Manuel de procédures

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1 Manuel de procédures IMPORTANT : Légende du présent manuel de procédures : Surligné en jaune = parties qui devront être adaptées selon le dispositif d aide par les DRAAF se reporter au tome 3 du manuel (Documents types ) Axe 3 tronc commun Programme de Développement Rural Hexagonal Tome 2 : les différentes étapes de traitement d un dossier 1 Version du 23 novembre 2011

2 SOMMAIRE INTRODUCTION 3 1- RÉFÉRENCES RÉGLEMENTAIRES ET AUTRES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE 4 A) Textes européens 4 B) Textes nationaux 5 C) Textes régionaux 6 D) Textes départementaux (paragraphe facultatif) 6 E) Documentation OSIRIS (ASP) Manuel utilisateur OSIRIS générique et Manuel utilisateur Axe SCHÉMA GÉNÉRAL DE TRAITEMENT DES DOSSIERS ET SERVICES INSTRUCTEURS 8 A) Schéma général de traitement des dossiers 8 B)- Les grandes étapes du traitement des dossiers 9 C) Services instructeurs par mesure / dispositif RÉCEPTIONNER LA DEMANDE D AIDE 11 A) Réception du dossier de demande d aide 11 B) Émission du récépissé de dépôt 13 C) Enregistrement du dossier de demande d'aide dans OSIRIS 14 D) Vérification de la complétude de la demande 17 E) Date de dossier complet 19 F) Production de la lettre de rejet (exception) INSTRUIRE LA DEMANDE D AIDE 21 A) Instruction de la demande d aide : déterminer l'éligibilité des dépenses 21 B) Instruction financière : élaboration du plan de financement 37 C) Validation de l'instruction 39 D) Production de la synthèse de l instruction pré-comité PASSAGE EN COMITÉS, ENGAGEMENT COMPTABLE ET ENGAGEMENT JURIDIQUE 41 A) Passage en comités 41 B) Engagement comptable («autorisation d engagement») 42 C) Décision juridique 44 D) Saisie de l'onglet «Décision» 49 E) Prorogation ou suspension du délai de 6 mois (uniquement dans le cadre du décret n 99_1060) RECEPTIONNER ET INSTRUIRE LA DEMANDE DE PAIEMENT 52 A) Description de la procédure 52 B) Réception de la demande de paiement 53 C) Contrôle de la demande de paiement 55 D) Calculer le montant à payer 61 E) Vérification du service fait 61 F) Certification 62 G) S'assurer du paiement effectif des contreparties nationales (Paiements externes) 62 H) Donner l'ordre de payer (autorisation de paiement) 63 I) Sous réalisation : procédure de désengagement comptable 64 2 Version du 23 novembre 2011

3 INTRODUCTION Le présent manuel est à destination des acteurs de l'axe 3. Il est à produire notamment dans le cadre des audits nationaux ou communautaires. Il est à adapter en région en fonction des spécificités d'organisation qui ne peuvent pas être décrites dans un manuel national (services instructeurs pour les mesures et dispositifs concernés, comité de programmation...) et des modalités choisies dans les DRDR pour les parties surlignées en jaune dans le document. Il est possible soit de créer un manuel par type de mesure / dispositif soit de conserver un manuel commun à toutes les mesures de l'axe 3 tronc commun, adapté dans le corps du texte pour chaque mesure / dispositif. Le manuel suit le cycle d'une demande d'aide, de la réception du dossier au paiement. Dans chacun des chapitres, vous trouverez des indications relatives à la procédure à suivre d'une part et à l'enregistrement dans OSIRIS d'autre part. Le tome 3 du manuel présente les modèles de formulaires et de notices ainsi que des modèles de courriers. Il est rappelé que pour ce qui concerne OSIRIS, des documents spécifiques sont également mis à disposition des services par l'asp. Les mesures et dispositifs concernés par le présent manuel sont : à adapter selon les mesures et dispositifs ouverts en région : 311 diversification vers des activités non agricoles 312 aide à la création et au développement des micro-entreprises 313 promotion des activités touristiques 321 services de base pour l'économie et la population rurale 323 D conservation et mise en valeur du patrimoine naturel 323 E conservation et mise en valeur du patrimoine culturel 331 formation / information 341A stratégies locales de développement de la filière forêt-bois 341 B stratégies locales de développement en dehors de la filière forêt-bois 3Version du 23 novembre 2011

4 1- RÉFÉRENCES RÉGLEMENTAIRES ET AUTRES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE A) TEXTES EUROPÉENS Les textes européens sont disponibles sur le site : Mise en œuvre et financement du RDR2 Règlement (CE) n 1290/2005 du Conseil du 21/06/2005 relatif au financement de la Politique Agricole Commune modifié Règlement (CE) n 1698/2005 du Conseil du 20/09/2005 concernant le soutien au développement rural par le FEADER modifié Règlement (CE) n 1797/2006 de la commission du 15/12/2006 portant modalités d application du règlement (CE) n 1698/2005 Règlement (CE) n 65/2011 de la commission du 27/01/2011 portant modalités d'application du règlement (CE) n 1698/2005 du Conseil en ce qui concerne l'application de procédures de contrôle et de conditionnalité pour les mesures de soutien au développement rural ; Décision du Conseil du 20 février 2006 relative aux orientations stratégiques de la Communauté pour le développement rural (programmation ) Aides d'état Règlement (CE) n 1628/2006 de la commission du 24 octobre 2006 concernant l exemption aux obligations de notification des aides à l investissement à finalité régionale Règlement (CE) n 1857/2006 de la commission du 15 décembre 2006 concernant l exemption aux obligations de notification des aides accordées aux petites et moyennes entreprises actives dans la production de produits agricoles ; Règlement (CE) n 1998/2006 de la commission du 20 décembre 2006 concernant l application des articles 87 et 88 du traité aux aides de minimis ; (aides non agricoles) Règlement (CE) n 1320/2006 de la Commission du 5 septembre 2006 fixant des règles transitoires (JO UE L243 du 6/09/2006) Lignes directrices 2006/C 54/08 concernant les aides d'état à finalité régionale pour la période , NB : Les régimes d'aides d'état auxquels se référer sont spécifiés pour chaque mesure et dispositif dans le PDRH. Textes concernant spécifiquement l Organisme Payeur Règlement (CE) n 885/2006 de la commission du 21 juin 2006 relatif à l agrément des organismes payeurs et apurement des comptes du FEAGA et du FEADER Règlement (CE) n 883/2006 de la commission du 21 juin 2006 relatif à la tenue des comptes des organismes payeurs, les déclarations de dépenses et de recettes et les conditions de remboursement des dépenses dans le cadre du FEAGA et du FEADER 4Version du 23 novembre 2011

5 B) TEXTES NATIONAUX Les documents sont disponibles sur le site intranet du Ministère Mise en œuvre des dispositifs du RDR Plan stratégique national du 16 avril 2007 Le programme de développement rural hexagonal approuvé par la décision C (2007) 3446 de la commission européenne du 19 juillet 2007 ; la version 6 du PDRH a été approuvée le 24 mai 2011 Circulaire n 5210/SG du Premier Ministre du 13/04/07 relative au dispositif de gestion et de contrôle des programmes cofinancés par le fonds européen de développement régional, le fonds social européen, le fonds européen pour la pêche et le fonds européen agricole pour le développement rural de la période , notamment son annexe 3 modifiée Décret n du 24 novembre 2009 relatif à l éligibilité des dépenses dans le cadre des programmes cofinancés par le FEADER Circulaire DGPAAT/SDDRC/C du 19 avril 2010 règles transversales pour la construction des plans de financement des opérations aidées au titre des programmes de développement rural hors aides à la surface. Arrêté du 25 février 2011 relatif au contenu minimum d'une demande d'aide et d'un dossier complet dans le cadre d un programme de développement rural Circulaire DGPAAT/SDDRC/C du 23 octobre 2009 appel à projets national concernant le soutien du FEADER au développement des infrastructures Internet à haut débit dans les zones rurales Textes généraux (hors FEADER) - Textes relatifs aux subventions de l'état pour des projets d'investissement Décret n du 16 décembre 1999 relatif aux subventions de l Etat pour des projets d investissement modifié par les décrets n du 23 décembre 2002, n du 18 avril 2003, et n du 9 mai 2005 Arrêté du 27 août 2001 fixant la liste des autorités extérieures à l Etat dont la consultation interrompt le délai prévu par l article 5 du décret n du 16 décembre 1999 relatif aux subventions de l Etat pour des projets d investissement Arrêté du 5 juin 2003 relatif à la constitution du dossier pour une demande de subvention de l'etat pour un projet d'investissement -Loi n du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations et son décret d'application Convention entre l'asp et le MAAPRAT Convention relative à la répartition des missions entre l organisme payeur du règlement de développement rural et l autorité de gestion pour la programmation du 30 novembre Version du 23 novembre 2011

6 Contrôles administratifs et contrôles sur place Circulaire annuelle relative aux contrôles sur place des dossiers relevant des mesures du Règlement de Développement Rural hors mesures d'aides liées à la surface, Note de service DGPAAT/N du 9 décembre 2008 relative aux contrôles administratifs (visites sur place, contrôles croisés et application du principe de réduction) et contrôles croisés réalisés au cours des contrôles sur place ex post pour les dossiers des mesures du Règlement de Développement Rural (programmation ) hors mesures d'aides liées à la surface. Publicité Circulaire sur la communication dans le cadre des programmes de développement rural DGPAAT/SDRRC C du 12 mai 2009 Autres documents nationaux Note du 22 décembre 2009 éligibilité de la TVA au soutien du FEADER Notes d'instruction axe 3 tronc commun (Bureau de l'aménagement des territoires et du développement agricole) -Note relative aux modalités de sélection en visite sur place des dossiers relevant du tronc commun de l'axe 3 du 27 janvier Éligibilité des dépenses d'animation au titre du dispositif 341 B : les stratégies locales de développement en dehors de la filière forêt-bois du 23 mai 2011 Notes méthodologiques (Bureau de la simplification et des méthodes) -Note méthodologique n 10 du 08 décembre 2010 paiement dissocié et addendum du 20 juillet 2011 Document question / réponse (Bureau du développement rural et des relations avec les collectivités ) -Document transverse (15 décembre 2009) Document axe 3 (15 décembre 2009) Supports des formations de formateurs (Bureau du développement rural et des relations avec les collectivités ) Les supports sont disponibles sur l'intranet du Ministère Note du 22 juillet 2011 (Bureau du développement rural et des relations avec les collectivités ) Gestion de la fin du programme C) TEXTES RÉGIONAUX Document régional de développement rural dans sa version n Mise en œuvre des dispositifs du RDR Arrêté du préfet de la région XXX n??? du??? relatif à la mise en œuvre du dispositif??? le cas échéant Règlement d intervention du Conseil Régional / du Conseil Général Autres textes de cadrage éventuel Document relatif à la mise en œuvre du Document Régional de Développement Rural (ex- CADRE) (conventions) 6Version du 23 novembre 2011

7 D) TEXTES DÉPARTEMENTAUX (paragraphe facultatif) Arrêté du préfet du département XXX n??? du??? relatif à la mise en œuvre du dispositif??? E) DOCUMENTATION OSIRIS (ASP) MANUEL UTILISATEUR OSIRIS GÉNÉRIQUE ET MANUEL UTILISATEUR AXE 3 -Note Onglet Décision septembre Note Onglet Réalisation novembre Note Onglet Paiement mars Note technique ASP relative à l'utilisation de la feuille de calcul instruction 18/06/ Note technique ASP relative à l'utilisation de la feuille de calcul réalisation 12/07/2010 7Version du 23 novembre 2011

