itslearning extension Vie Scolaire Importation de l emploi du temps
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- Hélène Landry
- il y a 7 ans
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1 itslearning extension Vie Scolaire Importation de l emploi du temps - Août
2 Sommaire IMPORTATION DE L EMPLOI DU TEMPS... 3 VERSIONS COMPATIBLES... 4 OPÉRATIONS PRÉALABLES... 4 Nommage des groupes... 4 Version des logiciels d emploi du temps... 4 Spécificités itslearning... 5 Gestion du changement de parité des semaines A et B après la Toussaint avec EDT... 5 Les groupes... 5 Peuplement des groupes lors de l importation... 6 EDT... 7 Les spécificités... 7 Les cours complexes... 7 Génération des fichiers.dbf... 8 Préparation du fichier zip à importer... 9 Importation dans itslearning avec les fichiers.dbf... 9 Génération du fichier XML crypté Importation dans itslearning avec le fichier.xml crypté Génération des fichiers XML (importation txt) Vérifications préalables dans EDT Génération et exportation du fichier CLASSE.xml Génération et exportation du fichier GROUPE.xml Génération et exportation du fichier COURS.xml Génération et exportation du fichier SALLE.XML Préparation du fichier zip à importer Importation dans itslearning avec les fichiers.xml Résultat de l import UDT Les spécificités Génération des fichiers.dbf dans UDT Préparation du fichier Zip à importer Recommandations avant importation dans itslearning Importation dans itslearning Résultat de l import itslearning, 2013 Page 2
3 Importation de l emploi du temps Objectif de l importation de l emploi du temps Reprise exacte (classe/groupe/cours) de l emploi du temps d EDT/UDT. itslearning, 2013 Page 3
4 Versions compatibles EDT 2010 jusqu à la version EDT 2011 jusqu à la version EDT 2012 jusqu à la version EDT 2013 jusqu à la version UDT jusqu à la version 19 Opérations préalables Nommage des groupes Nous vous conseillons d attribuer des noms de groupes explicites (et reconnaissables par les enseignants) dans EDT et UDT, car ce sont ces intitulés qui seront importés dans itslearning et, par conséquent, utilisés tout au long de l année. Version des logiciels d emploi du temps Il est préférable de terminer l année scolaire avec la même version du logiciel (celle qui a été utilisée pour les importations en début d année). En effet le changement de version en cours d année provoque des changements au niveau des groupes sur EDT et pourrait provoquer des changements sur UDT. Si le changement de version en cours d année ne peut être évité, vérifier attentivement les groupes lors de l étape de correspondance dans itslearning. itslearning, 2013 Page 4
5 Spécificités itslearning Gestion du changement de parité des semaines A et B après la Toussaint avec EDT Pour l importation des fichiers.dbf et le fichier.xml crypté il est fortement conseillé au début de l année : D effectuer un 1 er import en précisant la date de début d import à la date de la rentrée scolaire et une date de fin d import au début des vacances de la toussaint puis de sélectionner la parité de la semaine A. D effectuer un second import (celui-ci peut être effectué immédiatement après le premier ou plusieurs semaines après) avec pour date de début le retour des vacances de la toussaint et date de fin le début des vacances de noël en inversant la parité des semaines par rapport au premier import en sélectionnant la parité de la semaine A (dans notre exemple, dans ce 2 e import, il faudra sélectionner «la semaine A est paire»). Pour définir la parité des semaines : A l aide d un calendrier, prenez une semaine que vous considérez comme une semaine A, relever le numéro de la semaine, si le numéro est paire, sélectionner «Les semaines A sont paires», si le numéro de la semaine est impaire, sélectionnez «Les semaines A sont impaires». Par exemple, vous considérez que la semaine du 3 septembre 2012 est une semaine A, après consultation d un calendrier, le numéro de la semaine est 36. Vous sélectionnerez donc «Les semaines A sont paires». Les groupes Les groupes scolaires importés dans itslearning contiennent comme membres tous les élèves de toutes les classes qui composent le groupe (par exemple un groupe d anglais composé d une partie des élèves des classes 3A, 3B et 3C, le groupe importé aura comme membres tous les élèves de la classe 3A, tous les élèves de la classe 3B et tous les élèves de la class 3C). La première action à réaliser consiste à : Répartir les élèves dans les groupes en enlevant les élèves en «trop» (ne pas en ajouter). Si le groupe est utilisé par plusieurs enseignants, toutes les modifications sur les administrateurs et les membres doivent être effectuées en concertation avec l ensemble des enseignants (pour éviter, par exemple, de mettre un élève dans plusieurs groupes ou, au contraire, d avoir un élève absent de tous les groupes...) En cas d oubli d une classe dans la composition d un groupe, ne pas faire l ajout des élèves dans le groupe, directement dans itslearning. Faire les modifications dans le logiciel d emploi du temps et refaire une importation. Une fois les élèves répartis dans leurs groupes respectifs, vous pouvez utiliser ces groupes : En l état, c est-à-dire uniquement pour les notes, les absences, le cahier de textes et la messagerie. itslearning, 2013 Page 5
6 Peuplement des groupes lors de l importation Il est conseillé lors de la première importation de l année scolaire de cocher l option «Souhaitezvous que l importation d emploi du temps modifie les élèves des groupes scolaires?». Ainsi, les groupes scolaires importés dans itslearning contiendront comme membres tous les élèves de toutes les classes qui composent le groupe. Exemple : le groupe LV1 3A-3B est composé d une partie des élèves de la classe 3A et une partie des élèves de la classe 3B. Lors de la première importation, avec l option «Souhaitez-vous que l importation d emploi du temps modifie les élèves des groupes scolaires?» activée ; le groupe aura comme membres tous les élèves de la classe 3A et tous les élèves de la 3B. L administrateur ou un autre utilisateur ayant le droit de gestion des groupes devra enlever manuellement les élèves ne faisant pas partie du groupe. Lors des prochaines importations si l option n est pas cochée : aucune action sur les membres du groupe (en ajout et/ou en suppression). Ces actions devront être réalisées manuellement. Lors des prochaines importations si l option est cochée : les actions d ajout et/ou de suppression interviendront uniquement sur les classes entières qui composent le groupe. Si des nouveaux élèves sont ajoutés dans les classes qui composent déjà le groupe, l ajout devra se faire manuellement. Aucune modification automatique sur les membres du groupe. Exemple : Dans le groupe LV1 3A-3B, qui est composé d une partie des élèves de la classe 3A et une partie des élèves de la classe 3B, des nouveaux élèves arrivent dans la classe 3A et la classe 3B. Ces nouveaux élèves font partie du groupe d anglais. Lors de l importation avec l option «Souhaitezvous que l importation d emploi du temps modifie les élèves des groupes scolaires?» activée, ces nouveaux élèves ne seront pas ajoutés automatiquement dans le groupe et les membres du groupes déjà présents ne seront pas modifiés. Les nouveaux élèves devront donc être ajoutés manuellement. Si des élèves du groupe change de classe et ne doivent plus faire partie de ce groupe, la suppression de ces élèves devra se faire manuellement. Exemple : Dans le groupe LV1 3A-3B, qui est composé d une partie des élèves de la classe 3A et une partie des élèves de la classe 3B, quelques élèves de la classe 3A faisant partie du groupe et quelques élèves de la classe 3B faisant partie du groupe changent de classe ; autre classe ne faisant pas partie du groupe. Lors de l importation avec l option «Souhaitez-vous que l importation d emploi du temps modifie les élèves des groupes scolaires?» activée, ces élèves ne seront pas supprimés automatiquement. Les élèves devront êtres retirés manuellement du groupe par l administrateur ou un utilisateur ayant le droit de gestion des groupes. Si des nouveaux élèves d une nouvelle classe viennent composer le groupe, tous les élèves de la nouvelle classe seront ajoutés automatiquement. Exemple : Dans le groupe LV1 3A-3B, qui est composé d une partie des élèves de la classe 3A et une partie des élèves de la classe 3B, des nouveaux élèves issus de la classe 3C doivent faire partie du groupe. Lors de l importation avec l option «Souhaitez-vous que l importation d emploi du temps itslearning, 2013 Page 6
