élaboré des modalités administratives, qui tout en respectant les mesures approuvés par le Conseil du Trésor, viennent préciser l application concrète de ces MACPQ. Ces modalités ne sont pas immuables et ne constituent pas une méthode unique et universelle d application, mais elles reflètent un choix et constitue l encadrement administratif à suivre. Ces modalités définissent les collectivités, la clientèle-cible, les promoteurs, les projets et les coûts admissibles et non admissibles, les taux d aide possibles ainsi qu un mécanisme de vérification de l admissibilité des travailleurs aux projets financés en vertu des MACPQ Développement des ressources humaines Canada (DRHC) Dans le mécanisme de vérification de l admissibilité qu elle a retenu, l agence a choisi de recourir à la collaboration de DRHC pour l obtention des renseignements personnels reliés à l emploi dans l industrie de la pêche. Ces renseignements ont été définis comme étant les listes de pêcheurs, d aide-pêcheurs et de travailleurs d usine qui ont établi leur admissibilité à des prestations d assurance-emploi au cours des années 2000, 2001 et DEC devait également fournir à DRHC la liste des travailleurs jugés admissibles pour chaque projet. Une entente a été conclue entre DRHC et DEC pour le partage des renseignements. Nous avons obtenu une copie de cette entente et avons consulté les listes transmises par DRHC à DEC et effectué des tests sur le travail de vérification de l admissibilité des travailleurs accompli par DEC. Plusieurs lois et politiques imposent des contraintes pour l échange d information relative à la vie privée des citoyens entre ministères. Ce qui fait que, malgré la collaboration entre DRHC et DEC dès l annonce du moratoire d avril 2003, DEC n a pu obtenir les listes complètes demandées que le 18 juillet 2003, alors que les premiers projets ont débuté le 2 juin Ceci a entraîné un recours plus important à d autres moyens de la part de DEC pour valider l admissibilité des travailleurs. L utilité des listes reçues s est également révélée réduite en raison de plusieurs autres raisons soulevées par les conseillers au cours de nos entrevues effectuées lors de nos visites aux deux bureaux d affaires responsables des MACPQ. Les listes n ont été transmises sur support électronique qu à un seul de ces bureaux, un des deux n ayant PAGE 16

17 obtenu qu une copie sur papier. Comme la version papier ne permet pas un tri des données, comme c est le cas pour une version électronique, cette façon de procéder a entraîné une perte de temps. La démarcation utilisée, du 1 er avril au 31 mars, par DRHC pour la production de ses listes ne permettait pas de dégager clairement les données de 2002 puisqu elle chevauche la fin de l année civile. Ainsi, pour s assurer qu un travailleur a tiré des gains de l industrie de la pêche en 2002, DEC devait consulter la liste du 1 er avril 2002 au 31 mars 2003 et la liste du 1 er avril 2001 au 31 mars 2002 et n avait d autres choix que d accorder le bénéfice du doute. L obtention de la copie du relevé d emploi émis par l employeur comble cette lacune puisque celui-ci indique la date du dernier jour de travail. Cependant, le recours systématique à ce moyen rend inutile le recours aux listes fournies par DRHC. Il ressort de nos entrevues que le risque décrit ci-haut a été minimisé car DEC a obtenu, dans une forte proportion, la copie du relevé d emploi ou du feuillet T-4 de Nos entrevues et sondages ont également révélé que le nom d un travailleur apparaît sur ces listes même si la pêche dont il a tiré des gains n est pas touchée par le moratoire, que si et seulement si le dernier emploi fait partie de l industrie de la pêche et enfin même si sa municipalité ne fait pas partie des collectivités admissibles en vertu des MACPQ. L usage de ces listes doit donc être avisé et nécessite une bonne connaissance de la région touchée, de ses employeurs et de leurs activités. Nos entrevues et sondages nous ont permis de constater que les conseillers et le personnel de soutien de DEC responsables de l utilisation de ces listes possédaient cette connaissance et ont usé de la rigueur appropriée dans les circonstances. Des conseillers nous ont affirmé, qu à leur connaissance, DRHC dispose de tous les moyens nécessaires pour fournir rapidement des listes conçues en fonction des besoins de gestion des MACPQ par DEC. Le temps est déterminant dans la gestion des projets du MACPQ puisque des travailleurs se trouvaient sans revenu et les conseillers ont signalé qu ils auraient souhaité pouvoir communiquer directement avec un représentant désigné localement de DRHC pour l obtention d informations précises. Cet aspect n a pas été couvert dans l entente entre les ministères. Les représentants de DRHC, quant à eux, nous ont indiqué n avoir jamais reçu de demande de la part de DEC pour l obtention de la version électronique manquante des listes ni d indications spécifiques pour la conception des listes. De plus, DRHC nous a indiqué qu il aurait été possible de concevoir les listes selon les éléments mentionnés précédemment, mais cela aurait occasionné un délai supplémentaire. Selon les informations obtenues de DRHC, leur collaboration a été optimale dans les circonstances. À la suite de cette expérience, DEC peut choisir de ne pas recourir à la collaboration de DRHC et de n utiliser que d autres moyens, tel l obtention systématique du relevé d emploi PAGE 17

