DataCar CRM V2.5.1 Gamme Expert Release Notes. DataCar CRM v Release Notes

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1 DataCar CRM v2.5.1 Page 1 de 26

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction Evolutions de la version Documentation en ligne Evolutions RSE France spécifique VGF Ajout de filtres et de champs de recherche dans les listes Ajout de colonnes dans les listes Détermination des besoins Accès aux essais Compte rendu journalier Tableau de performance et Tableau de performance consolidé Planification de fin de financement Prévisionnel des planifications automatiques Transweb Agrandissement du champ observation qui passe de 500 à 2000 Caractères Gestion du prix remisé Gestion du prix remise pour les véhicules Export en lot des fiches contacts Modèles d Paramètrage et administration des modèles Création d un modèle d Mise en oeuvre Téléphone mobile pour les contacts professionnel Corrections et améliorations apportées Offre et bon de commande avec des loyers - Vocabulaire Offre et bon de commande avec des loyers Valeur de rachat Prix de rentrée d une reprise Amélioration du cockpit d activité Amélioration du compte rendu d activité Optimisation campagne marketing Regime de tva sur véhicule requalifié Packs promos - Luxembourg TVA non perçue récupérable - DOMTOM HISTORIQUE DES MISES À JOUR DÉTAILS DU DOCUMENT / REMARQUES GLOSSAIRE Page 2 de 26

3 1. Introduction Ce document présente les évolutions et les corrections apportées sur DataCar CRM version Gamme Expert. 2. Evolutions de la version 2.1. Documentation en ligne Avec la version DataCar CRM v2.5.1 de nouvelles fiches pratiques sont à disposition directement intégrées dans l application Nouvelles fiches pratiques : o Export et impression des contacts en lot o Le prévisionnel de planification o Gérer les modèles d Evolution des fiches pratiques : o Gestion de TransWeb o Envoyer un à un contact Evolution des documents : o Profil Marketing Les planifications o Envoyer un à un contact Page 3 de 26

4 2.2. Evolutions RSE France spécifique VGF RSE (Retail Sales Excellence) est un processus spécifique des affaires pour Volkswagen les évolutions suivantes ont été apportées dans la version CRM v Ajout de filtres et de champs de recherche dans les listes Dans la page de gestion des dossiers : Ce jour A traiter Non validée Abandon des filtres et des champs de recherche ont été ajoutés. Les filtres disponibles sont : Les étapes du processus de vente : Une période : Les fiches issues de campagne : Les champs de recherche disponibles sont : Le client, on pourra saisir le nom du client ou une partie du nom, et le prénom du client ou une partie du prénom du client : Le numéro de l affaire ou de l offre Page 4 de 26

5 Ajout de colonnes dans les listes Dans les listes : Ce jour A traiter Non validée Deux nouvelles colonnes ont été ajoutées : Etat de l affaire : Représenter par une icône «Flèche» Etat de la dernière action : Représenté par une icône Drapeau Sur chacune des icônes un tooltip est disponible : Etat de l affaire : Dernière action : Page 5 de 26

6 Détermination des besoins Dans le pavé «Détermination des besoins» le vendeur va renseigner les désidératas du client : Lorsque le pavé de détermination des besoins est renseigné, la case «Détermination des besoins» se coche désormais de façon automatiquement dans le processus de vente : Page 6 de 26

7 Accès aux essais La création d un essai peut se faire directement à partir de la fiche RSE. Dans la fiche RSE on accède à la création de l essai en cliquant sur le «+» L assistant de création d un essai permet alors de sélectionner le véhicule de l essai. Une fois l essai créé on revient directement sur la fiche RSE, le véhicule sélectionné pour l essai est affiché automatiquement : Compte rendu journalier Le compte rendu journalier RSE est accessible dans le module Vente dans le dossier Tableau de bord, puis Statistique et Reporting RSE. Dans le compte rendu journalier la colonne «Dont avec Financement» a été ajoutée : Page 7 de 26

