GESTIONNAIRE DE PAIE TRAITEMENT DE LA PAIE SOMMAIRE

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1 GESTIONNAIRE DE PAIE TRAITEMENT DE LA PAIE SOMMAIRE 1. Plafond de sécurité sociale (diverses tranches) 2. La mensualisation 3. Travail à temps partiel 4. Le repos compensateur 5. La maladie 6. L accident de travail 7. La maternité et l adoption 8. Le congé paternité 9. L invalidité 10. La subrogation 11. Les différentes méthodes de retenues sur salaires 12. Méthodes d indemnisation des absences 13. Embauches en cours de mois 14. Réduction de plafond de Sécurité Sociales (les différents cas)

2 PLAFOND DE SECURITE SOCIALE ANNEE 2007 Le plafond mensuel de la sécurité sociale (Tranche A) pour l année 2009 a été fixé par décret à Il s établit ainsi : PLAFOND DE SECURITE SOCIALE EUROS FRANCS ANNEE TRIMESTRE MOIS QUINZAINE SEMAINE

3 LA MENSUALISATION La mensualisation consiste au paiement chaque mois d une rémunération déterminée indépendamment du nombre de jours dans le mois. Ainsi, la plupart des salariés bénéficient du paiement mensuel du salaire et des avantages qui y sont liés. L ensemble de ces droits constitue un minimum légal. De nombreuses conventions collectives accordent des avantages plus importants. A SAVOIR Sont exclus du bénéfice de la mensualisation : Les travailleurs à domicile ; Les travailleurs saisonniers, Les travailleurs temporaires et intermittents. Comment se calcule le salaire mensuel? La rémunération mensuelle est une moyenne calculée sur la base de l horaire hebdomadaire légal ou contractuel de travail. Elle ne dépend pas du nombre de jours travaillés dans le mois. Pour un salarié à plein temps dans une entreprise qui applique la durée légale hebdomadaire du travail, soit 35 heures, elle est de : 35 heures x 52 semaines = 151,666 heures x taux horaire 12 mois Ainsi la durée du travail de 35 heures par semaine correspond à une durée mensuelle forfaitaire de 151,666 heures. Pour un salarié à temps partiel travaillant 30 heures par semaine, elle est de : 30 heures x 52 semaines = 130 heures x taux horaire 12 mois Cette méthode de calcul aboutit à une régulation de la rémunération sur l année qui neutralise les conséquences de la répartition inégale des jours entre les 12 mois de l année civile.

4 LE TRAVAIL A TEMPS PARTIEL Est considéré comme du temps partiel tout contrat de travail dont l horaire hebdomadaire est inférieur à 35 heures par semaine. Cependant tout salarié à temps partiel conserve les même droits que les salariés à temps plein c est-à-dire qu il : A une rémunération proportionnelle à celle d un salarié à temps complet, à qualification égale, et qui occupe un emploi équivalent, Les droits à congés payés sont les même que pour les salariés à temps plein, Pour la détermination des droits liés à l ancienneté (congé évènements familiaux, congé individuel de formation, ), la durée est décomptée comme si le salarié était occupé à plein temps. Par ailleurs des heures complémentaires peuvent être effectuer à hauteur de 10% du temps hebdomadaire qui seront payées au taux normal sans majoration.

