Inventaire en SAAS Nous allons voir dans ce document la procédure à suivre pour réaliser un inventaire de votre dépôt principal.

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1 Nous allons voir dans ce document la procédure à suivre pour réaliser un inventaire de votre dépôt principal Version.0

2 VOTRE SITUATION Vous êtes Client Octave Vous faites l inventaire d un seul dépôt Vous scannez les articles ou saisissez les codes articles. Votre stock réservé est mélangé à votre stock disponible Contrôler les réservations Démarrer l'inventaire du stock disponible Imprimer des feuilles de comptage Scanner ou Saisir les articles (qté, remise, zone de stock) Contrôler les vues (reste à compter / écart d'inventaire) Clôturer l'inventaire (stock réservé apparaît) Imprimer l'inventaire Paramètre à vérifier avant de lancer l inventaire Paramétrage / Vue globale du paramétrage Mode affichage avancé - Paramètres Inventaire : comptage de stock réservé : «VRAI» cocher

3 I. CONTROLER LES RESERVATIONS Cette vue affiche l ensemble des commandes clients pour lesquelles des articles sont INFORMATIQUEMENT réservés. Objectif : cette opération permet de supprimer des articles informatiquement des articles réservés qui ne le sont plus physiquement. Conseil : Trier par date de création les commandes clients afin de supprimer les réservations que vous ne servirez pas (commande client trop ancienne... ). La suppression des commandes vous appartient.! ATTENTION : ne lancer pas de traitement qui génère les commandes fournisseurs pendant cette manipulation. Incidence : Tous les articles que vous supprimez des Réservations repassent dans le stock disponible. Par conséquent votre stock disponible est ponctuellement faux. Il est conseillé de lancer cette opération à une date rapprochée du démarrage de l inventaire.. Suppression de l article réservé Clic droit /Actions/Synthèse des lignes de composant B. Clic-droit souris 4 5

4 supprimer les réservations dans la fenêtre de synthèse - Supprimer une réservation : se mettre dans la colonne RESERVATION et saisir 0 - La quantité supprimée apparaît dans la colonne BESOIN Annuler le besoin : double cliquer dans la colonne ANNULATION et saisir la quantité annulée. (la colonne BESOIN ne doit plus rien affichée) 4

5 II. DEMARRER L INVENTAIRE DU STOCK DISPONIBLE Etre en mode normal 4 Sélectionner Commencer un nouvel inventaire 5 Saisir le nom de votre inventaire 7 Cocher les colonnes Affichage et Comptage dépôt PRINCIPAL uniquement. 6 Tous les articles doivent être comptés : Tous les articles de votre base devront être inventoriés 8 9 A cet instant, Octave fait une photo des quantités en stock par articles (ces informations seront visibles dans la vues Avant inventaire 5

6 0 Octave génère un dossier d inventaire vierge Vous pourrez en créer plusieurs manuellement. En fonction des options de création sélectionnées ci-dessus, Octave aura peut-être généré tous les dossiers d inventaire ou seulement un seul. Dans le dernier cas, vous aurez à créer autant de dossier d inventaire que vous le désirez. 6

7 III. IMPRIMER DES FEUILLES DE COMPTAGE Vous avez la possibilité d imprimer des feuilles de comptage qui vous permettront de récolter sur papier les stocks physiquement inventoriés. Pour accéder à l écran qui affiche les dossiers INVENTAIRE nouvellement crées : Sélectionner le modèle d impression voulu Voici un exemple : 7

8 IV. SCANNER OU SAISIR LES QUANTITES EN MODE NORMAL Nous vous conseillons de saisir environ 00 lignes par dossier d inventaire (éviter ainsi des temps de réponse trop long à l ouverture ou à la fermeture d un dossier). A. Compléter le dossier d inventaire généré par Octave. Double cliquer sur le dossier d inventaire crée par Octave Activer l onglet Saisie Inventaire Double cliquer sur le dossier pour l ouvrir. Scanner les articles ou saisir les codes articles Informations à indiquer Quantité Remise et le prix achat F : objet du dossier : indiquer ici la zone de stock physiquement inventoriée. Cliquer sur Sans Prix : les prix ne s affichent pas Cliquer sur Avec Prix : les colonnes prix et remise s affichent. Valider ou fermer le dossier ALT F4 - Ne solder le dossier qu après avoir vérifié l inventaire - (état SOLDE = impossible de modifier les données du dossier) 8

9 B. Créer un dossier inventaire Une fois que vous avez complété le er dossier d inventaire, vous pouvez maintenant crée autant de dossiers d inventaire que de zone de stock géographique.. Créer un nouveau dossier d inventaire 4 Choisir l inventaire en cours 5 OUI : Le dossier d inventaire crée est prérempli avec les articles qui restent à scanner avec une qté de 0. Pas NON ou ANNULER : Cliquer sur NON pour que le dossier d inventaire crée soit vierge. Scanner les articles ou saisir le code article (voir page 6). Valider ou fermer le dossier (voir explication page 7) 9