8 2- SCHÉMA GÉNÉRAL DE TRAITEMENT DES DOSSIERS ET SERVICES INSTRUCTEURS A) SCHÉMA GÉNÉRAL DE TRAITEMENT DES DOSSIERS Le schéma en annexe du présent document présente, pour le(s) dispositif(s) concerné(s) [indiquer ici le(s) nom(s) du dispositif], les différents acteurs qui interviennent dans le processus de traitement des dossiers de demande d aide. Les différents partenaires financiers y sont représentés, ainsi que les différentes étapes de la vie d un dossier, depuis le dépôt de la demande jusqu au paiement de l aide, en passant par la tenue d un comité décisionnel ou consultatif [le cas échéant]. 8Version du 23 novembre 2011

9 B)- LES GRANDES ÉTAPES DU TRAITEMENT DES DOSSIERS NB OSIRIS permet une gestion dématérialisée des dossiers NB la colonne «statut» ne reprend pas la totalité des statuts pouvant se rencontrer mais les principaux statuts dans le cas d'un dossier éligible, avec avis favorable. Pour un référentiel complet, se référer au manuel utilisateur OSIRIS. Soldé : après le traitement de la dernière demande de paiement. Clos : au terme de la période d'engagement du dossier (ou si le dossier a été saisi par erreur). Stade de la procédure Réception de la demande d'aide Émission du récépissé de dépôt Vérification de la complétude du dossier Demande pièces complémentaires Date de dossier complet AR de dossier complet Instruction de la demande d'aide État du dossier Demande initialisée Demande initialisée Instruction en cours Instruction en cours Statut du dossier (extraits) Partie du manuel correspondante Onglet OSIRIS Le détail des statuts n'est pas repris ici Programmation de la demande d'aide Instruit Instruit /favorable Décidé partiel /Décidé complet 3-Réceptionner la demande d'aide 3-Réceptionner la demande d'aide 3-Réceptionner la demande d'aide 4-Instruire la demande d'aide 5-Passage en comités, engagement comptable et engagement juridique Engagement comptable et juridique Décidé Décidé partiel / Décidé complet 5-Passage en comités, engagement comptable et engagement juridique Demande Demande Instruction Instruction Décision Décision Réception de la demande de paiement Décidé Réalisé complet / partiel 6-Réceptionner et instruire la demande de paiement Réalisation Instruction de la demande de paiement Décidé Réalisé complet / partiel 6 Réceptionner et instruire la demande de paiement Réalisation Suite à donner aux contrôles Réalisé Réalisé complet / partiel 6-Après la réalisation de l'opération Réalisation Liquidation Réalisé Réalisé complet / partiel 6- Réceptionner et instruire la demande de paiement Réalisation Mise en paiement Réalisé Réalisé complet / partiel 6- Réceptionner et instruire la demande de paiement Réalisation Paiement (OP) Réalisé 8-Payer l'aide Paiement Contrôles (OP) 9-Contrôles Contrôles 9 Version du 23 novembre 2011

10 C) Services instructeurs par mesure / dispositif Indiquer ici pour chaque mesure / dispositif le service instructeur concerné, les cordonnées du service instructeur etc... Mesure / dispositif Service instructeur / Nom du service D 323E A 341B 10 Version du 23 novembre 2011

11 3- RÉCEPTIONNER LA DEMANDE D AIDE Schéma détaillé de la procédure : voir en annexe du tome 2. A l'issue de cette phase le service instructeur s'est assuré que le dossier de demande d'aide est complet et le dossier pourra être instruit. Article 1 du décret du 24 novembre 2009 début d'éligibilité des dépenses Arrêté du 25 février 2011 relatif au contenu minimum d'une demande d'aide et d'un dossier complet La réception se fait en deux étapes : 1) Accuser réception de la demande (émission du récépissé de dépôt : les éléments minimaux d'une demande d'aide sont présents et le service instructeur peut accuser réception de la demande) : Attention : la date de réception conditionne la date de début d'éligibilité des dépenses. 2) S assurer de la complétude du dossier (renseigner dans le sous onglet «pièces justificatives» la date de dossier complet): Le dossier ne peut être réputé complet que si la demande cerfatée a été correctement complétée et que cette dernière est assortie des pièces annexes nécessaires à son instruction. Documents liés Formulaire de demande d'aide Notice du formulaire de demande d'aide Récépissé de dépôt Accusé de réception de dossier complet Lettre de rejet A) RÉCEPTION DU DOSSIER DE DEMANDE D AIDE Le formulaire de demande d aide permet à l usager de constituer son dossier unique de demande d aide, qui sera transmis en un seul exemplaire au guichet unique, quel que soit le nombre de financeurs (formulaire type homologué). Le guichet unique vérifie que la demande a été faite sur le formulaire homologué ou contient les éléments minimums décrits ci-après et que celui-ci est bien daté et signé par le demandeur (et non par un tiers). Tout formulaire de demande d aide est accompagné d une notice permettant notamment au demandeur : de mieux comprendre comment remplir le formulaire de demande d aide, d identifier quels documents il doit conserver en cas de contrôle, de mieux connaître les points sur lesquels il est susceptible d être contrôlé. Pour enregistrer le dépôt d'une demande d'aide, les éléments minimums qui doivent être présents dans la demande sont décrits dans l'article 3 de l'arrêté du 25 février 2011 relatif au contenu minimum d'une demande d'aide (il n est pas nécessaire que les pièces justificatives soient présentes pour que le récépissé puisse être émis). 11 Version du 23 novembre 2011

12 Éléments minimum pour pouvoir accuser réception du dépôt d'une demande d'aide Identification du porteur de projet Date et signature du porteur de projet Nom, prénom pour les personnes physiques / raison sociale pour les personnes morales / coordonnées du porteur de projet / statut juridique / nom du représentant légal et du responsable du projet s'il diffère Identification du projet Intitulé du projet et descriptif succinct de l'objet de l'opération Localisation et adresse du projet Période prévisionnelle indicative de réalisation du projet Coût global de l'opération (Dépenses prévisionnelles envisagées) Financeurs publics sollicités pour le projet Lorsque ces éléments sont présents la date de réception de la demande sera renseignée dans le cadre «réservé à l'administration», il s'agit de la date de réception par le guichet unique du formulaire unique de demande d aide envoyé par l usager ou de la date de réception par l'un des financeurs si elle est antérieure. DEMANDE UNIQUE DE SUBVENTION MULTIFINANCEURS [NOM DU DISPOSITIF] (DISPOSITIF N DU PLAN DE DÉVELOPPEMENT RURAL HEXAGONAL) Cadre réservé à l administration N de dossier OSIRIS : Date de réception : Cette date de réception est ensuite renseignée dans OSIRIS (voir point B) 12 Version du 23 novembre 2011

13 B) ÉMISSION DU RÉCÉPISSÉ DE DÉPÔT A ce stade, un récépissé de dépôt est transmis au demandeur. Loi n du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations et décret d'application du 6 juin 2001: toute demande adressée à une autorité administrative fait l'objet d'un accusé de réception. En l'absence d'accusé de réception ou si celui-ci est incomplet les délais de recours ne sont pas opposables. Modèle de récépissé de dépôt de demande d'aide Une copie du récépissé de dépôt est annexée au dossier papier. ATTENTION : - Pour les dossiers qui relèvent du décret (investissements financés par l Etat), le guichet unique dispose d un délai de 2 mois à compter de la date du récépissé de dépôt, pour réclamer des pièces manquantes ou complémentaires (toute demande de pièces complémentaires adressée à l usager suspend ce délai de deux mois) ; à l expiration de ce délai, le dossier de demande d aide est réputé complet. Pour tous les autres dossiers, la loi , article 21, indique que «Sauf dans les cas où un régime de décision implicite d'acceptation est institué dans les conditions prévues à l'article 22, le silence gardé pendant plus de deux mois par l'autorité administrative sur une demande vaut décision de rejet. 13 Version du 23 novembre 2011

14 C) ENREGISTREMENT DU DOSSIER DE DEMANDE D'AIDE DANS OSIRIS La structure des écrans d OSIRIS reprend la structure du formulaire de demande d aide : les informations à saisir reprennent à l'identique les éléments figurant dans le formulaire complété par le demandeur. Selon les adaptations régionales, il peut y avoir des écrans supplémentaires à saisir dans l'outil à compléter selon les régions / dispositifs / mesures Le guichet unique recherche le demandeur dans l outil OSIRIS, puis saisit le contenu de la demande d aide et vérifie que toutes les pièces nécessaires sont bien présentes (renseignements et informations demandés complétés, engagements cochés, pièces justificatives demandées jointes). Il établit ensuite, si nécessaire, une demande de pièces complémentaires éditée automatiquement. Arrivée d une demande d aide : Étape «Rechercher le demandeur dans les bases de données auxquelles OSIRIS est relié» : Le demandeur existe-t-il déjà? Oui Non Étape «Rapatrier et compléter les informations relatives au demandeur» Étape «Créer le demandeur» Etape «Créer le dossier» Etape «Créer le dossier» Rechercher le demandeur Le module «Osiris individus» permet de rechercher le demandeur de l aide dans la base de données «BUIC» (base unique des individus de l'asp), de préférence à partir du n PACAGE ou du n SIRET (une recherche multicritères est également possible si le formulaire de demande d aide ne comporte pas de n SIRET ou PACAGE). Une fois la recherche lancée, une liste des usagers répondant au critère apparaît. L utilisateur choisit alors dans cette liste l usager recherché, ce qui permet de récupérer dans OSIRIS les informations relatives à ce demandeur. Dans le cas contraire, l utilisateur doit créer l individu dans OSIRIS (voir la procédure ci-dessous). Créer le demandeur Lorsqu un demandeur n existe pas dans la BUIC (cela pourrait être le cas notamment pour les demandeurs relevant de l axe 3), il est nécessaire de le créer dans OSIRIS. Aucun paiement ne pourra avoir lieu pour une personne morale en l absence d identifiant SIRET normalisé ( n SIRET «non fictif»). Compléter les informations relatives au demandeur Après avoir rapatrié dans OSIRIS les informations relatives au demandeur qui figurent dans la BUIC (notamment les coordonnées géographiques et bancaires), il est possible de compléter ces informations dans le module «individus», onglet «demandeur», sous-onglet «identification» à l aide des informations qui figurent dans la première page du formulaire de demande d aide. 14 Version du 23 novembre 2011

15 sous-onglets de l onglet «demandeur» Accessible en consultation uniquement. Contient les données saisies dans le module «individus» aux cours des étapes précédentes Compléter par les coordonnées du compte bancaire sur lequel la subvention devra être versée, pour ce dossier. (il arrive qu un usager dispose de plusieurs comptes) Sous-onglets complétés par l organisme payeur [voir fiche correspondante] Dans le sous-onglet «Localisation du projet» doit être indiquée la commune principale du projet. Modifier les informations relatives au demandeur Lorsque de nouvelles informations relatives à l adresse d un bénéficiaire sont portées à la connaissance du service instructeur ou de la Délégation Régionale de l' ASP, il est nécessaire de faire ces modifications dans OSIRIS. Lorsqu il s agit d un retour NPAI «n'habite plus à l'adresse indiquée» (par exemple par retour du courrier des avis de paiement), la DR ASP qui en est informée demande au guichet unique de faire les modifications nécessaires dans OSIRIS. Un retour NPAI doit aussi servir d alerte. Il est peut-être un indice de non respect des engagements. De la même manière, en cas de rejets bancaires (par exemple : virements rejetés par les banques (compte clôturé, titulaire décédé ), le service instructeur doit modifier les coordonnées bancaires dans OSIRIS pour les prochains paiements. Créer le n administratif du dossier L utilisateur accède donc automatiquement à l écran suivant du module «dossier», qui permet de constituer automatiquement le n de dossier : Le département de rattachement qui doit être sélectionné doit être le département de la commune principale du projet. Saisir les informations relatives à la demande / au projet Une fois le n de dossier créé, l utilisateur accède aux premiers onglets du module «dossiers» d OSIRIS. Le dossier est alors à l'état «demande initialisée». 15 Version du 23 novembre 2011