7 modifie les élèves des groupes scolaires?» activée, tous les élèves de la nouvelle classe (3C) seront ajoutés automatiquement comme membres du groupe LV1 3A-3B. L administrateur ou un autre utilisateur ayant le droit de gestion des groupes devra enlever manuellement les élèves ne faisant pas partie du groupe. Si une classe ne fait plus partie d un groupe, tous les élèves de cette classe faisant partie du groupe seront supprimés automatiquement. Exemple : Dans le groupe LV1 3A-3B-3C, qui est composé d une partie des élèves de la classe 3A et une partie des élèves de la classe 3B et d une partie des élèves de la classe 3C ; la classe 3A ne fait plus partie de ce groupe. Lors de l importation avec l option «Souhaitez-vous que l importation d emploi du temps modifie les élèves des groupes scolaires?» activée, tous les élèves de la classe 3A faisant partie du groupe sont supprimés automatiquement. EDT Les spécificités Il n est pas nécessaire de : Transformer les cours complexes en cours simples Supprimer les remplacements (gestion des absences et des remplacements), cependant ils ne sont pas pris en compte dans itslearning Les cours complexes Préciser correctement les cours complexes en mettant, par exemple, le nom des salles (sinon aucune salle ne sera associée), cocher la case quinzaine si besoin,... Après la première importation de l emploi du temps dans itslearning, il est important de transmettre la consigne suivante au concepteur de l emploi du temps : Ne pas modifier «le mode de répartition» après avoir effectué une importation dans itslearning. En effet, si ce mode est actif, puis désactivé, les noms des groupes sont perdus dans EDT (réinitialisés par EDT). Si le cas se produit, deux actions sont possibles (la deuxième est fortement déconseillée) : [Conseiller] Action du concepteur de l emploi du temps : Remettre les noms précédents dans EDT [Déconseiller] Action de l administrateur lors de l import : Faire la correspondance entre les nouveaux noms de groupes (générés par EDT) et les noms de groupes déjà présents (précédemment importés) dans itslearning. En effet, cela créera une différence entre l emploi du temps dans EDT et l emploi du temps dans itslearning pouvant entrainer lors des imports suivants des erreurs sur la phase de correspondance des groupes. itslearning, 2013 Page 7
8 Génération des fichiers.dbf La génération des fichiers.dbf peut être réalisée avec les versions 2009 du logiciel EDT. Pour générer les fichiers.dbf : Ouvrir la base de données avec EDT Menu Fichier Import/Export Exporter vers Pronote Sélectionner le répertoire dans lequel les dbf vont être générés (il est conseillé de créer les fichiers dans un nouveau répertoire) Exporter itslearning, 2013 Page 8
9 Préparation du fichier zip à importer Il faut ensuite créer un fichier ZIP contenant l'ensemble des fichiers.dbf exportés. Ce fichier Zip sera utilisé lors de l import dans itslearning. Attention, le fichier ZIP doit contenir uniquement les fichiers générés et non le dossier qui les contient et seule l extension.zip est supportée. Importation dans itslearning avec les fichiers.dbf Pour réaliser l importation dans itslearning se rendre dans l onglet Vie Scolaire > Importation > EDT (DBF). Paramétrer la date de début et la date de fin d importation c est-à-dire la date à partir de laquelle l emploi du temps est affiché dans itslearning et la date à laquelle l emploi du temps se termine. Définir la parité des semaines, pour cela, à l aide d un calendrier, prenez une semaine que vous considérez comme une semaine A, relever le numéro de la semaine, si le numéro est paire, sélectionner «Les semaines A sont paires», si le numéro de la semaine A est impaire, sélectionnez «Les semaines A sont impaires». Par exemple, vous considérez que la semaine du 03 septembre 2012 est une semaine A, après consultation d un calendrier, le numéro de la semaine est 36. Vous sélectionnerez donc «Les semaines A sont paires». A titre indicatif, la parité de la semaine en cours est donnée, vous pouvez vous en aider. itslearning, 2013 Page 9
10 Cet écran vous permet de gérer le changement de parité à la toussaint sans faire aucune modification depuis le logiciel EDT. Pour cela : effectuer un 1 er import en précisant la date de début d import à la date de la rentrée scolaire et une date de fin d import au début des vacances de la toussaint puis de sélectionner la parité de la semaine A (dans notre exemple la semaine A est paire). effectuer un second import (celui-ci peut être effectué immédiatement après le premier ou plusieurs semaines après) avec pour date de début le retour des vacances de la toussaint et date de fin le début des vacances de noël en inversant la parité des semaines par rapport au premier import en sélectionnant la parité de la semaine A (dans notre exemple, dans ce 2 e import, il faudra sélectionner «la semaine A est impaire»). Il est conseillé d activer la coche concernant les groupes scolaires lors des premiers imports. Cette option permet de peupler les groupes scolaires (voir paragraphe «Spécificités itslearning»). Cliquer sur le bouton «Parcourir» pour sélectionner le fichier zip comportant l ensemble des fichiers.dbf. Pour démarrer l importation cliquer sur le bouton «Valider». Correspondance des enseignants La première étape consiste à effectuer la correspondance des enseignants. La colonne de gauche contient le nom des enseignants issus de EDT ; la colonne de droite, le nom des enseignants présents dans itslearning suite à l importation de l annuaire ou du fichier CSV des enseignants. Si la correspondance n est pas réalisée automatiquement, déroulez le menu de la colonne de droite pour rechercher le nom de l enseignant. Cliquez sur le bouton «Valider» en fin de page pour passer à l étape suivante. itslearning, 2013 Page 10
11 Correspondance des classes La seconde étape consiste à effectuer la correspondance des classes. La colonne de gauche contient les noms des classes issus de EDT ; et la colonne de droite le nom des classes présentes dans itslearning suite à l importation l annuaire ou du fichier CSV des élèves. Très souvent, la correspondance n est pas explicite, car en général ce sont deux personnes qui gèrent l emploi du temps (le plus souvent la secrétaire et le principal adjoint). Par exemple, on peut avoir à gauche des noms de classe comme 101, 201 et, à droite, des noms de classes comme 6A, 5A. Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la troisième étape. itslearning, 2013 Page 11
