NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY

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1 NOTIFICATION OF AN A GRADE VACANCY NATO INTERNATIONAL STAFF OPEN TO NATIONALS OF NATO MEMBER STATES ONLY LOCATION: NATO Headquarters, Brussels, Belgium DIVISION: EXECUTIVE MANAGEMENT HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND ORGANIZATIONAL SUPPORT/RECRUITMENT TITLE: Head, Talent Acquisition Service GRADE: A.4 SECURITY CLEARANCE: NS VACANCY N : SUMMARY NATO s International Staff (IS) Human Resources (HR) Directorate is comprised of three pillars: Management and Organizational Support (talent acquisition and talent management); Staff Services (pay and benefits, personnel support); and HR Policy and Strategy Coordination (IS and NATO-wide HR policy). Within Management and Organizational Support, the Talent Acquisition Service is serving the IS in all recruitment and selection matters for civilian permanent posts, recruitment of interns as well as temporary staff. It manages the staffing for all three types of employment through sourcing, selection and onboarding. The incumbent will create and deliver global vision and strategy for talent acquisition and drive operations excellence in this area. He/she is responsible for running and further developing the activities of the Talent Acquisition Service for the NATO IS. He/she will be expected to assess and implement new thinking and modern techniques to meet the changing needs of the Organization. He/she will introduce innovative and creative ways to attract a wide range of candidates in a highly competitive marketplace by detecting the best recruitment channels, selection tools and assessment techniques as well as by further improving processes and supporting tools. He/she truly understands recruitment marketing. -1-

2 The Head, Talent Acquisition Service is responsible for managing and directing the activities of a small team. 2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE ESSENTIAL The incumbent must: have a university degree, preferably in Human Resources, Management or a related field; have at least 5 years professional experience in Human Resources Management, particularly in the area of recruitment, in a civilian or military capacity; have professional experience managing a small team, programmes and related budgets; have a good knowledge of, and experience with, modern sourcing and assessment methods; possess strong business acumen and demonstrate ability to drive execution on deliverables; be able to exercise tact in politically sensitive circumstances and in managing relationships; have excellent public relations and communications/negotiation skills; have experience in change management and business transformation; have demonstrated customer service orientation; possess the following minimum levels of NATO s official languages (English/French): V ( Advanced ) in one; II ( Elementary ) in the other. DESIRABLE The following would be considered an advantage: experience working in an International Organisation or environment; experience using social media for recruitment, to source and engage candidates; experience developing HR policy; experience examining and redefining recruitment processes and practices; experience reporting on recruitment activities; experience in a field of NATO core business (international relations, political affairs, defence, security ) and/or a functional area of other HR clients (e.g. IT, finance, construction and general services, etc.). 3. MAIN ACCOUNTABILITIES Stakeholder Management Lead the sourcing and selection process in collaboration with key stakeholders within the Organization. Develop and maintain relationships with a view to fostering a pipeline of talent. Cooperate with other HR functions in an effort to develop the internal recruitment process and ensure career opportunities are widely recognised across the Organization. Advise Senior Management on recruitment strategy. Proactively and strategically develop and manage candidate sources to build up a viable talent base. Ensure that the recruitment communication channels (websites, social media) are regularly refreshed, updated and maintained. Collaborate actively with peers from other NATO entities to share -2-

3 best practices, tools and processes and offer these as a possible shared service within the NATO community. Interact on a daily basis with a variety of internal and external stakeholders at all levels. Financial Management Oversee the recruitment budget for the running of the three staffing programmes and all related expenditures. Planning and Execution Manage the end to end recruitment and selection process for permanent posts of the IS as well as other staffing programmes such as the Internship Programme and temporary assignments. Act as the lead recruiter for the recruitment of senior posts. Lead the team to deliver on standards of quality and time to hire. Participate in selection processes as HR Representative. Organisational Efficiencies Keep improving and optimising the recruitment and selection process and the tools supporting it. Plan for change. Make use of diverse sourcing strategies to achieve recruitment objectives. Review and revise NATO s recruitment guidelines and policy, as required. Equip hiring managers with the right skills and tools to select the best talent by using leading selection and assessment tools and instruments. Ensure that diversity is embedded in the recruitment objectives, thereby strengthening NATO s ability to attract and select diverse talent. People Management Supervise a small team and oversee all activities and operations pertaining to the recruitment cycle, from the notification of post vacancies to the preparation of the administrative files of selected candidates. Organise the development of expertise in the various functional domains of Management and Organizational Support: recruitment, training, staff development, performance review and development, and organizational design and development. Facilitate cross-functional training within the Section. Project Management Design and execute new recruitment and staffing strategies, systems and procedures, as needed. Contribute to a broad variety of HR initiatives as project member. Perform any other related duty as assigned. 4. INTERRELATIONSHIPS The incumbent reports to the Head, Management and Organizational Support. He/she works in close coordination with the HR Advisors and other functions within the broader HR Organisation. He/she interacts on a daily basis with Divisional Administrative Officers/Executive Officers (AO/XOs), hiring managers as well as representatives of the Staff Association, national Delegations and NATO agencies on all matters relating to recruitment. He/she also collaborates actively with peers from other NATO entities. Direct Reports: 5 Indirect reports: N/a -3-

