Sync SHL version 8.15

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1 1 van 10 16/12/ :04 Sync SHL version 8.15 ADAPTATIONS AUTOMATIQUES Après l'installation du Sync 8.15 et après avoir saisi le numéro de dossier, certaines données dans ce dossier sont mises à jour ou adaptées automatiquement: Conversion du numéro de compte en banque national en format IBAN pour des comptes clients et fournisseurs ayant le code pays BE à condition que les données IBAN ne soient pas déjà renseignées (des données existantes ne sont donc pas écrasées). Le code BIC est généré et le nom de la banque est rempli (si disponible), également à condition qu'il y ait pas de données existantes. Conversion du numéro de TVA en format numéro BCE pour des comptes clients et fournisseurs ayant le code pays BE, à condition que le numéro BCE ne soit pas déjà rempli. Les trois points qui précèdent s'appliquent également pour les données du dossier. Suivant le code pays, le paramètre SEPA est défini ou non par pays. APERÇU DES MODIFICATIONS 01. En général - Extension de 6 à 7 positions pour la numérotation des documents de ventes et d'achats 02. En général - Contrôle sur des comptes clients et fournisseurs bloqués et sur des documents de ventes et d'achats bloqués 03. Différents programmes - modifications préparatoires à l'introduction de SEPA 04. Programmes Comptes clients et Comptes fournisseurs - Adaptations diverses 05. Programme Codes Pays - Options complémentaires 06. Programme Données du dossier - Adaptations diverses 07. Programmes Comptes clients et fournisseurs - exportation vers Excel 08. Programmes Saisie - Adaptations diverses 09. Programmes Ecritures financières et diverses: traitement regroupé 10. Programme Apurement Acomptes et Avoirs - Contrôle complémentaire 11. Programmes Importations - Adaptations diverses 12. Programme Extraits de comptes clients - Modifier la référence 13. Programme Rappels - Adaptations diverses 14. Programme Balance âgée clients - Sélections complémentaires 15. Programme Grand-livre en Excel - Données complémentaires 16. Programme Déclaration TVA - Adaptations diverses 17. Programme Listing TVA - Adaptations diverses 18. Programme Listing Intracommunautaire - Adaptations diverses 19. Programme Fiches et état Nouveaux champs 20. Programme Fiches et état Option Belgotax - Adaptations diverses 21. Menu 7 - Budgets analytiques - Période de début et de fin 22. Programme Frais par nature - mise à jour sélective 23. Programma Nouveau programme: lettrage comptes analytiques 24. Menu F - Budgets Comptes Généraux - Adaptations diverses 25. Menu V - Facturation clients - Adaptations diverses 1. EN GÉNÉRAL - EXTENSION DE 6 À 7 POSITIONS POUR LA NUMÉROTATION DES DOCUMENTS DE VENTES ET D'ACHATS A partir de la version 8.15, il y a jusqu'à 7 positions numériques disponibles pour la numérotation des documents de ventes et d'achats. 2. EN GÉNÉRAL - CONTRÔLE SUR DES COMPTES CLIENTS ET FOURNISSEURS BLOQUÉS ET SUR DES DOCUMENTS DE VENTES ET D'ACHATS BLOQUÉS Via les codes mémo $NN et $STOP (pour la procédure: voir Codes mémo), il est possible de

