La gestion du temps : conseils et outils pour reprendre son souffle Crystal Campbell, ACPC c2 coaching + consulting

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1 La gestion du temps : conseils et outils pour reprendre son souffle Crystal Campbell, ACPC c2 coaching + consulting

2 Bienvenue Plan de la séance : - Présentation : 40 min. Principes clés Objectifs d apprentissage Autoévaluation Faits, conseils et outils Autoévaluation Pour l avenir - Séance de questions et réponses : 20 min.

3 À bout de souffle

4 Principes clés Votre temps est précieux La gestion du temps est un important inducteur de performance et de résultats Les trois piliers de la gestion du temps : Gestion du temps Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3 PLANIFIER ÉTABLIR SES PRIORITÉS CANALISER SES EFFORTS

5 Objectifs d apprentissage Connaître les différentes façons de gérer le temps Utiliser des moyens de gestion ayant fait leurs preuves Faire des choix et agir dès aujourd hui Réussir Reprendre son souffle

6 Autoévaluation préliminaire Répondez aux 3 questions suivantes : 1. Quel est mon niveau actuel de satisfaction concernant ma gestion du temps? (Échelle de 0 à 10 : 0 = Totalement insatisfait; 10 = totalement satisfait) 2. Quel niveau de satisfaction aimerais-je atteindre? (Échelle de 0 à10) 2. Qu est-ce que cela m apporterait?

7 Avantages Travailler de façon plus intelligente Gagner en efficacité Devenir un employé très apprécié Faire partie des champions

8 Faits Vous n avez aucune emprise sur le temps, mais sur vous, oui Vous ne pouvez acheter du temps ou l arrêter, mais vous pouvez vous mettre à jour et, ainsi, gagner du temps Le monde fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 Trop de choix à faire et de décisions à prendre est épuisant

9 Faits Le travail augmente et les heures travaillées aussi Dire oui = dire non à autre chose Le mode multitâche NE FONCTIONNE PAS Les distractions numériques grugent votre temps

10 Faits Les interruptions diminuent votre productivité Votre temps = votre vie

11 Conseils en matière de planification Les trois piliers de la gestion du temps Gestion du temps Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3 PLANIFIER ÉTABLIR SES PRIORITÉS CANALISER SES EFFORTS

12 Conseils en matière de planification Aimez votre liste de choses à faire Faites chaque soir la liste des choses à faire Prévoyez une heure de calme par jour Organisez votre travail en fonction de votre cycle d énergie naturel

13 Conseils en matière de planification Définissez et gérez votre «politique de réponse» Commencez par les tâches les plus importantes Pour atteindre vos objectifs, limitez le plus possible les interruptions Établissez une stratégie pour la gestion de la messagerie instantanée

14 Conseils pour l établissement des priorités Les trois piliers de la gestion du temps : Gestion du temps Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3 ÉTABLIR SES CANALISER PLANIFIER PRIORITÉS SES EFFORTS

15 Conseils pour l établissement des priorités Apprenez à reconnaître vos lacunes Apprenez à dire non avec courtoisie Classez vos priorités par ordre d importance

16 Conseils pour l établissement des priorités Établissez vos priorités selon une approche descendante (pyramide des priorités) - Sur ma liste de choses à faire, quelles sont les tâches qui sont les plus étroitement liées au chiffre d affaires de l organisation? OU - Quelles sont les tâches qui me rapprochent le plus de l atteinte des objectifs de mon service ou de ma division?