16 Attention Il faut veiller à renseigner les données relatives au type d'investissement / thème principal du projet / type d'entreprise dans le sous onglet «caractéristiques du projet» de l'onglet «demande». Ces éléments sont utilisés dans le cadre de la valorisation des données. Le type «autres» ne doit être renseigné que si aucune des autres catégories ne correspond. Les éléments saisis au moment de la réalisation doivent être cohérents avec ceux saisis au moment de la demande Note : le libellé du projet et son descriptif doivent aussi être suffisamment explicites, étant repris notamment dans les requêtes prédéfinies de l'outil de valorisation BO. 16 Version du 23 novembre 2011

17 D) Vérification de la complétude de la demande Objet de cette phase : vérifier que tous les justificatifs nécessaires à l'instruction sont présents dans le dossier (pas d'examen à ce stade des pièces en elle-mêmes). Si une de ces pièces est manquante, un courrier de demande de pièces complémentaires devra être adressé au bénéficiaire Le modèle de demande de pièces complémentaires est éditable automatiquement à partir d'osiris au cours de cette étape de réception de la demande d aide. article 4 de l'arrêté du 25 février 2011 adapter les justificatifs par mesure ou par dispositif selon le DRDR le cas échéant. Le dossier complet correspond au formulaire dûment rempli, accompagné de ses annexes et des pièces justificatives à produire. Seul un dossier complet peut faire l'objet d'une instruction. Le service instructeur renseigne l'onglet «pièces justificatives» d'osiris 17 Version du 23 novembre 2011

18 Demandes incohérentes ou comportant des erreurs Le formulaire de demande d'aide ne doit pas être corrigé par le service instructeur (vigilance sur les engagements). Tous les échanges avec le bénéficiaire doivent être tracés et toute demande incomplète ou prêtant à confusion doit être renvoyée au maître d'ouvrage avant saisie de la demande dans OSIRIS et instruction du dossier de demande d'aide. Si des correctifs sont apportés par le service instructeur par exemple une erreur d'addition dans le plan de financement, l'origine de la correction est tracée soit sur le formulaire soit sur une fiche de suivi du dossier. Une copie du formulaire corrigé est renvoyé au bénéficiaire. [NB ces correctifs ne peuvent pas porter sur les éléments substantiels du formulaire, comme par exemple les engagements du demandeur]. Le plan de financement peut être différent après instruction du prévisionnel de la demande d'aide. Dans ce cas il ne faut pas modifier ou demander au maître d'ouvrage de refaire sa demande. Les éléments de l'instruction feront l'objet de l'engagement juridique. Il peut par conséquent y avoir un écart entre le dossier tel qu'il est saisi dans la demande d'aide et le dossier instruit. En revanche, il ne doit pas y avoir d'écart entre la demande papier et la demande saisie dans OSIRIS. Préalables indispensables à l instruction Formation de formateurs (rappeler date de cette formation) Au cas par cas des opérations et en fonction de leur nature, des pièces supplémentaires peuvent être produites à la demande du service instructeur : Il faut vérifier que l opération se déroule dans le cadre de la légalité : existence d'un titre de propriété du terrain sur lequel est construit le bâtiment, présence des autorisations comme un permis de construire, une déclaration de travaux. Il faut vérifier que tout est mis en œuvre pour le bon déroulement de l opération : conseil juridique, notaire, expertise technique Concernant la question de la propriété, le bénéficiaire de l'aide n'est pas obligatoirement propriétaire des biens objet de l'investissement. Toutefois dans ce cas e service instructeur doit s'assurer : - que le MO s'engage effectivement pendant les 5 années à maintenir l usage de l'investissement; - de la présence dans le dossier de l'autorisation du propriétaire de procéder à l'investissement ; - que les factures sont acquittées par le fournisseur / le prestataire du maître d'ouvrage de l'opération. 18 Version du 23 novembre 2011

19 E) Date de dossier complet IMPORTANT : Pour le projets relevant du décret , à partir de la date à laquelle le dossier est déclaré ou réputé complet, le guichet unique dispose de six mois pour instruire le dossier et prendre une décision d attribution de subvention ; à défaut, la demande de subvention est rejetée implicitement. Pour rappel, le seul motif de dérogation possible à ce délai impératif de six mois est la consultation d autorités extérieures à l'état. Avant d entamer la phase d instruction proprement dite le guichet unique doit produire l accusé de réception du dossier complet pour les dossiers soumis au décret de 99. Pour les dossiers qui ne sont pas soumis au décret de 99, l'accusé de réception de dossier complet est conseillé mais n'est pas obligatoire. L'accusé de réception de dossier complet est directement éditable à partir d'osiris.. Pour tous les dossiers, une date de dossier complet doit être renseigné dans le sous-onglet «pièces justificatives» de l'onglet «instruction» Une fois que le dossier est reconnu complet, le guichet unique indique aux partenaires financiers le numéro du dossier dans OSIRIS afin qu il puissent le consulter / sinon indiquer de quelle manière les informations sont transmises au partenaires financiers. Ont accès à OSIRIS les partenaires financiers ayant signé une convention de gestion en paiement associé ou dissocié. Les partenaires financiers ont la possibilité d établir leur propre accusé de réception, après que le service instructeur leur a transmis le dossier complet de demande d aide. Cependant, il est préférable qu un seul accusé de réception de dossier complet soit envoyé à l usager. Après la validation de cette étape, le dossier de demande d aide peut être instruit. Le contenu de la demande ne peut alors plus être corrigé dans OSIRIS, sauf après modification de l'état du dossier (tâche accessible selon les habilitations). 19 Version du 23 novembre 2011

20 F) PRODUCTION DE LA LETTRE DE REJET (EXCEPTION) Le guichet unique peut produire au cours de cette étape une lettre de rejet qu il transmet à l usager, par exemple lorsque l usager ne fait pas partie des bénéficiaires éligibles au dispositif. Dans ce cas il n est pas indispensable de créer le dossier de demande d aide dans l outil OSIRIS. Les dossiers seront tracés dans un fichier spécifique. Toutefois, pour des raisons de traçabilité, il pourra être exigé à l échelon local une saisie systématique des dossiers de demande d aide rejetés dès le stade de la demande. Cette décision pourrait relever du comité de programmation régional du FEADER. Modèle de lettre de rejet 20 Version du 23 novembre 2011

21 4- INSTRUIRE LA DEMANDE D AIDE Schéma détaillé de la procédure : voir annexe du tome 2. Cette étape doit conduire à la présentation du projet en programmation ou à son rejet. A l'issue de l instruction, si le demandeur et l'opération sont bien éligibles au FEADER, alors le service instructeur détermine, parmi les dépenses prévisionnelles présentées, le montant des dépenses éligibles. Le montant des dépenses éligibles constituera l'assiette retenue au PDR du plan de financement. Pour cette partie de l'instruction (élaboration du plan de financement), il sera fait référence à la circulaire DGPAAT/SDDRC/C du 19 avril 2010 et aux notes techniques de l'asp, documents non repris dans le présent manuel. L aide du FEADER est calculée en fonction de la «dépense publique nationale» apportée sur l assiette retenue au titre du PDR. L'élaboration du plan de financement conduira à déterminer la part de la dépense publique nationale pouvant appeler du FEADER. Les éléments établis au cours de l'instruction seront repris dans la décision attributive d'aide. A) Instruction de la demande d aide : déterminer l'éligibilité des dépenses 21 Version du 23 novembre 2011

22 Le guichet unique instruit le dossier de demande d aide en vérifiant que le bénéficiaire et les dépenses prévisionnelles figurant dans la demande d aide sont éligibles au regard des critères communautaires et des critères définis au niveau national et/ou local. Il n'est pas nécessaire au stade de l'instruction de disposer de la délibération des financeurs nationaux. Les vérifications à effectuer au cours de l'instruction sont décrites à l'article 24 du Règlement (CE) n 65/2011 du 27/01/2011 portant modalités d'application du règlement (CE) n 1698/2005 du Conseil en ce qui concerne l'application de procédures de contrôle et de conditionnalité pour les mesures de soutien au développement rural ; Les contrôles administratifs des demandes d'aide portent notamment: a) sur l admissibilité de l opération motivant la demande d aide; b) sur le respect des critères de sélection fixés dans le programme de développement rural; c) sur la conformité de l opération motivant la demande d aide avec les règles nationales et communautaires applicables portant notamment et le cas échéant, sur les marchés publics, sur les aides d État et sur les autres normes obligatoires appropriées établies par la législation nationale ou dans le programme de développement rural; d) le caractère raisonnable des coûts proposés qui seront évalués à l'aide d'un système approprié d'évaluation tels que des coûts de référence, la comparaison de différentes offres ou un comité d'évaluation; e) la fiabilité du demandeur, en se référant à toute opération précédemment entreprise depuis Vérification de la conformité et de la cohérence des pièces justificatives Ces points sont à vérifier au cours de l'instruction et de la détermination des dépenses éligibles. Ils font l'objet d'une saisie dans l'onglet dédié d'osiris avec une case à cocher attestant de leur conformité Les pièces à fournir sont à adapter en fonction du type de dossier/ de dispositif. 22 Version du 23 novembre 2011

23 Pièces justificatives des dépenses prévisionnelles Pour ce qui est des pièces justificatives des dépenses prévisionnelles, l'objectif est de s'assurer que les dépenses prévisionnelles seront estimées au plus juste. Ces pièces doivent être datées, signées, comporter l'indication de l'organisme qui les a établi. Type de dépenses Type de pièces pouvant être fournies Dépenses sur facturation - Devis OU - Facture pro forma Frais de déplacement, hébergement, restauration Convention collective le cas échéant OU Devis Dépenses de personnel Contributions en nature Fiches de paie OU Déclaration annuelle des données sociales OU Journal de paie Ou autre document si embauche (contrat de travail ou tout élément probant permettant au service instructeur d en apprécier le coût) Pour les terrains ou bien immeubles : valeur certifiée par un expert indépendant qualifié ou par un organisme officiel dûment agréé Travail bénévole : justification du coût présenté par lé bénéficiaire Vérification du caractère raisonnable des coûts proposés Vérifier à partir des devis si le montant et l intitulé des dépenses prévisionnelles sont conformes avec le contenu du formulaire. Le devis doit être au nom du demandeur de l'aide. Dépenses de salaires : Vérifier le coût annuel prévisionnel dans les fiches de paie ou autre document justificatif (salaire brut + charges patronales) des salariés concernés; Vérifier le profil des salariés dans leur contrat de travail ou fiche de poste. 23 Version du 23 novembre 2011

24 2- Règles d'éligibilité Les textes nationaux de références Décret du 24 novembre 2009 relatif aux règles d'éligibilité des dépenses. Dispositions du PDRH et du DRDR pour les mesures ou dispositifs concernés Attention à prendre en compte la bonne version du DRDR : version validée entre la date de dépôt du dossier et la date de dossier complet. Si la version est en cours de validation, s'assurer qu'elle est validée au moment de la demande de paiement. Pour les opérations d'investissement financés par l'état se référer au décret du 16 décembre En outre, ces documents peuvent être précisés par le fichier Question/réponse coordonné par DGPAAT/BDRRC ainsi que par des instructions de niveau régional Ce sont l'application combinée des différents textes qui vont amener le service instructeur à définir si l'opération est éligible ou non. Une demande peut être inéligible dans sa totalité (exemple : le bénéficiaire est inéligible) ou bien la demande est éligible, mais certaines dépenses sont, elles inéligibles, ce qui sera l objet de la détermination de l'assiette retenue au PDR. 24 Version du 23 novembre 2011

