La gestion intégrée des absences pour raisons de santé

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1 La gestion intégrée des absences pour raisons de santé Quatre outils de gestion Votre apport est essentiel, soyez attentif et proactif

2 SOYEZ ATTENTIF ET PROACTIF INTRODUCTION Le Mouvement Desjardins est soucieux de la qualité de vie de ses employés. Sa politique de gestion de la santé et du mieux-être est guidée conséquemment par des pratiques novatrices dans le domaine de la gestion des absences pour raisons de santé (maladies et accidents). Ces dernières servent d assise à une aide soutenue pour chaque gestionnaire et à un accompagnement de qualité aux personnes absentes du travail. Orientée à la fois vers l employé et le gestionnaire, l approche de gestion des absences pour raisons de santé repose sur les sept principes fondamentaux suivants : les valeurs de justice et d équité; le souci de transparence; la responsabilité partagée entre l employé et son employeur; la reconnaissance de l employé comme acteur principal de la gestion de sa santé physique et mentale; la participation active du gestionnaire; la gestion uniforme des régimes de protection du revenu; le respect de la vie privée et de la confidentialité des renseignements. À titre de gestionnaire et de supérieur immédiat, vous pouvez créer une atmosphère de travail agréable et ainsi mieux mobiliser vos employés. De plus, les liens privilégiés que vous développez avec eux vous permettent de jouer un rôle clé pour mettre en place une gestion proactive en accompagnant l employé du début de son absence jusqu à son retour au travail. Nous vous invitons à découvrir dans ce document le rôle du gestionnaire et les partenaires ainsi que les étapes à suivre pour accompagner vos employés lorsqu ils s absentent du travail pour des raisons de santé. Des outils ont été développés dans le but d appuyer le gestionnaire dans cette importante responsabilité. N hésitez pas à les consulter car intervenir auprès de l employé pour favoriser sa présence au travail peut faire la différence. Outil de gestion 1 : Outil de gestion 2 : Outil de gestion 3 : Outil de gestion 4 : Les signes avant-coureurs d une absence Préparation à la rencontre d un employé qui présente des signes avant-coureurs d une absence pour raisons de santé Communication entre gestionnaire et employé en début d absence. Planification d un retour au travail suite à une invalidité prolongée.

3 Outil de gestion 1 LES SIGNES AVANT-COUREURS D UNE ABSENCE Comment en tant que gestionnaire, pouvez-vous favoriser la présence au travail? En apportant du soutien à un employé en difficulté. Dès leur apparition, l identification de certains signes permet de bien gérer une situation avant qu elle ne s aggrave. Les signes suivants sont souvent associés à des problèmes d origine personnelle ou professionnelle, dont les causes peuvent être multiples. Tout changement significatif au comportement d un employé mérite qu on s y attarde : un employé en difficulté aura besoin qu on lui accorde de l attention. Il est important de prendre le temps de rencontrer un employé qui présente des signes persistants particuliers et inhabituels, que ce soit au niveau de son comportement ou de sa performance (par ex. : depuis deux semaines ou plus). Réactions inhabituelles ou inattendues à un événement lié à son travail (par ex. : changement organisationnel, mise en place de nouvelles politiques ou procédures) Absence(s) répétée(s) de courte durée, sans prévenir, toujours à la même période de l année Retards fréquents, pauses fréquentes et prolongées Qualité ou quantité de travail modifiée par rapport au rendement habituel (erreurs fréquentes, travail exécuté trop vite sans réfléchir, non respect des échéanciers ou incomplet) Efforts inhabituels pour mettre son travail à jour Allusions à une charge excessive de travail Diminution de son intérêt pour son travail Plaintes ou commentaires négatifs à l égard de son travail, de l entreprise, ses collègues ou son patron Changement(s) dans le comportement ou l attitude (pleurs, irritabilité ou colère, hypersensibilité, frustration pour des peccadilles, relations interpersonnelles difficiles) Changements au niveau de l apparence (perte ou gain de poids, habillement, hygiène personnelle) Diminution importante de la résistance physique (apparence de fatigue) Isolement, apparence de tristesse, évitement du contact visuel, moral à plat Critiques négatives à son propre endroit ou envers ses réalisations (sentiment de culpabilité) Utilise fréquemment le téléphone pour des besoins personnels Événements personnels ou familiaux difficiles vécus récemment (deuil, maladie grave d un proche, divorce, séparation, etc.) Demandes de congés (vacances, sans solde) assorties de motifs inhabituels

