PLAN PHARE 6 e JOURNÉE RÉGIONALE Lyon, 11 décembre 2013 RETOUR D EXPÉRIENCE DES 7 ÉTABLISSEMENTS

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1 PLAN PHARE 6 e JOURNÉE RÉGIONALE Lyon, 11 décembre 2013 RETOUR D EXPÉRIENCE DES 7 ÉTABLISSEMENTS ACCOMPAGNÉS EN 2013

2 PLAN PHARE 6 e JOURNÉE RÉGIONALE Lyon, 11 décembre 2013 RETOUR D EXPÉRIENCE DES 7 ÉTABLISSEMENTS ACCOMPAGNÉS EN 2013 Carine Biou - Bruno Pagliano CH Alpes Léman/ Lilian Chambon CH d Ardèche méridionale Jean-Yves Fezzi CH de Chambéry, CH d Aix-les-Bains Laure Giacone CH de Belley Denis Hyenne Sandrine Vergnes - CH de Montélimar Elizabeth Spinosi CH des Vals d Ardèche

3 6 e JOURNÉE RÉGIONALE CONTEXTE PLAN PHARE -Sous l impulsion de l ARS Rhône Alpes, démarche de collaboration entre l ARS et les établissements engagés (7 établissements) dynamique -Mission d élaboration et d accompagnement à la mise en œuvre d un plan de performance des achats selon méthodologie PHARE 2 CHT en cours de formation : CH d AUBENAS (CHARME), CH de MONTÉLIMAR, CH de PRIVAS (CHVA) CH de CHAMBÉRY, CH d AIX-LES-BAINS, CH de BELLEY le CH Alpes-Léman Choix d un consultant : CROP & CO Calendrier : avril 2013 à juillet 2013

4 PLAN PHARE - 6 e JOURNÉE RÉGIONALE Retour d expérience des 7 établissements accompagnés SOMMAIRE RAPPEL DU PLAN D INTERVENTION DE CROP&CO (METHODOLOGIE) - 3 niveaux : Régional/CHT/Etablissement Phase 1. DIAGNOSTIC (cartographie, Maturité de la fonction achats, Maturité de la fonction appro): - Cartographie des achats - Maturité de la fonction approvisionnement : CH de Montélimar - Maturité de la fonction achat au CHAL Quels retours d expérience? Phase 2. ELABORATION DU PAA - PAA d établissement - PAA de CHT Quels retours d expérience? Phase 3. MISE EN ŒUVRE OPERATIONNELLE - Accompagnement complémentaire Quels retours d expérience? Recommandations - organisation des achats - CH Aix/CH Chambéry/ CHT / CH de Belley

5 METHODOLOGIE DU PLAN D ACCOMPAGNEMENT

6 PHASE 1: DIAGNOSTIC CHVA : la conduite du diagnostic. CH de Chambéry : la cartographie des achats - le panel des fournisseurs. CH de Belley : les palmarès achats / fournisseurs. CH de Montélimar : la maturité des approvisionnements. CH Alpes Léman : la maturité des achats Le retour d expérience

7 PHASE 1: DIAGNOSTIC LES ENTRETIENS - ÉCHANGE SUR DES PRATIQUES: LE C. H. V. A. - PRIVAS Une bonne implication et un bon «ressenti» des acteurs hospitaliers (acheteurs= secteur pharmacie, biomédical, technique et travaux, services économiques) Globalement les analyses des acteurs sont homogènes et permettent de faire émerger des pistes de progrès sur le plan individuel et collectif. Chaque acteur exprime des attentes réelles en terme de gains Achats

8 PHASE 1: DIAGNOSTIC Cartographie des achats -Répartition des dépenses DU CH CHAMBERY 66,1 M TTC de dépenses achats en 2012