17 Conseils pour l établissement des priorités : Pyramide des priorités Tâches étroitement liées au chiffre d affaires de l organisation Tâches moyennement liées au chiffre d affaires de l organisation Tâches peu liées au chiffre d affaires de l organisation D après Julie Morgenstern

18 Conseils pour l établissement des priorités : Pyramide des priorités Tâches étroitement liées aux objectifs du service Tâches moyennement liées aux objectifs du service Tâches peu liées aux objectifs du service

19 Conseils pour l établissement des priorités Écrivez toutes vos priorités sur une seule liste Pour départager les priorités, utilisez les trois questions suivantes : - Temps requis - Rendement de l investissement en temps - Échéance

20 Conseils pour l établissement des priorités : Trois questions Tâche Temps requis? Rendement de l investissement en temps? Échéance? Évaluation du personnel 2 jours Faible Aujourd hui (lundi) Examiner l incidence des nouvelles règles comptables et préparer une présentation à l intention du directeur financier Obtenir l approbation de l échéancier pour la production et la publication des états financiers trimestriels et le distribuer Travailler sur les éléments livrables dans le cadre du projet de transition aux IFRS (ou d autres projets) afin de respecter les échéances 7 heures Élevé Aujourd hui 3,5 heures Élevé Mercredi 15 heures Moyen Mercredi

21 Conseils sur la canalisation des efforts Les trois piliers de la gestion du temps : Gestion du temps Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3 ÉTABLIR SES CANALISER PLANIFIER PRIORITÉS SES EFFORTS

22 Conseils sur la canalisation des efforts Concentrez-vous sur une tâche à la fois Attaquez les tâches les plus difficiles pendant les périodes où votre capacité d attention est à son meilleur Règle du 80/20 Concentrez-vous sur ce qui est important plutôt que sur ce qui est urgent

23 Conseils sur la canalisation des efforts Effectuez les tâches similaires en bloc Soyez conscient des limites de vos capacités de concentration Reprenez le dessus sur les courriels Visez l équilibre

24 Outils Sonnerie Outil de suivi du temps (registre, etc.) Agenda Diagramme de Gantt

25 Outils : Registre des interruptions Heure/Date Qui Type d interruption Sujet Durée Importance 9 h 15 / 2 nov. Patron Appel Prochaines étapes du recrutement 25 min A 11 h 00 / 2 nov. Directeur du bureau Courriel Approbation des nouveaux écrans 10 min B 11 h 15 / 2 nov. Client Appel Confirmation de la date et de l heure de la réunion 11 h 35 / 2 nov. Collègue Messagerie instantanée Soldes sur les souliers Sortir pendant l heure de dîner pour en profiter 15 h 00 / 2 nov. Collègue En personne Commentaires sur la proposition qu elle a soumise 5 min B 3 min C 20 min A D après Julie Morgenstern

26 Outils : Liste hebdomadaire des choses à faire Tâche Proximité de l atteinte des objectifs du service Temps requis Échéance Priorité Préparer et distribuer le calendrier de clôture À 1 pas 3,5 heures Aujourd hui (lundi) 1 Poursuivre les travaux liés à la conversion aux IFRS À 2 pas 15 heures Vendredi 3 Mettre à jour le GLG À 2 pas 0,5 heures Aujourd hui 2 Mettre à jour les calendriers en vue du nouvel exercice À 1 pas 7,0 heures Aujourd hui 1

27 Principes clés Votre temps est précieux La gestion du temps est un important inducteur de performance et de résultats Les trois piliers de la gestion du temps : Gestion du temps Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3 PLANIFIER ÉTABLIR SES PRIORITÉS CANALISER SES EFFORTS

28 Objectifs d apprentissage Connaître les différentes façons de gérer le temps Utiliser des moyens de gestion ayant fait leurs preuves Faire des choix et agir dès aujourd hui Réussir Reprendre son souffle

29 Évaluation de fin de séance Prenez un moment pour réfléchir, puis répondez par écrit aux deux questions suivantes : 1. De quoi ai-je pris conscience au sujet de la gestion du temps? 2. Que vais-je faire de concret aujourd hui même?

30 Pour l avenir Demeurez positif Récompensez-vous Rendez compte à quelqu un de votre gestion du temps Travaillez avec un accompagnateur professionnel Trouvez des gens qui partagent vos idées Autres

31 Webinaire CA Source Questions et réponses

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