12 Correspondances des groupes La troisième étape consiste à effectuer la correspondance des groupes. La colonne de gauche contient le nom des groupes issus de EDT ; et la colonne de droite les groupes déjà existants. Nous vous conseillons lors de la première importation de ne pas faire correspondre les groupes déjà existants dans itslearning avec les groupes EDT, mais de laisser itsleanring les créer en tant que «Nouveau groupe» (pour éviter d avoir à faire des correspondances longues et fastidieuses). Vous aurez tout de même la possibilité de faire correspondre les groupes EDT avec les groupes déjà existants ou d ignorer les groupes («Sans Correspondance»). Lors des prochaines importations la correspondance entre les groupes EDT et itslearning sera établie automatiquement. Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la quatrième étape. itslearning, 2013 Page 12
13 Correspondances des matières La quatrième étape consiste à effectuer la correspondance des matières. La colonne de gauche contient le nom des matières issues d EDT ; et la colonne de droite, les matières récupérées des précédentes importations d emploi du temps. Vous aurez alors la possibilité de faire correspondre avec une matière déjà existante, d ignorer la matière («Sans correspondance») ou encore de la créer («Nouvelle matière»). Si aucune importation n a été effectuée, les matières seront créées automatiquement. Si la liste des matières n a pas été épurée celle-ci peut être très longue. Il est à noter que le nom des matières doit être significatif dans itslearning (donc plus explicite que dans EDT) car c est ce nom là qui apparaîtra sur le bulletin. La modification peut se faire à postériori dans l onglet «matières». Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la cinquième étape et dernière étape. Validation de l importation L étape finale consiste à valider l importation en cliquant sur le bouton «Importer». Vous pourrez visualiser l état d avancement de l import, tout au long du processus. Sauvegarde des données Mise à jour des cours : Création des cours dans itslearning Mise à jour des liaisons : Création des liaisons classe/groupe/matière/enseignant Récupération des membres des groupes scolaires Finalisation de l import: l import est en cours de finalisation et permet l accès aux autres modules de Vie Scolaire itslearning, 2013 Page 13
14 Génération du fichier XML crypté Ce fichier est uniquement disponible à partir de la version EDT Pour générer ce fichier : Ouvrir la base de données avec EDT menu Fichier Vers les socles ENT Export manuel Sélectionner «Scolastance» dans la liste du champ «Socle ENT» Sélectionner le répertoire dans lequel deux fichiers vont être générés (un fichier de paramètres et un fichier XML) Seul le fichier au format XML sera utilisé dans l importation itslearning. itslearning, 2013 Page 14
15 Importation dans itslearning avec le fichier.xml crypté Pour réaliser l importation dans itslearning se rendre dans l onglet Vie Scolaire > Importation > EDT 2010/2011 (crypté). Paramétrer la date de début et la date de fin d importation c est-à-dire la date à partir de laquelle l emploi du temps est affiché dans itslearning et la date à laquelle l emploi du temps se termine. Définir la parité des semaines, pour cela, à l aide d un calendrier, prenez une semaine que vous considérez comme une semaine A, relever le numéro de la semaine, si le numéro est paire, sélectionner «Les semaines A sont paires», si le numéro de la semaine A est impaire, sélectionnez «Les semaines A sont impaires». Par exemple, vous considérez que la semaine du 03 septembre 2012 est une semaine A, après consultation d un calendrier, le numéro de la semaine est 36. Vous sélectionnerez donc «Les semaines A sont paires». A titre indicatif, la parité de la semaine en cours est donnée, vous pouvez vous en aider. Cet écran vous permet de gérer le changement de parité à la toussaint sans faire aucune modification depuis le logiciel EDT. Pour cela : effectuer un 1 er import en précisant la date de début d import à la date de la rentrée scolaire et une date de fin d import au début des vacances de la toussaint puis de sélectionner la parité de la semaine A (dans notre exemple la semaine A est paire). itslearning, 2013 Page 15
16 effectuer un second import (celui-ci peut être effectué immédiatement après le premier ou plusieurs semaines après) avec pour date de début le retour des vacances de la toussaint et date de fin le début des vacances de noël en inversant la parité des semaines par rapport au premier import en sélectionnant la parité de la semaine A (dans notre exemple, dans ce 2 e import, il faudra sélectionner «la semaine A est impaire»). Il est conseillé d activer la coche concernant les groupes scolaires lors des premiers imports. Cette option permet de peupler les groupes scolaires (voir paragraphe «Spécificités itslearning»). Cliquer sur le bouton «Parcourir» pour sélectionner le fichier XML crypté (EDT 2010, 2011 ou 2012). Pour démarrer l importation cliquer sur le bouton «Valider». Correspondance des enseignants La première étape consiste à effectuer la correspondance des enseignants. La colonne de gauche contient le nom des enseignants issus de EDT ; la colonne de droite, le nom des enseignants présents dans itslearning suite à l importation de l annuaire ou à l importation du fichier CSV des enseignants. Si la correspondance n est pas réalisée automatiquement, déroulez le menu de la colonne de droite pour rechercher le nom de l enseignant. Cliquez sur le bouton «Valider» en fin de page pour passer à l étape suivante. itslearning, 2013 Page 16
17 Correspondance des classes La seconde étape consiste à effectuer la correspondance des classes. La colonne de gauche contient les noms des classes issus d EDT ; la colonne de droite le nom des classes présentes dans itslearning suite à l importation de l annuaire ou du fichier CSV des élèves. Très souvent, la correspondance n est pas explicite, car en général ce sont deux personnes qui gèrent l emploi du temps (le plus souvent la secrétaire et le principal adjoint). Par exemple, on peut avoir à gauche des noms de classe comme 101, 201 et, à droite, des noms de classes comme 6A, 5A. Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la troisième étape. itslearning, 2013 Page 17
18 Correspondances des groupes La troisième étape consiste à effectuer la correspondance des groupes. La colonne de gauche contient le nom des groupes issus de EDT ; et la colonne de droite les groupes déjà existants. Nous vous conseillons lors de la première importation de ne pas faire correspondre les groupes déjà existants dans itslearning avec les groupes EDT, mais de laisser itsleanring les créer en tant que «Nouveau groupe» (pour éviter d avoir à faire des correspondances longues et fastidieuses). Vous aurez tout de même la possibilité de faire correspondre les groupes EDT avec les groupes déjà existants ou d ignorer les groupes («Sans Correspondance»). Lors des prochaines importations la correspondance entre les groupes EDT et itslearning sera établie automatiquement. Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la quatrième étape. itslearning, 2013 Page 18