25 Règles d'éligibilité 2-1 Éligibilité du demandeur et de la demande Selon les dispositifs ou mesures concernés à adapter en fonction des mesures ou dispositifs ouverts en régions et à compléter par les critères d'éligibilité spécifique du DRDR 311 Le demandeur doit être membre d'un ménage agricole. Les aquaculteurs ne sont pas éligibles [sauf dans certains cas si la mesure est mise en œuvre via LEADER] Les CUMA ne sont pas éligibles. Dans le cas de formes sociétaires non détenues à 100 % par des ménages agricoles, les dépenses éligibles doivent faire l'objet d'une proratisation à hauteur du pourcentage que représentent les parts détenues par des membres de ménage agricole 312 Le demandeur doit être une micro-entreprise (entreprise qui emploie moins de 10 personnes et dont le CA est inférieur à 2 millions d'euros) cf PDRH / recommandation commission du 6 mai Exclusion des actifs agricoles (mesure 311) / Éligibilité limité à l'hébergement de petite capacité 321 Maîtres d'ouvrage public ou maître d'ouvrage privé s'il s'inscrit dans un projet global de territoire ou relevant d'une action d'intérêt général 331 Le demandeur est un organismes coordonnateur ou un organisme de formation professionnelle continue 323 D Voir liste non exhaustive PDRH 323E 341B Voir liste non exhaustive PDRH Le demandeur est un porteur de projet collectif non sectoriel visant l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie locale de développement Il faudra également, le cas échéant, déterminer si le maître d'ouvrage concerné est un organisme privé reconnu de droit public. Sur ce point, se référer à la circulaire DGPAAT/SDDRC/C du 19 avril 2010 point et son annexe 4 mise à jour. Éligibilité de la demande vérifier l'éligibilité générale de la demande par rapport aux objectifs des mesures et dispositifs du DRDR / critères de sélection définis dans le DRDR. A ce stade le service instructeur peut être amener à rejeter la demande (voir point 4 B). 25 Version du 23 novembre 2011

26 Obligations sociales et fiscales Le demandeur doit être à jour de ses obligations fiscales et sociales. Ce point est vérifié par à compléter J atteste (nous attestons) sur l honneur : Ne pas avoir sollicité pour le même projet / les mêmes investissements, une aide autre que celles indiquées sur le présent formulaire de demande d aide, Avoir pris connaissance des points de contrôle figurant dans la notice qui accompagne ce formulaire L exactitude des renseignements fournis dans le présent formulaire et les pièces jointes, Être à jour de mes obligations fiscales, ou du bénéfice d un accord d échelonnement Être à jour de mes cotisations sociales, ou du bénéfice d un accord d échelonnement Le cas échéant, avoir obtenu de la part du propriétaire du terrain sur lequel la ou les implantations sont projetées, l autorisation de réaliser ces aménagements, 26 Version du 23 novembre 2011

27 2-2 Éligibilité temporelle et géographique 1/1 Éligibilité géographique Article 2 du décret du 24 novembre 2009 Il faut vérifier l'éligibilité géographique de l'opération au sens du décret. En outre, des mesures peuvent être zonées afin de mieux cibler les aides publiques (bassins d emploi, de vie, zones de revitalisation rurales - ZRR, commune de moins de tant d habitants, ). A préciser le cas échéant par mesure ou dispositif du DRDR A noter : si une partie seulement du projet est réalisé dans une zone éligible, une proratisation des dépenses éligibles doit être effectuée (en fonction de la population par exemple ou selon des critères pertinents selon le type de projet). Éligibilité temporelle Article 1 du décret du 24 novembre 2009 Rappel : seules les études préalables et l'acquisition de terrains sont éligibles préalablement à la date de dépôt du dossier. Tout début d'exécution de l'opération avant dépôt de la demande d'aide rend l'ensemble de l'opération inéligible. Attention : le décret ne s'applique qu'aux demandes déposées après le 26 décembre Ce point n'est pas vérifié pour les demandes déposées avant cette date. Le début d exécution de l opération se définit comme le premier acte juridique, par exemple un devis signé ou un bon de commande passé entre le bénéficiaire et un prestataire ou un fournisseur (ou à défaut une première facture émise). Dans le cas d'un marché public, c'est la notification du marché qui vaut début d'exécution. La date de fin de l'opération se définit comme la date la plus tardive entre l'achèvement physique de l'opération et l'acquittement de la dernière facture. Ces dates seront reprises dans l'engagement juridique. : - Date de début d'éligibilité des dépenses ; - Date de fin d'éligibilité des dépenses. Elles seront complétées dans l'onglet réalisation par les dates suivantes : - Date de début d'exécution de l'opération ; - Date de fin d''exécution de l'opération soit la date la plus tardive entre l'achèvement physique de l'opération et l'acquittement de la dernière facture. 27 Version du 23 novembre 2011

28 Règles d'éligibilité 3-Éligibilité des dépenses 1/3 A compléter le cas échéant par les règles spécifiques du DRDR par mesure et dispositif Les dépenses éligibles au FEADER pour une opération donnée sont de différente nature : investissement matériel (construction/extension, équipements... ), investissement immatériel (études de marché, de faisabilité, communication...), frais de personnel. Sont inéligibles les dépenses suivantes ( décret éligibilité des dépenses du 24 novembre 2009 ) Le matériel d'occasion article 12 du décret L'achat de terrain article 13 du décret s'il représente plus de 10% des dépenses totales éligibles (règlement 1698/2005 article 71 éligibilité des dépenses) Le coût de l achat d un terrain non bâti est éligible à une participation financière au titre d un programme de développement rural dans la limite de 10 % des dépenses totales éligibles de l opération concernée et s il existe un lien direct entre l achat de terrain et les objectifs de l opération. Dans des cas exceptionnels et dûment justifiés, un pourcentage plus élevé peut être fixé pour des opérations concernant la protection de l environnement. Dans ces cas, une justification pour chaque opération sera apportée par l autorité de gestion au niveau régional. L'autoconstruction article 5-VI du décret Le simple remplacement article 11 du décret Les frais de structure article 5-VIII du décret «les coûts de structure ne sont pas éligibles. Sont visées toutes les dépenses et charge interne du maître d'ouvrage, hormis les frais de personnel ou de déplacement visées au III et IV du présent article, ainsi que les dépenses, qu'elles soient ou non justifiées par une facture, qui ne sont pas directement et intégralement rattachables à l'opération». La TVA pour les organismes de droit public La mise au norme Q/R si le projet est exclusivement un projet de mise aux normes 28 Version du 23 novembre 2011

29 Règles d'éligibilité 3-Éligibilité des dépenses 2/3 Autres exemples de dépenses inéligibles à compléter par les dispositions du DRDR 311 Les investissements immatériels liés à un investissement physique sont limités à 10% du coût éligible de l'opération Logement de plus de 40 chambres / Seul l'hébergement de petite capacité est éligible 321 Les dépenses d'adduction d'eau, d'assainissement, de voirie et d'électrification / les locaux affectés à l'administration locale 331 Exclusion des cours ou formations relevant des programmes ou des systèmes d'enseignement secondaire ainsi que les programmes de formations concernant les personnels des entreprises ne répondant pas à la définition des petites et moyennes entreprises figurant en annexe du Règlement 68/ D 323E 341 A 341B Les parkings en site propre A retenir sont éligibles les dépenses suivantes au titre des dépenses d'investissements, l'article 55 du règlement commission 1974/2006 liste la nature des dépenses éligibles, extrait : 1. Dans le cas des investissements, les dépenses admissibles sont limitées: a) à la construction, à l acquisition, y compris par voie de crédit-bail, et à la rénovation de biens immeubles; b) à l achat ou à la location-vente de matériel et d équipements neufs, y compris les logiciels, à concurrence de la valeur marchande des biens. Les autres coûts liés aux contrats de location-vente, tels que la marge du bailleur, les coûts de refinancement d intérêts, les frais généraux et les frais d assurance, sont exclus des dépenses admissibles; c) aux frais généraux liés aux dépenses visées aux points a) et b), à savoir notamment les honoraires d architectes et rémunérations d ingénieurs et de consultants, ainsi que les coûts liés aux études de faisabilité, à l acquisition de brevets et à l obtention de licences. [ ]Les investissements concernant des opérations de simple remplacement ne constituent pas des dépenses admissibles. 29 Version du 23 novembre 2011

30 3-Éligibilité des dépenses 3/3 Dépenses de rémunération : elles sont éligibles sous certaines conditions article 5-III du décret «les dépenses de rémunération supportées par le bénéficiaire, nécessaire à la réalisation de l'opération et comportant un lien démontré avec celle-ci sont éligibles [ ] sont compris dans les dépenses de rémunération les salaires et les charges liées (cotisations sociales patronales et salariales) ainsi que les traitements accessoires prévues par les conventions collectives ou au contrat de travail. Ne sont pas éligibles notamment la médecine du travail, les journées maladies, les jours de formations non liées à l'opération. Frais de déplacement formation de formateurs Sont éligibles les frais d'hébergement, de repas, de déplacement dans la mesure où il y a un lien direct avec l'opération. Dépenses éligibles sous condition : le lien avec l opération est à démontrer par le maître d'ouvrage - conseil juridique, - notaire, - expertise technique ou financière, - honoraire d expertise comptable, - tenue et certification de la comptabilité - Quand la décision juridique le prévoit pour la bonne mise en œuvre de l opération : - Frais d ouverture de comptes bancaires - Frais de gestion de comptes bancaires 30 Version du 23 novembre 2011

31 4-Plafonnement / Montant de dépense minimum Indiquer ici les plafonds / planchers applicables le cas échéant selon les DRDR D 323E 341 A 341B 31 Version du 23 novembre 2011

32 5-Critères de priorité Les critères de priorité du PDRH à compléter par les critères de priorité du DRDR le cas échéant 311 Lorsque cela est jugé pertinent au niveau régional, il est recommandé de donner une priorité aux actions portées dans le cadre de stratégies de territoires de projet (pays, PNR ou autres). 313 Projets qui s'inscrivent dans un schéma global concernant les activités touristiques et aux projets innovants en matière de promotion d'activités ou de modernisation de l'hébergement 321 Une priorité sera donnée aux opérations qui s'inscrivent dans un schéma global des services et aux interventions marquées par le caractère innovant 323 D Pour renforcer l'impact d'un appui à des projets individuels ou collectifs, les régions peuvent, par priorité ou appel à projets, favoriser l'accès à cette mesure à des initiatives s'inscrivant dans les stratégies locales de développement des territoires de projet 341 B Priorité aux opérations qui s'inscrivent dans les opérations de parcs ou de pays 32 Version du 23 novembre 2011

33 6-Avis techniques Indiquer ici pour chaque dispositif / mesure le cas échéant les avis qui doivent être pris en dehors du service instructeur, avec les références du service et les personnes à contacter (exemple DIRECCTE pour les dossiers micro entreprises, DDFIP, DRAC...) en fonction des options prises au niveau régional et des critères spécifiés dans le DRDR [à détailler ici] 33 Version du 23 novembre 2011

34 Formation de formateurs 7-Droit de la concurrence et aide d'état 1/2 Objectif : garantir la libre concurrence entre les opérateurs économiques. Pour les activités entrant dans le champ concurrentiel de l'axe 3, la référence à un régime d'aide d'état est obligatoire (cette référence sera indiquée dans les visas de l'engagement juridique). Définitions «Aide» : l'ensemble des avantages, directs ou indirects, qui peuvent être accordés à une entreprise ou un groupe d'entreprises (subventions, avantages fiscaux ) «d État» : tous les financements d origine publique au sein d un Etat membre (État, collectivités territoriales, organismes et établissements publics) «État» : tous les échelons géographiques sont concernés (national, régional, départemental et local) Les aides au développement rural sont souvent des aides d État Principe général d interdiction : Toutes les aides qui faussent la concurrence sont incompatibles avec le marché commun (art 107 et 108 du traité UE), toute aide est a priori interdite et donc strictement contrôlée avant sa mise en place Peuvent être mises en place : - Une aide qui répond à certains critères stricts qui garantissent qu elle n a pas d effet sur la concurrence ; - Une aide examinée et validée par la Commission. Base réglementaire règlement CE n 1698/2005 du 20 septembre 2005,titre VIII, articles 88 et 89 règlement d application 1974/2006 PDRH - tableau 9.1 Une annexe décrivant les régimes listés au 9.1 lorsqu'ils ne préexistent pas et valant notification (simplifiée) de ces régimes. - tableau 9.2 L'axe 3 n'étant pas concerné par les mesures relevant de l'article 36 du TCE, le PDRH ne vaut pas notification des aides et il faut se référer à un régime d'aide (la seule référence au PDRH n'est pas suffisante). Définition du champ concurrentiel : au sens communautaire, un opérateur économique n'est pas limité aux personnes privées. Il peut s'agir d'associations ou de MO publics selon la nature de l'opération. Une analyse est donc à mener pour déterminer si on est ou non dans le champ concurrentiel. Pour analyser la question, l'avis d'un autre service de l'etat peut être demandé par exemple à la DIRRECTE pour la mesure «micro-entreprises». Lister le cas échéant, les contacts identifiés par dispositif sur le sujet. 34 Version du 23 novembre 2011

