RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA CONFÉRENCE GÉNÉRALE

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1 RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA CONFÉRENCE GÉNÉRALE Conférence régionale des recteurs des universités membres de l'agence universitaire de la Francophonie en Asie-Pacifique Présentation Projet de règlement intérieur de la Conférence générale Par référence à l'article 26 des statuts de la Conférence régionale des recteurs des universités membres de l'agence universitaire de la Francophonie en Asie-Pacifique, la conférence générale adopte à la majorité des membres présents son règlement intérieur. Titre I : Conférence générale Article 1 : Attributions de la conférence générale Titre II : Participants aux sessions de la conférence générale Article 2 : Membres statutaires Article 3 : Membres non statutaires Titre III : Organisation des sessions de la conférence générale Article 4 : Sessions de la conférence générale Article 5 : Travaux de la conférence générale Article 6 : Modalités de participation aux travaux Article 7 : Ressources financières Titre IV : Président Article 8 : Attributions du président Article 9 : Exercice du mandat de président Titre V : Bureau de la conférence générale Article 10 : Attributions du bureau Article 11 : Réunions du bureau Titre VI : Élections au sein de la conférence générale et modes de scrutin Article 12 : Procédures préliminaires aux élections des membres du bureau de la conférence générale Article 13 : Élection du président Article 14 : Élection des vice-présidents Article 15 : Élection des autres membres du bureau Titre VII : Propositions d'amendement des statuts et du règlement intérieur Article 16 : Propositions d'amendement des statuts de l Association Article 17 : Propositions d'amendement du règlement intérieur de la conférence générale Titre VIII : Propositions de dissolution de l Association Titre IX : Siège de l'association

2 TITRE I TITRE III 2 Conférence générale Article 1 : Attributions de la conférence générale La conférence générale est l'organe suprême de l'association. Ses attributions sont les suivantes : - définir la politique générale et les grandes orientations de la Conférence régionale des recteurs des universités membres de l'agence universitaire de la Francophonie en Asie-Pacifique, notamment en tenant compte des priorités de la programmation quadriennale de l'agence universitaire de la Francophonie et de la politique associative sur laquelle elle s'appuie ; - approuver le plan d'action et ses perspectives suivant une périodicité à définir par la conférence générale ; - approuver le rapport d activité du bureau depuis la conférence générale précédente ; - élire son bureau selon les dispositions des statuts. TITRE II Participants aux sessions de la conférence générale Article 2 : Membres statutaires Peuvent être admis en qualité de membres statutaires de la Conférence régionale, les établissements titulaires et associés de l'agence universitaire de la Francophonie de la région Asie-Pacifique, suivant les conditions définies à l'article 9 des statuts. Lorsqu un membre a cessé de payer sa cotisation pendant plus de deux années consécutives, sans réponse après deux mises en demeure, il est considéré comme démissionnaire. Il ne peut plus être représenté à la Il appartient au bureau, dans des circonstances exceptionnelles laissées à son appréciation, de suspendre l application de cette mesure, sous réserve de solliciter l approbation de la conférence générale lors de sa réunion ordinaire suivante. Article 3 : Membres non statutaires Sont invitées à la conférence générale, les personnalités de la région Asie-Pacifique qui siègent dans les différents organes de l'agence universitaire de la Francophonie : conseil d administration, conseil scientifique et conseil associatif. À ce titre, ces personnalités participent aux travaux de la conférence à travers des avis consultatifs. En fonction de l'ordre du jour de la conférence générale, le président peut inviter des observateurs qui assistent aux réunions, sans voix consultative. Organisation des sessions de la conférence générale Article 4 : Sessions de la conférence générale La conférence générale se réunit en session ordinaire tous les deux (2) ans, sur convocation de son président et selon des modalités fixées dans les statuts et précisées dans le présent règlement. La convocation à la conférence générale est transmise, au plus tard, deux (2) mois avant la date de réunion de la La conférence générale peut être convoquée en session extraordinaire par son président à la demande des deux tiers (2/3) au moins de ses membres statutaires. Cette convocation est transmise, au plus tard, deux (2) mois avant la date de réunion de la Article 5 : Travaux de la conférence générale Le déroulement des travaux de la conférence générale s'effectue, notamment, selon les points suivants : - adoption d'un plan d'action et des perceptives au service de la politique associative de la Conférence régionale des recteurs des universités membres de l'agence universitaire de la Francophonie en Asie-Pacifique ; - adoption du rapport d activités de l exercice écoulé ; - adoption des modifications statutaires, le cas échéant ; - adoption des modifications du règlement intérieur, le cas échéant. Le projet d'ordre du jour est défini par le président en concertation avec les membres du bureau. Il est transmis au moins un (1) mois avant la date de réunion de la Les décisions de la conférence générale ne sont valables que si la moitié au moins des membres à jour de leur cotisation participent aux votes. Article 6 : Modalités de participation aux travaux Les recteurs des universités, les directeurs des institutions et les chefs des établissements membres de la conférence générale participent en personne aux travaux de la Ils peuvent se faire représenter à ces réunions par une personne francophone dûment mandatée par lettre adressée au président de la Conférence générale. Les membres statutaire de la Conférence régionale participent à ses travaux avec voix délibérative et droit de vote, sous réserve des dispositions définies dans les statuts. Sauf disposition contraire, les décisions de la conférence générale sont votées à la majorité des voix exprimées. Chaque membre exprime un seul suffrage par la voix de son représentant dûment autorisé.

