EMC Documentum D2. Guide de l utilisateur. Version 4.5. EMC Corporation Siège social : Hopkinton, MA

Transcription

1 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur EMC Corporation Siège social : Hopkinton, MA

2 Mentions légales Copyright EMC Corporation. Tous droits réservés. EMC estime que les informations figurant dans ce document sont exactes à la date de publication. Ces informations sont modifiables sans préavis. LES INFORMATIONS CONTENUES DANS CE GUIDE SONT FOURNIES EN L ETAT. EMC CORPORATION EXCLUT TOUTE GARANTIE QUANT AUX INFORMATIONS CONTENUES DANS CE GUIDE, SPECIFIQUEMENT TOUTE GARANTIE IMPLICITE DE VALEUR MARCHANDE OU D ADEQUATION A UN BUT PARTICULIER. L utilisation, la copie et la distribution de tout logiciel EMC décrit dans cette publication nécessitent une licence logicielle en cours de validité. Pour obtenir la liste actualisée des noms de produit, consultez la rubrique des marques de commerce d EMC Corporation sur emc2.fr. Adobe et Adobe PDF Library sont des marques de commerce ou des marques déposées d Adobe Systems Inc aux États-Unis et dans d autres pays. Toutes les autres marques citées dans le présent document sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Commentaires sur la documentation Votre avis nous intéresse. Nous souhaitons connaître votre avis sur la documentation relative à nos produits. Si vous voulez nous faire part de vos idées pour améliorer notre documentation ou pour la rendre plus claire ou plus simple à utiliser, n hésitez pas à nous envoyer vos commentaires directement à l adresse IIGDocumentationFeedback@emc.com.

3 Sommaire Chapitre 1 Introduction...7 Description de D2...7 Chapitre 2 Connexion...9 Ouverture d une session...9 Utilisation de D2 Client sur un Apple ipad...9 Définir votre premier espace de travail...10 Comprendre les menus...10 Chapitre 3 Génération d espaces de travail...13 Présentation des espaces de travail et des affichages des espaces de travail...13 Comprendre les widgets...14 Déterminer les widgets internes à utiliser...17 Chapitre 4 Utilisation de nœuds d administration D Comprendre les widgets d administration...21 Configurer les profils d utilisateurs...27 Configurer des groupes d utilisateurs...29 Chapitre 5 Navigation et utilisation de D Ajout d un nouvel utilisateur ou d un espace de travail de référentiel...31 Configurer les préférences d utilisateurs...31 Déterminer la recherche à utiliser...33 Comprendre les recherches simples et les recherches en texte intégral Configurer les recherches avancées...38 Optimisation de la vitesse de traitement de la recherche avancée...40 Utilisation du widget Recherches...41 Utilisation du widget Facettes...42 Comprendre l évaluation des recherches et les résultats...42 Chapitre 6 Travailler avec le contenu...45 Comprendre le contenu...46 Créer un contenu...52 Importer un contenu...53 Importation d une structure de dossier...56 Copier-coller de contenu entre des référentiels...56 Comprendre l action Coller comme lien en plusieurs référentiels...57 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 3

4 Sommaire Copier-lier du contenu entre des référentiels...58 Copie de contenu de D2 vers le Bureau à l aide de la fonction glisser-déposer...59 Importer un contenu en tant que nouvelle version...59 Importation d un et des pièces jointes...60 Création d un fichier XML pour remplir les propriétés pendant l importation...62 Exporter un contenu...63 Consigner un contenu...64 Comprendre les propriétés...64 Comprendre les autorisations...65 Comprendre la raison du renommage ou du déplacement d un contenu Comprendre les relations...66 Créer une relation...68 Comprendre les formats associés...68 Comprendre les documents virtuels...69 Conversion d une structure de dossier en document virtuel...72 Comprendre les annotations de Microsoft Word...73 Comprendre les annotations PDF...74 Annoter un contenu PDF...74 Comprendre les commentaires...74 Partager des dossiers à l aide de Syncplicity...75 Utilisation des URL intelligentes pour interagir avec le contenu...77 Chapitre 7 Travailler avec les cycles de vie et les flux de travail Comprendre les cycles de vie Comprendre les flux de travail Comprendre les différences entre les flux de travail et les cycles de vie Exemple d un flux de travail et d un cycle de vie Envoyer du contenu vers un flux de travail Utilisation du widget Délégations Comprendre les distributions Envoi du contenu par à partir de D Chapitre 8 Résolution des problèmes Mot de passe utilisateur incorrect lors de l ouverture d un PDF protégé par mot de passe avec la configuration d affichage C Le nom du package du flux de travail est null ou vide Erreur JavaScript lors de la tentative d accès Problèmes connus lors de l accès à D2 Client sur Mac ios et Apple Safari EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur

5 Préface EMC Documentum D2 est constitué de deux parties : Configuration D2 : application Web, nommée ci-après D2 Config, utilisée par les administrateurs pour configurer les paramètres tels que les processus de traitement de contenu et les paramètres de couleur de fond pour D2 Client. D2 Client : application Web pour utilisateurs, nommée ci-après D2 Client, permettant l interaction avec le contenu d un ou plusieurs référentiels. Lorsque ce guide se réfère à D2, il se réfère au produit dans son ensemble, et non pas aux composants individuels. Public ciblé Les informations contenues dans ce guide sont destinées aux utilisateurs finaux qui accèdent à D2 Client et l utilisent. Historique des révisions Le tableau suivant répertorie les modifications de ce guide. Date de la révision Avril 2015 Description Publication initiale. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 5