19 Correspondances des matières La quatrième étape consiste à effectuer la correspondance des matières. La colonne de gauche contient le nom des matières issues d EDT ; et la colonne de droite, les matières récupérées des précédentes importations d emploi du temps. Vous aurez alors la possibilité de faire correspondre avec une matière déjà existante, d ignorer la matière («Sans correspondance») ou encore de la créer («Nouvelle matière»). Si aucune importation n a été effectuée, les matières seront créées automatiquement. Si la liste des matières n a pas été épurée celle-ci peut être très longue. Il est à noter que le nom des matières doit être significatif dans itslearning (donc plus explicite que dans EDT) car c est ce nom là qui apparaîtra sur le bulletin. La modification peut se faire à postériori dans l onglet «matières». Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la cinquième étape et dernière étape. Validation de l importation L étape finale consiste à valider l importation en cliquant sur le bouton «Importer». Vous pourrez visualiser l état d avancement de l import, tout au long du processus. Sauvegarde des données : Transformation des données d'import en événements Correspondance des CDTs détachés : Rattachement automatique des CDTs détachés Gestion des devoirs : Mise en cohérence des liaisons matières - types de classes - types de devoirs Récupération des classes et groupes scolaires à réparer : Génération la liste des données à réparer en cas d'incident lors d'un import précédent Mise à jour des groupes Mise à jour des groupes... X sur Y : Etat d'avancement dans la création des groupes Mise à jour des liaisons... X sur Y : Etat d'avancement dans la gestion des membres de groupes itslearning, 2013 Page 19
20 Suppression des liaisons obsolètes... X sur Y : Etat d'avancement dans la gestion des membres de groupes Mise à jour des cours : Récupération des cours à créer: Génération de la liste des cours à créer Export des cours: Début création des cours itslearning Mise à jour des cours... X sur Y : Etat d'avancement dans la création des cours Mise à jour des liaisons... X sur Y : Etat d'avancement dans la gestion des membres de cours Récupération des membres des groupes scolaires : Si la case «Souhaitez-vous que l importation de l emploi du temps modifie les élèves des groupes scolaires?» est activée : Récupération des membres des groupes scolaires: Génération des liaisons des membres de groupes scolaires à exporter Export des participants: Début mise à jour des participants des cours itslearning Finalisation de l import : l import est en cours de finalisation et il est possible pour l utilisateur d accéder aux autres modules de Vie Scolaire. itslearning, 2013 Page 20
21 Génération des fichiers XML (importation txt) Ces exports XML sont disponibles dans les versions 2010, 2011, 2012 et 2013 du logiciel EDT. Pour réaliser l importation au format XML dans itslearning, 3 fichiers sont nécessaires + 1 optionnel : Classes.xml Groupes.xml Cours.xml Salles.xml (optionnel) Les groupes et les classes devront être décomposés avant de réaliser les fichiers d export avec la fonctionnalité «Afficher les parties de classes». Ce point est traité dans les paragraphes «Fichiers Classe.xml et exportation» et «Fichier Groupes.xml et exportation». Vérifications préalables dans EDT Ces vérifications sont valables pour EDT 2010, EDT 2011, EDT 2012 et EDT Trois cas sont à vérifier : CAS 1 : Les groupes non rattachés à au moins une composante (partie) Les groupes qui ne sont pas reliés à au moins une composante ne sont pas importés dans itslearning. Ces groupes apparaissent en rouge dans l onglet «Groupes». itslearning, 2013 Page 21
22 Pour effectuer cette liaison cliquer sur l icône «Afficher les composantes» Cliquez sur le nom d un groupe qui n a pas de liaison puis à droite sur «<Cliquer ici pour ajouter une composante>». itslearning, 2013 Page 22
23 Dans le cadre «Ajouter» cliquer sur le «+» pour visualiser les composantes de la classe concernée. itslearning, 2013 Page 23
24 Cliquer sur le nom de la composante puis sur le bouton «Valider» pour réaliser la liaison. itslearning, 2013 Page 24
25 Le groupe est relié à la composante et n apparaît plus en rouge. CAS 2 : Un créneau directement relié à une composante (une partie) c'est-à-dire non relié à un groupe ni à une classe Les créneaux reliés uniquement à une composante ne sont pas importés dans itslearning. Ces créneaux, présents dans l onglet «Cours», sont identifiables grâce à la colonne «Classe». En effet, c est le nom de la composante qui est apparaît entre les signes < et > pour le créneau. Cliquez sur le créneau concerné pour faire la liaison avec un groupe ou une classe. itslearning, 2013 Page 25
26 Dans le cadre «1 cours sélectionné» cliquer sur «+ Groupes». Sélectionner dans le cadre «Groupes non occupés dans un cours» le groupe à rattacher. Cliquer ensuite sur le bouton «Valider» itslearning, 2013 Page 26
27 Remarque : si le groupe n apparaît pas dans le cadre «Groupes non occupés dans un cours» activer l option «Avec les contraintes ci-dessous» (tant que les corrections ne sont pas toutes terminées, un groupe peut être en partie indisponible) itslearning, 2013 Page 27
28 Confirmer la liaison en cliquant sur le bouton «Oui». Vérifier ensuite que le groupe englobant la (ou les) partie(s) correspondante(s) au créneau impacté existe. Cette vérification s effectue dans l onglet «Groupes». Cliquer sur l icône «Afficher les parties de classes» le groupe doit être présent dans la liste à gauche. Si ce n est pas le cas, il doit être créé et la ou les composante(s) nécessaire(s) ajoutée(s) (Voir cas 1 «Les groupes non rattachés à au moins une composante (partie)»). itslearning, 2013 Page 28
29 CAS 2 bis: Un créneau en cours complexe directement relié à une composante (une partie) c'est-à-dire non relié à un groupe ni à une classe Les créneaux pour les cours complexes reliés uniquement à une composante ne sont pas importés dans itslearning. Ces créneaux, présents dans l onglet «Cours», sont identifiables grâce à la colonne «Classe». En effet, c est le nom de la composante qui apparaît entre les signes < et > pour le créneau. Cliquer tout d abord sur l icône «Afficher les séances de cours personnalisés» pour décomposer les cours. Double cliquer sur le créneau principal pour faire apparaître le cadre «Préciser les cours complexes» itslearning, 2013 Page 29
30 Dans la partie «Représentation graphique» sélectionner l un des deux cours, et dans le cadre «Séance sélectionnée» sélectionner la partie. itslearning, 2013 Page 30
31 Cliquer sur la touche «suppr» de votre clavier pour supprimer cette partie. Confirmer la suppression. Dans le cadre «Séance Sélectionnée» cliquer sur «+Groupes». Dans la cadre qui apparaît décocher l option «Uniquement ceux du cours complexe». Sélectionner le groupe puis cliquer sur le bouton «Valider» Confirmer l ajout de la ressource. itslearning, 2013 Page 31
32 Refaire la même manipulation pour l autre cours. Dans l onglet «Cours» pour le créneau corrigé, les signes < et > ne sont plus présents. itslearning, 2013 Page 32
33 CAS 2 ter: Un créneau en cours complexe directement relié à une composante (une partie) c'est-à-dire non relié à un groupe ni à une classe Les créneaux pour les cours complexes reliés uniquement à une composante ne sont pas importés dans itslearning. Ces créneaux, présents dans l onglet «Cours», sont identifiables grâce à la colonne «Classe». En effet, c est le nom de la composante qui apparaît entre les signes < et > pour le créneau. Cliquer tout d abord sur l icône «Afficher les séances de cours personnalisés», présent dans l onglet «Cours» - en haut de l ascenseur- pour décomposer les cours. 1 - Afficher les séances de cours personnalisés 2 Les cours complexes décomposés 3 Les créneaux affectés directement à des parties sont visibles Sélectionner le cours principal (première ligne) pour faire apparaître le cadre «1 cours sélectionné». itslearning, 2013 Page 33
