NOTE DE SERVICE SG/SRH/SDMEC/N Date: 08 février 2011

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1 MINISTERE DE L'AGRICULTURE DE L ALIMENTATION, DE LA PECHE DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE Secrétariat Général Service des Ressources Humaines Sous-direction mobilité, emplois, carrières 78, rue de Varenne Tél : Réf. Interne : NdeSentretienévaluation2010 NOTE DE SERVICE SG/SRH/SDMEC/N Date: 08 février 2011 Date de mise en application :immédiate Retour des comptes rendus : 01/04/2011 Nombre d'annexes : 3 Objet : entretien d'évaluation portant sur 2010 et fixant les objectifs 2011 Bases juridiques: Décret n relatif aux conditions générales d'évaluation, de notation et d'avancement des fonctionnaires de l'état. Arrêtés du 22 avril relatifs à la procédure d'évaluation et de notation des personnels du ministère de l'agriculture et de la pêche. Décret n du 15 octobre 2007 relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires de l'état. Décret n du 26 décembre 2007 relatif à la formation professionnelle des agents non titulaires de l'état et de ses établissements publics et des ouvriers affiliés au régime des pensions du résultant du décret n du 5 octobre Note de service SG/SRH/SDDPRS/N du 08 octobre 2008 relative à la mise en œuvre des modalités de formation professionnelle tout au long de la vie (FPTLV) dans les services du ministère de l agriculture et de la pêche. Résumé : mise en œuvre des entretiens d évaluation : finalités et modalités de réalisation MOTS-CLES : EVALUATION, MANAGEMENT, ENTRETIEN, FORMATION Destinataires Pour exécution : Administration Centrale Services déconcentrés Établissements d enseignement Pour information : Organisations syndicales

2 Les services du Premier ministre ont initié en 2010 une réflexion destinée à mettre en place l'entretien professionnel dans les Directions départementales interministérielles (DDI). Les modalités ainsi définies avaient vocation à être étendues, par souci de cohérence, à l'ensemble des services du ministère chargé de l'agriculture. Ce processus devait aboutir après consultation des organisations syndicales du premier comité technique paritaire des directions départementales interministérielle de l'année Ce CTP s'est tenu le 3 février 2011 mais n'a pas conclu sur ce sujet. Le Secrétariat général du gouvernement a alors fait savoir que les ministères concernés, au nombre desquels figure le ministère chargé de l'agriculture devaient, sans attendre, prendre des mesures afin que les évaluations des agents affectés en DDI soient menées sur la base des dispositifs ministériels existants. En conséquence, il est demandé à l'ensemble des services du ministère de mettre en œuvre immédiatement les entretiens d'évaluation tels qu'ils étaient menés antérieurement et qui sont reconduits en La présente note de service rappelle ces dispositions qui sont inchangées par rapport à la note de service SG/SRH/SDMEC/SDDPRS/N du 20 janvier * * Par ailleurs, du fait de la suppression de la notation, un nouveau dispositif de distribution des bonifications d'ancienneté sera mis en place prochainement au Ministère chargé de l'agriculture et fera l'objet d'une note de service spécifique à l'issue du CTPM de mars. Ce dispositif rénové, assis sur l'entretien professionnel, fait actuellement l'objet d'une concertation avec les organisations syndicales siégeant au comité technique paritaire ministériel. L'entretien individuel 2011 : calendrier, finalités, procédure et modalités de mise en œuvre * * I. Calendrier de la campagne d'entretiens 2011 : tous les entretiens individuels qui portent sur l'année civile 2010, devront avoir été conduits pour tous les corps pour le 1er avril Les personnels enseignants (enseignants chercheurs, PLP, PCEA, CPE) ne sont pas concernés. II. Finalités L entretien annuel des agents du ministère est un temps d expression, d écoute, de dialogue et d ajustement sur les attentes réciproques, les objectifs professionnels, les résultats visés et les moyens pour y parvenir. L état d esprit et la déontologie de l entretien doivent permettre, par la confidentialité des propos, d assurer une confiance et un respect mutuels des acteurs de l entretien. Il permet à chacun de clarifier les missions attendues et de mieux situer son action dans l organisation, avec pour objectif l amélioration du fonctionnement des services publics à l égard des usagers. L entretien est un questionnement sur les processus de travail afin de repérer ce qui a facilité ou freiné la réalisation des objectifs et de rechercher ensemble des solutions. C est donc une opportunité pour les cadres d en tirer les enseignements pour l année suivante notamment sur le plan managérial car le fonctionnement d un poste dépend largement du contexte humain et organisationnel. C est l occasion de reconnaître et valoriser le travail accompli par chacun au cours de l année écoulée et de repérer les marges de progrès individuelle et collective. Cet entretien va porter également sur le développement des compétences professionnelles en fonction des missions confiées ou des projets d évolution de carrière. Cette réflexion devra être articulée avec les différentes possibilités offertes par le nouveau dispositif de formation professionnelle tout au long de la vie (FPTLV) décrit par la note de service SG/SRH/SDDPRS/N du 08 octobre 2008.