6

7 Chapitre 1 Introduction Ce chapitre contient les rubriques suivantes : Description de D2 Description de D2 EMC Documentum D2 est constitué de deux parties : Configuration D2 : application Web, nommée ci-après D2 Config, utilisée par les administrateurs pour configurer les paramètres tels que les processus de traitement de contenu et les paramètres de couleur de fond pour D2 Client. Par exemple, les administrateurs utilisent D2 Config pour configurer le renommage automatique ou le placement du contenu créé ou importé. Les autres paramètres comprennent le cycle de vie ou le flux de travail du contenu, la structure de l espace de travail et les widgets disponibles. D2 Config prend également en charge les plug-ins et les communications avec les autres applications, comme Documentum Retention Policy Services (RPS) et Documentum PDF Annotation Services (PAS). D2 Client : application Web pour utilisateurs, permettant l interaction avec le contenu d un ou plusieurs référentiels. Utilisez D2 Client pour configurer une interface utilisateur simplifiant les processus nécessaires à la gestion de contenu. Par exemple, une interface qui affiche les widgets des activités liées à l assurance qualité. En règle générale pour un tel processus, la personne rédigeant l avant-projet d un contenu éprouve des difficultés à utiliser une interface utilisateur mal adaptée. D2 Client permet au rédacteur de l avant-projet de créer un espace de travail spécifiquement adapté à la rédaction d un avant-projet et ne contenant que les informations et les widgets nécessaires à l accomplissement de cette tâche. Les administrateurs configurent l environnement d installation de D2 selon vos besoins commerciaux. Il peut donc y avoir des différences entre vos activités et celles décrites dans ce manuel. D2 Client vous permet de : Personnaliser l interface utilisateur à l aide des widgets et des espaces de travail. Effectuer des recherches dans un ou plusieurs référentiels. Créer, importer, modifier, exporter et supprimer un contenu. Organiser le contenu manuellement et automatiquement à l aide des relations, des métadonnées, etc. Utiliser les processus de cycle de vie et de flux de travail du contenu, tels qu établis pas les administrateurs. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 7

8

9 Chapitre 2 Connexion Ce chapitre contient les rubriques suivantes : Ouverture d une session Utilisation de D2 Client sur un Apple ipad Définir votre premier espace de travail Comprendre les menus Ouverture d une session 1. Ouvrez un navigateur. 2. Accédez à l interface utilisateur à l aide de l URL suivante, où server_name et port sont là où D2 est installé. 3. Sélectionnez le référentiel. 4. Dans le champ Connexion, entrez votre nom d utilisateur. 5. Dans le champ Mot de passe, entrez votre mot de passe. La connexion est impossible sans un mot de passe. 6. Dans le champ Emplacement, sélectionnez l emplacement réseau. Il se peut que votre système soit configuré pour masquer ce champ. 7. Dans le champ Domaine, entrez le domaine du référentiel. Il se peut que votre système soit configuré pour masquer ce champ. 9. Cliquez sur OK. Utilisation de D2 Client sur un Apple ipad D2 prend en charge l accès à D2 Client à l aide d un Apple ipad et des interactions avec l écran tactile suivantes : Pour ouvrir un menu contextuel du contenu, sélectionnez le contenu dans un widget Liste et cliquez sur le triangle qui apparaît en regard du contenu. Pour ouvrir la boîte de dialogue de recherche, cliquez sur l icône de recherche. Vous pouvez cliquer en dehors de la boîte de dialogue de recherche afin de la masquer. Vous ne pouvez pas effectuer les actions suivantes : Ouvrir des instances séparées de D2 dans différents onglets du navigateur lorsque vous accédez à D2 à l aide d un point d accès Wi-Fi. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 9

10 Connexion Sélectionner plusieurs éléments dans une liste. Faire glisser et déposer des fichiers. Masquer la barre de menus. Redimensionner les widgets. D2 ne peut pas : Prendre en charge le widget Visionneuse PDF dans ios. Mettre automatiquement la première lettre en majuscule lors de la saisie dans la page de connexion. D2 masque les éléments de menu suivants pour l Apple ipad : Contenu > Modifier Contenu > Consignation Contenu > Retrait Contenu > Annuler le retrait Contenu > Affichage du contenu natif Contenu > Affichage des annotations natives Contenu > Modifier avec des annotations natives Contenu > Annotations natives Contenu > Consigner les annotations natives Définir votre premier espace de travail 1. Connectez-vous au référentiel. 2. Dans la boîte de dialogue Galerie des espaces de travail, sélectionnez un modèle. Le système crée un espace de travail avec une mise en page prédéfinie et un ensemble de widgets. Vous pouvez : Configurer l espace de travail. Définir un autre espace de travail. Commencer à utiliser la gestion de contenu ou les tâches du flux de travail. Comprendre les menus Utilisez les menus comme décrit dans le tableau suivant : Menu Espace de travail Comment accéder Cliquez sur le bouton Menu en regard du nom de l espace de travail actif. La section Comprendre les espaces de travail, page 13 contient plus d informations. 10 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur

11 Connexion Menu Widget Colonne Barre de menus Contexte Comment accéder Cliquez sur le bouton Menu en regard du titre du widget. La section Comprendre les widgets, page 14 contient plus d informations. Cliquez sur le bouton Menu en regard du nom d une colonne. La section Comprendre les widgets, page 14 contient plus d informations. Si le menu est masqué, faites glisser votre souris sur le bord supérieur de l environnement de travail. Utilisez le code Pin pour masquer ou verrouiller la barre de menus. Effectuez un clic droit dans les limites du widget. Les widgets disposent de menus contextuels contenant des options spécifiques au widget sélectionné. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 11

