Guide. pour la préparation d un voyage scolaire. La garantie d un voyage réussi en Europe... et ailleurs.

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1 La garantie d un voyage réussi en Europe... et ailleurs. Guide pour la préparation d un voyage scolaire Envol Espace - Le Trifide, 18 rue Claude Bloch CAEN Cedex 4 - Tél. : Fax infos@envol-espace.fr - Immatriculation IM

2 !"Demande de devis et confirmation Un voyage, c est un projet linguistique ou culturel en accord avec un thème proposé en classe. Il faut définir les buts poursuivis par votre projet. Offrir à des élèves de classes déterminées, à un prix le plus juste possible, grâce à un circuit bien organisé et adapté aux nécessités pédagogiques, la possibilité d aller dans un pays ou une région pour : tés techniques, internet d Envol Espace : et un programme correspond globalement à votre projet. gramme selon vos souhaits et de vous faire parvenir le devis correspondant. Sollicitez simultanément l accord de principe : lettre ci-joint page 13) Envol Espace DIALOGUE AVEC ENVOL ESPACE : LES FINANCES POUR UN VOYAGE supplément par journée. transports en commun) s ils ne sont pas compris dans le coût de base. ciales à la demande du groupe. Il est possible d obtenir des réductions pour un voyage en avant-saison, ou si l établissement a fait un voyage au cours de l année scolaire précédente ou page 5). ETAPE SUIVANTE : 1 - Vous demandez et recevez : Envol Espace : le programme complet, un contrat de réservation à signer, la facture pour le règlement du premier acompte. ou en cas d inscription 2 mois avant le départ). totalité du montant sera réglée à la commande. sommaire vous dressez la liste des élèves et des accompagnateurs. 3 - Vous renvoyez à Envol Espace : et par le responsable du voyage, voyages se déroulant avant le 31 décembre, ou la totalité des vols dans le cas de vols low-cost). ment.

3 !"Les formalités administratives 1 - CHOIX DES DATES, NOTRE CONSEIL : ÉVITEZ, élèves, les jours fériés du pays choisi. accompagnateurs. 2 - AVEC L ÉTABLISSEMENT A - LE CHEF D ÉTABLISSEMENT son accord Envol Espace ment du voyage : les réunions avec les parents, il B - LE CONSEIL D ADMINISTRATION C - LE GESTIONNAIRE tures et les régler aux dates demandées. D - LE PERSONNEL DE L ÉTABLISSEMENT concierge, cuisinier E TABLIR LA LISTE DES ÉLÈVES EN PLUSIEURS EXEMPLAIRES : A - PAR : EN VUE DE : pour passage aux frontières B - PHOTOCOPIE DES CARTES D IDENTITÉ OU PASSEPORTS 4 - E N CAS DE DÉPART À L ÉTRAN- GER HORS EUROPE : ATTENTION AUX DÉLAIS Obtention d un passeport ou d un visa collectif à la pays indiqués dans la brochure de voyages. A - DEMANDE FAITE par le professeur organisateur qui collecte et apporte : B - RETRAIT du visa et des papiers quelques jours avant le départ. C - SELON L ÂGE DES ÉLÈVES, leur rendre leurs papiers ou les garder avec soi. D - CARTE EUROPÉENNE D ASSURANCE MALADIE que les parents doivent demander à leur centre de Sécurité Sociale pour les pays de l Union e formulaire n est pas nécessaire pour la Grande-Bretagne et la plupart des pays - Envol Espace décline toute responsabilité en cas de passer un élève qui ne serait pas en possession des papiers demandés. 5 - LES ASSURANCES : A - ANNULATION D UN CONTRAT : a - La totalité des participants : Du fait des participants : reversement des sommes non engagées auprès des prestataires, minorées des frais administratifs notamment en cas de retrait d autorisation de voyage par le chef d établissement. 3