4 SOYEZ ATTENTIF ET PROACTIF Outil de gestion 2 PRÉPARATION À LA RENCONTRE D UN EMPLOYÉ QUI PRÉSENTE DES SIGNES AVANT-COUREURS D UNE ABSENCE POUR RAISONS DE SANTÉ Objectifs de l intervention La Prévention Agir le plus rapidement possible, dès les premiers symptômes Exprimer votre souci du maintien de la santé de l employé Identifier la source du problème (personnelle ou organisationnelle), les facteurs de risque dans votre environnement et les conséquences sur l employé, les collègues et l organisation Présenter les faits observés et impliquer l employé dans la recherche de solutions Décider conjointement des moyens à mettre en place (plan d action) pour éliminer ou réduire les risques de détérioration de sa santé et favoriser sa présence au travail Déroulement de la rencontre Les attitudes Précisez les objectifs de la rencontre et décrivez la situation calmement Faites part des faits observés et utilisez le «Je», par ex. : «Je constate que tu as plus de difficultés à rencontrer tes objectifs» Demandez le point de vue de l employé, soyez attentif et ne discréditez pas les raisons qu il invoque (Utilisez une question ouverte afin de permettre à l employé d élaborer sa pensée) Restez ouvert et au besoin, soyez prêt à reconsidérer votre position S il y a lieu, évaluez avec l employé les répercussions sur son travail et les risques réels d absence Discutez des moyens possibles pour réduire les risques de détérioration de sa santé et favoriser sa présence au travail Décidez conjointement des moyens à mettre en place pour favoriser sa présence au travail (Plan d action) Si pertinent, offrez à l employé la possibilité de le référer à un conseiller en gestion de la santé, au Programme d aide psychologique (PAP) ou à tout autre ressource externe appropriée Au besoin, vérifiez si l employé accepte que le contenu ou une partie du contenu de votre entretien soit communiqué à votre supérieur immédiat ou au conseiller en gestion de la santé Fixez une date de rencontre pour un suivi Démontrez de la confiance dans l amélioration de la situation et rappelez le soutien disponible Respectez l employé dans sa volonté de divulguer ou non les détails de son état de santé Importance du suivi La constance Tenez la rencontre à la date prévue (une rencontre de suivi ne devrait pas excéder deux semaines après la rencontre initiale) S il y a amélioration, manifestez de l appréciation S il n y a pas de changement : Rappelez les faits observés et montrez que vous êtes préoccupé par la situation Clarifiez de nouveau les attentes et le soutien disponible Réévaluez conjointement les solutions possibles, les moyens (incluant les ressources externes nécessaires) et la date du prochain suivi Exprimez l importance que vous accordez à sa santé, sa présence au travail et sa contribution au succès de l équipe

5 Outil de gestion 2 PRÉPARATION À LA RENCONTRE D UN EMPLOYÉ QUI PRÉSENTE DES SIGNES AVANT-COUREURS D UNE ABSENCE POUR RAISONS DE SANTÉ Nom de l employé : Date : Fonction : Préparation à la rencontre Motif(s) de la rencontre Aspects positifs du travail accompli par l employé Description de la situation Collecte des faits Conséquences sur le travail (de l employé, de l équipe ou de l organisation) Mise en place de solutions réalistes (Si nécessaire, le gestionnaire et l employé procèdent rapidement à la mise en place des moyens qu ils ont conjointement choisis) Solutions et moyens proposés Qui fait quoi, quand Évaluation des moyens mis en place Résultats Rencontrer l employé à la date fixée pour le suivi Évaluer si les moyens mis en place donnent les résultats attendus (performance au travail, changement dans le comportement ou l attitude, changements au niveau des relations interpersonnelles, présence au travail) S il y a lieu, évaluer la nécessité de maintenir les moyens choisis ou en définir d autres Au besoin, fixer une autre rencontre de suivi

6 SOYEZ ATTENTIF ET PROACTIF Outil de gestion 3 COMMUNICATION ENTRE GESTIONNAIRE ET EMPLOYÉ EN DÉBUT D ABSENCE Objectifs poursuivis Démontrer de l intérêt et de l empathie envers l employé malade afin de créer un climat de confiance Répondre aux préoccupations immédiates de l employé et offrir votre soutien Vous informer de la raison (maladie, accident, hospitalisation) et la durée probable de l absence dès le 1 er jour et du suivi médical/professionnel prévu Définir les actions à prendre à l égard des priorités à l agenda de l employé Au besoin, informer l employé qu une demande d opinion médicale sera faite auprès de Desjardins Sécurité financière (DSF) durant le délai de carence Vous assurer que les formulaires soient remplis et acheminés rapidement pour éviter des délais de traitement Déroulement de la conversation Limitez la durée Assurez-vous de parler directement à l employé et vérifiez s il s agit d un bon moment pour lui parler; sinon, planifiez un autre rendez-vous téléphonique Demandez-lui comment il va et montrez-vous préoccupé par son état de santé. Votre intervention pourrait par exemple prendre la forme suivante : «Je constate que présentement tu vis des difficultés au niveau de ta santé, si tu penses que je peux t aider, n hésite pas à m en parler, la santé c est important de s en occuper!» Si nécessaire, rappelez à l employé qu il doit présenter un billet médical pour une absence de plus de 3 jours S il y a lieu, informez l employé qu une demande d opinion médicale sera faite auprès de Desjardins Sécurité financière afin de valider la raison médicale de l absence et en estimer la durée. À cet égard, informez l employé qu il recevra un appel de DSF dans les deux prochaines semaines. Lors d une demande d opinion médicale, l employé doit faire parvenir, dans les plus brefs délais, les formulaires remplis en utilisant le numéro de télécopieur unique Formulaire d autorisation de l employé (no ) Billet médical S il y a lieu, informez l employé qu une demande de prestations d assurance salaire sera faite et avisez l employé qu il doit faire parvenir, dans les plus brefs délais, les formulaires remplis à l assureur par télécopieur au numéro Formulaire d autorisation de l employé (no ) Formulaire «déclaration du médecin traitant - demande initiale» (no ) (rempli par le médecin traitant) Au besoin, interrogez l employé sur ses travaux en cours pour les redistribuer Vérifiez auprès de l employé s il a des interrogations ou préoccupations immédiates auxquelles vous pourriez répondre Déterminez avec l employé de la fréquence, du moyen de communication et de la date de votre prochaine communication Si vous le jugez à propos, invitez l employé à communiquer avec les autres intervenants : Programme d aide psychologique (PAP), Le chargé de dossier de Desjardins Sécurité financière (DSF) concernant l acceptation de sa demande et le paiement des prestations d assurance salaire La personne identifiée dans votre organisation concernant l accompagnement et le soutien durant l absence et la planification du retour au travail Le numéro pour rejoindre l un ou l autre de ces partenaires,