35 7-Droit de la concurrence et aide d'état 2/2 La référence à intégrer est à déterminer en fonction du rattachement à un régime d'aide d'etat par le service instructeur conformément au PDRH : Si l'aide est rattachée au de minimis ou une aide à finalité régionale : citer la référence du règlement européen et lignes directrices de la commission. Si l'aide est rattachée à un régime d'aide faisant l'objet d'une notification, indiquer la référence du régime d'aide. Dans le cas du régime de Minimis, l'instruction se base sur l'engagement du bénéficiaire «A ne pas avoir obtenu sur une période de trois exercices fiscaux un montant d aides publiques supérieur à euros, au titre du règlement (CE) N 1998/2006 de la Commission du 15 décembre 2006 concernant l'application des articles 87 et 88 du traité aux aides de minimis ou du règlement (CE) N 69/2001 de la Commission du 12 janvier 2001 concernant l'application des articles 87 et 88 du traité aux aides de minimis». 35 Version du 23 novembre 2011

36 8-Contrôles croisés Le point 6. de l article 26 du R(CE) 1975/2006 précise que les contrôles administratifs comportent des procédures permettant d éviter un double financement irrégulier par d autres régimes communautaires ou nationaux et d autres périodes de programmation. Un traçage de ces vérifications sera mis en place dans l'onglet Instruction de l'outil OSIRIS. Il revient à chaque région d'identifier les dispositifs à «risques» par mesure/dispositif ainsi que les contacts identifiées dans les services. La procédure est décrite dans la.note de service DGPAAT/SDG/N Les dispositifs identifiés et devant faire l'objet d'une vérification par le service instructeur seront décrits dans le présent manuel ainsi que la procédure de vérification. Une trace des vérifications effectuées sera conservée dans le dossier papier. 36 Version du 23 novembre 2011

37 B) Instruction financière : élaboration du plan de financement Pour la période de programmation , l aide du FEADER est calculée sur la base de l aide nationale accordée. Il est donc nécessaire de justifier le versement effectif de l aide publique nationale pour pouvoir bénéficier de l aide du FEADER. L aide du FEADER est désormais calculée en fonction de la «dépense publique». Les principaux contributeurs publics sont l Etat, les collectivités territoriales ; cependant, les aides accordées par des organismes reconnus de droit public peuvent également être considérées comme des contributions publiques, ainsi que l autofinancement des collectivités territoriales, des organismes de droit public, lorsqu ils sont maîtres d ouvrage. L aide communautaire ne peut pas être versée pour un projet avant le paiement effectif de la contrepartie nationale. Pour élaborer le plan de financement prévisionnel du projet, l'instructeur peut se baser sur une lettre des cofinanceurs pré-supposant de l'avis favorable d'attribution d'une aide à ce dossier au prochain Comité de Programmation par exemple. Ce sont les fiches du programme de développement rural hexagonal et du document régional de développement rural ainsi que les arrêtés préfectoraux concernant chaque dispositif qui précisent les contributions publiques nationales éligibles. Se référer impérativement aux documents suivants pour cette partie : Circulaire du 19 avril 2010 règles transversales pour la construction des plans de financement des opérations aidées au titre des programmes de développement rural pour les mesures hors aides à la surfaces (point 6.2 et 6.3 notamment). Note technique ASP relative à l'utilisation de la feuille de calcul instruction Note onglet réalisation OSIRIS version du 28 novembre 2008 Il s agit de calculer le montant des subventions prévisionnelles accordées au projet (subvention FEADER et contrepartie nationale correspondante). Le calcul des montants de subvention est réalisé dans la feuille de calcul Instruction, générée à partir d'osiris Le résultat de la feuille de calcul doit être saisi dans OSIRIS, dans l'écran «Calcul de la subvention». Tous les financeurs publics intervenant dans le dossier doivent apparaître dans l'écran Calcul de la subvention, y compris ceux qui ont choisi le mode de paiement "dissocié" (l'aide est payée directement par le financeur à l'usager, et non pas par l'asp). 37 Version du 23 novembre 2011

38 Si aucun financeur public n'intervient en associé sur la partie «hors assiette PDR» du projet, seuls les financements publics qui interviennent sur l'assiette PDR du projet doivent être saisis dans l'écran «Calcul de la subvention». Si au contraire au moins un financeur public intervient en associé sur la partie «hors assiette PDR» du projet, les financements publics qui doivent être saisis dans l'écran «Calcul de la subvention» sont à la fois ceux qui interviennent sur l'assiette PDR du projet et ceux qui interviennent sur le «hors assiette PDR». Il devra être saisi,dans l'écran «Calcul de la subvention», pour un même financeur, autant de lignes que de type d'intervention du financeur sur le projet (cofinancé, top-up et, le cas échéant, si au moins un financeur public intervient en associé sur la partie «hors assiette PDR», national). S'il n'est pas possible de reporter les montants éligibles ou les taux dans le tableau de l'écran «Calcul de la subvention», il convient de saisir le montant éligible et le montant de la subvention. Le taux de financement se calculera automatiquement. 38 Version du 23 novembre 2011

39 C) Validation de l'instruction A l'issue de la réalisation de l'instruction, l'instruction peut faire l'objet d'une validation après renseignement de l'onglet «avis et conclusion». A l issue de l instruction du dossier, le service instructeur : - valide l instruction avec avis favorable et passe à l étape suivante - ou bien produit une lettre de rejet [une copie papier du document sera transmise aux partenaires financiers qui ont demandé à disposer d une copie papier du dossier de demande]. Ce courrier pourra, à terme, être édité automatiquement à partir d OSIRIS. A ce stade le «rapport d'instruction» peut être édité à partir d'osiris. Aucun rapport d instruction ne sera transmis sous forme papier à l organisme payeur, ce dernier consultera directement dans l outil informatique les informations relatives à l instruction du dossier L'instruction doit être validée par une personne différente de celle qui a réalisé l'instruction. Préciser ici les modalités de réalisation de la supervision des dossiers par service instructeur 39 Version du 23 novembre 2011

40 D) PRODUCTION DE LA SYNTHÈSE DE L INSTRUCTION PRÉ-COMITÉ Le guichet unique peut, s il le souhaite, produire un document appelé «synthèse de l instruction précomité», qui pourra être utilisé lors du passage en comité et comportant : - la justification de l éligibilité, - le récapitulatif des dépenses éligibles, - le plan de financement proposé, - Tout élément que le service instructeur juge utile. Attention : le rapport d instruction diffère de la synthèse de l instruction qui peut être présentée pour les comités de programmation. 40 Version du 23 novembre 2011

41 5- PASSAGE EN COMITÉS, ENGAGEMENT COMPTABLE ET ENGAGEMENT JURIDIQUE Annexe : Calendrier des comités de programmation et dates limites de transmission des documents en vue de ces comités. Annexe : Liste des conventions passées avec les co-financeurs et liste des co-financeurs selon leur mode d'intervention par mesure /dispositif : associé / dissocié le cas échéant. Note onglet décision A) PASSAGE EN COMITÉS Après l instruction, le service instructeur consulte un ou plusieurs comités. Attention il n'est pas obligatoire pour programmer un dossier d'avoir les délibérations des cofinanceurs, du moment que le service instructeur peut avoir l'assurance que les dépenses concernés feront l'objet d'une délibération. Préciser ici les comités propres à la mesure ou au dispositif de niveau régional selon les modalités prévues dans le DRDR, la fréquence de leur tenue et les documents à transmettre. A l issue du passage en comité, le guichet unique peut, s il le souhaite, produire une «synthèse de l instruction post-comité», qu il n est pas nécessaire de transmettre à l'asp. Modèle de synthèse de l'instruction post-comité Le comité rend un avis : - Favorable : dans ce cas peuvent être réalisés l'engagement comptable et l'engagement juridique - Ajourné - de Rejet Pour la saisie dans OSIRIS et la distinction dans l'outil entre «comité de programmation» et «comité décisionnel» se reporter à la Note onglet décision du manuel OSIRIS générique. 41 Version du 23 novembre 2011

42 B) ENGAGEMENT COMPTABLE («autorisation d engagement») Sur ce point se reporter à la Note méthodologique n 10 mise en œuvre du paiement dissocié dans le cadre des PDR et à ses annexes ainsi qu à l addendum du 20 juillet Attention : Pour tous les engagements comptables, le guichet unique n engagera comptablement qu après avoir vérifié que le représentant du financeur (ou le comité décisionnel) a donné un avis favorable. Pour les dossiers relevant du développement rural, il existe 3 types d'engagements comptables dans OSIRIS : 1) En cas de "paiement associé", l'engagement comptable de type "cofinancé-associé", à partir de deux enveloppes : une enveloppe FEADER, et une enveloppe correspondant au financeur national. 2) En cas de "financement additionnel" en paiement associé l'engagement comptable de type "top up", à partir de l'enveloppe nationale uniquement. Chaque financeur dispose d'une seule enveloppe qu'il faudra "appeler" au moment de l'engagement comptable. 3) En cas de "paiement dissocié" l'engagement comptable de type "cofinancé-dissocié", à partir de l'enveloppe FEADER uniquement, (aucun engagement comptable ne sera réalisé pour le financeur national, mais le montant payé sera bien tracé, dans OSIRIS, dans l'onglet concernant les "paiements externes"), Ce cas concerne : - les financeurs disposant d une convention en paiement dissocié avec l ASP ; - L autofinancement d un maître d ouvrage public appelant une contrepartie Feader ; - Les autres financeurs ponctuels sans convention avec l ASP. Paiement associé : On appelle «paiement associé» le cas où un financeur met ses fonds à disposition de l'asp (payeur unique du FEADER pour l'hexagone et les DOM), afin que ce dernier puisse verser concomitamment la part nationale et la part FEADER au bénéficiaire. Financement additionnel (ou «Top-Up») : il s agit d un financement national qui n appelle pas de FEADER. Il existe des dossiers pour lesquels une partie de l aide nationale appelle du FEADER, tandis que le reste de l aide nationale accordée à ce dossier constitue un financement additionnel. On parle de dossier en «top-up pur» lorsqu un dossier donné n est financé que par du top-up et ne donne lieu à aucune contrepartie FEADER (si pour un dispositif et une région donnés tous les dossiers sont en «top-up pur», on parle alors de «dispositif en top-up pur»). Paiement dissocié : le financeur national (collectivité territoriale, par exemple), décide de verser directement son aide au bénéficiaire. Dans ce cas, le paiement du FEADER ne peut avoir lieu que dans un second temps, lorsque la certification de la dépense nationale a eu lieu. 42 Version du 23 novembre 2011