8 L export PDF a également été modifié pour intégrer cette nouvelle colonne Tableau de performance et Tableau de performance consolidé Le tableau de performance RSE est accessible dans le module Management dans le dossier Tableau de bord, puis Statistique et Reporting RSE. La colonne «Dont extension de garantie» a été ajoutée : Page 8 de 26

9 2.3. PLANIFICATION DE FIN DE FINANCEMENT Dans le but de permettre aux clients qui ne possèdent pas le module F&I, et qui ne pouvaient pas utiliser les planifications de fin de financement, la gestion de ces planifications a évoluée. Ainsi à partir de la version CRM v2.5.1 les planifications de fin de financement sont désormais basées sur la date de fin de financement du véhicule possédé. Visualisation du véhicule contact : Uniquement pour les clients ayant le module F&I : Cette date de fin de financement sera mise à jour automatiquement dans le véhicule possédé du contact dans le cas où une modification est faite dans la fiche de financement liée. Page 9 de 26

10 2.4. PREVISIONNEL DES PLANIFICATIONS AUTOMATIQUES Un nouvel export Excel est disponible : Le prévisionnel de planification On listera dans cet export toutes les actions A venir issues des planifications de fidélisation et de fin de financement. Exemple : Une planification de fidélisation est créée afin de créer une relance 20 jours après la livraison d un véhicule. Dans le prévisionnel de planification on trouvera dès la validation de la livraison, la relance à venir correspondante à la planification. Ce processus permettra d avoir une visualisation des relances de planification dans le temps. L export du prévisionnel de planification est accessible : Dans le module Marketing et le dossier Tableau de bord Dans le module Management et le dossier Tableau de bord A savoir : Les clients Hors ciblage ne sont pas traités dans les planifications Cet export se décompose en trois parties : Les données véhicules clients Les données contact Les données planifications Page 10 de 26

11 2.5. TRANSWEB Deux évolutions concernant la gestion de l envoi des véhicules aux infomédiaires : Agrandissement du champ observation qui passe de 500 à 2000 Caractères Gestion du prix remisé Lors de la mise en vente d un véhicule, il est intéressant de montrer au client la remise consentie sur un véhicule, il s agit du prix remisé Gestion du prix remise pour les véhicules Quel que soit l état du véhicule (disponible, sur offre, en commande), on trouvera dans la fiche du véhicule en stock dans onglet TransWeb un nouveau champ permettant de saisir un prix remisé pour la publication du véhicule. Ce prix remisé sera envoyé systématiquement aux infomédiaires, c est le prix Web, il est accessible via l onglet Transweb : Page 11 de 26

12 La diffusion du véhicule se visualise dans le dossier Transweb du module Parc. On retrouve le prix du véhicule et le prix Web saisi dans l onglet Transweb. Le principe est le même pour les véhicules neufs, les véhicules d occasion et les véhicules de démonstration. Page 12 de 26

13 2.6. Export en lot des fiches contacts Les vendeurs itinérants ont fréquemment besoin d exporter les fiches des contacts possédant des actions afin de préparer plus efficacement leurs tournées. Principes L accès à la fonctionnalité d export des fiches contacts en lot est accessible aux collaborateurs ayant accès à la gestion de la recherche sur les contacts ; module Vente et module Secrétariat. Les contacts sélectionnés doivent posséder sur la période choisie au moins une relance ou un rendez-vous ou un essai. La recherche d action A partir du module Vente ou Secrétariat, il faut accéder à la gestion des contacts pour lancer une recherche de type «Action» : Dans la page de recherche, il faut sélectionner «Action» dans le type de recherche : Page 13 de 26

14 La page spécifique à la recherche de type action s affiche alors : Il faudra renseigner de façon obligatoire : Au moins une action (Relance, RDV, Essai) La période (Date de début et date de fin) Valider les paramètres de recherche en cliquant sur la flèche bleue Suivant. La page des résultats de la recherche s affiche : Page 14 de 26

