SCENARIO 01 BIOMAG ACQUIERT DES TABLETTES TACTILES POUR SES COMMERCIAUX

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1 SCENARIO 01 Auteurs : Mina Berjali Jean-François Besseyre BIOMAG ACQUIERT DES TABLETTES TACTILES POUR SES COMMERCIAUX SARL au capital de rue Hénon LYON RCS Lyon B NAF : 4775Z Identifiant intra : FR Tél : XX XX Fax : XX XX Courriel : ACTIVITÉ Commerce de produits d hygiène, de beauté, de soin du visage, du corps, des cheveux et des produits cosmétiques Effectif : 45 salariés

2 2 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP MISE EN SITUATION PROFESSIONNELLE Dominique BERNARD Directeur Général Elsa TRIDENT Assistante de direction Eric GRES Directeur commercial Sabine HILICQ Directrice administrative Nadine ENAS Directrice des achats Karim ADER Responsable du marketing Marina VOLTA Responsable du personnel Hassan DEMIR Responsable des achats Li CHEN Responsable du SAV Igor BARIK Chef comptable Damien GENTIL Chef de magasin David FRATO Responsable des ventes 5 commerciaux Vous travaillez au sein de la société BIOMAG et dépendez du service commercial, dirigé par Eric GRES. Le responsable des ventes, David FRATO, vous charge, d acquérir des tablettes tactiles pour les commerciaux de l entreprise. Il a pris soin de diviser cette tâche complexe en plusieurs missions successives.

3 V85PP SCENARIO 01 3 MISSION 1 : RECHERCHER DES NOUVEAUX FOURNISSEURS Compétences C111. Actualiser une base de données fournisseurs C112. Passer commande à des fournisseurs C311. Exploiter la veille et mobiliser des techniques de recherche Réf situation TENUE DES DOSSIERS FOURNISSEURS ET SOUS-TRAITANTS COLLECTE ET RECHERCHE D INFORMATIONS Mission 1 Activités professionnelles La recherche de nouveaux fournisseurs Connaissances L information et les sources d informations La recherche d informations sur Internet Savoirs de gestion et technologique Appui technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique - Les types de fournisseurs : grossiste, détaillant, prestataire, sous-traitant, centrale d achat - Le système d information - La nature et les formes de l information - La veille informationnelle - Les sources d informations - Les modes de communication - L authentification d une information - Les techniques et outils de recherche avancée - Les règles, procédures de confidentialité et de préservation de l information - La Gestion Électronique des Documents (GED) - Microsoft Word ou Excel - Navigateur Internet - Lecture et écriture d un genre : La fiche de synthèse - Procédés d écriture La concision, la reformulation, la précision lexicale Les mots clés La lecture rapide, la hiérarchie des informations La vérification et la citation des sources - Les biens et les services - Les droits et les obligations des salariés en matière d utilisation des technologies de l information et de la communication sur le lieu de travail Les informations sont obtenues dans les délais et répondent aux besoins Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critères d évaluation Durée approximative : Aléas : - Informations incertaines sur un fournisseur - Système d information habituel indisponible - Blocage des pubs par le réseau de l entreprise Complexité : - Champ de recherche très étendu - Demande d informations techniques - Délais courts - Sources à vérifier - Informations en langue étrangère CE111. Fiabilité et exhaustivité des informations relatives aux fournisseurs CE311. Fiabilité et pertinence des informations, efficience de la recherche 1 h

4 4 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP La société BIOMAG souhaite acquérir 5 tablettes tactiles pour équiper ses commerciaux. Elle souhaite des modèles équipés du système d exploitation WINDOWS 8 et d un écran d au moins10 pouces. Vous êtes ainsi chargé(e) de rechercher des fournisseurs (maximum 6) pour les tablettes tactiles et de noter les éléments suivants les concernant dans un tableau : - Nom du fournisseur - Coordonnées postales - Coordonnées téléphoniques - Coordonnées électroniques - Site Web - Personne à contacter - Délai de livraison - Frais de port - Divers Le travail est à présenter sous forme d un tableau à réaliser, au choix, à l aide d un tableur comme Microsoft Excel, ou d un traitement de texte comme Microsoft Word. RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Word Excel OpenERP Fiche n 21 : Tableau Fiche n 6 : Saisir des données Fiche n 9 : Mettre en forme les données Fiche n 10 : Mettre en forme les cellules Fiche n 1 : L information et les sources d informations Fiche n 2 : La recherche d informations sur Internet

