Call Xpress Solution de Taxation Téléphonique et Analyse de Trafic Notice Installation et Utilisation Versions Entreprise et Hotel

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1 TABLE DE MATIERES Call Xpress Solution de Taxation Téléphonique et Analyse de Trafic Notice Installation et Utilisation Versions Entreprise et Hotel

2 TABLE DE MATIERES TABLE DE MATIERES 1- CARACTERISTIQUES GENERALES DESCRIPTION DE LA SUITE LOGICIELLE PREREQUIS D INSTALLATION Licence INSTALLATION DU LOGICIEL CONFIGURATION DE CALLXPRESS Call Xpress Setup Configuration du Site Paramètres généraux Serveur Mail Licence Logs Services Call Plan Manager PAGE WEB CALLXPRESS Démarrer Call Xpress Accueil Relevés Organisation Appels Hit parade Qualité de Service Autres

3 TABLE DE MATIERES Relevés programmés Analyse Outils Modifier le Mot de Passe Alarmes Forfaits HOTEL Checkin Checkout Derniers check-out Suivi de la consommation Outils-TVA (Hotel) Personnalisation du logo Services UTILITAIRES ReTariff Sauvegarde Importation de la Hiérarchie et des Postes Importer Hiérarchie Importer Postes APPENDICE 1 - FIREWALLS ET ANTIVIRUS APPENDICE 2 PERSONNALISATION DU LOGOTYPE APPENDICE 3 CALLXPRESS BLACK-BOX

4 1- CARACTERISTIQUES GENERALES Call Xpress est une solution de taxation et d analyse de trafic compatible avec l ensemble des autocommutateurs du marché. Grâce à ses nombreux graphiques et relevés, et à son architecture web, CallXpress constitue l outil idéal pour le contrôle et l optimisation des coûts téléphoniques de toutes les entreprises, quelque que soit leur taille, leur activité ou leur architecture (PME/PMI, Grande Entreprise, Administration Publique en réseau local, déporté ou multi-pabx ). Call Xpress est un outil convivial et performant d analyse du trafic téléphonique entrant et sortant, fonctionnant comme Serveur d information accessible à tout moment et depuis n importe quel emplacement par simple navigateur Internet. Les utilisateurs accèdent au serveur de taxation via http pour créer et consulter les différents relevés, sans avoir à installer de logiciel sur leur PC. CallXpress fait partie de la gamme de solutions d analyse et de facturation d appels téléphoniques d Adictis, destinées aux secteurs Entreprises et Hôtels, et compatibles avec l ensemble des PABX du marché. Call Xpress reçoit les données correspondant aux différents types d appels et les enregistre dans une base de données SQL du PC Serveur. Ces données sont ensuite accessibles grâce à de nombreux graphiques et relevés, riches, variés et personnalisables. Les données stockées pour chaque appel incluent: * Type d appels: Sortant, Entrant, Interne, Transféré, Non répondu Origine de l appel (ANI) Destination Numéro composé (DNIS) Date et Heure Durée Temps de Sonnerie Code Affaire *Les données exactes dépendent du modèle et de la configuration du PABX ainsi que des informations fournies par l opérateur. 4

5 Call Xpress incorpore un tableau de bord graphique, permettant la visualisation en temps réel d un certain nombre de données relatives au trafic téléphonique du jour. Tableau de Bord 5

6 2- DESCRIPTION DE LA SUITE LOGICIELLE La suite Call Xpress est composée des éléments suivants: Setup CallXpress Setup Permet la configuration du logiciel (capture de données, taxation, envoi d s, etc.) selon le modèle de PABX. CallXpress Plan Manager Permet la configuration des destinations et des tarifs en vigueur pour le calcul du coût des communications. Page web CallXpress Utilitaires CallXpress Web Server Présente la page web CallXpress à travers Internet Information Services CallXpress ReTariff Permet de recalculer le coût des communications déjà traitées et stockées dans la base de données (par exemple suite à une modification des tarifs). CallXpress Backup Permet de sauvegarder la base de données. Importer Hiérarchie et Postes Permet d importer l organisation de la Société (Hiérarchie, Postes, et Noms d utilisateurs) à partir d un fichier Excel. 6

7 3- PREREQUIS D INSTALLATION PC Serveur Call Xpress CPU: Intel Core i3 ou supérieur RAM: 2Go DDR Disque Dur: 320Go SE: Windows XP SP3, Windows 7, Windows 8 (mode bureau), Windows Server 2003, 2008 et IIS: Internet Information Server Note: Pour activer ISS, aller au Panneau de Contrôle-Ajouter ou supprimer Programmes- Ajouter ou supprimer composants Windows et activer Services d Internet Information Server (IIS) PC Clients Navigateur Internet: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari. Raccordement Le PC Serveur CallXpress doit être raccordé au PABX à travers le réseau local ou un canal V24. Dans certains cas, la capture se fait au moyen d un fichier XML CallXpress offre de nombreuses options pour la collecte des tickets de taxation en provenance du PABX : TCP, UDP, TFTP, XML, TCP SMDR, RS-232, etc. 3.1 Licence La Licence est composée d un Numéro de Série et d un Mot de Passe, et permet de définir et de limiter le nombre de Sites et de Postes. Numéro Série: XXXXXXXXXXX Mot de Passe: XXXX Ces données doivent être introduites le moment venu, au cours du processus d installation. Note: Pour activer la licence, il est nécessaire de disposer d une connexion internet Dans le cas d un changement de licence suite à une augmentation du nombre de Sites ou de Postes, il est nécessaire de lancer à nouveau le processus d activation de la licence. 7