4 !"Les formalités administratives (suite) risques auprès de votre assureur. Il est possible de souscrire une assurance annulation collective garantissant le remboursement du voyage en cas d annulation pour circonstances exceptionnelles. Du fait d ENVOL ESPACE : si avant le départ, le voyage est rendu impossible par suite d un événement qui s impose à Envol Espace, la totalité des sommes versées par le groupe est restituée. b - Défections individuelles : retenue de 25% du forfait ntre 7 et 2 jours : 75% Sauf sur présentation d un certificat médical : retenue uniquement de 25% du forfait si un certificat médical nous a été envoyé au plus tard le jour du si le nombre minimum de participants sur lequel a été fixé le prix du forfait reste atteint. A noter : les voyages en avion et en train sont c - Assurance-annulation optionnelle : Envol Espace au titre des défections individuelles, vous lation, utile notamment en cas de maladie ou décès d un proche, modification de situation économique par personne pour tout séjour avec train ou avion jusqu à 800 par personne. Une franchise de 20 par personne sera retenue pour toute annulation individuelle ou collective en- une annulation pour circonstances exceptionnelles charger sur notre site). B - ASSURANCE ET ASSISTANCE Envol Espace est assurée des participants pendant les voyages est couverte matériels subis par les participants ainsi que leur responsabilité civile à l égard des tiers, dès lors que ceux-ci ne sont pas couverts par un contrat d école ou S ajoutent les services d Inter Mutuelles Assistance qui organise le rapatriement en cas de blessure ou de maladie grave, assure une prise en charge vous sera remis dans votre dossier de voyage. 6 - RELATIONS AVEC ENVOL ESPACE : Voir fiches pages 7 et 8. 4

5 !"Le prix du voyage 1 - DEVIS, RÉDUCTIONS, OPTIONS A - DEVIS Coût de base : descriptif du prix de tous les voyages. mier dîner jusqu au dernier déjeuner dans le pays. A noter : sur les voyages avec des approches de nuit, en autocar, nous pouvons prévoir tous les repas nécessaires durant le voyage. cas de fluctuations monétaires entraînant une modification de prix, nous vous informons aussitôt et jusqu à un mois avant le départ. Forfait de préparation : un forfait de 50 ou un carnet de chèques cadeaux est envoyé pour tout voyage de trois jours et plus à réception du solde du B - RÉDUCTIONS SUR TOUS LES VOYAGES DE 3 JOURS ET PLUS (hors billetterie) sauf les pages «Avant-Saison» de la brochure : 5 /personne si les arrhes sont versées avant le 25 novembre pour un voyage après le 15 mars. 3 % si le voyage a lieu avant le 15 mars. si un voyage a été fait l année précédente par l établissement ou s il y a deux voyages dans la si 3 voyages sont réalisés dans l année scolaire. réduction fidélité de 2% ni la basse-saison). C - OPTIONS Options payantes à choisir Options libres 2 - REDUCTIONS COMPLEMENTAIRES A - LA BOURSE D ÉTUDES : des élèves réalisent un petit dossier sur un point de leur voyage, utilisable par d autres élèves : une visite, un site, un sujet à fouiller. Envol Espace agrée en contre- mois avant le voyage) : deux projets possibles par voyage. voyage, et avant le 20 juin. Envol Espace offre jusqu à 50% du prix d un forme de chèque de remboursement dès réception et vérification du dossier. 5

6 !"Le prix du voyage (suite) B - DOCUMENTATION PÉDAGOGIQUE Envol Espace, un professeur, seul ou avec ses élèves, réalise un dossier qui pourra servir de base pédagogique à un voyage. Envol Espace offre une participation financière à un futur voyage avec les élèves ou une rémunération individuelle à l enseignant. C - VOYAGES DE DÉCOUVERTE POUR ENSEIGNANTS Un professeur fait dans l année avec ses élèves le voyage de découverte auquel il a participé : il est de ces voyages de découverte à demander à cvs@envol-espace.fr). découverte vers les destinations les plus prisées des voyages scolaires. 3 - COMMENT OBTENIR UN FINANCEMENT COMPLEMENTAIRE? site : A - DEMANDE DE FINANCEMENT AUX INSTITUTIONS B - ORGANISATION DE MANIFESTATIONS thématiques, repas 6