15 Dans ce tableau des résultats on trouve : Dans l entête : Le rappel des critères de recherche et le nombre de résultats trouvés Sur chacune des lignes des contacts, une case à cocher est disponible, elle permet de sélectionner le contact pour l export en lot. Les actions : o Export de la liste : Permet de générer un PDF contenant la liste des résultats o Export fiche client : Permet de générer un PDF contenant les fiches contacts Attention : Pour ce deux exports, il est nécessaire de sélection en les cochant une partie ou tous les éléments de la page des résultats. Les colonnes de ce tableau des résultats sont triables. Limitation : Attention pour des raisons de performance des limitations ont été mises en place : Une alerte s affiche lorsque le nombre d actions à retourner dans le tableau des résultats est supérieur à 250. Une alerte s affiche lorsque l export des fiches clients comporte plus de 30 contacts en export. Page 15 de 26

16 2.7. MODÈLES D Une nouvelle fonctionnalité est proposée par l application DataCar CRM : Les modèles d . Une liste de modèles des messages sont disponibles. Un peut être envoyé à un client dans différents contextes : A partir de la fiche du Contact A partir de l Agenda pour confirmer un rendez-vous A partir d un Essai A partir d une Offre A partir d une Commande A partir d une Livraison A partir d une Campagne Marketing Une bibliothèque de modèles prédéfinis en fonction du contexte est livrée avec DataCar CRM Paramètrage et administration des modèles Principes Ces modèles de message sont créés et administrés par «Entité» dans le module «Management». Les modèles d concernant les campagnes sont gérés dans le Module «Marketing» La bibliothèque d peut être enrichie par les collaborateurs Les modèles d proposés peuvent être modifiés Page 16 de 26

17 Cliquer sur «Définition des modèles» pour accéder à la page de gestion. Page de gestion des modèles d s : Page 17 de 26

18 Description des champs: 1. Liste des contextes prévus 2. Libellé du contexte concerné par le modèle 3. Modification du modèle 4. Suppression du modèle 5. Ajout d un nouveau modèle 6. Libellé du modèle Création d un modèle d A partir de la page de gestion des modèles, cliquer sur «Ajouter» pour créer un nouveau modèle. La page de création d un nouveau modèle s affiche alors : Page 18 de 26

19 Description des champs: 1. Contexte du modèle à créer 2. Libellé du modèle à créer 3. Modèles existants du contexte sélectionné 4. Sujet de l (facultatif) 5. Rubrique concernée par le contexte 6. Eléments des rubriques à intégrer dans le corps du message 7. Corps du message 8. Validation de la création du modèle 9. Tous les modèles du contexte «Contact» existants pour l Entité sont systématiquement proposés lors des envois des messages quel que soit le contexte : Mise en oeuvre Dans la page d envoi d un on retrouve la proposition des modèles : Page 19 de 26

20 En cliquant sur le nom du modèle les champs Sujet er Corps du message se remplissent automatique 2.8. TELEPHONE MOBILE POUR LES CONTACTS PROFESSIONNEL Un nouveau champ est proposé dans la fiche contact permettant de renseigner un numéro de téléphone portable pour un professionnel. Page 20 de 26

21 Le telephone portable apparait dans la fiche de visualisation du contact professionnel : Dans la page de gestion des contacts, le numéro de téléphone portable est visible dans le tooltip : Ce téléphone portable apparaît dans : o Les «Popup» affichant les coordonnées du contact o Les «Tooltip» du tableau des résultats (Assistant, Ciblage) o L assistant de création/modification du contact Page 21 de 26