8 4- INSTALLATION DU LOGICIEL Le kit d installation de Call Xpress est disponible sur: ftp:// /callxpress/download/ Décharger l intégralité du dossier "CDROM" y compris les sous-répertoires, ou alternativement le fichier ZIP du dossier "ZIP File". Pour le téléchargement, il est recommandé d utiliser un programme client FTP. Note: Le logiciel Call Xpress est une application qui fonctionne sous Windows XP SP3, Windows 7, Windows 8 (mode bureau), Windows Server 2003, 2008 et 2012 Etape 1: Installation SQL "CALLXPRESS" Exécuter "Setup.exe" depuis le kit installation. Choisir la langue, sélectionner "Installation Software", Sélectionner "SQL Server Express", l installation prend quelques minutes. 8

9 Note: Vous pouvez également installer SQL Server pour Call Xpress accédant au répertoire "Call Xpress Software" et en lançant "InstallSQL.bat". Etape 2 : Installation du logiciel Call Xpress Sélectionner "Call Xpress" depuis l écran d installation. Pendant l installation, choisir le pays pour importer le plan de numérotation et de taxation de votre pays. Si votre pays ne se trouve pas dans la liste, choisissez «Autres Pays». Vous pouvez contacter notre équipe de support pour vous aider à construire le plan de numérotation adéquat. Le moment venu, introduisez le numéro de série de la licence et le code d activation. 9

10 5- CONFIGURATION DE CALLXPRESS Les applications du programme Setup comprennent: CallXpress Setup Permet la configuration du logiciel (capture de données, taxation, envoi d s, etc.) selon le modèle de PABX. CallXpress Plan Manager Permet la configuration des destinations et des tarifs en vigueur pour le calcul du coût des communications. CallXpress Setup et CallXpress Plan Manager sont décrits ci-après. 10

11 5.1 Call Xpress Setup Lancer le logiciel Call Xpress Setup depuis le Bureau ou depuis le menu «Programmes» Introduire Admin et Admin aussi bien pour l utilisateur que pour le mot de passe et cliquer sur OK. La fenêtre qui apparaît permet de configurer les éléments suivants: o Site o Paramètres généraux o Serveur Mail o Licence o Logs o Services Serveur Mail Licence Configuration du Site Logs du système Services 11

12 5.1.1 Configuration du Site Sélectionner le Site à configurer pour ouvrir la fenêtre de paramétrage du site en question Paramètres Généraux Sur cet écran il faut définir: Paramètres de base du site à configurer: Le plus important est le format ticket qui est à sélectionner dans le champ FORMAT PABX. L ensemble des paramètres est décrit ci-après: Nom Nom du Site; Dans le cas où il y a plus d un site, il convient de donner à chaque site un nom en rapport avec son emplacement. Exemple: Bureau Marseille, etc. Numéro local Ce numéro définit l origine des appels pour la taxation des communications nationales Exemple: Préfixe PABX Si les numéros composés apparaissent précédés d un préfixe sur les tickets de taxation, cette option permet d éliminer le préfixe en question lors du traitement des tickets par CallXpress. Exemple: le numéro composé où 0 est le préfixe PABX, est interprété par CallXpress comme Format Définit le driver utilisé pour le décodage des tickets de taxation 12

13 PABX (CDR) en provenance du PABX. Mode Taxation Sélectionnez le mode de taxation en fonction du besoin: DURÉE: Les appels sont taxés suivant la table des destinations et tarifs (CallXpress Plan Manager) TAXES: Les appels sont taxés suivant le nombre d impulsions de taxes apparaissant sur les tickets envoyés par le PABX. MIXTE: Les appels sont taxés suivant le nombre d impulsions de taxe, mais si celui-ci est égal a zéro, la taxation se fait à la durée. Ajouter Date et Heure Paramètre Réservé. Type de protocole: Permet de définir le protocole d échanges d informations entre CallXpress et PABX. Paramètres Spécifiques: Ce sont les paramètres liés au protocole utilisés par le PABX du site en question. Port Pour le protocole TCP Server, définir le port TCP de réception où le PABX envoie les tickets. Pour le protocole TCP Client, définir le port TCP sur lequel le PABX attend les connexions de clients pour l envoi de CDR. Adresse IP Pour le protocole TCP Client, définir l adresse IP du PABX. Utilisateur Si la connexion au PABX exige un login, définir ici le nom utilisateur demandé. Mot de Passe Masque fichiers Fichier Destination Si la connexion au PABX exige un login, définir ici le Mot de passe demandé. Paramètre Réservé. En cas d accès à un FTP ou à un répertoire du PC, sélectionner ici le fichier où le PABX enregistre les tickets CDR. Timeout Intervalle de connexion avec le PABX ou l origine des données. Il est recommandé de conserver la configuration par défaut. 13