18 de DEC peut aussi choisir de prendre des mesures pour une meilleure collaboration avec DRHC. Dans la mesure où il est considéré qu une action concertée et coordonnée est plus efficace et bénéfique pour une région dont la vitalité économique est durement touchée face à un moratoire ou tout autre événement, des avenues pour une meilleure collaboration sont à privilégier, tel un protocole d entente pré négocié pour mettre en place de meilleures ententes. Nous suggérons que les services juridiques de DEC songent à la possibilité de conclure des protocoles d entente pré négociés, avec DRHC et d autres ministères, le cas échéant, qui pourraient être mis en application rapidement lors d une éventuelle situation d urgence. Nous suggérons également que ces protocoles incluent une liste détaillée des renseignements à échanger ainsi que des précisions quant au format d échange souhaité, comme le mode et le support de transmission, le délai de transmission, la démarcation des données et le tri ou l élimination de données superflues. DEC devrait songer également à prévoir les voies de communication à utiliser pour tout ajustement imprévu. Ces protocoles devraient impliquer la haute gestion des parties concernées et la volonté de collaboration devrait être clairement communiquée par la haute gestion jusqu aux régions impliquées afin de favoriser un meilleur partenariat ministériel et d accélérer la prestation de services aux citoyens. Recommandation Pour 2004, DEC devrait tenter d obtenir les versions électroniques manquantes des listes de DRHC, car il est possible que des travailleurs admissibles ne se soient pas présentés en DEC devrait aussi tenter de faire établir un canal de communication direct à l usage de ses conseillers afin que ceux-ci puissent au besoin s adresser à un agent de liaison désigné chez DRHC. Commentaires de la gestion Suite à l annonce du moratoire en avril 2003, DRHC, MPO et DEC ont fait face à une situation de crise. Les différents ministères concernés ont réagi promptement tout en respectant les lois en vigueur. Les difficultés rencontrées par les ministères n ont pas empêchées les projets de débuter moins de 6 semaines après l annonce du moratoire. La DGOR invitera RHDC (successeur de DRHC) à reprendre les rencontres périodiques débutées en 2003 pour la mise en oeuvre des MACPQ et à désigner un agent de liaison pour faciliter le travail des conseillers compte tenu de la nouvelle structure ministérielle. La DGOR demandera également à RHDC une version électronique des listes de citoyens potentiellement admissibles aux MACPQ pour chacune des deux régions y compris ceux et celles qui n ont pas demandé à bénéficier des MACPQ en PAGE 18

19 De plus, nous allons maintenir les liens qui ont été établis localement entre les employés de DEC et ceux de RHDC Pêches et Océans Canada (MPO) Le MPO est responsable de la gestion des ressources, soit le contrôle de son exploitation par la pêche et de l octroi des permis qui y sont reliés. Un processus de rencontre hebdomadaire avec le MPO, DRHC et DEC a été mis de l avant pour la gestion et le suivi des MACPQ. Le MPO possède de nombreuses données pouvant faciliter la gestion des MACPQ, tels des rapports de débarquement et de production, des listes de détenteurs de permis, l identification des bateaux, des pêcheurs, les types de permis octroyés, les dates d ouverture et de fermeture de zone de pêches par espèces, etc. DEC s attendait donc à avoir accès et pouvoir utiliser ces sources d informations précieuses. Notons que la liste des aides-pêcheurs est détenue par le gouvernement provincial. Les aides-pêcheurs constitue la majorité des travailleurs sur les bateaux de pêche. La participation de MPO, au moment de l élaboration des MACPQ, avec la direction de DEC a été essentielle. En effet, DEC a utilisé des données émanant du MPO pour évaluer les impacts économiques et leur ampleur sur les régions touchées par l annonce du moratoire et établir le budget requis pour mener à bien ces mesures compensatoires. Le temps et les efforts requis ont été fournis par les deux ministères dans des délais serrés. Les directeurs et les conseillers des deux bureaux régionaux de DEC s attendaient donc à ce que cette collaboration se poursuive tout au long du déroulement des MACPQ. Toutefois, nos entrevues ont révélé, d une