5 V85PP SCENARIO 01 5 MISSION 2 : RÉALISER UN APPEL D OFFRES Compétences Réf situation C112. Passer commande à des fournisseurs C312. Mobiliser des techniques de production et de structuration de documents TRAITEMENT DES ORDRES D ACHAT, DES COMMANDES PRODUCTION D INFORMATIONS STRUCTURÉES Mission 2 Activités professionnelles Connaissances Appui technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critères d évaluation Durée approximative Rédiger un appel d offres - L appel d offres - La rédaction des écrits professionnels - La lettre type - Microsoft Word - Navigateur Internet - Lecture et écriture d un genre (le document professionnel) L élève rédige un appel d offres par courrier (lettre type) et par Internet. Activité à caractère technique : rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure CE112. Conformité des commandes aux ordres d achat CE312. Pertinence et qualité du document produit 2 h Après avoir recensé des fournisseurs, vous devez lancer un appel d offres afin d obtenir des devis pour les tablettes tactiles. Outre le prix des tablettes tactiles, les devis devront prévoir : - 3 heures de formation à destination des commerciaux de la société - Un contrat de maintenance avec intervention sur site pour 3 ans à compter de la date d achat. Votre tâche consiste donc à rédiger l appel d offres, sous forme de lettre-type, qui sera adressé en double aux fournisseurs. L appel d offres sera envoyé : - par courrier postal - et par courriel. RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux Word Excel OpenERP Fiche n 15 : Mettre en forme les caractères Fiche n 16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n 18 : Tabulations Fiche n 4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n 5 : L appel d offres Fiche n 6 : La lettre type

6 6 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP MISSION 3 : COMPARER DES OFFRES ET CHOISIR UN FOURNISSEUR Compétences Réf situation Mission 3 C111. Actualiser une base de données fournisseurs C112. Passer commande à des fournisseurs C312. Mobiliser des techniques de production et de structuration de documents TENUE DES DOSSIERS FOURNISSEURS ET SOUS-TRAITANTS PRODUCTION D INFORMATIONS STRUCTURÉES Activités professionnelles Connaissances Savoirs de gestion et technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative La comparaison des offres et le choix d un fournisseur - Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières - Les modes d organisation et de structuration des données - Les écrits professionnels - La prise de notes - La modélisation d un document - Les fonctionnalités bureautiques (Traitement de texte/tableur) - La Gestion Électronique des Documents (GED) - Lecture et écriture d un genre Le document professionnel - Procédés d écriture La reformulation à partir d une prise de notes, d un brouillon, ou d'écrits intermédiaires L organisation et la hiérarchisation des informations Les renvois et les notes La conformité du document à une charte graphique La typographie L écriture des nombres L insertion des nombres dans un texte Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l entité. Activité à caractère technique : saisie, réalisation, mise en forme de tableaux, d états chiffrés CE312. Pertinence et qualité du document produit 2 h Le service achats vient de réceptionner l ensemble des devis (annexe 1). Une réunion pour le choix du fournisseur est programmée dans les jours à venir. A cet effet, vous êtes chargé(e) de réaliser un tableau comparatif afin de faciliter ce choix. Reproduisez à l aide de l outil informatique (tableur), un tableau de comparaison similaire à celui proposé ciaprès et complétez-le avec les informations recueillies.