7 Outil de gestion 4 PLANIFICATION D UN RETOUR AU TRAVAIL À LA SUITE D UNE INVALIDITÉ Étapes Actions suggérées Responsables / collaborateurs 1. Planifier le retour de l employé Pendant l invalidité : Maintenez un contact régulier avec l employé afin de lui démontrer de l intérêt Suscitez des occasions d être proactif face à un retour au travail et un accommodement en regard de sa condition médicale Proposez à l employé de participer aux activités sociales et faites-lui parvenir les communiqués internes s il le désire Étudiez la proposition de plan de retour au travail et évaluez sa faisabilité (date de retour, type de retour : temps plein, horaire de travail, durée du retour progressif, limitations fonctionnelles), en discuter avec le conseiller en gestion de la santé (CGS) au besoin Dans la mesure du possible, rencontrez l employé avant la date prévue de son retour au travail, afin de connaître ses besoins, d évaluer sa motivation et de lui permettre d exprimer ses craintes et ses appréhensions face à son retour : identifier les tâches à accomplir et celles déléguées temporairement à d autres employés revoir les priorités, la charge de travail, l horaire de travail en fonction des besoins d accommodement de l employé identifier une personne ressource pour soutenir l employé durant les premiers jours ou semaines de retour - Gestionnaire - CGS - CRH ou CRT - Chargé de dossier et/ou intervenant spécialisé de DSF - Médecin traitant ou tout autre professionnel de la santé 2. Élaborer le plan d action Identifiez les actions à mettre en place pour respecter le plan de retour au travail. Évaluez la nécessité d une formation, d une mise à jour ou d un coaching afin de permettre à l employé d optimiser ses connaissances et prévoir le temps nécessaire à cette formation Au moment du retour au travail, regardez le plan d action avec l employé et faites les ajustements nécessaires Consignez par écrit le plan d action afin de diminuer chez l employé le stress associé au retour et faciliter les suivis (par ex. : activités à réaliser, personnes ressources, durée prévue pour chacune des activités, etc.) - Gestionnaire - Employé - CGS - CRH ou CRT - Autre personne ressource identifiée Planifiez des rencontres régulières avec l employé afin d assurer le soutien et le suivi lors de son retour au travail : suivre les progrès identifier les difficultés rencontrées donner du feedback régulier ajuster au besoin la charge et les horaires de travail

8 SOYEZ ATTENTIF ET PROACTIF Outil de gestion 4 suite PLANIFICATION D UN RETOUR AU TRAVAIL À LA SUITE D UNE INVALIDITÉ Étapes Actions suggérées Responsables / collaborateurs 3. Préparer le milieu de travail et les collègues au retour de l employé 4. Réaliser le plan d action et le suivi Évaluez l impact du retour sur l unité administrative Rencontrez le personnel de l unité administrative concernée : les informer de la date de retour et des aménagements nécessaires à l organisation des tâches ou de l horaire s il y a lieu souligner votre soutien et vos attentes envers l équipe vis-à-vis le succès du retour encourager les collègues à s exprimer quant au modèle de retour au travail choisi et les répercussions sur eux limiter les discussions aux considérations liées au travail : l état de santé de l employé absent doit demeurer confidentiel Créez un climat sain qui permet à l employé de parler de sa situation en cours de route Rencontrez régulièrement l employé, tel que prévu au plan d action, afin d évaluer la progression de l employé, l encourager et faire du renforcement positif Au besoin, demandez l aide d un CGS - Gestionnaire - CGS - CRH ou CRT - Autre personne ressource identifiée - Gestionnaire - Employé - CGS - CRH ou CRT - Autre personne ressource identifiée La gestion intégrée des absences pour raisons de santé Soyez attentif et proactif