5 LE REPOS COMPENSATEUR Tout salarié qui effectue des heures supplémentaires dans le cadre de son activité professionnelle, perçoit de son employeur une rémunération majorée sur les heures supplémentaires effectuées. Pour les entreprises de plus de 20 salariés Heures supplémentaires effectuées dans le contingent annuel de 220 heures Si au cours d une semaine donnée le nombre d heures effectives de travail est supérieur à 41 heures, toute heure supplémentaire effectuée au-delà des 41 heures ouvre droit à un repos compensateur égal à 50% de ces heures, lorsque l ensemble des heures supplémentaires entrent dans le contingent annuel légal qui est de 220 heures. Exemple : Un salarié effectue au cours d une semaine 47 heures de travail effectif. Le repos compensateur sera calculé comme suit : 47h 41h = 6 heures x 50% = 3 heures Heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent de 220 heures Si au cours d un exercice non encore terminé un salarié a déjà effectué 220 heures supplémentaires, toute heure supplémentaire effectuée au-delà de la durée légale hebdomadaire (35 heures), ouvre droit à un repos compensateur égal à 100%. En reprenant l exemple ci-dessous, le repos compensateur sera égal à : 47h 35h = 12 heures x 100% = 12 heures Pour les entreprises de 20 salariés ou moins Heures supplémentaires effectuées dans le contingent annuel de 220 heures Pour ces petites entreprises, les heures supplémentaires effectuées à l intérieur du contingent annuel n ouvrent pas droit à repos compensateur légal. Heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent de 220 heures En revanche, les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent, ouvrent droit à 50% des heures effectuées au-delà de la durée légale. Le repos compensateur sera de : 47h 35h = 12 heures x 50% = 6 heures

6 LA MALADIE CONDITIONS D INDEMNISATION DE L ARRET MALADIE Pour les 6 premiers mois d arrêt : Soit travail : Au moins 200 heures pendant les 3 mois civils précédents l arrêt ou pendant les 90 jours précédents l arrêt. Soit cotisations : Sur au moins x SMIC horaire pendant les 6 mois civils précédant l arrêt. De plus il est obligatoire qu un certificat médical d arrêt de travail soit adressé par le salarié dans les 48 heures de sa prescription à la caisse d assurance maladie dont il relève (même formalité en cas de prolongation de l arrêt de travail). Au-delà du 6ème mois d arrêt continu : Avoir une immatriculation depuis au moins 12 mois à la date de l arrêt Soit travail : Au moins 800 heures pendant les 12 mois civils précédent l arrêt ou pendant les 365 jours précédant l arrêt, dont 200 heures au moins au cours des 3 premiers mois. Soit cotisations : Sur au moins x SMIC horaire pendant les 12 mois civils précédant l arrêt, dont cotisations sur au moins x SMIC horaire au cours des 6 premiers mois. MODALITES DE CALCUL DE L INDEMNITE JOURNALIERE MALADIE L IJSS est égale à 50% du salaire journalier de base (SIB). Le SIB est pris en compte dans la limite du plafond de la sécurité sociale. A partir du 31 e jour d arrêt, si l assuré a au moins 3 enfants à charge, l IJSS est égale aux 2/3 du SIB. L IJSS brute ne peut excéder 1/720 du plafond annuel de la sécurité sociale, soit 47,65 en Pour les assurés ayant au moins 3 enfants à charge, le montant maximum de l IJSS brute à partir du 31 e jour d arrêt est de 1/540 du plafond annuel de la sécurité sociale, soit 63,53 en Les caisses de sécurité sociale prélèvent, avant versement des IJSS, la CSG et la CRDS sur 100% de l indemnité journalière. Taux spécifique de CSG sur les IJSS : 6,20% et taux de la CRDS : 0,50%. Les IJSS sont servies après un délai de la carence de 3 jours, pour chaque jour d arrêt, ouvrable ou non. Si le salarié a travaillé le jour où l arrêt de travail est prescrit, le délai de carence court à compter du lendemain. Les IJSS sont versées au maximum pendant 3 ans pour les affections chroniques ou de longue durée. Dans les autres cas, le nombre d IJSS versées pour une période quelconque de 3 ans ne peut excéder 360.

