Centre de Gestion de la Fonction Publique de la Loire Saint Etienne (42) - C.C.T.P- ACQUISITIONS D UN PROGICIEL DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

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1 ACQUISITIONS D UN PROGICIEL DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES AVEC UN PORTAIL EXTRANET ET UNE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS INTERFACEE CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (C.C.T.P) Page 1 sur 11

2 S O M M A I R E PRESENTATION ET IDENTIFICATION DE L ACHETEUR PUBLIC... 3 PRESENTATION DU PROJET... 4 PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE... 4 DELAI DE VALIDITE DES OFFRES... 4 CONDITIONS FINANCIERES... 5 CONDITIONS D EXECUTION... 5 REGLES DE COMPTABILITE PUBLIQUE... 5 PRESENTATION DE L EXISTANT... 6 PRESENTATIONS ET FONCTIONNALITES TECHNIQUES ATTENDUES... 7 RECUPERATION DES DONNEES... 9 PLANNING DE MISE EN OEUVRE... 9 L INSTALLATION ET LE PARAMETRAGE DU LOGICIEL L ASSISTANCE TELEPHONIQUE ET LA TELEMAINTENANCE MISES A JOUR RESILIATION PENALITES RESPONSABILITE DU TITULAIRE CONFIDENTIALITE ATTRIBUTION DE COMPETENCE ASSURANCES RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Page 2 sur 11

3 PRESENTATION ET IDENTIFICATION DE L ACHETEUR PUBLIC 1. Présentation du Centre Départemental de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Loire (CDG 42) Le Centre départemental de gestion de la FPT de la Loire est un établissement public local à caractère administratif. Il est financé par les collectivités territoriales du département de la Loire (42) employant moins de 350 fonctionnaires et stagiaires en équivalent temps plein. Il est dirigé par un Conseil d administration composé de 23 élus locaux et exerce ses missions pour le compte de 450 collectivités territoriales et établissements publics locaux qui lui sont affiliés. Il participe à la gestion de la carrière d environ 7000 agents. Ses missions sont classées en missions obligatoires : - organisation des concours et examens professionnels, - mobilité des fonctionnaires avec la bourse de l'emploi, - gestion des carrières par la tenue des dossiers individuels des fonctionnaires, la publicité des tableaux d'avancement, le secrétariat des instances paritaires et des conseils de discipline, - exercice du droit syndical, - prise en charge des fonctionnaires privés d'emploi, et en missions facultatives nécessitant une convention entre le CDG 42 et la collectivité bénéficiaire : - retraites, - hygiène et sécurité, - assurance de groupe pour les risques statutaires, - archives, - mise à disposition de personnel, - médecine professionnelle et préventive. 2. Identification de l organisme qui passe le marché Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale de La Loire 24 rue d Arcole SAINT-ETIENNE Téléphone : Télécopie : Mail : Page 3 sur 11

4 PRESENTATION DU PROJET 1. Objet du marché Le présent marché a pour objet la fourniture et la mise en œuvre d un progiciel de gestion des carrières des agents adapté au fonctionnement du Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Loire (7000 agents titulaires et stagiaires). Ce logiciel multi collectivités doit intégrer un module paye assurant une interopérabilité totale et en temps réel avec les données de son logiciel de ressources humaines. Il doit également proposer un portail extranet permettant aux collectivités affiliées, de visualiser et de modifier certaines données des dossiers de leurs agents contenus dans le logiciel de gestion des ressources humaines du Centre de gestion de la Loire. Le Centre de gestion souhaite que ce logiciel soit interfacé dans des conditions satisfaisantes avec une gestion électronique des documents (GED). Cette GED doit permettre la dématérialisation de documents, leur classement, leur gestion, leur stockage et leur pérennité dans le temps. Elle s adaptera aux actes, courriers, courriels, télécopies qui arrivent ou qui sont produits par le Centre de gestion et s intégrera progressivement à tous les services du Centre en fonction des besoins et des priorités : finances, organismes paritaires, conseil d administration, hygiène et sécurité 2. Forme du marché La procédure retenue est la procédure adaptée en application de l article 28 du Code des Marchés Publics (CMP). PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE Le présent marché est constitué par les documents contractuels énumérés ci-après : - Les pièces contractuelles particulières : L Acte d Engagement (A.E) Le Règlement de Consultation (R.C) Le présent Cahier des Clauses Techniques Particulières (C.C.T.P) - Les pièces générales (non jointes, elles sont réputées connues des entreprises) : Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés publics et fournitures courantes et de services (arrêté du 19 janvier 2009). Ce document est désigné par les initiales CCAG-FCS. DELAI DE VALIDITE DES OFFRES Le délai de validité des offres est de 90 jours à compter de la date limite fixée pour la réception des offres. Page 4 sur 11

