Institut Langage et Communication (IL&C) Abécédaire. Travailler à l IL&C de A à Z

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1 Institut Langage et Communication (IL&C) Abécédaire Travailler à l IL&C de A à Z

2 Important Ce document contient de nombreuses adresses qui pointent vers le portail de l UCL. Identifiez-vous (login/mot de passe) avant de les utiliser, car beaucoup de pages ne sont visibles qu en Intranet. 2

3 Bonjour, Ce document est conçu comme un outil de première orientation pour tout chercheur au sein de l Institut Langage et Communication (IL&C) 1. Conçu sous forme d abécédaire, il dresse donc une liste alphabétique des services généralistes que peut offrir l administration de l Institut Langage et Communication, et plus largement de l UCL. Il ouvre également les pistes qui permettent de solliciter un service plus pointu ou d aborder une procédure plus complexe. Dans tous les cas, il a pour objectif essentiel d aiguiller vers la source d information plus précise et plus détaillée qu est le portail de l UCL ( qu il convient surtout d utiliser via le moteur de recherche. Enfin, il complète la brochure d accueil (Bienvenue aux nouvelles chercheuses et nouveaux chercheurs). Edité pour la première fois pour la rentrée académique , le vade mecum est régulièrement complété et mis à jour. Toute question complémentaire peut bien sûr être adressée à la responsable administrative de l institut (laurence.mundschau@uclouvain.be). Au plaisir de vous aider. 1 Ce document a été établi en s inspirant, notamment : du Vade Mecum à l attention de tout nouveau PST (COMU-2006), du Vade Mecum du personnel (haute école ISFSC 2010), et du Vade Mecum des instituts INCAL et IPSY (2010). 3

4 Abréviations APH : académique payé à l heure BO : budget ordinaire BFLT : Bibliothèque des arts et lettres BSPO : Bibliothèque des sciences économiques, politiques, sociales et de communication C.Ac. : conseil académique CAI : Coordinateur-trice administratif-ve d institut CECL : Centre for English Corpus Linguistics CENTAL : Centre de traitement automatique du langage CLC : Cellule logistique et comptable CORSCI : Corps scientifique (représentation du corps scientifique) EFT : Equivalent Full Time FNRS: Fonds national de la recherche scientifique FSR : Fonds spéciaux de recherche GREMS : Groupe de recherche en médiation des savoirs LASCO : Laboratoire d analyse des systèmes de communication PAC : Personnel académique PAT : Personnel administratif et technique PCOM : Pôle de recherche en communication (PCOM) PI : Président d institut PLIN : Pôle de recherche en linguistique PST : Personnel scientifique temporaire RECOM : Recherche en communication (centre de recherche de l IL&C) SMCS : Support en méthodologie et calcul statistique SSH : Secteur des sciences humaines VALIBEL : Centre de recherche Valibel Discours et variation Absence (pour vacances, congés et temps de travail) Cela concerne : Vacances annuelles Congés de circonstance Congé sans solde (PAT) Vacances jeunes Crédit-temps Repos de maternité Congé de paternité Congé parental Congé d'adoption Congé d'éducation Congé politique Mise en disponibilité du personnel scientifique Plus d informations? 4

5 Absence (pour maladie et incapacité de travail) Cela concerne : Accident de travail et maladie professionnelle Repos de maternité Plus d informations? Absence (pour mission scientifique) Le personnel scientifique (mandataires FNRS, PST, boursiers, chercheurs sur crédits extérieurs et académiques) peut, sous certaines conditions, s absenter pour raisons scientifiques. Mais il doit avertir qui de droit, à l aide de documents. Plus d informations? Accès aux bâtiments Les heures normales d'ouverture des bâtiments de l UCL sont : du lundi au vendredi de 7h30 à 19h30 le samedi de 8h00 à 13h30. Certains bâtiments (notamment les bibliothèques et le collège Erasme) ouvrent parfois plus tard ou ferment parfois plus tôt. Plus d information? En dehors de ces heures, il est possible d accéder aux bâtiments via sa carte magnétique à condition d en avoir fait la demande explicite auprès du doyen/président ou de son délégué. Plus d information? Accident De travail : voir «Absence pour maladie et incapacité de travail» De voiture : voir «Assurance» 5

