PROCÈS-VERBAL N o 224 CONSEIL DES COMMISSAIRES 26 août 2014

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1 PROCÈS-VERBAL N o 224 CONSEIL DES COMMISSAIRES 26 août 2014 PROCÈS-VERBAL de la deux-cent-vingt-quatrième (224 e ) séance ordinaire du conseil des commissaires de la Commission scolaire des Chênes, tenue au centre Saint-Frédéric, 457, rue des Écoles, Drummondville (Québec), le mardi, 26 août 2014, à 19 h 30, sous la présidence de M me Jeanne-Mance Paul, présidente du conseil des commissaires. APPEL DES PRÉSENCES PRÉSENCE ABSENCE MOTIVÉE (M) COMMISSAIRES (QUORUM) M. Clément BERNARD M. François CARRIER M. Alain CHAREST M. Gaétan DELAGE M me Vicky DESMARAIS M me Geneviève DESROSIERS M me Lucie GAGNON M me Monique GOULET M. Jean-François HOULE M. François LANGLOIS M me Guylaine LAVIGNE M. Guy LEROUX (M) M me Isabelle MARQUIS M. Bernard NAULT M. Réjean PAQUETTE (A) M me Jeanne-Mance PAUL M me Manon RIVARD M me Danielle TEAR M me Diane THERRIEN-CAMIRAND PRÉSENCES : 17 ABSENCES : 02 TOTAL : 19 COMMISSAIRES-PARENTS M me Mélanie CARON M me Stéphanie LACOSTE (M) SONT AUSSI PRÉSENTS M me Christiane DESBIENS Directrice générale M. Daniel DUMAINE Directeur, Service des ressources humaines M. Bernard GAUTHIER Secrétaire général et directeur adjoint du Service des com. M. Yves GENDRON Directeur, STTI et SRM M me Francine LAUZIÈRE Directrice, Services éducatifs aux adultes M me Carmen LEMIRE DGA - Directrice, Service des ressources financières M me Chantal SYLVAIN Directrice générale adjointe M me Sophie TOUSIGNANT Directrice, Services éducatifs à la formation professionnelle

2 Ouverture de la séance à 19 h 30. RÉFLEXION : «Lorsque l on demande quelque chose à la vie, elle peut répondre : oui non ou pas tout de suite, j ai quelque chose de mieux pour toi.» 1. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Réflexion (M. Clément Bernard) 1. Adoption de l ordre du jour 2. Période à la disposition de l assistance ORDRE DU JOUR 3. Correspondance et période de questions des élèves 4. Dispense de lecture du procès-verbal de la séance ordinaire du conseil des commissaires du mercredi 25 juin 2014 (N o 223). 5. Adoption du procès-verbal de la séance ordinaire du conseil des commissaires du mercredi, 25 juin 2014 (N o 223) 6. Prévisions budgétaires (Service des ressources financières Dossier de décision) 7. Personnel électoral - Rémunération (Direction générale Dossier de décision) 8. Modification aux actes d établissement Écoles Saint-Jean, Sainte-Jeanne d Arc et Notre-Dame de Durham-Sud (Service des ressources éducatives aux jeunes Dossier de décision) 9. Nomination Direction adjointe (Direction générale Dossier de décision) 10. Structure administrative (Direction générale Dossier de décision) 11. Plan québécois des infrastructures Demande au MELS (Direction générale Dossier de décision) 12. Délégation Table des responsables de l éducation des adultes et de la formation professionnelle des commissions scolaires du Québec (TRÉAQFP) (Direction générale - Dossier de décision) 13. Protocole d entente Municipalité de Lefebvre (Direction générale Dossier de décision) 14. Période réservée au comité de parents 15. Période réservée à la présidente 16. Période réservée à la direction générale 17. Affaires nouvelles LEVÉE DE LA SÉANCE RÉSOLUTION CC : 1982/2014 Il est proposé par M me Stéphanie Lacoste et appuyé par M me Diane Therrien Camirand, d adopter l ordre du jour tel que présenté. 2

