La gestion du cycle de vie des documents dans la banque de détail Société Générale : GED et Archivage électronique

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1 Décembre 2007 JJ Mois Année La gestion du cycle vie s documents dans la banque détail Société Générale : GED et Archivage électronique

2 2 Sommaire Contexte : les projets GED et archivage électronique Constat / enjeux Approche méthodologique

3 Contexte Une GED parmi s GED 11/12/2007 Mise en œuvre gestion du cycle vie in GED et SAE 3 GED production Exploitation documents dans le cadre processus métiers Numérisation (imaging) Volumes importants GED documentaire Référencement d articles ou d ouvrages Bases juridiques, scientifiques, catalogues Capitalisation GED collaborative Groupes travail Besoin d organisation s documents l élaboration à la finalisation Bases Gestion Projet, montage d appels d offres par exemple GED COLD (Computer Output to LaserDisc) ERM (Entreprise Report Management) Inxation et archivage automatique d états informatiques GED technique (Système Gestion Données Techniques) Documentation grands équipements techniques Navigation spécifique, liée à l organisation l équipement Bureaux d étu, gestion plans Publication sur supports autonomes

4 Contexte Une GED ouverte 11/12/2007 Mise en œuvre gestion du cycle vie in GED et SAE 4 Le périmètre du projet GED Banque Détail => GED production au service s processus métier ; caractérisée par Des besoins en inxation simplifiés s plans classement quelques inx associés à s dictionnaires peu, voire pas besoins en texte intégral (hors mail et documents bureautiques), pas thesaurus Des volumes ainsi que s flux importants : en cible, estimation nouveaux docs./ jr. Des exigences fortes en terme disponibilité Capable d évoluer à terme pour couvrir d autres besoins (documentaire, collaboratif, ) Une version initiale du socle SI définie et construite pour un programme = industrialisation la gestion s processus métier dans les back office et l amélioration s liaisons opérationnelles entre unités front et back office. La vocation initiale du socle est donc d assurer un support documentaire dématérialisé au bénéfice du déroulement s processus métier.

5 Contexte : un socle d Archivage électronique transverse 11/12/2007 Mise en œuvre gestion du cycle vie in GED et SAE 5 Au démarrage du projet => un existant obsolète ou inadapté Archivage papier / microformes : limites, failles, coûts Les dispositifs existants construits en silos et sur s technos en fin vie (DON) Des process peu définis, peu observés, peu homogènes Une confusion certaine entre historisation, sauvegar, GED, archivage Le socle Archivage électronique la Banque Détail assure la conservation, sur une durée déterminée, pour s raisons légales ou métier, tout document ou donnée ayant perdu son caractère opérationnel. Il garantit l intégrité s informations et leur restitution à l intique Vocation triple : industrielle, transverse et à vocation réglementaire (constitution d un fonds sécurisé s documents probants l entreprise) 1er clients internes : Relevés compte Factures IFU, Données la tenue compte Transactions inter bancaires (SIT), etc. Des Des objets objets nature nature différentes différentes Des Des volumétries volumétries industrielles industrielles

6 6 Sommaire Contexte : les projets GED et archivage électronique Constat / enjeux Approche méthodologique

7 Constat : s dispositifs complémentaires 11/12/2007 Mise en œuvre gestion du cycle vie in GED et SAE 7 Gestion Gestion automatique automatique s s Processus Processus : : Modélisation Modélisation graphique, graphique, distribution distribution / / attribution, attribution, Gestion Gestion corbeilles corbeilles etc. etc. Gestion Gestion Électronique Électronique Documents Documents : : - - Acquisition Acquisition scannérisation scannérisation - - Lad Lad rad, rad, vidéo vidéo codage codage -Catégorisation, -Catégorisation, Plans Plans classement, classement, Versionning Versionning,, Recherche Recherche documentaire documentaire Gestion Gestion du du cycle cycle vie vie (Documentum) (Documentum) Archivage Archivage électronique électronique : : Versement, Versement, conservation, conservation, migration, migration, restitution, restitution, struction, struction, traçabilité, traçabilité, horodatage horodatage (Documentum (Documentum + + Centera) Centera)