6 Achats L achat de livres, matériel informatique, matériel de bureau, etc. est fortement réglementé (marchés publics, TVA ). Aucun membre du personnel ne peut prétendre au remboursement de ces achats via une note de frais. Si vous souhaitez procéder à ce type d achat, renseignezvous soigneusement sur les procédures à suivre, en fonction du matériel acheté. Tout matériel acheté par le biais d un compte UCL, quel qu il soit (budget ordinaire, conventions, ressources diverses, crédits de fonctionnement FNRS, etc.) reste propriété de l université. Plus d information? Ou via la cellule logistique et comptable (CLC) : Erasme : daniel.laurent@uclouvain.be ( ) Comu : myriam.chevigne@uclouvain.be ( ) Voir «Achats de livres»/«achats de matériel informatique» Voir «Note de frais» Achat de livres Achat idéal A la FNAC LLN ou AGORA LLN (ces deux librairies ont conclu une convention avec l'ucl; mais il n'y a évidemment pas d'obligation à acheter auprès de ces deux fournisseurs). Le paiement s'effectue alors à l'aide d'une vignette complétée et signée remise à la librairie lors de l'achat. Il faut anticiper l'achat pour se procurer la vignette auprès du bailleur de fond (crédit de fonctionnement, compte de ressource diverse, etc.) S'il s'agit d'une vignette de l'il&c, il faut en faire la demande préalable auprès du secrétariat de l institut afin de vérifier que ce paiement peut s'opérer (disponibilité du budget «outils de recherche» ou «allocation personnelle», par ex.) Il ne faut débourser aucun argent personnel Attention : cette convention UCL-librairies signifie également que le remboursement de tickets/notes de frais d'achat d'ouvrages provenant de ces deux librairies n'est plus autorisé. Achat possible Dans toute librairie de votre choix. Le paiement ne s'effectue pas directement, car la librairie accepte de facturer l'achat au nom et à une adresse de l'ucl, avec mention du n de TVA de l'ucl (BE ) Il faut anticiper l'achat pour s'assurer préalablement que la personne/l'entité de l'ucl qui recevra la facture acceptera de l'honorer. S'il s'agit d'une vignette de l'il&c, il faut en faire la demande préalable auprès du secrétariat de l institut afin de vérifier que ce paiement peut s'opérer (disponibilité du budget «outils de recherche» ou «allocation personnelle», par ex.) Il faut glisser quelque part dans son portefeuille le n de TVA de l'ucl Il ne faut débourser aucun argent personnel. 6

7 Achat risqué Dans toute librairie de votre choix, dans un colloque, via un service d achat en ligne, etc. Le paiement s'effectue au comptant par le chercheur-acheteur. Ensuite, le chercheur émet une note de frais accompagnée : de la preuve de paiement originale (ticket de caisse, facture, voire facture au nom et à une adresse de l'ucl, avec mention du n de TVA de l'ucl) d'une courte explication qui précise pourquoi l'ouvrage n'a pas pu être acquis via la procédure recommandée (ex. ouvrage ancien, épuisé, acheté lors d'un colloque, etc...) Concrètement, si le chercheur sollicite un remboursement via l'il&c, il se renseigne auprès du secrétariat de l institut afin de vérifier que ce paiement peut s'opérer (disponibilité du budget «outils de recherche» ou «allocation personnelle», par ex.) Cette note de frais est alors adressée directement en ADFI par le chercheur (les CLC ont pour consigne de ne plus les payer). Si ADFI juge que la note de frais ne peut pas être remboursée, l'achat reste à charge du chercheur. On se donne la possibilité de réagir à chaud (livre de colloque, occasion à ne pas manquer, etc.), mais on prend le risque de se voir refuser le remboursement par ADFI. Plus d information? Voir «Achat» Voir «Note de frais» Achat de matériel informatique L institut procède régulièrement à l achat de matériel logistique et informatique à destination de ses membres. La liste de ces fournitures se trouve sur le site de l ILC à la page Si vous désirez du matériel que l IL&C ne possède pas, n hésitez pas à contacter la coordinatrice administrative de l institut ( ) ou l une des personnes ci-dessous. En aucun cas, n achetez du matériel en espérant vous faire rembourser. C est rigoureusement interdit. Erasme/Mercier : Boris Maroutaeff ( ) COMU/Dupriez : Pascal Frisque ( ) Plus d informations? Voir «Informatique» Voir «Logiciels et bases de données» Achat de fournitures de bureau Voir «Frais de proximité» 7

