Saari PAIE SOMMAIRE

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1 Saari PAIE SOMMAIRE 1 Créer la société Paramétrer la société Saisie guidée d un salarié Vérification des constantes et des rubriques de la paie Vérification caisses de cotisation et de leur rattachement Paramétrer les bulletins modèles Préparer et éditer les bulletins de paie Éditer un état résumé des cotisations Générer et éditer les DUCS Vérifier le paramétrage de l écriture comptable Clôturer un mois Editer des bulletins clôturés Générer l écriture en comptabilité... 11

2 Saari PAIE Créer la société Clic sur l icône Pmsaari pour lancer le programme de paie (ou clic sur le bouton DEMARRER PROGRAMMES - SAGE SAARI - PAIE 100) Taper le mot de passe en majuscule «SAARI», puis Clic sur CONTINUER. Clic sur le menu FICHIER - OUVRIR Dans la boîte de dialogue sélectionner votre fichier. Clic sur OUVRIR. Compléter l entête du dossier (FICHIER PARAMETRE ENTETE)

3 Saari PAIE Paramétrer la société Clic sur le menu LISTE ETABLISSEMENT. Clic sur le menu EDITION MODIFIER. Compléter l emplacement de la convention collective, et de l activité. Clic sur le bouton «BANQUES», puis sur l outil MODIFIER. Taper les différents renseignements correspondant à la banque de la société et taper sur OK Clic sur l onglet «Adresse Organisme», puis sur l outil MODIFIER. Saisir les renseignements sur les organismes URSSAF, ASSEDIC, ARRCO et AGIRC (INIRS) Clic sur l ongle «Médecine du travail», et renseigner les champs. 3 Saisie guidée d un salarié Clic sur le menu LISTE FICHE DE PERSONNEL. Clic sur le menu OPTION SAISIE ABREGEE. Clic sur le menu EDITION CREER. Compléter les différentes pages à travers les renseignements donnés : ATTENTION : renseignez les pages unes à unes avant de Clic sur OK.

4 Saari PAIE Vérification des constantes et des rubriques de la paie Les constantes Au 1 er janvier N plusieurs modifications sont à apporter sur les constantes de la paie. Il s agit notamment du plafond de la Sécurité Sociale, de la valeur du SMIC horaire, de la cotisation forfaitaire APEC, etc. Les principales constantes à vérifier sont : Code Saari Signification Valeur au 1 er janvier 2006 FORFAPEC Forfait Apec (sur Mars 2006) HORSEMAINE Horaire hebdomadaire de la société 35 MINGARANTI Minimum Garanti 3,11 PLAFOSOC Plafond Sécurité sociale 2589 SMIC Smic horaire 8,03 Pour vérifier une constante Clic sur le menu LISTE CONSTANTES. Sélectionner le code de la constante (ex : PLAFOSOC) et Clic sur l outil MODIFIER Indiquer la valeur au 01/01/N et Clic sur OK. Procéder de la même manière pour les autres constantes. Les rubriques de cotisations Des modifications peuvent intervenir sur les taux de cotisation de la paie. L'ensemble de ces taux figurent dans les rubriques 2000 à 8000 (part salariale et part patronale). Clic sur le menu LISTE RUBRIQUES. Sélectionner la caisse de cotisation Sélectionner le code (ex : 4000 ASSEDIC) et Clic sur l outil MODIFIER Sélectionner l onglet «Eléments constitutifs» Indiquer la valeur au 01/01/N et Clic sur OK. Les principales rubriques sont : Pour les cotisations URSSAF & ASSEDIC Procéder de la même manière pour les autres rubriques de cotisation. Pour les cotisations retraite

5 Saari PAIE Vérification caisses de cotisation et de leur rattachement Pour créer une caisse de cotisations Avant d affecter les caisses de cotisation à un établissement, il est nécessaire de les créer. Clic sur le menu LISTE - CAISSES DE COTISATION. Double clic sur la caisse à renseigner. Compléter l identification des caisses. Pour affecter les caisses à un établissement Pour chaque établissement, il est nécessaire de définir les organismes de cotisations destinataires auxquels il est affilié (bouton [Caisse]) et indiquer l établissement déclarant (commande Etablissement menu Listes). Clic sur le menu Liste Etablissement Double clic sur l établissement Clic sur le bouton Caisse Clic sur le bouton Créer pour ajouter les caisses de cotisation Sélectionner la caisse Double clic sur la caisse de cotisations Clic sur OK. Pour vérifier les codes DUCS de chaque caisse de cotisations Chaque rubrique de cotisation est identifiée par un code DUCS qui le rattache à une caisse de cotisations. Clic sur le menu LISTE - RUBRIQUES DE COTISATION. Sélectionner la caisse de cotisation. Pour chaque rubrique, vérifier le rattachement du code DUCS à la caisse de cotisations.