7 V85PP SCENARIO 01 7 COMPARAISON DES OFFRES REÇUES DES FOURNISSEURS Proposition 1 Proposition 2 Proposition Nom du fournisseur Marque proposée Modèle proposé Prix HT brut Remise Prix HT net Port et frais accessoires Prix HT port compris Durée de garantie Tarif du contrat de maintenance Tarif de la formation (3 heures) Total général HT Décision Word RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Excel OpenERP Fiche n 6 : Saisir des données Fiche n 9 : Mettre en forme les données Fiche n 10 : Mettre en forme les cellules Fiche n 3 : Les réductions Fiche n 10 : La TVA

8 8 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP ANNEXE 1 DEVIS LDLC HIGH-TECH EXPERIENCE Lyon, le. Objet : Votre demande de prix du.. Suite à votre demande nous vous faisons parvenir une proposition de prix pour les articles suivants : - Tablette Tactile Samsung ATIV Smart PC 500T1C-H01FRTablette Internet - Intel Atom Z Go SSD 64 Go 11.6" LED Windows 8 Prix unitaire 889 TTC - Formation : Forfait de 3 heures pour 5 personnes avec déplacement sur site Prix 350 TTC - Contrat de maintenance : le matériel est garanti 1 an pièces et main d œuvre. Coût de la maintenance au-delà de la première année 65 TTC par tablette et par an. Nous vous offrirons la maintenance sur 1 tablette pour 2 ans. DEVIS VALABLE 3 semaine à réception. Règlement par chèque à réception.

9 V85PP SCENARIO 01 9 ANNEXE 1 (SUITE) fnac DEVIS Lyon, le. Objet : Tablettes tactiles Cher client, Après étude de vos besoins, nous avons le plaisir de vous proposer le modèle de tablette suivant : ASUS Vivo Tab RT TF600T-1B082RTablette Internet - NVIDIA Tegra 3 2 Go SSD 32 Go 10.1" LED IPS Tactile Wi-Fi N/Bluetooth Webcam Windows 8 RT... Prix unitaire HT : 765,89 (ajouter 30 HT de port pour l ensemble de la commande) Nous vous accorderons une remise de 3 % sur l ensemble des tablettes. Concernant la formation, nous pouvons vous proposer un module de 4 heures pour un groupe de 5 personnes au prix avantageux de 340 HT. La formation sera assurée sur site par la société MIG Formation. Les tablettes sont garanties 1 an avec prêt gratuit en cas de panne. Nous pouvons vous proposer une extension de garantie de 2 années supplémentaires au prix unitaire de 116 HT par tablette. Le règlement s effectue par chèque sous 15 jours à compter de la réception de la facture. Bien cordialement, Anne Sophie DUBREUIL

10 10 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP ANNEXE 1 (SUITE) DEVIS ELECTRO DEPOT ÉLECTROMÉNAGER IMAGE SON MULTIMÉDIA Saint Priest, le. Objet : Votre demande de tarif Vous nous avez sollicités pour 5 tablettes tactiles et nous vous en remercions. Après étude de vos besoins, nous vous proposons le modèle suivant : SAMSUNG TABLETTE SAMSUNG GALAXY Note 10.1" 16Go Androïd Tarif : 558 TTC. Nous ne faisons pas de formation mais nous pouvons vous proposer l intervention d un de nos partenaires sur simple demande. Il faut compter 500 HT pour la prestation demandée. Les tablettes sont garanties 1 an par le constructeur. Nous ne faisons pas de contrats de maintenance ni d intervention sur site. Un contrat peut-être souscrit directement auprès de SAMSUNG pour la somme annuelle de 50 HT par tablette. Le règlement s effectue par chèque à réception de la facture. Nous restons à votre entière disposition.

11 V85PP SCENARIO MISSION 4 & MISSION 5 : PRÉPARER ET VEILLER AU BON DÉROULEMENT D UNE RÉUNION, RÉALISER UN COMPTE-RENDU Compétences C321. Organiser la logistique administrative d une réunion Réf situation ORGANISATION ET SUIVI DES RÉUNIONS Missions 4 et 5 Activités professionnelles Connaissances Appui technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative Préparer la réunion des chefs de service pour étudier le tableau comparatif des différents fournisseurs de tablettes tactiles et faire un choix Réaliser une prise de notes pendant la réunion Rédiger le compte rendu de réunion et le diffuser La préparation et le suivi du déroulement d une réunion La prise des notes La rédaction d un compte rendu - Vidéoprojecteur - Microsoft Word - Lecture et écriture d un genre : le compte rendu de réunion - La prise de notes Rôle des acteurs et partenaires dans l organisation La réunion se déroule dans les conditions attendues ; le choix se porte sur un fournisseur de tablettes tactiles. Une prise de notes a été effectuée et elle permet de rédiger un compte rendu. Activité à caractère administratif : rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure et saisie et mise en forme de courriers, notes, comptesrendus CE321. Efficacité dans l organisation et le suivi de la réunion 3 h Chaque lundi, à 8 h, la direction réunit les chefs de rayon pour faire un point sur chiffre d affaires de la semaine écoulée, donner les orientations de la semaine à venir et évoquer les points particuliers. le Cette semaine, le responsable des achats propose le tableau comparatif que vous avez réalisé afin de choisir le fournisseur à qui la société BIOMAG achètera les tablettes tactiles. Avant la réunion : - Vous rédigerez la convocation avec l ordre du jour - Vous rédigerez un courriel à destination de M. DUMOULIN, responsable de la réservation de la salle de réunion - Vous établirez la liste du matériel et des documents nécessaires au bon déroulement de la réunion.