3 2. PÉRIODE À LA DISPOSITION DE L ASSISTANCE Un parent, M. Marco Salvas, interpelle le conseil sur la situation de sa famille et de ses enfants, à la suite du refus, par la commission scolaire, d accepter sa «demande extraterritoriale» (la famille est domiciliée sur le territoire de la C.S. La Riveraine). Après avoir entendu les doléances de M. Salvas, Madame la présidente fait valoir l importance de ne pas séparer les enfants d une même famille, puisque ceux-ci se trouveraient à fréquenter deux commissions scolaires distinctes, selon les places disponibles. C est ce qui a motivé la décision de la C.S. des Chênes à cet égard. 3. CORRESPONDANCE ET PÉRIODE DE QUESTIONS DES ÉLÈVES 4. DISPENSE DE LECTURE DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL DES COMMISSAIRES DU MERCREDI, 25 JUIN 2014 (N O 223) RÉSOLUTION CC : 1983/2014 Il est proposé par M me Vicky Desmarais et appuyé par M me Stéphanie Lacoste, que le secrétaire général soit dispensé de la lecture du procès-verbal de la séance ordinaire du conseil des commissaires du mercredi, 25 juin 2014 (N o 223). 5. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL DES COMMISSAIRES DU MERCREDI, 25 JUIN 2014 (N O 223). RÉSOLUTION CC : 1984/2014 Il est proposé par M me Danielle Tear et appuyé par M me Vicky Desmarais, d adopter le procès-verbal de la séance ordinaire du conseil des commissaires du mercredi, 25 juin 2014 (N o 223). 6. PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES (Service des ressources financières Dossier de décision) Le conseil des commissaires doit adopter le budget pour l exercice financier de la Commission scolaire des Chênes et le transmettre au ministre. (articles 277, 312, et 475 de la Loi sur l instruction publique). RÉSOLUTION CC : 1985/2014 CONSIDÉRANT que conformément à la Loi sur l instruction publique, la Commission scolaire des Chênes doit adopter et transmettre au ministre de l Éducation, du Loisir et du Sport son budget de fonctionnement, d investissement et du service de la dette pour l année scolaire ; CONSIDÉRANT que ce budget prévoit un déficit d exercice de $ et que ce montant est égal à la limite de 15,1 % d appropriation du surplus accumulé au 30 juin 2013 exclusion faite de la valeur comptable nette des terrains et de la subvention «financement à recevoir relatif à la provision pour avantages futurs»; CONSIDÉRANT que l évaluation uniformisée qui a été utilisée pour l établissement de la subvention de la péréquation est établie au montant de $ en conformité avec la Loi et les règles budgétaires pour l année scolaire ; 3 SUITE, PAGE 4

4 CONSIDÉRANT que le budget prévoit que le taux nominal de la taxe scolaire est fixé à 0,35 $ du 100 $ d évaluation uniformisée des immeubles imposables; CONSIDÉRANT que le montant d aide additionnelle est de $ CONSIDÉRANT que le budget prévoit que les taux de taxe scolaire effectifs pour chaque municipalité se situent entre 0,2984 $ et 0,3164 $ du 100 $ d évaluation uniformisée selon la résolution adoptée par le conseil des commissaires lors de la séance du conseil des commissaires du 25 juin 2014; CONSIDÉRANT que ces taux respectent les limites prévues par la Loi; Il est proposé par M. Gaétan Delage et appuyé par Mme Manon Rivard : que le budget de fonctionnement, d investissement et de service de la dette pour l année scolaire , document joint et faisant partie du présent procès-verbal, soit adopté et transmis au ministre de l Éducation, du Loisir et du Sport; 4 7. PERSONNEL ÉLECTORAL - RÉMUNÉRATION (Direction générale Dossier de décision) Les élections scolaires générales auront lieu le dimanche, 2 novembre Comme le prévoit la Loi sur les élections scolaires, le conseil doit, par voie de résolution, adopter la rémunération du personnel électoral, laquelle ne peut excéder celle contenue dans la grille de tarification fixée par la Loi (article 30). Ladite résolution a pour effet d autoriser le président d élection à mettre en application la grille de tarification fixée par la Loi. RÉSOLUTION CC : 1986/2014 CONSIDÉRANT que des élections scolaires générales auront lieu le dimanche, 2 novembre 2014; CONSIDÉRANT que, dans le cadre de ce scrutin, le président d élection devra procéder à l embauche du personnel électoral; CONSIDÉRANT que la Loi sur les élections scolaires fixe la rémunération consentie aux différentes fonctions requises pour l organisation d un scrutin; Il est proposé par M me Danielle Tear et appuyé par M me Vicky Desmarais, que la rémunération des membres du personnel électoral soit celle fixée par la Loi électorale. LE TABLEAU DE LA RÉMUNÉRATION EST JOINT AU PRÉSENT PROCÈS- VERBAL 8. MODIFICATION AUX ACTES D ÉTABLISSEMENT ÉCOLES SAINT-JEAN, SAINTE-JEANNE D ARC ET NOTRE-DAME DE DURHAM-SUD (Service des ressources éducatives aux jeunes Dossier de décision) Il est proposé de modifier le regroupement du conseil d établissement des écoles Sainte- Jeanne - d Arc et Notre-Dame afin de fusionner les écoles suivantes : l école Sainte- Jeanne - d Arc et l école Saint-Jean. La commission scolaire devra modifier les actes d établissement de ces écoles. SUITE, PAGE 5