6 Saari PAIE Paramétrer les bulletins modèles Pour s assurer de l exactitude des renseignements qui figureront sur le bulletin de paie, il est nécessaire de procéder à un contrôle des rubriques de cotisation pour chaque famille de modèle. Travaillons au départ sur le modèle du Dirigeant : Clic sur le menu GESTION BULLETINS MODELES. Pour ajouter des rubriques de cotisations à un bulletin modèle : Sélectionner la catégorie concernée et Clic sur l outil MODIFIER Clic sur l outil ACTIVER Sélectionner l onglet mémo (URSSA, ASSED, RET) Sélectionner le code de cotisation à ajouter et clic sur l outil SELECTIONNER. Vous pouvez ajouter plusieurs codes simultanément par un clic sur AJOUTER Clic sur OK. Pour supprimer des rubriques de cotisations à un bulletin modèle : Dans la catégorie de BULLETINS MODELES Sélectionner le code à supprimer et Clic sur l outil DESACTIVER Clic sur OK. Procéder à une vérification visuelle des modifications opérées. 7 Préparer et éditer les bulletins de paie Avant d éditer la paie des salariés, il faut préparer le travail. Clic sur le menu GESTION BULLETINS SALARIES. Sélectionner le salarié concerné et Clic sur l outil MODIFIER. Renseigner les onglets «Rubriques, Valeurs bases, Absences /e Congés». Clic sur le bouton BULLETIN CALCULE. Vous avez un aperçu avant impression. Attention à la date de paiement! (elle correspond à la date du jour). Editer le bulletin de paie avec l outil IMPRIMER.

7 Saari PAIE Pour s assurer de l exactitude des renseignements qui figureront sur les déclarations, il faut vérifier si le montant des cotisations prélevées correspond aux cotisations reversées. Un cadrage des bases et des montants doit être fait. La procédure est la suivante : 1. Éditer un résumé des cotisations (Vérifier la bonne affectation des rubriques, les corriger au besoin). 2. Générer et éditer les DUCS 3. Contrôler les ducs (un contrôle sera fait grâce à l état résumé des cotisations). 4. Éditer les ducs (vérifier les dates avant impression). 8 Éditer un état résumé des cotisations Clic sur le menu ETAT Etats des cotisations Résumé des cotisations Sélectionner la période de cotisation. Clic sur OK. 9 Générer et éditer les DUCS Ouvrir le menu Etats, le sous-menu Etats des cotisations et valider la commande Déclaration unique. Générer les déclarations (URSSAF et ASSEDIC). La génération des DUCS doit être effectuée après édition des bulletins. Sélectionner la période de déclaration mensuelle ou trimestrielle. Faire un aperçu avant impression et vérifier sur le rapport que tous les salariés y figurent. Faire un aperçu des déclarations à partir du bouton Edition Modifier au besoin les déclarations (date notamment). Editer les déclarations. Contrôler les bases de Sécurité sociale et Assedic. Sont-elles correctes? Contrôler les taux de cotisation de Sécurité sociale et Assedic. Sont-ils corrects? Contrôler les cotisations URSSAF et ASSEDIC. Figurent-elles toutes?

