Organisation européenne des brevets

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1 Europäische Patentorganisation European Patent Organisation Organisation européenne des brevets CA/20/15 Verwaltungsrat Administrative Council Conseil d'administration Rapport du Collège des commissaires aux comptes de l Organisation européenne des brevets relatif aux états financiers de l exercice 2014 CA/20/15 f

2 CA/20/15 Orig. : de, en, fr Munich, le OBJET : SOUMIS PAR : DESTINATAIRES : Rapport du Collège des commissaires aux comptes relatifs aux états financiers de l'exercice 2014 Relevé des explications et justifications données par le Président de l'oeb 1. Le Collège des commissaires aux comptes de l'organisation européenne des brevets 2. Le Président de l'office européen des brevets 1. Le Conseil de surveillance des FRPSS (pour avis, article 80 du règlement financier) 2. La Commission du budget et des finances (pour avis, article 80 du règlement financier) 3. Le Conseil d'administration (pour approbation et décharge à accorder au Président de l'office ; article 80 du règlement financier et article 49(3) et (4) CBE) CA/20/15 f LT X 0720/

3 - I - TABLE DES MATIÈRES Objet Page I. RESUME... 1 A. Aperçu de la mission des commissaires aux comptes... 1 B. Avis sur les comptes Référentiel comptable Avis 1 C. Avis sur la gestion Situation financière Référentiel comptable Valeurs au bilan Situation économique compte tenu de la valeur actuelle des taxes nationales de maintien en vigueur Compte de résultat Tableau des flux de trésorerie Pertinence du budget et des prévisions Opérations Commentaires relatifs aux comptes Système de contrôle interne Gestion des activités Informatique Bâtiments II. RAPPORT DÉTAILLÉ A. Remarques préliminaires B. Certification des comptes C. Commentaires relatifs aux comptes Situation financière et économique de l organisation Remarques préalable Vue globale des états financiers Remarques spécifiques sur la comptabilisation Obligations au titre des avantages postérieurs à l emploi Valeur de rachat Caisse Nationale de Prévoyance (CNP) Feuille de route informatique Capitaux propres négatifs de l OEB Brevet unitaire Calcul des informations à fournir dans les notes relatives aux agents Commentaires généraux sur l'exécution du budget Compte résultat prévisionnel Bilan prévisionnel Comparaison globale de l exécution du budget d autorisation et du budget approuvé CA/20/15 f

4 - II - D. Système de contrôle internet Audit interne (Direction 0.6.1) Gouvernance des FRPSS Système de contrôle Système de conformité Gestion des risques / assurance des risques Gestion de la conformité / assurance de la conformité Système et pratique de la gestion des actifs des fonds Mise à jour à partir de conclusions antérieures E. Vérification de certains domaines sélectionnés Procédure de réexamen et de recours internes Procédures Faits et chiffres Recommandations Processus de délivrance des brevets Vue d ensemble Durée de traitement des différentes étapes Arriéré de produits faisant l objet d une priorité de niveau Conclusions et recommandations ProcÉdures d appels à la concurrence Comparaison des meilleures pratiques Conclusions et recommandations Processus des achats généraux Conclusions et recommandations Processus des achats informatiques Informatique Feuille de route informatique Sécurité informatique Projets de construction Nouveau projet de construction à La Haye Autres activités ayant trait aux bâtiments Critères de référence pour les coûts des bâtiments III. SUIVI DES CONSTATATIONS DES ANNÉES PRÉCÉDENTES A. RAPPORT DE SUIVI ÉTABLI PAR L'OFFICE CONCERNANT LE CA/20/14 (SITUATION AU ), ET RÉPONSES DES CC B. RAPPORT DE SUIVI ÉTABLI PAR L'OFFICE CONCERNANT LE CA/20/13 (situation au ), ET RÉPONSES DES COMMISSAIRES AUX COMPTES C. RAPPORT DE SUIVI ÉTABLI PAR L'OFFICE CONCERNANT LE CA/20/12 (SITUATION AU ), ET RÉPONSES DES COMMISSAIRES AUX COMPTES D. RAPPORT DE SUIVI ÉTABLI PAR L'OFFICE CONCERNANT LE CA/20/11 (SITUATION AU ), ET RÉPONSES DES COMMISSAIRES AUX COMPTES E. RÉSUMÉ ET ORDRE DE PRIORITÉ DES DIVERSES RECOMMANDATIONS.. 89 IV. PRÉSIDENT DE L'OEB EXPLICATIONS ET JUSTIFICATIONS SUPPLÉMENTAIRES CA/20/15 f