3 Dans le cadre des réformes importantes menées actuellement au ministère, l'entretien annuel est aussi l'occasion de faire le point avec les agents dont les activités sont fortement impactées, sur leurs perspectives au sein de leur service actuel ou dans le cadre d'une mobilité professionnelle. Compte tenu de ces finalités, un entretien incluant l'entretien de formation peut durer entre ¾ heure et 2 heures. S'agissant des réductions d'ancienneté, elles seront attribuées, au cours de l'année 2011, notamment sur la base de l'entretien d'évaluation portant sur l'année civile 2010, selon une procédure qui fera l'objet d une note de service particulière, prise à l'issue de la concertation prévue ci-dessus. III. Procédure L' entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct. La date de l entretien est communiquée à l agent au moins quinze jours à l avance. L entretien porte principalement sur : le bilan de l activité de l agent qui s apprécie dans le cadre des conditions d organisation et de fonctionnement du service et des objectifs collectifs définis en réunion de service, déclinés individuellement en prenant en compte les moyens définis au cours de l entretien précédent ; Les objectifs arrêtés pour l année suivante et les moyens nécessaires à leur réalisation ; Les perspectives d évolution professionnelle de l agent en termes de carrière, de mobilité et d aspirations individuelles, en particulier pour les agents dont les missions actuelles sont impactées fortement par les réformes du ministère ; Les besoins de l agent, notamment en termes de formation, au regard de ses missions, des objectifs précédemment arrêtés, de ses perspectives d évolution et de ses aspirations individuelles. A cet égard, il est important de souligner que la partie besoins en formation du compte rendu revêt une importance particulière. La partie "formation" de l'entretien devra être conduite selon la procédure décrite au 3 du chapitre III de la note de service SG/SRH/SDDPRS/N du 08 octobre 2008 sus-visée. Le supérieur hiérarchique direct est l autorité administrative investie d un pouvoir d organisation sur un service au sens des décrets et arrêtés fixant l organisation et les attributions des services du ministère. Ainsi, en DRAAF ou DAAF, l autorité chargée de conduire l évaluation ne peut être inférieure au chef d un service. En administration centrale, cette autorité ne peut être inférieure au chef de bureau. Pour les personnels qui servent dans des services ou établissements qui ne sont pas placés sous l'autorité du Ministère chargé de l'agriculture (ex : DDI...) le supérieur hiérarchique est déterminé suivant les modalités d'organisation en vigueur dans la structure concernée. Toutefois, lorsque l organisation du service nécessite une division de cette structure réglementaire en subdivisions territoriales ou fonctionnelles, le responsable de cette subdivision, s il est dépositaire d une autorité fonctionnelle (matérialisée par exemple par l octroi d une délégation de signature), est habilité à conduire l entretien d évaluation. Cette exception doit être soumise à l avis du CTP local. L entretien s appuie sur une fiche de poste (cf. annexe1) décrivant les missions confiées à l agent ainsi que les compétences requises pour exercer ces missions. Celle-ci sera arrêtée conjointement par l agent et son supérieur hiérarchique direct. Elle sera revue annuellement mais pourra aussi être modifiée en cours d année en fonction des nécessités du service. Un compte rendu (cf. annexe 2), synthèse de l entretien, sera élaboré par le supérieur hiérarchique. Après remise du compte rendu, l agent dispose d un délai de quinze jours pour y porter toutes les observations qu il jugerait utiles (sur la fiche de poste, les objectifs, la conduite de l entretien, ses perspectives de carrière et de mobilité). avant d y apposer sa signature. Le compte rendu sera versé au dossier administratif de l agent. En application de l'article 25 du décret n du 28 mars 1982 relatif aux commissions administratives paritaires, ces dernières sont compétentes pour connaître des questions d'ordre individuel résultant notamment de l'application de l'article 55 de la loi du 11 janvier 1984 relatif à la notation. Elles ont, par ailleurs, à connaître des questions relatives à l'avancement des agents d'un corps. En raison du lien établi entre ces domaines et l'évaluation, un recours contre le compte rendu d'entretien est possible.