8 Saari PAIE Vérifier le paramétrage de l écriture comptable Avant de transférer les écritures en comptabilité, il convient de vérifier la cohérence des résultats. La paie se comptabilise en 2 écritures : - les charges salariales (écriture 1) ; - les charges patronales (écriture 2). Après avoir éditer un résumé des cotisations, il convient de vérifier chaque écriture,: - écriture 1 : le total de la pièce doit être égal au total des salaires bruts ; - écriture 2 : le total de la pièce doit être égal au total des cotisations patronales. Les écarts constatés sont souvent dus à un mauvais/manque de paramétrage dans la paie. Ainsi chaque rubrique de cotisations ajoutée à un bulletin modèle/salarié doit faire l objet d un nouveau paramétrage pour la passation comptable. Editer le résumé des cotisations. Pour éditer un résumé des cotisations : Clic sur le menu ETAT Etats des cotisations Résumé des cotisations Sélectionner la période de cotisation. Clic sur OK. Editer le journal de contrôle. Pour éditer le journal de contrôle : Clic sur le menu ANNEXE - Journal de contrôle Sélectionner la période de comptabilisation. Clic sur OK. Le journal de contrôle est cohérent dès lors : Dans la première écriture : aucun solde débiteur ou créditeur ne doit apparaître. Vérifier que le total de la pièce correspond au total des bruts Dans la seconde écriture : le total de la pièce doit correspondre aux éléments fournis par l état des cotisations mensuelles (total des charges patronales).

9 Saari PAIE Paramétrer une écriture. Pour ajouter (ou supprimer) une rubrique de cotisation à un compte : Clic sur le menu LISTES Modélisation comptable Ecritures. Double clic sur le journal des OD de paie. Sélectionner l écriture (1 ou 2) par un double clic. Sélectionner le compte à modifier. Clic sur Montant. Dans l onglet les rubriques salariales ou rubriques patronales, Insérer ou Supprimer le code rubrique. Fermer l ensemble des fenêtres et vérifier le résultat dans le journal de contrôle. Créer un compte. Pour ajouter un compte : Clic sur le menu LISTES Modélisation comptable Comptes généraux. Clic sur l outil Créer. Indiquer le numéro de compte, son intitulé et son sens. Valider par OK. Fermer l ensemble des fenêtres et vérifier le résultat dans le journal de contrôle. Ajouter une ligne d écriture. Pour ajouter une ligne supplémentaire : Clic sur le menu LISTES Modélisation comptable Ecritures. Double clic sur le journal des OD de paie. Double clic sur l écriture à modifier. Clic sur le bouton Créer. Sélectionner le compte général. Indiquer le sens du mouvement (débit ou crédit). Valider par OK. Fermer l ensemble des fenêtres et vérifier le résultat dans le journal de contrôle.

10 Saari PAIE Clôturer un mois La passation comptable ne peut être lancée qu'après clôture mensuelle et avant ouverture du nouveau mois de paie. La clôture mensuelle est effectuée pour l'ensemble du personnel. Elle doit donc être lancée lorsque toutes les paies du mois sont vérifiées et les bulletins édités. Elle permet l'enregistrement définitif des bulletins pour le mois en cours de traitement ; les bulletins de paie ne peuvent plus être modifiés. Avant toute clôture, procéder à une copie de votre fichier dans un dossier sauvegarde. Pour clôturer un mois : Ouvrir le menu Gestion et activer le sous-menu Clôtures puis la commande Mensuelle. Valider par OK. Procéder à l édition du rapport de clôture simplifié. Cliquer sur OK. 12. Editer des bulletins clôturés Vous pouvez rééditer un bulletin de paie correspondant à une période déjà clôturée (période antérieure à la période de paie en cours) si la génération de duplicata de bulletins a été demandée en Page 2 des Paramètres de paie. Pour un bulletin dont le mois a été clôturé : Ouvrir le menu ANNEXES et activer le sous-menu Duplicata de bulletin. Double clic sur le salarié concerné. Sélectionner la période. Valider par Editer. Procéder à l édition du duplicata. Clic sur OK.

11 Saari PAIE Générer l écriture en comptabilité La passation comptable consiste à générer les écritures de paie (journal de paie) sur un fichier ASCII. C'est le pont comptable à destination du logiciel de comptabilité de l'utilisateur. La passation comptable ne peut être lancée qu'après clôture mensuelle et avant ouverture du nouveau mois de paie. Un message écran s'opposerait autrement à sa validation. Pour la passation comptable : Cliquer sur la commande Passation comptable, menu Annexes, ou sur le bouton [Journal de paie]. Sélectionner l option Génération. Clic sur OK. Enregistrer le fichier ASCII dans un dossier Transfert (à créer). Fermer les fenêtres. Remarque : vous pouvez éditez le journal de paie en sélectionnant Edition du journal de paie. Le transfert en comptabilité s effectue par la procédure d exportation et d importation. o Créer ou ouvrir le fichier comptable correspondant (comptes à 8 chiffres). o Créer le code journal OD paye (type : Général)

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