8 Affranchissement Voir «Courrier sortant» Agenda La liste des jours de congé légaux et conventionnels se trouve à l adresse suivante : Le site web de l ILC propose un agenda des principales activités de l institut et de ses membres : Pour y intégrer toute nouvelle information, contactez la secrétaire d institut ( ou ) Il existe un «Agenda ILC» auquel on peut s abonner via le webmail Communications Express (dit aussi «SunJavaSystem») : Pour y intégrer toute nouvelle information, contactez la secrétaire d institut ( ou ) Pour paramétrer votre webmail : contactez votre responsable informatique En Erasme/Mercier : Boris Maroutaeff ( ) En COMU/Dupriez : Pascal Frisque ( ). Appel à projets Voir «Recherche» Assurance Le personnel de l UCL est assuré à divers niveaux. Assurance groupe Assurances accidents corporels Assurances soins de santé Activités sportives Voyages à l étranger Responsabilité civile Incendie Tous risques Assurance mission (véhicule utilisé en cas de déplacement de service) Assurance nominative Plus d informations? Pour l assurance mission, voir aussi «Frais de proximité» 8

9 Avantages sociaux Les membres du personnel de l'ucl et certaines catégories de chercheurs peuvent bénéficier d'avantages et de facilités. Cela concerne notamment : Les frais de déplacement domicile-lieu de travail Déplacement en train (SNCB) Autres transports publics (STIB, TeC, De Lijn) Transports en commun combinés Déplacement en vélo ou cyclomoteur classe A Déplacement en voiture Les soins de santé Le mariage ou la naissance des enfants Les assurances L accès aux restaurants universitaires L accès aux équipements de culture, loisirs et sport Des réductions dans certains magasins (sur présentation de sa carte de membre du personnel) Plus d information? Bibliothèque Grâce à vos identifiant et mot de passe, vous avez accès en ligne aux catalogues et aux périodiques des bibliothèques ainsi qu'aux thèses de l'ucl. La carte magnétique permet également d'accéder aux bibliothèques universitaires et d y emprunter des ouvrages La durée de l emprunt est plus longue pour les personnes qui possèdent une carte de membre du personnel. Plus d information? Boîte aux lettres Voir «Courrier entrant/sortant» Bureau (aménagement et fournitures) Voir «Frais de proximité» 9

10 Cafétéria En COMU/Dupriez : Café, thé, fontaine à eau, frigo, four à micro-onde, vaisselle : un lieu convivial où se rencontrer sur le temps de midi ou pour une pause-café. En Érasme/Mercier : Au détour d un couloir ou d un bureau CAI (Coordination administrative d institut) La responsabilité administrative de l institut et la gestion administrative de la recherche au sein de l IL&C est assurée par laurence.mundschau@uclouvain.be ( ), assistée de sandrine.degaye@uclouvain.be ( ou ). Leurs coordonnées et le descriptif des tâches qu elles effectuent pour l institut se trouvent sur le site de l IL&C. Plus d information? Calendrier Voir «Agenda» Carte d identification Il existe trois types de carte : les cartes de membre du personnel (magnétique), les cartes d accès (magnétique) et les cartes d étudiant (en papier plastifié). Ont une carte de membre du personnel : les académiques les administratifs les permanents FNRS (chercheur qualifié, maître et directeur de recherche) les scientifiques définitifs ou temporaires (PST = assistants) les chercheurs scientifiques sur crédits extérieurs (= assist. de recherche) Ont une carte d accès Les boursiers de post-doctorat UCL Les temporaires FNRS qui ont fini leur doctorat (chargé de recherche) Les collaborateurs scientifiques Les chercheurs visiteurs Les chercheurs boursiers externes Ont une carte d accès combinée avec la carte d étudiant tous les inscrits au doctorat Les boursiers de doctorat UCL Les temporaires FNRS inscrits au doctorat (boursier de doctorat FNRS - aspirants) 10