34 Aucun groupe rattaché Cliquer sur «+Groupe» pour faire apparaître le cadre «Groupes non occupés dans un cours». Sélectionner le groupe à rattacher (si le groupe n apparaît pas activer l option «Avec les contraintes ci-dessous»). Cliquer ensuite sur le bouton «Valider». itslearning, 2013 Page 34
35 Confirmer la liaison en cliquant sur le bouton «Oui». Le premier groupe est rattaché. Refaire la même manipulation pour le deuxième groupe. itslearning, 2013 Page 35
36 Après avoir rattaché les deux groupes, double-cliquer sur le créneau principal (première ligne du créneau) pour faire apparaître le cadre «Préciser les cours complexes». Dans le cadre «Séance sélectionnée» aucun groupe n est lié au créneau. Dans la partie «Représentation graphique» cliquer sur l un des deux cours, puis dans le cadre «Séance sélectionnée» cliquer sur «+Groupes». itslearning, 2013 Page 36
37 Dans le cadre «Groupes» sélectionner le groupe concerné puis cliquer sur le bouton «Valider» pour l ajouter. Cliquer sur le bouton «Oui» pour confirmer la liaison. itslearning, 2013 Page 37
38 Le premier créneau est maintenant relié à un groupe (et à sa partie). Refaire la même manipulation pour le second créneau. Valider l ajout et la confirmation de la liaison avec le second groupe. itslearning, 2013 Page 38
39 Cliquer sur le bouton «Fermer» pour revenir sur l onglet «Cours». Dans l onglet, pour le créneau corrigé les signes < et > ne sont plus présents. itslearning, 2013 Page 39
40 CAS 3 : Les cours de permanence sans professeur Les cours de permanence qui n ont pas de professeur rattaché ne sont pas importés dans itslearning. Pour que ces cours soient importés un enseignant doit être rattaché dans l onglet «Classes». Sélectionner le cours concerné. Dans le cadre «1 cours sélectionné» cliquer sur «+ Professeurs». itslearning, 2013 Page 40
41 Sélectionner dans le cadre «Professeurs non occupés dans un cours» le professeur à rattacher. Cliquer ensuite sur le bouton «Valider». Confirmer la liaison en cliquant sur le bouton «Oui». itslearning, 2013 Page 41
42 Le cours de permanence est rattaché à un professeur. itslearning, 2013 Page 42
43 Génération et exportation du fichier CLASSE.xml La réalisation du fichier «Classe.xml» s effectue dans les onglets «Emploi du temps > Classes». Cliquer sur l icône «Afficher les parties de classes» présent dans l onglet «Classes» ; à droite du tableau au dessus de l ascenseur. L accès à l interface d exportation se trouve dans «Fichier > [IMPORTS / EXPORTS] > Autres > Exporter un fichier texte» itslearning, 2013 Page 43
44 Dans l interface d exportation sélectionner «Format XML» pour le type d export puis cliquer sur le bouton «Exporter». itslearning, 2013 Page 44
45 Enregistrer le fichier «Classe.xml» en cliquant sur le bouton «Exporter». itslearning, 2013 Page 45
46 Génération et exportation du fichier GROUPE.xml La réalisation du fichier «Groupe.xml» s effectue dans les onglets «Emploi du temps > Groupes». Cliquer sur l icône «Afficher les parties de classes» présent dans l onglet «Groupes» ; à droite du tableau au dessus de l ascenseur. itslearning, 2013 Page 46
47 L accès à l interface d exportation se trouve dans «Fichier > [IMPORTS / EXPORTS] > Autres > Exporter un fichier texte» Dans l interface d exportation sélectionner «Format XML» pour le type d export, activer «Avec les composantes» dans les options puis cliquer sur le bouton «Exporter». itslearning, 2013 Page 47
48 Enregistrer le fichier «Groupe.xml» en cliquant sur le bouton «Exporter». itslearning, 2013 Page 48
49 itslearning, 2013 Page 49
50 Génération et exportation du fichier COURS.xml La réalisation du fichier «Cours.xml» s effectue dans les onglets «Emploi du temps > Cours». L accès à l interface d exportation se trouve dans «Fichier > [IMPORTS / EXPORTS] > Autres > Exporter un fichier texte». Dans l interface d exportation sélectionner «Format XML» pour le type d export puis cliquer sur le bouton «Exporter». ATTENTION : ne pas cocher l option «Nom complet des groupes et des parties» itslearning, 2013 Page 50
51 itslearning, 2013 Page 51
52 Génération et exportation du fichier SALLE.XML Les salles de cours qui ne sont pas reliées à un créneau d emploi du temps peuvent être importées. La génération de ce fichier reste optionnelle. La réalisation du fichier «Salle.xml» s effectue dans les onglets «Emploi du temps > Salles». L accès à l interface d exportation se trouve dans «Fichier > [IMPORTS / EXPORTS] > Autres > Exporter un fichier texte». itslearning, 2013 Page 52
53 Dans l interface d exportation sélectionner «Format XML» pour le type d export puis cliquer sur le bouton «Exporter». itslearning, 2013 Page 53
54 Enregistrer le fichier «Salle.xml» en cliquant sur le bouton «Exporter». Préparation du fichier zip à importer Il faut ensuite créer un fichier ZIP contenant l'ensemble des fichiers.xml exportés. Ce fichier Zip sera utilisé dans l'import itslearning. Attention, le fichier ZIP doit contenir uniquement les fichiers générés et non le dossier qui les contient et seule l extension.zip est supportée. itslearning, 2013 Page 54
55 Importation dans itslearning avec les fichiers.xml Pour réaliser l importation dans itslearning se rendre dans l onglet Vie Scolaire > Importation > EDT 2010/2011/2012 (XML). Paramétrer la date de début et la date de fin d importation c est-à-dire la date à partir de laquelle l emploi du temps est affiché dans itslearning et la date à laquelle l emploi du temps se termine. Il est conseillé d activer la coche concernant les groupes scolaires lors des premiers imports. Cette option permet de peupler les groupes scolaires (voir paragraphe «Spécificités itslearning»). Cliquer sur le bouton «Parcourir» pour sélectionner le fichier zip comportant l ensemble des fichiers.xml. Pour démarrer l importation cliquer sur le bouton «Valider». itslearning, 2013 Page 55
56 Ecran des incohérences Ce tableau contient les cours qui ne peuvent pas être importés dans itslearning. Il s agit des créneaux directement reliés à une composante (une partie). Pour les corriger veuillez vous référer au paragraphe «Vérification préalables dans EDT (CAS 2 page 26)» A la fin du tableau les deux boutons vous permettent soit : De stopper l importation. Vous pourrez alors corriger les créneaux dans le logiciel EDT et de refaire ensuite une nouvelle importation De poursuivre l importation en sachant que les créneaux cités dans le tableau ne seront pas importés itslearning, 2013 Page 56
57 Correspondance des enseignants La première étape consiste à effectuer la correspondance des enseignants. La colonne de gauche contient le nom des enseignants issus de EDT ; la colonne de droite, le nom des enseignants présents dans itslearning suite à l importation de l annuaire ou à l importation du fichier CSV des enseignants. Si la correspondance n est pas réalisée automatiquement, déroulez le menu de la colonne de droite pour rechercher le nom de l enseignant. Cliquez sur le bouton «Valider» en fin de page pour passer à l étape suivante. itslearning, 2013 Page 57