12 12 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP Pendant la réunion : - Vous noterez le nom du fournisseur retenu. Après la réunion : - Vous rédigerez le compte-rendu et le diffuserez. RESSOURCES A UTILISER Word Excel OpenERP INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 7 : La préparation et le suivi du déroulement d une réunion Fiche n 8 : La prise des notes Fiche n 9 : La rédaction d un compte rendu

13 V85PP SCENARIO MISSION 6 : PASSER UNE COMMANDE A UN FOURNISSEUR Compétences C112. Passer commande à des fournisseurs Réf situation TENUE DES DOSSIERS FOURNISSEURS ET SOUS-TRAITANTS Mission 6 Activités professionnelles Connaissances Savoirs de gestion et technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative La commande au fournisseur - Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières - La planification des commandes Le traitement des ordres d achat et des commandes est assuré dans le respect des délais impartis Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents CE112. Conformité des commandes aux ordres d achat 1 h Le modèle des tablettes tactiles a été choisi. Vous êtes alors chargé(e) de reproduire le bon de commande ci-après en date du jour. Vous préciserez ensuite les différents moyens de passer cette commande. RESSOURCES A UTILISER Word Excel INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 6 : Saisir des données Fiche n 9 : Mettre en forme les données Fiche n 10 : Mettre en forme les cellules Fiche n 3 : Les réductions Fiche n 8 : Le traitement des ordres d achat OpenERP

14 14 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP BIOMAG 101 rue Hénon LYON Tél : XX XX Fax : XX XX BON DE COMMANDE N.. Du : / / V/n de TVA : Mail : A : Mode de transport : Délai de livraison Mode de paiement : Délai de paiement : Le numéro de commande doit apparaître sur toute la correspondance annexe, les papiers de livraison et les factures. Réf. Désignation Qté PU HT Montant HT Signature : Observation : Total HT :

15 V85PP SCENARIO MISSION 7 & MISSION 8 : RÉCEPTIONNER DES ARTICLES COMMANDES ET CONTRÔLER DES FACTURES REÇUES Compétences C113. Suivre le processus commande-livraison-facturation Réf situation TRAITEMENT DES LIVRAISONS, DES FACTURES ET SUIVI DES ANOMALIES Missions 7 et 8 Activités professionnelles Connaissances Savoirs de gestion et technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA La réception des articles commandés et le contrôle des factures reçues - Les plannings de livraison et la réception des marchandises - Les calculs commerciaux, les réductions commerciales et financières - Le processus automatisé des livraisons et factures à l aide d un PGI - La chaîne des documents commerciaux - La dématérialisation des documents commerciaux - Le contrat de vente, de prestations de service - Les obligations et la responsabilité contractuelle Le traitement et le suivi des livraisons et des factures sont assurés ; les anomalies sont traitées et/ou transmises au responsable. Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents Critère d évaluation Durée approximative CE113. Qualité du contrôle de concordance entre la commande, la livraison, et la facturation 1 h Les tablettes tactiles sont livrées par La Poste en recommandé 15 jours après la date de la commande. Vous recherchez quelles sont les précautions à prendre lors de la réception d une livraison. A cet effet, vous disposez du bon de livraison (annexe 2). Les tablettes tactiles sont acceptées. Le fournisseur émet une facture (annexe 3) 5 jours après la livraison. Vous vérifiez cette facture en la comparant notamment au bon de livraison et à la commande. RESSOURCES A UTILISER Word Excel OpenERP INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 3 : Les réductions Fiche n 8 : Le traitement des ordres d achat Fiche n 9 : Le contrôle des factures reçues Fiche n 10 : La TVA