43 En cas de paiement associé : Le guichet unique réalise simultanément l engagement de la part nationale et de la part FEADER correspondante. L engagement du Feader n est pas globalisé dans l'outil OSIRIS. Ainsi, il est nécessaire de réaliser au moins un engagement comptable par financeur et mode d intervention (il peut y avoir deux engagements comptables pour un même financeur lorsque par exemple une partie de l aide accordée par ce financeur appelle du FEADER et que l autre partie constitue du financement additionnel ou «top-up»). Les engagements comptables du FEADER devront être réalisés après réception des décisions juridiques attributives des autres financeurs (ou réception des délibérations des commissions permanentes). En cas de paiement dissocié (le financeur paie directement la subvention à l'usager, sans passer par l'asp) : Il convient d'effectuer un engagement comptable uniquement pour le FEADER. Aucun engagement n'est effectué pour un financeur intervenant en top-up dissocié. Les engagements comptables du FEADER devront être réalisés après réception des décisions juridiques attributives des autres financeurs (ou réception des délibérations des commissions permanentes). Exception (à supprimer si cette option n est pas retenue au niveau local) : toutefois, le guichet unique pourra exceptionnellement réaliser les engagements comptables juste après la tenue du comité de programmation, sans attendre nécessairement la tenue des comités décisionnels de chaque financeur. Ceci induira une certaine complexité dans la gestion du dossier en cas de renoncement d un financeur (désengagement / réengagement comptable), et mobilisera parfois inutilement une partie des enveloppes d autorisation d engagement. L engagement comptable, quel que soit le financeur, doit obligatoirement être confirmé par une décision juridique (ou avant la date de fin de validité de l enveloppe ), sinon, il est automatiquement supprimé. Dans le cas d en engagement en paiement associé c est l ensemble de l EC sur le financeur national et Feader qui est annulé. 43 Version du 23 novembre 2011

44 C) DÉCISION JURIDIQUE Attention : l'engagement comptable précède toujours l'engagement juridique L'engagement juridique est réalisé après l'approbation du dossier et après saisie des engagements comptables correspondant dans l'outil OSIRIS. Trois types de décisions juridiques peuvent être éditées par le guichet unique (préciser ici les modalités établies au niveau régional par mesure / dispositif) 1) Une décision juridique unique, signée par tous les financeurs (ou bien signée uniquement par le préfet en cas de délégation de signature des partenaires financiers). 2) Plusieurs décisions juridiques (une par financeur) signées par chaque financeur. Lorsqu'un financeur fait le choix du paiement dissocié, il établit lui-même sa propre décision juridique. Celleci doit alors obligatoirement contenir un certains nombre d'éléments afin que cette subvention nationale puisse prétendre à une contrepartie du FEADER. La convention n'est attributive d'aide que pour le FEADER. Lorsque plusieurs décisions attributives sont transmises à l'usager pour un même projet, il est nécessaire que les dates contenues dans ces décisions soient harmonisées. 3) Une décision juridique "FEADER crédits d'état le cas échéant " éditée par le guichet unique, (les décisions des partenaires financiers sont alors éditées par leurs propres moyens). La convention est obligatoire au delà de euros d'aide publique (FEADER et dépense publique nationale) pour les personnes de droit privé. Il est également possible au niveau régional de rendre obligatoire la convention quel que soit le montant de la subvention. L'engagement juridique est opposable au maître d'ouvrage, à la différence du DRDR. Il est rappelé que les dispositions du DRDR doivent être respectés dans l'engagement juridique, même si le DRDR n'a pas en lui même de valeur juridique, il résulte des décisions du partenariat régional qui doit être respecté. Dans le cas de mise en œuvre d'un dispositif par arrêté préfectoral, celui-ci est juridiquement opposable. 44 Version du 23 novembre 2011

45 Indications pour la rédaction de l'engagement juridique Avec le nouveau modèle d'engagement juridique, le calcul du plan de financement est issu de la feuille «REFFINANCEUR» de la feuille de calcul OSIRIS, afin d'éviter de saisir manuellement le détail du plan de financement à transmettre au bénéficiaire. Ces éléments complètent les articles 3 et 4 de la décision juridique. Précisions concernant les annexes : - Ce qui correspond à l'annexe 1 était déjà disponible dans la feuille de calcul Instruction. Rappel : si les cellules grisées de l'onglet "REFFinanceur" sont renseignées avant même d'intervenir dans l'onglet "Formules", cela permet d'apporter une aide à la saisie qui doit être réalisée dans l'onglet "Formules". En effet, renseigner les cellules grisées de l'onglet "REFFinanceur" permet de pré-remplir automatiquement plusieurs champs de l'onglet "Formules" relatifs aux assiettes des financeurs. - La feuille de calcul Instruction a été modifiée pour permettre de disposer automatiquement des informations qui doivent figurer dans l'article 4 de la décision juridique (annexe 2). - En fonction de la réponse apportée en cellule D371 de l'onglet "Formules" - réponse à la question "un financeur intervient-il en associé sur le hors assiette PDR?" - les tableaux des annexes 1 et 2 qui concernent le "hors assiette PDR" sont ou non apparents. - Une mise en page est proposée mais il est possible de masquer des lignes qui seraient vides (en particulier dans les tableaux qui récapitulent les dépenses présentées) afin de disposer d'un document plus lisible. VISAS Les références devant figurer sur la convention ou l'arrêté sont à déterminer par le service instructeur pour chaque décision. La version du DRDR à viser est celle validée entre la date de dépôt du dossier et la date de dossier complet. Il est inutile de viser les numéros des engagements comptables dans les visas. Régime d'aide d'etat La référence à intégrer est à déterminer par le service instructeur en fonction du rattachement à un régime d'aide d'etat conformément au PDRH : Si l'aide est rattaché au de minimis ou une aide à finalité régionale : citer la référence du règlement européen et lignes directrices de la commission. Si l'aide est rattaché à un régime d'aide faisant l'objet d'une notification, indiquer la référence du régime d'aide. Toutes les mesures qui entrent dans le champ concurrentiel sont concernées. Résumé des références à indiquer selon le type d'opération : Champ concurrentiel Champ non concurrentiel Article 36 Régime d'aide d'état Taux maximal d'aide publique Pas de régime d'aide à notifier Pas de taux maximal d'aide publique Approbation du PDRH vaut notification du régime d'aide Pas d'application dans le cadre de l'axe 3 45 Version du 23 novembre 2011

46 ARTICLE 1 : OBJET Les financeurs sont mentionnés si la convention est attributive d'aide pour les co-financeurs. Dans le cas contraire indiquer simplement «un concours financier du FEADER est accordé à.». ARTICLE 2 : CALENDRIER DE RÉALISATION DE L'OPÉRATION Sur ce point se référer à la note du 22 juillet 2011 (Bureau du développement rural et des relations avec les collectivités ) Gestion de la fin du programme qui rappelle les dates limites d'engagement (31/12/2013) et de paiement. (31/12/2015) ainsi que les conséquences en termes de calendrier d'instruction des dossiers. NB : la prorogation du délai de commencement / d'achèvement des travaux nécessite un visa du contrôleur général uniquement pour les projets concernés par le décret de 99. Lorsque l'opération est achevée au moment de la signature de la convention/décision : la date limite de fin d'exécution des travaux ainsi que la date limite de paiement ne doivent pas être antérieures à la date de la convention / décision. Article 3 : Nature des dépenses éligibles Se rapportent à cet article les tableaux 1, 2 et 3 de l'annexe 1 Dans le tableau 1 la colonne «nature de la dépense prévisionnelle» est issue des données renseignées par le demandeur dans sa demande d'aide. Cet article a pour objet d'indiquer au MO : - les dépenses qu'il pourra présenter comme dépenses éligibles dans la demande de paiement dans le tableau 1 (règle de 03%) cf article la répartition par poste des dépenses éligibles qu'il devra également respecter en réalisation dans le tableau 2 ( règle des 20%) cf article Version du 23 novembre 2011

47 ARTICLE 4 : SUBVENTIONS MAXIMALES PRÉVISIONNELLES ACCORDÉES SUR ASSIETTE RETENUE AU TITRE DU PDR Se rapportent à cet article les tableaux de l'annexe 2 1 Assiette retenue au titre du PDR... 2 Taux d'aide publique du dossier...% 3 Montant prévisionnel d'aide publique totale (montant de FEADER compris)... 4 Montant prévisionnel de FEADER... Le FEADER est calculé pour chaque dossier à partir de la dépense publique nationale apportée sur l'assiette des dépenses éligibles retenues au titre du PDR, selon un taux de cofinancement fixe de 50% pour l'axe 3. A l'instruction sont établis : un montant prévisionnel d'aide publique (3) (dépense publique nationale + montant de FEADER), un montant prévisionnel de FEADER (4) et le taux d'aide publique du dossier (2) (montant prévisionnel d'aide publique totale apportées sur l'assiette retenue au titre du PDR / assiette retenue au titre du PDR). L'indication de la dépense publique nationale appelant du FEADER et de la dépense publique nationale n'appelant pas de FEADER sur l'assiette éligible au titre du PDR (top up) apparaît en annexe 2 de l'engagement juridique. A la réalisation, le montant de la dépense publique nationale est calculé sur la base du taux d'intervention du financeur sur le poste * le montant de dépenses éligibles au PDR retenues à la réalisation sur le poste. Les taux d'intervention des financeurs par poste permettent de calculer ce que chaque financeur devrait payer au vu de la réalisation. Le FEADER est ensuite calculé en contrepartie de ces financeurs nationaux dans le respect des proportions du plan de financement. Si un financeur national a payé plus que ce que l'on a calculé qu'il devrait payer au vu de la réalisation, un ajustement du plan de financement est nécessaire (possible uniquement à la dernière demande de paiement) notamment en recalculant le FEADER. Le taux d'aide publique du dossier (2) est un maximum, il ne doit pas être dépassé. Note Dans le cas où les financeurs interviennent sur des assiettes différentes ou ont des taux d'intervention par poste différenciés, alors le taux d'aide calculé pour un dossier à la réalisation peut être inférieur au taux d'aide publique du dossier constaté à l'instruction. ARTICLE 05 Un avenant doit emprunter la même forme (arrêté ou convention) que la décision initiale. Un avenant ne doit pas être réalisé systématiquement. Dans certains cas, une simple information du demandeur est suffisante, notamment en cas de sous réalisation (conserver une copie dans le dossier papier). ARTICLE 06 Dans le cas où le DRDR fixe des règles spécifiques, l'engagement juridique mentionnera ces règles spécifiques dans les engagements, le DRDR n'étant pas un document opposable ( exemple : label tourisme et handicap au titre de la mesure 313). ARTICLE 08 Dans le cas où le dépassement des postes de dépenses n'est pas inscrit dans la décision juridique, il n'y a pas de dépassement possible et le plafond par poste indiqué dans la décision juridique devient limitatif. Il faut donc veiller à inscrire le dépassement possible dans la décision juridique. 47 Version du 23 novembre 2011