22 o Les éditions reprenant le contact o Les motifs de dédoublonnage o Les campagnes de marketing o Les statistiques (Téléphone standard a été renommé en «Téléphone» pour les tableaux, graphes et export PDF) o Les requêtes La règle da qualification d une fiche contact professionnel considère dorénavant le téléphone standard et le téléphone portable du professionnel en ce sens que l un ou l autre ou les 2 renseignés ont un poids de 10%. Si aucun numéro de portable n est présent pour l utilisateur du professionnel, c est le portable Professionnel qui est pris en compte. 3. Corrections et améliorations apportées 3.1. OFFRE ET BON DE COMMANDE AVEC DES LOYERS - VOCABULAIRE Dans l édition d une offre contenant des loyers, le mot «Loyer» était toujours au pluriel même dans le cas où il n y en a qu un. La faute d orthographe a été corrigée dans le cas où UN seul loyer est présent. Cette correction concerne : Les offres VN, VD et VO Les bons de commande VN, VD et VO Exemple sur une offre : 3.2. OFFRE ET BON DE COMMANDE AVEC DES LOYERS VALEUR DE RACHAT Suite à une offre VN avec loyer, la valeur de rachat apparait dans l'édition de l'offre mais n apparaissait pas dans l'édition du bon de commande, ce problème est corrigé. Page 22 de 26

23 3.3. PRIX DE RENTREE D UNE REPRISE Lors de la création d une offre contenant une reprise, le prix de rentrée en stock du véhicule est maintenant correct. A l enregistrement de l offre, le véhicule de la reprise est dans le parc Pré-rentrée. Parc VO Pré-rentrée : 3.4. AMELIORATION DU COCKPIT D ACTIVITE Plusieurs améliorations ont été apportées au Cockpit d activité. Le cockpit d activité est accessible à partir du module Vente dans le dossier Statistiques et à partir du module Management dans le dossier Statistiques. Améliorations Tri automatique sur le nom des vendeurs par ordre alphabétique Dans les entêtes de colonnes et l export Excel, mise au pluriel des libellés «Ventes VN», «Ventes VD» et «Ventes VO» Modification du mode de calcul des relances en retard, les relances du jour ne sont plus comptabilisées comme des relances en retard Modification du mode de comptage des clients inactifs, si le client est ou était inactif à la date de fin de la période sélectionné il sera pris en compte dans le comptabilisation. Le filtrage est possible sur tous les collaborateurs du site, et non plus sur toute l entité Page 23 de 26

24 3.5. AMELIORATION DU COMPTE RENDU D ACTIVITE Plusieurs améliorations ont été apportées au Compte Rendu d activité. Le compte rendu d activité est accessible à partir du module Management dans le dossier Statistiques. Il existe deux types d export : Export en mode Listing Export en mode synthèse Le mode Synthèse n'est disponible que pour le choix des durées hebdomadaire et mensuel. En mode listing, les améliorations concernent le vocabulaire : Page 24 de 26

25 - dans la section «incident», changement du libellé pour l'état "ouvert" - dans la section "suivi incidents" au lieu de "suiv des incidents" - dans la section "suivi actions d'affaires" au lieu de "suivi des actions d'affaires" En mode synthèse l amélioration apportée concerne la comptabilisation du nombre de commandes validées. Une affaire ne compte désormais que pour 1 même s'il y a plusieurs commandes validées pour cette même affaire dans une même journée OPTIMISATION CAMPAGNE MARKETING Lors de la création de campagne marketing de type Marketing direct, les temps de recherche des clients sélectionnables ont été optimisés REGIME DE TVA SUR VEHICULE REQUALIFIE En cas de modification du régime de TVA sur un véhicule en stock, la requalification du véhicule faisait repasser le code TVA au régime normal. Ce problème a été corrigé dans la version PACKS PROMOS - LUXEMBOURG Correction de l anomalie : Après une modification des packs promotionnels, ils n étaient plus visibles TVA NON PERÇUE RECUPERABLE - DOMTOM Dans le cadre de la TVA non perçue récupérable sur les VU dans les DOM-TOM, modification des éditions d'offres et de bons de commande afin d'avoir des montants corrects. Page 25 de 26

26 HISTORIQUE DES MISES À JOUR Date (AAAA-MM- JJ) Édition Auteur VR Création du document Description DÉTAILS DU DOCUMENT / REMARQUES Nom/ du document Produit DTF / version DataCar CRM version Constructeur Pays N projet / demande Documents associés Mots-clés Remarques GLOSSAIRE Mot Définition Page 26 de 26