Plan directeur financier

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1 Service de l informatique Plan directeur financier Inventaire pour le maintien des technologies utilisées à la Ville de Gatineau dans le cadre du programme financier à long terme Document préparé par André C Scantland 29 mars 2010 / 9 avril 2010

2 Dans le cadre du plan financier à long terme, le Service de l informatique doit établir les balises financières pour assurer la pérennité de ses infrastructures et de ses applications dans un cadre structuré et documenté. Pour ce faire, le présent document énumère l inventaire des groupes technologiques utilisés à la Ville dans 5 sphères d activités. Les infrastructures réseau Les postes de travail / les imprimantes / les traceurs Les logiciels de production Les applications (logiciels corporatifs) Autres produits en support aux technologies Technologies exclues Représente ce qui n est pas supporté par le Service de l informatique, mais qui a une incidence importante sur la nécessité de renouveler ces équipements. Les infrastructures réseau Ces équipement représentent les équipements nécessaires à la transmission des données (réseau filaire), à l hébergement des données (serveurs), la téléphonie et les outils de gestion et de protection des données (garde-barrière Antipourriel Antivirus) et autres logiciels de sécurité. Certaines de ces dépenses font partie intégrante du budget d opération du Service de l informatique. Tableau 1 remplacement Frais de réseau Annuel Commutateur Commutateur WI-FI Modem DSL Serveurs / SAN Système d exploitation N/A Contrat Base de données N/A Contrat Téléphonie (serveurs) Appareils téléphoniques Interalia / Audiocode Logiciels (GB / AP / AV / Filtrage) Annuel TOTAL Budget d opération informatique PTI informatique Note : À noter que le volet des cellulaires n est pas inclus à ce présent document Les postes de travail / les imprimantes / les traceurs et les appareils multifonction Ces équipements servent essentiellement au travail journalier au niveau affaires. Ils représentent l ensemble de la flotte des ordinateurs de bureau et les imprimantes de tout acabit. Fait assez important est que les PC et portables sont loués; ils font donc partie du budget d opération. Les nouvelles acquisitions sont inscrites au PDI et / ou au PTI. Tableau 2 remplacement PC Portables Terminaux véhiculaires Postes terminaux Imprimantes laser Imprimantes à points Traceurs Multifonctions Ricoh TOTAL Budget d opération informatique PTI informatique

3 Les logiciels de production Ils représentent les logiciels bureautiques ou géomatiques dont l usage est largement déployé.. Tableau 3 d entretien renouvellement Suite Office Logiciels géomatiques Logiciel Adobe Logiciel Antidote Logiciels d édition / de dessin Autres logiciels TOTAL Budget d opération informatique PTI informatique Budget d opération des services Les applications La liste des principales applications informatiques utilisées à la Ville. Tableau 4 Application Origine Estimation de la valeur investie Coût moyen d entretien annuel Valeur du Rehaussement prévu Source du financement Système financier Maison Interne Salaire SI 20 AP Système de paie Maison Interne Continue Salaire 2 AP RH Dotation CGI Budget service RH CSST Maison 0 Interne Salaire 2 AP RH Griefs Maison Interne Salaire 2/3 AP RH - Formation Maison Interne Salaire 2/3 AP Taxation Maison Interne Salaire SI Taxes d affaires Maison 0 Interne X Salaire 3 AP Évaluation Consortech PTI informatique Police Versaterm Continue Budget service Incendies Emergencys Continue Budget service CANU Gestisoft Gestion fournisseurs Gestisoft Budget service Cour municipale GFI Budget service Gestion de la flotte Arfan Budget service Gestion préventive des Maison Interne Voir édifices PTI service usines Gestion préventive édifices Maximo / Non utilisé PTI service Actif édifices A venir PTI service Logiciel loisirs Ludik M2e Budget service Logiciel bibliothèque Horizon Budget service Billetterie Techna Budget service Permis d affaires Maison Interne Salaire 2 AP Site Internet de la Ville Maison Interne Continue Budget service Portail municipal Cactus Interne PTI Applications mineures multiples Gestion des essences Gestion des déchets BES Xmédius Fax Ombudsman C2 Gestion des accès Gestion documentaire Unidac Divers Certaines TOTAL PTI ou Budget service

