du 8 septembre au 28 novembre 2003

Transcription

1 CENTRE D'ARCHIVES DE L'OUTAOUAIS RAPPORT DE STAGE du 8 septembre au 28 novembre 2003 Responsable de stage : Hélène Cadieux Courriel : helene.cadieux@mcc.gouv.qc.ca Céline Saudou 3 ème année HEG-ID

2 Table des matières 1. PRESENTATION DES ARCHIVES HISTORIQUE PRESENTATION GENERALE PROJET GATINEAU SERVICES ET INSTRUMENTS DE RECHERCHE FONDS ET COLLECTION PERSONNEL MON TRAVAIL AUX ARCHIVES DESCRIPTION DE FONDS ET SENSIBILISATION A PISTARD DEMENAGEMENT DU CENTRE D ARCHIVES TRAITEMENT D UN VERSEMENT D ARCHIVES AUTRES TACHES

3 1. PRESENTATION DES ARCHIVES 1.1 Historique Les archives nationales du Québec existent comme institution depuis Instaurées par le gouvernement du Québec, les Archives de la province, ainsi qu on les désignait alors, ont été jusqu en 1961 rattachées au Secrétariat de la province. Elles relèvent depuis du ministère des Affaires culturelles, qui, après avoir changé leur appellation pour celle d Archives du Québec, leur donne, en 1969, le nom d Archives nationales du Québec. Vouées dès leur origine à la conservation d une précieuse documentation historique, les Archives nationales du Québec ont aujourd'hui pour mission non seulement de conserver, mais aussi de valoriser les divers fonds qui constituent le reflet de la société québécoise et qui témoignent de son identité. Elle doivent aussi tenir compte du fait que la gestion de ce patrimoine est partagée avec des organismes publics et privés disséminés sur le territoire. La Loi sur les Archives, adoptées en 1983, confère aux Archives nationales du Québec un rôle déterminant en matière de conservation et de mise en valeur de la documentation historique, mais aussi en matière de gestion des documents provenant des services publics. Ainsi, en plus de la mission traditionnelle, qui consiste à préserver et à faire connaître l exceptionnel héritage archivistique des Québécois, les Archives nationales sont chargées de sélectionner, parmi les documents issus de l administration, ceux qui doivent être conservés et de les rendre accessibles dès leur versement à l un de leurs centres. Pour assumer leur mandat, les Archives nationales du Québec disposent d un réseau de neuf centres d archives situés dans autant de capitales régionales du Québec. Cette formidable synergie est due en grande partie a une solide organisation. En effet, un groupe de travail s est penché sur la destruction et la conservation des documents. La conclusion de leurs analyses a débouché sur un calendrier de conservation des documents communs des ministères gouvernementaux et une politique de gestion des documents administratifs. Le Centre d archives de l Outaouais, dans lequel j ai effectué mon stage, a ouvert ses portes en D autres informations concernant l organigramme et les fonctions des Archives Nationales du Québec se retrouvent sur leur site internet : Présentation générale Adresse : Archives nationales du Québec, Centre de l Outaouais 855, boulevard de la Gappe Gatineau (Québec) J8T 8H9 Tél. (819) Fax (819) Courriel anq.gatineau@mcc.gouv.qc.ca Le Centre d archives de l Outaouais a pour mandat de conserver et de diffuser les archives de la région. Il acquiert donc les documents qui éclairent le passé et l évolution de tous les secteurs de son territoire : de la Haute-Gatineau à la Petite-Nation en passant par le Pontiac et la Communauté urbaine régionale de l Outaouais. 3