3 3 Article 7 : Ressources financières La conférence générale assure son financement par des ressources diverses. Celles-ci comprennent, entre autres, les cotisations des membres statutaires. Ces membres versent une cotisation dont le montant est fixé par la La conférence générale délègue au bureau le soin d'entreprendre toutes les démarches requises pour la collecte de fonds, notamment des subventions gouvernementales, des subventions d organismes nationaux et internationaux, des contributions du secteur privé. Ces subventions faites à la Conférence régionale des recteurs des universités membres de l'agence universitaire de la Francophonie en Asie-Pacifique ne peuvent être acceptées qu en l absence de toutes sujétions ou conditions incompatibles avec les statuts et les objectifs de la Conférence régionale. TITRE IV Président Article 8 : Attributions du président Le président est élu pour quatre (4) ans par la conférence générale, et représente celle-ci. Il préside la conférence générale et son bureau. À l issue de son mandat, il peut être invité au nouveau bureau pour la durée du mandat de celui-ci, avec voix consultative. Article 9 : Exercice du mandat de président Au cas où le président se trouverait définitivement empêché d exercer son mandat, il serait remplacé par le vice-président doyen d âge des vice-présidents. Le président de la conférence générale peut être remplacé temporairement dans les mêmes conditions. TITRE V Bureau de la conférence générale Article 10 : Attributions du bureau La conférence générale élit un bureau dont les attributions sont définies dans les statuts et précisées dans le présent règlement intérieur. La direction régionale de l'agence universitaire de la Francophonie participe de droit aux réunions du bureau avec voix délibérative. Un secrétariat permanent assure la coordination et le suivi du plan d'action et des résultats de sa mise en œuvre. Le bureau exerce les pouvoirs de la conférence générale pour les questions dont le traitement lui est délégué, et fait rapport de son activité à chaque session de la Dans les domaines non couverts par une délégation, il prend les mesures requises par l urgence, sujettes à validation a posteriori par la conférence générale lors de sa réunion suivante. Le bureau peut constituer, en fonction de la politique générale et les grandes orientations de la conférence générale, des comités et groupes de travail, dont il fixe les attributions. Dans l exercice de son mandat, le président peut donner délégation à un membre du bureau. Sont invitées de droit au bureau de la conférence générale, avec voix consultative, les personnalités de la région Asie-Pacifique qui siègent dans les différents organes de l'agence universitaire de la Francophonie : conseil d administration, conseil scientifique et conseil associatif. En fonction de l'ordre du jour du bureau, le président de la conférence générale peut inviter des observateurs qui assistent aux réunions, sans voix consultative. Article 11 : Réunions du bureau Le bureau se réunit au moins deux (2) fois par an en session ordinaire sur convocation de son président. L'une de deux (2) réunions doit se dérouler lors de la Il peut être convoqué pour des sessions extraordinaires dans les mêmes conditions ou à la demande écrite de deux tiers de ses membres. Le projet d'ordre du jour est défini par le président en concertation avec les membres du bureau. Il est transmis au moins deux (2) mois avant la date de réunion du bureau. TITRE VI Élections au sein de la conférence générale et modes de scrutin Lors d'une conférence générale à l'occasion de laquelle des élections sont programmées, cette conférence est présidée par le président sortant de la Article 12 : Procédures préliminaires aux élections des membres du bureau de la conférence générale Un appel à candidatures est lancé auprès des membres de la de Conférence régionale des recteurs des universités membres de l'agence universitaire de la Francophonie en Asie-Pacifique au moins deux (2) mois avant la date de réunion de la la conférence générale. La clôture de l'appel à candidatures est fixée trois (3) jours avant la date de réunion de la Chaque candidat déclaré doit fournir une biographie et un argumentaire qui seront diffusés aux membres de la Conférence régionale des recteurs des universités membres de l'agence universitaire de la Francophonie en Asie-Pacifique avant l'élection.