5 Contexte En décembre dernier, la commission scolaire a adopté son cadre organisationnel pour l année Compte tenu de cette adoption, le conseil des commissaires a le devoir d adopter toutes modifications à ce cadre. La question du regroupement de conseils d établissement, sans pour autant modifier la répartition de la clientèle dans les écoles ni leur territoire pédagogique, est un élément pour lequel la commission scolaire avait élaboré des propositions en Cette facette a de l importance pour la commission scolaire notamment au niveau administratif. À l époque, deux conseils d établissement avaient soumis un avis favorable à la fusion. Il s agissait des écoles Notre-Dame et Sainte-Jeanne-d Arc. Le nouveau regroupement d écoles sous une même direction amène à consulter les conseils d établissement afin de proposer un nouveau regroupement. La direction de l école Saint-Jean sera également la direction de l école Sainte-Jeanne - d Arc. On a demandé l avis du conseil d établissement des écoles Sainte-Jeanne-d Arc et Notre- Dame afin qu elles soient séparées à nouveau afin de créer un nouveau conseil d établissement avec les écoles de Sainte-Jeanne - d'arc et Saint-Jean. De plus, l école Notre-Dame se retrouverait à nouveau seule pour former le conseil d établissement. RÉSOLUTION CC : 1987/2014 CONSIDÉRANT que la commission scolaire a dû réaménager les regroupements d écoles sous une même direction. CONSIDÉRANT que le regroupement de conseils d établissements a des impacts à plusieurs niveaux, notamment sur le partage de services, sur la recherche de solutions communes, sur le plan administratif ainsi que sur d autres aspects qu il convient d explorer; CONSIDÉRANT que la commission scolaire voit différents avantages à une telle organisation, sans pour autant diminuer la participation et l implication des différents groupes concernés; CONSIDÉRANT que trois conseils d établissement ont exprimé leur accord à former un conseil d établissement fusionné à partir de ; Il est proposé par M me Diane Therrien Camirand et appuyé par M me Stéphanie Lacoste : 1) De modifier les actes d établissement des écoles Notre-Dame et Sainte-Jeanne-d Arc afin qu il n y ait que l école Notre-Dame sur l acte d établissement; 2) de procéder à la fusion des conseils d établissement de Saint-Jean et de Sainte-Jeanne-d Arc pour l année scolaire et de modifier l acte d établissement en conséquence. 9. NOMINATION DIRECTION ADJOINTE (Direction générale Dossier de décision) Afin de finaliser l organisation des postes de direction d école pour l année , il a été nécessaire d ouvrir un poste de direction adjointe au secondaire compte tenu des derniers changements d affectation. SUITE, PAGE 6 5