8 Constat : s dispositifs complémentaires 11/12/2007 Mise en œuvre gestion du cycle vie in GED et SAE 8 Documents Papier Fax, Documents Electroniques Mails Numérisation Intification Inxation Scannérisation Intification Inxation Applications du SI I H M Acquisition Services GED Services Restitution Plans classement Cycle vie Ged Notification d événements Capture Acquisition Plans classement Services Conservation et d Archivage Durées conservation Services restitution Capture I H M I H M Application Workflow (front et back) Autre application Workflow (hors front et back ) I H M

9 9 Enjeux Différences GED / Système SAE (source : Moreq) Un système GED Un système Archivage électronique permet la modification s documents et la production plusieurs versions peut permettre la struction s documents par leurs auteurs peut comporter la gestion durées conservation peut comprendre une structure organisée stockage, sous le contrôle s utilisateurs est a priori dédié à la gestion quotidienne s documents pour la conduite s affaires. interdit la modification s documents interdit la struction documents en hors d un contrôle strict comprend obligatoirement un contrôle rigoureux s durées conservation comprend obligatoirement une structure rigoureuse classement (le plan classement), gérée et contrôlée par l administrateur peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi stiné à la constitution d un fonds sécurisé s documents probants l entreprise. Enjeux pour la SG Augmenter le taux d'utilisation s ressources grâce au stockage hiérarchisé Fournir différents niveaux service tout en maîtrisant les coûts Simplifier et automatiser la gestion s informations et s infrastructures stockage Bénéficier d options d accès, continuité d activité et protection plus efficaces Assurer le respect s obligations réglementaires et s règles gouvernance d entreprise grâce à la gestion basée sur s scénarios prédéfinis.

10 10 Sommaire Contexte : les projets GED et archivage électronique Constat / enjeux Approche méthodologique

11 11 Expression s besoins Qualification initiale s besoins Cartographier les besoins Besoins opérationnels Besoins s applicatifs Besoins réglementaires Qualifier les besoins : tout n a pas la même valeur tout n a pas nécessité à être restitué en temps réel tout n a pas vocation à être archivé Définir les besoins fonctionnels Définir les objets => nature, format, volumétrie, granularité / taille unitaire Sélectionner => organiser l acquisition s documents / leur versement Inxer => gérer le contenu, classer Tracer les flux et opérations => suivre la vie l objet documentaire Protéger => exploiter une solution technique et gérer les droits d accès Détruire => gérer un objet sur la totalité son cycle vie Définir s règles gestion

12 12 Expression s besoins Des volumétries industrielles pour les 2 socles GED : en cible, acquisition d environ documents / jour Archivage électronique : dès 2008, acquisition 1 M docs/ jour Des exigences différentes : GED : Partageabilité, près utilisateurs Disponibilité = temps réel Requêtes potentiellement complexes Nécessité ré utiliser s données / documents Finalité dédiée à la gestion opérationnelle Archivage électronique Sécuriser les objets archivés Assurer leur pérennité Taux consultation faible Restitution hors temps réel Nécessité gérer le cycle vie s documents En En cible, cible, plusieurs plusieurs To To à à conserver conserver Taux Taux d utilisation d utilisation élevé élevé pour pour objets objets les les + + récents récents Maîtriser les volumes Optimiser les dispositifs et les ressources machines en fonction s besoins l entreprise

13 13 Approche du cycle vie temps Création Fixation Péremption / Destruction Patrimoine Objet non modifiable Finalité opérationnelle Finalité non opérationnelle / réglementaire Centera EMC² Le Le choix choix la la SG SG : : une une seule seule technologie, technologie, mutualisée mutualisée et et intégrée intégrée