9 PHASE 1: DIAGNOSTIC - Le panel des fournisseurs CH CHAMBERY Périmètre d analyse = 66, 1M TTC Le panel fournisseurs 8% des fournisseurs représente 80% des dépenses Nombre de fournisseurs Nombre de fournisseurs Fonctionnement Nombre de fournisseurs Investissement 280 Dépense moyenne / fournisseur 44 K ABC Fournisseurs Nombre de fournisseurs % fournisseurs CA en % CA CA moyen en A 127 8% % B % % C % % Total % % Le TOP 20 ROCHE LABORATOIRE % CA cumulé % CA cumulé 3,2 M 5% JANSSEN-CILAG S 1,1 M 30% EFS RHONE ALPES 3,1 M 9% GE HEALTHCARE 1,1 M 32% SYNDICAT INTERH 2,9 M 14% UGAP 1 M 34% S.C.D.C. 2 M 17% MEDTRONIC FRANC 1 M 35% L.F.B. LABORATO 1,6 M 19% BAXTER LABORATO 1 M 37% S.H.A.M. 1,4 M 21% GTM BATIMENT ET 0,8 M 38% PFIZER LABORATO 1,3 M 23% CSL BEHRING 0,8 M 39% CELGENE 1,2 M 25% CH CHAMBERY 0,8 M 40% BIOMET FRANCE 1,2 M 27% MSD 0,7 M 41% EDF - GDF 1,1 M 29% LILLY FRANCE SA 0,7 M 43%

10 PHASE 1: DIAGNOSTIC La cartographie des achats répartition des dépenses Centre Dr Récamier BELLEY 01 Le classement en volume titre 2 médical N 1 la pharmacie DM, N 2 Ingénierie Biomédicale, N 3 Les prestations médicales Le classement en volume titre 3 hors médical: Frais généraux services Restauration Blanchisserie Energies et fluides

11 PHASE 1: DIAGNOSTIC Le panel des fournisseurs - Centre Dr Récamier BELLEY 01 Le panel des fournisseurs: Même méthode sur BELLEY globalement mêmes constats: 13% des fournisseurs représentent 80% des dépenses, 81% des fournisseurs réalisent un CA < La maturité des approvisionnements: Une gestion de stocks à optimiser Un sur stock estimé à Un sous stock a priori pour 1306 articles

12 PHASE 1. DIAGNOSTIC - la maturité de l approvisionnement au CH de Montélimar

13 PHASE 1. DIAGNOSTIC - la maturité de l approvisionnement au CH de Montélimar

14 PHASE 1: DIAGNOSTIC - EX DE RECOMMANDATIONS - ORGANISATION DES APPROVISIONNEMENTS : LE CHVA PRIVAS Renforcer et formaliser les procédures de gestion des stocks au magasin Remplir les conditions nécessaires à la poursuite du déploiement des consoles de dispensation (pharmacie) : Formation à l utilisation des consoles Mettre en place des indicateurs/tableaux de bord de suivi de la gestion des stocks au magasin Aménager des temps dédiés à l analyse des consommations à la pharmacie Evaluer l optimisation de la gestion des temps à la pharmacie pour dégager du temps et pallier le manque d effectif

15 C10 C9 C11 C8 PHASE 1. DIAGNOSTIC - La maturité de la fonction C7 D1 D2 achats au CHAL D3 D4 3 2,5 2 1,5 1 A1 A2 0,5 B3 0 A3 A4 B1 B6 B2 B5 B4 A. STRATEGIE A1 Définition d'une stratégie portée par l'établissement A2 Implication de la fonction achats dans les décisions stratégiques A3 Participation à des groupements d'achats A4 Niveau de performance attendu pour la fonction achats B. ORGANISATIONS B1 Perception de la fonction achats au sein de l'établissement B2 Animation d'une démarche achats au sein de l'établissement B3 Moyens dédiés B4 Aptitude à porter le changement B5 Compétences acheteurs B6 Compétences de la cellule des marchés B7 Développer des compétences/possibilités de formation B8 Participation à un réseau d'acheteurs C. PRATIQUES C1 Questionnement des besoins C2 Méthode de prospection et veille C3 Gestion de la base fournisseurs et référencement C4 Passation des marchés C5 Approche en coût complet C6 Choix entre externalisation et régie C7 Choix entre groupements et marchés propres C8 Gestion des risques C9 Suivi de l'exécution des marchés C10 Inventaire et gestion des stocks C11 Contrôle de la fonction achats C6 C5 C4 C3 C2 C1 B8 B7 D. PILOTAGE D1 Définition des objectifs D2 Mesure de la performance D3 Outils de gestion pour la passation des marchés D4 Outils de suivi sur l'exécution des marchés