11 Les doctorants sur fonds propres (ou en co-tutelle) Les chercheurs boursiers externes (s ils font un doctorat) Ces cartes se ressemblent physiquement (une carte bleue munie d une puce incorporée, des nom et prénom, du numéro FGS ou NOMA et d un numéro de carte), mais diffèrent quand aux services auxquels elles donnent accès. Globalement, ces trois cartes permettent : l'accès et l'emprunt de livres en bibliothèque, l'accès aux bâtiments l accès aux salles didactiques l'accès aux parkings les photocopies sur les photocopieuses des bibliothèques Les cartes d accès et de membre du personnel permettent en outre : l accès aux bâtiments en dehors des heures officielles d ouverture (à demander pour activation) le prêt des livres en bibliothèque durant un délai plus long La carte de membre du personnel permet en outre : les avantages sociaux que l UCL accorde à ses membres du personnel notamment certaines réductions dans les magasins. Sur l identité : Sur la carte : Sur les avantages sociaux : Plus d information? Voir la brochure d accueil des nouveaux chercheurs : Carte de congé Voir «Absence pour vacances, congés» CECL (Centre for English Corpus Linguistics) Le CECL est un centre de recherche spécialisé dans le développement et l exploitation de corpus informatisés. Ses domaines d activités privilégiés sont l étude de la langue d apprenants et la linguistique contrastive. Dans ces deux domaines, la recherche est basée sur des données authentiques de corpus, analysées tant quantitativement que qualitativement grâce à des outils et méthodes appropriés. Plus d information? 11

12 CENTAL (Centre de traitement automatique du langage) Le CENTAL est un centre d'informatique spécialisé dans l'étude du traitement informatique des langues, une discipline qui s'est fait récemment connaître du grand public au travers d'applications commerciales à succès telles que la correction orthographique automatique, la reconnaissance de la parole, la traduction automatique, la recherche d'information. Plus d information? Certificat médical Voir «Absence pour maladie et incapacité de travail» CESI (Médecine du travail) La surveillance de santé des travailleurs fait l objet d un contrôle lors de l engagement, régulièrement durant toute la durée du contrat, et à la demande de l une des parties. Cette surveillance vaut tant pour l aspect physique (yeux et écran, par ex.) que pour l aspect psycho-social (stress, harcèlement, assuétudes). Les frais occasionnés par l achat de matériel imposé par le CESI (rehausseur, repose-poignet, etc.) sont pris en charge par les frais de proximité sectoriel. Plus d information? CLC (Cellule logistique et comptable) Toute question relative à la gestion comptable et financière peut être adressée : o en priorité : daniel.laurent@uclouvain.be ( ) o en Dupriez : myriam.chevigne@uclouvain.be ( ) o en cas d impossibilité : sonia.henrot@uclouvain.be ( ) Plus d information? Clé Voir «Frais de proximité» 12

13 Crédit de fonctionnement Les membres du personnel scientifique temporaire (PST = assistant) de l IL&C reçoivent un subside de fonctionnement annuel de l institut. Voir «Soutien financier de l institut» Les boursiers de doctorat, de post-doctorat et les chercheurs (ou leur promoteur) reçoivent un crédit de fonctionnement qui leur permet de mener à bien leur recherche d un point de vue logistique (achat de livre, de matériel, voyage, etc.). Pour en connaître les principes généraux d utilisation, les montants et la liste des dépenses admissibles : contactez la coordinatrice administrative de l institut (85.44) ou l administration de la recherche de l UCL ( Les chercheurs de l institut basés en Erasme/Mercier bénéficient d une allocation personnelle de proximité dispensée par le secteur. Voir aussi «Frais de proximité» A noter que tout achat dans le cadre d un crédit de fonctionnement UCL ou extérieur (FNRS, FSR, ARC, PAI, UE, budget ordinaire de l institut ) reste propriété de l université. Voir aussi «Achat» Crédit «bref séjour» du FNRS Le FNRS finance (en partie) la participation à des colloques à l étranger (Union européenne ou monde). Plus d informations? www1.frs-fnrs.be/fr/financer-les-chercheurs/ecoles-doctorales-congrespublications/congres-scientifique.html L IL&C intervient également, notamment pour couvrir les frais non remboursés par le FNRS. Voir «Soutien financier de l institut» Crédit «organisation d un colloque en Belgique» du FNRS Le FNRS finance (en partie) l organisation de colloques en Belgique. Plus d informations? www1.frs-fnrs.be/fr/financer-les-chercheurs/ecoles-doctorales-congrespublications/congres-scientifique.html L IL&C intervient également, notamment pour couvrir les frais non remboursés par le FNRS. Voir «Soutien financier de l institut» 13