48 Notification de la décision juridique La décision/convention est transmise au bénéficiaire avec le courrier dont le modèle correspondant est disponible dans le manuel de procédure Modèle de lettre de demande de signature par l'usager de la décision juridique. La demande de paiement et sa notice sont transmises en même temps que l'engagement juridique. Le service instructeur doit remplir un certain nombre de cadres réservés à l'administration (sur le formulaire comme sur les annexes) avant de le fournir au bénéficiaire. Dans le cas d'une convention, c'est toujours le maître d'ouvrage qui signe en premier lieu. Un seul exemplaire de décision juridique est édité par le service instructeur. Après envoi de la convention signée par le bénéficiaire au service instructeur, une copie lui est transmise. L'original de la décision juridique est conservé par le service instructeur. Une copie de la décision juridique est transmise à l'asp. Modification de la décision juridique Le guichet unique peut être amené à prendre une nouvelle décision juridique, notamment dans les cas ciaprès. La nouvelle décision fait systématiquement référence à la première décision juridique, elle est motivée et notifiée à l usager. Changement de demandeur : Lorsque le bénéficiaire change de nature juridique (et à condition que cette nouvelle structure soit éligible à l aide) : la décision juridique modificative mentionne la nouvelle identité du bénéficiaire. Le dossier devra donc être rattaché, dans OSIRIS, au nouveau bénéficiaire. Demande de prorogation du délai de commencement ou d'achèvement de l'opération Lorsque le bénéficiaire demande une prolongation du délai de commencement ou d achèvement de l opération le modèle du tome 3 du manuel sera utilisé. Ce type de demande est exceptionnel et doit être réservé à des cas très particuliers et en règle générale indépendants de la volonté du bénéficiaire. Les difficultés de financement ne sont pas un motif recevable. Modification substantielle du projet Lorsque le bénéficiaire révise son projet en cours d engagement, il peut être nécessaire de revoir à la baisse le montant prévisionnel de subvention accordée. Après analyse de ces modifications (vérification de l éligibilité du nouveau projet), le guichet unique pourra établir une décision modificative (un désengagement comptable partiel sera alors nécessaire). Dans certains cas, une demande de reversement pourra être émise (voir fiche n 10 - tome 2 correspondante). Dans le cadre d'une sous réalisation n'impactant pas l'économie générale du projet (l'engagement juridique étant fondé sur des données prévisionnelles) il n'y aura pas d'avenant à réaliser. Si c'est la nature même du projet qui est modifié, dans ce cas là un avenant devra être effectué. Modification du projet amenant à une majoration de l'aide Cette situation peut survenir en cas d'erreur du calcul de l aide par l administration, ou en cas de redimensionnement du projet. Le guichet unique ré-instruit et re-calcule alors l aide à laquelle l usager peut prétendre. Annulation de la décision juridique Le guichet unique peut également prendre une décision d annulation, ou bien demander le reversement de tout ou partie de l aide en produisant une décision de déchéance, notamment dans les cas suivants : Non respect des engagements Le non respect partiel ou total des engagements entraîne une décision de déchéance avec, le cas échéant, demande de reversement. Renoncement du bénéficiaire 48 Version du 23 novembre 2011

49 Le bénéficiaire peut renoncer à son projet avant tout versement de subvention parce qu il considère que l aide accordée ne lui permet pas de poursuivre son projet, ou parce que sa demande de révision lui a été refusée. Il peut également renoncer à l aide parce que les délais de début ou fin d exécution sont dépassés (ce cas devrait rester exceptionnel car la notice accompagnant le formulaire de demande d aide permet à l usager d identifier les principales contraintes de début ou de fin d exécution). Pour les éventuelles demandes de reversement, se reporter à la fiche n 10 du présent tome 2. Recours contre les décisions juridiques Les lettres de rejet de la demande d aide ou de déchéance ou encore de demande de reversement partiel doivent impérativement indiquer les recours possibles et leurs délais ainsi que les motifs. - Recours gracieux et hiérarchiques Ces types de recours peuvent s'exercer dans un délai de 2 mois, à compter de la notification de la décision juridique. Le recours sera gracieux si le bénéficiaire l'exerce auprès de l'autorité qui a pris la décision. Le recours sera hiérarchique si le bénéficiaire l'exerce auprès du supérieur hiérarchique de l'autorité qui a pris la décision. Dans les deux cas, l absence de réponse dans le délai de deux mois vaut rejet implicite. - Recours contentieux Ce recours peut être exercé devant le tribunal administratif de (à vérifier et compléter), dans un délai de 2 mois à compter : 1 de la notification de la décision juridique 2 de la réponse ou du rejet implicite de l'autorité compétente en cas de recours gracieux ou hiérarchique. Pour la prise en compte de ces modifications dans OSIRIS, consulter la note onglet «Décision», point 3 «Modification du dossier» ( décision modificative avec ou sans instruction). D) Saisie de l'onglet «Décision» = seront saisies dans cet écran toutes les informations relatives aux différents comités consultatifs (et pas uniquement les informations concernant le comité de programmation) = engagement comptable à réaliser sur les enveloppes financières d'autorisation d'engagement créées via le module "enveloppes" d'osiris Compléter par le type de décision juridique (arrêté ou convention) et la date de cette décision attributive. Permettra, à terme, d'éditer automatiquement une convention ou un arrêté attributif de subvention. 49 Version du 23 novembre 2011

50 Dispositif 321 Saisie du sous-onglet Nouveaux Défis dans l'onglet Décision Dans ce sous-onglet, le service instructeur identifie les dossiers financés dans le cadre de l'appel à projets national NTIC, en utilisant l'occurrence "Infrastructures TIC". Dispositifs 311, 312, 313, 323D, 323E, 331, 341A, 341B : Saisie du sous-onglet Filière dans l'onglet Décision Le service instructeur doit veiller à compléter cet onglet pour les mesures qui ont été dotées en Feader suite à la réforme de l'ocm viti-vinicole. Se référer à la note DGPAAT "Suivi de l'utilisation du FEADER issu de la réforme de l'ocm vitivinicole" du 26 octobre 2010 diffusée par le BDRRC. 50 Version du 23 novembre 2011

51 E) PROROGATION OU SUSPENSION DU DÉLAI DE 6 MOIS (UNIQUEMENT DANS LE CADRE DU DÉCRET N 99_1060) Pour les projets relevant du décret n modifié, le service instructeur dispose d un délai maximum de 6 mois après avoir accusé réception du dossier complet de demande d aide pour établir la décision juridique attributive. Après ce délai, la demande est rejetée implicitement. Le délai de 6 mois peut être suspendu, dans le seul cas où l attribution de la subvention est subordonnée à la consultation d autorités extérieures à l Etat (commission européenne notamment). Le guichet unique établira une décision de suspension du délai de rejet implicite des demandes de subvention d investissement «suspension du délai de 6 mois», permettant d assurer la traçabilité de cette opération. Un courrier sera également transmis à l usager pour l informer de la suspension. Après réponse de l organisme consulté, le délai de 6 mois reprend : - Si la réponse de l organisme consulté est négative, le bénéficiaire reçoit une lettre de rejet - Sinon, le bénéficiaire reçoit la décision juridique attributive de subvention. - Dans le cas où le délai de 6 mois serait tout de même dépassé, après cette période de suspension, une lettre de rejet sera envoyée à l usager. Le délai de 6 mois peut être prorogé. Pour cela, il est indispensable que le demandeur ait respecté les conditions de commencement d exécution qui lui auront été notifiées, et que la prorogation de délai soit dûment justifiée par le service instructeur. La décision de prorogation doit être visée du contrôleur général de l'asp (les critères retenus par l'asp pour accorder une prorogation seront à préciser) et doit intervenir avant la fin du délai de 6 mois, sans quoi les subventions concernant le dossier en question pourraient ne pas être versées. La décision de proroger le délai est notifiée au demandeur. 51 Version du 23 novembre 2011

52 6- RECEPTIONNER ET INSTRUIRE LA DEMANDE DE PAIEMENT Cette étape relève du guichet unique. Les vérifications effectuées dans le cadre de la demande de paiement par le service instructeur donnent lieu également à une vérification dans le cadre des contrôles de l'organisme payeur (contrôles OP et contrôles de conformité). A) DESCRIPTION DE LA PROCÉDURE Le contrôle administratif est obligatoire à chaque demande de paiement. Il s'agit de : - Vérifier la bonne réalisation de l'opération sur l'assiette retenue au PDR sur la base des documents et pièces justificatives présentées par le demandeur ; - Le cas échéant, effectuer une visite sur place ; - Arrêter le montant de l'aide à payer. A l'issue de ces vérifications, le service instructeur certifie la dépense et demande la liquidation de la subvention FEADER. La base règlementaire de ces vérifications est notamment l'article 24 du Règlement (CE) n 65/2011 du 27/01/2011 portant modalités d'application du règlement (CE) n 1698/2005 du Conseil en ce qui concerne l'application de procédures de contrôle et de conditionnalité pour les mesures de soutien au développement rural ; 3. Les contrôles administratifs sur les demandes de paiement comprendront notamment, et pour autant que cela soit approprié pour la demande en question, une vérification: a) sur la fourniture des produits et services faisant l objet du cofinancement; b) sur la réalité des dépenses déclarées; c) sur l opération achevée en la comparant à l opération pour laquelle l aide a été soumise et accordée. 4. Les contrôles administratifs concernant les opérations d'investissement comportent au moins une visite sur les lieux de l opération subventionnée ou sur le site de l investissement pour vérifier la réalité de l'investissement. Les États membres peuvent cependant décider de ne pas effectuer ces visites pour les investissements moins importants ou lorsqu ils jugent peu probable que les conditions requises pour l octroi de l aide ne soient pas remplies ou que la réalité de l investissement n ait pas été respectée. Cette décision et sa justification sont enregistrées. 5. Les paiements effectués par les bénéficiaires sont attestés par des factures et des preuves de paiement. Lorsque cela n est pas possible, les paiements sont accompagnés de pièces de valeur probante équivalente. 6. Les contrôles administratifs comportent des procédures permettant d éviter un double financement irrégulier par d autres régimes communautaires ou nationaux et d autres périodes de programmation. Lorsqu'il existe des financements d'autres sources, ces contrôles assureront que l'aide totale reçue ne dépasse pas les plafonds maximum autorisés. 52 Version du 23 novembre 2011

53 B) Réception de la demande de paiement Le formulaire de demande de paiement permet à l usager de constituer son dossier unique de demande de paiement, qui sera transmis en un seul exemplaire au guichet unique, quel que soit le nombre de financeurs. Le bénéficiaire peut demander en cours de réalisation des travaux des acomptes sur la base des factures acquittées ; ces acomptes ne peuvent dépasser 80% du montant de l aide prévue par la décision d attribution. Le service instructeur détermine le nombre d'acomptes dans l'engagement juridique. Il faut s'assurer de la présence des pièces nécessaires dans le dossier de demande de paiement (cf formulaire de demande de paiement liste des pièces justificatives) Date et signature du porteur de projet sur le formulaire de demande de paiement Présence des annexes nécessaires et signature des annexes Avis de publication de l'appel d'offres Tout document demandé dans la décision juridique (compte rendu d'activité, bilan etc...) Preuve de la publicité pour les dossiers supérieurs à euros Indicateurs de réalisation pour la dernière demande de paiement 53 Version du 23 novembre 2011

54 Tableau des pièces justificatives à apporter à la demande de paiement Catégorie de dépense Pièces justificatives Dépenses faisant l objet d une facturation prestation de service (dont prestations immatérielles) achats/investissements Copie des factures acquittées : les factures devront obligatoirement comporter la mention «facture acquittée par chèque endossé le / /» (ou par virement le / / )». Cette mention sera portée par le fournisseur, qui signera et apposera le cachet de sa société. Lorsque les factures présentées ne sont pas toutes acquittées par le fournisseur, l état récapitulatif des dépenses doit être certifié par le commissaire aux comptes, l expert comptable ou par le comptable public, ou bien il doit être produit à l appui de la demande de paiement, une copie des relevés bancaires correspondants. Dans le cas où l opération est soumise au respect de la réglementation relative aux marchés publics Avis de publication de l'appel d'offres Ou tout élément attestant du respect de l obligation de publicité Dépenses de personnel Bulletins de salaires, journal de paie ou déclaration annuelle des données sociales (DADS) Si les frais de déplacement sont remboursés au salarié : copie de l état de frais certifié payé par le comptable (ou pièce équivalente) ; si le remboursement de frais est basé sur des forfaits (repas, nuitées, frais kilométriques) : copie de la convention collective ou du document fixant ces forfaits ou barèmes Frais de déplacement Si les frais de déplacement sont payés sur factures : copie des factures acquittées (cf. dépenses faisant l objet d une facturation) Si les frais de déplacement correspondent à l utilisation d un véhicule de service : copie de la carte grise du véhicule, justificatif des distances parcourues, et justification du forfait kilométrique utilisé par la structure Contribution en nature, selon les cas Terrain, biens immeubles, fournitures et matières premières : aucune justification supplémentaire par rapport à celle fournie avec la demande d aide Bénévolat, activité professionnelle et activité de recherche : déclaration du nombre d heures réalisées dans l annexe 3 du formulaire de demande de paiement 54 Version du 23 novembre 2011