2 2 van 10 16/12/ :04 bloquer des comptes clients et fournisseurs ainsi que des documents d'achats et de ventes. Concrètement ceci signifie qu'il est impossible de faire des écritures sur un compte client ou fournisseur bloqué. Lorsqu'un document d'achat ou de vente a été bloqué, le programme donne le message "Document bloqué (code mémo $STOP). Continuer (o/n)? En d'autres mots, on vous rappelle que le document a été bloqué, ce qui n'empêche pas que vous pouvez continuer le traitement du document en question (payer, transférer,...). Ces contrôles ont été intégrés dans tous les programmes qui sont d'application (y compris les programmes d'importation). Important: Remarquez qu'il est possible d'obtenir à n'importe quel moment un aperçu des comptes clients/fournisseurs bloqués et/ou des documents de ventes et d'achats via les extraits de comptes clients (programme 302) ou /fournisseurs (programme 322). Choisissez Liste dans les options d'impression et tapez Code Mémo Client ou Fournisseur $NN. Ceci permet d'éditer les extraits de comptes des comptes bloqués uniquement. Si vous souhaitez une liste de tous les documents bloqués, tapez $STOP dans la rubrique Code Mémo Document. 03. DIFFERENTS PROGRAMMES - ADAPTATIONS PRÉPARATOIRES À L'INTRODUCTION DE SEPA Extension du code BIC vers 11 caractères dans tous les programmes concernés. Extension du numéro de compte en banque vers 26 caractères dans tous les programmes concernés. 04. PROGRAMMES COMPTES CLIENTS ET FOURNISSEURS - ADAPTATIONS DIVERSES Après la saisie du numéro de compte en banque national (BBAN), le numéro IBAN et le code BIC sont automatiquement générés dans les rubriques IBAN et BIC, en utilisant la touche F3, à condition que le code pays est BE. Lorsque le numéro IBAN est renseigné, le code BIC est obligatoire. Via la touche F8 les rubriques peuvent être initialisées. Après la saisie du numéro de TVA (les 9 chiffres classiques), le numéro BCE est automatiquement généré. 05. PROGRAMMA CODES PAYS - OPTIONS COMPLÉMENTAIRES Après la sélection du code pays, vous pouvez saisir les informations complémentaires

3 3 van 10 16/12/ :04 suivantes via Options (F2): Structure (type): il s'agit de la structure du numéro de TVA du pays. Sur base de cette structure on vérifie la validité des numéros de TVA renseignés dans les fiches clients/fournisseurs et dans les données du dossier. Chiffres uniquement: cochez cette rubrique lorsque le numéro de TVA ne peut comprendre que des chiffres. Checkdigit: contrôle primaire du numéro de TVA (32 pour la Belgique). Code pays ONSS: est utilisé pour les fiches Système paiement SEPA: cochez cette rubrique lorsque le système SEPA est d'application pour le pays concerné. Ces données complémentaires sont aussi imprimées via le programme Edition table des codes. 06. PROGRAMME DONNÉES DU DOSSIER - ADAPTATIONS DIVERSES Après la saisie du numéro de compte en banque national (BBAN), le numéro IBAN et le code BIC sont automatiquement générés dans les rubriques IBAN et BIC, en utilisant la touche F3, à condition que le code pays est BE. Lorsque le numéro IBAN est renseigné, le code BIC est obligatoire. Via la touche F8 les rubriques peuvent être initialisées. Après la saisie du numéro de TVA (les 9 chiffres classiques), le numéro BCE est automatiquement généré. 7. PROGRAMMES COMPTES CLIENTS ET FOURNISSEURS - EXPORTATION VERS EXCEL Le fichier d'exportation comprend désormais 10 codes mémo au maximum. 08. PROGRAMMES SAISIE - ADAPTATIONS DIVERSES Affichage montant TTC ventes/achats Lorsque vous appelez un document existant, le montant TTC est caché derrière le message. Désormais, le montant TTC est également affiché en bas de l'écran. Contrôles complémentaires Lors de la création d'un nouveau journal de ventes ou d'achats, il y a désormais un meilleur contrôle sur les champs obligatoires à savoir, le libellé et le numéro de document. Lors de la création d'un nouveau journal financier ou divers, il y a désormais un meilleur contrôle sur les champs obligatoires à savoir, le libellé et le code pièce. 9. PROGRAMMES ECRITURES FINANCIÈRES ET DIVERSES: TRAITEMENT REGROUPÉ Dans des versions antérieures de SHL, il était déjà possible de traiter des factures d'achats ou de ventes de façon regroupée (paiements globaux), cependant, dans la version 8.15 la procédure a été simplifiée. PROCÉDURE

4 4 van 10 16/12/ :04 Taper F2 dans la rubrique Document en bas de l'écran à gauche. Un nouvel écran s'affiche comprenant un aperçu de tous les document non-réglés. Des documents éventuellement bloqués ne sont PAS affichés! Choisir le document souhaité avec + ou annuler le choix avec -. A côté des documents, choisis une * apparaît. Le montant total de la sélections est affiché. Lorsqu'il existe un escompte pour une ou plusieurs factures, la rubrique Total moins escompte comprend le montant total des factures choisies moins le montant total des escomptes. Cliquer OK. Ensuite, vous pouvez comptabiliser les documents choisis, ligne par ligne. Cependant, il est plus pratique de confirmer la première ligne avec une *. Ceci permet de comptabiliser tous les documents choisis en une fois. Lorsqu'il y a des escomptes, le montant total des escomptes est proposé, vous permettant de les comptabiliser immédiatement.