12

13 Génération d espaces de travail Chapitre 3 Ce chapitre contient les rubriques suivantes : Présentation des espaces de travail et des affichages des espaces de travail Comprendre les widgets Déterminer les widgets internes à utiliser Présentation des espaces de travail et des affichages des espaces de travail Un espace de travail est un conteneur de widgets qui vous permet de personnaliser la fonctionnalité pour la disponibilité et la commodité. Le processus qui consiste à générer un espace de travail se résume comme suit : 1. Création d une instance d un modèle d espace de travail. 2. Ajout de widgets à vos espaces de travail, selon vos besoins. D2 comprend des modèles d espaces de travail préconfigurés. Ces modèles comprennent la structure et le positionnement des zones de widgets. Les modèles sont également dotés d un ensemble de widgets prédéterminés. Les administrateurs peuvent configurer les espaces de travail pour qu ils contiennent des affichages de l espace de travail. Les affichages fonctionnent de la même manière que les espaces de travail, mais permettent d organiser les widgets sans perdre l interaction entre ces derniers, comme décrit dans le tableau suivant : Si vous disposez d un espace de travail pour les widgets de recherche et d un espace de travail séparé pour les widgets de cycle de vie Si vous effectuez une opération de localisation dans l espace de travail de recherche, les widgets situés dans l espace de travail de cycle de vie ne répondent pas à la requête, car ils appartiennent à un espace de travail différent. Vous devez ajouter des widgets de cycle de vie à l espace de travail de recherche pour effectuer l opération de localisation. Si vous disposez d un affichage pour les widgets de recherche et d un affichage séparé pour les widgets de cycle de vie dans le même espace de travail Si vous effectuez une opération de localisation dans l affichage de recherche, les widgets de l affichage de cycle de vie récupèrent les résultats de la requête, car ils appartiennent au même espace de travail. Vous pouvez accéder aux espaces de travail, en ajouter, en changer et les fermer comme décrit dans le tableau suivant : EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 13

14 Génération d espaces de travail Action Accéder au menu de l espace de travail Ajouter un espace de travail Restaurer un espace de travail dans sa configuration par défaut Modifier l affichage de l espace de travail Fermer l espace de travail courant Fermer tous les autres espaces de travail Changer la structure d espace de travail Modification du thème Redimensionner une région d un espace de travail Réduire la région d un espace de travail Afficher une région réduite Développer une région d espace de travail Pour effectuer cette action Cliquez sur le bouton menu de l onglet de l espace de travail actif. Cliquez sur le bouton Ajouter un espace de travail en regard des onglets de l espace de travail. Sélectionnez un espace de travail dans la Galerie des espaces de travail. Dans le menu de l espace de travail, sélectionnez Réinitialiser l espace de travail. Sélectionnez un affichage d espace de travail à partir des boutons jouxtant les onglets de l espace de travail. Dans le menu de l espace de travail, sélectionnez Fermer l espace de travail. Dans le menu de l espace de travail, sélectionnez Fermer les autres espaces de travail. Dans le menu de l espace de travail, sélectionnez Changer d espace de travail. Sélectionnez un espace de travail dans la Galerie des espaces de travail. Dans le menu de l espace de travail, sélectionnez Modifier le thème. Sélectionnez un thème de la Galerie des thèmes. Sélectionnez le marqueur (à n importe quel endroit dans l espace séparant les régions) et faites-le glisser jusqu à la taille désirée. Double-cliquez sur le déclencheur graphique entre les régions ouvertes. Un déclencheur graphique a un triangle. RemarqueVous ne pouvez pas réduire la région centrale. Cliquez sur la barre d une région réduite. La région est affichée sous forme de panneau déroulant qui flotte au-dessus des autres régions. Un nouveau clic sur la barre de la région permet de masquer le panneau déroulant. Double-cliquez sur le déclencheur graphique en regard de la barre de la région fermée. Comprendre les widgets Un widget est un élément de l interface utilisateur graphique utilisé pour construire un espace de travail. Sélectionnez et modifiez les widgets pour personnaliser les modèles d espace de travail et les faire répondre à vos besoins. Les widgets vous permettent de rechercher des informations et d y 14 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur

15 Génération d espaces de travail accéder, et de gérer les flux de travail et les cycles de vie d un contenu. Les administrateurs peuvent configurer les widgets pour qu ils interagissent avec l espace de travail en cours, par exemple en définissant un widget à l état actif ou en vous faisant passer à un autre espace de travail. Par exemple, vous avez sélectionné comme modèle un référentiel par défaut en naviguant dans l espace de travail, mais vous souhaitez réorganiser le contenu car le référentiel est encombré. Vous pouvez placer le widget Relations dans une zone très visible. Lorsque le widget Relations affiche les informations de connexion du contenu, vous pouvez voir la manière dont les documents sont agglomérés et rationaliser la réorganisation. Il existe des widgets internes et externes. Un widget interne a une fonction principale qui concerne la gestion du contenu et le flux de travail. Un widget externe utilise des applications Web tierces et les administrateurs peuvent les configurer pour communiquer avec les propriétés de contenu. Vous pouvez gérer les widgets, comme décrit dans le tableau suivant : Action Pour effectuer cette action Ajout d un widget Cliquez sur le bouton +. Suppression ou masquage d un widget d une disposition de widgets avec onglets Modification de widgets dans une disposition de widgets autonome Dans le menu du widget, sélectionnez Supprimer le widget. Si le widget a été : fourni par le fichier XML de disposition de l espace de travail, D2 place le widget dans un état masqué et il peut répondre à un comportement contextuel. Par exemple, vous pouvez masquer le widget Liste de documents et effectuer une recherche. Si l administrateur a configuré un comportement sensible au contexte pour afficher le widget Liste de documents après avoir effectué une recherche, le widget Liste de documents s affiche à nouveau dans l espace de travail et affiche les résultats de recherche. Manuellement ajouté à l espace de travail à partir de la galerie des widgets et ne faisait pas partie de la disposition des espaces de travail d origine, D2 supprime le widget et il ne répond pas à un comportement sensible au contexte. Par exemple, si vous supprimez le widget Liste de documents et effectuez une recherche, D2 recherche un autre widget pouvant afficher les résultats de recherche. Si D2 ne trouve pas ce widget, l espace de travail n affiche pas les résultats de recherche. Pour recommencer à utiliser le widget Liste de documents, vous devez le rajouter manuellement à l espace de travail. Dans le menu des widgets, sélectionnez Changer de widget, puis sélectionnez un widget dans la Galerie des widgets. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 15

