Le système eproposal Appel LIFE 2015

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1 Le système eproposal Appel LIFE

2 Cette présentation vise à aider les personnes qui préparent une proposition LIFE pour l appel Il existe également un guide officiel de la Commission européenne, intégré dans les lignes directrices 2015, disponible ici : La présentation suivante (à partir de la diapo 13) a été faite essentiellement sur la base des formulaires LIFE Nature & Biodiversité. Les parties B & C de ces formulaires sont légèrement différentes dans les formulaires Environnement, Gouvernance & Information, et Climat. Toutefois, cette présentation devrait permettre à l ensemble des porteurs de projets de se familiariser avec le système e-proposal. Attention : ne vous préoccupez pas des contenus des textes dans cet exemple, ni des incohérences entre les sommes et textes indiqués dans les différents formulaires dans ce guide. Cela s explique par le fait que les prises d écran ont été faites à des moments différents, sur des versions différentes de notre proposition «test». Ce guide n est pas un exemple d un dossier bien complété, simplement une explication de comment naviguer le système eproposal avec quelques rappels de règles importants du programme LIFE. 2

3 / 1ère étape : créer un compte ECAS 3

4 On remplit, puis on reçoit un mail avec le nom d utilisateur et un lien pour créer le mot de passe 4

5 On crée le mot de passe (10 caractères minimum provenant d au moins 3 des 4 groupes indiqués ci-dessous) 5

6 6

7 On revient sur la page d accueil 2ème étape : se connecter au système eproposal de LIFE 7

8 On choisit external 8

9 On s identifie, soit avec l adresse mail, soit avec le nom d utilisateur ECAS 9

10 On s enregistre dans le système eproposal de LIFE 10

11 en remplissant ce formulaire 11

12 ça y est, on est enregistré. Attention : pour pouvoir inviter des partenaires à rejoindre une proposition, il faudra qu ils aient completé ces deux étapes (diapos 3 à 12) Attention à l expiration de votre séance On peut maintenant créer une proposition (ou, si on est partenaire, on se déconnecte et on attend être invité à une proposition existante) 12

13 1er formulaire à remplir cela deviendra le A1 On peut modifier toutes les informations ultérieurement, SAUF le choix de volet : Nature & Biodiversité Environnement & ressources naturelles, Gouvernance & Information (Env) Climat Atténuation Climat Adaptation Gouvernance & Information (Climat) 13

14 Formulaire A2 Cette adresse (qui n est pas forcément la même que celle avec laquelle on s est identifié) sera utilisée par la Commission pour toute communication officielle sur le projet 14

15 Formulaire A2 (suite) Ici je décris les domaines d expertise du bénéficiaire coordinateur, son statut, ses champs d intervention et sa compétence dans le domaine de la nature/biodiversité, notamment en ce qui concerne les actions proposées dans le projet. Cette description doit permettre à la Commission européenne d apprécier la fiabilité technique du coordinateur bénéficiaire, c est-à-dire s il a l expérience nécessaire pour mettre en œuvre le projet. 15

16 Formulaire A2 (suite) Ça y est, la proposition a été créée. 16

17 Menu Maintenant on peut la retrouver sur la liste des propositions sur la page d accueil 17

18 Menu Ici on peut modifier, visionner, télécharger (en pdf) et supprimer la proposition 18

19 Formulaire A3 Après avoir terminé de rentrer les actions et le budget, on peut générer le formulaire A3 ensuite on le signe, scanne, et charge dans le système eproposal 19

20 Ici on accède à tous les formulaires A 20

21 Ici on accède à tous les formulaires B & C 21

22 et aux formulaires F 22

23 Enfin, les derniers onglets permettent d ajouter des fichiers joints, d exporter le dossier en fichiers PDF, word et Excel, de gérer les droits d accès et de valider la proposition 23

24 Pour créer un bénéficiaire associé, on va sur le formulaire A4-A5 et on clique create associated beneficiary. On remplit ce formulaire et à la fin, on clique sur save. 24

25 Pour inviter une personne à travailler sur la proposition, on va dans Access rights dans l onglet Proposal. 25

26 Ensuite on entre l adresse mail de la personne et on clique sur invite. Cette personne apparaîtra dans ce tableau avec pending (en attente) jusqu à ce qu elle accepte l invitation. 26

27 On ne pourra pas lui modifier les droits d accès (visualisation ou rédaction) avant que la personne ait accepté l invitation. On peut par la suite en cliquant sur le bouton Non, il se change en Oui. Important : il n est pas nécessaire que la personne invitée soit reliée à un bénéficiaire associé. Cela peut être, par exemple, un consultant externe. Cependant, il faut qu elle ait un compte ECAS. Si ce n est pas le cas, le mail qui l invite à travailler sur la proposition lui donne le lien pour s inscrire à ECAS avant de rejoindre la proposition. 27

28 On peut également permettre au Ministère de visualiser la proposition si on le souhaite. Cela peut être utile pour le Ministère, pour voir l état d avancement des dossiers, et pour vous, si vous souhaitez son avis sur le dossier sans avoir à l envoyer par mail. En aucun cas le Ministère ne pourra modifier votre dossier. 28