14 Communication (outils de) Liste de diffusion, papier à lettres, présentation PPT de l institut, rapport d activité : les divers outils de communication de l ILC sont disponibles à la page Congés Voir «Absence pour vacances et congé» Voir «Absence pour maladie et incapacité de travail» Courrier entrant Le courrier entrant est relevé et déposé dans les boîtes à lettres des membres du personnel par les membres du secrétariat. Votre boîte à lettres personnelle se trouve : En COMU/Dupriez : dans la salle de reprographie du rez-de-chaussée (armoire «à casiers») En Érasme/Mercier : généralement, à l entrée du couloir où se trouve votre bureau Pour une distribution correcte de ce courrier, veuillez mentionner clairement le code «boîte aux lettres» qui vous est attribué, ainsi que le numéro de votre bureau : dans le répertoire dans la signature du bas de votre mail à toute personne susceptible de vous écrire Quel est votre code «boîte aux lettres»? En COMU/Dupriez : une seule boîte pour tous : L En Erasme/Mercier : une boîte par étage et par aile (vu la complexité du bâtiment Erasme) L : c.009, c.015, c.019, c.021 (rez-de-chaussée) L : a.134-a.144 (décanat) L : c.107-c.132 (couloir informaticiens et Cental) L : b b.176 (couloir ARKE) L : b.241-b.274 et d.223-d.251 (couloir HIST) L : b.341-b ERAS72 et b.449-b.469 (couloirs ROM 3e et 4e étages) L : c.205-c.226 (AGLT), c.312-c.330 et c.414-c.426 (couloirs DEPE et GLOR, 2e, 3e et 4e étages) L : c.355-c.390 et c.464-c.490 (couloirs LMOD 3e et 4e étages) Plus d information? 14

15 Valider ou modifier ses coordonnées personnelles Les coordonnées personnelles détaillées dans le répertoire se gèrent au départ du bureau virtuel (après identification), selon le chemin suivant : «Mon bureau» => «Mon guichet personnel» => «Coordonnées professionnelles». Cette identification relève de la responsabilité de chacun. Plus d informations? Courrier sortant Vers un service interne à l université Envoi gratuit (sans affranchissement), en ce compris vers les bureaux de l UCL à Bruxelles (Saint-Gilles et Woluwe), Mons et Charleroi. Prévoir deux jours de délai d acheminement. Une boîte aux lettres «Courrier interne sortie» se trouve à l entrée des bâtiments Erasme et COMU/Dupriez. Glissez-y soit des enveloppes spécifiques à la distribution du courrier interne (grandes enveloppes A3 quadrillées, destinées à être utilisées plusieurs fois), soit une enveloppe normale avec l adresse du destinataire et la mention «CI» ou «Courrier interne» clairement visible sur la face avant (dans le coin supérieur droit). Vers l extérieur de l université En COMU/Dupriez : le secrétariat affranchit et poste le courrier une fois par jour ; dépôt dans la salle de reprographie du rez-de-chaussée. En Érasme/Mercier : une boîte aux lettres «BPost» se trouve à l extérieur du bâtiment Érasme, juste à côté de la porte d entrée. Affranchissement En COMU/Dupriez : le secrétariat affranchit et poste le courrier une fois par jour ; dépôt dans la salle de reprographie du rez-de chaussée. En Érasme/Mercier : chaque membre de l institut a droit à un nombre précis de timbres par an ; le surplus est à financer sur fonds propres ou via l allocation personnelle de proximité. Voir aussi «Frais de proximité». Courrier électronique Votre adresse de courrier électronique est composée, normalement, de votre prenom.nom@uclouvain.be. Vous pouvez consulter votre courrier électronique et envoyer vos messages à partir de votre poste informatique via un logiciel au choix (Eudora, Thunderbird, Microsoft Outlook), mais aussi de n'importe quel navigateur Web. Certains «webmail» sont d ailleurs accessibles via le bureau virtuel : Squirrel Mail : Communications Express (avec un agenda intégré) : 15