4 Ainsi l agent peut solliciter la révision d une partie ou de la totalité du contenu du compte rendu portant sur la période de référence, par écrit, de façon motivée, auprès du président de la commission administrative paritaire compétente ou, le cas échéant, de la commission consultative paritaire. Celle-ci peut, après examen de ce recours, demander la révision du compte rendu d entretien. Un compte-rendu spécifique à la partie "formation" de l'entretien sera élaboré en utilisant l'annexe 3 et sa notice d'accompagnement (extraites de la note de service. SG/SRH/SDDPRS/N du 08 octobre 2008). Ce compte-rendu sera transmis au responsable local de formation afin de lui permettre de bâtir un plan de formation correspondant aux besoins et aux attentes des agents et de l'administration. IV. Modalités de mise en œuvre Les entretiens devront être organisés de telle sorte que les comptes rendus soient parvenus aux bureaux de gestion concernés avant le 1er avril 2011, en un seul envoi et en les classant selon le corps d appartenance des agents, par l'intermédiaire des secrétaires généraux pour les services déconcentrés et l'enseignement et des chefs des missions des affaires générales pour l'administration centrale. 1) Concertation Pour favoriser une bonne mise en œuvre de ces entretiens, il est souhaitable d organiser une concertation avec les partenaires sociaux au niveau local. Ainsi, le CTP local a vocation à assurer le suivi du dispositif des entretiens, notamment au regard des objectifs collectifs de la structure et connaître des éventuelles adaptations locales des modalités d'organisation énoncées dans la présente note de service. Il est demandé à chaque cadre qui aura mené des entretiens de restituer auprès de son équipe une synthèse de son analyse finale, dans le respect du principe de confidentialité des données à caractère individuel. Il devra faire remonter à l échelon hiérarchique supérieur les éléments qui seront à prendre en compte au niveau du collectif de travail. 2) Formation Les personnels nouvellement affectés dans les services et n'ayant jamais bénéficié d'une formation à l'entretien peuvent faire part de leurs besoins dans ce domaine aux délégués régionaux à la formation continue (DR FORMCO) qui détermineront le dispositif le plus approprié à mettre en place pour y répondre. 3) Cas particuliers Directions départementales interministérielles. Les règles mentionnées ci-dessus s appliquent pour les agents gérés par le ministère de l'agriculture, l'alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire. Fiche de poste «Assurance Qualité». La fiche de poste «Assurance Qualité» est un des éléments du plan qualité qui s intègre dans le système d assurance qualité des services en charge de la politique de l alimentation. A ce titre, elle correspond à un besoin spécifique. Les finalités de la fiche d'entretien rappelées au chapitre 1 sont plus générales, évolutives et susceptibles d ajustements. Les finalités de ces fiches étant différentes, elles ne sont pas substituables, mais doivent être établies en cohérence. Le chef du service des ressources humaines Philippe MERILLON Annexes jointes : - fiche de poste et lexique - compte rendu d'entretien - compte-rendu d'entretien de formation et notice d'utilisation.