part, que pendant le déroulement des projets la collaboration avec MPO a cessé faute d une entente formelle et, d autre part, que l accès aux données a été limité et elles ne furent recueillies que sur une base volontaire. Les conseillers ont dû recourir à d autres sources de données et déployer temps et efforts supplémentaires pour accomplir leur travail et obtenir les informations appuyant leurs analyses et décisions. Ils ont déploré cette situation et souhaité clairement une plus grande concertation et coordination entre MPO et DEC, tel que la mise en place de liens de communication et de collaboration formels. Parallèlement au déroulement des projets en vertu du MACPQ, se sont tenues des consultations régionales auprès du grand public et de l industrie en vue de préparer des mesures et solutions à long terme. Les consultations auprès de l industrie ont été thématiques. Les directeurs des deux bureaux d affaires visités ont pris part à ces consultations. Dans une des deux régions, l absence du MPO à chacun des volets thématiques, soit les sciences, les finances et l industrie a été soulignée. Le MPO avait dûment avisé DEC qu il ne prendrait part aux consultations avant celles-ci. Précisons que, MPO a commenté, après coup, le résultat des consultations qui lui ont été communiqués. DEC reconnaît que des arguments importants ont été soulevés dans ces commentaires, PAGE 19

20 mais constate qu il aurait été plus utile de les connaître avant l élaboration des solutions envisagées lors des consultations. Il va sans dire qu un plus grand apport du MPO aux consultations, notamment scientifiques, aurait été apprécié. Les représentants de MPO avaient fait part à DEC qu il serait préférable pour eux de ne pas participer à certaines consultations afin de ne pas détourner les discussions vers le moratoire. À leur avis, l objectif des consultations était de trouver de nouvelles avenues pour diversifier l économie des régions touchées par le moratoire. Leur présence, selon eux, aurait nuit à l atteinte de cet objectif. Au cours de nos entrevues, les directeurs et conseillers de DEC nous ont également souligné que l annonce tardive du moratoire, au moment où la saison de pêche aurait déjà normalement débuté, n a pas facilité sa tâche. Bien que le moratoire était appréhendé aucune mesure n avait été mise en place avant son annonce. En effet, autant les travailleurs de l industrie de la pêche, les usines, les organismes que DEC ont eut peu de temps pour mettre en place des projets. DEC s inquiète que ce scénario puisse se répéter pour d autres espèces, particulièrement les espèces en émergence qui ont remplacé la morue. Recommandation Nous recommandons à la haute gestion de DEC de maintenir ses efforts pour développer un dialogue avec le MPO qui puisse garantir l élaboration de mesures pro actives, de plan de communication avec la population et de stratégies concertées et coordonnées. À court terme, DEC devrait aussi tenter de renforcer les canaux de communication existants afin que ses conseillers puissent, au besoin, s adresser à un agent de liaison désigné chez MPO et ainsi, faciliter l obtention des données dont ils auront besoin dans la gestion des projets des MACPQ pour appuyer leurs analyses et décisions. Commentaires de la gestion Suite à l annonce du moratoire en avril 2003, DRHC, MPO et DEC ont fait face à une situation de crise. Les différents ministères concernés ont réagi promptement tout en respectant les lois en vigueur. Les difficultés rencontrées par les ministères n ont pas empêchées les projets de débuter moins de 6 semaines après l annonce du moratoire. DEC contactera MPO pour leur demander une collaboration accrue dans les demandes qui découlent de la gestion des MACPQ, notamment la désignation d un agent de liaison. PAGE 20

21 3.2 LANGUES OFFICIELLES Plan de communication Dans la mise en oeuvre de programmes ou de mesures compensatoires tels que les MACPQ, il est essentiel de communiquer, dans les deux langues officielles, avec la population des régions touchées. Cette communication vise à informer de l existence et de la nature des mesures, de ces conditions d admissibilité, des moyens à prendre pour s en prévaloir et indiquer où et à qui s adresser. Une communication de qualité se doit également d être claire et en temps opportun. La région des Îles-de-la-Madeleine et Gaspésie possède un réseau médiatique structuré et présent sur tout son territoire. On a utilisé de la publicité dans les journaux, des publireportages, des communiqués de presse. Il y a eu la présence du Secrétaire d État, une conférence de presse organisée et des annonces-bilans produites. Le directeur du bureau d affaires de DEC a accordé des entrevues aux médias et aux journalistes. Nous avons obtenu et consulté la documentation relative à ces communications. DEC a aussi contacté directement les organismes du milieu