5 - III - V. ANNEXES ANNEXE I. Comparaison d'une année à l'autre - état du résultat global et situation financière Annexe I/1 État du résultat global Annexe I/2 État de la situation financière Annexe I/3 État des flux de trésorerie ANNEXE II. Comparaison des recettes et dépenses réelles de l'office avec les prévisions (en milliers d'eur) Annexe II/1 Recettes Annexe II/2 Dépenses Annexe II/3 Exécution du budget des régimes de pensions et de sécurité sociale Annexe II/4 Comparaison entre le budget initial et le budget modifié ANNEXE III. Prévisions financières et compte de résultat effectif Annexe III/1 Recettes Annexe III/2 Bilan ANNEXE IV. Dépenses relatives à la vérification des comptes ANNEXE V. Liste des abréviations CA/20/15 f

6 I. RESUME A. APERÇU DE LA MISSION DES COMMISSAIRES AUX COMPTES 1) Le collège des commissaires aux comptes s acquitte de sa mission conformément aux articles 49 et 50 de la CBE, à son règlement intérieur et à ses principes de contrôle professionnels. 2) En vertu de l'article 50 de la CBE, en liaison avec l'article 79 règl. fin., notre rapport doit contenir en particulier : notre avis sur les comptes ; le résultat de notre contrôle relatif à la solidité financière de la gestion de l Office ; et les observations que nous jugeons nécessaires quant au caractère approprié des dispositions budgétaires et financières existantes. B. AVIS SUR LES COMPTES 1. REFERENTIEL COMPTABLE 3) En 2005, l OEB a introduit les normes IFRS, mais avec une exception, inscrite à l'article 1(3) règl. fin., permettant la comptabilisation nette des engagements au titre des régimes de sécurité sociale, déduction faite des actifs des Fonds de réserve pour pensions et pour la sécurité sociale (FRPSS). 4) Suite à la révision des normes IFRS 9 (Instruments financiers) et 19 (Avantages du personnel), l OEB a supprimé l exception prévue par l'article 1(3) règl. fin. avec effet au 1 er janvier 2011 (document CA/D 5/11). 2. AVIS 5) Les comptes 2014 n appellent aucune réserve de notre part. CA/20/15 f 1/119

7 6) Les notes jointes aux comptes éclairent certains aspects propres à la situation du bilan de l OEB. C. AVIS SUR LA GESTION 7) Outre le contrôle des comptes annuels, nous avons également vérifié la gestion de l Organisation, qui englobe en particulier la situation financière, la gestion courante et les FRPSS. Cet examen appelle les principales remarques ci-après. 1. SITUATION FINANCIERE 1.1. Référentiel comptable 8) En conséquence de la révision du référentiel comptable au 1 er janvier 2011 suite à la levée de la dérogation de l'article 1(3) du règlement financier, les comptes annuels à partir de l exercice 2011 sont comparables sur la base des normes IFRS. Comme énoncé dans le document CA/84/11, l abandon de l approche dite "du corridor" et l inscription au bilan des obligations et actifs sociaux sans compensation au passif se traduisent par une forte volatilité des comptes annuels Valeurs au bilan 9) Au 31 décembre 2014, le montant des actifs non courants s élevait à env millions d euros. Sur la hausse de 991 millions, 855 millions d euros procédaient des actifs nets des FRPSS et 137 millions d euros de prêts. 10) Au 31 décembre 2014, le montant des passifs non courants s élevait à env millions d euros, dont millions d euros imputables au passif au titre des prestations définies. Les passifs non courants ont augmenté de millions d euros, dont un montant de millions d euros est imputable au passif au titre des prestations définies. 11) À la baisse de 5 millions d euros des actifs courants répond une progression des passifs courants de 20 millions d euros 1.3. Situation économique compte tenu de la valeur actuelle des taxes nationales de maintien en vigueur 12) La valeur actuelle des taxes nationales de maintien en vigueur ne peut être représentée en IFRS du fait de l absence de l obligation juridique de réalisation. CA/20/15 f 2/119