16 Génération d espaces de travail Action Déplacement de widgets Agrandir en mode plein écran Pour effectuer cette action Glissez et déposez un widget. Si vous avez un conteneur de widgets sans onglets, lorsque vous faites glisser un widget dans ce conteneur, le nouveau widget prend la place du widget d origine et le widget d origine est déplacé dans le conteneur qui contenait précédemment le nouveau widget. Par exemple, votre espace de travail peut contenir ce qui suit : un conteneur de widget à onglets disposant de trois widgets (par exemple un widget Emplacements, un widget Formats associés et un widget Versions) et un conteneur de widgets sans onglets disposant d un seul widget (un widget Liste de documents). Lorsque vous faites glisser le widget Emplacements dans le conteneur sans onglets, le widget Liste de documents se déplace vers le conteneur de widgets à onglets. 1. Double-cliquez sur le nom du widget. 2. Réduisez en revenant au mode Espace de travail. 3. Double-cliquez sur le nom du widget. Vous ne pouvez pas ajouter, supprimer, masquer ni déplacer de widgets si l administrateur a verrouillé l espace de travail. Vous pouvez accéder, exporter et réorganiser les widgets de listes comme décrit dans le tableau suivant : Action Exporter la liste au format Excel Modifier les colonnes de liste Pour effectuer cette action Dans le menu du widget, sélectionnez Exporter au format Excel, puis entrez le nom du fichier et sélectionnez l emplacement d enregistrement du fichier. Dans le menu du widget, sélectionnez Personnaliser. Pour ajouter une propriété telle qu une colonne, vous devez connaître le type d objet dans lequel réside la propriété. Le contrôle de liste recherche uniquement dans le type sélectionné. RemarqueSi l administrateur a configuré le nombre maximum de résultats pour les widgets Utilisateur, Groupe, Doclist, Vignettes et Assistance de la liste, D2-Client affiche un filtre dans la partie supérieure du widget. 16 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur

17 Génération d espaces de travail Action Grouper des éléments par valeur de propriété Utiliser les filtres de colonnes Trier par colonne Pour effectuer cette action Dans le menu de la colonne, cochez ou désactivez Group by this field (Grouper par ce champ) pour activer ou désactiver le regroupement d éléments par la valeur de la colonne. Par exemple, si vous sélectionnez cette option dans la colonne État, D2 organise le contenu par états du cycle de vie, tels que Brouillon et Approuvé. Dans le menu de la colonne, sélectionnez Filtres, le champ, puis sélectionnez ou saisissez le filtre selon la propriété de la colonne. Vous devez effacer le filtre manuellement pour supprimer des filtres. Dans le menu de la colonne, sélectionnez Trier par ordre croissant ou Trier par ordre décroissant. Déterminer les widgets internes à utiliser Utilisez les widgets de navigation du référentiel internes, comme décrit dans le tableau suivant : Widget Navigateur Liste de documents Description Affiche les armoires et les dossiers. Permet une navigation claire dans l arborescence du référentiel. Affiche le contenu et les documents virtuels. Permet la navigation complète et les capacités de recherche de contenu. Utilisez ce widget pour accéder au menu contextuel du contenu. Affiche les résultats des widgets Recherche rapide et Recherche prédéfinie. Fournit une barre d outils de recherche rapide (ancrée dans la partie supérieure du widget) pour permettre des recherches rapides à partir du widget.remarque : L administrateur peut contrôler la disponibilité de la recherche rapide pour les widgets Liste de documents. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 17

18 Génération d espaces de travail Widget Miniature Visionneuse de PDF Favoris Retirer CenterStage browser (Navigateur CenterStage) Commentaires Corbeille Description Permet les aperçus de miniature pour parcourir le contenu. Vous devez configurer un serveur de miniatures pour afficher et personnaliser les miniatures. Fournit une barre d outils de recherche rapide (ancrée dans la partie supérieure du widget) pour permettre des recherches rapides à partir du widget.remarque : L administrateur peut contrôler la disponibilité de la recherche rapide pour les widgets Miniature. Affiche le format associé PDF du contenu sélectionné. Le widget affiche un message si un format associé PDF est introuvable pour le contenu sélectionné. Affiche une liste de contenus marqués comme favoris. Affiche une liste de contenus retirés ainsi que le nom d utilisateur et la date et l heure du retrait. Permet la navigation des espaces CenterStage. N affiche que le dossier Collaboration. Permet de consulter, créer, supprimer et répondre aux commentaires sur le contenu. Permet la gestion et la restauration d un contenu supprimé. Si vous disposez des privilèges d administrateur, vous pouvez accéder aux corbeilles des autres utilisateurs. Utilisez les widgets de recherche, comme décrit dans le tableau suivant : Widget Recherche rapide Formulaire de requête de recherche Recherches Facettes Description Permet les recherches en texte intégral. Permet l utilisation de recherches sur la base de formulaires de requête préconfigurés. Les administrateurs configurent une instance du widget Formulaire de requête de recherche pour chaque option de formulaire de requête. Sélectionnez l instance de widget qui correspond à la recherche par formulaire de requête à utiliser. Permet d afficher, de modifier et d exécuter des recherches passées et enregistrées. Affiche des catégories de facettes en fonction des résultats de la recherche, ainsi que les valeurs des facettes pour chaque catégorie. La sélection de facettes s affiche également dans la zone de flux Doclist. La zone de flux affiche la sélection de facettes selon l ordre d ajout ou de modification des facettes. 18 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur

19 Génération d espaces de travail Utilisez les widgets de propriétés de contenu internes, comme décrit dans le tableau suivant : Widget Propriétés Emplacements Versions Formats associés Relations Distribution Audit Aperçu Document virtuel Instantanés Rétentions Balises Description Affiche les propriétés du contenu sélectionné. Affiche une liste des emplacements du répertoire dans lequel se trouve le contenu sélectionné. Affiche une liste des versions du contenu sélectionné. Affiche une liste des formats associés du contenu sélectionné. Affiche une liste de ce qui est lié au contenu sélectionné. Ce widget gère la distribution du contenu en vous permettant de démarrer des distributions, de modifier la liste de destinataires et de générer des rapports. Affiche une liste de distributions envoyées à l utilisateur. Ce widget vous permet d accepter, de rejeter et d arrêter les tâches de distribution. Affiche une liste des actions auditées pour le contenu sélectionné. Affiche le contenu sélectionné sous la forme d un diaporama. Vous devez configurer un serveur de format associé ADTS pour afficher les aperçus et les tables de montage. Affiche la structure du document virtuel. Affiche une liste des instantanés d un document virtuel sélectionné dans un widget Document virtuel ou Doclist. Affiche les stratégies de rétention appliquées au contenu sélectionné. Affiche les stratégies de balisage du contenu sélectionné. Utilisez les widgets Flux de travail internes, comme décrit dans le tableau suivant : Widget Navigateur de tâches Historique du flux de travail Description Affiche une liste des tâches triées en fonction des catégories qui vous ont été attribuées. Utilisez ce widget pour actualiser le widget Workflow task list (Liste des tâches du flux de travail). Affiche une liste d événements passés et actuels pour afficher la progression du flux de travail. Vous devez au moins disposer de l autorisation de gestionnaire de file d attente pour accéder à ce widget. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 19

20 Génération d espaces de travail Widget Liste des tâches du flux de travail Détails de la tâche Commentaires sur la tâche Pièce jointe de la tâche Intervenants du flux de travail Aperçu du flux de travail Délégations Description Affiche une liste des tâches qui vous ont été assignées. Utilisez ce widget pour accéder au menu contextuel du flux de travail. Affiche l objet et le message de la tâche sélectionnée. Affiche une liste des notes d accompagnement au flux de travail sélectionné. Affiche une liste de contenus attachés à la tâche sélectionnée. Affiche une liste d utilisateurs classés par groupes assignés au flux de travail. Affiche le schéma du modèle de flux de travail pour la tâche sélectionnée. Permet l affichage, la création, la modification et la suppression de délégations et la gestion des états de délégation. Utilisez les widgets d administration, comme décrit dans le tableau suivant : Widget Utilisateur Groupe Dictionnaires Taxonomies Description Affiche une liste d utilisateurs pour le référentiel. Utilisez ce widget pour ajouter, modifier et supprimer des comptes utilisateur et pour modifier les appartenances au groupe. Affiche une liste de groupes d utilisateurs pour le référentiel. Utilisez ce widget pour ajouter, modifier et supprimer des groupes d utilisateurs. Affiche une liste de dictionnaires de référentiel. Utilisez ce widget pour afficher, exporter et configurer les dictionnaires et les valeurs. Affiche une liste de taxonomies de référentiel. Utilisez ce widget pour afficher, exporter et configurer les taxonomies et les valeurs. 20 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur

21 Chapitre 4 Utilisation de nœuds d administration D2 Ce chapitre contient les rubriques suivantes : Comprendre les widgets d administration Configurer les profils d utilisateurs Configurer des groupes d utilisateurs Comprendre les widgets d administration Vous pouvez utiliser les widgets d administration de D2 Client pour accéder à un utilisateur, un groupe, un dictionnaire et des composants de taxonomie dans le référentiel, et les contrôler. Vous devez faire partie d un groupe possédant des privilèges de widget d administration pour apporter des modifications à ces widgets. Les widgets fournissent deux cas d utilisation : Les administrateurs peuvent configurer ces paramètres sans avoir à ouvrir une instance de D2 Config. Les administrateurs peuvent déléguer le contrôle à un groupe d utilisateurs sans fournir un accès à D2 Config. Créez et configurez des comptes utilisateur pour accéder à D2 Client à l aide du widget Utilisateurs, comme décrit dans le tableau suivant : Action Description Pour effectuer cette action Ajouter un utilisateur Ajouter un profil utilisateur pour accéder au référentiel. Accédez à Nouveau > Utilisateur dans la barre de menus. La section Configuration des profils utilisateur, page 27 contient des instructions complémentaires. Modifier les propriétés utilisateur Modifier un profil utilisateur. Dans le widget Utilisateurs, effectuez un clic droit sur un utilisateur et sélectionnez Propriétés pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés de l utilisateur. La section Configuration des profils utilisateur, page 27 contient des instructions complémentaires. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 21

22 Utilisation de nœuds d administration D2 Créez et configurez des groupes d utilisateurs à l aide du widget Groupe, comme décrit dans le tableau suivant : Action Description Pour effectuer cette action Ajouter un groupe Afficher les membres d un groupe Modifier les propriétés du groupe Ajouter un groupe de gestion des utilisateurs. Créez des groupes et des sous-groupes pour éviter la surcharge des performances. Par exemple, effectuer une action sur un groupe avec 100 sous-groupes nécessite moins de ressources que d effectuer cette action sur les 100 sous-groupes. Afficher les utilisateurs appartenant au groupe. Modifier les propriétés d un groupe. Accédez à Nouveau > Groupe dans la barre de menus. Dans le widget Groupes, effectuez un clic droit sur un groupe et sélectionnez Afficher les membres du groupe. Ce widget répertorie les utilisateurs du groupe. Dans le widget Groupes, effectuez un clic droit sur un groupe et sélectionnez Propriétés pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés du groupe. D2 utilise des dictionnaires pour générer automatiquement les sélections de formulaires. Par exemple, un administrateur peut configurer une zone de liste dans une page de propriétés pour utiliser un dictionnaire. Les options que vous voyez dans la zone de liste sont telles que décrites dans le dictionnaire. Si vous avez accès aux nœuds d administration dans D2 Client, vous pouvez configurer et exporter des dictionnaires. Vous ne pouvez pas créer un nouveau dictionnaire. Exécutez des actions d administration sur les dictionnaires à l aide du widget Dictionnaires, comme décrit dans le tableau suivant : Action Description Pour effectuer cette action Importer des données dans un dictionnaire Importer un fichier CSV, Excel ou XML avec des données dans un dictionnaire. 1. Dans le widget Dictionnaires, effectuez un clic droit sur un dictionnaire et sélectionnez Importer des données de dictionnaire. 2. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier de données. 3. Si vous avez sélectionné un fichier.csv, saisissez le caractère de séparation utilisé pour la table. Si vous saisissez un séparateur incorrect, D2 affiche un message d erreur lors de l importation de la table. 22 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur

23 Utilisation de nœuds d administration D2 Action Description Pour effectuer cette action Modifier une valeur de clé Modifier les valeurs d un dictionnaire. 4. Sélectionnez Remplacer les données du dictionnaire ou Ajouter les données du dictionnaire. 5. Cliquez sur OK. 1. Dans le widget Dictionnaires, effectuez un clic droit sur un dictionnaire et sélectionnez Propriétés. 2. Cliquez sur l onglet Langues ou Alias selon la clé à modifier. 3. Modifiez les cellules du tableau. 4. Sélectionnez pour activer la clé. 5. Cliquez sur OK. Ajouter une valeur de clé Ajouter une valeur de dictionnaire. 1. Dans le widget Dictionnaires, effectuez un clic droit sur un dictionnaire et sélectionnez Propriétés. Supprimer une valeur de clé Exporter les données à partir d un dictionnaire Supprimer une valeur de dictionnaire. Exporter un dictionnaire en tant que fichier CSV, Excel ou XML. D2 télécharge le fichier exporté vers le répertoire sélectionné et ouvre le fichier. 2. Cliquez sur l onglet Langues ou Alias selon la clé à modifier. 3. Modifiez la ligne vide en bas du tableau. S il n y a aucune ligne vide, effectuez un clic droit sur la dernière ligne du dictionnaire et sélectionnez Insérer une ligne. 4. Sélectionnez pour activer la clé. 5. Cliquez sur OK. Dans le widget Dictionnaires, effectuez un clic droit sur une ligne et sélectionnez Supprimer une ligne. 1. Dans le widget Dictionnaires, effectuez un clic droit sur un dictionnaire et sélectionnez Exporter les données du dictionnaire. 2. Sélectionnez un Format de fichier. 3. Saisissez le caractère de séparation pour la table exportée si vous exportez au format CSV. 4. Cliquez sur Modifier. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 23

24 Utilisation de nœuds d administration D2 Action Description Pour effectuer cette action Afficher les données à partir d un dictionnaire dans un autre format de fichier Restaurer une version Enregistrer avec contrôle de version Mettre à jour le référentiel Afficher un dictionnaire en tant que fichier CSV, Excel ou XML. D2 télécharge le fichier exporté dans son répertoire temporaire et ouvre le fichier en lecture seule. Restaurer une ancienne version du dictionnaire. L utilisation de cette commande définit l ancienne version en tant que version courante. Vous devez restaurer la version la plus récente pour revenir. Enregistrer les modifications apportées à un dictionnaire en tant que version différente. Mettre à jour le référentiel pour que les modifications du dictionnaire prennent effet. Si vous ne mettez pas à jour le référentiel, les modifications apportées au dictionnaire n ont pas lieu dans le référentiel. 5. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier, puis cliquez sur OK. 1. Dans le widget Dictionnaires, effectuez un clic droit sur un dictionnaire et sélectionnez Exporter les données du dictionnaire. 2. Sélectionnez un Format de fichier. 3. Saisissez le caractère de séparation de la table exportée si vous visualisez au format CSV. 4. Cliquez sur Voir. Le fichier est enregistré dans le répertoire de travail. 1. Dans le widget Dictionnaires, effectuez un clic droit sur un dictionnaire et sélectionnez Restaurer le dictionnaire. 2. Sélectionnez une version dans la zone de liste Version du dictionnaire à restaurer. 3. Cliquez sur OK. 1. Dans le widget Dictionnaires, effectuez un clic droit sur un dictionnaire et sélectionnez Enregistrer le dictionnaire. 2. Sélectionnez si vous souhaitez enregistrer sous la même version en tant que mise à jour de version mineure ou mise à jour de version majeure. 3. Saisissez une description des modifications. 4. Cliquez sur OK. Dans le widget Dictionnaires, effectuez un clic droit sur le widget et sélectionnez Demander la mise à jour du référentiel. 24 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur

25 Utilisation de nœuds d administration D2 D2 utilise des taxonomies pour filtrer et organiser des valeurs à partir d un ou de plusieurs dictionnaires. Par exemple, un administrateur peut configurer une zone de liste dans une page de propriétés pour utiliser une taxonomie. Les options que vous voyez dans la zone de liste constituent une branche spécifique de valeurs dans la taxonomie qui ont été ajoutées à partir de dictionnaires. Si vous avez accès aux nœuds administrateur dans D2 Client, vous pouvez configurer et exporter les taxonomies. Vous ne pouvez pas créer une nouvelle taxonomie. Exécutez les actions d administration sur les taxonomies à l aide du widget Taxonomie, comme décrit dans le tableau suivant : Action Description Pour effectuer cette action Importer des données dans une taxonomie Configurer les valeurs de clé Importer un fichier CSV, Excel ou XML avec des données dans une taxonomie. Avant d importer le fichier, vérifiez que le format du tableau est correct : Les titres des en-têtes de colonne correspondent aux noms des dictionnaires dans le référentiel D2. Le contenu des cellules correspond à un terme du dictionnaire. Ajouter ou supprimer les valeurs d un dictionnaire dans la taxonomie. Vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer des dictionnaires à partir d une taxonomie à l aide du widget. 1. Dans le widget Taxonomies, effectuez un clic droit sur une taxonomie et sélectionnez Importer des données de taxonomie. 2. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier de données. 3. Si vous avez sélectionné un fichier.csv, saisissez le caractère de séparation utilisé pour la table. Si vous saisissez un séparateur incorrect, D2 affiche un message d erreur lors de l importation de la table. 4. Sélectionnez Remplacer les données de la taxonomie ou Ajouter les données de taxonomie. 5. Cliquez sur OK. 1. Dans le widget Taxonomies, effectuez un clic droit sur une taxonomie et sélectionnez Propriétés. 2. Dans la section Valeurs disponibles & structures, utilisez les contrôles de liste pour ajouter ou supprimer des clés de dictionnaire vers et à partir de la taxonomie. 3. Cliquez sur OK. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 25