29 A6 : Ajouter un cofinanceur 29

30 Tant qu on n a pas indiqué sa contribution sur le formulaire FC, ce montant apparaîtra comme 0 La démarche pour les cofinanceurs : - contacter le cofinanceur pour lui présenter le projet - connaître le montant de sa contribution - lui demander de rédiger les informations nécessaires (adresse, commentaires, etc.) sous format Word - renseigner la somme dans le formulaire FC - remplir le formulaire A6 en copiant-collant les informations - générer le formulaire PDF, le faire signer par le cofinanceur, et le charger dans eproposal. 30

31 A7 : 3 questions pour vérifier la pertinence du choix de LIFE pour financer votre projet À NE PAS NÉGLIGER Question 1 : la plus simple, chaque partenaire explique s il a déjà participé à un projet LIFE Question 2 : Il s agit de vérifier que certaines actions ne cumulent pas deux financements européens, ce qui est interdit Question 3 : La plus STRATÉGIQUE ; il s agit d expliquer que vous avez fait le tour des autres financements et que c est bien LIFE qui est le programme le plus adapté à votre projet revenir sur les mots clés tels que démonstration, innovation, plus-value environnementale, plus-value européenne 31

32 Le formulaire A8 (formulaire obligatoire pour projets Nature et Biodiversité). Notez qu en plus du MEDDE, il faut fournir un A8 de la part de toute autre structure ou personne dont le soutien est essentiel pour la bonne conduite du projet 32

33 Démarche pour les soutiens : faire remplir et signer le document A8 (format Word disponible dans le dossier de candidature 2015 sur le site LIFE et sur le site d Enviropea) par la structure/personne apportant le soutien, puis copier-coller les informations dans la version numérique en ligne et charger le document signé dans le système. Il n y a pas de bouton générer pour ce formulaire, contrairement aux A3, A5 et A6. 33

34 Les formulaires B : attention à remplir TOUS les onglets, et ne pas oublier de sauvegarder à la fin! Il est possible d ajouter des photos ou schémas dans tous les formulaires B. 34

35 Formulaire B2a : Sites du projet Pour les projets Nature : attention à vérifier l exactitude des informations (périmètre de la zone, présence des espèces et habitats ciblés, etc.) sur la fiche standard d information du site Natura 2000 : Ne pas sous-estimer l importance des cartes 35

36 Formulaire B2b : Carte globale du projet La carte doit être de haute qualité, en couleur, et inclure toutes les informations demandées (cf p. 53 du Guide du candidat) 36

37 Formulaire B2c : Espèces, habitats ou enjeux de biodiversité ciblés 37

38 Formulaire B2d : Espèces, habitats ou enjeux de biodiversité ciblés 38

39 Formulaire B3 : Caractère de bonnes pratiques/démonstration/pilote, plus-value européenne, effets socio-économiques et empreinte carbone 39

40 Formulaire B4 : Parties prenantes 40

41 Formulaire B5 : Contraintes et risques 41

42 Formulaire B6 : Continuation, pérennité 42

43 Formulaire B6 : Continuation, pérennité Attention à cette 6e question, essentielle pour les projets Nature & Biodiversité 43

44 Les formulaires C : les actions 44

45 Pour chaque action, choisir le type d action (préparatoire, communication, etc.) et le bénéficiaire responsable 45

46 Ensuite décrire l action 46

47 Le coût de l action se met automatiquement à jour depuis les formulaires financiers. Dans l onglet cost estimation, il convient d expliquer comment vous avez fait vos calculs. 47

48 Il est possible d ajouter des photos ou schémas dans les actions. Normalement on attend 1 livrable par action. 48

49 Normalement on attend 1 jalon par action. Renseigner le calendrier de l action. 49

50 Le tableau C0 présente toutes les actions sauvegardées. On peut modifier l ordre des actions grace aux boutons à droite. 50

51 Sur le tableau C2 vous devez entrer tous les rapports obligatoires Note : un rapport doit être soumis au moins tous les 18 mois 51

52 Les formulaires financiers On peut rentrer les coûts seulement après avoir créé les fiches actions auxquelles ils sont liés Attention, tous les coûts du projet doivent normalement être hors taxe, sauf certaines conditions (cf Guide du candidat) Ces diapositives ne doivent pas être prises comme exemple d un projet cohérent financièrement! Elles ont pour objectif d illustrer les formulaires financiers du dossier LIFE. 52

53 Le formulaire F1 - Personnel Organisme privé Organisme public Choisir le type de contrat. Attention la règle des 102 % s appliquera aux contrats permanents et other pre-existing staff des structures publiques 53

54 Cela sera vérifié sur le rapport R4 : la contribution des bénéficiaires publics doit dépasser de 2% le total des coûts des salaires des personnels permanents et other pre-existing staff Sur cet exemple, la contribution du bénéficiaire Prifti devrait être d au moins 3900 x 1.02, c est-à-dire 3978 règle de 102% non respectée 54