8 13) En l absence de recettes futures sur ses activités pour compenser les engagements à long terme de l OEB, la situation financière de cette dernière apparaît plutôt déséquilibrée. Pour compenser cette asymétrie, il convient de garder à l esprit la valeur actuelle des taxes nationales de maintien en vigueur. Les chiffres sont extraits du document CA/60/15. 14) Il s ensuit que les actifs issus de l activité et les obligations au titre des pensions se sont équilibrés jusqu en Le déficit comptable s établit désormais à 9,8 milliards d euros, sachant que la seule réduction du taux d actualisation intervenue en 2014 a entraîné une hausse du passif de 8,4 milliards d euros. 15) Dans le cadre d un examen à long terme, nous attirons l attention sur la valorisation actuarielle au 31 décembre 2012 (CA/61/13) ainsi que sur les remarques de l Office à ce sujet (CA/62/13). Un calcul actualisé a été annoncé pour Compte de résultat 16) Le résultat opérationnel est, certes, négatif (-5 millions d euros), mais il a tout de même augmenté de 36 millions d euros par rapport à l exercice précédent. Pour l essentiel, si la hausse du résultat est de 81 millions d euros, le coût de la main d œuvre a, lui, progressé de 40 millions d euros. 17) Le résultat financier, qui affiche un bénéfice de 156 millions d euros, est supérieur de 41 millions d euros à celui de l exercice précédent. 18) La perte de millions d euros subie dans le cadre des autres éléments du résultat global est presque exclusivement imputable à la diminution des taux d actualisation (à titre d exemple, le taux d actualisation pour les obligations en matière de prestations de retraite a été réduit, pour passer de 3,89 % à 1,61 %) Tableau des flux de trésorerie 19) Le montant des entrées de trésorerie découlant des activités courantes s élève à 447 millions d euros, celui des sorties de trésorerie découlant des activités d investissement s établit à 410 millions d euros. En tenant compte des sorties de trésorerie découlant des activités de financement, dont le montant s élève à 6 millions d euros, il ressort que le montant de la trésorerie nette a enregistré une augmentation ave effet de trésorerie de 31 millions d euros. Cela correspond à une variation positive de 93 millions d euros par rapport à l année précédente. CA/20/15 f 3/119

9 1.6. Pertinence du budget et des prévisions 20) Dans le document CA/D 1/13, le Conseil d administration a, dans le sens de l'article 25 (1) a) du Règlement financier, voté un budget d autorisation d un montant total de millions d euros. Le résultat effectif est ressorti à millions d euros et ne s écarte ainsi que de -1,5 % des prévisions 21) Pour ce qui concerne le budget des régimes de pension et de sécurité sociale, les recettes sont inférieures de 26 millions d euros (7,9 %) et les dépenses de 21 millions d euros (10,2 %) à ce qui avait été prévu. Le transfert aux FRPSS est inférieur d à peine 5 millions d euros (3,9 %) à la valeur inscrite au budget. 2. OPERATIONS 2.1. Commentaires relatifs aux comptes 22) Les modifications apportées à certains régimes (retour aux ajustements fiscaux, nouveau régime de carrière, allocation d invalidité) sont applicables après Il n y a, d un point de vue comptable, aucune incidence concrète sur les états financiers ) Bien que l OEB ne soit pas partie aux procédures judiciaires, il fournit une assistance juridique aux pensionnés ayant été approchés par leur autorité fiscale nationale qui réclame l impôt sur la compensation partielle. Au total, l Office a connaissance de 361 cas pour lesquels il apporte son assistance (sur bénéficiaires de la compensation partielle). En réintroduisant l ancien régime des ajustements fiscaux, l Office a limité son exposition aux risques pour les années à venir. 24) En 2011, le projet Feuille de route informatique a été lancé pour développer et mettre en œuvre des améliorations apportées à la procédure de délivrance de brevets par le biais d outils informatiques intégrés. Le montant des coûts capitalisés s élève à 33 millions d euros (16,5 millions d euros pour les systèmes informatiques et 16,6 millions d euros pour la construction en cours. 25) Brevet unitaire : Au stade actuel, les coûts de l Office comprennent essentiellement les coûts engagés pour la configuration informatique ainsi que les coûts administratifs. Ceux-ci sont comptabilisés de manière conforme aux politiques comptables générales de l Office relatives à capitalisation des coûts de développement. CA/20/15 f 4/119