7 L ACCIDENT DE TRAVAIL CONDITIONS D INDEMNISATION DE L ACCIDENT DE TRAVAIL Avoir exercé une activité salariale au moment de l accident Pas de condition de durée d immatriculation ou de durée de travail L accident ne doit pas résulter de la faute intentionnelle de la victime. L ensemble de la période d incapacité de travail est indemnisé jusqu à : Soit guérison ou consolidation de la blessure Soit rechute ou aggravation Soit admission dans le régime de l invalidité totale L indemnité journalière est due à partir du 1 er jour qui suit l arrêt de travail, sans distinction entre les jours ouvrables et les dimanches et les jours fériés. L indemnisation prend en compte 60% du SJB pendant les 28 premiers jours d indemnisation et ensuite 80% du SJB à partir du 29 e jour. Le SJB est calculé comme si le salarié avait travaillé normalement au cours du mois, ou au cours des 28 jours, des 3 mois ou des 12 mois précédents, dans les cas suivants : Embauche au cours de cette période, Maladie, accident, maternité, chômage partiel, fermeture de l établissement, congé sans solde, Changement d emploi au cours de la période (prise en compte du salaire correspondant au nouveau poste, s il est supérieur au salaire réellement perçu pendant la période considérée). SOMMAIRE DUREE D INDEMNISATION DE LA MATERNITE OU DE L ADOPTION Nombre d enfants pour Rang de Congé (en semaines Congé d Adoption lequel le congé est pris l enfant entourant la naissance Avant Après Total Un 1 er ou 2 e 3e ou Jumeaux Triplés ou Pathologie de la mère Si la naissance simple, le congé prénatal peut-être augmenté de 2 semaines maximum pour l enfant de rang 3 ou +, le congé postnatal étant réduit d autant. Si naissance de jumeaux, le congé prénatal peut être augmenté de 4 semaines maximum, le congé postnatal étant réduit d autant. Pour l état pathologique :

8 Période prénatale : un congé supplémentaire de 2 semaine est possible, il peut être prescrit à partir de la déclaration de grossesse, la salariée reçoit les IJSS de maternité. Période postnatale : un congé supplémentaire de 4 semaines est possible à la suite du congé de maternité, toutefois, la salariée reçoit les IJSS de maladie (et non les IJSS maternité), il n y a pas de délai de carence. Pour le congé d adoption : Durée du congé (à compter de l arrivée au foyer de l enfant adopté) : - Si adoption d un enfant : 10 semaines si le foyer comptait 0 ou 1 enfant à charge ; 18 semaines si le foyer comptait déjà 2 enfants à charge ou + ; - Si adoption de 2 enfants ou + : 22 semaines. Possibilité d avancer la date de début du congé : celle-ci peut précéder de 7 jours calendaires au plus l arrivée de l enfant au foyer. Si les parents adoptifs sont tous deux salariés : - Le congé peut être pris par l un ou l autre de deux parents ; - La durée du congé peut être répartie entre les deux parents : en ce cas, ils bénéficient de 11 jours supplémentaires de congé (18 jours en cas d adoption multiples) ; il s agit de jours calendaires ; la durée totale du congé ne peut pas être fractionnée en plus de deux périodes, dont la plus courte ne peut être inférieure à 11 jours ; ces deux périodes peuvent être simultanées.

9 LE CONGÉ PATERNITÉ Tout salarié masculin, dont l enfant est né après le 1 er janvier 2002, a droit à congé. Caractéristique de ce congé Ce congé est ouvert sans condition d ancienneté dans l entreprise, et ce, quelque soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, temps partiel ), et à l occasion de chaque naissance. Toutes les entreprises, quelque soit leur effectif, doivent accorder ce congé de paternité, au salarié qui le demande. Il s agit d un congé non rémunéré par l employeur, qui entraîne la suspension du contrat de travail (sauf dispositions conventionnelles plus favorables). Le congé de paternité n est pas considéré comme du travail effectif, pour l appréciation de l ancienneté du salarié ou pour le calcul des droits à congé payé. Durée du congé La durée de ce congé est, au plus, de 11 jours calendaires consécutifs (incluant, les samedis, dimanches et jours fériés). Ce congé est porté à 18 jours calendaires en cas de naissances multiples. Le salarié, s il le souhaite, peut prendre un congé d une durée inférieure. Il est bien entendu que ce congé vient s ajouter aux 3 jours ouvrables légaux, déjà accordés au père pour naissance. Au total, le père peut donc disposer d un congé de 14 jours, ou 21 jours (si naissances multiples). Le congé de paternité et les 3 jours de naissance ne sont pas forcément consécutifs, ils peuvent être pris séparément. Prise du congé Le congé doit être pris après la naissance de l enfant, dans un délai de 4 mois et doit débuter effectivement avant l expiration de ce délai. Ce congé peut être reporté dans 2 cas :