58 Correspondance des classes La seconde étape consiste à effectuer la correspondance des classes. La colonne de gauche contient les noms des classes issus d EDT ; la colonne de droite le nom des classes présentes dans itslearning suite à l importation de l annuaire ou du fichier CSV des élèves. Très souvent, la correspondance n est pas explicite, car en général ce sont deux personnes qui gèrent l emploi du temps (le plus souvent la secrétaire et le principal adjoint). Par exemple, on peut avoir à gauche des noms de classe comme 101, 201 et, à droite, des noms de classes comme 6A, 5A. Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la troisième étape. itslearning, 2013 Page 58
59 Correspondances des groupes La troisième étape consiste à effectuer la correspondance des groupes. La colonne de gauche contient le nom des groupes issus de EDT ; et la colonne de droite les groupes déjà existants. Nous vous conseillons lors de la première importation de ne pas faire correspondre les groupes déjà existants dans itslearning avec les groupes EDT, mais de laisser itsleanring les créer en tant que «Nouveau groupe» (pour éviter d avoir à faire des correspondances longues et fastidieuses). Vous aurez tout de même la possibilité de faire correspondre les groupes EDT avec les groupes déjà existants ou d ignorer les groupes («Sans Correspondance»). Lors des prochaines importations la correspondance entre les groupes EDT et itslearning sera établie automatiquement. Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la quatrième étape. itslearning, 2013 Page 59
60 Correspondances des matières La quatrième étape consiste à effectuer la correspondance des matières. La colonne de gauche contient le nom des matières issues d EDT ; et la colonne de droite, les matières récupérées des précédentes importations d emploi du temps. Vous aurez alors la possibilité de faire correspondre avec une matière déjà existante, d ignorer la matière («Sans correspondance») ou encore de la créer («Nouvelle matière»). Si aucune importation n a été effectuée, les matières seront créées automatiquement. Si la liste des matières n a pas été épurée celle-ci peut être très longue. Il est à noter que le nom des matières doit être significatif dans itslearning (donc plus explicite que dans EDT) car c est ce nom là qui apparaîtra sur le bulletin. La modification peut se faire à postériori dans l onglet «matières». Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la cinquième étape et dernière étape. itslearning, 2013 Page 60
61 Paramétrages des créneaux et des fréquences La cinquième étape consiste à paramétrer la durée des cours et à définir la périodicité dans itslearning des différentes fréquences saisies par le concepteur de l emploi du temps sur EDT et qui sont généralement spécifiques à chaque établissement. Gestion des créneaux horaires Vous pouvez ici définir la durée d un créneau de cours. Ou conserver la durée de créneau définie dans le logiciel EDT. Si un établissement a défini ses heures comme durant 50 minutes dans EDT et qu'il renseigne le champ «Une heure de cours» à 50 minutes dans itslearning pendant l'import, ses créneaux feront 41 minutes au final à partir de l'heure de début définie dans EDT ((50*50) /60 =41,66). Ce comportement est donc dysfonctionnel. itslearning, 2013 Page 61
62 Comportement souhaité : La coche «Forcer la durée réelle des créneaux» sera activée à partir du moment où l établissement souhaite ne tenir compte que des durées paramétrées dans le logiciel d emploi du temps. Par conséquent si la coche est activée, c est ce paramétrage qui prévaudra sur le champ «Une heure de cours» Gestion des récréations En activant la coche «Prise en compte de la récréation», vous pouvez définir l heure du début de la récréation du matin, l heure du début de la récréation de l après-midi, ainsi que la durée des récréations de votre établissement. Cette option vous servira pour les cours qui durent 2H, 3H ou 4H et qui recouvrent une récréation. Partons sur l exemple d un cours qui dure 4h (de 8H à 12H). Si vous avez défini, à l étape précédente, que vos créneaux étaient de 55min, en réalité, votre cours de 4h dure 3H40 (4*55min). Dans votre planning, ce cours sera affiché de 8H à 11H40, alors qu en réalité le cours commence bien à 8H, mais prend fin à 11H55. En activant la «prise en compte de la récréation», l heure de fin du cours sera décalée en fonction de la durée de la récréation. 8H00-11H40 (Cours de 4H) Prise en compte de la récréation de 09h50 à 10h05 8H00-11H55 (Cours de 4H) itslearning, 2013 Page 62
63 Gestion des fréquences Vous pouvez faire correspondre les fréquences d EDT avec plusieurs choix : Cas des cours ayant lieu toutes les semaines : Si dans EDT vos cours ont lieu toutes les semaines, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner les cours hebdomadaire dans EDT, positionner la liste déroulante sur Hebdomadaire et laisser le paramétrage par défaut dans la colonne option qui devrait être «Toutes les 1 semaine(s).». Les cours hebdomadaires sont souvent renseignés dans EDT, en fréquence H et Alternance H. Cas des cours ayant lieu toutes les 3 semaines : Si dans EDT vos cours ont lieu toutes les 3 semaines, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner ces cours dans EDT, positionner la liste déroulante sur Hebdomadaire et modifier le paramétrage dans la colonne option qui sera alors «Toutes les 3 semaine(s).» Cours en quinzaine : Si dans EDT vos cours ont lieu toutes les 2 semaines, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner ces cours dans EDT, positionner la liste déroulante sur paire ou impaire. Les cours en quinzaine sont souvent renseignés dans EDT en fréquence Q1 ou Q2 et alternance Q1 ou Q2. Semestre : Si dans EDT on a des cours au 1er semestre, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner ces cours dans EDT, positionner la liste déroulante sur 1er semestre. En ayant au préalable activé dans le calendrier des périodes (Vie scolaire > Paramétrage socle > Calendrier des périodes) «Semestre» car ce sont ces dates qui définiront la date de début et de fin des semestres. Les cours semestriels sont souvent renseignés dans EDT, en fréquence H et alternance S1 ou S2. Trimestre : Si dans EDT on a des cours au 1er trimestre, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner ces cours dans EDT, positionner la liste déroulante sur Trimestre et affecter le numéro de trimestre correspondant dans la colonne option. En ayant au préalable activé dans le calendrier des périodes (Vie scolaire > Paramétrage socle > Calendrier des périodes) «Trimestre» car ce sont ces dates qui définiront la date de début et de fin des itslearning, 2013 Page 63