10 V. SCANNER LES ARTICLES EN MODE CONSOLE Le er dossier d inventaire est généré par Octave. Les autres dossiers d inventaires sont à créer via la touche INVENTAIRE. A. Compléter le dossier d inventaire crée automatiquement par Octave. Rappeler le dossier d inventaire crée par Octave Double cliquer pour ouvrir le dossier. Scanner les articles Informations à indiquer Quantité Remise et le prix achat F : objet du dossier : indiquer ici la zone physiquement inventoriée. Valider ou fermer le dossier Appuyer sur la touche F9 - Ne solder le dossier qu après avoir vérifié l inventaire (état SOLDE = impossible de modifier les données du dossier) 0

11 B. Créer un nouveau dossier d INVENTAIRE. Créer un nouveau dossier d inventaire Une fois que vous avez complété le er dossier d inventaire, vous pouvez maintenant crée autant de dossiers d inventaire que de zone de stock géographique. Choisir l inventaire en cours OUI : Le dossier d inventaire crée est prérempli avec les articles qui restent à scanner avec une qté de 0. Pas conseillé ici. NON ou ANNULER : Cliquer sur NON pour que le dossier d inventaire crée soit vierge Informations à indiquer. Scanner les articles dans le dossier d inventaire vierge Quantité Remise et le prix achat F : objet du dossier : indiquer ici la zone inventoriée. Valider ou fermer le dossier F9 -ne solder le dossier qu après avoir vérifié l inventaire (état SOLDE = impossible de modifier les données du dossier)

12 VI. CONTROLER LA SAISIE Les articles saisis dans les dossiers d inventaire ne sont pas immédiatement mis en stock. Ils seront mis en stock lorsque vous cliquerez sur clôturer l inventaire» voir paragraphe clôturer l inventaire. Contrôler la vue Reste à compter Liste des articles qui n ont pas été mis dans des dossiers d inventaire Pour clôturer votre inventaire, il ne doit plus y avoir d articles dans cette vue. Si les articles de cette vue ne sont pas physiquement dans votree stock : il faut créer un dossier d inventaire préinitialisé avec une quantité à 0. (Voir page Message d erreur qui peut s afficher : Dès que ces articles apparaissent dans un dossier d inventaire, la clôture sera possible. (Même s ils ont une quantité à 0)

13 . Contrôler la vue Ecarts d Inventaire Cette vue permet de visualiser uniquement les articles pour lesquels il existe un écart entre les quantités Avant inventaire (photo de votre stock lors du démarrage de l inventaire) et Après inventaire (articles que vous venez de saisir dans vos dossiers d inventaire). Possibilité de trier sur la colonne Différence pour voir les plus grandes différences.(cliquer sur le titre de cette colonne). Contrôler la vue Différence des stocks Cette vue affiche tous les articles et précise dans la colonne Différence la quantité en + ou en ou n affiche rien s il n y a pas de différence. (Compare les quantités AVANT INVENTAIRE et les quantités APRES INVENTAIRE.) 4. Valorisation du stock S assurer que les articles saisis dans l inventaire sont valorisés. Pour cela, filtrer sur dispo (différent de 0) puis filtrer sur la colonne Montant (F9 égale à 0) afin de visualiser les articles sans prix d achat.

14 VII. MODIFIER UN DOSSIER D INVENTAIRE. Vous avez oublié de saisir une référence dans votre inventaire Créer ou rappeler un dossier d inventaire Saisir le code Valider le dossier sans le solder. Vous avez fait une erreur de quantité Rappeler le dossier d inventaire concerné Modifier la quantité de l article concerné Valider le dossier sans le solder. Vous modifier le prix d achat de l article Rappeler le dossier d inventaire concerné Modifier le prix d achat de l article concerné Valider le dossier sans le solder 4

15 VIII. CLOTURER L INVENTAIRE Lorsque vous avez vérifié les vues précédentes et que toutes les données sont cohérentes, vous pouvez alors CLOTURER votre inventaire. Pour clôturer l inventaire il faut que : Tous les articles soient présents dans un dossier d inventaire Le Stock DISPONIBLE de chaque article est MIS A JOUR.* 7 Les Stocks RESERVES sont MIS A JOUR dans votre inventaire *Les quantités scannées dans les dossiers d inventaires sont MIS A JOUR dans les stocks de chacun des articles. (onglet F7 de l article stock dispo) Selon le mouvement, Octave crée une Entrée exceptionnelle ou Sortie exceptionnelle mémorisées de l onglet F8 de l article. (Mouvement de stock) 5

16 Message d erreur qui peut s afficher lors de la clôture de l inventaire Lors de la clôture de l inventaire ou lors de la création d un nouveau dossier d inventaire, voici le message qui apparaît lorsque tous les articles de la vue avant inventaire n ont pas été saisis dans un inventaire. Comment faire? Il faut créer un dossier inventaire pré-rempli avec les quantités indiquées dans le message. (Voir paragraphe III B Créer un dossier inventaire ) 6

17 IX. CONSULTER UN INVENTAIRE Etre en mode normal 4 Choisir l inventaire

18 X. IMPRIMER L INVENTAIRE Pour imprimer l inventaire, vous devez consulter l inventaire voir paragraphe précédent et l imprimer en suivant la procédure ci-dessous : Sélectionner le modèle d impression Ci-contre un exemple de modèle d impression d inventaire. 8

19 XI. ABANDONNER L INVENTAIRE Vous avez commencé l inventaire et souhaitez l abandonner pour une raison qui vous appartient. Cliquer sur l onglet Clôture ou Abandon et sélectionner le bouton Abandonner l inventaire Plus aucun retour en arrière n est possible. 9