10 L intégralité des coûts de configuration informatique pour l administration des taxes de requête et de maintien en vigueur, l ajustement du site Micado et le développement informatique pour la procédure relative au brevet unitaire est estimée à un montant de milliers d euros. Tous les autres coûts ayant trait à la mise en place du processus, à l administration du Comité restreint ainsi que tous autres coûts encourus par l Office sont considérés comme faisant partie intégrante des activités ordinaires relevant de sa mission conformément à la CBE, et ne sont, actuellement, pas évalués de manière distincte par l Office. 26) Pour définir des valeurs exactes et précises des charges à payer relatives aux agents, il convient que des procédures normalisées automatiques et de la documentation soient en place. Les informations sous-jacentes à l information relative aux parties liées doivent être documentées de manière cohérente, fiable et auditable Système de contrôle interne (a) Audit interne 27) L Audit interne (D 0.6.1) a fait l objet d une évaluation externe de la qualité. L Institut allemand des audits internes (Deutsches Institut für Interne Revision, DIIR) constate que le Cadre de référence international des pratiques professionnelles (International Professional Practices Framework, IPPF) de l Institut des auditeurs internes (Institute for Internal Auditors, IIA) est, pour l essentiel, respecté. (b) Gouvernance des FRPSS 28) Le 23 décembre, un échec d importation de données a eu pour conséquence le fait que le Fonds n a pas eu connaissance de la dégradation d une obligation spécifique, ce qui a eu pour effet de créer une violation passive. Aucune procédure n était en place pour détecter la conséquence de l échec d importation. Du fait de l échec d importation survenu le 23, des fêtes de Noël et de jours fériés régionaux à l Office, les gestionnaires de portefeuilles n ont pris connaissance de la dégradation et de la violation passive que le 7 janvier. 29) Toutes les autres violations passives survenues au cours de l année étaient mineures et ont été corrigées conformément à la règle donnée relative au Règlement intérieur. 30) Deux ans après la mise en œuvre du nouveau cadre de gouvernance, les rôles de la gestion des risques et de la gestion de la conformité au sein de l administration des Fonds FRPSS et de l agent en charge de l assurance des risques / l agent en charge de l assurance de la conformité continuent d évoluer. 31) L allocation stratégique des actifs, notamment la fixation d indices de référence, fournit non seulement un cadre, mais contribue également à la stabilité et à la mise en œuvre d une réflexion sur le long terme. L écart de suivi maximum (par rapport aux indices de référence) est limité par l administrateur des fonds par catégorie d actifs et n est pas souvent modifié. CA/20/15 f 5/119

11 2.3. Gestion des activités Procédures de réexamen et de recours internes 32) Le Conseil d administration a demandé au Collège des commissaires aux comptes d auditer les procédures de réexamen et de recours internes de l Office et la manière dont celles-ci ont été mises en œuvre jusqu à présent. 33) Les conclusions et recommandations sont résumées dans le présent rapport (CA/20/15). Le rapport CA/21/15 fournit de plus amples informations. 34) En 2013 et 2014 (jusqu au 24 novembre 2014), 535 affaires avec requérants ont été enregistrées en vue d'un réexamen par le management. 55 % des affaires et 92 % des requérants sont centrés sur les réglementations et/ou les politiques. La commission de recours a enregistré 186 affaires avec 492 requérants en 2013, et 142 affaires avec 438 requérants en 2014 (jusqu au 24 novembre 2014). En outre, la liste comportant les affaires enregistrées comprend 369 requérants en 2011 et 617 requérants en Sur la période 2013 à 2014 (jusqu au 24 novembre 2014), la décision finale rendue par le Président a concerné 170 requérants et 573 affaires. 94 % des affaires ont été rejetées. Sur la période 2013 à 2014 (jusqu au 24 novembre 2014), 133 affaires avec 200 requérants ont été soumises au TAOIT. 35) Le délai moyen écoulé entre l'introduction d un recours interne jusqu à la décision définitive était de 46 mois pour les décisions rendues en 2013 et de 44 mois pour les décisions rendues en ) L arriéré de recours au 20 novembre 2014 porte sur 759 affaires avec requérants. La plupart des affaires en instance (356 affaires avec requérants) sont en attente de la position de l'office. CA/20/15 f 6/119