5 Annexe 1 MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L ALIMENTATION, DE LA PECHE DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE FICHE DE POSTE direction : FICHE DE POSTE DE MONSIEUR OU MADAME X INTITULE DU POSTE (FONCTION PRINCIPALE) agent - nom, prénom : - corps, grade ou situation administrative : service : responsable hiérarchique direct MISSIONS / ACTIVITES / COMPETENCES MISSION ACTIVITES COMPETENCES MISSION ACTIVITES

6 COMPETENCES MISSION ACTIVITES COMPETENCES

7 AUTRES INFORMATIONS Rattachement hiérarchique ou position dans l organigramme Liaisons fonctionnelles : - Dépendances fonctionnelles : à qui, hormis le supérieur hiérarchique, doit-on éventuellement rendre des comptes d un point de vue technique? - Autorité fonctionnelle : de qui, hormis les subordonnés hiérarchiques, est-on éventuellement responsable, d un point de vue technique? - Relations fonctionnelles internes : avec qui est-on éventuellement appelé à travailler régulièrement (secrétariat, homologues d autres administrations )? Suppléances à assurer : remplaçant prévu? Niveaux de responsabilité, marge d initiative et délégations de responsabilités Conditions de travail et contraintes particulières Moyens mis à disposition : budget, matériel, équipement, collaborateurs Relations avec l extérieur : motifs, fréquences, niveaux Évolution prévisible du poste : difficultés éventuelles Signature du collaborateur Signature du responsable

8 MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L ALIMENTATION, DE LA PECHE DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE LEXIQUE POUR LA FICHE DE POSTE FONCTION Elle situe le niveau de responsabilité et la place dans l organisation. Un même individu peut avoir plusieurs fonctions. La fiche de poste indiquera donc la fonction principale. Exemples : secrétaire général, chef du service d économie agricole, assistante du directeur. MISSION Elle indique le service qui est attendu du poste de travail. Ainsi on parle des finalités de l'emploi. A chaque poste, correspondent plusieurs missions. Il s'agit donc de mettre en évidence le sens de cet emploi en montrant sa contribution spécifique aux objectifs du service, voire du ministère. Il est d'usage d'utiliser des verbes d'action de façon synthétique. Exemple : Pour le secrétaire général qui assure la fonction de RLF (responsable local de formation) : contribuer à la définition de la politique de formation continue de la direction. Dans chaque poste, certaines missions sont principales et d'autres sont secondaires. D'autres peuvent apparaître temporairement : elles sont conjoncturelles. ACTIVITES Pour chaque mission, les activités indiquent ce que la personne fait concrètement. Elles désignent un ensemble d actions contribuant à l obtention d un résultat. Elles sont donc exprimées en verbes d'action le plus précis possible et correspondent à plusieurs tâches à exécuter dans une situation de travail donnée. Exemple : Pour la mission ci-dessus : élaborer le plan de formation et le présenter en CTP. COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE Il s'agit de l'ensemble des connaissances, des savoir-faire et des aptitudes nécessaires à la maîtrise du poste de travail. Les compétences sont décrites sous forme de situations à gérer. Elles traduisent la capacité démontrée, dans une situation professionnelle donnée, à mobiliser des connaissances et des savoirfaire. 8

9 On peut notamment distinguer : Les compétences techniques. Tous les métiers nécessitent des connaissances techniques. Il s agit d exigences professionnelles portant notamment sur les outils ou techniques à utiliser. Les connaissances bureautiques sont comprises dans cette catégorie. Les compétences relationnelles. Cette catégorie regroupe les exigences professionnelles relatives aux divers types de relations à établir avec divers acteurs. Il s'agit notamment de la capacité à écouter, à argumenter, à négocier, à travailler en réseau. Pour les chefs de service en services déconcentrés et les chefs de bureau en administration centrale, il convient de rappeler que la DGA a diffusé en septembre 2001 des référentiels de compétences managériales, suite à la mission confiée à Pierre Dangel, en collaboration avec Guy Le Boterf. Ces deux référentiels constituent une cible à atteindre et non des pré requis pour exercer ces fonctions. 9