6 Le poste a été affiché conformément à la politique de gestion des cadres et à la politique de dotation du personnel et un comité de sélection a été formé comprenant trois commissaires, la direction du service des ressources humaines, la directrice générale et une direction d école. De plus, des candidats ont été référés pour une évaluation visant à établir leur profil personnel et de gestionnaire. À la suite du processus, le comité de sélection a recommandé une candidature pour ce poste d adjoint au secondaire. Par ailleurs, il est souhaitable de modifier le statut temporaire d une direction adjointe nommée le 1 er juillet dernier pour celui d un statut régulier. En effet, les prévisions d effectifs au niveau des directions d établissement assurent de pouvoir maintenir des postes réguliers à long terme. Afin de finaliser l organisation des postes pour l année , il a été nécessaire d ouvrir un poste de direction adjointe au secondaire pour répondre aux besoins de la présente année scolaire. RÉSOLUTION CC : 1988/2014 CONSIDÉRANT les besoins en personnel d encadrement des écoles pour l année scolaire ; CONSIDÉRANT le processus de sélection réalisé en conformité à la politique locale de gestion des cadres d école; CONSIDÉRANT la recommandation du comité de sélection à la suite du processus de dotation réalisé; Il est proposé par M me Monique Goulet et appuyé par M. Bernard Nault: de nommer M me Marylène Janelle à un poste régulier de direction adjointe d école au secondaire à compter du 27 août 2014; de modifier le statut temporaire de M. André Bédard, directeur adjoint au secondaire pour un statut régulier rétroactivement au 1 er juillet STRUCTURE ADMINISTRATIVE (Direction générale Dossier de décision) À la suite des nombreux changements à la structure administrative due aux compressions budgétaires, certains postes de cadre ont vu leurs responsabilités modifiées. Au printemps 2014, deux de ces postes de cadre ont dû être analysés par la direction générale des relations de travail afin de déterminer leur statut. La commission scolaire a reçu la décision du Directeur des relations de travail quant à ces postes à la fin juin Il s agit dans un premier temps du poste de directeur des services des ressources informatiques, des ressources matérielles et du transport. L analyse des fonctions et responsabilités a permis de situer ce poste à la classe 10. Le deuxième poste concerne le Service aux entreprises. La direction des relations de travail confirme qu il s agit d un poste de direction plutôt que de coordination. L analyse des fonctions et des responsabilités situent ce poste à la classe 8. Il y a donc lieu de procéder aux modifications dans la structure administrative pour l année scolaire SUITE, PAGE 7 6

7 RÉSOLUTION CC : 1989/2014 CONSIDÉRANT les modifications aux responsabilités de certains postes de cadre; CONSIDÉRANT l analyse de poste effectué par le directeur des relations de travail du MELS; CONSIDÉRANT la décision du directeur des relations de travail quant au statut de ces postes; Il est proposé par M. Alain Charest et appuyé par M me Danielle Tear, d adopter les modifications proposées dans le projet de structure administrative pour l année déposé par la directrice générale. 11. PLAN QUÉBÉCOIS DES INFRASTRUCTURES DEMANDE AU MELS (Direction générale Dossier de décision) Le MELS demande annuellement aux commissions scolaires de lui faire part de leurs besoins d ajouts d espaces dans le cadre du Plan québécois des infrastructures (PQI). Un projet a été déposé concernant l agrandissement du centre de mécanique de véhicules lourds afin d être en mesure d offrir une formation de mécanicien d autobus. L Association du transport urbain du Québec appuie cette demande. RÉSOLUTION CC : 1990/2014 PQI Demande au MELS Mécanique de véhicules lourds routiers, volet autobus CONSIDÉRANT la volonté de la commission scolaire de répondre aux besoins de maind œuvre des entreprises et de sa clientèle; CONSIDÉRANT que la commission scolaire offre le programme de mécanique de véhicules lourds routiers; CONSIDÉRANT que l apprentissage de la mécanique sur autobus est un volet de la mécanique de véhicules lourds routiers mais demande des équipements différents pour une partie du programme et des superficies plus importantes pour accueillir les autobus nécessaires à la formation; CONSIDÉRANT que les entreprises de notre région ont un grand besoin de maind'œuvre en mécanique de véhicules lourds routiers et que les espaces actuels ne peuvent accueillir des groupes additionnels en mécanique de véhicules lourds routiers volet autobus sans pénaliser les cohortes au DEP en Mécanique de véhicules lourds routiers; CONSIDÉRANT la possibilité d agrandir le bâtiment offrant mécanique de véhicules lourds routiers sur le terrain de la commission scolaire; CONSIDÉRANT que des économies peuvent être réalisées pour l achat d équipements et l utilisation des espaces communs; SUITE, PAGE 8 7