susceptibles de promouvoir des projets. Si les entrevues accordées, dès le 25 avril 2003, et les contacts directs ont été amorcés rapidement après l annonce du moratoire du 24 avril 2003, il en va autrement de la parution dans les journaux locaux. La première parution retracée est datée du 1 er août 2003 alors que les premiers projets ont débuté le 2 juin Le directeur régional a reconnu qu il y a là matière à amélioration. Plusieurs facteurs expliquent cet état de fait. La clientèle-cible des MACPQ est moins scolarisée à l opposé des habituels dirigeants d entreprise avec qui DEC fait affaire. Le message a donc dû subir plusieurs adaptations avant d être adéquat. Le directeur a aussi souligné, qu à son avis, face à une situation d urgence, les outils d information, de promotion et de vulgarisation doivent être plus nombreux. On peut raisonnablement penser que les efforts pour établir les contacts directs et les nombreux appels de demandes d information de la part des travailleurs auraient été sensiblement réduits si cela avait été le cas. Comme peu de médias desservent la région de la Basse Côte-Nord, en plus de contacts directs avec les promoteurs potentiels de projets, DEC a procédé, le 23 juillet 2003, à un envoi postal dans chaque foyer. Nous avons obtenu et consulté une copie de l envoi postal. Il a été rédigé dans les deux langues officielles et fournissait le nom d une personne ressource accompagné d un numéro de téléphone pour chacune des municipalités admissibles. Bien que la distribution ait eu lieu après le début des premiers projets, elle faisait suite à des contacts avec les municipalités amorcés dès le 3 mai 2003 lors d une assemblée générale où les maires étaient présents, comme en font foi les noms et numéros publiés. L isolement plus marqué de cette région ne favorisait pas la centralisation des appels au bureau de DEC, comme ce fut le cas à Gaspé, ni la paix et l ordre troublé à PAGE 21

22 la suite de l annonce du moratoire ne favorisaient une action plus rapide. Le mode de consultation préalable, suivi de l envoi postal, ont donc été appropriés aux circonstances. Par ailleurs, des besoins de communication importants sont pressentis par les directeurs et les conseillers responsables de la gestion des MACPQ des deux bureaux d affaires pour la saison 2004, en raison de l attitude d attente ancrée parmi la population des deux régions touchées, des mesures qui prendront fin et de la courte période de faisabilité de nombreux projets inhérente au climat. Des rencontres ont déjà été amorcées pendant le déroulement de cette vérification en vue de la préparation de la saison prochaine. D autres rencontres et forums de discussion étaient envisagés au moment de nos dernières visites. La contribution des conseillers régionaux en communication en 2004, pour la production de capsules d information, par exemple, est donc à envisager. Recommandation Nous recommandons, que face à une situation d urgence régionale, la Direction générale des Communications de l agence mette sans tarder ses conseillers régionaux en communication à contribution en faisant de cette situation d urgence, une priorité. À court terme, nous suggérons que les bureaux d affaires établissent et fassent parvenir rapidement leurs besoins anticipés de communication pour l année 2004 à la Direction générale des Communications et que cette dernière fournisse en priorité toute l assistance requise. Commentaires de la gestion La Direction générale des communications a entretenu des communications régulières avec les deux directions des bureaux d affaires concernés par le moratoire et avec le Secteur des Opérations. Elle a fourni, à différentes étapes, des conseils, des stratégies et des plans de communications appropriés pour faire connaître les mesures d aide et les résultats de ces mesures aux collectivités concernées. Les délais dans la mise en oeuvre de ces mesures ont été occasionnés essentiellement par la non-disponibilité de l information de contenu sur les mesures d aide. Pour l année 2004, compte tenu de l expérience de l an 1 dans la mise en oeuvre de cette initiative et de la connaissance des mesures de soutien offertes aux collectivités de la Basse-Côte-Nord et de la Gaspésie-Iles-de-la-Madeleine, la Direction générale des communications pourra être plus proactive et procéder à un plan de communications publiques adapté et plus tôt en saison. Pour leur part, les deux bureaux d affaires concernés communiqueront rapidement avec la Direction générale des communications si de nouvelles demandes devaient se présenter. PAGE 22