12 37) La complexité du système conduit à un double travail pour l enregistrement auprès de l'unité de résolution des conflits et du Conseil d administration. Aucun outil commun n est disponible, de sorte qu'une interface fait défaut avec les autres unités et que l harmonisation des catégories fait également défaut. L arriéré existant en matière de recours internes est considérable dans la mesure où la rédaction de la position de l'office prend beaucoup de temps. Les raisons motivant la plupart des demandes et recours sont liées à des décisions politiques et à des réglementations. Le processus de gestion des plaintes tel qu il est en place à l OEB est conçu pour des cas individuels et non pour les demandes / recours de masse. Nous recommandons de procéder à une séparation de la procédure pour les affaires individuelles et les affaires liées à des décisions politiques ou à des réglementations. Processus de délivrance des brevets 38) Le résultat de la procédure "Early certainty from Search" mise en œuvre le 1 er juillet 2014 a consisté en une modification de la priorisation des produits pour la DG1. Conformément à la procédure, l élément fondamental réside dans le fait que les dossiers de recherche doivent être réalisés en temps utile (dossiers présentant une priorité de niveau 1). La tendance de l arriéré de produits relevant des dossiers présentant une priorité de niveau 1 reflue, même si toutes les catégories n ont pas atteint l objectif de réduire l arriéré avant la fin ) Dans la plupart des domaines, le nombre de nouvelles requêtes est plus important que le nombre de produits examinateur. 40) Il n est pas facile de comparer la durée moyenne de délivrance de brevet des différentes catégories en raison de problèmes individuels, de la complexité et de différences industrielles qui doivent être pris en compte. 41) Les examinateurs reçoivent différents points PAX pour les différents produits. Ces points sont nécessaires pour atteindre des objectifs individuels. Les dossiers de recherche obtiennent une valeur de 0,6 points tandis que les dossiers d examen reçoivent 0,4 points, ce qui a pour effet de promouvoir la réduction de l arriéré pour les dossiers de recherche. Des dossiers d examen sont néanmoins nécessaires pour atteindre l objectif de l Office, lequel est mesuré en termes de publications. CA/20/15 f 7/119

13 Dans la mesure où de nombreux dossiers d examen nécessitent plus de temps et où ils rapportent également moins de points aux examinateurs que les dossiers de recherche, les dossiers de recherche sont susceptibles d être préférés. 42) Le tableau de bord de qualité convient bien en tant que système de gestion pour promouvoir le développement positif des KPI dans la mesure où la transparence est donnée. 43) En outre, un nouveau système de gestion des performances est prévu. Il n existe actuellement aucune liaison entre le nouveau système de performances et le KPI. Il convient d examiner si les dossiers présentant un long délai de traitement ne devraient pas recevoir plus de points. Procédures d appels à la concurrence 44) La comparaison des meilleures pratiques montre que la fonction des achats de l OEB est essentiellement centrée sur la "manière" (le processus) et non sur le "contenu". Le Service central des achats de l OEB est essentiellement centré sur le processus de sélection et de passation, et n accorde qu une attention limitée aux processus plus stratégiques du cycle d approvisionnement stratégique. La fonction de gestion des contrats est dispersée dans l ensemble de l organisation, sans disposer de l appui de KPI clairement définies ni de systèmes importants. 45) Il n existe aucun processus normalisés d approbation ni aucune procédure d organisation des tâches indiquant les approbations qui sont nécessaires et le type de documents qui doivent être utilisés. 46) Actuellement, un processus de gestion des performances des fournisseurs stratégiques pour gérer le risque, la qualité et les performances des fournisseurs n est que partiellement en place. 47) Aucun système commun n est utilisé pour les achats. La coordination entre les unités opérationnelles et les achats s effectue par le biais de divers systèmes. Achats informatiques 48) L OEB s emploie à professionnaliser sa fonction achats. Actuellement, la fonction achats est partiellement décentralisée en termes de catégories (p. ex. informatique, bâtiment, RH, etc.). CA/20/15 f 8/119

