Plan de classification des documents

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1 Plan de classification des documents

2 Suivi des versions Norme ISO N Version Date Auteur Modification V Musées de la civilisation

3 Liste des séries du plan 01 Administration et gestion Législation et affaires juridiques Ressources informationnelles Relations publiques et communications Ressources humaines Ressources financières Ressources matérielles et immobilières Collections et fonds Expositions Médiation culturelle Médiation éducative Recherche Édition Développement financier et services à la clientèle Évaluation Page 3

4 01 ADMINISTRATION ET GESTION Documents constitutifs et historique Documents constitutifs Mission et mandat Historique des Musées Organisation administrative Plan d organisation Organigramme Délégation de pouvoirs et de signature Gestion administrative et gouvernance Conseil d'administration Comité de direction Comités administratifs Réunion de service Comité interne et groupe de travail Comité externe Correspondance administrative Cadre de gestion Politiques et directives Normes et procédures administratives Planification Plan stratégique Développement durable Accessibilité universelle Contrôle de gestion Rapports administratifs Vérification administrative Page 4

5 02 LÉGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES Législation Lois Règlements Décrets Licences et permis Avis et conseils juridiques Contentieux Réclamations Litiges Accès à l'information et protection des renseignements personnels et de la vie privée Gestion de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Demandes d'accès à l'information Fichiers de renseignements personnels Droits à l image Gestion des contrats Attribution de contrats Contrats types Contrats Évaluation de rendement de contrat Propriété intellectuelle Droits d'auteur Droits des artistes-interprètes Dépôt légal Page 5

6 03 RESSOURCES INFORMATIONNELLES Technologies de l information Planification TI Cadre TI Infrastructure Dépannage Clients externes TI Bases de connaissance Projets informatiques Gestion intégrée des documents Cadre de gestion des documents Outils de gestion des documents Cycle de vie des documents Gestion des documents essentiels Formulaires et documents types Consultation et prêts de documents administratifs Reproduction de documents administratifs Assistance en gestion documentaire Page 6

7 04 RELATIONS PUBLIQUES ET COMMUNICATIONS Généralités Identification des Musées Relations avec les organisations Missions internationales et nationales Relations internationales Relations avec les musées québécois Relations avec le milieu de l éducation Relations avec les organismes publics Relations avec les partenaires de la recherche Relations avec les organismes privés Relations avec les associations professionnelles Relations avec les organismes de bienfaisance Relations de presse Dossier de presse Conférences et entrevues de presse Revues de presse Communications événementielles Règles protocolaires Cérémonies officielles et événements spéciaux Prix et marques de reconnaissance Communications et marketing Plan de communication Campagnes publicitaires Promotion touristique Activités promotionnelles Matériel informationnel et promotionnel Distribution de matériel Communications par l'objet Diffusion numérique Site Web et minisites Diffusion numérique mobile Blogue des Musées Médias sociaux Intranets Page 7

8 05 RESSOURCES HUMAINES Gestion des ressources humaines Planification des ressources humaines Classification et description des emplois Égalité en emploi Liste des effectifs Dotation Offres de services Recrutement Accueil et intégration du personnel Reclassification et mobilité Dossier d'employé Stages aux MCQ Offres de stage Dossier du stagiaire Conditions de travail Horaires de travail Équité salariale Conditions de travail des employés non syndiqués Santé et sécurité au travail Avantages sociaux Assurances collectives Assurances maladie et invalidité CSST Régimes de retraite Relations de travail Syndicats Conventions collectives Développement organisationnel Plan de formation Activités de formation Appréciation du rendement Activités de reconnaissance Page 8

9 06 RESSOURCES FINANCIÈRES Financement Subventions MCC Contribution de la Fondation des Musées Régime d'emprunt Dette à long terme Budgets Fonds de fonctionnement Fonds de maintien des actifs Fonds des projets spéciaux Fonds des réserves Comptabilité Structure comptable Registres comptables Revenus Dépenses Impôt et taxes Opérations bancaires Bilan des comptes Gestion de la paie États financiers et vérification États financiers Vérification financière Page 9

10 07 RESSOURCES MATÉRIELLES ET IMMOBILIÈRES Ressources matérielles Acquisition de services et de ressources matérielles Dossiers des fournisseurs de biens et de services Utilisation et inventaire des ressources matérielles Courrier et messagerie Télécommunications Aliénation du matériel Ressources immobilières Projets de construction et d aménagement Inventaire des ressources immobilières Entretien et réparation Utilisation des ressources immobilières Prévention et sécurité Assurances Assurance responsabilité civile Assurance responsabilité des administrateurs Assurance automobiles et biens Page 10

