MAIRIE DE LA WANTZENAU MARCHE DE FOURNITURES PROCEDURE ADAPTEE CAHIER DES CHARGES

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1 MAIRIE DE LA WANTZENAU MARCHE DE FOURNITURES PROCEDURE ADAPTEE CAHIER DES CHARGES LOT 2 Fourniture et installation d un système de GED pour la Mairie de La Wantzenau. Fiche technique Cahier des Charges Page 1 sur 5

2 La Mairie de La Wantzenau souhaite acquérir un logiciel de GED, Gestion Électronique de Documents, pour le traitement de son courrier. Cette solution permettra principalement un travail collaboratif autour des entrées suivantes : le courrier traditionnel papier ; certains mails et fax ; les appels téléphoniques. Chaque entrée dans la GED déclenchera un workflow ou «flux de travaux» selon le schéma d organisation présenté en Annexe 1. Il y a 15 utilisateurs en Mairie, 10 au moins devront avoir un accès prioritaire. Entre 5 et 8 utilisateurs devront pouvoir se connecter en simultané. L'application GED ne reprendra pas l ensemble des fichiers informatiques existants. Seuls les courriers entrants et certaines données (mail, fax, appel) seront injectés, au cas par cas, dans la GED pour permettre un travail collaboratif sur les affaires courantes : ces données doivent restées au format natif (sauf fiche d intervention téléphonique). La méthode OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) sera retenue pour l indexation et pour faciliter la recherche des documents. Les réponses aux recherches devront être affichées chronologiquement. Les 4 candidats classés premiers, selon la pondération des critères décrite dans le Règlement de Consultation, sont susceptibles d être convoqués pour présenter leur solution logicielle. La date d entretien sera librement fixée par la Mairie, étant entendu que les candidats retenus en seront informés au minimum 1 semaine à l avance. Contraintes techniques Le parc informatique de la Mairie a moins de 5 ans et se compose uniquement de PC avec pour système d exploitation XP Pro, Seven 32 bits et Seven 64 bits. La Mairie procèdera à l acquisition et l installation d un serveur dédié (ou un espace dédié sur une serveur de virtualisation) pour la mise en place de la GED par l intermédiaire de son prestataire informatique. Le fournisseur devra impérativement indiquer dans son offre les caractéristiques recommandées pour le fonctionnement optimal de la GED. Si nécessaire, le fournisseur indiquera précisément les matériels ou logiciels indispensables au bon fonctionnement de son système de GED. La Mairie confiera également la gestion de la sauvegarde de la GED à son prestataire informatique. Le fournisseur transmettra impérativement toutes les informations nécessaires pour le paramétrage des sauvegardes quotidiennes et de la restauration du système au prestataire informatique. Le fournisseur indiquera clairement la durée qu'il préconise pour la conservation des données en fonction de laquelle le serveur aura été dimensionné. Types de documents Types de fichiers à gérer : images et textes. Formats de fichiers à gérer : Microsoft Office Business 2007 à Formats de fichiers annexes utilisés en Mairie : Adobe Créative Suite 5.5 Magnus. Volumétrie Estimation du volume des flux «papier» et «fax» à traiter par semaine : entre 30 et 80 Estimation du volume des flux électroniques à traiter par semaine : entre 30 et 80 Utilisateurs La solution doit être adaptée au nombre prévu d'utilisateurs. Une attention toute particulière sera portée à l'ergonomie et à la simplicité du produit choisi, afin de prendre en compte tout type de d utilisateur, dont ceux peu habitués. Cahier des Charges Page 2 sur 5

3 Autres fonctionnalités attendues En plus du travail collaboratif, la solution pourra permettre de faciliter la dématérialisation en intégrant un système de signature électronique dans la GED. Le fournisseur précisera le coût en option, si ce système n est pas inclus dans la solution de GED à la base. Sécurité d'accès et confidentialité Les droits d'accès au système par les différents utilisateurs concernés sont définis et gérés par un administrateur. L accès au paramétrage sera sécurisé avec un mot de passe particulier. Le fournisseur définira pour chaque utilisateur : son profil, ses droits d'accès (lecture seule, mises à jour, éditions, suppressions ), son domaine d'intervention (fonctions du logiciel autorisées). L administrateur en Mairie pourra ensuite faire évoluer le profil et les droits d accès de chacun. La reconnaissance de l'utilisateur par le système doit être mise en pratique par la saisie d'un code et d'un mot de passe associé. Les mots de passe associés aux utilisateurs devront être conformes aux recommandations de la CNIL : Ils doivent être de longueur minimale de 6 caractères, Être modifiables par les utilisateurs, Les codes triviaux doivent être interdits, La durée de vie doit être contrôlée et limitée, Les anciens mots de passe ne sont pas réutilisables. Une fois connecté, si l'utilisateur ne fait aucune action sur son poste pendant un laps de temps paramétrable par nos soins, le système pourra procéder à une déconnexion automatique. Le système devra être capable de détecter une tentative d'accès non autorisée et d'en alerter immédiatement le gestionnaire du système. Par exemple : comptabilisation du nombre d'erreurs de mot de passe liés à un utilisateur et déclenchement d'alerte si ce nombre dépasse un seuil préalablement fixé. Annexe 2 : caractéristiques proposées pour la GED. Bordereau des prix lot 2 : proposition du candidat pour la fourniture et l installation d un système de GED. Conditions et délais d exécution du marché Les prestations de garantie et de maintenance débutent le jour de la mise en ordre de marche. La solution sera installée à la Mairie de La Wantzenau, 11 rue des Héros LA WANTZENAU. La personne chargée de l informatique en Mairie sera impérativement contactée pour accord sur la date d installation : Elise LAMBOUR au La prestation comprend : l installation et le paramétrage de la GED et du Système de Gestion de Base de Données (SGBD) sur le serveur dédié, l installation et le paramétrage de la GED sur l ensemble du parc informatique (15 postes), le paramétrage des utilisateurs et des droits, le paramétrage du système de télémaintenance et tests, les tests de bon fonctionnement de la GED, la formation détaillée et nécessaire aux outils d administration et de configuration de la personne chargée d administrer le système de GED, la notice en français du système, comprenant le mode opératoire de la télémaintenance et les procédures d installation et de configuration de la GED, l'original de toutes les licences relatives aux logiciels fournis, Cahier des Charges Page 3 sur 5