4 4 Les listes sont établies par le bureau de la conférence générale : - liste des candidats à la présidence ; - liste des candidats aux vice-présidences ; - liste des autres candidats au bureau. Les candidats doivent être francophones, recteur(s), président(s) ou directeur(s) d'un établissement membre ou être inscrits à la conférence générale comme représentants de leur établissement dûment mandatée par lettre adressée au président de la Seules les candidatures des représentants dûment mandatés sont enregistrées sur les listes pour être soumises aux votes de la Les élections ont lieu, en présence des candidats, après la communication à la conférence générale des listes de candidatures validées par le bureau sortant. La composition du bureau est guidée par un souci de représentation des différentes entités géographiques de la région Asie-Pacifique. Article 13 : Élection du président En cas de pluralité de candidats à la présidence, la candidature qui obtient le plus de voix est retenue. Le président élu prend aussitôt la présidence de la Il est le garant du bon déroulement des élections des vice-présidents et des autres membres du bureau dans le respect des règles de procédure. Article 14 : Élection des vice-présidents En cas de pluralité de candidats supérieure à deux (2) pour la vice-présidence, les deux (2) candidatures ayant le plus de voix sont retenues. Article 15 : Élection des autres membres du bureau En cas de pluralité de candidats supérieure à quatre (4), les quatre (4) candidatures ayant le plus de voix sont retenues. La première réunion du bureau nouvellement constitué se tient à la suite de l élection. TITRE VII Proposition d'amendement des statuts et du règlement intérieur Article 16 : Proposition d'amendement des statuts de l'association Les statuts peuvent être amendés à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents : Les propositions d'amendement des statuts relèvent : - soit de l initiative du bureau qui doit les adopter à la majorité des trois quarts (3/4), puis les communiquer aux membres de la Conférence générale au moins deux (2) mois avant la date de réunion de la conférence générale ; - soit de l initiative des deux tiers (2/3) des membres de la conférence générale, auquel cas elles doivent être adressées au bureau au moins trois (3) mois avant la date de réunion de la Le bureau doit les communiquer aux membres de la conférence générale au moins deux (2) mois avant la réunion. La conférence générale délibère souverainement sur les articles ou parties d articles ainsi soumis à modification. Les amendements adoptés par la conférence générale entrent immédiatement en vigueur, sauf décision différente de la conférence générale. Article 17 : Propositions d'amendement du règlement intérieur de la conférence générale Le règlement intérieur peut être amendé par la conférence générale à la majorité des membres présents. Les propositions d'amendement du règlement intérieur relèvent : - soit de l initiative du bureau qui doit les adopter à la majorité des trois quarts (3/4), puis les communiquer aux membres au moins deux (2) mois avant la date de réunion de la conférence générale ; - soit de l initiative des deux tiers (2/3) des membres de la conférence générale, auquel cas elles doivent être adressées au bureau au moins trois (3) mois avant la date de réunion de la Le bureau doit les communiquer aux membres de la conférence générale au moins deux (2) mois avant la réunion. La conférence générale délibère souverainement sur les articles ou parties d articles ainsi soumis à amendement. Les amendements adoptés par la conférence générale entrent immédiatement en vigueur, sauf décision différente de la conférence générale. TITRE VIII Propositions de dissolution de l'association La proposition de dissolution de la Conférence régionale des recteurs des universités membres de l'agence universitaire de la Francophonie en Asie-Pacifique doit être adoptée par les quatre cinquièmes (4/5) de ses membres. L'initiative de dissolution relève uniquement de la conférence générale, et à l initiative des deux tiers (2/3) des membres de la Cette initiative doit être adressée au bureau au moins trois (3) mois avant la date de réunion de la Le bureau doit la communiquer aux membres de la conférence générale au moins deux (2) mois avant la réunion.

5 5 TITRE IX Siège de l'association Le siège de la Conférence régionale des recteurs des universités membres de l'agence universitaire de la Francophonie en Asie-Pacifique est établi au sein du bureau régional Asie-Pacifique de l'agence universitaire de la Francophonie. En cas de changement d'adresse du bureau régional, une information est transmise au bureau de la conférence générale qui en informe, dans les deux (2) mois après réception de l'information, les membres statutaires de la Conférence régionale des recteurs des universités membres de l'agence universitaire de la Francophonie en Asie-Pacifique. Le siège peut être déplacé par décision de la conférence générale suivant les modalités de vote définies dans les statuts. Adopté par la 11ème Conférence générale Hanoi, le 23 avril 2015 Signature du Président