14 Attention aux Firewall et aux Antivirus: Si le PABX envoie les tickets via TCP/IP, il est recommandé de désactiver le Firewall Windows et l antivirus, et si besoin, de créer les exceptions adéquates au niveau du port et du protocole utilisé (par exemple TCP port 1000) ou pour le logiciel CallXpressCollect.exe qui est responsable de la connexion TCP Une fois la configuration terminée, cliquer sur OK pour revenir à l écran d accueil du programme Setup. Cliquer sur OK pour sauvegarder les modifications effectuées. Les services seront réinitialisés pour prendre les nouvelles valeurs. Recommencer l opération pour les différents sites de l installation. 14

15 5.1.2 Paramètres généraux Les paramètres généraux de fonctionnement du système sont décrits ci-après: Activer création automatique de postes Activer création automatique de lignes Activer effacement automatique des appels anciens En cas d activation, les postes sont crées au fur et à mesure de leur apparition sur les tickets de taxation. Dans le cas contraire, il est nécessaire de les créer manuellement. En cas d activation, les lignes sont crées au fur et à mesure de leur apparition sur les tickets de taxation. Dans le cas contraire, il est nécessaire de les créer manuellement.. En cas d activation, les appels plus anciens que le paramètre Nombre de mois sont automatiquement éliminés. Nombre de mois Durée pendant laquelle les appels sont conservés dans la base de données. Valeur Taxe A définir en cas de taxation en mode TAXES ou en mode MIXTE. Masquage Numéros Définir le nombre de chiffre des numéros appelés ou appelants à masquer. 15

16 Temps de Validation Durée en dessous de laquelle les appels ne sont pas stockés. Des valeurs différentes peuvent être programmées pour les appels à destination Locale, Nationale, Mobile, Internationale, ou Internationale Mobile. Cliquer sur OK pour sauvegarder les modifications effectuées Les services seront initialisés pour prendre en compte les nouvelles valeurs. 16

17 5.1.3 Serveur Mail Pour l envoi des relevés et des notifications d alarmes par , il est nécessaire de paramétrer la connexion au serveur mail du client. Si nécessaire, contacter l administrateur réseau. Nom du Serveur Nom ou adresse IP du serveur mail. Exemple: mail.exemple.com Port Serveur Port de connexion au serveur mail Exemple: 25 Type Type d authentification. Nom Utilisateur Nom de l utilisateur Exemple: exemple@domaine.com Mot de passe Mot de Passe de l utilisateur. Envoyer mail depuis adresse Adresse mail depuis laquelle sont envoyés les relevés et les notifications d alarmes. Exemple: callxpress@domaine.com Envoyer de test à Pour réaliser un test de fonctionnement, il est possible de programmer une adresse mail à laquelle sera envoyé un mail de test. Une fois l adresse introduite, cliquer sur OK. 17

18 5.1.4 Licence Si nécessaire, il est possible d activer à nouveau la licence. Entrer le Numéro de Série et le Mot de Passe et taper OK. Note: Pour l activation de la licence, il est nécessaire de disposer d une connexion internet. 18

19 5.1.5 Logs En cliquant sur le bouton Logs, apparaît le répertoire où sont stockés les fichiers LOG du système. L utilisation et l interprétation de ces fichiers est réservée à l éditeur du logiciel. 19

20 5.1.6 Services Depuis CallXpress Setup il est possible de stopper ou démarrer les services CallXpress. Pour stopper ou démarrer un Service, il faut se positionner dessus, double cliquer, et répondre OUI pour effectuer l opération. Les services peuvent être également stoppés ou démarrés à partir de la Console de Services de Windows. Pour cela, suivre les instructions de la console de services Windows. Services 20

21 5.2 Call Plan Manager Call Plan Manager permet de définir le coût des appels en fonctions de tarifs et de destinations, soit en utilisant une table existante, soit en la modifiant pour la personnaliser suivant les besoins du client. Lancer le programme Call Plan Manager depuis l accès direct installé sur le bureau ou depuis le Groupe Programmes. Introduire Admin et Admin aussi bien pour l utilisateur que pour le mot de passe et cliquer sur OK. La fenêtre suivante apparaît: Pour personnaliser les tarifs et les destinations, il suffit de placer le curseur sur la partie supérieure gauche, Destinations ou Tarifs d en ajouter à l aide du bouton Nouveau ou de les personnaliser à l aide du bouton Modifier. On peut également les supprimer à l aide du bouton Eliminer. D autres prestations telles que vérifier cohérence, Exporter ou Importer sont également disponibles. 21

22 PAGE WEB CALLXPRESS 5.3 Démarrer Call Xpress Pour lancer le logiciel, entrer le nom ou l adresse IP du serveur CallXpress suivi de /callxpress Exemple: Entrer le Code Utilisateur et le Mot de Passe (par défaut admin, admin). Note: Certaines options sont disponibles ou pas selon le niveau d accès. Les options disponibles pour le niveau d accès Administrateur sont décrites ci-après Après avoir accédé au système, la fenêtre principale apparaît avec 3 onglets disponibles: Accueil, Relevés, Outils. 22