7 !"Envol Espace 1 - PRÉSENCE D ENVOL ESPACE : AVANT : un interlocuteur unique, spécialiste du pays, est à votre disposition. PENDANT : Envol Espace est joignable 24h sur téléphone : APRÈS : Envol Espace souhaite recevoir le bilan de séjour. 2 - ENVOL ESPACE FAIT POUR ET AVEC VOUS : répondant à votre projet. B - la réservation des visites : horaires, gratuité, guide. Il est possible de payer à l avance les de frais administratifs sur le budget visites.. ET BIEN SÛR, VOUS FOURNIT : votre voyage. B - TECHNIQUES pléter, les informations administratives, vos demandes. 4 - UN SOUTIEN PERMANENT PENDANT LE VOYAGE : A - PROBLÈME SUR PLACE : Envol Espace : son numéro de téléphone d urgence est dans votre dossier de voyage. écoute pour les séjours en familles et les voyages B - ASSURANCE (voir fiches pages 3 et 4) C - RAPATRIEMENT (voir fiches pages 3 et 4) D - PRISE EN CHARGE MÉDICALE soins médicaux et les médicaments sont à régler sur 3 - LES SERVICES D ENVOL ESPACE : A - PÉDAGOGIQUES voyage : cassettes vidéo, cd rom, dvd, dossier, livres, etc... cours pédestres, questionnaire). 7

8 !"Planning avec Envol Espace ETABLISSEMENT ce que vous devez faire Envol Espace 1B - présentation du projet au chef d établissement, au conseil d administration. 1B bis - accord de principe. demande d option et signature du contrat de réservation 2B - autorisation des parents relevé des arrhes Envol Espace des arrhes et du contrat et indication des souhaits particuliers, options supplémentaires. Envol Espace : ENVOL ESPACE ce que vous aurez en retour Envol Espace prise à l hébergement. Envol Espace : confirmation, réception arrhes, programme détaillé, descriptif hé- 3), liste des participants à remplir, liste des aller- voyage, liste des documents de voyages. Envol Espace envoie les documents deman- ème tif, papiers d identité ou autre)... 4B - réunions pédagogiques : parents, encadrement. Envol Espace du 2 ème des participants et allergies, confirmation du programme de visites 5B - réunions techniques : encadrement, parents, fiches médicales. ème versement et envoi à Envol Espace. Envol Espace du solde du voyage Envol Espace vous adresse un accusé de réception, colis de documentation, dossier de docu- demande). Envol Espace adresse un accusé de réception et récapitule le montant du solde avec les options éventuelles. Envol Espace envoie la facture acquittée et le dossier de voyage : itinéraire détaillé, liste des téléphones utiles durant le voyage, bons d échange, forfait de préparation de 50 pour tout voyage de plus de 3 jours sera versé à réception du solde. Envol Espace du bilan du séjour et des projets pour l année prochaine. Envol Espace et envoi des devis et programmes désirés pour l année prochaine. 8

9 !"Hébergement 1 - EN FAMILLE : ger et profiteront de leurs soirées pour mettre à profit leurs connaissances linguistiques. A - EN GÉNÉRAL : et dialogue avec vous tout au long du séjour. nir des régimes alimentaires importants) enseignants) supplément). B - ADRESSE ET TÉLÉPHONE DES FAMILLES D ACCUEIL Conseil : que les élèves les aient toujours avec eux pendant le séjour. C - LES ACCOMPAGNATEURS sont également en hôtel avec supplément). 2 - EN AUBERGE DE JEUNESSE : magne, Belgique). pays : ce sera précisé à la réservation. départ sur demande. 3 - EN HÔTEL tours à un meilleur tarif. 4 - RELATIONS TÉLÉPHONIQUES : - à suivre fournie dans le dossier de voyage). 9

10 !"Les transports 1 - AUTOCAR 4 accompagnateurs) : 53 fauteuils. Il s agit de cars de grand tourisme équipés de toilettes, de vidéo et de sièges inclinables munis de ceintures de sécurité. Autres possibilités : faut dans ce cas rechercher un autocar adapté à Lors du voyage : Attention : lors du transport, merci de respecter les donner lieu à un dédommagement à la charge de l élève ou de l établissement scolaire, voir notre voyage. 2 - TRAIN à partir de 11 personnes, professeurs compris, selon les dates de voyages, les horaires et les trains. Un - mandé pour confirmer la pré-réservation. 3 - AVION Il existe plusieurs possibilités : départ. - réservation pour les compagnies low cost. Conseil : nulation car il n y a aucune possibilité de remboursement en cas d annulation. Il n y a aucune gratuité pour les voyages en avion et en train. 4 - TRAVERSEES MARITIMES pour la Grande-Bretagne et l Irlande sont les suivantes : GRANDE-BRETAGNE : bines IRLANDE DIRECT : et au retour. 10