5 CONDITIONS FINANCIERES L unité monétaire est l Euro. Le candidat détaille et chiffre : 1) Les coûts de mise en œuvre : - fourniture, installation, paramétrage du logiciel et reprise des données, - formation sur site des utilisateurs et des administrateurs, frais de déplacements compris. 2) Les coûts annuels de fonctionnement : - assistance aux utilisateurs et administrateurs, - prise en main à distance pour télémaintenance, - maintenance corrective, évolutive et règlementaire, 3) Le coût des options possibles. CONDITIONS D EXECUTION Pour la réalisation des opérations, les personnes à contacter seront par ordre prioritaire : - La Directrice adjointe du Centre de gestion de la Loire : Mme Annick MASSA Tél : Courriel : - La personne en charge de la dématérialisation : Mme Cindy VERCASSON Tél : Courriel : Le titulaire s engage à effectuer l ensemble des déplacements et à assister à toutes les réunions qui s avèreront nécessaires à la bonne exécution du présent marché, sans supplément de prix. REGLES DE COMPTABILITE PUBLIQUE 1. Présentation des paiements Les demandes de paiements seront adressées au Centre départemental de gestion de la fonction publique territoriale de la Loire, 24 rue d Arcole, Saint-Etienne. Page 5 sur 11

6 Les factures afférentes au paiement doivent comporter, outre les mentions légales, les indications suivantes : - nom et adresse du créancier, - Un relevé d identité bancaire ou postal ou relevé d identité de caisse d épargne (RIB/RIP/RICE), - n du marché et la date de notification de celui-ci, - n éventuel du bon de commande, - le détail de la prestation, - le montant HT, - le taux et le montant de TVA en vigueur, - le montant TTC des prestations exécutées, - la date de facturation. Les paiements seront effectués suivant les règles de la comptabilité publique. 2. Délais de paiement Le délai global de paiement est de 30 jours et court à compter de la date de réception de la facture par le service comptable du CDG 42. Ce délai global maximum comprend l intervention de l ordonnateur et celle du comptable. L ordonnateur chargé d émettre les mandats est Monsieur le Président du CDG 42. Le comptable public est le Payeur départemental de la Loire, 22 rue Balay, Saint Etienne. 3. Les intérêts moratoires Tout dépassement des délais contractuels, en matière de paiement constitue un retard de paiement, donnant lieu à versement d intérêts moratoires à l entreprise l ayant subi selon les dispositions légales et règlementaires en vigueur. PRESENTATION DE L EXISTANT 1. Le Service Gestionnaire Le service du Centre de gestion chargé de la gestion des carrières des agents des collectivités affiliées se compose de quatre agents. D autres agents sont amenés à consulter les dossiers carrières notamment le directeur et la directrice adjointe. Quatre agents du pôle moyens généraux ainsi que deux agents du pôle recrutement sont amenés à utiliser également les logiciels carrière et paie. L informatisation et la reprise des données portent sur 7000 agents répartis sur 450 collectivités adhérentes. Page 6 sur 11