4 5. COMPETENCIES The incumbent must demonstrate: Achievement; Change Leadership; Clarity and Accuracy; Conceptual Thinking; Flexibility; Impact and Influence; Initiative; Leadership; Organisational Awareness; Self-Control. 6. CONTRACT Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract. Contract clause applicable: In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity. The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further 3-year period. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations. -4-

5 7. HOW TO APPLY: Applications must be submitted using one of the following links, as applicable: For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager); For all other applications: ADDITIONAL INFORMATION: Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or enquiries cannot be dealt with. Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate s medical file by the NATO Medical Adviser. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. NATO as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NATO welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non-smoking environment. -5-

6 NOTIFICATION DE LA VACANCE D'UN POSTE DE GRADE «A» SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L'OTAN POSTE OUVERT AUX SEUL(E)S RESSORTISSANT(E)S DES ÉTATS MEMBRES DE L OTAN LIEU D'AFFECTATION : Siège de l'otan (Bruxelles Belgique) DIVISION : GESTION EXÉCUTIVE RESSOURCES HUMAINES SOUTIEN GESTION ET ORGANISATION/RECRUTEMENT INTITULÉ : Chef (acquisition de talents) GRADE : A.4 HABILITATION DE SÉCURITÉ : NS POSTE VACANT N : RÉSUMÉ La Direction Ressources humaines (RH) du Secrétariat international (SI) de l'otan se compose de trois services : Soutien gestion et organisation (acquisition de talents et gestion des talents), Personnel (traitements et indemnités, soutien du personnel) et Coordination de la politique et de la stratégie RH (politique RH du SI et de l'ensemble de l'otan). Au sein du Service Soutien gestion et organisation, la Section Acquisition de talents se charge, pour le compte du SI, de toutes les questions relatives au recrutement et à la sélection des agents civils permanents, des agents temporaires et des stagiaires. Elle fait en sorte que les trois types de poste soient pourvus en recherchant des candidat(e)s, en accomplissant les étapes de recherche de candidat(e)s, de sélection et d'intégration. Le/La titulaire du poste définit la vision et la stratégie globale à suivre pour l'acquisition de talents et impulse la recherche de l'excellence dans ce domaine. Il/Elle est chargé(e) du bon déroulement et du développement des activités de la Section Acquisition de talents pour le siège de l'otan. Il/Elle évalue et met en œuvre de nouvelles idées et des techniques modernes afin de tenir compte de l'évolution des besoins de l Organisation. Il/Elle introduit des méthodes novatrices et créatives pour attirer un large éventail de candidat(e)s sur un marché extrêmement concurrentiel, en repérant les meilleures filières de recrutement, les outils de sélection les plus performants et les techniques d évaluation les plus efficaces, ainsi qu en améliorant les processus et les outils utilisés à cette fin. Il/Elle a une réelle maîtrise des techniques de marketing utilisées pour le recrutement. Le/La chef de la Section Acquisition de talents est chargé(e) de gérer et de diriger les activités d une petite équipe de collaborateurs. -6-

7 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire du poste doit : avoir un diplôme universitaire, de préférence en ressources humaines, en gestion ou dans une discipline apparentée ; avoir au moins cinq ans d'expérience de la gestion des ressources humaines, en particulier dans le domaine du recrutement, dans un organisme civil ou militaire ; avoir déjà dirigé une petite équipe et géré des programmes ainsi que les budgets qui s'y rapportent ; avoir une bonne connaissance et une expérience des méthodes modernes de recherche et d'évaluation de candidat(e)s ; avoir un sens aigu du métier et être capable de conduire l'exécution de tâches associées aux livrables ; pouvoir faire preuve de tact dans des circonstances politiquement sensibles et dans le relationnel ; avoir d excellentes aptitudes pour la communication/la négociation et les relations publiques ; avoir une expérience de la gestion du changement et des programmes de transformation ; avoir fait ses preuves dans le domaine du service au client ; avoir au minimum le niveau de compétence V («avancé») dans l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais/français), et le niveau II («élémentaire») dans l'autre. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme autant d'atouts : une expérience dans une organisation internationale ou un environnement international ; une expérience de l'utilisation des médias sociaux à des fins de recrutement pour la recherche de candidat(e)s et les contacts avec les personnes concernées ; une expérience de l élaboration de politiques RH ; une expérience de l'examen et de la redéfinition des procédures et pratiques de recrutement ; une expérience du compte rendu des activités de recrutement ; une expérience dans un domaine d activité essentiel de l OTAN (relations internationales, affaires politiques, défense, sécurité, etc.) et/ou dans le domaine fonctionnel d autres clients des RH (informatique, finance, construction et services généraux, etc.). 3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Gestion des parties prenantes Dirige le processus de recherche et de sélection de candidat(e)s en collaboration avec les principales parties prenantes au sein de l Organisation. Établit et entretient des contacts en vue de favoriser le développement d un réseau de talents. En coopération avec d autres services RH, développe le processus de recrutement en interne et veille à ce que -7-