64 différents trimestres. Les cours trimestriels sont souvent renseignés dans EDT, en fréquence H et alternance T1; T2 ou T3. Unique : Si dans EDT on a un cours ayant lieu sur un jour au cours d une semaine de l année, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner ce cours dans EDT ; positionner la liste déroulante sur Unique et affecter dans la colonne option le numéro de la semaine et l année. Les cours uniques sont souvent renseigné dans EDT, en fréquence H et alternance, le numéro de la semaine. Remarque : pour définir le numéro de la semaine, il faut se référer à un calendrier civil. Ne pas importer : Les créneaux possédant cette fréquence ne seront pas importés Validation de l importation L étape finale consiste à valider l importation en cliquant sur le bouton «Importer». Vous pourrez visualiser l état d avancement de l import, tout au long du processus. Sauvegarde des données : Transformation des données d'import en événements Correspondance des CDTs détachés : Rattachement automatique des CDTs détachés Gestion des devoirs : Mise en cohérence des liaisons matières - types de classes - types de devoirs Récupération des classes et groupes scolaires à réparer : Génération de la liste des données à réparer en cas d'incident lors d'un import précédent Mise à jour des groupes Mise à jour des groupes... X sur Y : Etat d'avancement dans la création des groupes Mise à jour des liaisons... X sur Y : Etat d'avancement dans la gestion des membres de groupes Suppression des liaisons obsolètes... X sur Y : Etat d'avancement dans la gestion des membres de groupes Mise à jour des cours : Récupération des cours à créer: Génération de la liste des cours à créer Export des cours: Début de la création des cours itslearning Mise à jour des cours... X sur Y : Etat d'avancement dans la création des cours Mise à jour des liaisons... X sur Y : Etat d'avancement dans la gestion des membres de cours Récupération des membres des groupes scolaires : Si la case «Souhaitez-vous que l importation de l emploi du temps modifie les élèves des groupes scolaires?» est activée : itslearning, 2013 Page 64
65 Récupération des membres des groupes scolaires: Génération des liaisons des membres de groupes scolaires à exporter Export des participants: Début de la mise à jour des participants des cours itslearning Finalisation de l import : l import est en cours de finalisation et il est possible pour l utilisateur d accéder aux autres modules de Vie Scolaire. Cas Particulier En cas de forte activité sur le module d import emploi du temps (notamment en période de rentrée scolaire), il se peut que l outil d intégration entre l extension Vie Scolaire et itslearning rencontre des difficultés. Dans ce cas, l import continue de manière classique dans le module Vie Scolaire et la création des hiérarchies dans itslearning est mise en pause. Quand l outil d intégration est de nouveau disponible, l import reprend là où il s était arrêté. Si cela vous arrive, après avoir cliqué sur le bouton Importer, vous verrez apparaitre ce message : Pour suivre l avancement de l import, vous pouvez vous rendre dans le module «Vie scolaire > Importation > Suivi import asynchrone». Résultat de l import Affichage des emplois du temps Chemin : Vie scolaire > Emplois du temps > EDT Planning Lorsque l import est terminé, vous pourrez visualiser vos emplois du temps dans l onglet Vie scolaire > Emplois du temps > EDT Planning itslearning, 2013 Page 65
66 Création des hiérarchies Chemin : Accueil>Administration>Hiérarchie Définition : Les hiérarchies permettent : de communiquer via la messagerie, un tableau de bord. de peupler les cours de rechercher des utilisateurs L import permet de créer les hiérarchies de types : Cours Groupes Scolaires Classes itslearning, 2013 Page 66
67 Création des cours Chemin : Accueil>Cours Lors de l import, l ensemble des cours et des liaisons (enseignant/matière/groupe ou classe) sera créé dans itslearning. Un cours est une association entre un enseignant, une matière, un groupe ou une classe et par conséquent chaque enseignant retrouvera une fois connecté à itslearning ses cours dont le nom sera de la forme «Nom de la matière Nom de la classe». (Exemple : ANGLAIS LV1-1ESAGL1P1) itslearning, 2013 Page 67
68 UDT Les spécificités Les fréquences du type «Semestre1»/ «Trimestre2» peuvent au choix lors de l import dans itslearning : Ne pas être importées (exemple, vous importez l emploi du temps du 1er trimestre car vous avez précisé au début de l import dans itsleaning une date de début d import et une date de fin d import comprises dans le 1er trimestre, vous ne souhaitez donc pas importer les créneaux spécifiques au trimestre2) Etre importées comme des évènements hebdomadaires Etre importées comme des évènements ayant lieu en semaine paire Etre importées comme des évènements ayant lieu en semaine impaire Les fréquences du type «une semaine sur deux» ou hebdomadaire sont importés dans itslearning. Vous sélectionnez lors de l import si vous souhaitez qu ils apparaissent en semaine paire ou en semaine impaire Les fréquences du types 1 semaine sur 3 ou 3 semaine sur 4 ne sont pas importés tel quel dans itslearning. Vous avez néanmoins les choix suivants : Ne pas être importées Etre importées comme des évènements hebdomadaires Etre importées comme des évènements ayant lieu en semaine paire Etre importées comme des évènements ayant lieu en semaine impaire itslearning, 2013 Page 68
69 Génération des fichiers.dbf dans UDT Pour générer les fichiers.dbf : Ouvrir l emploi du temps avec UDT Menu Fichier Export Parents Profs UD VS ou Molière UD VS Cocher les cases «Filtre des matières actif» et «Répéter les cours en alignement pour chaque division» Attention à bien cocher la case «Répéter les cours en alignement pour chaque division», si elle est présente. Si cette case n est pas cochée, l import n est pas possible itslearning, 2013 Page 69
70 Les fichiers sont générés dans le répertoire où se trouve l emploi du temps. Il s agit des fichiers suivants, qui nous seront nécessaires : UDTCOURS.DBF (vérifiez dans ce fichier que la colonne «HREEXACT» contient les Heures au format xxhxx. Si ce n est pas le cas, corrigez la grille dans votre logiciel d emploi du temps) UDTREGR.DBF UDTREM.DBF Préparation du fichier Zip à importer Il faut ensuite créer un fichier ZIP contenant l'ensemble des fichiers.dbf exportés. Ce fichier ZIP sera utilisé lors de l'import dans itslearning. Attention, le fichier ZIP doit contenir uniquement les fichiers générés et non le dossier qui les contient et seule l extension.zip est supportée. Recommandations avant importation dans itslearning Il convient de créer avant tout dans itslearning (Vie scolaire > Paramétrages des absences > Paramétrage des créneaux) les plages identiques à celles utilisées dans UDT (Bases > Grille) MEME si on ne SOUHAITE PAS utiliser le module absence de itslearning. itslearning, 2013 Page 70
71 Exemple de concordance entre UDT et itslearning : Il est également utile de modifier dans UDT l orthographe du nom et du prénom des professeurs (Bases > Les Professeurs) à l identique de ce qui est déjà disponible dans itslearning (Administrateur >Administration> Droits des utilisateurs et droits d accès. Recherche sur le profil «Employé» des utilisateurs appartenant à la hiérarchie Enseignant de l établissement). itslearning, 2013 Page 71
72 Importation dans itslearning Pour réaliser l importation dans itslearning se rendre dans l onglet Vie Scolaire > Importation > UDT. Paramétrer la date de début et la date de fin d importation c est-à-dire la date à partir de laquelle l emploi du temps est affiché dans itslearning et la date à laquelle l emploi du temps se termine. Il est conseillé d activer la coche concernant les groupes scolaires lors des premiers imports. Cette option permet de peupler les groupes scolaires (voir paragraphe «Spécificités itslearning»). Cliquer sur le bouton «Parcourir» pour sélectionner le fichier zip contenant l ensemble des 3 fichiers UDT Pour démarrer l importation cliquer sur le bouton «Valider». itslearning, 2013 Page 72
73 Correspondance des enseignants La première étape consiste à effectuer la correspondance des enseignants. La colonne de gauche contient les noms des enseignants issus de UDT ; à droite, les noms des enseignants présents dans itslearning suite à l importation par le biais de l annuaire ou à l importation du fichier CSV ou.xls des enseignants. Si la correspondance n est pas réalisée automatiquement, déroulez le menu de la colonne de droite pour rechercher le nom de l enseignant. Cliquez sur le bouton «Valider» en fin de page pour passer à l étape suivante. itslearning, 2013 Page 73