5 5 van 10 16/12/ : PROGRAMME APURMENT ACOMPTES ET AVOIRS - CONTROLE COMPLÉMENTAIRE Un contrôle a été ajouté sur la date de fin de l'exercice en cours lors de l'apurement des factures 0, ceci pour éviter qu'il y ait une ligne d'apurement avec une dat de paiement inférieure à la date de document. 11. PROGRAMMES IMPORTATIONS - ADAPTATIONS DIVERSES 209 IMPORTATION FACTURES DE VENTES Les codes mémo suivants ont été ajouté au niveau du dossier: $KLANT209: empêche la modification d'un compte client existant $209TERM: empêche la modification du délai de paiement d'un compte client existant $209BTWR: empêche la modification de régime TVA d'un compte client existant $209BTWN: empêche la modification du numéro de TVA d'un compte client existant $209BANK: empêche la modification du numéro de compte en banque d'un compte client existant $209REF: empêche la modification de la référence d'un compte client existant $209BETW: empêche la modification du mode de paiement d'un compte client existant TOUS LES PROGRAMMES D'IMPORTATION Un contrôle au niveau de la nature au bilan d'un compte collectif a été ajouté. La liste de contrôle mentionne le cas échéant des comptes clients/fournisseurs bloqués ou des documents bloqués. Après confirmation, les fichiers d'importation CnnnnLNK.TXT, CnnnnLAK.TXT, CnnnnLFI.TXT et CnnnnLOD.TXT sont vidés via des programmes séparés. Ceci peut être utile pour supprimer p ex des données d'importation erronées dans les fichiers d'importation: Programme 2vd = vider le fichier d'importation CnnnnLNK.TXT Programme 2ad = vider le fichier d'importation CnnnnLAK.TXT Programme 2fd = vider le fichier d'importation CnnnnLFI.TXT Programme 2dd = vider le fichier d'importation CnnnnLOD.TXT Les données IBAN et BIC sont également importées ou sont générées automatiquement à partir d'un numéro de compte en banque national valable. Pour les pays qui ne sont pas concernés par l'iban, il est possible d'utiliser uniquement le numéro de compte en banque national avec un code BIC (SWIFT). Dans tous les programmes d'importation, on a tenu compte de l'extension du nombre de chiffres pour la numérotation des documents de ventes et d'achats. Ci dessous, vous trouverez la description des fichiers d'importation: Importation Ventes Importation Achats Importation Opérations financières Importation Opérations diverses 12. PROGRAMME EXTRAITS DE COMPTES CLIENTS - MODIFIER LA RÉFÉRENCE Via la consultation à l'écran des extraits de comptes clients, la référence d'un document peut être modifiée.