14 14 Prise en compte du cycle vie Tout objet documentaire est a priori rattaché à un plan classement / fonds documentaire / fonds d archives pourvu d inx Nombre plus ou moins étoffé selon le contexte ou la finalité doté règles gestion qui permettent d établir Sa durée d usage opérationnelle => durée rétention dans le socle GED Sa durée conservation finale => durée conservation réglementaire éventuelle Ces 2 éléments permettent déterminer la durée rétention en GED avec le niveau service correspondant, et la durée conservation dans le socle Archivage et le niveau service correspondant. Pas document électronique sans durée conservation ou sort final. doté d un niveau d accessibilité Peut être différencié selon les différentes phases son cycle vie tracé Toutes les opérations effectuées sur l objet documentaire sont tracées et archivées pendant la durée conservation globale l objet. Pas d objet documentaire orphelin dans l un ou l autre s dispositifs prévus

15 15 Intégration s dispositifs 2 approches en cours d étu pour l intégration s 2 dispositifs GED et archivage électronique La GED et le système d archivage électronique restent dissociés, constituent s référentiels distincts, mais la parenté s systèmes (mêmes socles techniques) = transfert plus direct s objets Objet GED GED Transfert SCAD SCAD Lien si nouvel usage assez occasionnel Si nouvel usage intensif Les référentiels GED et SAE sont imbriqués ou fusionnés. Un document peut venir un «record» au cours son cycle vie en restant au sein du référentiel initial Objet GED SCAD Changement statut Retour à statut opérationnel, mais avec conservation l intégrité et toutes les informations traçabilité

16 16 Principales interactions entre GED et archivage électronique Numérisation GED / Numérisation Archivage électronique Certains documents numérisés sont nécessaires dans le cadre traitements opérationnels et alimentent la GED, d autres alimentent directement la plate forme d archivage électronique Des formats d acquisition standards sont définis façon homogène entre la GED et l archivage électronique (format s objets, méta-données, ) Les éléments d inxation et l organisation en plan classement sont définis et réalisés en concertation GED Archivage électronique La GED gère le cycle vie s documents sur son périmètre. Elle peut être amenée, lorsqu un document ou un ensemble documents a perdu son caractère opérationnel et en fonction contraintes légales ou métier, à faire une man mise aux archives auprès la plate forme d archivage électronique (=> changement statut pour l objet) La GED peut être amenée à faire une man restitution au service d archivage SCAD pour constituer une vue transverse client

17 La prise en compte s besoins GED ou archivage électronique Une cellule compétences a vocation à gérer les 2 dispositifs Structure pérenne Composée ressources diverses : Représentant s besoins métiers (utilisateurs finaux) Records manager Maîtrise d ouvrage fonctionnelle / Gestionnaire d application Production informatique Juriste et urbaniste selon besoin Elle procè en particulier Mise en oeuvre Au recueil s besoins Gui d entretien pour analyse s fonds documentaires : recensement s volumes, règles gestion (durées conservation, droits d accès, etc.), niveaux services attendus, définition du plan classement, définition s inx Rédaction dossiers conception (fonds ), stratégies qualification, normes et principes d architecture A la qualification et mise en œuvre ces besoins Elle publie et met à jour une norme GED et archivage électronique Fonctionnalités standard Niveaux services standard Définitions et fixation du périmètre l archivage Formats d archivage attendus : pdf, xml 11/12/2007 Mise en œuvre gestion du cycle vie in GED et SAE 17

18 18 En conclusion Des besoins différents => nécessité bien cadrer ces besoins avant d implémenter les solutions techniques Construire un dispositif générique, partagé et cohérent pour faciliter l intégration Pas règle unique et définitive mais un ensemble bonnes pratiques Facteurs clés succès Participation s équipes : implication d EMC dans la construction d une solution basée sur une nouvelle brique logicielle Implication s sponsors Maîtrise technique et fonctionnelle du sujet. Priorisation s fonctions en respectant les délais et une approche socle générique ; Réalisation d un Benchmark pour optimiser à la fois les injections et les restitutions

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