11 08 COLLECTIONS ET FONDS Généralités Système d information de gestion des collections et des fonds Développement des collections et des fonds Cadre de développement des collections et des fonds Classement patrimonial des collections et des fonds Évaluateurs-ressources Gestion des acquisitions Prises en charge Gestion des aliénations État des collections et des fonds Cadre du traitement des collections et des fonds Inventaires des collections et des fonds Traitement des collections et des fonds Étude des collections et des fonds Conservation des collections et des fonds Gestion de la conservation Contrôle environnemental Manipulation des objets et des documents Intervention de préservation Restauration Accès aux collections et aux fonds Gestion de l'accès Consultation et référence Visites et présentations spéciales Reproduction des collections et des fonds Gestion de la reproduction Restrictions à la reproduction Demandes de reproduction et de droits d'utilisation Numérisation Prises de vue Micrographie Circulation des collections et des fonds Gestion de la circulation Dossiers de prêt Page 11

12 09 EXPOSITIONS Généralités Planification des expositions Répertoire des expositions Propositions de thématiques Offres d'expositions Programmation Projets d exposition Orientations Conception Scénarisation Réalisation Suivi de l'exposition Exposition en tournée Promotion de la tournée Établissement du coût de location Adaptation des produits Circulation de l exposition Bilan de la tournée Seconde vie de l exposition Page 12

13 10 MÉDIATION CULTURELLE Généralités Programmation Calendrier des activités de médiation culturelle Agenda culturel Projets culturels Conférences, colloques, débats, séries Concerts, théâtre, danse, littérature, musique Cinéma Les Grandes Séries Autres événements thématiques Événements spéciaux Services bénévoles Gestion du bénévolat Formation des bénévoles Dossier du projet Activités culturelles réservées aux AbonnéEs Reconnaissance des bénévoles Organismes en résidence au Musée de l Amérique francophone Coordination des sites Page 13

14 11 MÉDIATION ÉDUCATIVE Généralités Programmation Élaboration de la programmation Agenda mensuel des activités éducatives Offre Loisirs Jeunes Muséactivités Projets éducatifs Conception du projet éducatif Produits de médiation pour visite autonome Ateliers éducatifs Visites commentées Visites-ateliers Activités récurrentes Projets spéciaux Outils pédagogiques Jeux Espaces éducatifs Quartier des Découvertes Espaces éducatifs dans les expositions Coordination des guides-animateurs Gestion de la coordination des guides Formation des guides Bilans des activités réalisées par les guides Uniformes des guides Réserve éducative Page 14

15 12 RECHERCHE Administration de la recherche Éthique de la recherche Veille sur les programmes de financement de la recherche Bourses et prix institutionnels de recherche Bourses institutionnelles Gestion des dossiers de candidatures Prix Roland-Arpin Projets de recherche Gestion des projets de recherche Rapport de recherche Activités scientifiques et académiques Colloques, séminaires, ateliers Activités académiques Ressources documentaires Gestion de la documentation Développement de la documentation Veille documentaire Traitement de la documentation Circulation de la documentation 13 ÉDITION Développement éditorial Gestion du processus d'édition Relations avec les auteurs Gestion des publications Gestion des ouvrages Gestion des publications en série Page 15

16 14 DÉVELOPPEMENT FINANCIER ET SERVICES À LA CLIENTÈLE Développement financier Billetteries Abonnements Commandites Subventions de projets Fondation des MCQ Événements privés Services alimentaires Boutiques Services à la clientèle Régie des Musées Tarification et horaire Renseignements - Téléphonie Réservations de visites et d'activités culturelles Vestiaires Audioguides Commentaires des visiteurs 15 ÉVALUATION Fréquentation Rapports d achalandage des Musées Rapports à l Office du Tourisme de Québec Rapports à l Institut de la statistique du Québec Évaluation institutionnelle Enquête de publics Enquête générale Enquête auprès de clientèles spécifiques Évaluation d expositions intra-muros Évaluation d activités culturelles et éducatives Évaluation d activités culturelles Enquête auprès des enseignants Évaluation des espaces découvertes Évaluation de projets extra-muros Évaluation de la diffusion numérique Page 16

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