23 Notons que ces nouvelles demandes devraient être peu nombreuses puisque le programme est déjà lancé Gabarits DEC est assujetti à la Loi sur les langues officielles et, à ce titre, doit être capable de dispenser ses services dans les deux langues officielles. Pour ce faire, DEC met à la disposition de ses employés des gabarits de divers documents nécessaires à l accomplissement de leurs tâches. Dans le cadre des MACPQ, les deux bureaux d affaires ont eu à communiquer en anglais avec plusieurs promoteurs de projets. Ainsi, les conseillers ont préparé les accords de contribution des MACPQ à partir de gabarits. Au cours de nos entrevues, les conseillers ont déclaré que les gabarits disponibles en langue anglaise ne l ont pas été, au moment opportun. En fait, ce sont eux qui ont dû signaler l absence des versions anglaises au siège social de l agence. Ils ont même affirmé avoir eu à traduire eux-mêmes certains documents au meilleur de leur connaissance avant l obtention des versions officielles émanant du siège social afin de ne pas retarder indûment leur travail. Les parties concernées à l agence ont apporté les correctifs requis et la situation est réglée. Commentaires de la gestion L agence tient à souligner que tous les clients furent servis dans la langue officielle de leur choix et que seul un léger délai de trois jours fut encouru pour la traduction. Les documents sont présentement tous disponibles dans les deux langues officielles. Notons également que toutes les activités de communications ont été diffusées dans les deux langues officielles. 3.3 ADMISSIBILITÉ DES TRAVAILLEURS Formulaire du participant Dans l élaboration des modalités administratives, l agence a également développé un formulaire à faire compléter par chacun des travailleurs participant aux MACPQ. Ce formulaire visait essentiellement à faciliter la gestion des MACPQ, en permettant d obtenir une déclaration signée par le travailleur, fournissant les éléments clés du programme nécessaires à la validation de son admissibilité aux mesures. Le formulaire accordait à DEC, par la même occasion, les autorisations requises en regard de l obtention de renseignements personnels. Des copies, dans les deux langues officielles, de ce formulaire ont été remises aux promoteurs des projets approuvés dans le cadre des MACPQ. PAGE 23

24 En vertu de leurs accords de contribution, les promoteurs se devaient de faire la preuve que les personnes embauchées étaient touchées par le moratoire du 24 avril Les renseignements nécessaires pour le déterminer, étant protégés par la Loi sur les renseignements personnels, ne sont pas accessibles aux promoteurs, le formulaire devenait donc un outil privilégié permettant aux promoteurs de s acquitter de cette obligation. Tel que défini, à l article 1.3 de leurs accords de contribution, les promoteurs devaient transmettre à DEC les formulaires dûment complétés dans les plus bref délais. L expérience a démontré que le formulaire ne s est pas avéré un outil aussi valable qu escompté. Il a été mal compris de la part de plusieurs travailleurs et promoteurs comme en font foi les formulaires incomplets ou inexacts que nous avons consultés lors de la revue des dossiers maintenus par DEC. Ce faisant, DEC a dû prendre des mesures de suivis qui ont entraîné des pertes de temps. Nos entrevues avec les conseillers ont permis de cerner diverses causes expliquant cet état de fait et de concevoir des améliorations simples pouvant accroître l efficacité du formulaire du participant. À titre d exemple, il a été constaté qu à la rubrique «Nom de l employeur» la majorité des participants qui l ont complétée, ont inscrit le nom du promoteur du projet plutôt que le nom de l employeur du domaine de la pêche tel que recherché. Une précision comme suit : «Nom de l employeur du domaine de la pêche en 2002» faciliterait la compréhension et devrait favoriser l obtention de l information recherchée. Par ailleurs, des travailleurs d usine, bien que considérés admissibles au programme, n ont pas complété le formulaire constatant que la première déclaration y apparaissant ne reflétait pas leur réalité. La signature du formulaire aurait donc constitué, de leur part, une fausse déclaration. Ce faisant, l agence ne se voit pas accorder l autorisation requise en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et s expose à un risque en contrevenant à la Loi. Nos entrevues avec les conseillers ont aussi permis d identifier des pistes d améliorations simples. À titre d exemple, pour la déclaration en cause : «Je déclare avoir perdu mon emploi comme pêcheur, aide-pêcheur ou travailleur d usine de transformation de poissons à la suite des mesures limitant la pêche dans la région et ne plus être admissible aux prestations d assurance-emploi.» On pourrait substituer les déclarations suivantes : «Je déclare avoir perdu mon emploi comme pêcheur, aide-pêcheur ou travailleur d usine de transformation de poissons à la suite des mesures limitant la pêche dans la région.» OUI NON Si non, date prévue de fin d emploi «Je déclare ne plus être admissible aux prestations d assuranceemploi en raison de la perte de mon emploi comme pêcheur, aide- PAGE 24