23 Accueil: Permet d accéder aux informations de base, et de paramétrer le logiciel. Relevés: Permet d accéder à l ensemble des relevés disponibles. Outils: Permet de modifier le Mot de Passe, et de définir les Alarmes et les Forfaits. 23

24 5.4 Accueil Les 2 options suivantes permettent de visualiser l ensemble du trafic en temps réel: Fil de l eau: Affiche en temps réel la liste des derniers appels reçus ou émis. Tableau de Bord: Affiche pour la journée en cours le coût total horaire, le nombre d appels par heure, les appels les plus chers, et la répartition des appels par type de destination. 24

25 Hiérarchie: Permet d accéder aux niveaux d organisation de l entreprise, et d ajouter ou supprimer des postes ou utilisateurs pour chaque niveau. Numéros habituels: Permet de créer une liste des numéros les plus utilisés. Niveaux: Permet de définir (Ajouter, Eliminer, Editer) les différents niveaux de l organigramme de l entreprise. Exemple: Entreprise > Service Exemple: Entreprise > Ville > Division > Service 25

26 Postes: Permet de définir (Ajouter, Eliminer, Editer) les différents postes et utilisateurs du PABX. Lignes: Permet de définir (Ajouter, Eliminer, Editer, Affecter un opérateur) les différentes lignes réseau du PABX. Codes Affaire: Permet de définir (Ajouter, Eliminer, Editer) les différents codes affaires du PABX. Utilisateurs: Permet de définir (Ajouter, Eliminer, Editer) différents utilisateurs avec différents niveaux d accès aux options du logiciel et aux données affichées. 26

27 Il existe 3 niveaux d accès au logiciel: Administrateur: Peut accéder à l ensemble des options. Superviseur: Peut accéder aux relevés à partir du niveau hiérarchique qui lui est affecté. Exemple : Service Commercial Utilisateur: Peut accéder uniquement à l information concernant ses propres appels. Un des paramètres à configurer pour ce type d utilisateur est le numéro du poste. 27

28 5.5 Relevés Call Xpress offre une vaste palette de relevés et graphiques qui permettent une analyse précise et détaillée des coûts mais aussi de l usage général du système téléphonique et de la qualité de service pour les appels entrants. Les relevés peuvent être affichés à l écran ou sauvegardés sous différents formats (Tiff, PDF, Excel, texte enrichi, CSV ou XPS) pour être ensuite partagés, imprimés ou envoyés par . Les relevés sont regroupés sous différentes rubriques selon leur nature: Organisation. Appels Hit Parade Qualité de Service Autres Selon le type de relevé, les données obtenues concernent des Périodes de temps (Aujourd hui, Hier, Semaine Dernière, etc.), des Types d Appels (Entrants, Sortants, Non Répondus, etc.), des Postes ou des Services, et peuvent être filtrées suivant des critères de durée, de coût, de tranche horaire, et de destination. Les relevés peuvent également être programmés pour être générés périodiquement et envoyés à une adresse mail. 28

29 NOTE 1: Pour l envoi des relevés programmés par , il est indispensable de définir les paramètres du serveur mail dans l outil de configuration Call Xpress Setup. NOTE 2: Call Xpress permet de personnaliser le logo apparaissant sur la partie supérieure gauche des relevés, en utilisant par exemple le logo de la société. Pour personnaliser le logo, consulter l appendice situé à la fin de cette notice. 29

30 5.5.1 Organisation Ces relevés présentent le schéma organisationnel de la société avec pour chaque niveau (groupe, service ou département) la liste des postes et utilisateurs associés Appels Cet ensemble de relevés, décrits ci-après, offre une analyse détaillée ou une vue résumée du trafic téléphonique de l entreprise. o Chronologique: ce relevé présente la liste des appels sélectionnés par ordre chronologique. o Hiérarchique: ce relevé présente la liste des appels sélectionnés par niveau d organisation (groupe, service, département). o Par poste: ce relevé présente la liste des appels sélectionnés, triée par postes. Relevé d appels par poste Détail 30

31 Relevé d appels par poste Résumé o Par ligne: ce relevé présente la liste des appels sélectionnés, triée par lignes réseau. o Par code affaire: ce relevé présente la liste des appels sélectionnés, triée par codes affaire. o Par tranche horaire: ce relevé présente les totaux des appels sélectionnés par tranche horaire et regroupés par niveau d organisation. Relevé par tranche horaire o Par type d appel: ce relevé présente la liste des appels sélectionnés, triée par types Tous les relevés peuvent être filtrés par date et heure, numéro appelé/appelant, type d appel (entrant, sortant, non répondus..), catégorie (local, international, portable ) et durée ou coût. 31

32 5.5.3 Hit parade Les relevés de type Hit Parade permettent d obtenir les postes avec le plus grand volume d appels, et les numéros les plus fréquemment appelés. Hit Parade par Poste Affiche les 20 postes avec le plus grand nombre d appels, avec la plus grande durée, ou le coût le plus élevé. Hit Parade par Numéro Composé Affiche les 20 numéros les plus fréquemment appelés, ceux avec une plus grande durée totale d appels, et ceux avec le coût total le plus élevé. Relevé Hit Parade par numéro composé 32