74 Correspondance des classes La seconde étape consiste à effectuer la correspondance des classes. La colonne de gauche contient les noms des classes issus de UDT ; à droite le nom des classes présentes dans itslearning suite à l importation par le biais de l annuaire ou à l importation du fichier CSV ou.xls des élèves. Très souvent, la correspondance n est pas explicite, car en général ce sont deux personnes qui gèrent l emploi du temps (le plus souvent la secrétaire et le principal adjoint). Par exemple, on peut avoir à gauche des noms de classe comme 101, 201 et, à droite, des noms de classes comme 6A, 5A. Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la troisième étape. itslearning, 2013 Page 74
75 Correspondances des groupes La troisième étape consiste à effectuer la correspondance des groupes. La colonne de gauche contient le nom des groupes issus de UDT ; à droite les groupes déjà existants. Nous vous conseillons lors de la première importation de ne pas faire correspondre les groupes déjà existants dans itslearning avec les groupes UDT, mais de laisser itslearning les créer en tant que «Nouveau groupe» (pour éviter d avoir à faire des correspondances longues et fastidieuses). Vous aurez tout de même la possibilité de faire correspondre les groupes UDT avec les groupes déjà existants ou d ignorer les groupes («Sans Correspondance»). Lors des prochaines importations la correspondance entre les groupes UDT et itslearning sera établie automatiquement. Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la quatrième étape. itslearning, 2013 Page 75
76 Correspondances des matières La quatrième étape consiste à effectuer la correspondance des matières. La colonne de gauche contient le nom des matières issues d UDT ; à droite, les matières récupérées des précédentes importations d emploi du temps. Vous aurez alors la possibilité de faire correspondre avec une matière déjà existante, d ignorer la matière («Sans Correspondance») ou encore de la créer («Nouvelle matière») Si aucune importation n a été effectuée, les matières seront créées automatiquement. Si la liste des matières n a pas été épurée celle-ci peut être très longue. Il est à noter que le nom des matières doit être significatif dans itslearning (donc plus explicite que dans UDT) car c est ce nom là qui apparaît sur le bulletin. La modification peut se faire à postériori dans l onglet «matières». Cliquez sur le bouton «Valider» pour passer à la cinquième étape. itslearning, 2013 Page 76
77 Paramétrage des créneaux horaires et des fréquences La cinquième étape consiste à paramétrer la durée des cours et à définir la périodicité dans itslearning des différentes fréquences saisies par le concepteur de l emploi du temps sur UDT et qui sont généralement spécifiques à chaque établissement. Gestion des créneaux horaires Vous pouvez ici définir la durée d un créneau de cours. itslearning, 2013 Page 77
78 Gestion des récréations En activant la coche «Prise en compte de la récréation», vous pouvez définir l heure du début de la récréation du matin, l heure du début de la récréation de l après-midi, ainsi que la durée des récréations de votre établissement. Cette option vous servira pour les cours qui durent 2H, 3H ou 4H et qui recouvrent une récréation. Partons sur l exemple d un cours qui dure 4h (de 8H à 12H). Si vous avez défini, à l étape précédente, que vos créneaux étaient de 55min, en réalité, votre cours de 4h dure 3H40 (4*55min). Dans votre planning, ce cours sera affiché de 8H à 11H40, alors qu en réalité le cours commence bien à 8H, mais prend fin à 11H55. En activant la «prise en compte de la récréation», l heure de fin du cours sera décalée en fonction de la durée de la récréation. 8H00-11H40 (Cours de 4H) Prise en compte de la récréation de 09h50 à 10h05 8H00-11H55 (Cours de 4H) Gestion des fréquences Vous pouvez faire correspondre les fréquences d UDT avec plusieurs choix : Cas des cours ayant lieu toutes les semaines : Si dans UDT vos cours ont lieu toutes les semaines, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner les cours hebdomadaire dans UDT, positionner la liste déroulante sur itslearning, 2013 Page 78
79 Hebdomadaire et laisser le paramétrage par défaut dans la colonne option qui devrait être «Toutes les 1 semaine(s).» Cas des cours ayant lieu toutes les 3 semaines : Si dans UDT vos cours ont lieu toutes les 3 semaines, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner ces cours dans UDT, positionner la liste déroulante sur Hebdomadaire et modifier le paramétrage dans la colonne option qui sera alors «Toutes les 3 semaine(s).» Cours en quinzaine : Si dans UDT vos cours ont lieu toutes les 2 semaines, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner ces cours dans UDT, positionner la liste déroulante sur paire ou impaire. Semestre : Si dans UDT on a des cours au 1er semestre, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner ces cours dans UDT, positionner la liste déroulante sur 1er semestre. En ayant au préalable activé dans le calendrier des périodes (Vie scolaire > Paramétrage socle > Calendrier des périodes) «Semestre» car ce sont ces dates qui définiront la date de début et de fin des semestres. Trimestre : Si dans UDT on a des cours au 1er trimestre, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner ces cours dans UDT, positionner la liste déroulante sur Trimestre et affecter le ou les numéros de trimestres correspondants dans la colonne option. En ayant au préalable activé dans le calendrier des périodes (Vie scolaire > Paramétrage socle > Calendrier des périodes) «Trimestre» car ce sont ces dates qui définiront la date de début et de fin des différents trimestres. Unique : Si dans UDT on a un cours ayant lieu sur un jour au cours d une semaine de l année, il faudra alors selon le libellé que vous avez choisi pour désigner ce cours dans UDT ; positionner la liste déroulante sur Unique et affecter dans la colonne option le numéro de la semaine et l année. Remarque : pour définir le numéro de la semaine, il faut se référer à un calendrier civil. Ne pas importer : Les créneaux possédant cette fréquence ne seront pas importés Validation de l importation L étape finale consiste à valider l importation en cliquant sur le bouton «Importer». itslearning, 2013 Page 79
80 Cas Particulier En cas de forte activité sur le module d import emploi du temps (notamment en période de rentrée scolaire), il se peut que l outil d intégration entre l extension Vie Scolaire et itslearning rencontre des difficultés. Dans ce cas, l import continue de manière classique dans le module Vie Scolaire et la création des hiérarchies dans itslearning est mise en pause. Quand l outil d intégration est de nouveau disponible, l import reprend là où il s était arrêté. Si cela vous arrive, après avoir cliqué sur le bouton Importer, vous verrez apparaitre ce message : Pour suivre l avancement de l import, vous pouvez vous rendre dans le module «Vie scolaire > Importation > Suivi import asynchrone». Résultat de l import Affichage des emplois du temps Chemin : Vie scolaire > Emplois du temps > EDT Planning Lorsque l import est terminé, vous pourrez visualiser vos emplois du temps dans l onglet Vie scolaire > Emplois du temps > EDT Planning itslearning, 2013 Page 80
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