Gestion du temps et des priorités

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1 Gestion du temps et des priorités Introduction Gérer la qualité tous les jours Vos objectifs qualité pour les trois ou cinq prochaines années sont bien établis (plan stratégique). Ceux pour l année en cours aussi (plan annuel). Que manque-t-il au tableau? La planification quotidienne. Vous aurez besoin pour cela d une méthode d organisation : la gestion du temps et des priorités. Fondée sur le «Work Structure Breakdown», la gestion du temps et des priorités consiste à éclater les grands objectifs en petits résultats mensuels tangibles, réalistes, programmables et faciles à suivre au jour le jour. Les résultats escomptés Lien direct entre le plan annuel et sa réalisation au jour le jour. Identification claire des objectifs qualité pour chaque mois. Programmation visuelle des engagements qualité. Objectifs de la direction partagés par toute l organisation. Intégration des objectifs qualité et de tous les autres objectifs de l organisation. Les conditions de succès Consulter et partager avant, pendant et après. Bloquer le temps à consacrer à la planification des activités et des priorités : 15 minutes au commencement du mois, 30 minutes au commencement de la semaine, 5 minutes au commencement de la journée. Ne pas bloquer plus de 65 % de l agenda. Respecter l'agenda. Méthodologie Les outils de base La feuille des priorités mensuelles Le plan mensuel L'agenda quotidien

2 Du général au particulier, de l'abstrait au concret La méthode de gestion du temps et des priorités se réalise en trois grandes étapes : Identifier les priorités mensuelles. Partager et suivre les priorités. Établir un calendrier mensuel et hebdomadaire des activités. 1 Identifier les priorités mensuelles Dans les plans stratégique et annuel de l'entreprise, la direction s'est fixé plusieurs grands objectifs qualité. Par exemple : diminuer de 10 % les temps de production augmenter de 2 points la satisfaction de la clientèle obtenir la certification ISO implanter une équipe de travail responsable. Ces objectifs d'entreprise sont nécessaires et louables. Mais ils n'ont de signification pour le personnel que si la direction les rend visibles et concrets. Il faut donc, dans un premier temps, traduire en activités précises les objectifs qualité. Dans notre exemple, on obtiendrait ceci : rencontrer les clients pour mieux connaître leurs besoins participer aux réunions qualité passer du temps avec les employés pour bien connaître leur situation les sonder pour mesurer leur satisfaction suivre le progrès des indicateurs qualité effectuer des revues de qualité honorer les garanties faites aux clients. Maintenant que l'on connaît les activités, il ne reste qu'à les réaliser n'est-ce pas? N'allons pas trop vite! Si on essaie de tout faire en même temps, on n'ira pas très loin. Ce qu'il faut plutôt faire maintenant, c'est choisir les activités à réaliser pour le mois qui commence. Donc, au début de chaque mois, tous les membres de la direction se réunissent pour passer en revue les objectifs annuels. En préparation à cette rencontre, chacun sélectionne les activités qu'il s'engage à entreprendre dans le mois. Ces activités sont inscrites sur une feuille de priorités mensuelles (quoi-quiquand).

3 2 Partager et suivre les priorités L'élément «priorités mensuelles» est mis à l'ordre du jour de la réunion de direction qui a lieu au début du mois. Chacun prend la parole cinq minutes pour dire ce qu'il est advenu des priorités du mois précédent et pour présenter celles du mois à venir (copie distribuée à chacun). En fonctionnant ainsi, tout le monde se met sur la même longueur d'onde. Il se peut alors qu'on ait à réaménager certaines priorités. 3 Établir un calendrier mensuel et hebdomadaire des activités Les priorités de l'étape 2 sont projetées dans un plan mensuel. Toutes les activités à faire ou à suivre pour réaliser les priorités du mois sont portées dans le plan hebdomadaire. Le lundi matin, on revoit brièvement les priorités mensuelles et on planifie la semaine. Toutes les tâches à faire pour réaliser les activités de la semaine sont portées dans l'agenda quotidien. On examine les activités déjà notées, on en ajoute s'il y a lieu, on établit l'ordre de réalisation pour la journée et, surtout, on suit le programme.

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