55 C) Contrôle de la demande de paiement 1) Sous onglet date de réalisation Il faut s'assurer qu'il n'y a pas de début d'opération avant la date de début d'éligibilité des dépenses telle qu'elle figure dans l'engagement juridique. En cas de début de réalisation antérieure à la date de début d'éligibilité des dépenses, il est rappelé que c'est l'ensemble du projet qui devient inéligible. Sauf dans le cas des études préalables qui peuvent être antérieures à la date de début d'éligibilité des dépenses. L'information «date de début d'exécution de l'opération» est saisie à partir du formulaire de demande de paiement. Article 1-II-b du décret éligibilité des dépenses Date de fin d'éligibilité des dépenses (décision juridique) Les dépenses acquittées après la date de fin d'éligibilité des dépenses sont inéligibles. Date de fin d'exécution de l'opération Cette information est saisie à partir du formulaire de la dernière demande de paiement. Date de la demande de paiement. Il faut s'assurer que la date de dépôt de la demande de paiement intervient bien dans les délais prévus par l'engagement juridique. Dans le cas contraire la décision juridique d'attribution de l'aide devient caduque ( sauf cas particuliers justifiés et notifiés au guichet unique avant la date limite). 2) Saisie des dépenses présentées dans la demande de paiement Le service instructeur vérifie l'éligibilité des dépenses par rapport au prévisionnel (hors plafond ou taux de financement) au regard des dates d'éligibilité des dépenses et de la conformité des dépenses. Une dépense éligible est une dépense éligible à un dispositif du PDR (susceptible d'appeler du FEADER) justifiée par une pièce probante et validée par le service instructeur. Il faut vérifier qu'à chaque dépense présentée dans les annexes de la demande de paiement correspond le justificatif ad hoc joint à la demande de paiement. Les dépenses présentées sont saisies dans les écrans d' OSIRIS. L'ensemble des dépenses présentées par le bénéficiaire dans sa demande de paiement doivent être saisis dans OSIRIS (calcul le cas échéant de la règle des 3%). Le bénéficiaire encourt des sanctions s'il présente, au moment de sa demande de paiement, des dépenses qui ne sont pas éligibles. Le [guichet unique] détermine : 55 Version du 23 novembre 2011

56 Le montant de l'aide payable au bénéficiaire sur la base du formulaire de demande de paiement (1) Le montant de l'aide payable au bénéficiaire, après vérification de l'éligibilité de la demande de paiement (2) Si le montant (1) dépasse le montant (2) de plus de 3% [(1)> (2)x1,03], alors, le montant qui sera effectivement versé sera égal à (2)-[(1)-(2)]. Les dépenses sur factures (annexe 1 de la demande de paiement) Article 5 du décret éligibilité des dépenses -Acquittement des factures Seront considérées comme des dépenses réelles justifiées par le bénéficiaire les paiements justifiés par des factures acquittées ou par des factures auxquelles sont jointes des pièces permettant de vérifier le paiement effectif aux créanciers ou par des pièces comptables équivalentes. Pour être acquittée, une facture doit porter la mention «acquittée le» et porter le mode de règlement et la référence du règlement : - Soit ces éléments sont attestés sur la facture par le fournisseur ou constructeur qui mentionne obligatoirement le moyen de paiement, la date effective du paiement (endossement du chèque par exemple), ainsi que la signature et le cachet du fournisseur. - Soit les factures sont accompagnées d'une copie des relevés de compte bancaire prouvant les débits correspondants. - Soit les factures sont accompagnées d un état récapitulatif des factures avec mention «acquittée» signé par le comptable public pour un bénéficiaire public, ou par l expert comptable pour un bénéficiaire privé. 56 Version du 23 novembre 2011

57 - Les factures doivent comporter les mentions suivantes nom complet et adresse du fournisseur numéro de la TVA intracommunautaire du fournisseur pour les ventes nationales, du fournisseur et de l'acquéreur pour l'intracommunautaire date de délivrance de la facture numéro séquentiel identifiant la facture de façon unique quantité et nature des biens délivrés ou étendue des services rendus prix unitaire HT de chaque produit et taux de TVA par produit total HT des produits soumis au même taux de TVA/montant total HT, TVA et TTC le cas échéant : rabais, ristournes acquis et chiffrables Les dépenses de personnel (annexe 2 de la demande de paiement) Article 5-III du décret d'éligibilité des dépenses «les dépenses de rémunération supportées par le bénéficiaire, nécessaires à la réalisation de l'opération et comportant un lien démontré avec celle-ci, sont éligibles. Elles sont justifiées par des bulletins de salaire, le journal de paie ou la déclaration annuelle des données sociales (DADS). Sont compris dans les dépenses de rémunération les salaires et les charges liées (cotisations sociales, patronales et salariales) ainsi que les traitements accessoires prévus par les conventions collectives ou un contrat de travail. Ces dépenses sont proportionnées au temps effectivement consacré par les salariés à la réalisation de l'opération. Elles sont justifiées par l'enregistrement du temps de travail consacré à l'opération. Sont exclues les jours de formation, sauf s'ils ont un lien direct avec l'opération, ainsi que les congés de maladie». La vérification est effectuée soit par la fourniture des bulletins de salaire de la période ou de la DADS. 57 Version du 23 novembre 2011

58 Frais de déplacement formation de formateurs Sont éligibles les frais d'hébergement, de repas, de déplacement dans la mesure où il y a un lien direct avec l'opération. Deux cas de figure à distinguer pour les véhicules : véhicule appartenant au MO ou véhicule appartenant au personnel - Il faut privilégier le barème national des services fiscaux (forfaits de remboursement en vigueur chez le MO possibles) - Il faut disposer d un document reprenant, pour chaque déplacement ou chaque groupe de déplacements, le type de voiture utilisée, la destination, la date, l objet du déplacement et le nombre de km parcourus, signé par le représentant légal de la structure Dans le cas d'une location d un véhicule, se baser uniquement sur la facture. Frais de personnel formation de formateurs - Justification par des bulletins de salaires, journal de paye ou DADS - Prise en compte du salaire brut chargé - Proratisation le cas échéant (règle générale : 210 jours travaillés dans l année) - Possibilité de prise en compte des traitements accessoires prévus dans le contrat de travail ou dans les conventions collectives - Éligibilité sous conditions des jours / périodes de formation - Traçage du temps signé par le représentant légal et réalisé par agent concerné (obligatoire si pas affecté à temps complet) Ne sont pas considérés comme des dépenses éligibles : - médecine du travail, - comité d entreprise et avantages sociaux, - plans d épargne entreprise, - jours de formations non liés à l opération, - journées maladie 58 Version du 23 novembre 2011

59 Les apports en nature (annexe 3 de la demande de paiement) formation de formateurs Ce sont les contributions en nature du MAITRE D OUVRAGE - Apport de terrains, biens immeubles, équipements ou matériaux - Bénévolat, activité de recherche, professionnelle Pour les apports de terrain et biens immeubles, la valeur doit être certifiée par un expert indépendant ou un organisme agréé. Pour les contributions en nature avec du temps passé, traçabilité du temps signée à fournir à la demande de paiement. Les recettes (annexe 4 de la demande de paiement) Article 7 du décret éligibilité des dépenses formation de formateurs Les recettes générées avant la date d achèvement de l opération fixée dans la décision juridique doivent être prises en compte dans le plan de financement si l opération n est pas concernée par le champ concurrentiel, Il s agit de : - Ventes ou locations, - Services, - Droits d inscription, 59 Version du 23 novembre 2011

60 - Autres ressources équivalentes Elles ne sont pas prises en compte lorsque le MO exerce une activité économique qui entre dans le champ concurrentiel (le taux maximum d aide publique en tient compte, opération sous un cadre de régime d aide). Rappel des 3 règles de la circulaire du 19/04/2010 : -Les recettes doivent être déduites de l assiette retenue au PDR -Les recettes doivent être intégrées dans le plan de financement. Les aides publiques ne peuvent dépasser l assiette retenue au PDR moins les recettes -Le taux d aide publique de la décision juridique doit être respecté sur l assiette retenue au PDR sans déduction des recettes 60 Version du 23 novembre 2011

61 D) CALCULER LE MONTANT À PAYER Se référer impérativement aux documents suivants pour cette partie : Circulaire du 19 avril 2010 règles transversales pour la construction des plans de financement des opérations aidées au titre des programmes de développement rural pour les mesures hors aides à la surfaces (point 6.2 et 6.3 notamment). Note technique relative à l'utilisation de la feuille de calcul réalisation du 12 juillet 2010 Note onglet réalisation OSIRIS version du 28 novembre 2008 E) VÉRIFICATION DU SERVICE FAIT 1) Sous onglet «Pièces complémentaires» Ce point est variable selon les dispositifs ou les projets Pour les marchés publics concernant des structures publiques : avis de publication de l'appel d'offres le cas échéant. 2) Sous onglet «Vérification de l'éligibilité» Preuve du respect de l engagement de faire la publicité de la participation communautaire (ex : photos) rappel : ces obligations sont décrites dans la Circulaire sur la communication dans le cadre des programmes de développement rural DGPAAT/SDRRC C du 12 mai ) Sous onglet «Indicateurs de réalisation» Selon les indicateurs renseignés par le bénéficiaire dans la demande de paiement. Il faut veiller à la cohérence de ces indicateurs avec les éléments de la demande d'aide. 4) Sous onglet «Validation du service fait» Il s'agit des éléments relatifs à la visite sur place qui fait partie intégrante de la vérification du service fait. La visite sur place concerne les projets comprenant des investissements matériels ou des travaux. Pour les modalités de sélection des dossiers en visites sur place pour l'axe 3 tronc commun, se reporter la note du 27 janvier Il est rappelé que la visite sur place doit impérativement faire l'objet d'un rapport dont le modèle est fourni dans la Note de service DGPAAT/SDG/N du 09 décembre 2008 relative aux contrôles administratifs (visites sur place, contrôles croisés et application du principe de réduction) et contrôles croisés réalisés au cours des contrôles sur place ex post pour les dossiers des mesures du Règlement de Développement Rural (programmation ) hors mesures d'aides liées à la surface. Pour les dossiers pour lesquels il n'y a pas de visite sur place réalisée, la justification doit en être tracée dans le dossier. Note : un écran spécifique sera intégré dans les outils OSIRIS. 61 Version du 23 novembre 2011

62 F) CERTIFICATION Une fois le calcul de l'aide réalisée et les pièces complémentaires vérifiées, le montant de dépense éligible peut être certifié. Note onglet Réalisation G) S'ASSURER DU PAIEMENT EFFECTIF DES CONTREPARTIES NATIONALES (PAIEMENTS EXTERNES) - Paiement associé En cas de paiement associé : lorsque le partenaire financier l exige, l'autorisation de paiement ne peut être transmise par le guichet unique à l organisme payeur qu après l accord formel du partenaire. - Paiement dissocié L'autorisation de paiement du FEADER ne peut être transmise par le guichet unique qu après avoir reçu la preuve du paiement effectif des parts nationales par les partenaires financiers (document certifié par leur comptable). note méthodologique n 10 du 8 décembre 2010 mise en œuvre du paiement dissocié dans le cadre des PDR et addendum du 20 juillet 2011 Dès lors que le montant de l aide à payer a été établi par le service instructeur, celui-ci renseigne le cas échéant le sous-onglet «Paiements externes» pour indiquer le montant payé par les financeurs intervenant en dissocié (ainsi que la part d autofinancement d un maître d ouvrage public appelant une contrepartie FEADER si nécessaire) et renseigne le sous-onglet «Autorisation de paiement» avec les montants à mettre à en paiement par l ASP. Remarque : en cas de sous-réalisation, il est possible que le cofinanceur ait maintenu sa participation initialement prévue dans la décision juridique. Il convient alors de réduire le montant FEADER afin de l'ajuster au Taux d'aide publique fixé dans l'engagement juridique. 62 Version du 23 novembre 2011

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