16 Pour paramétrer votre webmail, contactez votre responsable informatique : En Erasme/Mercier : Boris Maroutaeff ( ) En COMU/Dupriez : Pascal Frisque ( ). Déplacement L UCL rembourse en partie les frais de déplacement domicile-lieu de travail de ses membres, selon leurs statuts. Voir «Avantages sociaux» Il est également possible de se faire rembourser ses frais de déplacement pour raison scientifique et pour mission de service. Voir «Note de frais» et «Voyage» En cas de déplacement pour mission de service, il faut impérativement avertir le service des assurances AVANT de partir, afin d être couvert par l assurance de l université. Voir «Assurances» DIAL Dial-PR est le Dépôt institutionnel de l'académie Louvain. Il permet de consulter et de compléter les publications des chercheurs de l Académie. Pour consulter DIAL-PR : dial.academielouvain.be Pour compléter DIAL-PR avec ses publications personnelles, dial.academielouvain.be/valet En cas de problème, contacter les bibliothécaires fabrizio.tinti@uclouvain.be (BSPO) ou virginie.alavoine@uclouvain.be (BFLT). Fax Le numéro de fax de l IL&C est le (0) Le fax est situé dans le bureau de la coordinatrice administrative de l institut (Erasme - C.009). Fiche de paie La fiche de paie est uniquement disponible sous forme électronique. Elle est accessible à chaque membre du personnel via son bureau virtuel. Plus d informations? 16

17 FGS Voir «Matricule» Formation Langues, informatique, gestion d équipe, assertivité : la cellule formation (FORM) de l université offre à ses membres divers modules répartis sur toute l année. Les thématiques et le calendrier des formations, ainsi que les procédures pour y avoir accès sont disponibles sur : Fournitures de bureau Voir «Frais de proximité» Frais de proximité Un budget sectoriel dit «de proximité» garantit aux membres de l institut la prise en charge des frais suivants : Téléphone/fax/réseau Accès réseau (prise intranet/ethernet) Petites fournitures de bureau Impressions laser Reprographie Assurances mission, sur demande justifiée Mobilier : uniquement équipement de base (bureau, chaise, armoire) Installation (transfert de ligne, clé, etc.) Frais postaux minimaux, hors timbreuse, hors DHL Frais occasionnés par les recommandations de la médecine du travail (CESI) En cas de besoin par rapport à ces différents éléments : En COMU/Dupriez : La gestion quotidienne du budget de proximité est assurée par le secrétariat de la commission de programme, et plus particulièrement par valerie.loutsch@uclouvain.be ( ). En Erasme/Mercier : La gestion quotidienne du budget de proximité est assurée par la cellule logistique et comptable (CLC) de la faculté FIAL, sonia.henrot@uclouvain.be ( ). Impressions : 50 euros/an pour les membres du personnel académique définitif et pour les membres du personnel scientifique à plus de 50%, ainsi que pour les chercheurs visiteurs présents plus de 3 mois ; 17

18 25 euros/an pour les 50% et moins, les APH et les chercheurs visiteurs moins de 3 mois ; ce montant de 50 euros permet environ 2000 copies noir et blanc (300 copies couleurs) ; un compteur est affiché en bas de l écran d ordinateur. Lorsque le crédit arrive à échéance, vous êtes averti. Photocopies : 30 euros/an pour le personnel académique définitif, le personnel scientifique, les académiques payés à l heure et les chercheurs visiteurs ; ce montant est octroyé à l aide d un document (vignette) à remettre au comptoir de la bibliothèque. Il sera crédité sur la carte magnétique. Lorsque le crédit arrive à échéance, il faut recharger la carte (fonds propres, autre vignette, etc.). Fournitures de bureau (bic, farde, post-it ) : l équivalent de 40 euros/an pour les membres du personnel académique définitif, pour les membres du personnel scientifique et pour les chercheurs visiteurs ; une liste du matériel de procure est disponible auprès de Sonia Henrot. Une commande générale a lieu annuellement. Assurance «mission» : demande motivée à introduire auprès de la CLC (Sonia Henrot). Le budget sectoriel prend en charge les membres du personnel académique définitif et les membres du personnel scientifique ; l IL&C prend en charge les autres membres de l institut. Allocation personnelle de proximité : de 120 euros/an maximum, au prorata du taux d occupation, à tous les membres du personnel académique définitif ainsi qu à tous les membres du personnel scientifique engagés à plus de 50% ; de 60 euros/an (minimum fixe garanti) pour tous les membres du personnel académique définitif et pour tous les membres du personnel scientifique engagés à 50% ou moins ; cette allocation annuelle peut être ventilée sur les postes «procure», «impressions» ou «photocopies» en fonction de vos besoins personnels. En tout état de cause, l utilisation de cette allocation est laissée à votre discrétion, dans le respect de l application des règles budgétaires en vigueur à l UCL. Plus d informations? Frais de déplacement Voir «Assurance» Voir «Avantage sociaux» Voir «Note de frais» Voir «Voyage» Impression Voir «Frais de proximité» 18

