JEFYCO. MANUEL UTILISATEUR : 2. DEPENSE (partie 2 : liquidation, mandatement, paiement) TABLE DES MATIERES

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1 JEFYCO MANUEL UTILISATEUR : 2. DEPENSE (partie 2 : liquidation, mandatement, paiement) TABLE DES MATIERES Opérations de dépenses 2 6 CARAMBOLE : liquider une facture Consulter une facture 4 ABRICOT : les bordereaux 6 1 Générer un bordereau de mandats 6 2 Faire des impressions 10 MARACUJA : la comptabilité 12 1 Viser un bordereau 13 2 Générer un paiement 17 1/18 Initiation à Jefyco juin 2010 UPPA E. Vanhoutte, G. Boulle, L. Escourrou

2 Opérations de dépenses 6 CARAMBOLE : liquider une facture Pour liquider une facture, il faut la sélectionner dans la page d accueil de Carambole. Le mieux est de saisir le numéro de commande figurant sur le volet C du bon de commande. Attention : pour pouvoir liquider une immobilisation, la livraison doit avoir été constatée dans Corossol par la composante (Cf. mode opératoire spécifique) Saisir le n de commande Nota : ce cadre n est accessible que si vous avez les droits pour liquider La liquidation est également accessible depuis la page d accueil d une commande 2/18

3 Vous arrivez directement dans la page de liquidation 1 : sélectionner le mode de paiement 2 : vérifier le RIB 3 : saisir les références et dates de la facture 4 : saisir la date de service fait 5 : saisir le montant hors taxes 6 : saisir le montant TTC 3/18 7 : contrôler l imputation

4 Vous pouvez ensuite enregistrer la liquidation en cliquant sur le bouton [enregistrer] Valider ensuite le message de vérification (ou retourner dans la liquidation en cliquant sur modifier). 7 - Consulter une facture A partir de la recherche avancé de Carambole (Cf. partie 1) Rappel des éléments visibles : Pour consulter la commande associée N de la facture Dates de facturation et de traitement RIB sur lequel a été payée la facture N du mandat Date du paiement 4/18

5 8 Les modes de paiement Les modes de paiement sont gérés dans Maracuja (Voir mode opératoire comptable). Ils permettent différents traitements : - Le mode de paiement 30 génère un virement vers le RIB saisi - Le mode de paiement 80 génère un paiement au comptant et ventille le compte de caisse (idem pour 97) - Les autres modes de paiement génèrent des contre-parties sur les comptes de tiers Liste des modes de paiements au 12/06/2010 : Les modes de paiements sont gérés par l Agent comptable. Pour une opération isolée, il est possible d utiliser le mode de paiement 90 standard et de corriger la contre-partie lors du visa comptable. 5/18

6 ABRICOT : les bordereaux Abricot est l outil de mandatement de Jefyco et plus généralement le gestionnaire des bordereaux. 1 Générer un bordereau de mandats Pour générer un bordereau de mandats Lorsqu on sélectionne «mandat de dépenses», la liste des liquidations disponibles s affiche dans le pavé suivant Il est possible de trier les mandats en cliquant sur un en-tête de colonne Il est possible de filtrer les mandats par composante ou par CR 6/18

7 Il suffit, ensuite, d alimenter un bordereau en sélectionnant les différentes factures liquidées et en les ajoutant en cliquant sur [+]. Lorsque tous les bordereaux ont été ajoutés, la liste est vide. Il faut ensuite cliquer sur l icône [Créer le bordereau] Plusieurs possibilités de regroupement sont offertes Ensuite, valider 7/18

8 Fenêtre de validation Cliquer sur "Imprimer" Exemple de mandat 8/18

9 Exemple de bordereau de mandats Bordereau journal 9/18

10 2 Faire des impressions Il est possible à tout moment de faire des impressions Rappel : Jefyco n'imprime que des originaux et ouvre toujours les documents dans un pdf. 10/18

11 Pour chaque composante, et pour chaque type de bordereau, la liste des pièces disponible est visible à l'écran. Si un bordereau est sélectionné, la liste des mandats apparaît dans le dernier cadre. 11/18

12 MARACUJA : la comptabilité Maracuja est l outil comptable de Jefyco. Il permet, en autre, d'apposer le visa comptable sur les pièces émises par l'ordonnateur et de prendre en charge les bordereaux. Dans ce cadre, il s'agit de l'étape suivant la confection des bordereaux dans Abricot. Page d'accueil de Maracuja : 12/18

13 1 Viser un bordereau 1 : Cliquer sur l'icône "Visa" Le menu visa s'affiche 2 : Cliquer sur l'icône "Visa dépenses" 3 : Sélectionner l'ub Le nombre de bordereaux à prendre en charge est mentionné pour chaque UB 13/18

14 Lorsqu'une UB est sélectionnée, le détail des bordereaux s'affiche Type de bordereau Nombre de pièces Personne ayant saisi les commandes Pour poursuivre, cliquer sur l'icône suivant placée en pied de page. Le détail des pièces du bordereau apparaît dans la fenêtre suivante Indiquer la date de réception Pour viser ou non, cocher ou décocher la case "Viser" 14/18

15 Lorsqu'une pièce est rejetée, indiquer le motif du rejet dans ce cadre Cliquer ensuite sur [suivant] L écran suivant permet de contrôler, et au besoin corriger, les contre-parties des mandats : Pour modifier une contre-partie, se placer sur la ligne du compte de tiers et supprimer la ligne en cliquant sur [-] 15/18

16 Ajouter ensuite un nouveau compte de tiers en cliquant sur le plus Dans l écran, choisir un compte en cliquant sur la loupe puis en choisissant dans le menu déroulant (double clic). Celui-ci peut être filtré dans la fenêtre de saisie. Puis valider Lorsque la correction est équilibrée en débits et en crédits, les montants s affichent en vert Pour viser, cliquer ensuite sur l'icône [Viser] placée en pied de page. Un message de validation s'affiche. 16/18

17 Suivi d'un message de confirmation 2 Générer un paiement Cliquer sur l'icône [Paiement] Le menu paiement s'affiche Cliquer sur [Gestion des paiements] 17/18

18 Cliquer sur [nouveau] Sélectionner le mode de paiement Cliquer sur suivant 18/18

19 Il est possible de différer un paiement Cliquer sur suivant Pour effectuer une retenue Ajouter les mandats sur lesquels faire une retenue en les sélectionnant et en cliquant sur [+] 19/18

20 Préciser le montant et la nature de la retenue Valider Cliquer sur suivant Finalisation du paiement Fenêtre de vérification Cliquer sur suivant Montant total 20/18

21 Il est possible de regrouper les paiement par RIB Cliquer pour payer Message de confirmation : Confirmation de la génération du fichier de paiement 21/18

22 Nom du fichier En cliquant sur [enregistrer], la fenêtre de création d'enregistrement s'ouvre. Elle est identique à celle de n'importe quel logiciel. 22/18

23 Documents d'accompagnement : 23/18

24 Le paiement est maintenant affiché dans la liste de l'écran d'accueil 24/18