33 5.5.4 Qualité de Service Les relevés de Qualité de Service présentent une analyse détaillée ou une vue résumée/graphique des temps de réponses de chaque poste et du nombre d appels non répondus sur la période sélectionnée. Relevé de Qualité de Service (Temps de réponse) Relevé de Qualité de Service (Appels Non Répondus) La colonne «Moyenne» indique le temps moyen de réponse des appels non répondus 33

34 5.5.5 Autres La rubrique Autres se trouvent les relevés d alarmes, d accès au système, les relevés programmés, et l analyse. Alarmes Ce relevé permet d éditer l ensemble des alarmes qui se sont produites dans le système. Accès Ce relevé permet d afficher le détail des séances de chacun des utilisateurs ayant accédé à l application CallXpress, ainsi que les adresses IP correspondantes. Les Relevés Programmés et le Relevé d Analyse font l objet des sections qui suivent. 34

35 5.5.6 Relevés programmés Tous les relevés présentés dans les sections précédentes peuvent être exécutés sur le moment, ou programmés pour être générés ultérieurement de façon automatique et envoyés par s à différents utilisateurs selon un planning périodique préétabli. Par exemple, CallXpress peut générer automatiquement tous les lundi matin un relevé des couts téléphoniques de la semaine précédente par poste et service et l envoyer par au responsable financier. Pour programmer un relevé, il faut suivre la même procédure que pour son exécution immédiate, en cliquant sur le bouton «Enregistrer» au lieu de cliquer sur «OK». La fenêtre suivante apparaît: 35

36 Sélectionnez les valeurs souhaitées, comme le Nom du relevé, la Fréquence (jour, semaine, mois), l Heure à laquelle doit être exécuté le relevé, l Adresse à laquelle doit être envoyé le relevé, et finalement le Format du relevé (PDF, XLS, etc.). Cliquer sur OK pour sauvegarder le relevé. Celui-ci apparaît alors dans l option relevés programmés. Pour modifier les paramètres du relevé, cliquer sur Modifier, introduire les nouvelles valeurs et cliquer sur Sauvegarder. Pour exécuter l un des relevés programmés sans attendre le moment prévu pour l exécution suivante, cliquer sur Exécuter maintenant». Pour éliminer un relevé, se positionner dessus puis cliquer sur Eliminer. 36

37 5.5.7 Analyse CallXpress offre une vue d ensemble historique du trafic téléphonique et de la qualité de service sous la forme d un tableau de bord. Ce tableau de bord est composé de 4 zones d informations décrites ci-après. Fenêtre supérieure gauche: Coûts des appels Comparaison de la consommation téléphonique journalière, hebdomadaire ou mensuelle pour une période choisie (semaine, mois, trimestre ou année en cours). Fenêtre supérieure droite: Nombres d appels Evolution du nombre total d appels reçus, émis et non répondus pour une période choisie (semaine, mois, trimestre ou année en cours). Fenêtre inférieure gauche: Appels les plus chers Détail des appels les plus chers pour une période choisie (semaine, mois, trimestre ou année en cours). Fenêtre inférieure droite: Appels par types Répartition et nombre total d appels par types (local, national, international, portable, etc..) pour une période choisie (semaine, mois, trimestre ou année en cours). 37

38 Pour ajouter un nouveau relevé depuis l option «Analyse», cliquer sur «Nouveau», pour faire apparaître la fenêtre suivante : Paramétrer le nouveau relevé et cliquer sur OK pour faire apparaître le graphique d analyse. Pour modifier les paramètres du relevé, cliquer sur Editer Filtre. Pour imprimer le relevé, cliquer sur Imprimer. 38

39 Pour sauvegarder le relevé d analyse et programmer son exécution pour une date ultérieure, cliquer sur Sauvegarder et paramétrer les valeurs de la même manière que pour les autres relevés. Cliquer sur OK pour valider les modifications. 39

40 5.6 Outils Cet onglet permet d accéder aux fonctions suivantes: Modifier le mot de Passe de l Utilisateur. Définir et paramétrer les Alarmes. Définir et paramétrer les Forfaits Modifier le Mot de Passe Pour modifier le Mot de Passe, cliquer sur Modifier Mot de Passe pour faire apparaître la fenêtre suivante: Introduire le Mot de Passe actuel, puis le Nouveau Mot de Passe et sa répétition. Finalement cliquer sur OK pour valider. 40

41 5.6.2 Alarmes CallXpress incorpore un système d alarmes personnalisables pour avertir des dépassements de consommation ou de tout usage suspect, inhabituel ou non autorisé. Par exemple, CallXpress peut avertir automatiquement en cas d appels réalisés depuis certains postes ou vers certains numéros, en cas de dépassement de budget par poste ou service ou si la qualité de service n est pas optimale. Pour chaque évènement, CallXpress envoie un à une adresse programmable. Le nombre d alarmes n est pas limité et la notification est réalisée en temps réel par vers une ou plusieurs adresses mail. Note: Pour que l envoi d s d alarmes se produise, il est indispensable d avoir paramétré au préalable la connexion au serveur mail depuis le logiciel CallXpress Setup. Pour définir une nouvelle alarme, procéder comme suit: 41