6 6 van 10 16/12/ : PROGRAMME RAPPELS - ADAPTATIONS DIVERSES Lorsque le code mémo dossier $306REF a été prévu, la référence (p ex le numéro de téléphone) dans le fichier clients (voir programme Fichiers de base - Clients) est imprimée à gauche de l'adresse client. Attention: ceci n'est d'application que pour les rappels standard et les rappels format personnalisé. Désormais il est possible de calculer et d'imprimer des intérêts de retard sur les rappel (uniquement format personnalisé). Il suffit de créer les codes mémo dossier suivants: $306P1: pourcentage premier rappel, p ex 2,00% $306P2: pourcentage deuxième rappel, p ex 2,50% $306P3: pourcentage troisième rappel, p ex 3,00% Les intérêts sont imprimés sur les rappels via les codes champs suivants: ^ekp: montant des intérêts par document ^tkp: total des intérêts client ^t97: pourcentage intérêts rappel 1 ^t98: pourcentage intérêts rappel 2 ^t99: pourcentage intérêts rappel 3 De plus, les nouveaux codes champ suivants ont été prévus: ^e16: type de document en numéro de document (avec des espaces) ^e17: indication type de rappel (1, 2 ou! comme les rappels standard) 14. PROGRAMME BALANCE ÂGÉE CLIENTS - SÉLECTIONS COMPLÉMENTAIRES Il est désormais possible de sélectionner les journaux et les types de document (factures, avoirs, factures 0) ainsi que d'éditer la liste avec le détail des documents. 15. PROGRAMME GRAND-LIVRE EN EXCEL - DONNÉES COMPLÉMENTAIRES Désormais, les codes pays clients/fournisseurs sont mentionnés ainsi que les montants en devises de la deuxième période. 16. PROGRAMME DÉCLARATION TVA - ADAPTATIONS DIVERSES Le fichier XML transmis à l'administration via Intervat mentionne désormais le numéro et le nom du dossier, permettant de les intégrer dans l'accusé de réception renvoyée par l'administration. Ceci est particulièrement pratique lorsqu'un déclarant envoie plusieurs déclarations. Le fichier a le nom suivant: CnnnnIVATaamm.XML. nnnn = numéro de dossier aa = année mm = période de déclaration Le détail dans la liste standard mentionne désormais le code pays du client/fournisseur. La liste standard comprend désormais également les case 71 (TVA à payer) ou 72 (TVA à récuperer). 17. PROGRAMME LISTING TVA - ADAPTATIONS DIVERSES Le fichier XML transmis à l'administration via Intervat mentionne désormais le numéro et le nom du dossier, permettant de les intégrer dans l'accusé de réception renvoyée par l'administration. Ceci est particulièrement pratique lorsqu'un déclarant envoie plusieurs listings. Le fichier a le nom suivant: CnnnnLISTaaaa.XML. nnnn = numéro de dossier aaaa = année Lors de l'impression du document interne, l'imprimante définie dans le fichier prngbl (combinaison utilisateur/programme 405/imprimante) est proposée. 18. PROGRAMME LISTING INTRACOMMUNAUTAIRE - ADAPTATIONS DIVERSES Le fichier XML transmis à l'administration via Intervat mentionne désormais le numéro et le nom du dossier, permettant de les intégrer dans l'accusé de réception renvoyée par l'administration. Ceci est particulièrement pratique lorsqu'un déclarant envoie plusieurs listings. Le fichier a le nom suivant: CnnnnICOMaamm.XML. nnnn = numéro de dossier aa = année

7 7 van 10 16/12/ :04 mm = période de déclaration Lors de l'impression du document interne, l'imprimante définie dans le fichier prngbl (combinaison utilisateur/programme 405/imprimante) est proposée. Lorsque dans une même période il y a une facture et un avoir pour le même montant et pour le même client, le client était compris dans le listings sans montant (solde = 0). Le listing était refusé en conséquence. Désormais, le client sera mentionné deux fois: une fois pour le montant de la facture et une fois pour le montant de l''avoir. Lorsque le programme est démarré avec le code utilisateur root, les clients sans numéro de TVA ne seront pas repris. Lorsque le programme est démarré avec le code utilisateur rootb, les clients avec numéro de TVA ne seront pas repris. 19. PROGRAMME FICHES ET ÉTAT NOUVEAUX CHAMPS Un nouveau champ personne physique/personne morale a été ajouté ainsi que le champ prénom personne physique. Ces champs sont remplis via le code mémo dans la fiche fournisseur. 20. PROGRAMME FICHES ET ÉTAT OPTION BELGOTAX - ADAPTATIONS DIVERSES Désormais, la date système est proposée comme date de création Il y a un contrôle complémentaire: la date de création doit être supérieure que la date de fin de l'année civile sur laquelle les fiches se rapportent. Il y a un contrôle complémentaire: le numéro chrono de l'envoi doit être supérieur à zéro. 21. MENU 7 - BUDGETS ANALYTIQUES - PROPOSITION PÉRIODE DE DÉBUT ET DE FIN Programmess A: après la saisie de l'année budgétaire, les périodes de début et de fin sont désormais proposées. 22. PROGRAMME FRAIS PAR NATURE - MISE À JOUR SÉLECTIVE Chaque nouveau frais par nature ou frais par nature modifié peut désormais être lié aux centres de frais de manière séléctive. Après confirmation, un deuxième écran s'affiche où vous pouvez introduire la sélection. 23. PROGRAMMA NOUVEAU PROGRAMME: LETTRAGE COMPTES ANALYTIQUES Ce nouveau programme permet de letter des écritures sur des comptes analytiques. PROCÉDURE