14 Actuellement, un processus de gestion des performances des fournisseurs stratégiques pour gérer le risque, la qualité et les performances des fournisseurs n est que partiellement en place. L évaluation des risques fournisseurs n est réalisée que durant les appels à la concurrence et le département des Finances n est pas impliqué dans cette évaluation. La responsabilité de la gestion des licences incombe à la DP Gestion opérationnelle des services, bien qu elle semble être dispersée dans l ensemble de l organisation. 49) Il est possible, voire probable, que la base fournisseur actuelle n offre pas les solutions les plus efficaces pour l OEB (inadéquation de la base fournisseurs actuelle) pour les raisons suivantes : L alignement de la stratégie métier, de la stratégie d achats et de la stratégie informatique de l OEB est limité. Le Service central des achats accorde une attention limitée aux processus d approvisionnement stratégique tels que la réalisation d analyses du marché de l approvisionnement, le développement de stratégies de catégorie, etc. afin de correspondre au mieux à la base fournisseurs. La complexité et la rigidité des processus de sélection, ainsi que la rigidité des modalités et des conditions semblent décourager certains fournisseurs potentiels appropriés, car les risques et le coût des ventes sont trop élevés par rapport à la valeur pouvant être générée par les projets. Cela pourrait conduire à un choix restreint de fournisseurs potentiels et à une inadéquation de la base fournisseurs actuelle Informatique (a) Feuille de route informatique 50) La feuille de route informatique (CA/46/11) a été présentée lors de la réunion du Conseil d administration du mois de juin 2011 pour exposer les orientations stratégiques en matière informatique à l OEB. En plus de réaliser des gains d efficacité, la feuille de route informatique vise également à fournir des services aux utilisateurs externes et à réduire les frais de fonctionnement et de maintenance de l informatique. Il en résulte que (la poursuite de) la mise en œuvre du nouveau système de gestion des dossiers (case management system, CMS) en vue de faciliter le processus de délivrance des brevets réorganisé constitue un élément clé. Par rapport au planning original de la feuille de route informatique, la mise en œuvre du CMS affiche un retard d environ 18 à 24 mois. À ce point, tout nouveau retard risquerait de remettre en cause le calendrier visant à achever la mise en œuvre à la fin de l année CA/20/15 f 9/119

15 51) La qualité de la feuille de route informatique fait l objet d évaluations périodiques et de rapports établis par les "services de projet". Le rapport d AQ d octobre 2014 montre que les projets du volet I sont confrontés à des défis dans la mesure où 7 des 10 projets évalués ont présenté des problèmes de qualité ou se sont révélés hors tolérance. À cela s ajoute le fait que 5 projets sur 10 ont dépassé la date de fin de la phase prévue. Nous avons noté que des rapports de synthèse sont générés toutes les deux semaines en ce qui concerne le statut des projets individuels. Des rapports détaillés de statut de projet sont appliqués pour la plupart des projets (et particulièrement pour les projets se déroulant en exception), mais pas pour tous les projets de la feuille de route informatique. 52) Il est indiqué que la structure du programme ITR constitue une structure efficace et performante pour développer et gérer des améliorations dans une perspective métier. Néanmoins, les objectifs définis dans la feuille de route informatique (technologie de pointe ) peuvent limiter la capacité à déterminer un objectif final fixe. Les chiffres financiers actuels ne comprennent pas (ainsi que cela est clairement souligné dans le document CA/46/14) tous les frais engagés durant la phase de transition. Les prévisions et les dépenses sont inscrites au budget et comptabilisées dans le cycle budgétaire annuel et approuvées par le conseil. En conséquence, les charges financières sont principalement gérées selon une perspective année après année plutôt que dans une perspective "programme". (b) Sécurité informatique 53) Aucune définition formelle de règles d escalade ni aucune ligne directrice claire en matière de responsabilité n est définie. De la documentation rédigée relative au projet actuel de sécurité informatique peut pallier cette lacune. Le processus d évaluation des risques n est appliqué qu aux projets nouvellement initiés et ne prend donc pas en considération les exigences de sécurité pour les systèmes et les informations existants aussi longtemps qu ils ne sont pas développés davantage ou remplacés dans le cadre d un projet. Des incohérences et des incertitudes en termes de classification existent entre les politiques et les modèles remplis d évaluation des risques. CA/20/15 f 10/119