8 les possibilités de carrière soient reconnues à l échelle de l Organisation. Conseille la direction sur la stratégie de recrutement. Développe et gère de façon proactive et stratégique les bassins de candidat(e)s pour constituer une réserve viable de talents. S assure que les canaux de communication utilisés pour le recrutement (site web, médias sociaux) sont régulièrement mis à jour. Travaille activement en collaboration avec ses collègues d'autres entités OTAN afin de partager meilleures pratiques, outils et processus et de les proposer éventuellement à la communauté OTAN dans le cadre d'un service mutualisé. A des contacts quotidiens avec de nombreuses parties prenantes internes et externes à tous les niveaux. Gestion financière Supervise le budget de fonctionnement des trois programmes de recrutement et toutes les dépenses qui y sont liées. Planification et exécution Dirige le processus de recrutement et de sélection des agents permanents du Siège ainsi que d'autres programmes de recrutement, comme le programme de stage et les détachements. Est le recruteur/la recruteuse principal(e) pour les postes de haut niveau. Dirige l'équipe de manière à ce que les normes de qualité et les délais de recrutement soient respectés. Participe aux processus de sélection en qualité de représentant(e) des RH. Efficacité organisationnelle Améliore et optimise le processus de recrutement et de sélection ainsi que les outils utilisés pour mener à bien ce processus. Planifie le changement. Utilise différentes stratégies de recherche de candidat(e)s pour réaliser les objectifs en matière de recrutement. Revoit les orientations et la politique de recrutement de l OTAN, selon les besoins. Fait en sorte que les responsables des services qui recrutent puissent s'appuyer sur les compétences et les outils appropriés pour sélectionner les meilleurs talents par le recours aux techniques et aux instruments de pointe en matière de sélection et d évaluation. S'assure que la diversité fait partie des objectifs du recrutement, renforçant ainsi la capacité de l'otan à attirer et à sélectionner des talents d'horizons divers. Gestion des personnes Supervise une petite équipe et contrôle toutes les activités et opérations en rapport avec la procédure de recrutement, de la notification de la vacance d un poste à la préparation du dossier administratif du/de la candidat(e) retenu(e). Organise le développement de l'expertise dans les différents domaines fonctionnels du Service Soutien gestion et organisation : recrutement, formation, développement des atouts personnels, mesure et développement des performances, et étude et développement organisationnels. Facilite les formations pluridisciplinaires au sein de la Section. Gestion de projet Développe et met en œuvre de nouveaux systèmes, processus et stratégies de recrutement, selon les besoins. Prend part à un grand nombre d initiatives dans le domaine des RH, dans le cadre d une équipe de projet. S acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée. -8-

9 4. STRUCTURE ET LIAISONS Le/La titulaire du poste relève du/de la chef du Service Soutien gestion et organisation. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les conseillers/conseillères RH et des représentant(e)s d'autres services au sein des RH. Il/Elle a des contacts quotidiens avec les responsables administratifs/administrateurs exécutifs des divisions, les gestionnaires en charge du recrutement et les représentants de l Association du personnel, des délégations nationales et des agences de l OTAN, pour toutes les questions liées au recrutement. Travaille aussi activement en collaboration avec ses collègues d'autres entités OTAN. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 5 Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes : Recherche de l'excellence Promotion du changement Clarté et précision Réflexion conceptuelle Flexibilité Persuasion et influence Initiative Aptitude à diriger Compréhension organisationnelle Maîtrise de soi 6. CONTRAT Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans, renouvelable pour une période de trois ans maximum, au cours de laquelle le/la titulaire pourra demander qu'il soit transformé en contrat de durée indéterminée. Clause contractuelle applicable : Conformément à la politique des contrats, il s'agit d'un poste auquel il est souhaitable, pour des raisons politiques, d'assurer une rotation de manière à pouvoir répondre au besoin qu'a l'organisation d'exécuter les tâches qui lui sont confiées par les pays dans un environnement en constante évolution, notamment en préservant la souplesse nécessaire à l'adaptation de son profil de compétences, et de veiller au degré de diversité approprié à son caractère international. La durée de service maximale prévue à ce poste est de six ans. La personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit pour une période de trois ans. Toutefois, conformément à la procédure décrite dans la politique des contrats, elle pourra demander, au plus tard un an avant l'expiration de la deuxième période, que son contrat soit transformé en contrat de durée indéterminée. -9-

10 Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de l'otan, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l'accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d un agent détaché n excède pas six ans. Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'otan. 7. COMMENT POSTULER Les candidatures doivent être soumises comme suit : pour les seuls agents civils de l'otan : via le portail de recrutement interne (pour plus de précisions, veuillez prendre contact avec votre responsable des ressources humaines civiles) ; pour toutes les autres candidatures : via le lien INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES En raison du vif intérêt suscité par l'otan et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin-conseil de l'otan. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises. On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l OTAN pourront être acceptées. L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Le Secrétariat international de l'otan est un environnement sans tabac. -10-