10 Hospitalisation de l enfant : Le congé est alors pris dans le délai de 4 mois qui suit la fin de l hospitalisation, Décès de la mère : Le congé doit être pris dans le délai de 4 mois qui suit le congé post natal de maternité, dont bénéficie le père dans ce cas. Formalités de mise en œuvre du congé Le salarié doit informer son employeur de sa volonté de bénéficier de ce congé 1 mois avant le début de celui-ci, en indiquant la date à laquelle il souhaite prendre ce congé et la date de reprise du travail. Il doit justifier de la filiation de son enfant auprès de son employeur et de la caisse d assurance maladie, en produisant une copie de l acte de naissance de l enfant. Indemnité journalière versée par la sécurité sociale Une indemnité journalière est versée par la Sécurité sociale aux pères ayant cessé toute activité pendant le congé de paternité. Cette indemnité, qui est due pour tous les jours calendaires d absence, répond aux mêmes critères que l indemnité journalière versée aux mères, pendant le congé de maternité : Le montant de l indemnité est égal au gain journalier net de base (salaire de référence plafonné, diminué de la part salariale des cotisations de la CSG, mais pas de la CRDS). Elle est exonérée des cotisations de sécurité sociales mais est soumise, comme les indemnités de maternités, à la CSG (6,20%) et la CRDS (0,50%). Le montant maximal de cette indemnité journalière (après déduction de la CSG et de la CRDS) est de 62,88, pour 2002.

11 L INVALIDITÉ L INVALIDITE NE CONCERNE QUE L ASSURE : DROITS OUVERTS Il faut avoir moins de 60 ans au moment de l attribution, L assuré doit pouvoir justifier de 12 mois d immatriculation, au premier jour du mois au cours duquel est survenue l interruption de travail suivie d invalidité, ou la constatation de l état d invalidité résultant de l usure prématurée de l organisme, Il doit justifier également d une durée de salariat : - Au moins égale à 800 heures au cours des 4 trimestres civils ou des 12 mois de date à date, précédant la date d examen des droits, dont 200 heures dans le premier de ces trimestres ou des 3 premiers mois de ces 12 mois, - ou d un salaire au moins égal à x SMIC horaire pendant ces 12 mois (dont au moins x SMIC au cours des 6 premiers mois) IL FAUT AVOIR PERDU AU MOINS 2/3 DE SES CAPACITES DE TRAVAIL La réduction de la capacité de l assuré est appréciée en tenant compte de la capacité physique restante, de l âge, des facultés physiques et mentales, de ses aptitudes et de sa formation professionnelle. Il s agit donc d une notion complexe qui tient compte à la fois, de critères médicaux mais aussi de critères d ordre professionnel et social.. BAREME POUR SON ATTRIBUTION ET MONTANT Il n y a pas de barème officiel de référence pour son attribution. 3 catégories sont en présence : 1 ère catégorie : vous pouvez encore exercer une certaine activité professionnelle : 30% du salaire moyen, avec un minimum et un maximum ; 2 ème catégorie : vous êtes incapable d exercer une profession quelconque :50% du salaire moyen, avec un minimum et un maximum, 3 ème catégorie : votre état nécessite l aide d une tierce personne : à la pension de 2 ème catégorie s ajoute une majoration pour tierce personne.