16 54) L OEB ne dispose d aucune vue d ensemble complète documentée des ressources en information et des ressources logiques (applications, p. ex.) et physiques (serveurs, p. ex.) contenant les ressources en information ou traitant de celles-ci. Les risques liés sont donc susceptibles de n avoir pas été identifiés dans toute leur mesure Bâtiments (a) Investissements dans des bâtiments à La Haye 55) Organisation du projet Le Président a délégué la présidence du comité directeur au VP4 et ne participera que lorsque d importants aspects se présentent. Le projet est régulièrement audité par un service externe d assurance qualité. Le processus complexe pour obtenir l autorisation interne de l OEB pour un ordre de modification (11 jours ouvrables), va être réduit pour les cas mineurs. 56) État d avancement du projet et calendrier 57) Il y a un retard d env. quatre mois dû à la présence d amiante et à un retard de la planification. L achèvement du bâtiment est prévu pour le mois d août 2017 (voire plus tôt) et l achèvement du projet au mois de mai ) Risques de projet Les risques de projet ont été identifiés et documentés dans le registre des risques qui est régulièrement mis à jour. Les responsabilités sont définies et des mesures d atténuation sont affectées. (b) Autres activités ayant trait aux bâtiments 59) Vienne L achèvement des travaux intérieurs est prévu pour le mois d avril 2015, celui des travaux extérieurs au mois de mai Les coûts prévus sont conformes aux montants figurant dans les contrats et s élèvent à 2,3 millions d euros. CA/20/15 f 11/119

17 60) Berlin 61) Autres Une rénovation intérieure et des améliorations concernant le climat ambiant, la sécurité et la zone d entrée sont nécessaires (voir Feuille de route relative aux bâtiments, CA/73/11). La majeure partie des coûts sera réglée par l État allemand. Les coûts pour l OEB sont limités à 6 millions d euros (hors TVA). Pas de projets d envergure. Des études sont prévues pour la toiture du bâtiment Isar et le parking souterrain des PschorrHöfe. Le bail pour le bâtiment "Capitellum", à Munich, a été résilié en (c) Étude comparative des coûts des bâtiments 62) Les dépenses pour les bureaux utilisés par l OEB sont conformes à celles des années précédentes, et le contrôle n a révélé aucune information significative nouvelle. Dans la mesure où l approche adoptée était identique à celle de 2012, nous avons choisi de ne pas intégrer le rapport complet cette année. CA/20/15 f 12/119

18 II. RAPPORT DÉTAILLÉ A. REMARQUES PRELIMINAIRES 63) Le Collège des commissaires aux comptes de l Organisation européenne des brevets (ci-après "le Collège") remet dans le présent document, conformément à l'article 79 du Règlement financier (règl. fin.), son rapport sur les comptes de l exercice ) Les comptes nous sont parvenus à temps, avant le lundi 31 mars 2015, conformément à l'article 70 du règlement financier. 65) Conformément à l'article 75 règl. fin., et après avoir lancé un appel à la concurrence public, le Collège a également chargé les sociétés de vérification des comptes suivantes de procéder à certaines vérifications : KPMG Deutsche Treuhand-Gesellschaft Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, D - Munich (pour la vérification des comptes de l OEB, la gestion des activités et l informatique) BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, D - Hambourg (pour les bâtiments et les FRPSS) 66) Conformément à l'article 76(2) règl. fin., il a été notamment vérifié : si le budget et les autres dispositions budgétaires avaient été respectés ; les comptes annuels, tels que définis à l'article 69 règl. fin., étaient conformes aux pièces et documents présentés à l appui, et si toutes les opérations avaient été dûment enregistrées ; les valeurs et espèces en dépôt et en caisse correspondaient aux montants portés sur les livres de caisse ; la gestion a été saine et économique, et si certaines tâches auraient pu être exécutées plus efficacement avec moins de personnel ou d autres ressources, ou encore d une autre manière. 67) Conformément à l'article 7(1)(c) du statuts des Fonds de réserve pour pensions et pour la sécurité sociale (FRPSS), nous recommandons de donner quitus à l administrateur des fonds quant à l exercice Pour nos commentaires relatifs aux FRPSS, voir le point I.C.2.1 dans le résumé de synthèse et le point II.D.2 du rapport détaillé ci-dessous. 68) Conformément à l'article 76 règl. fin., les CC et les sociétés de vérification des comptes dont le nom est indiqué ci-dessus ont procédé à des vérifications sur place à l OEB à Munich, La Haye, Berlin et Vienne. Chaque petite caisse a été fermée avant le 1 er janvier ) Le Collège tient à saisir cette occasion pour remercier le Président et le personnel de l Office consulté pour leur aide et le concours constructif qu ils lui ont apportés. CA/20/15 f 13/119