16 PHASE 1: DIAGNOSTIC - RETOURS D EXPÉRIENCE Accompagnement= Elaboration du PAA Difficultés rencontrées Conditions de réussite Changement de culture au sein de l hôpital: passage d une logique d organisation verticale à une gestion transversale de la fonction achats 1 Diagnostic Cartographie Maturité de la fonction achats Maturité de la fonction approvisionnement Difficulté d'extraction des données issues du SI, elles sont disponibles dans une finalité comptable mais pas de gestion la fonction achats est généralement perçue comme un processus administratif et réglementaire sans valeur ajoutée Interfaces des SI complexes entre Pharma et Hexagone, ce qui ne permet pas d'extraire des données fiables Travail préalable pour réaliser la requête (filtres, données, tri, groupement) Travail préalable pour définir la segmentation utilisée pour l'analyse -Dépasser la simple vision des achats de la réalisation des marchés. Développer une approche = performance fournisseur -Formaliser une politique d achat en identifiant les acteurs sur la base d un organigramme structuré autour de l achat Entrer dans une démarche achat généralisée et non pas seulement portée par le directeur chargé des achats Adhérer au groupement ( actu in 12 groupements demain 14 à + avec le rapprochement AIX CHC BELLEY, 2 centrales d achat, 2 GIE, 1 GIP, 2 GCS SIH,,, l adhésion faisant l objet d une même réflexion par rapport au niveau de performance attendu,

17 PHASE 2 ÉLABORATION DU PLAN ACTION ACHAT Le schéma du plan PHARE. CH Alpes Léman : la matrice enjeux efforts. CHT de Chambéry : le PAA de la CHT. CHVA : la conduite du PAA. Le retour d expérience

18 PHASE 2 - ÉLABORATION DU PLAN D ACTION ACHAT

19 PHASE 2: ÉLABORATION DU PAA AU CHAL - MATRICE ENJEUX / EFFORTS K CHAL2.1 Renégociation avec les fournisseurs majeurs (x7) K CHAL5.1 Adéquation des plateaux commandés et des plateaux consommés CHAL1.3 Prothèses orthopédiques ENJEUX K 88 K 40 K 30 K 80 K CHAL1.2 Prothèses cardio défibrillateurs implantables CHAL3.1 Mutualisation des contrats de maintenance technique en CHT 2 60 K 30 K 20 K CHAL1.4 Ostéosynthèse Faible Faible EFFORTS CHAL2.2 Automatisation de la préparation de doses (médicaments) CHAL2.3 Doses administrables insuffisantes pour des molécules onéreuses CHAL1.0 Traitement des AO pharmacie CHAL4.1 Mutualisation des contrats de maintenance informatique en CHT