12 LA SUBROGATION Lorsque l employeur maintient tout ou partie du salaire pendant l absence pour maladie, il peut percevoir les IJSS à la place du salarié. Employeur non subrogé Préalable La non-subrogation est toujours possible sans démarche particulière (sauf convention ou usage contraire) : soit que l entreprise ne verse pas d indemnisation de la maladie au salarié en complément des IJSS ; soit que l entreprise complète les IJSS par une indemnisation complémentaire (légale ou conventionnelle). Si l entreprise ne verse pas d indemnisation complémentaire : elle paie le salaire, amputé de la retenue pour arrêt maladie, et le salarié s adresse à la Sécurité sociale pour percevoir les indemnités journalières qui lui sont dues. Si l entreprise verse une indemnisation complémentaire : elle paie le salaire, amputé de la retenue pour arrêt maladie, et y ajoute l indemnisation complémentaire mise à sa charge ; le salarié s adresse à la Sécu pour percevoir les indemnités journalières qui lui sont dues. Le salarié se procure et fait remplir par son entreprise l imprimé CERFA 11135*02 «attestation de salaire», qu il adresse lui-même à la Sécu pour recevoir personnellement les IJSS. Rapidité et facilité d indemnisation moindres pour le salarié. Si l entreprise ne verse pas d indemnisation complémentaire : aucune écriture particulière (en dehors de la retenue pour absence). Si l entreprise verse une indemnisation complémentaire : lors de la paie couvrant l arrêt de travail, elle pratique la retenue correspondante, et estime le montant des IJSS pour calculer ce qu elle doit verser en complément. Principe Démarche Conséquences Employeur subrogé La subrogation n est possible que si l entreprise complète les IJSS par une indemnisation complémentaire (légale ou conventionnelle) de manière à «garantir» en tout ou partie le salaire d activité au salarié en arrêt de travail. L entreprise verse le salaire au niveau convenu ; ce salaire comprend le montant des IJSS, que l entreprise «avance» ainsi au salarié. L entreprise s adresse ensuite à la Sécu pour percevoir ce montant à la place du salarié. Si le montant des IJSS est plus élevé que le salaire à maintenir, le salarié en conserve l entier bénéfice. L entreprise remplit et adresse à la Sécu l imprimé CERFA 11135*02 «attestation de salaire»,après avoir fait signer par le salarié le cadre «demande de subrogation» de cet imprimé. Ecriture du bulletin de paie Pour le salarié : absence compensée immédiatement ;pas de démarches ; assimilable à un avantage social. Pour l entreprise : avance de trésorerie ; démarches à sa charge ; vérification des encaissements. Ou bien, dès la paie couvrant l arrêt de travail, l entreprise pratique la retenue correspondante, et estime le montant des IJSS pour calculer ce qu elle doit verser en complément. Ou bien, en différé sur le bulletin de paie qui suit le paiement des IJSS qu elle reçoit directement de la Sécu, l entreprise inscrit la retenue pour arrêt de travail et indemnisation correspondante. Dans les 2 cas, l entreprise verse au salarié l indemnisation complémentaire qui est à sa charge et le montant des IJSS.

13 LES DIFFÉRENTES MÉTHODES DE RETENUES SUR SALAIRES RETENUE CALCULEE EN JOURS D ABSENCE : 3 METHODES Exo pour une absence d une semaine du lundi au dimanche inclus : Méthode au 30 e : Diviser le salaire mensuel par 30 et retenir autant de 30 e que de jours calendaires d absence /30x7= 361,67 soit un salaire de 1188,33 Méthode au 26 e : Diviser le salaire mensuel par 26 et retenir autant de 26 e que de jours ouvrables d absence /26x6= 357,69 soit un salaire de 1192,31 Méthode de la moyen : Diviser le salaire mensuel par 21,66 et retenir autant de 21,66 e que de jours ouvrés d absence Pour info (21,66= 5x52/12) 1550/21,66x5= 357,80 soit un salaire de 1192,20