19 B. CERTIFICATION DES COMPTES Nous avons vérifié les comptes, qui se composent de l état de la situation financière, du résultat global, de l état des variations des capitaux propres, du tableau des flux de trésorerie et des notes (article 69(1)a du règlement financier), eu égard au système comptable de l Organisation européenne des brevets (OEB) pour l exercice couvrant la période du 1 er janvier au 31 décembre 2014, tels qu exposés dans le document CA/60/15. La tenue des livres et des registres et la préparation des états financiers conformément à l'article 50(g) de la Convention sur le brevet européen (CBE) et au règlement financier, tels que décrits à la section 2.1 du document CA/60/15 ("Base de préparation des états financiers") incombe au Président de l Office européen des brevets (l "Office"). L article premier, alinéa 3 du règlement financier dispose que les principes comptables généralement admis de l OEB sont les normes internationales d information financière (IFRS) telles que promulguées par l International Accounting Standards Board (IASB). Nous avons vérifié les états financiers de l OEB conformément à l'article 49 CBE et aux dispositions appropriées du règlement financier en particulier son article 79 et en référence aux principes de contrôle des comptes allemands énoncés par l Institut allemand des commissaires aux comptes (IDW). Ces normes nous imposent de planifier et d effectuer la vérification de manière à détecter avec suffisamment d assurance les inexactitudes qui affecteraient matériellement la présentation du patrimoine, la situation financière et les recettes au sein des états financiers, dans le respect des principes comptables du règlement financier Les procédures de vérification sont fixées en tenant compte des activités de l OEB, de son environnement économique et juridique, ainsi que des prévisions concernant d éventuelles inexactitudes. Dans le cadre de la vérification, l efficacité du système de contrôle interne en matière de comptabilité et les preuves étayant les indications des registres et des états financiers sont examinées principalement sur la base de tests. La vérification implique également d évaluer les principes comptables utilisés, les estimations essentielles du Président de l Office, ainsi que la présentation globale des états financiers. Nous estimons que notre vérification fournit une base suffisamment solide pour notre certification. Notre vérification n a conduit à aucune réserve. Compte tenu des conclusions auxquelles nous sommes parvenus lors de notre vérification, nous estimons que les états financiers satisfont aux normes IFRS telles que celles-ci ont été publiées par l IASB et qu ils présentent une image fidèle de la situation financière, de la performance financière de l OEB en respectant ces prescriptions. Munich, le 20 avril 2015 Le Collège des commissaires aux comptes H. Schuh O. Hollum F. Angermann CA/20/15 f 14/119

20 C. COMMENTAIRES RELATIFS AUX COMPTES 1. SITUATION FINANCIERE ET ECONOMIQUE DE L ORGANISATION 1.1. Remarques préalable 70) Chaque Collège de commissaires aux comptes procède à l analyse de la situation financière de l OEB. La mission des commissaires aux comptes telle que définie à l'article 79 règl. fin., qui consiste à vérifier la bonne gestion financière de l Organisation, implique non seulement de vérifier le respect des "3 E" (efficience, efficacité et économie), mais aussi de passer au crible le modèle d autofinancement propre à l OEB. L OEB doit en effet gérer ses ressources de manière à ne pas avoir besoin de solliciter la garantie de ses États membres. 71) Comme prévu dans le document CA/D 5/11, le Conseil d administration a décidé de mettre un terme à l exception de l'article 1(3) règl. fin., avec effet rétroactif au 1 er janvier En conséquence, l OEB doit dorénavant appliquer l intégralité des normes comptables édictées par l International Accounting Standards Board. 72) Le changement de référentiel comptable a deux effets majeurs : (a) l imputation à l actif des avoirs des FRPSS (désormais valorisés sur la base de la norme IFRS 9), et au passif des obligations au titre des prestations définies, d où un accroissement très sensible du total de l actif et du passif ; (b) la suppression de la méthode de comptabilisation des variations financières et actuarielles des engagements et actifs des régimes de sécurité sociale (méthode du "corridor"), ce qui expose les comptes annuels à une volatilité bien plus forte. Un troisième changement concerne la valorisation de certains actifs de l Office au titre de la norme IFRS 9, mais son incidence financière sur les comptes a été peu importante. 73) Néanmoins, afin de montrer l évolution à long terme de la situation financière de l OEB, les commissaires aux comptes se sont appuyés sur une présentation retraitée (et, partant, non auditée) des comptes annuels établie par l Office. Cela prend en compte l arrêt de la méthode dite «du corridor" et le fait de ne plus compenser les obligations au titre des prestations définies avec les actifs des FRPSS, mais ne prend pas en compte les réévaluations des actifs de l Office au titre de la norme IFRS 9. CA/20/15 f 15/119

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