8 8 van 10 16/12/ :04 Lettrage centre/nature Sélectionnez le centre et la nature souhaité. Via F3 la liste avec les centres/natures existants est affichée. Via Esc vous quittez le programme. Code lettrage Le code lettrage (jusqu'à 4 caractères alphanumériques) regroupe les transactions sélectionnées et peut être utilisé pour délettrer les transactions. Via Esc vous revenez vers la rubrique frais par nature. Date de début Si souhaité, déterminez une date de début pour les transactions. Solde lettrage Le solde des montants à lettre est affiché de façon permanante. Lorque le solde n'est pas zéro au moment que vous quittez le programme, le programme demande une confirmation pour quitter le lettrage sans équilibre D/C. Après la saisie du code lettrage, les premières transactions sur le compte analytique sont affichées. En bas de l'écrans la ligne d'écriture sélectionnée est affichée. Il y a les possibilités suivantes: "o" lettrage de la ligne choisie "f" pour terminer le lettrage du compte analytique. Lorsque le solde n'est pas zéro, on vous demande si vous souhaitez quitter le lettrage sans équilibre D/C. "-" appeler la ligne précédente "+" appeler la ligne suivante "?" consultation de la ligne avec le code lettrage choisi

9 9 van 10 16/12/ :04 "." consultation à partir de la première ligne " " (espace) pour aller à une suivanteom naar een volgende boekingslijn te gaan "<" consultation des écritures non lettrées ">" consultation de toutes les écritures lettrées "!" consultation intégrale du compte analytique "D" supprimer le code lettrage choisi "a" supprimer le lettrage uniquement pour cette ligne "n" pour positionnement direct dans l'aperçu. Le programme demande d'abord la date et le numéro d'audit de la ligne souhaitée "0-9" 1 = aller à la ligne suivante, 2 = aller vers 2 lignes plus loin, 3 = aller vers 3 lignes plus loin,... 0 = toujours l'écrans complet Via l'option "A", le lettrage se déroule de façon automatique: 1 = lettrage si les montants D/C sont égaux 2 = lettrage si les montants D/C sont égaux ainsi que les descriptions 3 = lettrage si les montants D/C sont égaux ainsi que le compte général auxquel le frais par nature est lié 4 = lettrer toutes les lignes si le solde du compte analytique est égal à zéro 24. MENU F - BUDGETS COMPTES GÉNÉRAUX - ADAPTATIONS DIVERSES Programmes F21 - F28: après la saisie de l'année budgétaire, la période de début et de fin de l'année budgétaire est proposée. Programme F23 - Plans internes budgets: l'exportation vers Excel peut désormais se faire avec ou sans le détail des comptes généraux. Programme F24 - Analyse budgétaire: l'analyse budgétaire peut être exportée vers Excel. Programme F28 - Réalisé + budgets: lors de l'exportation vers Excel le nombre de mois maximum est déterminé avec la possibilité d'obtenir une feuille avec 12, resp. 24 mois au maximum. Dans la feuille, la ligne de total n'est plus intégrée. 25. MENU V - FACTURATION CLIENTS - ADAPTATIONS DIVERSES Nouveaux codes champs Les codes champs suivants ont été ajoutés pour des virements Européens (pour le cas où vous attachez un bulletin de virement à une facture): ^ba0k: IBAN bénéficiaire avec des espaces ^ba0l: BIC bénéficiaire avec des espaces ^ba21: nom bénéficiaire avec des espaces ^ba22: rue bénéficiaire avec des espaces ^ba23: adresse bénéficiaire avec des espaces ^bb21: nom donneur d'ordre avec des espaces ^bb22: rue donneur d'ordre avec des espaces ^bb23: adresse donneur d'ordre avec des espaces Les codes champs existants suivants ont été adaptés: ^b0k: si le numéro d'entreprise n'a pas été rempli dans la fiche client, le code pays et le

10 10 van 10 16/12/ :04 numéro de TVA est retenu. ^b21: lorsqu'il n'y pas d'adresse optionnelle dans la fiche client, la raison sociale et le nom du client sont retenus. Documents en stade 25 Via le programmev02 - Consulter documents il est possible de transformer des documents en stade 25 (documents envoyés à la comptabilité externe) en stade 30 (comptabilisé dans la comptabilité interne). Choisissez Options (F2) Tapez dans la rubrique Stade de et dans la rubrique Stadium à Cliquez OK (F10) Allez à la ligne de document dont vous voulez modifier le stade et tapez F8