20 PHASE 2. ÉLABORATION DU PAA de la CHT de Chambéry Périmètre ( ) Objectif ( ) % % n FP Thème Impact Complexité Périmètre ( ) Potentiel de gain financier ( ) Potentiel de gain qualitatifs CHT1 Biologie Fort Forte à chiffrer à définir CHT2 Biologie Automate Belley Fort Faible à chiffrer 10% CHT3 Transport sanitaire non médicalisé Faible Forte à chiffrer 0 à 15% selon CH ARS7ES 1 Projet de virtualisation de poste Fort Moyenne ARS7ES 2 Projet SSO (Single Sign On) Fort Moyenne ARS7ES 3 Projet archivage des données numériques Fort Moyenne ARS7ES 4 Projet Infrastructures de stockage Fort Moyenne ARS7ES 5 Matériels et logiciels standards Fort Faible ARS7ES 6 Prestation d assistance environnement Oracle et SQL Fort Faible ARS7ES 7 Audit de la solution d impression Faible Faible ARS7ES 8 Achats de la nouvelle solution d impression Fort Moyenne ARS7ES 9 Négociation McKesson Fort Moyenne ARS7ES 10 Négociation AGFA Fort Moyenne ARS7ES11 Contrôles règlementaires Fort Moyenne

21 PHASE 2: PAA au CHVA PRIVAS - CHT - Régional CHVA PRIVAS Les fiches actions identifiées -19 actions au niveau local (objectif de gains sur achats : ) CHT/Régional -Mise en évidence d une vraie valeur ajoutée Propositions d évolution de l organisation de la fonction Achat au C. H. V. A. PRIVAS. -3 actions au niveau de la CHT (maintenance des équipements biomédicaux, téléphonie, transports sanitaires) -11 actions au niveau régional (7établissements)

22 Accompagnement pour la mise en place d'un projet d'élaboration et de mise en œuvre du PAA PHASE 2: ÉLABORATION DU PAA - RETOURS D EXPÉRIENCE Difficultés rencontrées -Complexité d intervention du responsable achats (légitimité en lien avec la maturité de la fonction achats) Conditions de réussite -Clarifier la position de chaque acteur intervenant dans le processus achats approvisionnement, Points de vigilance dans le cadre de l'accompagnement 2 Elaboration du PAA -Elaboration du PAA = temps de déroulement de la démarche trop court -Des perspectives de valeurs inégales: certaines sont opérationnelles, d autres peu abouties -Mobilisation des différents acteurs (acheteurs, prescripteurs) -Décision institutionnelle de faire évoluer la fonction achats avec application ou mise en place du processus achat approvisionnement. Veiller à récupérer l'ensemble des fichiers excel auprès du cabinet conseil, après chaque étape finalisée -des enjeux certains, mais des chiffrages incomplets et approximatifs -Clarifier les différents objectifs auprès des acteurs de terrain

23 PHASE 3 MISE EN ŒUVRE OPÉRATIONNELLE DU PLAN ACTION ACHAT La suite : l accompagnement CH de Montélimar : calendrier du PAA Le retour d expérience. Le CH de Chambéry / CHT : une réorganisation de la fonction achat. Le CH de Belley / CHT : les phases de la mise en œuvre.

24 PHASE 3. MISE EN ŒUVRE OPÉRATIONNELLE DU PAA Tranche conditionnelle du marché d accompagnement : une aide adaptée à la mise en œuvre. Souhait des établissements : Formations à la négociation, à la gestion de projet, aux achats (analyse marché fournisseurs, stratégie achats ) Accompagnement à la mise en œuvre des Fiches actions achats Accompagnement à la réorganisation de la fonction achat

25 PHASE 3. MISE EN ŒUVRE OPERATIONNELLE DU PAA Calendrier CH de Montélimar Fournitures " protection du personnel" Achat DM non stériles Produits de décontamination - Locations de matériels pour l'had Transfert de la cuisine Matériels d'impression Optimisation des achats UGAP Transports sanitaires Entretien des matériels roulants Nettoyage des vitres Achat de gaz Elimination des déchets Matériels chirurgicaux d'urologie Laser de chirurgie Maintenance des DM biomédicaux Prestations de métrologie Matériels pré-analytique de laboratoire Réactifs de laboratoire Produits sanguins (pertinence) Fournitures en non tissé Médicaments (hors GC) DM stériles (hors GC) Prestations de contrôle réglementaire Fournitures d'ateliers Téléphones IP Filtres air pour CTA Maintenance technique Contrats de maintenance McKesson Contrats de prestation McKesson Archivage numérique Parc PC Fournitures informatiques Prestations d'intérim juin-13 juil-13 août-13 sept-13 oct-13 nov-13 déc-13 janv-14 févr-14 mars-14 avr-14 mai-14 juin-14 juil-14 août-14 sept-14 oct-14 nov-14 déc-14