26 Utilisation de nœuds d administration D2 Action Description Pour effectuer cette action Exporter les données à partir d une taxonomie Afficher les données à partir d une taxonomie dans un autre format de fichier Restaurer une version Exporter une taxonomie en tant que fichier CSV, Excel ou XML. Afficher une taxonomie en tant que fichier CSV, Excel ou XML. Restaurer une ancienne version de la taxonomie. L utilisation de cette commande définit l ancienne version en tant que version courante. Vous devez restaurer la version la plus récente pour revenir. 1. Dans le widget Taxonomies, effectuez un clic droit sur une taxonomie et sélectionnez Exporter les données de la taxonomie. 2. Sélectionnez un Format de fichier. 3. Saisissez le caractère de séparation pour la table exportée si vous exportez au format CSV. 4. Cliquez sur Modifier. 5. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier, puis cliquez sur OK. 1. Dans le widget Taxonomies, effectuez un clic droit sur une taxonomie et sélectionnez Exporter les données de la taxonomie. 2. Sélectionnez un Format de fichier. 3. Saisissez le caractère de séparation de la table exportée si vous visualisez au format CSV. 4. Cliquez sur Voir. Le fichier est enregistré dans le répertoire de travail. 1. Dans le widget Taxonomies, effectuez un clic droit sur une taxonomie et sélectionnez Restaurer la taxonomie. 2. Sélectionnez une version dans la zone de liste Version de la taxonomie à restaurer. 3. Cliquez sur OK. 26 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur

27 Utilisation de nœuds d administration D2 Action Description Pour effectuer cette action Enregistrer avec contrôle de version Mettre à jour le référentiel Enregistrer les modifications apportées à une taxonomie en tant que version différente. Mettre à jour le référentiel pour que les modifications de la taxonomie prennent effet. Si vous ne mettez pas à jour le référentiel, les modifications apportées à la taxonomie n ont pas lieu dans le référentiel. 1. Dans le widget Taxonomies, effectuez un clic droit sur une taxonomie et sélectionnez Enregistrer la taxonomie. 2. Sélectionnez si vous souhaitez enregistrer sous la même version en tant que mise à jour de version mineure ou mise à jour de version majeure. 3. Saisissez une description des modifications. 4. Cliquez sur OK. Dans le widget Taxonomies, effectuez un clic droit sur le widget et sélectionnez Demander la mise à jour du référentiel. Si D2-Bin est installé sur votre ordinateur, vous pouvez gérer les corbeilles des autres utilisateurs pour lesquels vous disposez des droits d administration, comme décrit dans le tableau suivant : Action Affichage d une corbeille appartenant à un autre utilisateur Restauration d un contenu de la corbeille dans son emplacement d origine dans le référentiel Suppression permanente de contenu du référentiel Vidage de la corbeille Description 1. Sélectionnez Toutes les corbeilles dans la zone de liste. 2. Double-cliquez sur l utilisateur dont vous souhaitez accéder à la corbeille. Effectuez un clic droit sur le contenu dans la corbeille et sélectionnez Restaurer. Cliquez sur le contenu dans la corbeille et sélectionnez Supprimer. Cliquez sur Vider la corbeille. Configurer les profils d utilisateurs 1. Pour configurer les informations du compte utilisateur, cliquez sur l onglet Informations et remplissez les champs, comme décrit dans le tableau suivant : Champ Identifiant Description Saisissez un nom d utilisateur. Le nom d utilisateur est unique et ne peut pas être modifié mais il peut être réaffecté à un autre utilisateur. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 27

28 Utilisation de nœuds d administration D2 Champ Description Adresse Nom du groupe d utilisateurs Dossier par défaut État Description Saisissez une description. Vous pouvez utiliser tous les caractères alphanumériques et les symboles de clavier standard. D2 affiche les balises HTML comme une chaîne. Saisissez une adresse . Sélectionnez le groupe d utilisateurs par défaut. Ce champ affiche le dossier par défaut vu par l utilisateur. Laissez ce champ vide lors de la création d un nouvel utilisateur. Sélectionnez l état du compte. Le Guide d administration EMC Documentum Content Server contient des informations supplémentaires. 2. Pour configurer le système de connexion de l utilisateur, cliquez sur l onglet Système et remplissez les champs, comme décrit dans le tableau suivant : Champ Source d utilisateur Identifiant: Domaine de l utilisateur Description Sélectionnez le système d authentification du nom de connexion et du mot de passe de l utilisateur. Le Guide d administration EMC Documentum Content Server contient des informations supplémentaires. Saisissez un nom de connexion. Saisissez les informations de domaine qui s affichent sur l écran de connexion. 3. Pour configurer les privilèges de compte, cliquez sur l onglet Profil : a. Sélectionnez les Privilèges de l utilisateur par défaut dans la zone de liste, comme décrit dans le tableau suivant : Privilège Aucun Création Description Ne permet pas de recevoir de privilèges de création. Permet de recevoir des privilèges d audit mais n en a aucun par défaut. Permet de recevoir des privilèges de création mais n en a aucun par défaut. Permet de recevoir des privilèges d audit mais n en a aucun par défaut. 28 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur

29 Utilisation de nœuds d administration D2 Privilège Administrateur système Super-utilisateur Description Dispose toujours de privilèges de création. Permet de recevoir des privilèges d audit mais n en a aucun par défaut. Dispose toujours de privilèges de création. Permet de recevoir des privilèges d audit mais n en a aucun par défaut. b. Configurez des privilèges propres à l utilisateur, comme décrit dans le tableau suivant : Privilège Type Armoire Groupe Configurer Purger Voir Description Permet de créer un type d objet. Permet de créer une armoire. Permet de créer un groupe d utilisateurs. Permet de configurer les traces d audit. Permet de supprimer les traces d audit. Permet d afficher les traces d audit. c. Vous pouvez sélectionner une capacité de l utilisateur dans la zone de liste Capacité de l utilisateur. Les produits client Documentum utilisent le paramètre de capacité de l utilisateur pour déterminer la fonctionnalité transmise à l utilisateur. Content Server ne reconnaît ou n utilise pas le paramètre de capacité de l utilisateur. Le Guide d administration et de l utilisateur EMC Documentum Records Client contient plus d informations sur les capacités de l utilisateur. 4. Pour configurer l appartenance au groupe, cliquez sur l onglet Appartenances au groupe : a. Cliquez sur Sélectionner des groupes pour ouvrir la boîte de dialogue Groupes. b. Utilisez les contrôles de liste pour ajouter et supprimer des groupes. c. Cliquez sur OK. d. Sélectionnez un groupe et cliquez sur Supprimer le groupe pour supprimer le groupe. 5. Cliquez sur OK. Configurer des groupes d utilisateurs 1. Pour configurer les détails de groupe, cliquez sur l onglet Informations et remplissez les champs, comme décrit dans le tableau suivant : Champ Nom du groupe Description Saisissez un nom. Vous ne pouvez pas modifier ce champ si vous modifiez un groupe existant. EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 29

30 Utilisation de nœuds d administration D2 Champ Groupe d administration Description Description Sélectionnez un groupe pouvant modifier ce groupe. Cette option n empêche pas les super-utilisateurs et le propriétaire du groupe de conserver les droits d administration. Saisissez une description. Vous pouvez utiliser tous les caractères alphanumériques et les symboles de clavier standard. D2 affiche les balises HTML comme une chaîne. 2. Pour configurer les membres du groupe, cliquez sur l onglet Utilisateurs : a. Cliquez sur Sélectionner des utilisateurs pour ouvrir la boîte de dialogue Utilisateurs. b. Utilisez les contrôles de liste pour ajouter et supprimer des utilisateurs. c. Cliquez sur OK. d. Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur Supprimer l utilisateur pour supprimer l utilisateur du groupe. 3. Pour configurer des sous-groupes, cliquez sur l onglet Groupes : a. Cliquez sur Sélectionner des groupes pour ouvrir la boîte de dialogue Groupes. b. Utilisez les contrôles de liste pour ajouter et supprimer des groupes. c. Cliquez sur OK. d. Sélectionnez un groupe et cliquez sur Supprimer le groupe pour supprimer le groupe. 4. Cliquez sur OK. 30 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur

31 Navigation et utilisation de D2 Chapitre 5 Ce chapitre contient les rubriques suivantes : Ajout d un nouvel utilisateur ou d un espace de travail de référentiel Configurer les préférences d utilisateurs Déterminer la recherche à utiliser Comprendre les recherches simples et les recherches en texte intégral Configurer les recherches avancées Optimisation de la vitesse de traitement de la recherche avancée Utilisation du widget Recherches Utilisation du widget Facettes Comprendre l évaluation des recherches et les résultats Ajout d un nouvel utilisateur ou d un espace de travail de référentiel 1. Effectuez un clic droit sur Ajouter un espace de travail. 2. Dans la boîte de dialogue Authentification du Référentiel, sélectionnez un référentiel. 3. Dans le champ Connexion, entrez votre nom d utilisateur. 4. Dans le champ Mot de passe, saisissez votre mot de passe. 5. Si vous disposez d un champ Domaine, entrez le domaine du référentiel. 7. Cliquez sur OK. Configurer les préférences d utilisateurs 1. Cliquez sur Paramètres utilisateur dans la barre de menu pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres utilisateur. 2. Spécifiez les propriétés dans l onglet Général comme indiqué dans le tableau ci-dessous : EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur 31

32 Navigation et utilisation de D2 Champ Chemin d accès temporaire Répertoire de travail Format des dates Format des dates avec l heure Format d entrée de date Langue par défaut Restaurer la session Description Sélectionnez le répertoire dans lequel enregistrer les fichiers vus. Les fichiers vus ne sont pas retirés. Le système supprime les fichiers lors de votre prochaine connexion au système. Sélectionnez le répertoire dans lequel enregistrer les fichiers retirés. Sélectionnez le format de date utilisé par les propriétés du contenu. Sélectionnez le format de la dates et de l heure utilisé pour les colonnes des widgets. Vous pouvez sélectionner le format jj/mm/aaaa HH:mm:ss ou le format MM/jj/aaaa HH:mm:ss. Spécifie le format de date pour le calendrier ou les commandes d entrée de date. Le format d entrée de date par défaut est déterminé par les paramètres régionaux. Par exemple, si les paramètres régionaux sont définis sur EN, le format d entrée de date par défaut est jj/mm/aaaa. Sinon, le format par défaut est MM/jj/aaaa. Sélectionnez la langue par défaut pour l interface utilisateur D2 Client. Ce choix remplace le paramètre de langue du navigateur Web. Il se peut que votre système soit configuré pour masquer ce champ. Cochez cette case pour restaurer vos espaces de travail et paramètres de widget précédents associés à ce référentiel. Par défaut, cette case est cochée. Il se peut que votre système soit configuré pour masquer ce champ. 3. Renseignez l onglet Interface utilisateur comme décrit dans le tableau suivant : Champ Contenu par page Hauteur de ligne de la grille Position du menu Description Sélectionnez le nombre d éléments que vous souhaitez afficher dans chaque page d une liste. Sélectionnez la hauteur de ligne dans une liste. Positionnez le menu à gauche ou en haut. Déconnectez-vous, puis reconnectez-vous pour que la modification prenne effet. 4. Renseignez l onglet Notifications comme décrit dans le tableau suivant : Champ Événements d abonnement Description Utilisez les contrôles de liste pour ajouter ou supprimer les événements d abonnement pour lesquels D2 crée des notifications. 32 EMC Documentum D2 Version 4.5 Guide de l utilisateur