10 Annexe 2 MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L ALIMENTATION, DE LA PECHE DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE COMPTE RENDU D'ENTRETIEN direction : Date et durée de l entretien : Période de référence de l entretien : service : agent - nom, prénom : - corps, grade ou situation administrative : - Fonctions exercées : - Ancienneté dans le poste : - Promouvabilité : - Temps partiel- temps plein : - Formation initiale : responsable hiérarchique ayant conduit l entretien - nom, prénom : - qualité : 1

11 Page pour le dossier de l'agent 1. DESCRIPTION DU POSTE OCCUPE Description (joindre la fiche de poste) Actualisation de la fiche de poste Envisagée : oui non Si oui sur quelles modifications 1

12 2. BILAN DE L ANNEE ECOULEE Page pour le dossier de l'agent Objectifs définis lors de l entretien précédent et autres activités exercées Résultats obtenus ce qui a facilité ce qui a freiné Objectifs Autres activités Activités nouvelles apparues dans l année Appréciation générale : Points forts : Points à améliorer (y compris par le service) Observations éventuelles de l agent sur l année écoulée (satisfactions, difficultés rencontrées) : 1

13 3. OBJECTIFS POUR L ANNEE A VENIR Page pour le dossier de l'agent Objectifs collectifs du service dans lesquels s inscrivent les objectifs de l agent : Objectifs pour l agent : Énoncé des objectifs retenus (avec priorité, délais et niveau des résultats attendus) Moyens à mettre en place pour atteindre les objectifs (compétences, matériels, organisationnels, ) Calendrier Observations éventuelles de l agent : 1

14 4. PERSPECTIVES D EVOLUTION PROFESSIONNELLE - Souhaits éventuels de l agent en matière de : Page pour le dossier de l'agent - Poste - Carrière - Mobilité fonctionnelle ou géographique - Autre - Avis du responsable 1

15 Page pour le dossier de l'agent 5. COMMENTAIRES SUR LE DEROULEMENT ET LE CONTENU DE L ENTRETIEN (notamment suggestions d amélioration du fonctionnement du service) l agent le responsable hiérarchique Signature du collaborateur Signature du responsable 1

16 Annexe 3 MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L ALIMENTATION, DE LA PECHE DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE compte-rendu de l'entretien de formation Document commun au MEEDDM et au MAAP Doc 1. à inclure dans le dossier agent et à transmettre au responsable local de formation ou son équivalent Voir également la notice explicative Nom, prénom de l agent : Corps, grade : Structure d affectation : Date de prise de fonction du poste actuel : Supérieur hiérarchique ayant conduit l entretien (nom, fonction) : VOLET 1. BILAN ANNEE ECOULEE : année 2 a) ACTIONS DE FORMATION CONTINUE SUIVIES (attention : ne concerne pas les préparations aux concours) Typologie de la formation (*) Titre de la formation: TS : dans le temps de service ; HTS : hors du temps de service Durée formation Liaison formation / réalisation missions, évolution de carrière (jours ou heures) Sous DIF Impacts de la formation, Hors DIF compétences acquises TS HTS Rappel des objectifs fixés et/ou du projet professionnel de l agent Titre de la formation: Titre de la formation: Titre de la formation: 1 (*)Typologie basée sur l'objectif visé, dans le cas particulier de l'agent, c'est à dire: T1: adaptation immédiate au poste de travail T2: adaptation prévisible à l'évolution du métier T3:développement des qualifications ou acquisition de nouvelles qualifications 1

17 Compte-rendu d entretien de formation Document commun au MEEDDM et au MAAP Doc 1. à inclure dans le dossier agent et à transmettre au responsable local de formation ou son équivalent b) AUTRES ACTIONS SUIVIES, DONT CELLES AYANT AUSSI MOBILISE DU DIF (pour tout ou partie) : Préparation examens et concours, VAE, bilan de compétences, période de professionnalisation Durée de l action Action : Objectifs poursuivis et compétences acquises TS Sous DIF HTS (jours) Hors DIF Action : Action : c) ACTIONS PREVUES LORS DU PRECEDENT ENTRETIEN DE FORMATION ET NON SUIVIES d) ACTIONS CONDUITES EN TANT QUE FORMATEUR (intitulé des actions, nombre de jours, public bénéficiaire) 1