42 Cliquer sur Nouveau pour faire apparaître la fenêtre suivante: Renseigner le champ Description avec le nom de l alarme en cours de création. Définir le type d alarme parmi celles disponibles (Appel, Entreprise, Poste, Code Affaire, Service) et introduire les paramètres demandés. Cliquer sur OK pour valider. Les alarmes de type «Appel» concernent chaque appel individuel, alors que les alarmes de type Entreprise, Poste, Code Affaire, ou Service concernent l ensemble des appels du groupe concerné. Il est ainsi possible d établir une alarme lorsque la durée totale des appels d un Service pendant une période donnée dépasse un seuil programmable. Pour définir plus d un destinataire du message d alarme, introduire les différentes adresses séparées para un Point-virgule. Pour modifier une alarme existante, cliquer dessus, puis cliquer sur Modifier. Une fois les nouvelles valeurs introduites, cliquer sur OK pour valider. Pour éliminer une alarme, la sélectionner, cliquer sur Eliminer puis répondre OUI. 42

43 5.6.3 Forfaits CallXpress permet de prendre en compte les abonnements forfaitaires pratiqués par certains opérateurs (lorsque l abonnement par ligne ou groupe de lignes inclut un nombre fixe de minutes pour un coût forfaitaire). CallXpress alerte ensuite automatiquement par en cas de dépassement du crédit alloué, permettant ainsi par exemple de forcer momentanément les appels sur des lignes n ayant pas épuisé leur crédit temps. Note: Pour que l envoi d s d alertes se produise, il est indispensable d avoir paramétré au préalable la connexion au serveur mail depuis le logiciel CallXpress Setup. Pour ajouter un nouveau Forfait, procéder comme suit. Cliquer sur Nouveau pour faire apparaître la fenêtre suivante: Introduire le nom du Forfait (exemple: «1000 minutes vers l international»). Introduire la Date de début et la Date de Fin du Forfait, et indiquer la périodicité (jour, semaine, mois). 43

44 Introduire le nombre de Minutes du forfait (exemple: 1000 minutes), les Lignes sur lesquelles il s applique (Exemple: ligne 1, ligne 2, etc.) et les Préfixes auxquels il s applique (exemple: 00 ). Pour introduire plusieurs destinataires des s d alerte, renseigner le champ Envoyer à avec les différentes adresses mail séparées par un point-virgule (Exemple: michel@entreprise.com; anne@entreprise.com) Cliquer sur OK pour valider. Exemple: Forfait de 1000 minutes par mois à l international Nom: 1000 minutes par mois appels internationaux Date début: 1 Mai 2013 Date fin: 31 Mai 2013 Rénovation: mensuelle Minutes: 1000 Lignes: 1, 2, 3, 4 Préfixes: 00 Envoyer à: michel@entreprise.com; anne@entreprise.com Pour modifier un forfait existant, cliquer dessus, puis cliquer sur Modifier. Une fois les nouvelles valeurs introduites, cliquer sur OK pour valider. Pour éliminer un forfait, le sélectionner, cliquer sur Eliminer puis répondre OUI. 44

45 6- HOTEL Les prestations HOTEL de Call Xpress permettent de contrôler les appels effectués par les clients et d éditer des relevés de check-out où apparaît la consommation téléphonique. Les fonctions hôtel sont composées des options suivantes: - Check-in - Check-out - Suivi Consommation - Voir Check-outs Fonctions Hotel Note: Les fonctions Hotel sont uniquement disponibles dans la version de logiciel CallXpress Hotel. 45

46 6.1 Check-in Note: En mode standard, la fonction Check-in concerne uniquement le logiciel CallXpress, et n affecte ni le PABX ni le logiciel de gestion hôtelière. Le check-in effectue une Remise à Zéro de la chambre. Si la chambre contient des appels non facturés, un message apparaît à l écran pour que l utilisateur affecte les appels au client actuel, ou bien les ignore. Pour réaliser le check-in d une chambre, cliquer sur l icône Check-in; la fenêtre suivante apparaît: Introduire le numéro de chambre; Un nom peut être également affecté à la chambre. Tapez OK pour valider. 46

47 6.2 Check-out Note: La fonction Check-out concerne uniquement le logiciel CallXpress. L opération de check-out crée un relevé de consommation téléphonique avec le détail des appels effectués depuis la chambre et remet à zéro les compteurs pour le client suivant. Exemple: Pour réaliser le check-out d une chambre, cliquer sur l icône Check-out; la fenêtre suivante apparaît: Introduire ensuite le numéro de la chambre et taper OK. 47

48 Le relevé de check-out avec le détail des frais de téléphone à facturer apparaît à l écran. Ce relevé peut être imprimé ou sauvegardé. Pour finir, cliquer sur. Apparaît alors un message de confirmation: Sélectionner OUI pour valider le check-out et mettre à zéro les compteurs de la chambre. 48

49 6.3 Dernières opération de check-out Sélectionner cette option pour consulter ou imprimer une des opérations de check-out réalisées antérieurement. Pour retrouver les relevés de check-out, introduire le numéro de chambre et l intervalle de temps (De/A) souhaités. Par défaut, apparaissent les 7 derniers jours. Pour voir le relevé de check-out souhaité, choisissez le et cliquer sur Voir Checkouts; Le document de check-out apparaît à l écran et peut être édité ou sauvegardé. 49