4 la formation de l ensemble du personnel de la Mairie : une présentation générale du système et des fonctionnalités de la GED à l ensemble du personnel est demandée (sa durée, entre 1h et 4h, est laissée à l appréciation du candidat qui le précisera dans son offre). Cette formation collective sera obligatoirement suivie d une formation individuelle des 15 membres du personnel pour la prise en main de l outil (prévoir 2 jours de 7h30 pour la formation individuelle). La répartition des heures sera à valider par la personne chargée de l informatique. La formation du personnel est comprise dans le prix d achat. La solution globale proposée devra être conforme aux exigences de la CNIL. Si une déclaration à la CNIL est obligatoire pour ce système, le fournisseur devra indiquer à la Mairie quelle(s) déclaration(s) faire. Contrat de maintenance Les interventions pour dépannage sur site seront effectuées selon les jours et heures ouvrables de la collectivité. Le candidat devra impérativement préciser dans son offre, le délai d intervention sur lequel il s engage. Le contrat de maintenance couvre l ensemble des ajustements de la solution et des interventions nécessaires au bon fonctionnement de la GED durant toute la durée du marché. Prestations à fournir dans le cadre du contrat de maintenance : les interventions demandées en cas de dysfonctionnements de la GED, la main d œuvre, les déplacements, l assistance téléphonique disponible tous les jours ouvrables, la mise à jour des logiciels et l application des correctifs si nécessaire, l implémentation, après acceptation, des améliorations et/ou évolutions de l application que l éditeur aura effectuées. Le fournisseur décrira précisément la procédure de mise à jour du logiciel de GED et du SGBD. Il indiquera si cette mise à jour est effectuée par ses soins, en télémaintenance ou sur site, ou bien si elle doit être réalisée par le prestataire informatique de la Mairie en suivant les indications fournies. Le titulaire du marché devra ouvrir un carnet d entretien et d intervention sur lequel seront portées toutes les opérations effectuées, les dates d intervention, les natures et causes éventuelles des pannes. Un rapport détaillé à chaque intervention reprenant la description de l anomalie et la description de la correction apportée sera systématiquement fourni. En cas de panne (matériel ou logiciel), le fournisseur doit indiquer les solutions matérielles et organisationnelles qu'il préconise. Ces propositions devront être rédigées sous forme de protocoles et être testées. Le fournisseur joindra à sa réponse un exemplaire du contrat de maintenance précisant tous les engagements de sa société. Cahier des Charges Page 4 sur 5

5 Modalités de règlement Le délai de paiement est fixé à 30 jours, à compter de la date de réception de la facture par la Mairie de La Wantzenau. Durant la période de validité du marché, le titulaire est tenu de communiquer par écrit à la Mairie de La Wantzenau tout changement ayant une incidence sur le statut de la société, y compris les changements d intitulé de son compte bancaire (il produira à cet effet un nouveau relevé d identité bancaire). S il néglige de se conformer à cette disposition, le titulaire est informé que la Mairie de La Wantzenau ne saurait être tenu pour responsable des retards de paiement des factures présentant une anomalie par comparaison aux indications portées dans le présent marché. Signatures des contractants Après avoir pris connaissance de toutes les pièces du présent marché et apprécié sous ma seule responsabilité la nature et la difficulté des prestations à effectuer, je m engage sans réserve, conformément aux conditions, clauses et prescriptions imposées par le présent marché, à exécuter les prestations qui me concernent, atteste sur l honneur, si l entreprise est établie en France que le travail sera réalisé avec des salariés employés régulièrement au regard des articles L143-3, R143-2 et L320 du code du travail et m engage sans réserve, à exécuter les prestations dans les conditions déterminées ci-avant, atteste sur l honneur, si l entreprise est établie à l étranger que les salariés ont des bulletins de paie comportant les mentions prévues à l article R143-2 du code du travail ou document équivalent et m engage sans réserve, à exécuter les prestations dans les conditions déterminées ci-avant. A, le, Mention manuscrite «lu et approuvé» Cachet et signature Cahier des Charges Page 5 sur 5

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