26 PHASE 3: MISE EN ŒUVRE DU PAA - RETOURS D EXPERIENCE Accompagnement pour la mise en place d'un projet d'élaboration et de mise en œuvre du PAA Difficultés rencontrées Conditions de réussite Points de vigilance dans le cadre de l'accompagnement Si la maturité achats est peu aboutie, nécessité de mettre en place un dispositif achats avant la mise en œuvre du PAA: 3 Mise en œuvre du PAA Organisation de la DSEE non adaptée: rôles et métiers ne tenant pas compte de la fonction achats 1.Mise en œuvre de la politique achats de l'établissement 2.Mise en place de l'organisation des achats (guide de procédures achats et outils associés, tableau de bord, gouvernance) -Développer les compétences des acteurs (acheteurs, prescripteurs, approvisionneurs) -Elaboration des tableaux de bord de pilotage 3.Communication, pilotage du projet et gestion des transformations Veiller à récupérer l'ensemble des fichiers excel auprès du cabinet conseil, après chaque étape finalisée

27 Recommandations Organisation des achats CH Aix/ CH Chambéry / CHT La structure d organisation des achats proposée intègre l objectif de servir pleinement l établissement tout en utilisant l effet que peut lui apporter la CHT, sans constituer une contrainte L organisation achats de l établissement Directeur Général Directeur Achats DSEE ou DAL Président de CME Modalités de fonctionnement des achats en CHT Une commission de pilotage des achats de CHT Un groupe d achat pour un segment d achat Le coordinateur achats 1 acheteur leader du groupe d achat 1 ou des adhérents au segment La participation des techniciens des CH adhérents Référent juridique Pharmacie médicaments 18.9m Pharmacie DM (8.7m ) Biomédical (6m ) Biologie (5m ) Stérilisation Coordinateur Coordinateur Achats M Achats NM Acheteurs référents Pilotage & support NTIC (3m ) Restauration Blanchisserie (6.8m ) Travaux & Services techniques (7.7m ) Hôtellerie et services généraux Prestations de services Groupe d achat 1 Groupe d achat 2 Groupe d achat 3 Groupe d achat 4 Groupe d achat HT M DG DG DG DHA HT NM HT M DHA HT NM HT M DHA HT NM

28 Recommandations suite - Organisation des achats : La gouvernance CH Aix/ CH Chambéry / CHT La gouvernance de l organisation des achats proposée intègre l objectif de servir pleinement l établissement tout en utilisant l effet que peut lui apporter la CHT, sans constituer une contrainte La gouvernance achats de l établissement La gouvernance achats en CHT Revue achats d établissement Mensuelle Commission achat de CHT (CHACHT) Trimestrielle Revue du plan d actions achats PAA Revue du tableau de bord achats Revue des principaux projets en cours en matière d achats Coordination des achats transverses Revue achats et approvisionnements Mensuelle Revue des achats médicaux Par secteur (Pharmacie DM, Médicaments, biologie, ) Revue des achats non-médicaux Par secteur (Travaux, NTIC, Restauration ) Commission achats d établissement Validation des stratégies d achats ( >100K) Validation des achats de gros projets Validation des fournisseurs ( >100K) Gestion des fournisseurs stratégiques (5 fournisseurs) Mensuelle Lieu : dans un établissement différent à chaque tenue Ouverture et/ou clôture : Directeur Général de l établissement qui accueille Animation : accueille par le Directeur des Achats de l établissement qui Durée : une journée découpée comme suit : Matin : achats médicaux Après-midi : achats non-médicaux Programme de la demi-journée : Revue des groupes d achats CHT en cours Proposition de nouveaux dossiers :présentation et décisions de chacun Revue fournisseurs Revue des achats médicaux Revue des 25 principaux fournisseurs Revue des achats non-médicaux Revue des 30 principaux fournisseurs Trimestrielle Partage de pratiques achats : le partage de pratiques se fait de 11h30 à 14h30 pour que les acheteurs médicaux et non-médicaux puissent échanger ensemble