7 2. Le système informatique existant Les dossiers sont actuellement gérés avec le logiciel Carrus de VISA Informatique (groupe Cegid) : - installé en novembre 2004, sur un serveur IBM eserver xseries 235 avec Windows 2000 et accessible depuis 11 postes de travail. - interfacé avec le logiciel Business Object V6.5 en version monoposte. Les modules utilisés sur Carrus et devant faire l objet d une reprise de données sont : - la carrière - la paie PRESENTATIONS ET FONCTIONNALITES TECHNIQUES ATTENDUES Le progiciel devra permettre d automatiser l ensemble des procédures de : - préparation des décisions, fonctionnement des organismes paritaires, - gestion des actes individuels, - création et édition des actes automatisés, - extractions statistiques et de gestion des données - paies des agents du Centre de gestion, soit environ 80 agents par an. Le titulaire devra fournir toutes les informations et les précisions utiles sur l acquisition et les spécifications techniques des matériels (serveur ), des équipements périphériques et prestations associées qui seront nécessaires au bon fonctionnement du progiciel et de la GED. 1. Les données à traiter au niveau de la gestion des carrières - Gestion des collectivités et établissements publics employeurs - Gestion des données individuelles relatives à l agent : état civil, situation familiale, domiciliation, services militaires, régime de retraite, services non-titulaires, temps de travail, diplômes et expérience professionnelle, historique - Gestion des agents intercommunaux, multi-carrières et agents à statuts différents - Gestion des agents non-titulaires - Gestion des maintiens de rémunération dérogatoires - Gestion des positions administratives - Gestion de la notation et/ou des entretiens individuels annuels - Gestion de la formation et des compteurs - Gestion des avancements d échelon, de grade, gestion automatisée du suivi des actes, de la promotion interne - Gestion des reclassements et des revalorisations indiciaires - Gestion de la NBI Page 7 sur 11

8 - Gestion des Commissions Administratives Paritaires : édition des documents préparatoires et des documents finaux - Gestion des élections professionnelles (CAP/CTP/CNRACL) - Gestion des dossiers CNRACL et des reprises d antériorité - Gestion des paies - Réalisation du bilan social - L intégration de la GED dans l applicatif GRH et son interconnexion avec le portail extranet du CDG Interface avec le logiciel Business Object Le progiciel permettra la consultation et l édition de l ensemble des actes individuels ou préparatoires relatifs à la gestion de la carrière cités ci-dessus. 2. Le portail numérique Il comportera un portail extranet permettant d offrir aux collectivités affiliées des possibilités d interactivité avec les dossiers de leurs agents soit en visualisant soit en modifiant certaines données. Le logiciel de gestion des carrières via ce portail numérique devra permettre aux collectivités affiliées d accéder directement au dossier numérisé de l agent. Cet outil devra permettre la confidentialité et la sécurité des données contenues dans les dossiers. Une unification des codes d accès au portail numérique GRH, à l extranet du site du CDG ainsi qu au portail du pôle santé du Centre de gestion de la société Axess (logiciel Medtra) devra être envisagée par le prestataire. Le titulaire devra indiquer le coût annuel de l hébergement et en préciser les modalités. 3. Le logiciel GED Le logiciel GED interfacé avec le logiciel de gestion des ressources humaines du Centre de gestion doit permettre : - le classement et l archivage des actes, des courriers, des courriels, des télécopies, des mails, des notes manuscrites - la possibilité d ajout, de modification, de suppression de ces documents - l adaptation des équipements aux possibilités de conversion des documents d un format de stockage à l autre - la possibilité d effectuer une recherche rapide de l un ou plusieurs de ces documents - l authentification des utilisateurs des équipements par un procédé sécurisé - la confidentialité, la pérennité et l intégralité des documents - la formation des agents - une indexation rapide des documents Les champs qui permettront d indexer et de classer les documents des dossiers agents ou collectivités sont les suivants : - Le code de l agent - Le nom patronymique de l agent Page 8 sur 11