19 Infirmerie Voir «Secourisme» Informatique Au niveau central, un catalogue des services informatique reprend les nombreux services rendus par les équipes informatiques. Vous y trouverez un descriptif de ces services (logiciels, stockage des données, identification, helpdesk, salles informatiques, wifi, accès internet distant ), le public concerné et comment y accéder mais aussi de très nombreuses pages explicatives. Plus d information? Au niveau local, les personnes ressources au sein du service informatique de proximité sont : En COMU/Dupriez : Pascal Frisque ( ) En Erasme/Mercier : Boris Maroutaeff ( ) Le help desk fournit un support informatique global aux membres de l'ucl. Accessible par téléphone, de 8h30 à 17h30 tous les jours ouvrables sans interruption. Formez le (ou de l'extérieur de l'ucl). Écrivez au Voir «Achat/Achat de matériel informatique» Voir «Logiciels et bases de données» Jobiste L IL&C est inscrite au service «job» de l UCL. Si vous souhaitez engager un-e jobiste, contactez la secrétaire de l institut ( ou ) qui vous accompagnera dans la procédure à suivre et les modalités de financement. Plus d informations? Liste de diffusion L'IL&C dispose de diverses listes de diffusion, disponibles via la page «outils de communication» : Pour de plus amples informations sur les listes de diffusions de l'ucl : (après identification). 19

20 Logiciels et bases de données Le détail des outils informatiques et logistiques appartenant à/géré par l institut se trouve sur le site de l ILC, à la page Par ailleurs, les responsables informatiques de proximité (voir «Informatique») sont disponibles pour vous aider à trouver l outil dont vous avez besoin, soit au sein de l université, soit à l extérieur. La plateforme «Support en méthodologie et calcul statistique» possèdent de nombreux outils et rend de nombreux services (formation, documentation, consultance) : Voir «Achat/achat de matériel informatique» Voir «Informatique» Maladie Voir «Absence pour maladie et incapacité de travail» Matériel de bureau Voir «Frais de proximité» Matériel informatique/audiovisuel Voir «Logiciels et bases de données» Voir «Informatique» Voir «Achat/achat de matériel informatique» Matricule (numéro de) Lorsque vous êtes encodé dans la base de données de l'ucl, soit comme chercheur, soit comme étudiant, votre numéro de matricule FGS (pour les chercheurs) ou NOMA (pour les étudiants) est généré. Ce numéro permet d ouvrir ensuite un compte utilisateur global avec un identifiant global (login) et une adresse de courrier électronique. Plus d information? 20

21 Médecine du travail Voir «CESI» NOMA Voir «Matricule» Note de frais Certaines dépenses spécifiques, comme les frais de restaurant ou les frais de voyage, peuvent être remboursées par note de frais sous certaines conditions. Des informations sur la note de frais sont disponibles à l adresse suivante : Le formulaire de note de frais est disponible à l adresse suivante : Attention, le formulaire à remplir est différent selon que l on soit membre de l UCL ou extérieur (un conférencier à qui l on rembourse les frais de transport, par exemple). Toute note de frais est obligatoirement accompagnée de l original des documents justificatifs (tickets, facture, boarding pass ). Pour les frais de restaurant, la souche TVA est obligatoire. Pour les frais de voyage, même commandés et payés via l agence Carlson, les boarding pass et tickets de train sont obligatoires. Plus d information? Ou via la cellule logistique et comptable (CLC) : Erasme : daniel.laurent@uclouvain.be ( ) Comu : myriam.chevigne@uclouvain.be ( ) Voir «Achats» et suivants Objets perdus/objets trouvés Plus d information? Organisation d événement L organisation d événement (colloque, éméritat, etc.) nécessite souvent un support logistique (réservation de salle, de traiteur, réception des paiements, etc.). 21