18 Compte-rendu d entretien de formation Document commun au MEEDDM et au MAAP Doc 2. à inclure dans le dossier agent et à transmettre au responsable local de formation ou son équivalent Nom, prénom de l agent : VOLET 2. PERSPECTIVES ANNEE A VENIR : année 2 a) ACTIONS DE FORMATION CONTINUE SOLLICITEES Si la durée de la formation est connue, répartir au besoin dans les 3 colonnes de droite. (**) sous réserve de remplir les conditions d accès au DIF (vérification par le service gestionnaire) Typologie (*) Liaison formation / réalisation missions, évolution de carrière objectifs assignés et/ou du projet professionnel de l agent Modalités formation/jours o heures Sous DIF(**) Compétences à développer (indiquer éventuellement les priorités) TS HTS Hors DIF Besoin de formation ou intitulé de l action : Besoin de formation ou intitulé de l action : Besoin de formation ou intitulé de l action : Besoin de formation ou intitulé de l action b) AUTRES ACTIONS SOLLICITEES, DONT CELLES MOBILISANT DU DIF Préparation examens-concours, VAE, bilan de compétences, période de professionnalisation, Besoin ou action : Objectifs poursuivis et compétences à développer modalités Sous DIF(**) Hors DIF TS HTS Besoin ou action : Besoin ou action : 1

19 Compte-rendu d entretien de formation Document commun au MEEDDM et au MAAP Doc 2. à inclure dans le dossier agent et à transmettre au responsable local de formation ou son équivalent 3. OBSERVATIONS, COMPLEMENTS, L agent : Signature et date Le responsable hiérarchique : Signature et date 1

20 MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L ALIMENTATION, DE LA PECHE DE LA RURALITE ET DE L'AMENAGEMENT DU TERRITOIRE NOTICE pour l utilisation des fiches de compte-rendu d entretien de formation Contexte d utilisation des fiches «formation» Ces fiches «formation» constituent le compte rendu de l entretien de formation et doivent faire l objet d un avis partagé. Préalable à l'entretien Au cours du même entretien (ex : entretien faisant le bilan de l année N-1 et définissant des objectifs pour l année N), les documents suivants doivent également être consultables : la fiche récapitulant toutes les actions de formation suivies par l agent depuis son recrutement dans la fonction publique (ce document existe dans son dossier administratif), la fiche «DIF» permettant de voir les droits acquis par l agent et, le cas échéant, la consommation déjà effectuée sur ces droits, la fiche «perspectives de formation pour l année N-1», laquelle a été établie lors de l entretien de formation de l année précédente. Cette fiche sera examinée en même temps que sera fait le bilan des actions suivies au cours de l année N-1, la fiche de poste actualisée. Organisation du compte-rendu de l'entretien de formation L une de ces fiches (VOLET 1) concerne le bilan de l année écoulée (année pour laquelle, le cas échéant, est conduit l entretien d évaluation) ; la deuxième (VOLET 2) concerne les perspectives pour l année à venir. Sur chacune, les réponses aux besoins de formation sont séparées en deux grandes parties, reprenant la distinction faite dans les textes réglementaires : actions de formation continue : partie a) autres actions : partie b) ; il s agit des actions d appui à la préparation des examens et concours, des actions liées à une démarche de VAE, à une démarche de bilan de compétences, à la mise en œuvre de périodes de professionnalisation,. Typologie des actions de formation continue (partie a) Pour chaque action de formation continue, elle est fondée sur l objectif visé dans le cas spécifique de l agent. On comprendra alors qu une même formation pour des agents différents pourrait être de classement différent. La définition liée à chaque type d action est celle donnée par les textes réglementaires. action de type T1 : action visant une adaptation immédiate au poste de travail. Les actions T1 peuvent résulter d une demande expresse de l administration ; elles peuvent également répondre à un besoin exprimé par l agent afin de mieux mettre en œuvre sa mission. Exemples : - formations organisées suite à une modification de réglementation ou à une modification du logiciel utilisé dans les activités régulières de l agent, avec entrée en vigueur à très court terme ; - le périmètre des missions de l agent évoluant, suite à la réorganisation de son unité de travail, il peut souhaiter approfondir sa connaissance de la réglementation ou de l outil informatique- plus spécifique au nouveau champ de son activité. actions de type T2 : action visant l adaptation à l évolution prévisible du métier. L évolution du métier peut résulter, à court ou moyen terme, soit d un changement de l organisation interne de la structure, soit d une autre modification du contexte dans lequel les activités du service seront menées. 2