4 En moyenne, près de 5000 personnes visitent le centre d archives annuellement. Le public est très varié. On peut y rencontrer l historien voulant reconstituer une tranche d histoire, les médias voulant créer un documentaire cinématographique ou préparer le prochain bulletin de nouvelles, l architecte désireux de restaurer fidèlement un bâtiment ancien, le notaire souhaitant confirmer des titres de propriété, l universitaire venu compléter sa thèse et le généalogiste désirant retracer ses origines et l histoire de sa famille. 1.3 Projet Gatineau En 1989, le Centre de l Outaouais des Archives nationales du Québec a présenté un projet de relocalisation visant à obtenir des locaux plus adéquats, autant en ce qui a trait à la conservation des documents qu aux facilités d accès pour les chercheurs. Le projet, après avoir franchi toutes les étapes aux différents ministères provinciaux impliqués dans le dossier, a finalement été accepté par le ministère des Services gouvernementaux au printemps Ce projet a pris de l ampleur et l objectif est vite devenu de regrouper, sur le site de la Maison de la culture - qui accueillait déjà la bibliothèque de lecture publique, l académie de danse de l Outaouais et l Ecole de musique de l Outaouais - : les archives municipales, le Centre régional d archives privées, les Archives nationales du Québec, la Société de généalogie de l Outaouais etla Société d histoire de l Outaouais. Ce projet, unique en son genre, doit permettre à chaque organisme d y gagner quelque chose, que ce soit une conservation sécuritaire d archives, une visibilité, des locaux adéquats pour le personnel, une économie d échelle au niveau des coûts d opération et des coûts fixes, etc. Ce partenariat reflète la volonté de représenter réellement les divers milieux de l Outaouais. Je vais présenter brièvement ces institutions : - Section gestion des documents et des archives au service du greffe de la Ville de Gatineau : Crée en janvier 2002 suite à la fusion de plusieurs villes. Son personnel se compose d un chef de section, d une secrétaire, d une analyste, d une archiviste, de cinq techniciens et de deux commis. Leur mandat est visible sur leur site : Cette fusion a permis une mise à niveau des connaissances, l arrimage de pratiques archivistiques et le positionnement de la Section dans la nouvelle ville. - Centre Régional d archives de l Outaouais (CRAO) : Crée en 1995 et agrée centre d archives privées en Sa mission est de créer, développer et gérer un centre régional d archives agrée qui répond aux normes archivistiques en vigueur et aux besoins des organismes publics et privés, ainsi qu à l ensemble des citoyens et chercheurs. De plus, il offre un service d aide conseil en gestion documentaire et des espaces d entreposage pour leurs documents actifs, semi-actifs et inactifs. - Société de généalogie de l Outaouais (SGO) : Société à but non lucratif crée en Son mandat est de favoriser la recherche et les échanges dans le domaine de la généalogie et de promouvoir la rédaction de l histoire des familles de l Outaouais par la publication de documents, la tenue d activités régulières et le maintien d un centre de recherche. 80% des chercheurs sont des généalogistes et le fait que les bénévoles s en occupent, libèrent les employés du Centre d archives de l Outaouais qui peuvent se consacrer à des tâches archivistiques (traitement de fonds, etc). - Société d histoire de l Outaouais : Crée en 1992, elle intervient pour empêcher la destruction massive de certains documents historiques ou condamner le manque de 4

5 protection accordée au patrimoine architectural. Elle participe à plusieurs projets et a donné naissance à quelques publications en série. 1.4 Services et instruments de recherche Les Archives nationales du Québec, centre régional de l Outaouais propose à ses chercheurs : - salle de référence et de recherche - documentation généalogique - reproduction de documents visuels et sonores - Photocopie de documents écrits - Publications, expositions - Visites commentées du centre d archives - Sessions de formation à la recherche généalogique - Services à distance (par correspondance, prêt inter bibliothèque) - Expertise et conseil en gestion de documents administratifs et d archives - Publication de guides, de recueils et de modèles afin de promouvoir une gestion de documents efficace - Soutien financier des services d archives privées agrées - Aide financière aux organismes désireux de collaborer à la connaissance, à la mise en valeur et à la diffusion des archives québécoises de nature privées Afin de faciliter le travail des chercheurs, le Centre d'archives de l'outaouais met à disposition les instruments de recherche suivants : - Une banque de données informatisées (Pistard) permettant de retrouver la description des fonds du réseau des Archives nationales du Québec - des fichier spécialisés comme celui des photographies et des actes notariés de l'outaouais antérieurs à 1900, qui sont très précieux car ils constituent les seules archives publiques sauvées de l'incendie qui a détruit le palais de justice et le bureau d'enregistrement de Hull laissant un trou béant dans la mémoire collective de l'outaouais - le catalogue Chartrand (index des registres paroissiaux et des registres de l'état civil) 1.5 Fonds et Collection ml. de documents textuels microfilms cartes et plans photographies documents iconographiques heures d'enregistrements sonores (vidéo et films) monographies (registres, ouvrages de référence en histoire régionale, en histoire du Québec et en généalogie) 1.6 Personnel Comme le Centre des Archives de l'outaouais travaille en collaboration avec les organismes sus-mentionnés, les employés reflètent la structure organisationnelle et humaine de ce partenariat. Il faut aussi tenir compte des bénévoles de la Société de Généalogie qui se relaient pour offrir un service de conseil et de suivi des recherches en généalogie. - Centre des Archives de l'outaouais : une archiviste, un technicien et une secrétaire qui travaillent a plein temps 5