29 PHASE 3: MISE EN ŒUVRE DU PAA CHT Savoie Belley Axes à mettre en œuvre prioritairement : - La formation des personnes faisant fonction d acheteurs : 7 personnes, le pharmacien, le directeur chargé des achats, l agent administratif de la pharmacie qui assure le suivi des commandes et des stocks, le responsable logistique restauration, le responsable biomédical, le responsable SIH, le responsable de la maintenance et des travaux, sécurité, planifiée - février 2014 Le recrutement d un acheteur partagé par le CHC avec un temps dédié pour AIX & BELLEY notamment pour l axe d amélioration logistique pharmacie début 2014,en cours, Une collaboration engagée avec CHAMBERY BELLEY sur les opportunités d acheter par groupement de commandes,,, ( nous avons déjà des marchés en communs, les réactifs, les TS en cours, nous évaluerons la pertinence, IDENTIFICATION des achats à mutualiser- janvier 2014, Projet ABC - Mutualisation des laboratoires d analyses médicales autour de la démarche de certification COFRAC et optimiser les couts, gains attendus e pour le CH de BELLEY en même temps d optimiser l offre territoriale, phase opérationnel ( 5 années de travail de biologistes dont 2 années de finalisation entre AIX CHC BELLEY).

30 PHASE 3: MISE EN ŒUVRE DU PAA CHT Savoie Belley Fiches actions principales CROP & CO : Pharmacie= travail sur les produits médicaux chers à faible volume,,, Achats des pièces détachées pour les services techniques = pas de stratégie d achat dans ce secteur, en revanche avec la GMAO nous sommes capables de calculer le gain sur les travaux effectués en interne et en externe pour élaborer le plan travaux courants, Pour les autres actions le CHB raccroche avec les actions inter-établissements, Hors plans CROP & CO Adhésion à PHARMALPAIN pour les fluides médicaux ( en revanche budget travaux de mise aux normes de la centrale e envir,) Les transports sanitaires pour essayer DE CONTRE CARRER une situation monopolistique à BELLEY Les réactifs et divers consommables labos Les maintenances des automates et équipements du laboratoire Réflexion de l infrastructure téléphonique et relance du marché de consommations téléphoniques gain espéré e Réflexion sur l optimisation du parc automobile, couts des déplacements formations individuelles / Besoin en véhicule, Réflexion autour de la logistique transports de patients en lien avec le CHC et en interne,,, LISTE NON EXHAUSTIVE

31 CONCLUSION DU CH Dr Récamier BELLEY 01 La mission ARS a permis de mettre l achat au cœur de la stratégie financière comme un outil de performance ( la démarche achat étant au moins aussi absconse pour les prescripteurs médicaux et soignants que la démarche qualité il y a quelques années) De légitimer mon discours et mon organisation jusqu à la formalisation qui désormais est possible dès lors qu il est démontré que l achat n est pas accessoire mais peut dans sa logique aller jusqu à la mutualisation de moyen, D aider au changement de paradigme De conforter les pharmaciens notamment qu ils œuvrent dans le «bon» sens, D engager des réflexions globalisées à court moyen long terme,,, une démarche intellectuelle stimulante, Merci

32 MERCI POUR VOTRE ATTENTION