21 Exemples : - une nouvelle réglementation ou un outil informatique vont entrer en vigueur dans les deux ou trois ans à venir ; le dispositif de formation pour préparer cette évolution est mis en place sur les trois prochaines années ; un agent souhaite en bénéficier dès à présent pour mieux se préparer aux évolutions ; - en prévision des départs en retraite relativement nombreux dans une unité de travail, le chef d unité envisage de réorganiser les activités et d en regrouper certaines qui, jusque là, étaient traitées de façon dissociée par plusieurs acteurs. Un dispositif de formation est alors mis en place pour accompagner l évolution prévue. actions de type T3 : actions visant le développement des qualifications de l agent ou l acquisition de nouvelles qualifications Il s agit des actions dont l objectif est soit à terme plus éloigné, soit plus spécifiquement lié au développement personnel de l agent. Exemples : - un agent, mère de famille, envisage d évoluer dans son parcours professionnel dans les trois ans, car son plus jeune enfant aura achevé un cycle scolaire qui nécessite, pour l instant, un rythme de travail aménagé ; elle veut se préparer à cette évolution professionnelle en entamant un parcours de formation spécifique, étalé dans le temps ; - un agent envisage, pour des raisons personnelles, de faire mobilité dans une région particulière dans laquelle les possibilités de mutation sur des fonctions équivalentes aux siennes actuelles sont très incertaines ; par contre des opportunités peuvent se présenter sur des métiers différents pour lesquels l agent doit cependant acquérir les compétences fondamentales pour évoluer vers le profil requis. Les actions de formation qu il entreprendra en ce sens seront classées en T3. Le droit individuel à la formation (DIF) Le droit individuel à la formation est de 20 heures par année civile, pour tout agent en bénéficiant et travaillant à temps plein. Il est ouvert à tout agent fonctionnaire et à tout agent non titulaire dès lors que celui-ci compte, au 1 er janvier de l année considérée, au moins un an de services effectifs au sein de l administration ou de l organisme public. Les heures de DIF non consommées au cours d une année sont cumulables jusqu à un plafond de 120 heures. Ainsi, des agents qui n allaient pas en formation cumuleront tout de même leur DIF qu ils pourront ainsi mobiliser, si l opportunité un projet professionnel particulier se présente à eux. Le DIF ne peut être mobilisé que pour des actions inscrites au plan de formation ; c est pourquoi il est important de discuter de sa mobilisation éventuelle lors de l entretien de formation. actions de formation continue : partie a) des fiches «formation» Type de l action de formation continue type T1 type T2 type T3 Possibilité de mobilisation du DIF NON OUI - sur demande de l agent OUI sur demande de l agent autres actions : partie b) des fiches «formation» Nature de l action Définition Congé «légal» Observation-mobilisation du DIF associé Préparation d examensactions de formation visant à appuyerune dispense del agent peut, si besoin, mobiliser du et/ou concours l agent dans sa démarche personnelle deservice de 5 jours/andif en complément. préparation. est prévue par les décrets. Démarche de VAE Démarche visant à faire valider des acquisoui 24hCe congé est destiné à former les professionnels par un diplôme ou unefractionnables certification ; validation faite par un jury, agents pour les aider à la constitution de leur dossier. L agent peut, si sur la base d un dossier complet à besoin, mobiliser du DIF en constituer par l agent qui fait la démarche. complément. Démarche de bilan de compétence Démarche visant à permettre à un agentoui 24hCe congé correspond à la durée d analyser ses compétencesfractionnables moyenne de la démarche de bilan ; professionnelles et personnelles, ainsi que celle-ci est conduite par un