4 La majorité des applications identifiées n ont pas une fin de vie utile. Tant et aussi longtemps que l application est tenu à jour et que le besoin d affaires ne change guère, l application peut survivre plus de 15 ans. Il est donc recommandé de prévoir au PTI une somme annuelle de $ afin de procéder au rehaussement ou au remplacement d applications majeures, ce qui représente à peine 5,3 % de la valeur totale de nos investissements. Il est à noter également que la charge d entretien des applications «maison» accapare tout près de 5 AP de support, ce qui représente une somme symbolique de $ ou 5 % des $ de logiciels internes. Pour chaque logiciel applicatif ajouté dans l organisation, il faut prévoir 20 % de la valeur du logiciel comme budget d opération au service responsable Autres produits en support aux technologies Tableau 5 remplacement UPS majeurs (+ 10 KVA) UPS portatifs (- 5 KVA) UPS petits Batteries Quincaillerie diverse Claviers Souris Câbles Barres d alimentation Stations d arrimage Écrans Outils N/A TOTAL Aucun plan d entretien préventif n est encore prévu pour ces équipements. L entretien se fait en mode correctif seulement Équipements non inclus au présent document Les équipements suivants ne sont pas inclus au présent rapport, mais ont ou auront une incidence importante lors du renouvellement, rehaussement ou remplacement. Tableau 6 Équipement Estimation de la valeur Dépense annuelle Fin du contrat Radiocommunication Police / Incendies Radiocommunication Travaux publics Désuet Génératrice dans les édifices ?? UPS dans les usines ?? Système de sécurité corporative (Accès / Alarmes / Surveillance) ? Photocopieurs (131) ** ? TOTAL ** Le remplacement des photocopieurs par des appareils multifonction représente un transfert des responsabilités et des budgets de la division des approvisionnements au Service de l informatique. Ces nouveaux appareils s apparentent plus à des imprimantes qu à des photocopieurs et, par conséquent, tombent sous notre juridiction puisqu ils sont installés sur le réseau et configurés pour agir comme imprimantes, télécopieurs, numériseurs et photocopieurs. Pour 2009, nous avons déployé 30 appareils multifonction et avons rapatrié plusieurs photocopieurs, télécopieurs et imprimantes pour fins de dépossession. Nous prévoyons pour 2010 mettre à jour l inventaire des photocopieurs et proposer un plan sur plusieurs années, ce qui viendra majorer l effort financier au niveau du PTI informatique. Projets inscrits au PTI non débutés Le prochain tableau énumère les projets inscrits au PDI qui ne sont pas encore débutés ou pour lesquels aucun paiement n a encore été effectué.

5 Tableau 7 - Projets en milliers de dollars Numéro Projet SI PDI informatique SI * Développement applications informatiques SI Logiciel positionnement incendies 200 SI Maintien des infrastructures technologiques SI Portail municipal 300 SI Plan directeur sécurité informatique PI Logiciel de maintenant préventive édifices EVA Modernisation système d évaluation 541 TOTAL * Le projet SI est la provision du 1 million proposé dans ce présent document pour le maintien des applicatifs. Depuis 2008, ce million est amputé du montant représentant le maintien des infrastructures technologiques, qui, avec le montant annuel de $ au PDI, représentent un montant annuel de 1,3 million $. Il y aurait lieu de réviser cette pratique et de respecter le montant de 1,776 $ million retrouvé au tableau 8. Le rehaussement des applications «maison» est effectué par le personnel permanent et est financé à même le budget des salaires. Si des ressources externes sont utilisées, le financement se fait à partir du projet SI selon l année d imposition. Sommaire financier Le prochain tableau représente la valeur totale des investissements en technologies ainsi que les sommes nécessaires annuelles aussi bien au niveau des budgets d opérations qu au niveau du PTI. Tableau 8 Équipement Infrastructures réseau / Contrats Infrastructures réseau achetés Valeur totale des technologies Budget annuel Ordinateurs / Portables Imprimantes / Multifonctions Logiciels Office / Géomatique Logiciel Adobe / Antidote Autres logiciels Rehaussement applications majeures Autres équipements Total partiel Total Légende BUDGET ANNUEL Budget d opération informatique $ PTI informatique $ Budget d opération des services $ Financement mixte $ Prévisions financières long terme Considérant l historique des technologies depuis 2002, nous devons prévoir une augmentation des ressources technologiques de l ordre de 5 à 10 % par année sans compter l émergence de technologies récentes comme la transmission sans fil (WI-FI), les besoins en matière de sécurité, la surveillance par caméra, les nouveaux services en ligne et l augmentation du personnel. Il faut également prévoir d importants investissements pour les technologies identifiées au tableau 6 alors que les besoins vont en augmentant et que les infrastructures vieillissantes servent à de multiples disciplines. Nous n avons qu à penser au volet de la radiocommunication. En 2016, devons-nous renouveler notre contrat ou penser à se doter d infrastructures qui permettront la communication radio, la communication cellulaire, la

6 communication WI-FI, la communication Internet, la communication pour les terminaux véhiculaires et les besoins «publics» et «privés» d accès multi bandes et multifonctions. Tableau 9 Progression des technologies de bureau entre 2002 et 2009 Commentaires L orientation des ex-villes qui composent maintenant la grande Ville de Gatineau a toujours préconisé une approche personnalisée au niveau des applications municipales. Nous n avons qu à penser au système financier, au système de taxation et au nouveau système de paie : tous des produits développés à l interne par une équipe multidisciplinaire et des services impliqués. D autres villes comme Ottawa, Québec ou Montréal ont adopté une approche plus commerciale où l organisation s adapte à des produits de grandes entreprises comme la suite SAP ou la suite Oracle. La grande différence est dans l implantation de ces produits et notre capacité à les maîtriser. Une suite ERP / CRM implique une redéfinition complète de nos processus d affaires, ce qui a un impact sur L ENSEMBLE de l organisation, qui est très dispendieux et qui prend beaucoup de temps à déployer. L approche actuelle de développer des applications «maison» plus personnalisées implique un effort soutenu de l équipe de l informatique qui est très sollicitée puisqu elle doit à la fois supporter ses applications et en développer des nouvelles. Il faut dont considérer dans la planification à long terme si nous maintenons le cap sur un modèle d entreprise similaire à ce que nous utilisons actuellement ou si nous pensons orienter nos processus vers des solutions commerciales de haut niveau comme SAP ou Oracle. Cette réflexion devra se faire afin d ajuster en conséquence le plan financier à long terme et les ressources nécessaires pour bien mener notre mission. André C Scantland