9 - La collectivité de l agent - La nature du document - La date du document Le titulaire pourra proposer la réalisation de la numérisation des 7000 dossiers individuels en moyenne comportant de 3 à 30 pages. 4. Les options - Le progiciel de gestion des ressources humaines, intégrant un module paie multi collectivités, permettra le traitement et l établissement des bulletins de salaire pour l ensemble des statuts de la fonction publique territoriale en permettant l intégration des éléments de calculs de la paie telles que : la gestion de l absentéisme, des congés, des ARTT - Le CDG 42 peut avoir la possibilité de choisir entre l acquisition du progiciel ou être seulement le bénéficiaire des droits pour l utilisation de ce celui-ci. RECUPERATION DES DONNEES La proposition devra décrire : - les modalités de reprise des données existantes en provenance du logiciel Carrus de Visa Informatique (groupe Cegid). - la liste des champs récupérables - la liste des champs irrécupérables qui nécessiteront une nouvelle saisie et ceux qui seront perdus. - la liste des champs qui ne pourront pas être récupérés et seront perdus - la procédure de réalisation - le planning de migration (le nombre de jours nécessaire devra être précisément indiqué ainsi que la durée pendant laquelle les modifications et la création de dossiers seront «gelées»). PLANNING DE MISE EN OEUVRE Le marché prend effet dès sa notification au titulaire. Le titulaire doit préciser dans sa proposition le délai d exécution des prestations. La récupération des données, l installation, le paramétrage et la formation auront lieu avant la fin du 4 ème trimestre 2011, pour une mise en production le 1 er janvier Le titulaire devra fournir un rétro-planning des différentes taches. Le titulaire aura la responsabilité de l installation et du démarrage du produit dans le respect des délais prévus. Page 9 sur 11

10 L INSTALLATION ET LE PARAMETRAGE DU LOGICIEL Le titulaire devra assurer l installation du logiciel RH sur le serveur et 12 postes de travail et l aide à son paramétrage. Le titulaire devra assurer la formation, sur site, des utilisateurs, après installation et paramétrage du logiciel. Il devra préciser la durée nécessaire de ces formations. L ASSISTANCE TELEPHONIQUE ET LA TELEMAINTENANCE Une assistance téléphonique permanente pendant les heures d ouverture des services administratifs du CDG 42 (du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30) devra apporter des réponses aux questions posées par les utilisateurs sur la mise en œuvre du logiciel. Dans le cas de problèmes bloquants, une réponse et une explication devront être fournies sous 24 heures maximum. Dans le cas de problèmes non bloquants, une réponse et une explication devront être fournies sous 48 heures maximum. Dans le cas de problèmes concernant la paie, une réponse et une explication devront être fournies sous 24 heures maximum. Le titulaire devra pouvoir intervenir directement par télémaintenance sur le système à des fins de diagnostic ou de correction d anomalies pendant les heures d ouverture du CDG 42. Il précisera les moyens techniques et conditions d utilisation de cette télémaintenance. En cas de non respect de ces délais, le titulaire encourt, une pénalité de 75 par jour de retard. MISES A JOUR Le titulaire indiquera les modalités du suivi de l actualité statutaire et de mise à jour du progiciel, de la GED et du portail. RESILIATION Il est fait application du chapitre VI du CCAG-FCS. Dans le cas où le titulaire ne respecterait pas les obligations du présent marché, le CDG 42 est en droit de résilier le marché sans indemnité en application de l article 29 du CCAG-FCS. PENALITES En cas de retard dans l exécution des prestations par rapport au délai fixé par le planning de mise en œuvre du présent Cahier des Charges, il sera fait application de l article 14 du CCAG-FCS. Page 10 sur 11

11 RESPONSABILITE DU TITULAIRE Le titulaire sera responsable de l utilisation frauduleuse ou perte des données, de la transmission accidentelle de virus. La responsabilité du titulaire est également engagée en cas de communication d informations à des tiers non autorisés et en cas de détournement de ces informations. CONFIDENTIALITE Le titulaire et le CDG 42 s engagent à ne pas divulguer à des tiers les données, documents ou renseignements communiqués à l occasion du présent marché, sauf en cas d accord écrit donné par le CDG 42 ou le titulaire. Dans ce cas, le type d information communicable ne sera que des informations officiellement tombées dans le domaine public, des informations diffusées au public préalablement à la notification du marché ou des informations qualifiées comme n étant pas confidentielles. ATTRIBUTION DE COMPETENCE En cas de litige résultant de l application des clauses du présent marché, la juridiction compétente est Le Tribunal Administratif de Lyon, 184, rue Duguesclin LYON Cédex 3. ASSURANCES Dans un délai de 15 jours à compter de la notification du marché et avant tout commencement d exécution, le titulaire doit justifier qu il est couvert par une assurance garantissant les tiers en cas d accidents ou de dommages causés par et pendant l exécution des travaux. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les titulaires devront consulter, les personnes indiquées dans «les conditions d exécution» de ce présent document. Pour le titulaire (Date, cachet, signature) Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Loire Le Président, Page 11 sur 11

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