11 !"Encadrement 1 - RÉUNIONS DE L ÉQUIPE D ENCADREMENT : 2 - TÂCHES AVANT LE VOYAGE : B - lister les élèves participants : nom, prénom, sexe, date de naissance et numéro de pièce d identité - commander à Envol Espace en assurer le retour. page12) - répartition des tâches pendant la réunion - itinéraire du voyage remis à chacun - planning des excursions et lieux d intervention de chaque accompagnateur. 3 - RÉPARTITION DES TÂCHES POUR LE VOYAGE : A - LES DÉPLACEMENTS en train : compartiment de 4 à 6 personnes). B - LES GROUPES : nécessaires C - SURVEILLANCE DES CHAMBRÉES EN HÉBERGEMENT COLLECTIF chambres, prévoir l état des lieux à l arrivée et au départ? - D - LOISIRS quelques jeux : ballon, musique, etc E - URGENCE MÉDICALE : une personne parlant la langue du pays. F - PAPIERS D IDENTITÉ l établissement pour obtenir la gratuité ou des à pied : qui ferme la marche. en car : qui compte les participants avant les départs. ticipants et des accompagnateurs. 11

12 !"Parents QUE LEUR COMMUNIQUER : 1 - AVANT LE VOYAGE : tion, prix total, modalités de paiement. vous. page 9). COMMENT COMMUNIQUER? 1 - COMMUNICATIONS ÉCRITES gement, autorisation, arrhes) 2 - RÉUNIONS (une ou deux) 2 - LES CONSEILS ET CONSIGNES consignes peut entraîner le renvoi de l élève. 3 - PAIEMENT : 4 - DOCUMENTS À FOURNIR : particuliers que le professeur garde avec lui. auprès de la Sécurité Sociale) 12

13 !"Modèle de lettre aux parents - Les dates sont les suivantes :... Le prix est de :... La participation de la famille est fixée à :... - Une réunion de présentation est prévue le :... 1/... à l inscription 2/... à régler le :... 3/... à régler le :... 4/... à régler le :... du voyage). Il est important de vous rappeler que les sorties du soir sont à la discrétion des personnes qui concernant la sécurité ou le caractère médical. COUPON A RETOURNER POUR CONFIRMER L INSCRIPTION Je soussigné... responsable/tuteur de l élève de la classe de :... à participer au voyage à... du... au... et verse la somme de... à titres d arrhes Signature 13

14 !"Conseils aux élèves voyageurs en annexe à la réunion avec les parents Tenue : DANS LES FAMILLES : nourriture étrangère, à une culture différente. 2 - DANS LES TEMPS LIBRES : 3 - PAS D ALCOOL, NI DE TABAC : 4 - DANS LES MUSÉES : 5 - BADGES, ÉTIQUETTES l équipe d encadrement et dans les lieux de visites, pour les écoles primaires). Comment voyager sans problème 1 - LE VOYAGE EST UN VOYAGE PÉDAGOGIQUE, NE PAS OUBLIER QUELQUES OUTILS DE TRAVAIL papier à dessin. 2 - BAGAGES : LÉGERS petite bouteille d eau 3 - PAS DE CHOSES PRÉCIEUSES 4 - ARGENT DE POCHE 5 - PIQUE-NIQUE POUR LE PREMIER REPAS 6 - MAL D AUTOCAR, MAL DE MER ; tionnement pour les transports en avion. 7 - SIGNALER DES RÉGIMES PARTICULIERS ou des allergies vraiment importantes. 14

15 !"Fiche médicale confidentielle Son numéro de téléphone : Groupe sanguin :... OUI OUI OUI OUI dernière consultation. OUI Je donne, par la présente, autorisation de faire utiliser une ambulance et donne mon accord pour l admission dans un hôpital, pour de l enfant. - du voyage, et les numéros de téléphone auxquels nous pouvons vous joindre jour et nuit

16 La garantie d un voyage réussi en Europe... et ailleurs.