16 16 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP ANNEXE 2 BON DE LIVRAISON LDLC HIGH-TECH EXPERIENCE Lyon, le. Objet : Livraison N 72/325 Suite à votre commande nous avons le plaisir de vous faire parvenir vos 5 tablettes numériques. Nous espérons que ces articles correspondront à vos souhaits et vous apporteront entière satisfaction. Détail de la livraison : 5 tablettes tactiles Samsung ATIV Smart PC 500T1C-H01FRTablette Internet - Intel Atom Z Go SSD 64 Go 11.6" LED Windows 8 Bien cordialement, Le service commercial

17 V85PP SCENARIO ANNEXE 3 FACTURE LDLC HIGH-TECH EXPERIENCE Lyon, le. DOIT BIOMAG 101 RUE HENON RUE DELA GARE LYON LYON SA AU CAPITAL DE Objet : Facture n 725/ Tablette Tactile Samsung ATIV Smart PC 500T1C-H01FRTablette Internet - Intel Atom Z Go SSD 64 Go 11.6" LED au prix unitaire HT de 743,31 Windows 8 Montant : 3 716,55 Formation : Forfait de 3 heures pour 5 personnes avec déplacement sur site au prix de 292,64 HT Contrat de maintenance : 54,35 HT par tablette et par an au-delà de la 1 ère année (garantie légale) soit 54,35 X 5 X 2 ans = 543,50 HT TOTAL HT 4 552,69 TVA 19,6 % 892,33 NET A PAYER 5 445,02 Règlement à réception sans condition d escompte. Pénalité de retard au taux de 18,5 % l an. Bien cordialement, Le service commercial TVA FR RCS Lyon B SIRET NAF 4651Z

18 18 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP MISSION 9 : CONVOQUER LE PERSONNEL A UN STAGE DE FORMATION Compétences Réf situation C214. Apprécier la nature et le degré de confidentialité de l information à destination du personnel C224. Assurer des opérations administratives liées à la formation du personnel TRANSMISSION D INFORMATIONS À DESTINATION DU PERSONNEL PRÉPARATION ET SUIVI DE LA FORMATION DU PERSONNEL Mission 9 Activités professionnelles Connaissances Appui technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative Rédiger une note de service à destination des commerciaux afin de les convoquer à la formation sur les nouvelles tablettes tactiles Les outils et documents de communication interne Les modes de communication et de transmission de l information La note de service - Microsoft Word - Intranet - Lecture et écriture d un genre : le courrier destiné au personnel - Le droit à la formation, les dispositifs de formation, les adaptations aux évolutions de l activité professionnelle Les informations destinées au personnel sont transmises dans les délais, dans le respect des procédures et des règles de confidentialité. Activité à caractère administratif : rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure et saisie et mise en forme de courriers, notes, comptesrendus CE214. Qualité de la transmission et respect de la confidentialité 1 h Les nouvelles tablettes tactiles seront installées lundi matin (magasin fermé au public) et les commerciaux devront participer à une demi-journée de formation qui aura lieu le jour même. De 13 h à 15 h, les commerciaux sont formés par le personnel de la société qui a fourni les tablettes tactiles ; puis à partir de 15 h, les clients sont accueillis et les prises de commande s effectuent à l aide des tablettes tactiles avec l assistance des formateurs. Vous êtes ainsi chargé(e) de rédiger une note de service qui permettra de convoquer le personnel à cette formation. Cette formation fait partie du Plan de Formation de l entreprise, la participation de tous les commerciaux, du directeur commercial et du comptable est obligatoire. RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Word Excel OpenERP Fiche n 10 : Les outils et documents de communication interne Fiche n 11 : Les modes de communication et de transmission de l information Fiche n 12 : La note de service

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