22 Période de professionnalisation ses aptitudes et motivations, afin de définir un projet professionnel et, le cas échéant, un projet de formation. Modalité nouvelle comportant, pournon l agent, une alternance entre des phases d activité sur un poste de travail et des phases de formation, avec recours à différentes modalités de formation (stages, tutorat, formation à distance, ) organisme agréé (centre de bilan de compétences). L agent peut, si besoin, mobiliser du DIF en complément. L agent peut utiliser tout son DIF cumulé, auquel peuvent être ajoutés 120 h complémentaires. Pour qu un agent mobilise son DIF, il doit en faire la demande par écrit ; cette demande doit être validée par l administration de proximité (la direction du service déconcentré, la direction de l EPL d enseignement, ). L administration a 2 mois pour répondre à cette demande de mobilisation du DIF. La mobilisation du DIF peut se faire pour suivre des actions sur le temps de service (TS) ou hors temps de service (HTS). Pour les actions suivies HTS, elles peuvent donner lieu au versement d une allocation de formation (50 % du traitement horaire brut). Toutefois, si les crédits budgétés à cet effet ne permettent pas de verser les allocations correspondant au volume potentiel lié à toutes les demandes de formation sous DIF et HTS, l agent peut accepter de suivre la formation qu il demande, sans percevoir d allocation. La vérification du montant des crédits disponibles est réalisée par les services appropriés et, donc, n est pas possible au cours de l entretien de formation. Dans tous les cas, un accord écrit entre l administration de proximité et l agent est nécessaire pour toute mobilisation du DIF ; cet accord doit expliquer l organisation de la formation (notamment proportions TS et HTS). Au cours de l entretien de formation, la discussion entre l agent et son supérieur hiérarchique à propos de la mobilisation du DIF portera pour l année écoulée N-1 : sur le constat de la mobilisation du DIF telle qu elle a été enregistrée sur la «fiche DIF» ; les informations seront alors reportées sur la fiche «bilan de l année écoulée» (si cela n est pas déjà pré-rempli par le système d information) ; pour les perspectives de l année N : uniquement sur le principe de mobilisation du DIF (le service gestionnaire vérifiera ensuite, pour les demandes d inscription à une action de formation précise répondant à ce besoin, si la demande de mobilisation du DIF est acceptable sur le plan réglementaire et compte tenu des droits acquis par l agent). Si le principe de mobilisation du DIF est accepté au cours de l entretien, le supérieur hiérarchique l indiquera dans l une des colonnes «sous DIF», en précisant si, sur le principe, lui et l agent sont d accord pour que cette mobilisation du DIF soit faite pour suivre des actions de formation sur le temps de service (colonne TS) ou hors temps de service (colonne HTS). Si l action de formation envisagée ne mobilise pas de DIF, ce principe sera mentionné dans la colonne «hors DIF». Actions prévues lors du précédent entretien de formation et non suivies - partie c) du feuillet "bilan de l'année écoulée" Des formations, prévues lors de l entretien de formation de l année précédente, ont pu ne pas être suivies en réalité. On citera ici ces formations, en indiquant succinctement la raison de cette non réalisation. Actions conduites en tant que formateur - partie d) du feuillet «bilan de l année écoulée» A remplir pour les agents qui animent des actions de formation (en tant que formateur interne, par exemple) ou qui assurent le tutorat d autres collègues en formation. Observations, compléments, Cette partie permet aux deux interlocuteurs d émettre des remarques sur les conditions de déroulement de l entretien, mais également par exemple sur les priorités déterminées en matière d'actions de formation Des exemples de fiches complétées seront consultables sur le site FORMCO de l'intranet du MAAP, également accessible par internet, et sur le site du MEEDDM.