55 Le rapport R4 : règle de 102% respectée 55

56 Attention à être clair dans la description des catégories /rôles dans le projet afin de distinguer les différentes personnes. Cela doit être cohérent avec les informations données dans la partie C. Si on se trompe, on peut éditer le coût 56

57 La fiche pour éditer un coût 57

58 Le formulaire F2 - Déplacements Attention à renseigner TOUTES les informations demandées 58

59 Le formulaire F3 Assistance extérieure Si elle dépasse 35 % du budget, il faut le justifier dans les actions (C). Procédure : indiquer si c est un marché, un devis, contrat cadre, etc. Pour les organismes privés, toute assistance > doit passer par un marché public. 59

60 Le formulaire F4a Infrastructures Dans les projets N&B, les structures publiques et privées non commerciales n ont pas d amortissement sur les biens durables ; ce sont les coûts réels qui sont éligibles. Dans les autres volets, il y a des amortissements qui s appliquent (cf Guide du candidat). 60

61 Le formulaire F4b Équipements 61

62 Le formulaire F4c Prototypes Il n y a pas d amortissement sur les prototypes; ce sont les coûts réels qui sont éligibles. 62

63 Le formulaire F5 Achat de terrains et compensation La proposition doit inclure une lettre de l autorité compétente ou d un notaire attestant que le prix par hectare n est pas au-dessus de la moyenne pour le type de terrains acheté. 63

64 Le formulaire F6 Consommables 64

65 Le formulaire F7 Autres coûts 65

66 Le formulaire F8 Frais généraux Les frais généraux (loyer, eau, fournitures de bureau, etc.) sont plafonnés à 7 % et ne nécessitent pas de justifications particulières. 66

67 Le formulaire FC Contributions Chaque partenaire dans un projet doit participer financièrement, de manière significative (ici la contribution d Enviropea ne l est pas vraiment! ). La valorisation du temps de travail compte. 67

68 Les rapports : ils permettent de vérifier l ensemble du budget et le respect des règles spécifiques au programme 68

69 R1 : Vue d ensemble La somme de tous les coûts doit faire 100 % 69

70 R1 : suite La subvention européenne ne doit pas dépasser 60 %, sauf pour les projets Nature visant les espèces prioritaires qui peuvent obtenir jusqu a 75%. La somme de toutes les contributions doit faire 100 % 70

71 R2 : Coûts par action 71

72 R2a : Coûts par bénéficiaire 72

73 R2b : Coûts par action et par bénéficiaire 73

74 R2c : Coûts par bénéficiaire, par action 74

75 R3 : Profit par bénéficiaire (permet de voir si chaque bénéficiaire reçoit une part de la subvention proportionnelle à ses coûts dans le projet et qu aucun partenaire ne reçoit une subvention supérieure à ses coûts dans le projet) 75

76 R4 : Respect de la règle de 102 % 76

77 R5 : Allocation nationale Ce formulaire sert à aider la Commission à gérer l octroi des subventions en fonction des allocations nationales. 77

78 Attention : il n existe pas de Rapport règle de 25 % pour les actions concrètes de conservation (règle pour les projets Nature et Biodiversité). Chaque porteur de projet doit vérifier qu il respecte cette règle, notamment en fournissant un tableau Excel en annexe qui détaille ces actions et leurs coûts (cf Guide du candidat). 78

79 Ici on peut joindre les annexes obligatoires 79

80 Quand on a fini de travailler sur la proposition, on revient sur le formulaire A1 Et on clique sur validate proposal. Attention, il y a encore une étape avant qu elle soit soumise définitivement... 80

81 Il est probable qu on tombe sur une page comme ça : des messages d erreur indiquant les problèmes à résoudre avant que l on puisse la soumettre définitivement Un message en orange n empêchera pas la soumission. 81

82 Une fois qu on aura pris en compte les remarques et corrigé ces problèmes, on pourra cliquer sur submit to contracting authority. 82

83 À partir du 7 octobre 2015, on ne pourra plus modifier sa proposition après cette étape. Cependant, si vous l avez soumise avant le 7 octobre, et si vous avez ensuite besoin de la modifier, il est possible de le faire jusqu au 7 octobre. Il faudra ensuite la re-soumettre à la Contracting Authority avant le 7 octobre. Seule la dernière version reçu par le Contracting Authority sera retenue. 83

84 Le statut de la proposition passera de draft à draft validated après avoir réglé les problèmes indiqués dans les messages d erreur. Ensuite, une fois soumise, il sera affiché submitted to contracting authority ou Received by EC. 84

85 Plus qu à attendre les résultats! 85

86 Toute communication avec la Commission, notamment pendant la phase de révision, passera par la boîte mail de eproposal. Vous recevrez une alerte dans votre propre boîte mail : Vous avez reçu un message dans eproposal, vous invitant à vous connecter pour consulter le message. Vous pourrez ensuite télécharger les éventuels courriers de la Commission via cette boîte eproposal. 86

87 Nous restons à votre disposition pour toute information. En cas de bugs dans le système, contacter le help desk LIFE: Enviropea 148, rue du Fbg St-Denis Paris

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