14 RÉDUCTION DE PLAFOND DE SÉCURITÉ SOCIALES (LES DIFFÉRENTS CAS) 3 types de situations visées précisément par les textes permettent de réduire le plafond de sécurité sociale. L embauche où le départ d un salarié au cours d une échéance de paie ; Le salarié à employeurs multiples ; Le salarié travaillant à temps partiel. L EMBAUCHE OU LE DEPART D UN SALARIE AU COURS D UNE ECHEANCE DE PAIE Lorsque le salarié est embauché en cours de mois, ou qu il quitte l entreprise, également en cours de mois, le plafond de sécurité sociale à retenir, pour la paie du mois considéré, est constitué d autant de 30 ème du plafond mensuel sécurité sociale, qu il y a de jours calendaires entre : Le 1 er jour de l embauche (en cours de mois), et la fin du mois, ou Le 1 er jour du mois et la date de départ (en cours de mois), pour solde de tout compte. Exemple : Un salarié, dont la rémunération est supérieure au plafond de la sécurité sociale (2859 ), est embauché à compter du 9 janvier Son contrat prend fin le 16 février 2009, pendant sa période d essai. Il conviendra de retenir les plafonds suivants : Réduction des plafonds de sécurité sociale : Pour Janvier 2009 : 2859 x 23 jours = 2 191,90 30 jours Pour Février 2009 : 2859 x 16 jours = 1 524,80 30 jours LE SALARIE A EMPLOYEURS MULTIPLES Pour tout assuré qui travaille régulièrement et simultanément pour le compte de plusieurs employeurs, la part des cotisations incombant à chaque employeur, est déterminée au prorata

15 des rémunérations qu ils ont respectivement versées dans la limite du plafond de sécurité sociale. Exemple : Soit un salarié qui perçoit simultanément de 3 employeurs les rémunérations suivantes : Employeur A : 1200 Employeur B : 950 Employeur C : 1150 Total : 3300 Alors que le plafond est de Les cotisations plafonnées sont donc à calculer par chaque employeur, en retenant les plafonds réduits suivants : Employeur A : 1200 x 2859 = 1 039, Employeur B : 950 x 2859 = 823, Employeur C : 1150 x 2859 = 996, La somme des plafonds réduits donne bien le montant du plafond de la sécurité sociale, soit : 1 039, , ,32 = 2859 SALARIE TRAVAILLANT A TEMPS PARTIEL Pour un salarié travaillant à temps plein dont la rémunération mensuelle brute est de 3360 e, les cotisations plafonnées sont calculées sur une assiette qui ne dépasse pas le plafond mensuel de la sécurité sociale, soit pour l année 2009 : 2859 Si pour occuper le même poste, l employeur embauche 2 salarié à mi-temps, au salaire brut de 1680, chacun, en l absence de règles de proratisation, les cotisations plafonnées seraient calculées pour chaque salarié, sur la base de 1680 puisque ce montant est inférieur au plafond de la sécurité sociale (2859 ). Pour proratiser le plafond de la sécurité à l échéance de la paie des salariés, un certain nombre de conditions doivent être remplies : Les salariés doivent répondre à la définition légale du travail à temps partiel, La rémunération du poste occupé à plein temps, doit être supérieur au plafond de la sécurité sociale. La proratisation du plafond de la sécurité se pratique de la façon suivante : Salaire à temps partiel x plafond de la sécurité =

16 Salaire à temps complet Pour les 2 salariés à mi-temps ci-dessus, la proratisation du plafond de la sécurité se fera comme suit : 1680 x 2859 = Autre exemple : Un salarié, dont la rémunération est supérieure au plafond de la sécurité sociale (2859 ), est embauché à compter du 9 janvier Son contrat prend fin le 16 février 2009, pendant sa période d essai. Il conviendra de retenir les plafonds suivants : Réduction des plafonds de sécurité sociale : Pour Janvier 2009 : 2859 x 23 jours = 2 191,90 30 jours Pour Février 2009 : 2859 x 16 jours = 1 524,80 30 jours

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