8 CONSIDÉRANT que l Association de transport urbain du Québec a donné son appui et un engagement à offrir gracieusement certains équipements; 8 Il est proposé par M me Manon Rivard et appuyé par M. Gaétan Delage, de transmettre au MELS la demande d achats d équipements et d ajout d espace pour l agrandissement du centre de mécanique de véhicules sur le terrain appartenant à la commission scolaire. 12. DÉLÉGATION TABLE DES RESPONSABLES DE L ÉDUCATION DES ADULTES ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE DES COMMISSIONS SCOLAIRES DU QUÉBEC (TRÉAQFP) (Direction générale Dossier de décision) La Commission scolaire des Chênes est membre de la TRÉAQFP. La TRÉAQFP a modifié en mai dernier sa constitution. Selon leur nouveau règlement, chaque commission scolaire membre doit se nommer un délégué officiel et un substitut pour la représenter et agir en son nom. Il y a lieu d adopter une résolution pour accepter la nomination de la directrice de la formation générale adulte à titre de déléguée officielle et de nommer la directrice de la formation professionnelle à titre du substitut. RÉSOLUTION CC : 1991/2014 CONSIDÉRANT que la Commission scolaire des Chênes est membre de la TRÉAQFP et que le contrat de participation stipule que la commission scolaire doit nommer un délégué officiel et un substitut pour la représenter et agir en son nom; Il est proposé par M me Stéphanie Lacoste et appuyé par M. Bernard Nault, que la direction en poste au Service de la formation générale adulte soit et est par la présente nommé délégué officiel de la Commission scolaire des Chênes à la prochaine assemblée générale de la TREAQFP et qu en cas d incapacité d agir du délégué officiel, la direction de la formation professionnelle soit et est par la présente nommé délégué officiel substitut. 13. PROTOCOLE D ENTENTE MUNICIPALITÉ DE LEFEBVRE (Direction générale Dossier de décision) La municipalité de Lefebvre avait demandé à la Commission scolaire d augmenter sa contribution financière pour l entretien ménager des bâtisses occupées par nos élèves ainsi que pour le personnel de surveillance du midi. À la suite des discussions avec les représentants de la municipalité, la commission scolaire a proposé des modifications au protocole. Rappelons que l école Lefebvre appartient à la municipalité depuis de nombreuses années et qu au fil des ans, la commission scolaire a repris des responsabilités notamment, quant au personnel de secrétariat. On a donc proposé de rédiger un protocole semblable à celui qui existe avec la municipalité de Saint-Lucien qui elle aussi est propriétaire de l école. Les principaux changements concernent le personnel d entretien ménager et de surveillance du midi. La commission scolaire poursuivra pour un an d assumer les frais exigés des parents pour la surveillance du midi. SUITE, PAGE 9

9 D autre part, la municipalité assumera les opérations et les coûts liés aux tests d eau. RÉSOLUTION CC : 1992/2014 CONSIDÉRANT la demande de la municipalité de Lefebvre d augmenter les coûts assumés par la commission scolaire pour l entretien ménager et la surveillance du midi; CONSIDÉRANT la volonté de la commission scolaire d harmoniser les protocoles d entente pour les municipalités propriétaires d école; CONSIDÉRANT la proposition de la commission scolaire de reprendre la responsabilité du personnel d entretien ménager et de surveillance des élèves; CONSIDÉRANT la décision de la commission scolaire d assumer pour une dernière année les frais exigés des parents pour la surveillance des élèves à l heure du midi; CONSIDÉRANT les échanges entre les parties pour modifier ce protocole d entente; Il est proposé par M me Danielle Tear et appuyé par M me Diane Therrien Camirand : - d adopter le projet d entente; - d autoriser la présidente ou le vice-président et la directrice générale ou une des directrices générales adjointes à signer ledit protocole. 14. PÉRIODE RÉSERVÉE AU COMITÉ DE PARENTS 15. PÉRIODE RÉSERVÉE À LA PRÉSIDENTE 16. PÉRIODE RÉSERVÉE À LA DIRECTION GÉNÉRALE 17. AFFAIRES NOUVELLES LEVÉE DE LA SÉANCE À 20h12, l ordre du jour étant épuisé, la présidente décrète la levée la séance du conseil des commissaires. Le secrétaire général, La présidente, Bernard Gauthier Jeanne-Mance Paul BG 9

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