6 - Section Gestion des documents et des Archives de la Ville de Gatineau : un chef de section, deux archivistes, cinq techniciens, deux commis et une secrétaire - Centre Régional d'archives de l'outaouais : une directrice générale soutenue par un conseil d'administration 2. Mon travail aux Archives Il s est articulé autour de trois axes principaux, à savoir, la description à plusieurs niveaux du fonds de la Compagnie James Maclaren ainsi que celui de Robert Middlemiss sur la base de données Pistard, l organisation du déménagement des Archives pour la Maison de la Culture à Gatineau et le traitement d un versement d archives judiciaires. Je me suis aussi occupée du travail de référence dans la salle consultation et j ai participé à l acquisition d un fonds d archives d une compagnie forestière. 2.1 Description de fonds et sensibilisation à Pistard La Compagnie James Maclaren a déjà fait l objet d un traitement préliminaire pour l évaluation monétaire (2002).Le plan de classification existait sous forme de traitement de texte. Mon travail a consisté à décrire les séries, les sous-séries et les dossiers en appliquant les règles de description. Toutes les informations étaient rentrées dans Pistard et j ai dû me familiariser avec cet instrument de recherche. D un premier abord assez complexe, je me suis vite aperçue de son efficacité. Grâce à ce système, je peux non seulement retrouver la structure d un fonds, mais aussi connaître son contenu et sa localisation. Pistard est utilisé par les neuf centres d archives et demande un effort de normalisation. J ai aussi coté les dossiers qui se révélaient être souvent des registres de grande valeur. J ai aussi indexé une quantité non négligeable de photographies appartenant à la Compagnie Maclaren. Afin d obtenir une meilleure identification, je me suis appuyée sur certains ouvrages des Archives. La directrice du Centre Régional de l Outaouais m a demandé de sélectionner des photographies qui illustreraient un projet de numérisation. J en ai donc choisies en fonction des thèmes propres au fonds Maclaren. Le fonds Middlemiss a été décrit selon les normes archivistiques et j ai utilisé le répertoire des Archives Nationales du Québec pour l indexation. Ce traitement a été rapide car les documents beaucoup moins nombreux que ceux de la Maclaren. 2.2 Déménagement du Centre d archives J ai été impliquée dès le début de mon stage dans les diverses réunions visant à organiser de manière pragmatique un déménagement. J ai collaboré avec Monsieur Brazeau (technicien des archives qui supervisait mon stage) dans la gestion des 6385 contenants. Le système de localisation a été conçu pour Hull et il a fallu changer la localisation en identifiant les nouveaux magasins (Gatineau), tenir compte de la largeur et de la hauteur des boîtes, prévoir une place suffisante pour les documents hors-format, placer les cartes et plans dans des classeurs, établir une méthode de classement pour des plans rangés dans les pigeonniers, collaborer avec la Section des Archives de la ville de Gatineau pour mettre au point une politique de partage du compactus. J ai mis en boîte les microfilms et les microfiches avec quelques bénévoles de la Société de Généalogie, ce qui m a permis de découvrir le monde de la généalogie! J ai surveillé, avec l aide des employés, les équipes de déménagement. J ai aussi vécu un déménagement du Fonds Smurfitt (130 boîtes). Dans l ensemble, le déménagement s est déroulé sans problème. Les quelques boîtes qui sont restées orphelines ont pu trouver rapidement une place sur les étagères mobiles. Cette 6

7 réussite est due en grande partie à une très bonne organisation et à l excellente volonté de chacun. Les retombées d un tel déménagement ont pris la forme d une inauguration officielle de la Maison de la Culture avec la présence de la sous ministre de la culture et des communication, du maire de Gatineau et des différents organismes du bâtiment, ainsi qu une journée porte ouverte. Cette manifestation a demandé la participation des employés de chaque organisme et moi-même, j ai pu mettre en valeur une montre d exposition en choisissant des documents reflétant le patrimoine de l Outaouais. 2.3 Traitement d un versement d archives En application du calendrier de conservation du Ministère de la Justice du Québec, quelques 40 boîtes de documents ont été versés au Centre d archives de l Outaouais en octobre Avec l aide de Monsieur Brazeau, j ai participé à toutes les étapes d intégration de ces documents, c est-à-dire, l acquisition, la description selon un plan de classification établi et la localisation. Grâce à mes connaissances sur Pistard, j ai effectué ce travail rapidement. 2.4 Autres tâches J ai œuvré comme personne-ressource dans la salle de consultation en répondant à des demandes de recherches, qui traitent en majorité de la généalogie. Je suis donc venue en aide aux chercheurs qui souhaitaient connaître leur origine. Ce travail est complexe, car il demande une parfaite maîtrise de la géographie et de l histoire de l Outaouais. Au début, j ai eu quelques difficultés à bien repérer les régions pour utiliser le bon répertoire et guider le chercheur. J ai aussi eu l occasion de pratiquer l anglais, car bon nombre de chercheurs sont anglophones. A Gatineau, une entente s est crée entre la Société de Généalogie et les Archives nationales du Québec. Elle stipule, entre autres choses, que, désormais, la responsabilité des recherches dans le domaine de la généalogie incombe aux bénévoles de la Société. Cet exemple de partenariat est extrêmement intéressant et pourrait servir d exemple dans d autres centres d archives. En effet, les Archives pourraient bénéficier de l engouement extraordinaire que connaît aujourd hui la généalogie. J ai aussi répondu au téléphone, envoyé des courriels et fait du prêt entre centre d archives (PEB) pour commander des microfilms. J ai également participé à l acquisition du fonds d archives (120 boîtes) d une Compagnie forestière, Smurfit-Stones, située à une centaine de kilomètres du Centre d archives. Les conditions de conservation des documents étaient difficiles (édifice non chauffé, sans électricité, trois étages). 7