50 6.4 Suivi de la consommation L option Suivi Consommation fait apparaître les montants à facturer pour chaque chambre. Note: Seul apparaissent les postes appartenant aux services facturables. Depuis cette même fenêtre il est possible d effectuer le check-out d une chambre; pour cela, sélectionner le poste souhaité et cliquer sur le bouton Check-out Check-out Consommation de la chambre 50

51 6.5 Outils-TVA (Hotel) Pour saisir le taux de TVA à appliquer sur le relevé de check-out, cliquer sur l option TVA de l onglet Outils. La fenêtre suivante apparaît. Après avoir saisi la valeur souhaitée, cliquez sur OK. 51

52 6.6 Personnalisation du logo Pour introduire le logo de l établissement afin qu il apparaisse sur les relevés de check-out, consultez la section Personnalisation du logo. Logo 52

53 6.7 Services Dans les établissements de type hôtelier (hôtels, cliniques, résidences), il faut définir les services faisant l objet de facturation téléphonique, ainsi que les majorations ou minorations à appliquer le cas échéant. Surtaxe/Remise Option Non facturable Services non facturables / facturables Les services configurés comme Non Facturables sont par exemple les services Administration, Réception, Réservations, etc. Les postes appartenant à ces services n apparaissent pas dans l option Suivi Consommation. Majoration (surtaxe)/minoration (remise) La surtaxe saisie est à appliquer sur les Services Chambres ou Cabines. Elle est appliquée sur le tarif en vigueur (retour de taxes ou table de tarifs). 53

54 7- UTILITAIRES 7.1 ReTariff Permet de recalculer le coût des communications déjà traitées et stockées dans la base de données (par exemple suite à une modification des tarifs). Pour démarrer Call Xpress ReTariff double-cliquer sur l icône correspondant; la fenêtre suivante apparaît. Sélectionner la période De/A sur laquelle doit être appliqué le recalcul. Puis cliquer Démarrer pour faire apparaître la fenêtre suivante, qui indique le nombre d appels concernés par l opération. Note: Si la période de recalcul est étendue et le nombre d appel est élevé, il est recommandé de réaliser cette opération en dehors des heures de travail. En effet, pendant l opération, la collecte de tickets d appels en provenance du PABX est momentanément suspendue. Pour démarrer le processus, cliquer sur OUI. Une fois l opération démarrée, la fenêtre suivante apparaît. 54

55 La console de CallXpress ReTariff peut être fermée; il n est pas nécessaire de la maintenir ouverte. Si la fenêtre est ouverte, elle affiche le progrès de l opération Un message apparaît une fois le processus terminé. 55

56 7.2 Sauvegarde CallXpress Backup permet de sauvegarder la base de données SQL Server. Pour démarrer Call Xpress Backup double cliquer sur l icône correspondant. La fenêtre suivante apparaît. Sélectionner le dossier et le nom du fichier de sauvegarde Exemple: CALLXPRESS.BAK Il est parfois nécessaire d attribuer des permissions d accès (écriture, lecture, etc.,) sur le dossier choisi pour permettre à SQL Server de réaliser la sauvegarde. Puis cliquer sur OUI pour démarrer la sauvegarde. 56

57 Une fois le processus terminé, le message suivant s affiche: 57

58 7.3 Importation de la Hiérarchie et des Postes La Hiérarchie et les postes peuvent être importés à partir d un fichier Excel. Il est recommandé de réaliser ce type d opérations si l information à introduire est volumineuse et qu elle est disponible de façon simple dans ce format. Il existe 2 applications permettant l importation: Importer Hiérarchie Importer Postes Importer Hiérarchie L organisation de l entreprise peut être importée depuis un fichier Excel 97 au format suivant: Code Entité Code entité niveau supérieur Notes 0 Adictis 1 Commercial 0 2 SAV 0 3 Administration 0 11 Marché Export 1 12 Marché France 1 Les champs sont décrits ci-après: Champ Description Code Il s agit d un code choisi librement et affecté à l élément de l organisation. Exemple: 0, 1, 12, etc. Entité C est le nom de l élément de l organisation. Exemples: Société A, Administration, Ventes, etc. Code entité niveau supérieur C est le code du niveau supérieur dont dépend l élément en question. Exemple: Ventes Marché Export dépend du code 1 (Commercial). Notes Champ d utilisation libre. Note: Il est recommandé d attribuer des codes pouvant mettre en relation de façon simple les éléments qui dépendent d un niveau supérieur. 58

59 Par exemple, si l on a attribué le code 1 au service Commercial, il convient d affecter les codes 21 et 22 aux Services Marché Export et Marché France respectivement. Code Entité Niveau supérieur 1 Commercial 0 11 Marché Export 1 12 Marché France 1 Pour démarrer l opération, double cliquer sur l icône Importer Hiérarchie; la fenêtre suivante apparaît. Cliquer sur Examiner et sélectionner le fichier contenant l organisation de la société Exemple: Organigramme.xls 59

60 Pour valider, cliquer sur OK afin de réaliser l importation. Note: Prendre en compte que les opérations d importation éliminent les informations existantes et ne sont pas réversibles Importer Postes Les postes et les noms des utilisateurs peuvent être importés depuis un fichier Excel 97 au format suivant: Poste Nom Utilisateur Code Entité Masquer 1001 Gérard Lebrun Claude Fillon Virginie Perez 3 0 Les champs sont décrits ci-après: Champ Description Poste Numéro du Poste Exemple: 1001, 1002, etc. Nom utilisateur Nom du titulaire du poste. Exemple: Roger Martin. Code Entité C est le code de l élément de l organisation auquel appartient le poste. C est le même que celui attribué à l entité dans le fichier importé comme indiqué précédemment. Exemple: 1, 2, 12, etc. Masquer O: Ne pas masquer les derniers chiffres du numéro composé. Exemple: : masquer les derniers chiffres du numéro composé. Exemple: 91456**** Pour démarrer l importation des postes, double cliquer sur l icône. La fenêtre suivante apparaît: 60

61 Cliquer sur Examiner et sélectionner le fichier contenant information devant être importée Exemple: Postes.xls Cliquer sur OK pour démarrer l importation. Note: Prendre en compte que les opérations d importation éliminent les informations existantes et ne sont pas réversibles. 61

62 8- APPENDICE 1 - FIREWALLS ET ANTIVIRUS Lorsque les CDR sont transmis au PABX via TCP/IP, il est parfois nécessaire de désactiver le Firewall de Windows, ainsi que l antivirus. De façon alternative, on peut créer l exception correspondante pour le port et le protocole utilisé par le PABX. (Exemple: TCP port 1000) ou pour le logiciel CallXPresscollect.exe 62

63 9- APPENDICE 2 PERSONNALISATION DU LOGOTYPE Le logo qui apparaît sur les relevés de Call Xpress se trouve sur le fichier "c:\inetpub\wwwroot\callxpress\clientbin\logos\logo1.png" Pour personnaliser le logo, utiliser comme exemple ce fichier logo1.png, en gardant le nom, la dimension et la relation d aspect (largeur 200 pixels, hauteur 100 pixels, ainsi que le format de l image (format PNG) Veiller à garder un taille de fichier réduite; des fichiers trop grands peuvent ralentir l exécution des relevés sans apporter d amélioration significative. La relation largeur-hauteur recommandée offre un aspect optimisé par rapport à l ensemble des éléments du relevé. Si lors du remplacement du fichier, apparaissent des messages indiquant que le fichier est en utilisation, Stopper le site web CallXpress avant de remplacer le fichier. Pour stopper et démarrer le site web CallXpress, utiliser l IIS Manager situé sur le Panneau de Contrôle, Outils Administratifs 63

64 10- APPENDICE 3 CALLXPRESS BLACK-BOX CallXpress Black Box est une solution logicielle de la famille CallXpress permettant l interfaçage de différents logiciels de gestion hôtelière (PMS) avec l ensemble des PABX du marché. CallXpress Black Box reçoit les tickets justificatifs de communications provenant du PABX, et calcule le prix des communications sur la base des tables de tarifs programmées. De base, le logiciel est livré avec une table standard de taxation France Telecom, mais les tables de tarifs sont modifiables par l utilisateur grâce à l outil de programmation Call Plan Manager livré avec la solution. En option, CallXpress Black Box peut gérer le check-in et check-out en ouvrant ou en coupant la prise directe des postes concernés au travers d un middleware CTI. Pour installer CallXpress Black-Box, il faut d abord installer le logiciel CallXpress suivant les indications de cette notice (Chapitres 4 et 5), puis installer le service CallXpress MIF décrit ci-après. Le service CallXpress MIF permet de transmettre via TCP à une application externe les tickets d appels stockés par CallXpress. La communication entre le logiciel CallXpress-Black Box et l application externe est réalisée à travers une connexion TCP/IP. L application externe ouvre le port (port serveur à l écoute) Les paramètres par défaut sont les suivants: IP Port Ces paramètres peuvent être modifiés au moyen d un fichier ini (non obligatoire), qui doit se trouver sur le même répertoire que l exécutable, et dont le contenu est le suivant : IPAdress = " " Port = L applicatif CallXpress agit comme CLIENT et l application externe agit comme SERVEUR. Installation du Service: Une fois CallXpress installé, recopier le fichier exécutable et le fichier.ini dans le répertoire où est installé CallXpress. Exécuter: CallXpressMif -i 64

65 Fonctionnement Ce service est en permanence à la recherche de nouveaux appels stockés dans la table. Dès qu il trouve de nouveaux appels, il ouvre la connexion TCP et les envoie. Puis il ferme la connexion TCP. Format du ticket colonne Larqeur 1 8 Date de l'appel jj/mm/aa 1 blanc 10 5 Heure de l'appel hh:mm 1 blanc 16 1 Type de l'appel 1 blanc 18 8 N de poste téléphonique appelant 1 Blanc N appelé 1 Blanc Montant à facturer 1 blanc 59 6 Durée secs 1 Blanc Destination 1 Blanc Ligne 117 Retour Chariot 65

66 Windows est une marque déposée de MICROSOFT CORPORATION Référence: D128XXJUSXX01FR L éditeur du logiciel se réserve le droit, dans l intérêt de ses clients de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. 66